Tìm hiểu về thực trạng công tác tổ chức phân công hiệp tác lao động tại một tổ chức, từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét và hướng hoàn thiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC Bài tập lớn môn học Tổ chức định mức lao động Đề bài: “Tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức phân công & hiệp tác lao động tổ chức, từ đưa đánh giá, nhận xét hướng hoàn thiện” HÀ NỘI - 2018 Mục lục Giới thiệu chung công ty 1.1 Giới thiệu chung VIETTELIMEX - Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Thương mại Xuất nhập Viettel Tên công ty viết tiếng nước ngoài: Viettel Import - Export Limited Company Địa trụ sở chính: Số 01, Giang Văn Minh, phường Kim Mã, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội 1.2 Lĩnh vực kinh doanh Bán lẻ: Viettel Store hệ thống bán hàng thức Cơng ty Thương mại Xuất Nhập Viettel hệ thống siêu thị Viettel Store cung cấp tất thiết bị, sản phẩm công nghệ cao bao gồm: điện thoại di động, laptop, máy tính bảng, thiết bị y tế - Phân phối: Trung tâm phân phối Viettel (Viettel Distribution) trực thuộc Công ty TNHH NN Một thành viên TM&XNK Viettel Phân phối thiết bị công nghệ điện thoại, máy tính bảng, - Xuất nhập khẩu: Trung tâm Xuất nhập ủy thác thiết bị điện tử viễn thông thực công tác xuất nhập cho Công ty, Phát triển kinh doanh xuất thị trường nước ngoài, Kinh doanh Logistic quốc tế Kinh doanh thiết bị đầu cuối - Kinh doanh sản phẩm mới: Trung tâm Kinh doanh Sản phẩm đơn vị chuyên nghiên cứu, cho đời sản phẩm công nghệ đáp ứng nhu cầu thị trường Trung tâm nghiên cứu cho mắt dòng điện thoại 2G, 3G, 4G cho thị trường nước nước (Cho mắt sản phẩm ĐTDĐ cho người già X6216, X10, X20 nhận đánh giá tốt từ khách hàng, chuẩn bị cho mắt dòng điện thoại 4G cho thị trường Burundi) - Nhà máy in: Các dịch vụ mà Trung tâm in cung cấp bao gồm: Thiết kế, chế bản, in ấn thẻ cào, tem nhãn, in ấn kỹ thuật cao Gia cơng, đóng gói  Nhằm mục đích nghiên cứu phân tích: Nhóm chọn Trung tâm bán lẻ với hệ thống Viettel store - 1.3 Quy mô Viettel Store với 336 cửa hàng toàn quốc, 4000 nhân viên 1.4 Báo cáo kết kinh doanh năm 2017 Viettelimex - Doanh thu: 22.627 tỷ Lợi nhuận trước thuế: 201,09 tỷ Nộp ngân sách nhà nước: 63,32 tỷ Vốn chủ sở hữu: 1.529,5 tỷ Vốn điều lệ: 1.410,8 tỷ Thu nhập bình quân người lao động năm 2017: 10,61 triệu đồng/người/tháng Ảnh hưởng đặc điểm doanh nghiệp đến việc phân công hiệp tác lao động doanh nghiệp - - Ngành dịch vụ bán lẻ khiến cho thời gian lao động người lao động dài làm cho việc phân ca, chia ca có khác biệt Ngành bán lẻ khiến cho việc bố trí nơi làm việc cho người lao động vừa phải đảm bảo yêu cầu tổ chức lao động khoa học vừa đảm bảo yếu tố thu hút cho khách hàng Số lượng sở nhiều nên dễ dàng thuyên chuyển lao động Thực trạng phân công lao động doanh nghiệp Phân cơng lao động q trình tách biệt hoạt động tổng thể thành hoạt động chức