Hoàn thiện công tác văn th và lu trữ Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai

Bỏo cỏo thc tt nghip báo cáo thực tập tốt nghiệp TI: Công tác văn th lu trữ ủy ban nhân dân quân hoàng mai thành phố hà nội thực trạng giải pháp H tên sinh viên: Trn Vn Thng Ngy sinh: 19/11/1990 Lp: Kh9_hch2 Chuyên ngnh: Hnh hc a im thc tp: U Ban Nhân Dân Qun Hong Mai Thnh Ph H Ni Khóa: 2008 2012 Thi gian thc tp: t 26/03 18/05/2012 Ging viên hng dn: Th.s on Minh Thng Bỏo cỏo thc tt nghip Mục lục Lời cảm ơn .2 Phần I : phần mở đầu Lời mở đầu .4 Phần II: phần nội dung Chơng I : Tổng quan UBND Hoàng Mai thành phố Hà Nội Chơng II : Thực Trạng công tác Văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội 16 2.4 Thống kê tài liệu lu trữ 29 2.5 Nhận xét hoạt động phòng văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai 30 Chơng III : Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc thực công tác văn th taị UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội 34 KếT LUậN 37 Lời cảm ơn Thực tập giai đoạn vô quan trọng với sinh viên phần thiếu chơng trình đào tạo trờng Đại học, Cao đẳng Đó thời gian tiếp cận công việc từ thực tiễn để bổ sung kiến thức cho phần lý thuyết đợc tiếp thu giảng đờng nhằm nâng cao trình độ lý luận sinh viên sau trờng Đặc biệt, Học viện hành nôi đào tạo quản lý hành Nhà nớc khâu thực tập lại đợc trọng quan tâm Từ thành lập tới Học viện hành đạo tạo hệ sinh viên u tú nhằm phục vụ nhu cầu nguồn nhân lực quan hành Nhà nớc đơn vị nghiệp Em tự hào sinh viên Học viện hành Sau năm học tập dới mái trờng này, em nhận đợc nhiều dạy dỗ, bảo nhiệt tính thầy cô, giúp đỡ bạn trờng thân thơng giúp em trang bị nhiều kiến thức học vấn nh lĩnh vực khác sống bớc giai đoạn thực tập, em nhận đợc giúp đỡ nhiều từ phía Học viện Bỏo cỏo thc tt nghip Lãnh đạo học viện Hành quốc gia quan tâm liên hệ để em đợc thực tập chuyên ngành Lãnh đạo khoa .tạo điều kiện phân công giảng viên hớng dẫn đoàn sinh viên thực tập Lãnh đạo khối văn phòng Phòng Văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai, anh chị cán phòng văn th lu trữ tiếp nhận, cung cấp tài liệu để em hoàn thành báo cáo Em xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến giảng viên hớng dẫn thầy on Minh Thng quan tâm giúp đỡ em suốt thời gian thực tập để em hoàn thành trình thực tập Do kiến thức nhiều hạn chế, đồng thời thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên báo cáo có nhiều thiếu sót Rất mong nhận đợc đạo, giúp đỡ thầy cô nhận xét, đóng góp bạn để báo cáo em đạt kết tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Trần Văn Thắng Lớp : KH9-HCH2 Bỏo cỏo thc tt nghip Phần I : phần mở đầu Lời mở đầu Đảng Nhà nớc ta tích cực thực chủ trơng cải cách hành quốc gia theo tinh thần Nghị đại hội Đảng Cộng Sản Việt Nam khoá VIII Công tác văn th, lu trữ có vị trí quan trọng xây dựng bảo vệ đất nớc Đảng nhân dân ta Công tác văn th, lu trữ đóng góp tích cực việc thực chủ trơng Công tác văn th, lu trữ hoạt động thiếu đợc quan công việc phần lớn đợc thực hoạt động văn phòng Xây dựng Văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phơng thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lợng hiệu công tác lãnh đạo Công tác văn th, lu trữ có vị trí quan trọng công xây dựng bảo vệ Đất nớc Đảng nhân dân ta Tuy nhiên, số quan, tổ chức nhận thức cha thực đắn vai trò, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng tầm quan trọng công tác văn th, lu trữ cha quan tâm mức việc chăm lo, xây dựng tổ chức, đào tạo bồi dỡng cán bộ, bên cạnh nhiều cán bộ, công chức cha nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng lúng túng, thiếu khoa học việc thực chức năng, nhiệm vụ Từ vấn đề trên, nghiên cứu công tác văn th, lu trữ giúp cho học viên hiểu thêm sở lý luận kỹ thực tế tiến hành nghiệp vụ hành Là học viên Đại học Hành KH9-HCH2, với giới thiệu Học viện đợc đồng ý Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai tiếp nhận thực tập đơn vị, thời gian thực tập từ kiến thức học với hiểu biết thân giúp đỡ cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND- UBND quận Hoàng Mai em nghiên cứu, tìm hiểu công tác văn th, lu trữ: Hoàn thiện công tác văn th lu trữ Văn phòng HĐND-UBND quận Hoàng Mai Bỏo cỏo thc tt nghip 1.1 Mục đích thực tập Giúp tiếp thu kiến thức đợc học tập lớp công tác văn th, lu trữ Tiếp cận thực tế vấn đề, tạo sở thực tiễn cho việc so sánh lý luận mà tiếp thu vấn đề liên quan đến thực tế đợc học Từ rút học kinh nghiệm cho thân để hoàn thiện thân sau làm việc tốt Theo nghiệp vụ đa kiến thức học đợc trờng lớp kiến thức thực tế áp dụng công việc mại sau cho thân cho xã hội 1.2 Nội dung thực tập STT TUN Tun NI DUNG K HOCH - Liên h gp mt n v thc - Bc u lm quen vi hng dn ca cỏn b, công Tun chc ca b phn th, lu tr - Tham gia sp xp li h s, ti liu theo tng mc - Lm mt s công vic hnh phũng nh xin du, photocoppy ti liu Tun - Bc u xây dng cng báo cáo thc s lc - Tip tc hon thin công vic theo s phân công ca c quan - Trc tip quan sát cán b lm vic: chuyn nhn Tun bn, úng du, xp, lu ti liu - Hon thiện cng báo cáo chi tit v liên h vi giảng viên hng dn - Lm báo cáo chi tit theo nh hng ca giảng viên Tun + hng dn c nh hng cho bi vit chi tit - Tip tc chnh lý ti liu - Tham gia công vic c c quan phân công thêm - Tip tc vit báo cáo thc theo hg dn ca ging viên Bỏo cỏo thc tt nghip Tun + - Hon thnh báo cáo thc - Trình giảng viên chnh sa ln cui trc in - Xin nhn xét, đánh giá ca n v thc 1.3 Thời gian địa điểm thực tập Thời gian thực tập từ ngày 26/03 18/05/2012 địa điểm thực tập ủy ban nhân quận hoàng mai thành phố Hà Nội 1.4 Báo cáo trình thực tập Sau hai thángthực tập phòng Văn th lu trữ thuộc văn phòng UBND quận Hoàng Mai, em thu đợc cho nhiều kinh nghiệm học quý báu Đó trải nghiệm vô quý báu thú vị đầy hữu ích Em đợc làm quen công việc, hiểu thêm chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức phòng ban chuyên môn, đặc biệt Văn th lu trữ - Văn phòng HĐND UBND Tại đây, em có hội tiếp xúc nhiều với phần mềm CNTT ứng dụng quản lý hành Nhà nớ, công tác quản trị mạng diện rộng qua hệ thống WAN ADSL VPN quận, công tác quản lý văn đến, văn quận qua cổng thông tin điện tử Với đề tài lựa chọn, em đợc lãnh đạo nh anh chị chuyên viên phòng Văn th lu trữ quận tạo điều kiện, cung cấp đầy đủ t liệu hớng dẫn nhiệt tình quánh trình thực công việc đợc giao, nh trình hình thành đề cơng viết báo cáo Hơn nữa, trình thực tập, đậy, với môi trờng làm việc đoàn kết, chan hòa, tác phong làm việc nhanh nhen, động, sáng tạo tận tâm CBCC gơng lớn để em học tập noi theo Em nhận thức đợc rằng, thời gian thực tập không giúp em có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế, có điều kiện vận dụng sáng tạo kiến thức có nhà trờng, mà em thu đợc kinh nghiệm thực tế nh : rèn luyện đợc khả giao tiếp, lối sống, văn hóa ứng xử quan hành Nhà nớc nh sống ; rèn luyện tự tin, sáng tạo thân Sau trình thực tập, em soạn thảo văn theo yêu cầu thể thức nội dung thiết bị văn phòng nh máy in, máy photocoppy; biết đóng dấu, vào số văn bản,biết phân loại văn giấy tờ hành Thời gian thực tập trình vô hữu ích cần thiết giúp em có kinh nghiệm thực tiễn, tiếp cận công việc từ thực tiễn để bổ sung kiến thức cho phần lý thuyết đợc tiếp thu giảng đờng nhằm nâng cao trình độ lý luận sau trờng Bỏo cỏo thc tt nghip 1.5 Những công việc làm trình thực tập phòng Văn Th Lu Trữ quận Hoàng Mai , thành phố Hà Nội Nhập liệu vào máy tính Phân loại văn Đóng dấu Sử dụng máy in, máy photo Sử dụng phần mềm máy tính cách thành thạo Soạn thảo văn word, dùng phần mềm excel để tính toán Phần II: phần nội dung Chơng I : Tổng quan UBND Hoàng Mai thành phố Hà Nội 1.1.Lịch sử hình thành phát triển ubnd quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội Quận Hoàng Mai nằm phía Đông Nam nội thành Hà Nội, cách trung tâm thành phố khoảng 8km Phía Bắc giáp