Thực trạng lưu trữ văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND Quận Hà Đông

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức. Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy, nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Có thể nói công tác hành chính văn phòng là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Nhận thấy rõ được vấn đề này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng có cơ hội được đi thực tập tại các cơ quan nhà nước nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn những kiến thức, lý thuyết mà mình được học tại nhà trường và áp dụng vào thực tế trong công tác văn phòng tại các cơ quan, đơn vị; tạo cho sinh viên có thể làm quen với môi trường thực tế làm việc trước khi ra trường. Điều này vô cùng quý giá để sinh viên ra trường có được tâm lý tốt, tránh bỡ ngỡ với công việc. Là một sinh viên năm thứ 4 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như bao bạn sinh viên khác tôi cũng có cơ hội đi thực tập. Địa điểm tôi xin thực tập là Văn phòng HĐND - UBND Quận Hà Đông. Trong quá trình thực tập tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Đăng Việt và sự hướng dẫn trực tiếp của các cán bộ, nhân viên của Văn phòng nơi tôi thực tập. Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm chưa có nhiều nên bài báo cáo thực tập của tôi không tránh khỏi những thiếu sót về nội dung và cách trình bày. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô trong trường cũng như các bạn đọc để các bài viết sau được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến những giảng viên trong khoa Quản trị vănphòng đã tận tình hướng dẫn tôi để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này một cáchhoàn thiện

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài báo cáo thực tập của tôi đề tài: “Công tác tổ chức vàquản lý về văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông” là kếtquả của quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại cơ quan của tôi Các số liệu trongbài báo cáo được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn có chú thích rõ ràng, minhbạch, có tính kế thừa phát triển từ các tài liệu, tạp chí, các công trình nghiên cứu đãđược công bố, các website

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình

Hà Nội, ngày 09 tháng 3 năm 2017

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1. HĐND: Hội đồng nhân dân

2. UBND: Ủy ban nhân dân

3. TW: Trung ương

4. HCQT: Hành chính quản trị

A. PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh mạnh của nềnkinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ

và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều

có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình

đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức Trong bất cứ một cơ quan nào, văn bảngiấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các cơ quan tổ chức,giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng Vì vậy, nghiệp vụhành chính văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hànhchính sự nghiệp Có thể nói công tác hành chính văn phòng là cánh tay đắc lựcgiúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan

Nhận thấy rõ được vấn đề này, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điềukiện giúp sinh viên ngành Quản trị văn phòng có cơ hội được đi thực tập tại các cơquan nhà nước nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ hơn những kiến thức, lý thuyết màmình được học tại nhà trường và áp dụng vào thực tế trong công tác văn phòng tạicác cơ quan, đơn vị; tạo cho sinh viên có thể làm quen với môi trường thực tế làmviệc trước khi ra trường Điều này vô cùng quý giá để sinh viên ra trường có đượctâm lý tốt, tránh bỡ ngỡ với công việc

Là một sinh viên năm thứ 4 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng nhưbao bạn sinh viên khác tôi cũng có cơ hội đi thực tập Địa điểm tôi xin thực tập làVăn phòng HĐND - UBND Quận Hà Đông Trong quá trình thực tập tôi đã nhậnđược sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Đăng Việt và sự hướng dẫn trực tiếpcủa các cán bộ, nhân viên của Văn phòng nơi tôi thực tập Tuy nhiên, do kiến thứccòn hạn chế và kinh nghiệm chưa có nhiều nên bài báo cáo thực tập của tôi khôngtránh khỏi những thiếu sót về nội dung và cách trình bày Vì vậy, tôi rất mong nhận

được sự góp ý của các thầy, cô trong trường cũng như các bạn đọc để các bài viếtsau được hoàn thiện hơn Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận

ra hạn chế và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tậpcũng như nghiên cứu sau này

2. Lịch sử nghiên cứu

Trên thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, những bài tham luậnđóng góp nhằm nâng cao vai trò và hoàn thiện hơn về công tác văn thư – lưutrữ Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tôi đã tìm hiểu và tổng kết được một

số sách tham khảo, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tậptốt nghiệp có liên quan đến đề tài, cụ thể là:

Vấn đề này đã được đề cập đến trong nhiều giáo trình, nhiều sáchtham khảo như: “Công tác văn thư – lưu trữ” của PGS.TS Dương VănKhảm, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương ĐìnhQuyền, “Giáo trình lưu trữ” của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,…

Công tác văn thư – lưu trữ cũng là đề tài nghiên cứu của một số luậnvăn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:

Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Đăng Việt “Khảo sát và đánh giá tìnhhình tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại một số công ty ty Cổphần trên địa bàn thành phố Hà Nội”, trường Đại học Khoa học xã hội vànhân văn năm 2014

Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác văn thư – lưutrữ của một số cơ quan, doanh nghiệp Các bài viết đã nêu ra thực trạng vềcông tác văn thu – lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả

công tác văn thư – lưu trữ không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đốivới doanh nghiệp Như vậy có thể thấy được công tác tổ chức và quản lý vềvăn thư – lưu trữ là một đề tài có sức hút rất lớn.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Trình bày, khảo sát và đánh giá về thực trạng công tác tổ chức và quản lý vềvăn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND Quận Hà Đông Đồng thời đưa ranhững giải pháp nhằm nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác tổ chức vàquản lý văn thư - lưu trữ

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về Văn phòng và công tác Văn thư – lưu trữ

- Khảo sát, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức và quản lý về Văn thư –lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác tổchức và quản lý về Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận

Hà Đông

5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: lý thuyết về văn thư lưu trữ và thực tiễn hoạt động vềcông tác Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đôngbao gồm:

+ Nghiên cứu lịch sử hình thành

+ Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Văn phòng HĐND –UBND Quận Hà Đông

+ Thực trạng các hoạt động của Văn phòng về công tác Văn thư – lưutrữ

+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn thư – lưu trữ tại Văn phòngHĐND – UBND Quận Hà Đông về ưu điểm, hạn chế Trên cơ sở đó đưa ramột số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của côngtác văn thư – lưu trữ

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

6. Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài báo cáo này, trong quá trình khảo sát tôi có sử dụng một sốphương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã có

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp chủ yếu được tôi sửdụng trong suốt quá trình thực hiện bài báo cáo này

- Phương pháp điều tra, khảo sát

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp duy vật biện chứng

7. Cấu trúc của đề tài

Nội dung bài báo cáo thực tập của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác Văn thư – lưu trữ

1.1. Công tác Văn thư

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

1.1.2. Vị trí của công tác văn thư

1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư

1.1.4. Nội dung của công tác văn thư

1.2. Công tác lưu trữ

1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

1.2.2. Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ

1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ

1.2.4. Nội dung của công tác lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý về Văn thư – lưu trữ tại Vănphòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

2.1 Giới thiệu sơ lược về cơ quan

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

2.2 Thực trạng công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý

về Văn thư – lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

1.1. Công tác văn thư

1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bảnhình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổchức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộphận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin

1.1.2. Vị trí của công tác văn thư

Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bảngiấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết vănbản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các

cơ quan, tổ chức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thưchưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạtdộng khác của cơ quan

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng Trong văn phòng công tácvăn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng

và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy công tác

văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lýNhà nước.

1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý Nhànước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệuquả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả,nếu hiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởngđến năng suất lao động quản lý trong cơ quan Nhà nước

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thôngtin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nóichung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhaunhưng nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng vănbản

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúngchế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quanliêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhànước để làm trái pháp luật

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khicần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt độngcủa cơ quan là sát thực và hiệu quả

- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốtcông tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan

được nộp vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơquan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lậpcàng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệulưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiệnthuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.

1.1.4. Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:

- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt vănbản, đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản

- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chứcgiải quyết văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bảnmật, văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ

- Quản lý và sử dụng con dấu

Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện

để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thànhtrong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kếtquả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó

Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đãphải thực hiện những nhiệm vụ sau:

+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến

+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình lãnh đạo phê duyệt, chuyển giao theo dõiviệc giải quyết văn bản đến

+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu

+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu

+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu

+ Sử dụng và quản lý con dấu

1.1.5.1 Xây dựng và ban hành văn bản

Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngônngữ hay ký hiệu nhất định Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt độngquản lý của cơ quan, tổ chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lýcủa Xí nghiệp Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bảnnhân viên văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định,

sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của cơ quan ban hành văn bản

Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng vănbản theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản, đểviệc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặtchẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêucầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn Các cơ quan, doanh nghiệp xây dựngquy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực hiện

và điều kiện thực tế về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mình Quy chế đó đãđược phổ biến rộng rãi tới từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liênquan đến công văn giấy tờ biết để thực hiện

Quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản.

Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin

Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo

Bước 4: Duyệt và ký văn bản

Bước 5: Ban hành triển khai văn bản

Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:

+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sửdụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơquan, tổ chức.Văn bản phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển

và sử dụng văn bản, khi đã sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ

+ Văn bản phải đảm bảo bí mật

+ Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác

1.1.5.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khácđến bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơnhàng,

*) Thủ tục tiếp nhận:

Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản

Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản

Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:

- Loại không bóc bì gồm:

+ Gửi cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng bộ phận và những vănbản có ghi đích danh người nhận.

