Thực trạng lưu trữ văn thư lưu trữ của BHXH quận hai bà trưng

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ trong cơ quan tổ chức. 5 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư trong cơ quan tổ chức. 5 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ trong cơ quan tổ chức. 6 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức 7 2.1. Thực trạng về hoạt động quản lý Văn thư- lưu trữ của BHXH quận Hai Bà Trưng. 7 2.1.1. Xây dựng ban hành và thực hiện văn bản quản lý công tác Văn thư- lưu trữ. 7 2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ của BHXH. 8 2.1.3. Công tác tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. 8 2.1.4.Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại BHXH. 9 2.1.5. Hợp tác quốc tế về văn thư-lưu trữ. 9 2.2. Thực trạng về hoạt động nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ của BHXH quận Hai Bà Trưng. 9 2.2.1. Thực trạng về hoạt động nghiệp vụ Văn thư của BHXH quận Hai Bà Trưng. 9 2.2.1.1. Tình hình ban hành văn bản của BHXH quận Hai Bà Trưng. 9 2.2.1.2. Quy trình và giải quyết văn bản đến. 10 2.2.1.3. Quy trình, giải quyết văn bản đi. 12 2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu. 14 2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 15 2.2.1.5.1. Công tác lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 15 2.2.1.5.2. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 18 2.2.2. Thực trạng về hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ của BHXH quận Hai Bà Trưng. 21 2.2.2.1. Thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu. 21 2.2.2.1.1. Thu thập, bổ sung. 21 2.2.2.1.2. Xác định giá trị tài liệu. 21 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 22 2.2.2.3. Công tác bảo quản. 23 2.2.2.4. Công cụ tra cứu tài liệu 24 2.2.2.5. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. 25 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại BHXH quận Hai Bà Trưng và đề xuất, khuyến nghị. 27 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 27 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của BHXH quận Hai Bà Trưng. 28 3.3. Một số khuyến nghị. 30 C. PHẦN KẾT LUẬN. 32 D. PHỤ LỤC.

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu công tác ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý điều hành quan, phục vụ nhu cầu chuyên môn nghiệp vụ thông qua việc khai thác thơng tin có tài liệu.Cơng tác văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Làm tốt công tác Văn thư tạo điều kiện tốt cho công tác Lưu trữ Vì cần xây dựng hệ thống đội ngũ cán ngày lớn mạnh để giải cơng việc quan cách nhanh chóng, kịp thời, xác Để đáp ứng nhu cầu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngơi trường có truyền thống bề dày kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu văn thư lưu trữ, trường đào tạo nguồn đáng kể nguồn nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức nay, đóng góp phần khơng nhỏ vào xây dựng công tác văn thư đất nước ta, góp phần đại hố cơng tác văn thư lưu trữ văn phòng Thực phương châm “ học đôi với hành”, “lý luận gắn liền với thực tiễn”, trường đại học Nội Vụ Hà Nội chương trình đào tạo tổ chức cho sinh viên thực tập theo định hướng phòng đào tạo, phù hợp với chương trình, kiến thức giảng dạy Với mục đích giúp cho sinh viên làm quen với môi trường, công việc quan, vận dụng kiến thức học thực tiễn, tiếp cận thực tế củng cố thêm kiến thức học Bởi biết kiến thức thầy giáo cô giáo truyền dạy lớp mang tính lý luận cao mà kiến thức thực tế ngắn hạn, qua trình thực tập trước trường phần quan trọng thiếu, lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, nhà trường phải gắn liền với xã hội, hai yếu tố tác động qua lại hỗ trợ bổ sung cho nhằm tạo gắn bó chặt chẽ nhà trường với xã hội, củng cố kiến thức học nâng cao lực rèn luyện kĩ nghề nghiệp xây dựng phong cách làm việc cán văn thư lưu trữ Theo kế hoạch nhà trường khoa Văn Thư – Lưu Trữ đồng thời đồng ý lãnh đạo BHXH quận Hai Bà Trưng Em cử thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng Qua thời gian tháng thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình em hồn thành đợt thực tập giúp em hiểu rõ công tác văn thư lưu trữ, cho em có hội cọ sát với thực tiễn, giúp em nâng cao ý thức