quận Hai Bà Trng, phía Tây giáp quận Thanh Xuân huyện Thanh Trì Quận đợc thành lập vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP Chính phủ, sở hợp 05 phờng quận Hai Bà Trng 09 xã huyện Thanh Trì, tổng cộng có 14 phờng là: Bỏo cỏo thc tt nghip Hoàng Văn Thụ, Trần Phú, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Giáp Bát, Hoàng Liệt, Vĩnh Hng, Tân Mai, Đại Kim, Thịnh Liệt, Yên Sở, Mai Động, Tơng Mai Dân số toàn quận thành lập 187.332 nhân nhng đến có 280.000 nhân Tổng diện tích đất tự nhiên quận 3.981,4 ha, đó: đất phi nông nghiệp:1.330,17 chiếm 33,41% tổng diện tích đất tự nhiên, đất phi nông nghiệp: 2.545, 39 chiếm 63,93% tổng diện tích đất tự nhiên, thành lập quận việc quản lý đất đai địa bàn có sách không đồng phận hợp thành 05 phờng cũ quận Hai Bà Trng đợc áp dụng chế độ quản lý, sử dụng đất khu vực đô thị, 09 xã huyện Thanh Trì cũ đợc áp dụng chế độ quản lý, sử dụng đất khu vực nông thôn ngoại thành Sau quận Hoàng Mai đợc thành lập, quyền thành phố quận có nhiều biện pháp thiết thực công tác quản lý đất đai nhằm tạo nên đồng phờng mặt Trong suốt năm qua Đảng nhân dân quận Hoàng Mai đoàn kết, sáng tạo để ổn định trị, phát triển kinh tế- văn hoá- xã hội góp phần không nhỏ vào phát triển thủ đô Hà Nội Năm 2011, năm có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, năm thực Nghị đại hội Đảng cấp Kế hoạch năm 2011-2015, năm diễn Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng, diễn bầu cử đại biểu Quốc hội khoá XIII HĐND cấp Trong tháng đầu năm, tình hình thực nhiệm vụ phát triển kinh tế- xã hội quận Hoàng Mai diễn bối cảnh có nhiều khó khăn, thách thức, tác động mạnh đến hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp ảnh hởng không nhỏ đến đời sống nhân dân Trớc tình hình đó, UBND quận Hoàng Mai đạo đơn vị khẩn trơng tập trung thực nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội, an ninh- quốc phòng nên đạt đợc kết khích lệ tháng đầu năm, tình hình phát triển kinh tế địa bàn phải đối mặt với nhiều khó khăn, đặc biệt lạm phát giá tăng cao, thời tiết diễn biến phức tạp, dịch bệnh tiếp tục tác động đến sản xuất nông nghiệp yếu tố bất lợi làm ảnh hởng lớn tới phát triển kinh tế Bên cạnh việc thực Nghị 11 Chính phủ kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mô, đảm bảo an sinh xã hội thắt chặt chi tiêu, giảm đầu t công ảnh hởng trực tiếp tới giá trị sản xuất nhiều đơn vị địa bàn Tuy nhiên với nỗ lực phấn đấu doanh nghiệp, vào liệt hệ thống trị, cấp, ngành kinh tế quận tiếp tục phát triển đạt mức tăng trởng Tổng giá trị sản xuất địa bàn quận ớc tháng đạt 8.058 tỷ đồng, tăng 15,1 % so với kỳ năm trớc Trong đó: giá trị sản xuất ngành CN-TTCN-XD ớc đạt 4.462,6 tỷ đồng, tăng 13,8%; giá trị sản xuất ngành TM-DV ớc đạt 3.553,1 tỷ Bỏo cỏo thc tt nghip đồng, tăng 16,9%; giá trị sản xuất ngành Nông nghiệp ớc đạt 42,3 tỷ đồng, tăng 1% so với kỳ năm trớc Tổng giá trị sản xuất quận quản lý ớc đạt 1.690,4 tỷ đồng, tăng 17,1% so với kỳ năm 2010 Trong đó, giá trị sản xuất ngành CN-TTCN-XD đạt 970,5 tỷ đồng, tăng 15,9% (KH tăng 18%); giá trị sản xuất ngành TM-DV đạt 677,6 tỷ đồng, tăng 20% (KH tăng 19%); giá trị sản xuất ngành nông nghiệp đạt 42,3 tỷ đồng, tăng 1% so với kỳ năm trớc (KH tăng 1%) Cơ cấu kinh tế tiếp tục dịch chuyển theo hớng tăng tỷ trọng giá trị sản xuất nông nghiệp.(năm 2010: CN-TTCN-XD 56,1%, TM-DV 41,3%, NN 2,6%; tháng đầu năm 2011: CN-TTCN-XD 57,4%, TM-DV 40%, NN 2,5%) Mục tiêu: Tiếp tục thực có hiệu chơng trình công tác, đề án, kế hoạch cụm công trình trọng điểm; đảm bảo kinh tế tăng trởng bền vững; đẩy mạnh phát triển văn hoá- xã hội, an ninh - quốc phòng, phấn đấu hoàn thành thắng lợi kế hoạch năm 2011 để tạo tiền đề thuận lợi cho năm Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội tháng đầu năm 2011 Tốc độ tăng tổng giá trị sản xuất quận quản lý: 17,1% Trong đó: Tốc độ tăng GTSX ngành CN-TTCN-XDCB: 15,9% Tốc độ tăng GTSX