+ Văn bản mật

+ Văn bản gửi cấp uỷ, đoàn thể trong cơ quan

- Loại do nhân viên văn thư bóc phong bì gồm các văn bản:

+ Đề tên cơ quan hoặc gửi thủ trưởng nhưng không phải thư riêng

+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên

+ Gửi các đơn vị chức năng trong cơ quan

Bước 3: Đóng dấu đến và ghi sổ vào ngày đến

Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt

Bước 6: Phân chuyển văn bản đến

Bước 7: Giải quyết, theo dõi giải quyết văn bản đến

1.1.5.3 Việc giải quyết văn bản đi

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản

Bước 3: Duyệt văn bản

Đối với văn bản phải trình bày lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh đạocấp đơn vị và đồng thời phải "ký nháy" vào văn bản (ký vào phía bên phải dòngchức danh của người ký văn bản)

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ

Bước 5: Kiểm tra thể thức văn bản

Bước 6: Vào sổ đăng ký văn bản đi

Đăng ký vào sổ công văn đi một cách chính xác, rõ ràng

Bước 7: Ban hành văn bản

Bước 8: Sắp xếp, lưu văn thư.

1.1.5.4 Quản lý con dấu

Nhận thông tin đóng dấu: nhân viên văn thư trong các cơ quan thường đượcgiao trách nhiệm giữ con dấu và thực hiện các thủ tục đóng dấu khi có yêu cầu vềviệc đóng dấu Cá nhân và đơn vị phát sinh nhu cầu phải liên hệ văn thư để đượcđóng dấu trong thời gian hành chính của công ty Tất cả văn bản chỉ được đóng dấusau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc người được ủy quyền ký

*) Quản lý con dấu:

- Con dấu được để tủ riêng và có khoá Khi vắng mặt lâu ngày tủ đựng dấuphải được niêm phong do nhân viên văn thư và trưởng phòng ký tên vào niêmphong Nhân viên văn thư phải đảm bảo luôn có hộp mực phòng ngừa và kiểm trađịnh kỳ

- Nhân viên văn thư không được trao dấu cho người không có thẩm quyền

- Khi nhân viên văn thư đi vắng con dấu được bàn giao cho Chánh vănphòng theo quy định

- Trường hợp văn thư đi vắng nhưng đơn vị cơ quan có nhu cầu đóng dấu thìChánh văn phòng giữ chìa khoá cùng với bảo vệ cơ quan mở niêm phong và tiến

hành đóng dấu theo yêu cầu sau đó phải ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóngdấu và cùng ký tên vào sổ Sau khi đóng dấu xong con dấu lại được cất vào tủ khoálại và niêm phong.

1.1.5.5 Quản lý hồ sơ

- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản tài liệu công bố các kết quả đạt được haycung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ sơtuyển dụng, hồ sơ nhân sự, hồ sơ giải quyết khiếu nại công dân…

- Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bảnđó

- Công tác quản lý hồ sơ gồm các công việc sau:

1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cảnhững văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệuliên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả các những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân

- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội.Vì thế công tác lưu trữ là mộtmắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

+ Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ

+ Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảoquản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị đượcchọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đíchchính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội

Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước baogồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chứckhoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụcông tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của nhân dân

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin,

là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh hưởngtrực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan

Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước,quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện trên những khía cạnh cụ thể sau:

- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từnhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quantrọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Nguồnthông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ củacông tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn bản

- Trong quá trình xây dựng một văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liênquan đến nội dung văn bản của giai đoạn trước, nhằm đánh giá những thành công,thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa nhữnghạt nhân hợp lý, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất những tácđộng tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới

Như vậy, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩycho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy phạmlỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng caochất lượng, hiệu quả bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thốngvăn bản

1.2.3 Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năngbảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Do đó công tác lưu trữ có các chức năngsau:

- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưutrữ Quốc gia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phần thựchiện tốt đường lối chủ trương chính sách của đảng và nhà nước đề ra trong giaiđoạn cách mạng

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cáchthống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổ chức

và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia

1.2.4.Nội dung của công tác lưu trữ

Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho (phòng) lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tiêu huỷ tài liệu lưu trữ

1.2.4.1 Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm, các khốihoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau dựa vào những đặc trưng của chúngnhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả các tài liệu đó.Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tàiliệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưutrữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân đáp ứngđược đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng, bảo quản tài liệu được thuận tiện

an toàn Việc phân loại tài liệu đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phùhợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơnhư: phân loại theo cơ cấu, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạtđộng, phân loại theo đặc trưng vấn đề,…

1.2.4.2 Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cầnbảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan vàlựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu cógiá trị về các mặt chính trị, kinh tế văn hoá, khoa học…

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ýnghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.Mục đích

cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việcbảo quản tài liệu, bổ sung những tài liệu có giá trị, loại ra để huỷ bỏ những tài liệu

đã hết giá trị

1.2.4.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

- Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhậntài liệu để giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trìnhgiao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ

quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệthống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kholưu trữ.

- Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc biệt chú ý đến nhữngtài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngoài ra còn chú ý sưu tầm nhữngtài liệu nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân…

- Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú vàhoàn chỉnh thêm tài liệu các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung ương

và địa phương theo nguyên tắc thống nhất

- Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực, kịpthời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế

1.2.4.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hưhại đối với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốthơn các yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài

- Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy,phim….Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuậtbảo quản.Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tựnhiên mà còn phải bảo vệ được chúng để không bị lộ các tài liệu có liên quan tớicác bí mật an ninh, chính trị, quốc gia ra bên ngoài

Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được:

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân huỷ tự nhiên

+ Chống lại sự đánh cắp, phá huỷ tài liệu lưu trữ của kẻ thù

1.2.4.5 Tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tàiliệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan

tổ chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, công bố, giớithiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Với mục đích cao nhất của công tác lưutrữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

- Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản như:

+ Mở các phòng đọc

+ Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo,đài, internet,

+ Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ

1.2.4.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ

Tiêu huỷ tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đốivới cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Mục đích chính của công tác này nhằm giảiphóng chỗ để giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản

- Trước khi tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí sau:+ Giá trị chính trị: Hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, địnhhướng hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội củađất nước và địa phương

+ Giá trị khoa học: Là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu choviệc xây dựng đề án và các kế hoạch

+ Giá trị thực tiễn: Phục vụ tra cứu hàng ngày

Khi đánh giá giá trị tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành,địa điểm và hoàn cảnh hình thành… phải lập “Hội đồng xác định giá trị tàiliệu lưu trữ”.Sau khi đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giátrị, trùng lặp, hết thời hạn bảo quản sẽ đưa vào tiêu huỷ Những tài liệu tiêuhuỷ phải được ban hành bằng quyết định tiêu hủy (có danh mục cụ thể).

Khi tiêu huỷ phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến củanhững người có trách nhiệm, tuyệt đối không được bán giấy vụn hoặc xé bỏ

sơ sài

Sau khi tiêu huỷ phải lập biên bản tiêu huỷ có chữ ký của cán bộ lưutrữ, chữ ký của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác nhận củalãnh đạo cơ quan

Tiểu kết:

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền vớivăn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng vănbản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của côngtác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước, quản lý sảnxuất kinh doanh là vô cùng quan trọng

Vì vậy mà mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần quan tâm làm tốt công tác văn thư

và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước,quản lý sản xuất kinh doanh được thông suốt Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chínhnhà nước, cơ quan doanh nghiệp cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí

và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợpnhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và gópphần tích cực nâng cao hiệu lực pháp lý, hiệu quả quản lý của cơ quan đơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

2.1 Giới thiệu sơ lược về cơ quan

Ủy ban nhân dân quận Hà Đông

Hà Đông là một quận thuộc thủ đô Hà Nội, nằm bên bờ sông Nhuệ và sôngĐáy, cách trung tâm Hà Nội 12 km về phía Tây Nam Hà Đông là nơi đặt trụ sởmột số cơ quan hành chính cấp thành phố của thủ đô Hà Nội Hà Đông vốn là mộtvùng đất giàu truyền thống văn hóa và hiện nay là một trong những địa phương cótốc độ phát triển nhanh nhất của Hà Nội

Quận Hà Đông là trung tâm kinh tế, thương mại, dịch vụ và là cửa ngõ phíaTây của Thủ đô Hà Nội, có diện tích 4.833,7 ha, có 17 phường với 232 tổ dân phố,292.348 nhân khẩu, mật độ dân số 6.048 người/km2 Phía bắc giáp quận Nam TừLiêm, phía đông giáp huyện Thanh Trì, phía đông bắc giáp quận Thanh Xuân, phíatây giáp huyện Quốc Oai, Hoài Đức, phía tây nam giáp huyện Chương Mỹ, phíanam giáp huyện Thanh Oai