trách nhiệm phong cách làm việc cán Vận dụng vào kiến thức học trường mà thầy cô trang bị rèn luyện kĩ chuyên môn, nghiệp vụ để em phục vụ tốt cho cơng việc Trong thời gian thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng em gặp thuận lợi khó khăn như: học hỏi nhiều kiến thức thực tế , giúp đỡ nhiệt tình cán văn thư lưu trữ giúp em có thêm kinh nghiệm trong cơng việc thực tế, ngồi thuận lợi em gặp phải khó khăn nhiều thiếu xót khâu nghiệp vụ Khoảng thời gian thực tập thời gian vô quý báu giúp em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm kiến thức bổ ích, tình mà trường em chưa trải nghiệm Để hồn thành tốt báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới anh, chị tiếp nhận, bố trí, xếp hướng dẫn đạo cách tận tình, chu đáo cơng việc tạo điều kiện thuận lợi nhất, tốt để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm, thực hành số nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ thuộc chun mơn Em xin cảm ơn thầy cô Trường đại học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ truyền đạt cho em kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đão cán BHXH quận Hai Bà Trưng quan tâm giúp đỡ em trình thực tập Bài báo cáo em gặp nhiều thiếu sót.Em mong nhận góp ý thầy, để em rút học kinh nghiệm quý báu cho thân nhằm bổ sung kiến thức chun mơn nghiệp vụ phục vụ cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành BHXH quận Hai Bà Trưng thành lập thức vào hoạt động từ ngày 01/08/1995 theo Quyết định số 01/QĐCB Giám đốc BHXH thành phố Hà Nội Dựa sở sáp nhập phận quản lý ba chế độ hưu trí, tử tuất, sức lao động phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận với phận BHXH Liên đoàn Lao động quận Hai Bà Trưng Sau thành lập, BHXH quận lấy trụ sở làm việc 38 Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng Đến năm 2002, quan chuyển tới trụ sở 434A Trần Khát Chân, quận Hai Bà Trưng Từ năm 2008 đến này, quan có trụ sở làm việc số ngõ 167 Giải Phóng, Hà Nội BHXH quận có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, tài khoản riêng… Trải qua 20 năm hình thành phát triển, lãnh đạo, đạo trực tiếp Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, BHXH thành phố Hà Nội BHXH Việt Nam; phối hợp giúp đỡ có hiệu cấp, ngành; nỗ lực tâm tập thể cán viên chức đơn vị, BHXH quận Hai Bà Trưng không ngừng nỗ lực vươn lên, vượt qua chặng đường khơng khó khăn, tự khẳng định không ngừng lớn mạnh BHXH quận cấp tặng nhiều khen, giấy khen BHXH Việt Nam, Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội quận Đặc biệt hai lần nhận Cờ thi đua Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội nhận Bằng khen Chính phủ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức Hiện nay, đơn vị có tổng số 61 cán bộ, viên chức chia thành phận với chức nhiệm vụ riêng biệt Trong BHXH quận Hai Bà Trưng gồm giám đốc phó giám đốc Ngồi có phận: - Giám đốc - Phó giám đốc Gồm có phận BHXH quận Hai Bà Trưng: - - Bộ phận sách Bộ phận tiếp nhận giải chế độ Bộ phận kế toán Bộ phận thu Bộ phận in sổ BHXH, thẻ BHYT Bộ phận giám định Bộ phận lưu trữ hồ sơ Sự phân công công việc thể theo chức nhiệm vụ người, phận thể sau: Giám đốc: Là Thủ trưởng quan BHXH quận, phụ trách chung chịu trách nhiệm tồn mặt hoạt động cơng tác BHXH địa bàn quận, phụ - trách trực tiếp công tác tổ chức, đối ngoại, tổng hợp cơng tác chi BHXH Phó giám đốc: ( gồm phó giám đốc ) Phó giám đốc có nhiệm vụ thường trực, giúp việc cho giám đốc, thay giám đốc điều hành công việc giám đốc vắng + Phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý thu, sổ thẻ + Phó giám đốc chịu trách nhiệm cơng tác cửa, giám định + Phó giám đốc chịu trách nhiệm cơng tác sách kiểm tra, tài - Bộ phận Chính sách: có cán bộ, làm nhiệm vụ theo dõi, hướng dẫn giải vấn đề sách BHXH, BHTN, BHYT ban hành Luật BHXH, Luật BHYT cho đối tượng tham gia - Bộ phận Kế tốn: có10 cán bộ, làm nhiệm vụ giúp Giám đốc thực công tác kế hoạch, quản lý tài chính; tổ chức hạch tốn, kế toán theo quy định pháp luật - Bộ phận tiếp nhận giải chế độ: có 10 cán bộ, làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ trả kết quả; giải quyết, tư vấn chế độ, sách BHXH, BHYT, BHTN cho đơn vị SDLĐ cá nhân tham gia BHXH - Bộ phận Thu: có 19 cán bộ, làm nhiệm vụ quản lý tổ chức thực