ngành TM-DV: 20% Tốc độ tăng GTSX ngành NN-TS: 1% Gia đình đạt tiêu chuẩn gia đình văn hoá tổng số hộ gia đình: Cuối năm bình xét Xây dựng trờng đạt chuẩn quốc gia: Xây dựng phờng đạt chuẩn quốc gia y tế sở: Đang thực Giảm tỷ lệ sinh thứ trở lên: Tăng 01 cháu so với kỳ 2010 Tỷ lệ trẻ em dới tuổi SDD giảm còn: 8% Số hộ thoát nghèo : 54 hộ Số LĐ đợc giải việc làm: 2.455 ngời Tổng thu ngân sách : 751,2 tỷ đồng Chi ngân sách quận: 187,268 tỷ đồng 1.2 Tổ chức máy hành UBND quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội 1.2.1 Lãnh đạo UBND quận Hoàng Mai: Bỏo cỏo thc tt nghip - Đồng chí Nguyễn Mạnh Hoàng - Chủ tịch UBND quận: phụ trách chung, nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội quy hoạch đô thị Lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện mặt công tác UBND Quận trớc UBND Thành phố, Quận uỷ, HĐND Quận trớc pháp luật với trách nhiệm ngời đứng đầu đơn vị - Đồng chí Nguyễn Doãn Toản - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách kinh tế, tài hoạt động thu chi ngân sách, xét cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất - Đồng chí Đàm Quốc Khánh - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách Văn hoá xã hội lĩnh vực xã hội khác - Đồng chí Nguyễn Đức Hải - Phó chủ tịch UBND quận: phụ trách xây dựng đô thị giao thông thuỷ lợi, hạ tầng kỹ thuật 1.2.2 Uỷ viên UBND quận: - Đồng chí Trần Văn Tỉnh - Trởng công an quận - Đồng chí Bùi Quang Khánh - Chỉ huy trởng BCH quân - Đồng chí Bùi Thị Phơng - Chánh văn phòng HĐND-UBND quận - Đồng chí Nguyễn Văn Bình - Chánh Thanh Tra quận 1.2.3 Hệ thống tổ chức UBND quận Hoàng Mai * Khu vực quản lý hành nhà nớc: - Văn phòng HĐND UBND quận - Phòng Nội vụ - Thanh tra nhà nớc - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Lao động thơng binh xã hội - Phòng Quản lý đô thị - Phòng Tài nguyên - Môi trờng - Phòng Văn hoá Thông tin - Phòng Kinh tế - Phòng T pháp - Phòng Y tế - Thanh tra xây dựng * Khu vực nghiệp: - Văn phòng đăng ký Đất nhà - Trung tâm PTQĐ QLDT hạ tầng đô thị 10 Bỏo cỏo thc tt nghip - Mọi văn mà UBND quận Hoàng Mai gửi gọi công văn đi, tờ trình, định hay thông báo nhng thờng xuyên công văn - Văn phải qua văn th để đăng ký, đóng dấu làm thủ tục gửi (nếu muốn gửi qua đờng bu điện) - Văn th quận có ngời phục trách văn Quy trình gửi đảm bảo đầy đủ bớc theo quy định: Bớc 1: Rà soát lại văn Ngời đảm nhận công văn phải chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo thể thức văn đi, cần phải kiểm tra phần thể thức văn với quy định pháp luật hay cha, sai sót phải báo lại để sửa chữa bổ sung Bớc 2: Vào sổ đăng ký văn - Ghi số văn bản: Phân loại theo loại văn mà có số tơng ứng: công văn có số riêng, định có số riêng, văn quy phạm pháp luật Số văn đợc ghi liên tục từ 001 ngày 01/01 đến 31/12 năm, ghi số phải xác tránh bỏ sót trùng lặp - Ghi ngày tháng vào văn bản: văn gửi ngày ngày đấy, ngày tháng đợc ghi vào góc bên phải văn bản, văn quy phạm pháp luật đợc để ngày tháng thời điểm ký ban hành - Đóng dấu văn đi: Văn có chữ ký hợp lệ đợc đóng dấu, dấu đóng rõ ràng, mầu mực quy định, mặt dấu chờm lên 1/3 1/4 chữ ký; dự thảo, chơng trình, kế hoạch gửi cấp xin ý kiến đạo dự thảo báo cáo đa hội nghị đơn vị muốn xác nhận tính hợp pháp văn đóng dấu vào vị trí tác giả văn - UBND quận Hoàng Mai sử dụng mạng máy tính nội để quản lý văn đi, khác biệt so với quy định sổ công văn đi, trang cho loại văn Đối với công văn nhập toàn nội dung trích yếu nơi gửi văn đến, ghi rõ tên ngời ký nơi lu văn nh lĩnh vực mà văn bả đề cập đến, định cá biệt ghi nội dung trích yếu tức phải ghi nội dung cụ thể mà định cá biệt đề cập đến, riêng văn quy phạm pháp luật phải ghi số ký hiệu đầy đủ 25 Bỏo cỏo thc tt nghip - Mẫu phần mềm quản lý văn nh sau: Văn Loại văn Số văn Số phụ Ký hiệu Ngày ký Trích yếu nội dung Nơi nhận Ngời ký Ngời soạn Ngời duyệt Độ khẩn Độ mật Mức quan trọng Số Số tờ Số Bớc 3: Chuyển văn - Văn đợc