Quận Hà Đông có trên 300 cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, 14 trường trunghọc chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học đóng trên địa bàn; 11 chợ, siêu thị, trung tâmthương mại; 4 cụm điểm công nghiệp, 8 khu đô thị và hàng nghìn cơ sở sản xuất,kinh doanh, dịch vụ, nhà nghỉ, khách sạn, có 3 làng nghề nổi tiếng được biết đếnrộng rãi là làng lụa Vạn Phúc, làng nghề rèn Đa Sỹ, làng nghề mộc Thượng Mạo, với 325 cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC: cơ sở loại I: 12 cơ sở; cơ sở loại 2: 99

cơ sở; cơ sở loại 3: 184 cơ sở Trong đó có 16 cơ sở trọng điểm về PCCC

Ủy ban nhân dân Quận là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương với chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

Triển khai và thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Pháp luật của Nhànước và sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch và xâydựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh ở địa phương

2.1.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

Văn phòng HĐND – UBND Quận là đơn vị giúp việc cho UBND Quận,Văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng, ban và các phường thuộc quậncũng như các quận, huyện khác Văn phòng HĐND – UBND là nơi tổng hợp thôngtin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyết các công việc hàngngày của cơ quan và các đơn vị trong địa bàn Quận

Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận HàĐông:

Chánh Vănphòng

Phó Văn phòng

(Nguồn: Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông)

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND– UBND Quận Hà Đông bao gồm 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Văn phòng

- Chánh Văn phòng: Đoàn Thị Thu Hà – Đại diện phát ngôn của UBND Quận

- Phó Văn phòng: Vũ Hoàng Tâm – phụ trách công tác Hành chính quản trị vàBan tiếp công dân

- Phó Văn phòng: Nguyễn Trần Hiển – phụ trách các công tác tổng hợp liênquan đến Văn phòng

- Phó Văn phòng: Thái Thị Thúy Linh – phụ trách công tác bộ phận một cửa

- Làm việc tại các phòng, ban trực thuộc Văn phòng là các Cán bộ, chuyênviên và nhân viên phụ trách, thực hiện công việc theo sự chỉ đạo và giám sátcủa lãnh đạo Văn phòng

- Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông hiện có 26 cán bộ trong đó có

20 cán bộ vào biên chế và 06 cán bộ làm hợp đồng Các cán bộ đều có trình

độ chuyên môn cao và phẩm chất chính trị tốt

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Hà Đông

* Vị trí, chức năng:

- Văn phòng HĐND-UBND quận Hà Đông là cơ quan chuyên môn thuộcUBND quận Hà Đông, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND vềhoạt động của HĐND và UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều

Tổxe

TổVănthư

Bantiếpcôngdân

Công tác bộphận một cửaCông tác tổng

hợp

hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động củaHĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹthuật cho hoạt động của HĐND và UBND.

- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tải khoảnriêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quậnđồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng UBND Thành phố

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

• Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn

- Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng,ban, chuyên môn, UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công táccủa UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc,kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND phường theo quyđịnh của pháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhcủa UBND quận và Chủ tịch UBND quận theo đúng quy định của pháp luật Thựchiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của phápluật

- Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;

- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịchUBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND các phườngsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của cácphòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch UBNDquận xem xét, quyết định (trình tự và thời hạn giải quyết công việc thực hiện theoquy chế làm việc của UBND quận);

- Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác vớiQuận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ quận, cácđoàn thể nhân dân cấp quận và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của Thànhphố đóng trên địa bàn địa phương

- Tổ chức công bố, truyền đạt các Quyết định, Chỉ thị của UBND quận; cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan GiúpUBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thựchiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND phường

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND quận, Chủ tịchUBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóahành chính Nhà nước của UBND quận

- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng UBND quận; quản lý và điềuhành bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính hoạt động theo quy định của Thành phố

và quận

- Phối hợp với phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ hànhchính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định củapháp luật.

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận theo quy định củapháp luật và phân công của Chủ tịch UBND quận

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của văn phòng

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp quản lý của UBND quận

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao

• Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,các Ban của HĐND và đại

biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và UBND quận có các nhiệm vụ sau:

- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các banHĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung củaHĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; đảm bảo việc thực hiệnquy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại

biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐNDtrong hoạt động đối ngoại;

- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họpHĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và ban của HĐND; đôn đốc cơ quan, tổchức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND; cuộc họp của Thường trựcHĐND, cuộc họp Ban của HĐND

- Giúp Thường trực HĐND, Ban của Thường trực HĐND xây dựng báo cáocông tác, phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo Nghị quyết;giúp Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chính Nghị quyết của HĐND; giúp Thường trựcHĐND hoàn thiện các Nghị quyết của HĐND

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐNDtrong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiệnkiến nghị trong kết luận giám sát;

- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐNDtiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân;theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc

cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơquan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết

- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật;

dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thànhphố;