lao động độc lập để giao cho người, hay nhóm người lao động thực cho phù hợp với khả họ để họ thực song song đồng thời hoạt động lao động khác nhằm đảm bảo xuất lao động hiệu sản xuất – kinh doanh 3.1 Phân công lao động theo chức 3.1.1 Theo lĩnh vực sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức VIETTELIMEX: Ta thấy khối quan doanh nghiệp chia làm phòng với chức khác nhau: Kỹ thuật, Kế hoạch, Tổ chức lao động, Tài chính, Hành -nguồn: viettelstore.vnCơ cấu tổ chức cửa hàng Viettel Store: Nhân viên giao dịch Tổ trưởng bán hàng Nhân viên tư vấn bán hàng Tổ trưởng kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật Quản lý cửa hàng Nhân viên kho Nhân viên kế toán Nhân viên bảo vệ Do chi nhánh nhỏ công ty lớn, nên việc phân công lao động theo chức quản lý đơn giản Việc phân công phận: kinh doanh, kỹ thuật, chăm sóc khách hàng quản lý trực tiếp quản lý 3.1.2 Theo mức độ tác động vào trình làm thay đổi đối tượng lao động - Nhóm 1: lao động trực tiếp: nhân viên bán hàng, nhân viên giao dịch, nhân viên kỹ thuật Nhóm 2: lao động gián tiếp: quản lý, kế toán, nhân viên kho, bảo vệ 3.1.3 Theo đối tượng quản lý - Quản lý kinh tế: Nhân viên bán hàng/giao dịch, nhân viên kho Quản lý kỹ thuật: Nhân viên kỹ thuật Quản lý hành chính: Kế tốn, Quản lý cửa hàng 3.2 Phân cơng lao động theo cơng nghệ Tại VIETTEL STORE Quy trình bán hàng chuẩn: Chào khách Tư vấn Kiểm tra hàng kho Thực yêu Chốt hóa đơn Giao hàng cầu khách (nếu có) Bước 1: Chào khách hàng: tạo điểm nhấn, khơng khí thoải mái với khách hàng: nhân viên bảo vệ dắt xe cho khách, nhân viên bán hàng mở cửa mời khách vào Bước 2: Tư vấn: giúp khách hàng nắm rõ thông tin sản phẩm, chương trình ưu đãi có: nhân viên bán hàng đảm nhiệm Bước 3: Kiểm tra lượng hàng kho chất lượng sản phẩm: nhân viên kỹ thuật nhân viên kho đảm nhiệm Bước 4: Chốt hóa đơn: thực thủ tục giúp khách hàng toán gọn lẹ: nhân viên kế toán đảm nhiệm Bước 5: Giao hàng: đảm bảo hàng hóa nguyên tem, gói hàng lại túi có nhãn riêng: nhân viên kho đảm nhiệm Bước 6: Thực yêu cầu khách hàng (ví dụ: cài đặt phần mềm ứng dụng, ): nhân viên kỹ thuật đảm nhiệm 3.3 Phân công lao động theo mức độ phức tạp công việc Do tính chất cơng việc ngành dịch vụ có nhân viên hành quản lý nên phân cơng theo mức độ phức tạp công việc chia thành trình độ: gồm: lao đơng phổ thông, trung cấp cao đẳng, đại học Tùy thuộc vào vị trí mà VIETTEL STORE phân cơng cơng việc cho nhân viên: - Lao động phổ thông: nhân viên bảo vệ - Trung cấp, cao đẳng: nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng, nhân viên giao dịch, nhân viên kho - Đại học: quản lý, nhân viên kỹ thuật Thực trạng hiệp tác lao động doanh nghiệp Hiệp tác lao động trình liên kết, phối hợp hoạt động lao động riêng lẻ, độc lập để đảm bảo thống trình, tạo hoạt động nhịp nhàng, thong suốt đạt mục tiêu chung trình lao động 4.1 Hiệp tác mặt không gian 4.1.1 Không