chuyển sau thông tin cần thiết có sẵn phần mềm đợc ghi đầy đủ, xác, gọn đăng ký phát hành Văn đợc gửi qua đờng bu điện, đa trực tiếp đến địa nơi nhận gửi qua máy fax; công việc ngời làm công tác giao liên phận văn th phụ trách - Văn phải đợc chuyển ngày, văn gửi cho quan có tên nơi nhận; bì phải để rõ, tên quan gửi, tên địa quan nơi nhận, số ký hiệu văn bản, số lợng văn 26 Bỏo cỏo thc tt nghip Bớc 4: Sắp xếp lu văn - Mỗi văn có lu: để lập hồ sơ theo dõi công việc đơn vị lu hành, lu văn th để tra tìm, phục vụ cần thiết - Những lu văn th phải xếp theo loại, lu phải chính, không cung cấp cho cá nhân, quan tổ chức trách nhiệm biết thông tin văn bản, hồ sơ tài liệu trình xử lý Lu ý: Đối với văn mật, việc quản lý văn mật văn th UBND Quận đợc giao trực tiếp cho ngời quản lý văn đến Khi văn đến văn mật ngời đợc giao nhiệm vụ bóc bì, đóng dấu đến, đính phiếu gửi vào phần mềm giành cho văn mật đến; văn mật sau rà soát thể thức, đóng dấu đóng thêm dấu mật vào phần mềm giành cho văn mật Đối với văn nội bộ: văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng nội quận Hoàng Mai gọi văn nội bộ, chuyển giao văn nội đợc thực chủ yếu phòng văn th, đơn vị có văn gửi đến phòng ban quận mang xuống phòng văn th để vào ô tơng ứng; văn nội phát hành phải vào phần mềm giành riêng cho văn nội bộ, phải xin dấu trình chuyển giao phải vào sổ ký nhận tơng tự nh văn đi, đến 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu: Con dấu phơng tiện để thực công tác quản lý nhà nớc mặt đời sống xã hội, thể quyền lực quyền cấp Tổ chức quản lý dấu nhiệm vụ quan trọng công tác văn th khẳng định giá trị pháp lý văn thủ tục hành Tại UBND quận, việc quản lý dấu đợc giao cho ngời chịu trách nhiệm, ngời tin cậy có trình độ chuyên môn văn th mà việc tổ chức quản lý sử dụng dấu quận diễn theo quy định pháp luật, đặc biệt tuân thủ nguyên tắc đóng dấu là: - Nội dung dấu phải trùng với tên quan ban hành văn bản; - Không sử dụng dấu giả, không làm biến dạng dấu hay không đóng dấu vào văn không hợp lệ, văn cha có chữ ký cấp có thẩm quyền văn cha ghi nội dung; 27 Bỏo cỏo thc tt nghip - Dấu đợc đóng phải rõ nét trùm lên 1/3 chữ ký; Mực dấu đợc thống dùng màu đỏ, trờng hợp phụ lục hay văn dự thảo đóng dấu treo 2.3 Bộ phận Văn th lu trữ ubnd quận Hoàng Mai Căn định số :1529/QĐ-UBND ngày 08 tháng năm 2010 chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội, việc ban hành mẫu Quyết định, quy định, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc Thành phố Hà Nội; Căn định số :341/QĐ - UBND ngày 20 tháng năm 2010 UBND Thành phố Hà Nội việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, thuộc Thành phố Hà Nội; 2.3.2 Nơi làm việc trang thiết bị phòng Văn th lu trữ Nơi làm việc cổng vào ubnd dân quận Hoàng Mai để tiện cho việc nhận giử văn đến Phòng đủ không gian để làm việc thoáng mát tạo môi trờng cho nhân có môi trờng tốt Đợc quan tâm lãnh đạo quận lãnh đạo văn phòng nên sở vật chất phận văn th tơng đối tốt, cụ thể là: phận văn th có máy tính/4 ngời, có máy fax, 02 máy in, 03 máy scan, 03 máy phô tô (02 máy thuê), máy huỷ tài liệu vị trí bàn ghế, hòm, két, tủ đựng hồ sơ phòng đợc bố trí hợp lý theo yêu cầu cải cách hành 2.3.3 Số lợng cán công chức phòng Văn th lu trữ - Bộ phận văn th gồm bốn ngời, có tổ trởng ba nhân viên, bốn nhân viên phòng có chuyên viên, ba cán Biên chế phận văn th đợc bố trí tơng thích với cấu tổ chức quận, đảm bảo trình độ lực cán thực tốt công tác văn th mang lại ý nghĩa to lớn cho hoạt động quản lý nhà nớc quận Căn vào chức nhiệm vụ phận văn th khả chuyên môn nghiệp vụ đợc đào tạo cán công chức Chánh văn phòng có phân công nhiệm vụ cho cán công chức nh sau: 28 Bỏo cỏo thc tt nghip * Đồng chí Nguyễn Thị Hà: Tổ trởng tổ Văn th quản lý chung phát hành văn đi, tổng hợp xử lý công văn nội bộ, mật, khẩn Phối hợp với tổ tin học để đôn đốc gửi giấy mời họp, hội nghị theo lịch Bảo quản sử dụng dấu, kiểm tra thể