công tác thu BHXH bắt buộc, thu BHXH tự nguyện, thu BHTN, thu BHYT đối tượng tham gia theo quy định pháp luật - Bộ phận in sổ BHXH, thẻ BHYT: có cán bộ, làm nhiệm vụ nhận hồ sơ từ người SDLĐ gửi lên để làm sổ BHXH thẻ BHYT cho NLĐ Khi có sai lệch thơng tin ghi thẻ phải làm cơng văn gửi lên BHXH thành phố để sửa đổi - Bộ phận Giám định: có cán bộ, làm nhiệm vụ phận hoạt động bệnh viện, chuyên theo dõi bệnh viện địa bàn, kiểm tra thủ tục, giấy tờ, phiếu KCB BHYT, khám điều trị bệnh viện, yêu cầu người bệnh phải khám tuyến, giám định chi phí KCB - Bộ phận lưu trữ hồ sơ BHXH: có cán bộ, làm nhiệm vụ quản lý lưu trữ hồ sơ liên quan đến sách BHXH trực thuộc quyền hạn quận 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư quan tổ chức - Công tác soạn thảo ban hành văn - Công tác tiếp nhận quản lý văn đến - Quản lý hồ sơ tài liệu không để mát, thất lạc, hư hỏng theo quy định - Không tự ý mang hồ sơ tài liệu quan nhà chưa có ý kiến lãnh đạo - Viết bảng danh mục hồ sơ, viết số tờ, biên mục bên bên hồ sơ - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan tổ chức - Tiếp nhận, thu thập tài liệu vào kho lưu trữ - Trình lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch phân loại, chỉnh lý giao nộp tài liệu vào lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, xác định giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết gái trị theo quy định pháp luật - Lập kế hoạch thu tài liệu đến hạn nộp phòng ban chun mơn vào Lưu trữ quan - Báo cáo, thống kê tình hình cơng tác lưu trữ cho lãnh đạo quan - Thường xuyên kiểm tra tình trạng kho trang thiết bị bảo quản tài liệu quan Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức 2.1 Thực trạng hoạt động quản lý Văn thư- lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng 2.1.1 Xây dựng ban hành thực văn quản lý công tác Văn thư- lưu trữ Trên sở pháp lý công tác văn thư lưu trữ: - Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ - Căn Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội Việt Nam Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 14/12/2011 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 94/2008/NĐ-CP - Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức BHXH vào sở pháp lý trên, văn quy phạm pháp luật, văn đạo Bộ Nội Vụ, văn hướng dẫn nghiệp vụ cục văn thư lưu trữ nhà nước nhận thứ rõ đước vai trò quan trọng việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ ban hành nhiều văn công tác văn thư lưu trữ như: - Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28/10/2013 ban hành Quy định công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam - Quyết định 1538/QĐ-BHXH ngày 22/12/2011 việc quy định thời hạn bảo quản tài liệu hệ thống BHXH Việt Nam - Quyết định số 778/QĐ-BHXH ngày 30/7/2012 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam việc ban hành phần mềm ứng dụng "Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng " phiên 3.0 - Quyết định số 01/QĐ-BHXH ngày 03/01/2014 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam việc ban hành quy định hồ sơ quy trình giải hưởng chế độ BHXH - Kế hoạch số 125/KH-BHXH ngày 30 tháng 06 năm 2013 việc kế hoạch cải cách lại công tác Văn thư – Lưu trữ quan - Công văn 2004/BHXH-LT ngày 30/5/2012 việc tăng cường công tác lưu trữ - Công văn số 2301/BHXH-LT ngày 24/6/2013 BHXH Việt Nam việc đạo công tác nộp hồ sơ lưu trữ - Công văn 1576/BHXH-LT ngày 27/4/2015 việc kế hoạch thu thập tài liệu … Cùng số văn khác 2.1.2 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ BHXH Thực tốt công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng cung cấp kịp thời nhanh chóng tài liệu phục vụ người khai thác, tra cứu Hiện tại, tài liệu BHXH quận Hai Bà Trưng chỉnh lí xếp, tổ chức cách khoa học Trong trình hoạt động BHXH sản sinh khối tài liệu lớn đồng thời nhu cầu sử dụng tài liệu công việc không Khối tài liệu kho phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu theo nghiệp vụ lưu trữ 2.1.3 Công tác tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức - Hàng năm BHXH quận xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ: Tổ chức mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư thuộc - phận Tiếp nhận giải chế độ BHXH Tổ chức mở lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ thuộc - phận lưu trữ hồ sơ BHXH Mở lớp tập huấn chuyên sâu công tác văn thư lưu trữ cho cán lãnh đạo quan 2.1.4.Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ BHXH Hàng năm, công tác trọng tâm BHXH kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ BHXH.Việc kiểm tra diễn đột xuất không báo trước để kiểm tra cách xác khách quan Qua kiểm tra BHXH bố trí cán văn thư lưu trữ đào tạo, bồ dưỡng nghiệp vụ Việc đăng kí văn tương đối chặt chẽ Xây dựng hệ thống phần mềm thuận tiện cho việc giải nhanh chóng xác, tiết kiệm thời gian, tài liệu không bị tồn đọng phận mà nộp vào văn thư lưu trữ Bố trí kho bảo quản, diện tích kho, trang bị cơng cụ bảo quản kho tương đối đầy đủ ngăn nắp 2.1.5 Hợp tác quốc tế văn thư-lưu trữ Phục vụ tốt cho công tác văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng, lãnh đạo xây dựng đề án hợp tác văn thư lưu trữ với quốc tế, thời kỳ hội nhập Với mục đích giao lưu, học hỏi kinh nghiệm cộng đồng lưu trữ quốc tế, cụ thể hoạt động văn thư lưu trữ số nước giới Qua đó, cải thiện ngày đại hóa cơng tác văn thư lưu trữ quan 2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ Văn thư – lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng 2.2.1 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ Văn thư BHXH quận Hai Bà Trưng 2.2.1.1 Tình hình ban hành văn BHXH quận Hai Bà Trưng Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng tình hình ban hành văn làm theo trình tự pháp luật nhà nước, nắm giữ ví trí quan trọng hoạt động quản lý, vừa thơng tin hoạt động quản lý vừa sản phẩm hoạt động quản lý, phục vụ quan hướng dẫn đạo điều hành BHXH quận Hai bà Trưng ban hành số văn như: Quyết định, Báo cáo, Tờ trình, Cơng văn, Thơng báo, Biên bản, Giấy giới thiệu… Quy trình ban hành văn BHXH quận Hai Bà Trưng thực • theo bước sau: Thảo văn bản: Tất văn quan BHXH quận Hai Bà Trưng ban hành giám đốc phó giám đốc giao cho phận theo lĩnh vực chuyên môn để đảm nhiệm việc soạn thảo văn đặc biệt quan trọng mang tính đạo chung gửi lên quan cấp lãnh đạo trực tiếp đạo 10 BÊN NHẬN: ………… (Lưu trữ quan) , đại diện là: - Ông (bà): ……………………………………………………………… - Chức vụ công tác: …………………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………… Thời gian tài liệu: ……………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu: - Thành phần: ……………………………………………………… - Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):…… Quy mét giá: …………….mét Tình trạng tài liệu giao nộp: …………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành 02 bản; bên giao (đơn vị giao hồ sơ) giữ 01 bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) ( Ký ghi rõ họ tên) 2.2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng 2.2.2.1 Thu thập, bổ sung, xác định giá trị tài liệu 2.2.2.1.1 Thu thập, bổ sung Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng thu thập tài liệu từ nguồn khác chủ yếu phận quan số đơn vị liên quan khác tài liệu thu từ bên người đến đăng kí bảo hiểm Việc bổ sung tài liệu từ nguồn xác định loại tài liệu có giá trị cần phải nộp lưu, bổ sung vào lưu trữ Phân chia nguồn tài liệu có giá trị cần phải thu thập, bổ sung theo mạng lưới kho lưu trữ thực thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 2.2.2.1.2 Xác định giá trị tài liệu 20 a Tổ chức xác định giá trị tài liệu Đối với quan BHXH quận Hai Bà Trưng việc xác định giá trị tài liệu tiến hành giai đoạn giai đoạn văn thư giai đoạn lưu trữ Do lưu trữ quan BHXH lưu trữ hành nên việc xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thư không tiến hành Cán lưu trữ tiến hành xác định giá trị giai đoạn lưu trữ hành Thời hạn bảo quản tài liệu xác định giá trị vĩnh viễn lưu trữ quan BHXH quận Hai Bà Trưng 10 năm kể từ năm công việc kết thúc b Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng việc xử lý tiêu hủy tài liệu tiến hành sau: - Lập danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị Trình lên lãnh đạo quan, giám đốc để đưa định tiêu hủy tài liệu hết - giá trị Đóng gói tài liệu Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị giữ người quản lý kho lưu trữ người - thực tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thực tiêu hủy tài liệu máy cắt giấy, ngâm nước, xé nhỏ - chuyển đến nhà máy giấy để tái chế Lập biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu * Phương án phân loại Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng lựa chọn phương án phân loại “ cấu tổ chức thời gian” Với phương án phân loại áp dụng trình hoạt động cấu tổ chức chức nhiệm vụ BHXH tương đối ổn định Phương án phân loại phương án tối ưu dùng để phân loại phông lưu trữ Việc lưa chọn hoàn toàn hợp lý phù hợp với quan cách thức giải hình thành hồ sơ tài liệu q trình hồn thành cơng • việc Chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học làm công cụ tra cứu phông Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản khai thác, sử 21 dụng tài liệu Loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nâng cao hiệu sử dụng kho trang thiết bị, phương tiện bảo quản Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng việc chỉnh lý tổ chức năm lần BHXH quận Hai Bà Trưng thực chỉnh lý sau: : Giao nhận tài liệu,vận chuyển tài liệu từ kho địa điểm chỉnh lý ,vệ sinh sơ tài liệu,phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại ,lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ ,biên mục phiếu tin ,hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại ,biên mục hồ sơ ,đánh số tờ thức hồ sơ ,vệ sinh tài liệu tháo bỏ ghim kẹp làm phẳng, đưa tài liệu vào bìa hồ sơ ,đưa hồ sơ vào hộp, cặp,viết dán nhãn hộp ,vận chuyển tài liệu vào kho ,nhập phiếu tin vào sở liệu,kiểm tra chỉnh sửa việc nhập phiếu tin ,lập muc lục hồ sơ,xử lý tài liệu loại ,kết thúc chỉnh lý Việc chỉnh lý BHXH quận Hai Bà Trưng đầy đủ, theo nguyên tắc định: Không phân tán phông lưu trữ phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan 2.2.2.3 Công tác bảo quản a Kho lưu trữ Kho lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng kho lưu trữ tạm Tài liệu kho xếp ngăn nắp, khoa học, xếp theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống dưới, theo hướng người từ cửa vào kho.Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng kho lưu trữ bố trí tầng tòa nhà nên khơng gây ẩm mốc; nắng, nóng ảnh hưởng đến độ bền hồ sơ, tài liệu Hướng kho hướng đơng Trong kho có tương đối đầy đủ trang thiết bị cần thiết mức ổn định cho có chưa thực quan tâm Điều phần trách nhiệm cán làm công tác quản lý lưu trữ chưa thực hết mình, hết chức trách người làm lưu trữ, phần lãnh đạo chưa thực quan tâm đến Có số tài liệu kho bị ố vàng đọc được, giấy giấy thường Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ cần phải xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 22 địa điểm phải chọn địa diểm có khí hậu kho tốt nhất, trống ảnh hưởng ánh sáng, bụi , côn trùng b Trang thiết bị Trang thiết bị tương đối đầy đủ Giá để tài liệu giá cố định không phù hợp với tiêu chuẩn cấp ngành.Cặp, hộp, giá trang bị đầy đủ tiêu chuẩn hóa cấp ngành.Trong kho có trang thiết bị : hệ thống báo cháy chữa cháy tự động, bình chữa cháy khí, bọt, máy điều hòa nhiệt độ Các trang thiết bị vừa phương tiện để bảo quản vừa phương tiện để quản lý tài liệu Cần trang bị đầy đủ trang thiết bị để kéo dài tuổi thọ tài liệu 2.2.2.4 Công cụ tra cứu tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu đóng vai trò quan trọng kho lưu trữ đặc biệt phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu giúp tiết kiệm thời gian người khai thác, sử dụng tài liệu Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng chủ yếu sử dụng công cụ tra cứu mục lục hồ sơ theo kiểu truyền thống Mẫu mục lục hồ sơ: TÊN ĐƠN VỊ MỤC LỤC HỒ SƠ Năm 20 Hộp/cặp số (1) Số, Tiêu đề hồ sơ ký hiệu hồ sơ (2) (3) Thời Thời hạn Số tờ gian bảo quản tài liệu Ghi (4) (7) (5) (6) Mục lục gồm: ………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ………………………………hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn Ngày… tháng… năm 20 Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) Người lập (Ký ghi rõ họ tên) 23 24 Hướng dẫn cách ghi cột: Cột (1): Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột (2): Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột (3): Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột (4): Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột (5): Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột (6): Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột (7): Ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ Ngồi quan sử dụng công cụ tra cứu phần mềm máy tính 2.2.2.5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu * Quyền trách nhiệm quan, tổ chức cá nhân việc sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác đơn vị, cá nhân theo quy định Nhà nước Ngành Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau: - Chấp hành nghiêm chỉnh quy định, quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ - Nghiên cứu tài liệu phòng đọc, khơng phép mang tài liệu khỏi kho lưu trữ; trường hợp để phục vụ cho yêu cầu giải công việc cấp tài liệu lưu trữ chứng thực tài liệu lưu trữ - Giữ gìn an tồn tài liệu, khơng sửa chữa, tẩy, xóa, thêm, bớt, đánh dấu, ghi chép vào tài liệu, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay làm xáo trộn trật tự tài liệu; không tự ý chụp tài liệu - Khi sử dụng xong phải trả tài liệu đầy đủ, nguyên vẹn * Cán Lưu trữ có trách nhiệm sau: - Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, xác, đầy đủ, đối tượng theo yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền phê duyệt - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực nội quy sử dụng tài liệu - Cung cấp Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu; ghi vào sổ sử dụng tài liệu lưu trữ; lập danh mục tài liệu trước giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng - Quản lý loại sổ sách theo dõi việc sử dụng tài liệu - Kiểm tra tình trạng, số lượng hồ sơ, tài liệu giao cho tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu nhận lại tài liệu từ tổ chức, cá nhân giao trả - Cung cấp tài liệu lưu trữ chứng thực tài liệu lưu trữ 25 cho đối tượng có nhu cầu có ý kiến phê duyệt cấp có thẩm quyền - Bảo vệ bí mật giữ gìn an tồn tài liệu lưu trữ - Thời hạn trả kết khai thác hồ sơ, tài liệu vòng 10 ngày làm việc (khơng tính ngày lễ, ngày thứ 7, chủ nhật) kể từ ngày nhận đầy đủ thủ tục theo quy định quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị * Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Đối với công chức, viên chức quan BHXH quận Hai Bà Trưng muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: - Phải có văn đề nghị Lãnh đạo - Công chức, viên chức sử dụng phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu 26 Chương 3: Báo cáo kết thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng đề xuất, khuyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong gần tháng thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng Tuy gặp nhiều khó khăn xong với nỗ lực thân em rút cho kinh nghiệm nghiệp vụ,rèn luyện học hỏi nhiều điều công việc sống cho em thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nói chung cơng tác bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng nói riêng,học hỏi phong cách làm việc cán bộ, tự hoàn thiện cơng tác chun mơn để trở thành Cán chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ tương lai Trong thời gian thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế, làm quen cụ thể hoá phần kiến thức học Tuy thời gian ngắn em thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ như: -Về văn thư: + Chuyển giao cơng văn + Đóng dấu + Tiếp nhận , đăng kí văn - đến -Về lưu trữ: + Phân loại, xếp tài liệu + Chỉnh lí tài liệu Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ cần nắm vững kiến thức, khâu nghiệp vụ chun mơn, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng cách sáng tạo , linh hoạt công tác Văn thư – Lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng thực tổ chức tốt hiệu Điều quan trọng Cán Văn thư – Lưu trữ cần rèn luyện cho là: Một phẩm chất trị tốt , có lập trường tư tưởng vững vàng , tin tưởng vào đường lối sách Đảng , cuả Nhà nước cơng việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh em nhận thấy để trở thành Cán Văn thư – Lưu trữ thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, đoán 27 sáng tạo khâu Nghiệp vụ cần tính thận trọng, bí mật , ngăn nắp gọn gàng , cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng * Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực Hàng năm công văn hướng dẫn sở nội vụ việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng xây dựng kế hoạch để thống việc thực công tác văn thư lưu trữ phận BHXH đảm bảo công tác quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo pháp luật giúp cho cán bộ, viên chức ngành nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm cơng tác văn thư lưu trữ • Tăng cường nguồn lực bảo đảm cho công tác lưu trữ Tăng cường hiệu làm việc đội ngũ viên chức Để tăng cường hiệu làm việc viên chức làm Lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo ban hành quy chế làm việc, quy định khai thác hồ sơ, nội qui kho hồ sơ; Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức làm cơng tác lưu trữ; Bố trí cán chun trách làm công tác văn thư, lưu trữ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng có lãnh đạo phụ trách phận BHXH quận bố trí cán kiêm nhiệm lưu trữ; phân công rõ chức năng, nhiệm vụ cho cán làm lưu trữ Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Tăng cường đào tạo cho cán bộ, viên chức cơng tác lưu trữ nhiều hình thức, xuống sở phổ biến trao đổi, chủ động tổ chức thực lớp tập huấn chuyên sâu công tác lưu trữ , đưa tin lên trang web ngành, phơ tơ tài liệu Qua giúp cán bô, viên chức hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán chuyên trách cử tham dự lớp tập huấn trung tâm Lưu trữ quận tổ chức hàng năm Để nâng cao chất lượng hiệu tập huấn cần làm tốt việc như: + Biên soạn tài liệu hướng dẫn 28 + Hàng năm tổ chức lớp tập huấn + Cơ quan tổ chức buổi tọa đàm, tổng kết thực tiễn, đúc rút kinh nghiệm hay để phổ biến, nhân rộng tồn quan, đơn vị Chính sách, chế độ đãi ngộ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Lãnh đạo BHXH quận Hai Bà Trưng cần quan tâm, có sách động viên, khuyến khích kịp thời cơng chức, viên chức có lực, nhiệt tình cơng tác lưu trữ Đặc biệt quan tâm đến việc bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm xét thi đua, khen thưởng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ • Củng cố hệ thống kho để thực có hiệu cơng tác lưu trữ tăng cường trang thiết bị sở vật chất Để thực tốt công tác lưu trữ, Lãnh đạo BHXH quận Hai Bà Trưng cần quan tâm đầu tư cho hệ thống kho để bảo quản đủ số lượng an toàn lâu dài tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ cần xây dựng theo tiêu chuẩn, quy định.Kho lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng nơi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu từ phận nghiệp vụ phận lưu trữ phân công giao nhiệm vụ cho cá nhân chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý loại hồ sơ tài liệu theo kho lưu trữ Trên sở tiêu chuẩn, điều kiện phục vụ công tác lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng có kế hoạch mua sắm, thay bổ sung thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu: Giá, tủ, hộp, bìa bảo quản hồ sơ chống ẩm mốc, trang bị vật dụng cần thiết máy tính, điều hòa, quạt thơng gió, máy hút bụi hàng năm tham mưu, lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp tu, bảo dưỡng kho lưu trữ; BHXH quận Hai Bà Trưng đến trang bị • tương đối thiết bị, phương tiện để bảo quản, lưu trữ hồ sơ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng cần tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động đơn vị, qua tập trung ứng dụng phần mềm Quản lý văn điều hành từ Lãnh đạo tới chuyên viên, cập nhật sử dụng văn điện tử; sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin, cập nhật thông tin, đăng tải tra cứu Cổng thông tin điện tử Ngành Giúp việc khai 29 thác tra cứu hồ sơ, tài liệu nhanh chóng mang lại hiệu cao đơi khơng • cần khai thác trực tiếp tài liệu giấy Chú trọng công tác kiểm tra giám sát Để đảm bảo cho công tác lưu trữ thực tốt số biện pháp BHXH quận Hai Bà Trưng thường xuyên quan tâm từ khâu tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, đến phân loại, xác định giá trị tài liệu, cách xếp khoa học thuận tiện cho quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu theo quy định -Triển khai, gửi kịp thời văn cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn - Thường xuyên phân công cán phụ trách đơn vị xuống sở, kiểm tra việc thực văn hướng dẫn, quy định công tác lưu trữ Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát công tác phòng chống cháy, nổ, đặc biệt việc đảm bảo an toàn hệ thống điện Các cá nhân, phận nghiệp vụ, BHXH quận Hai Bà Trưng cần phải coi trọng cơng tác lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp cho phận lưu trữ hồn thành • tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thông tin đơn vị giữ bí mật, an tồn Tổ chức kiểm tra tổng kết hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Để đánh giá thực trạng, tình hình công tác lưu trữ,BHXH quận Hai Bà Trưng cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả, kiểm điểm làm rõ mặt làm được, mặt chưa Qua kịp thời biểu dương tập thể, cá nhân có thành tích tốt cơng tác, rút kinh nghiệm tập thể, cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ; nâng cao phát huy tốt vai trò quản lý, đạo Lãnh đạo đơn vị công tác lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức - Xây dựng phương thức tuyên truyền phổ biến khâu nghiệp vụ công tác văn thư- lưu trữ để bổ sung kiến thức cho cán chuyên môn - Các phận trực tiếp làm công tác lưu trữ có điều kiện để giao lưu, học hỏi lẫn thông qua buổi tọa đàm, tham quan qua học hỏi kinh - nghiệm quý báu để ngày nâng cao tính hiệu qủa cơng việc Đầu tư kinh phí để mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin cách rộng rãi nhằm thực 30 - công tác nghiệp vụ cách tốt Đưa quy chế, quy định sử phạt cán làm chưa hết trách - nhiệm khen thưởng với cá nhân làm tốt công tác văn thư Các lãnh đạo cần quan tâm, sát sao cơng tác văn thư lưu trữ đối • - với quan ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ Đối với môn văn thư-lưu trữ, khoa, nhà trường Khoa Văn thư - Lưu trữ nơi đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ lưu trữ, nơi cung cấp nhân cho quan, tổ chức hành Nhà nước, doanh nghiệp…nơi có cơng tác lưu trữ Bởi vậy, môn lưu trữ cần phải nghiên cứu đưa vào chương trình giảng dạy mơn học có tính chất bổ trợ - mơn học mang tính chất lý luận chun sâu nghiệp vụ lưu trữ Nhà trường lên kế hoach tổ chức cho sinh viên thực tế, cọ sát nhiều nơi, trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc để tạo thuận lợi cho sinh viên sau trường có đầy đủ kinh nghiệm cán văn thư lưu trữ 31 C PHẦN KẾT LUẬN Kết thúc tập em hiểu sinh viên tập tốt nghiệp có vai trò quan trọng khơng với q trình học tập mà với cơng việc sau Qua thời gian thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng, em có hội trải nghiệm thực tế chuyên ngành văn thư lưu trữ, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn em hiểu thêm nhiều ngành nghề tìm ưu điểm khuyết điểm thân Trong q trình thực tập em nhiều thiếu sót em lấp đầy chỗ hổng kiến thức thực tế cơng việc đó, cảm thấy tự tin để bước tiếp đường tương lai với vai trò cán lưu trữ Thời gian thực tập giúp em làm quen với môi trường làm việc công sở trau dồi thêm cho thân kỹ giao tiếp ứng xử Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành nhiều Có kết đó, em xin cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo, cán hướng dẫn thực tập, đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới cán văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng tạo điều kiện cho em hoàn thành thời gian kiến tập Trở lại trường Đại học nội Vụ Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn tới tất thầy cô giáo khoa Văn thư – lưu trữ trang bị cho em kiến thức bổ ích để em hồn thành đợt kiến tập chuẩn bị cho em hành trang đầy đủ để bước vào công việc sau Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp cán lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng toàn thể thầy cô giáo bạn trường Đại học Nội Vụ để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 32 D PHỤ LỤC Kho lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng Giá để tài liệu kho lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng ... thư lưu trữ Theo kế hoạch nhà trường khoa Văn Thư – Lưu Trữ đồng thời đồng ý lãnh đạo BHXH quận Hai Bà Trưng Em cử thực tập BHXH quận Hai Bà Trưng Qua thời gian tháng thực tập BHXH quận Hai Bà. .. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ Văn thư BHXH quận Hai Bà Trưng 2.2.1.1 Tình hình ban hành văn BHXH quận Hai Bà Trưng Đối với BHXH quận Hai Bà Trưng tình hình ban hành văn làm theo trình tự pháp luật... tác văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng * Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực Hàng năm công văn hướng dẫn sở nội vụ việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ BHXH quận Hai Bà Trưng