gian tồn cửa hàng - Từ ngồi vào ta thấy dãy bàn, quầy… dùng để đặt sản phẩm demo - - - bên dãy tủ kính để trưng bày sản phẩm: điện thoại, máy tính bảng, ốp Khách hàng đến Viettel store nhân viên tư vấn lựa chọn sản phẩm cần mua Tiếp đến quầy giao dịch (thu ngân) + CSKH Sau khách hàng chọn sản phẩm phù hợp hướng dẫn đến quầy thu ngân để tốn CSKH ln trực điện thoại, máy tính để giải vấn đề phát sinh Quầy kỹ thuật cạnh quầy thu ngân sau khách hàng tốn xong đưa sản phẩm đến quầy kĩ thuật để kiểm tra, chạy máy Từ quầy thu ngân có lối nhỏ dẫn đến phòng: • Phòng 1: kho nơi để sản phẩm, sản phẩm hỏng, công cụ dụng cụ vật linh tinh • Phòng 2: phòng quản lý kế tốn 4.1.2 Hiệp tác nhân viên cửa hàng với Nhân viên ca gồm: 15 người: quản lý cửa hàng, nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên chăm sóc khách hàng nhân viên thu ngân: - Trong hoạt động cửa hàng, người quản lý đóng vai trò quan trọng người đạo, kiểm tra, đơn đốc tình hình thực cơng việc tất nhân viên Phòng kế tốn có trách nhiệm làm công tác giấy tờ, sổ sách kiểm tra vào sổ theo dõi khách hàng ngày, tính tốn doanh thu đối chiếu với phận thu ngân - Nhiệm vụ nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm thích hợp với nhu cầu khách hàng, tư vấn, thuyết phục khách hàng mua hàng Nhiệm vụ nhân viên kĩ thuật cài đặt, bảo hành sửa chữa phần mềm, thiết bị cho khách hàng Nhiệm vụ nhân viên thu ngân thực toán cước phí Nhiệm vụ nhân viên chăm sóc khách hàng giới thiệu sách cơng ty, đăng kí dịch vụ theo nhu cầu khách hàng, giải vấn đề khách hàng trực tiếp qua điện thoại - Sau chốt đơn hàng khách, nhân viên bán hàng đưa khách qua quầy CSKH thu ngân để đảm bảo khách hàng biết tất sách cơng ty toán đầy đủ dịch vụ Sau khách hàng chuyển đến quầy kĩ thuật để thực công tác kiểm tra cài đặt sản phẩm  Vì có phân chia cơng việc theo nghề nên lao động nghề đảm nhận thực cơng việc nghề có phối hợp định với Như vậy, vị trí cơng việc có mối quan hệ chặt chẽ với Mỗi người việc thực tốt nhiệm vụ giao tạo nên đơn vị hoạt động có hiệu 4.2 Hiệp tác măt thời gian Công ty chia thời gian làm việc công ty thành ca làm việc: - Ca 1: 7h-14h30 - Ca 14h30 – 22h - Ca 3: 22h – 7h Mỗi nhân viên làm ca ngày Làm việc ngày/ tuần Ca 1, ca cho nhân viên bán hàng kỹ thuật Ca áp dụng với nhân viên bảo vệ Mỗi ca làm việc kéo dài 7h30 phút, gồm ăn thời gian nghỉ ca Thời gian ăn: 12h-12h30 17h – 7h30 Thời gian nghỉ: 10h – 10h10 16h-16h10 Trước thời gian kết thúc ca 10 phút, nhân viên chủ động dọn dẹp bàn giao lại cho nhân viên ca Bảng phân ca: Đánh giá mức độ hợp lý phân công hiệp tác lao động 5.1 Tiêu thức kinh tế Phân công lao động phải có tác dụng làm giảm tổng hao phí lao động tập thể, tăng tỉ trọng thời gian tác nghiệp giảm hao phí Bảng cân hao phí thời gian làm việc: ca = 7h30 Đơn vị: phút Tiêu chuẩn Thực tế Chuẩn kết (CK) 30 Tác nghiệp (TN) 360 Phục vụ (PV) 15 Nhu cầu (NC) 45 Lãng phí (LP)  Chỉ tiêu sử dụng thời gian lao động: = = 0.8 = = 0.744 Trong đó: 30 335 15 45 25 TNc thời gian tác nghiệp theo tiêu chuẩn TNtt thời gian tác nghiệp thực tế ∑c tổng thời gian làm việc theo tiêu chuẩn ∑tt tổng thời gian làm việc thực tế 5.2 Tiêu thức tâm – sinh lý lao động Phân công lao động VIETTEL STORE phải đảm bảo tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động, có chế độ làm việc nghỉ ngơi hợp lý, tuân thủ quy định pháp luật lao động VD: môi trường làm việc phải đảm bảo sẽ, nhân viên làm việc kho Phải có thời gian nghỉ ngơi hợp lý ca làm việc tránh tình trạng khiến người lao động mệt mỏi 5.3 Tiêu thức xã hội Phân công lao động phải tạo hứng thú cơng việc, làm tang chun mơn hóa, góp phần xây dựng nhóm làm việc có hiệu cao Phân tích theo hướng hồn thiện phân cơng hiệp tác lao động 6.1 Phân tích phân cơng lao động 6.1.1 Phân tích mặt kinh tế - kỹ thuật - Tập hợp tư liệu  Dựa vào bảng cân hao phí thời gian làm việc Phân tích đánh giá số liệu: Hệ số tác nghiệp thực tế: = 0.744  Thời gian tác nghiệp thực tế chưa đảm bảo so với mức tiêu chuẩn  Tình hình sử dụng thời gian làm việc chưa thực đạt kết tốt thời gian tiêu chuẩn chưa sát hoàn toàn với thực tế 10 Hệ số lãng phí thực tế: = 0.056 Từ kết cho thấy có khoảng thời gian bị lãng phí ca làm việc người lao động Vậy ngun nhân lãng phí xuất phát từ việc: Lãng phí xuất phát từ tình hình kinh doanh cửa hàng, mà cửa hàng khơng có khách hàng nhân viên bán hàng khơng có cơng việc dọn dẹp/ xếp cửa hàng • Lãng phí người lao động tạo trình làm việc nói chuyện riêng, làm việc riêng, muộn, sớm, ăn trưa, nghỉ ca lâu quy định, • 6.1.2 Phân tích mặt tâm – sinh lý - - Trạng thái làm việc nhân viên: • Nhân viên tư vấn bán hàng phải đứng thời gian dài dẫn đến trạng thái mỏi chân Ngoài ra, nhân viên bán hàng phải tiếp xúc với khách hàng nhiều, nói nhiều gây nước, khản giọng • Nhân viên kho phải làm việc môi trường bụi bẩn gây ảnh hưởng đến sức khỏe • Nhân viên bảo vệ làm việc bên ngồi lâu bị bụi bẩn hay gặp thời tiết nắng, mưa gây ảnh hưởng đến sức khỏe • Nhân viên kỹ thuật ngồi chỗ dễ khiến thể linh hoạt, máu lưu thông Tinh thần làm việc nhân viên: • Nhân viên tư vấn bán hàng căng thẳng áp lực phải tiếp xúc nhiều khách hàng, chí hành động, lời nói tiêu cực khách hàng mà phải niềm nở • Nhân viên bảo vệ dễ xảy nhàm chán đơn điệu công việc 6.1.3 Phân tích mặt xã hội - - Sự phù hợp với cơng việc: • Nhân viên bảo vệ: tốt nghiệp trung học phổ thơng => Phù hợp • Nhân viên bán hàng, tư vấn, kế toán, kho: trung cấp trở lên => Phù hợp • Nhân viên kỹ thuật: Cao đẳng, Đại học => Phù hợp Mức độ di chuyển sức lao động • Thường xun chuyển cơng tác từ chi nhánh sang chi nhánh khác • Chuyển từ vị trí cơng việc sang vị trí cơng việc khác 11 VD: Chuyển từ chi nhánh Đại La sang chi nhánh Minh Khai đâu người lao động có nhu cầu Chuyển từ vị trí cơng việc tư vấn bán hàng sang vị trí