thức văn trớc đóng dấu * Đồng chí Nguyễn Hoàng Yến: Nhân viên văn th quản lý công văn đến HĐND, UBND quận Có trách nhiệm chia báo ngày trớc 8h để gửi cho lãnh đạo quận Kiêm công tác thủ quỹ tài sản Văn phòng HĐND- UBND quận * Đồng chí Triệu Thu Hằng: Nhân viên văn th chịu trách nhiệm việc Scan văn đến lên hệ thống văn UBND quận Phối hợp cán quản trị mạng để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, chơng trình ISO Trực tiếp đánh máy phô tô văn bản, tài liệu HĐND, UBND văn phòng * Đồng chí Trần Quang Thế: Quản lý việc sử dụng 02 máy phô tô thuê phận văn th giao văn cho phòng ban Việc phân công nhiệm vụ cho cán công chức nhằm xác định đầu mối chịu trách nhiệm công việc phận văn th Trong trình thực tuỳ theo số lợng công việc ngày nhiều hay cán công chức mà có điều phối hỗ trợ kịp thời để đạt mục đích chung không để công việc phòng tồn đọng 2.4 Thống kê tài liệu lu trữ Số liệu thống kê văn đến Từ năm 2007 đến năm 2011 tiếp nhận xử lý: Năm 2007 2008 2009 2010 2011(1/131/8) Tổng số văn xử lý 4069 5497 5669 6684 5310 29 Bỏo cỏo thc tt nghip Số liệu thống kê văn Từ năm 2007 đến năm 2011 tiếp nhận xử lý: Quyết định Công văn Báo cáo Kế hoạch Thông báo Tờ trình 2007 2008 2009 2010 2318 721 83 113 377 73 3328 932 167 145 434 64 4249 1335 178 138 465 99 7187 1393 168 155 510 510 2011(Từ 1/1 đến 31/8) 9083 986 132 105 495 495 Trong tháng đầu năm 2011(từ ngày 01/01/2011 đến 31/03/2011) tiếp nhận xử lý: 3856 văn đi, đó: Quyết định Công văn Báo cáo Kế hoạch Thông báo Tờ Trình Tổng 3306 289 38 49 154 20 3856 2.5 Nhận xét hoạt động phòng văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai 2.5.1 Những kết đạt đợc - Tại phận văn th thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, cán chuyên trách phải đảm nhận khối lợng công việc nặng nề: công văn, giấy tờ, tài liệu văn kiện quan ban hành công văn giấy tờ, đơn từ khiếu nại đợc gửi đến ngày tăng Công việc văn th công việc vụ , dễ nhàm chán hay bị nhầm lẫn, sai sót Mặc dù nhng văn th chuyên trách hoàn thành tốt nhiệm vụ bố trí hợp lý điều kiện quan, với kinh nghiệm sẵn có, lòng nhiệt tình say mê với công việc tinh thần đoàn kết, không khí làm việc vui vẻ tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành thao tác nghiệp vụ nhanh chóng, xác hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc công văn, giấy tờ đến UBND đợc giải ngày 30 Bỏo cỏo thc tt nghip - Đội ngũ cán văn th đợc bố trí đảm nhận công việc hầu hết đợc đào tạo trờng chuyên ngành văn th lu trữ phòng có phân công công việc rõ ràng cho ngời tạo khả độc lập, phát huy đợc tinh thần dân chủ hoạt động Đồng thời cán có tác phong làm việc khoa học, cần cù, trách nhiệm với công việc nên phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, từ việc làm thủ tục chuyển giao văn đến việc làm thủ tục tiếp nhận văn đến đặc biệt thao tác sử lý công việc nhanh, linh động văn có dấu khẩn, mật, giấy tờ phục vụ cho lãnh đạo công tác gấp tất đợc đăng ký, chuyển giao cập nhật lu hệ thống máy tính theo quy định nhà nớc nội quy quan Cơ sở vật chất: Là quận đợc thành lập đợc năm, kinh phí hoạt động hạn chế nhng sở vật chất phòng văn th tơng đối đầy đủ tiện nghi phục vụ đắc lực cho công tác văn th đạt hiệu quả, nhận thấy phòng văn th quan hành nghiệp có đợc sở vật chất tốt nh quận Hoàng Mai lãnh đạo quan hành thấy hết đợc tầm quan trọng phận văn th, cán công chức phận văn th cảm thấy may mắn lãnh đạo văn phòng lãnh đạo UBND quận ngời hiểu rõ vị trí họ nên không đợc quan tâm, động viên tinh thần mà đợc trang bị sở vật chất tác nghiệp với phòng ban khác thực thao tác chuyên môn nhanh chóng, xác - Việc quản lý bảo quan an toàn dấu đợc giao cho đồng chí Hà - Tổ trởng tổ văn th phụ trách, ngời giỏi chuyên môn có trách nhiệm cao công việc chị Hà hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Tóm lại: Quận Hoàng Mai văn th không phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng với phận khác đặc biệt phòng tổng hợp để giải tốt công việc đợc giao mà trung tâm nối liền hoạt động giao lu, liên kết phòng, ban quận 2.5.2 Hạn chế 2.5.2.1 Nhân sự: - Chất lợng: Trong trình công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc, trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên viên Văn th không đáp ứng đợc với yêu cầu nhu cầu thiết đặt phải nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Mặt khác, với phát triển khoa học công nghệ có hoạt động chuyển giao văn máy tính để giải tốt 31 Bỏo cỏo thc tt nghip hoạt động chuyển giao đòi hỏi trình độ khoa học công nghệ phải đợc thờng xuyên bổ sung nâng cao - Số lợng: Một nguyên tắc quan trọng công tác văn th văn đến, ngày phải giải hết ngày hôm đó, nhng với khối lợng công việc lớn nh HĐND, UBND quận Hoàng Mai (trung bình có hàng trăm văn đến, đi/ ngày) bốn cán phòng không đáp ứng quận nhng Hoàng Mai cần phải có kế hoạch tuyển dụng nhân cho toàn quan nói chung phận văn th nói riêng để hoàn thành tốt công việc đợc cấp nhân dân giao phó - Chế độ: Với số công việc chuyên trách đòi hỏi trình độ lực mà cán văn th đảm nhận chế độ lơng, chế độ khen thởng vật chất tinh thần nói chung đợc quan tâm, ý Thực tế mức lơng mà cán văn th nhận đợc thấp so với cán ngạch, bậc 2.5.2.2 Pháp luật: Công tác văn th có vai trò quan trọng quan, đơn vị đặc biệt quan hành nh HĐND, UBND quận Hoàng Mai Tuy nhiên hoạt động văn th bị buộc số quy định văn pháp luật mà cha đợc cụ thể hoá tình hình quận Mâu thuẫn cán phải cập nhật thực theo văn chuyên môn, nghiệp vụ nên cần có hớng dẫn, đạo để quy định vào thực tiễn mang lại hiệu cao 2.5.2.3 Cơ sở vật chất: Hiện nay, UBND quận Hoàng Mai chuyển trụ sở Trung tâm hành quận Hoàng Mai thuộc phờng Thịnh Liệt quận Hoàng Mai Về sở vật chất đợc lãnh đạo quận quan tâm nên sau trụ sở có thay đổi số nh bàn, ghế, tủ làm việc v.v Ngoài ra, phận văn th đợc bổ sung thêm máy phô tô máy Scan để phục vụ cho công tác văn th tốt Bởi vậy, cần phải đại hoá nhiều khâu công tác văn th để giải tốt đợc khối lợng công việc đồ sộ quận 2.5.3 Nguyên nhân 32 Bỏo cỏo thc tt nghip 2.5.3.1.Nguyên nhân khách quan H thng bn quy nh v công tác lu tr ti liu cha ng b v hon chnh, nhiu bn chng chéo, cha quy nh c th, rõ rng Vn thiu bn QPPL quy nh, hng dn c th v mt s ni dung ca công tác th, lu tr nh: lp h s công vic v lu tr hin hnh, ban hnh bng thi gian bo qun ti liu iu ny gây khó khn vic trin khai, thc hin ni dung v th, lu tr ti c quan, n v Khí hậu nớc ta khí hậu nóng ẩm gió mùa nên trang thiết bị phòng nh máy tính, máy photocoppy, giấy tờ lu trữ bị hỏng ảnh hởng đến trình làm việc 2.5.3.2 Nguyên nhân chủ quan i ng CBCC ca c quan cha c o to nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao nhn thc v lý lun công tác lu tr Công tác o to bi dng nghip v v th lu tr cho CBCC Thnh ph cha t yêu cu Do kinh phí t chc lp hc gp khó khn nên lp hc bi dng v công tác th, lu tr thng c t chc vi s lng ông, thi gian ngn nên không truyn ti c ht nhng kin thc, k nng nh yêu cu Công tác b sung ti liu lu tr cha hon thin vic ng dng CNTT qun lý v s dng ti liu lu tr li cng khó khn hn khâu phân loi v chnh lý cha c hon chnh Tra cu ti liu bng th công lm cho hiu qu cụng vic cha cao Tin khai thác vic lp c s d liu lu tr chm, c s d liu c xây dng mang tính cht n l, cha c tích hp v chuyn giao mng, nht l mng din rng v mng Internet nên cha to iu kin vic khai thác s dng ti liu lu tr c rng rãi 33 Bỏo cỏo thc tt nghip Chơng III : Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc thực công tác văn th taị UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội 3.1 Một số giải pháp 3.1.1 Hoàn thiện, sửa đổi bổ sung văn quy phạm pháp luật hớng dẫn công tác văn th lu trữ Văn hớng dẫn công tác văn th lu trữ tơng đối nhiều kể nh: Luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ công tác văn th lu trữ văn hớng dẫn công tác văn th Trên sở đó, quan nói chung HĐND, UBND quận Hoàng