cơng việc giao dịch  Phối hợp nghề, kiêm nghề VD: Trong ca có trưởng ca, trưởng ca trưởng phận bán hàng trưởng phận kỹ thuật Tính tích cực người: người có trình độ, kinh nghiệm => tạo điều kiện nâng cao trình độ lành nghề:  Đội nhân viên bán hàng có trình độ => khả tích cực để cọ sát nâng cao trình độ nhiều  Đội nhân viên kỹ thuật không trình độ => khoảng cách trình độ dễ khiến cho nhân viên không hợp tác với tốt  Tỷ lệ lao động phục vụ chiếm tỷ trọng lớn 57,2% (8 nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhân viên bảo vệ)  Tỷ lệ lao động cơng nghệ trung bình chiếm 38,1 % (3 kế toán, nhân viên giao dịch, nhân viên kỹ thuật)  Tỷ lệ lao động quản lý thấp: 4,7 % (1 quản lý)  Bộ máy quản lý gọn nhe, cồng kềnh, đảm bảo chun mơn, cấu rõ ràng chức nhiệm vụ phận, cá nhân  Ưu điểm: - Phân công lao động có hợp lý định cụ thể nhân viên bảo vệ, nhân viên tư vấn bán hàng, nhân viên giao dịch, nhân viên kho, nhân viên kỹ thuật - Phân công lao động tương đối phù hợp với chun mơn người lao động, bố trí cơng việc hợp lý khả năng, sở trường người lao động  Nhược điểm: - Phân công lao động chưa giảm tối đa hao phí tập thể, hao phí thời gian nhiều - Về mặt tâm sinh lý cần phải tìm biện pháp khắc phục vấn đề trạng thái làm việc nhân viên tránh cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi đảm bảo sức khỏe cho nhân viên - Phân công lao động cần cải thiện thêm để kết thực công việc đạt hiệu cao - Việc có tận nhân viên kho khiến cho công việc bị thừa khiến người lao động cảm thấy đơn điệu nhàm chán, dễ sảy lãng phí - 12 6.2 Phân tích hiệp tác lao động 6.2.1 Khơng gian - Quy trình bán hàng thực theo phù hợp với việc bố trí khơng gian cửa hàng Đường màu đỏ tiến trình thực bước quy trình bán hàng Khơng gian làm việc bảo vệ ngồi trời: Điều kiện dễ bị tác động từ thiện nhiên khiến cho người lao động bị ảnh hưởng sức khỏe - Khi lấy sản phẩm kho phải qua văn phòng làm việc: Dễ gây tập trung làm việc tăng thời gian lãng phí bước  Ưu điểm: - Bố trí phù hợp với quy trình làm việc - Tiết kiệm thời gian bước  Nhược điểm: - Điều kiện nơi làm việc chưa tốt - Vẫn lãng phí xảy - 6.2.2 Thời gian Do đặc thù công việc làm việc lĩnh vực dịch vụ, việc bố trí thời gian phải phù hợp với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, đảm bảo cho cửa hàng hoạt động xun suốt ngày tuần Chính việc phân cơng thời gian đóng vai trò quan trọng Lĩnh vực dịch vụ đòi hỏi nhân viên phải làm việc nhiều vào 13 ngày nghỉ, nhân viên cho nghỉ trước ngày tuần phải làm CN Đối với thời gian làm việc nhân viên: ca làm việc dài 7h30 gồm thời gian ăn nghỉ TB nhân viên làm việc khoảng 6h40-7h/ ca Nhân viên bảo vệ công ty gồm người Mỗi người làm việc ca ngày Tuy nhiên, phân công vậy, khối lượng làm việc nhân viên thứ đơn giản nhân viên làm ngày a Về mặt tâm sinh lý: Thời gian làm việc 7h30’ ca làm việc hợp lý Tuy nhiên nghỉ ca làm việc ít, cần đề xuất nên kéo dài thời gian nghỉ Hơn nhân viên làm việc không gian bé thời gian dài, dễ gây căng thẳng, áp lực b Thời gian làm việc phần kích thích người lao động Với nhân viên làm ca kết thúc vào 14h30, có nhiều thời gian dành cho công việc cá nhân khác Thời gian làm ca phù hợp với bạn sinh viên có nhu cầu làm thêm  Ưu điểm: - Bố trí ca đảm bảo việc sản xuất kinh doanh tổ chức - Đảm bảo thời gian làm việc linh hoạt dành cho nhân viên  Nhược điểm: - Thời gian nghỉ ngơi tạo khiến cho nhân viên áp lực, căng thẳng thần kinh Hướng hồn thiện phân cơng hiệp tác lao động 7.1 Hướng hồn thiện phân cơng lao động Trước nhược điểm khó khăn thực tế phân cơng lao động nhóm có đưa số biện pháp giúp hồn thiện phân cơng lao động Viettel Store: - Với đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng cần thường xuyên thay đổi mặt hàng tư vấn dẫn đến thay đổi vị trí nơi làm việc nơi làm việc nội dung làm việc Cụ thể nhân viên tư vấn mặt hàng khác nhau, thay bước (chào khách kéo cửa, tư vấn) luân phiên theo xếp trưởng ca trưởng tổ bán hàng  Điều giảm mức độ nhàm chán công việc nhân viên tư vấn bán hàng rõ rệt - Tích cực thực luân chuyển công việc: Luân chuyển địa điểm làm việc, luân chuyển công việc (Nhân viên tư vấn bán hàng – Nhân viên giao dịch; Nhân viên giao dịch – Kế toán)  Giảm nhàm chán, tăng thách thức, tạo hội cho người lao động phát triển, hoàn thiện 14 - Kiêm nghề kiêm chức chức danh nhân viên kho nhân viên kế toán: Do công việc nhân viên kho công việc kế tốn có điểm chung nên Nhân viên Kế tốn kiêm nghiệm vị trí công việc phụ  Người lao động nhiều lương hơn, giảm công việc đơn giản, giảm chi phí, tinh giảm máy hoạt động 7.2 Hồn thiện hiệp tác lao động Khơng gian làm việc: • Bố trí nơi làm việc cho nhân viên bảo vệ vừa phục vụ khách hàng tốt vừa đảm bảo sức khỏe an toàn vệ sinh lao động VD: Xây khu để xe riêng, có mái che • Sửa lại phòng làm việc phòng kho cho việc di chuyển dễ dàng - Thời gian làm việc: • Bố trí thời gian ăn nên lùi lại muộn Ăn trưa từ 13h-13h30, ăn tối từ 17h-17h30 khoảng thời gian cửa hàng có khách hàng nhất, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động mua bán • nhân viên bảo vệ làm ca 1, ca thay trực ca đêm  Giúp tiết kiệm chi phí, người lao động có nhiều lương thêm, tinh giảm máy hoạt động - 15 ... chuyển lao động Thực trạng phân công lao động doanh nghiệp Phân công lao động trình tách biệt hoạt động tổng thể thành hoạt động chức lao động độc lập để giao cho người, hay nhóm người lao động thực. .. chủ động dọn dẹp bàn giao lại cho nhân viên ca Bảng phân ca: Đánh giá mức độ hợp lý phân công hiệp tác lao động 5.1 Tiêu thức kinh tế Phân công lao động phải có tác dụng làm giảm tổng hao phí lao. .. nhân viên kỹ thuật Thực trạng hiệp tác lao động doanh nghiệp Hiệp tác lao động trình liên kết, phối hợp hoạt động lao động riêng lẻ, độc lập để đảm bảo thống trình, tạo hoạt động nhịp nhàng, thong