Mai nói riêng phải: xây dựng hệ thống, hoàn thiện hệ thống văn đạo ban hành văn hớng dẫn, quy chế công tác văn th cụ thể, rõ ràng, đặc biệt phải thống việc ban hành văn để quản lý văn đến, văn đi; rà soát văn quy định công tác văn th, bãi bỏ quy định trái với luật văn hớng dẫn, đạo công tác văn th; quy định rõ trách nhiệm yêu cầu từ thủ trởng đến nhân viên văn th phải thực đầy đủ quy định công tác văn th Tuy nhiên, văn quan nhà nớc cấp dới phải tuân thủ nghiêm chỉnh yêu cầu ban hành sở văn quan nhà nớc cấp để công tác văn th đợc thực thống 3.1.2 Hoàn thiện kiện toàn tổ chức làm công tác văn th, tổ chức bố trí hợp lý số ngời phòng văn th để nhằm mục đích giải công việc cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu thực tế công việc - Cần có luân chuyển hợp lý đội ngũ cán kế toán; vừa kết hợp tiếp nhận, vừa khuyến khích phát huy khả sáng tạo nguồn nhân lực trẻ, sẵn sàng thay cần thiết Trong trờng hợp có cán đợc cử công tác vài ngày hay nghỉ phép phải có nhân viên thay để đảm bảo không ảnh hởng đến công việc phòng nh hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao - Mặt khác, phát triển tơng lai quận đòi hỏi nguồn nhân lực lớn nên từ phải có kế hoạch tuyển dụng chuẩn bị nguồn nhân lực cho quan Về hình thức tuyển dụng tổ chức thi tuyển, sát hạch mà nguồn cung cấp sinh viên trờng đại học nớc Chất lợng: 34 Bỏo cỏo thc tt nghip Nâng cao lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán văn th nhằm đáp ứng đòi hỏi nghiệp đổi đất nớc nói chung quận Hoàng Mai nói riêng ngời trung tâm, nhân tố định trực tiếp thực đổi mới, qua lực trình độ ngời phản ánh đợc kết Vì vậy, cần phải đợc thực tốt biện pháp sau: - Đẩy mạnh công tác đào tạo, bổ nhiệm, bồi dỡng nâng cao trình độ cho cán văn th- Đây công tác quan trọng nhng thời gian qua thực theo hình thức, theo ý chủ quan có lợi cho cá nhân nên hiệu không cao - Tổ chức tốt lớp bồi dỡng khả phản ứng với trờng hợp bất khả kháng nhằm nâng cao khả thích ứng cán công chức tránh thiệt hại trờng hợp xảy ra, sống lờng trớc hết bất ngờ, phải tạo cho ngời cán t chủ động tâm lý, cách giải để kịp thời ứng phó với khó khăn - Có sách khen thởng, đề bạt cán làm công tác văn th tăng cờng ý thức trách nhiệm cán làm công tác văn th để khuyến khích họ phấn đấu tốt công việc; đồng thời có biện pháp kỷ luật cán văn th không hoàn thành nhiệm vụ, phá hoại để lộ bí mật nhà nớc Chế độ: Tiếp tục nghiên cứu, cải cách chế độ tiền lơng có khoản phụ cấp hàng tháng cán làm công tác văn th để họ yên tâm công tác, đảm bảo tốt công việc đợc giao với số tiền lơng nh không đáp ứng đợc nhu cầu thiết yếu sống hàng ngày 3.1.3.Cải cách hành quốc gia Cần dứt khoát kiên định quan điểm xây dựng nhà nớc pháp quyền, phân định rõ lãnh đạo Đảng quản lý Nhà nớc Phải xếp lại tổ chức chức năng, điều chỉnh chồng chéo, trùng lặp máy hành Vận dụng công nghệ thông tin trình truyền nhận văn tạo phần mềm tơng thích với công việc văn th Đồng hóa phần mềm quản lý văn cho tất phận quan, nhằm tạo hiệu cao giúp rút ngắn trình xử lý truyền nhận tạo nhanh chóng kịp thời thông tin quản lý 3.1.4 áp dụng phơng tiện khoa học kỹ thuật theo hớng đại hoá công tác văn th 35 Bỏo cỏo thc tt nghip Theo em nội dung quan trọng hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn th thời gian tới quận cần mạnh dạn đầu t, trang bị thiết bị đại nhằm giảm nhẹ đợc sức lao động mà lại nâng cao đợc suất lao động cán văn th - Đó trang thiết bị dùng việc soạn thảo văn bản, ghi chép, nhân bản; trang thiết bị dùng việc nhận, gửi, đăng ký văn nh: máy bóc, dán phong bì tự động, đánh số văn bản, ghi địa chỉ, đóng dấu tem để chuyển văn nội dùng băng chuyển tự động hay hệ thống vận chuyển nén - áp dụng ISO tiêu chuẩn hoá hệ thống văn giúp giảm bớt chi phí nguồn nhân lực cho hoạt động văn th, cụ thể góp phần giảm bớt thời gian, chi phí cho việc rà soát thể thức nội dung văn đồng thời giúp cho quan, tổ chức tránh sai sót không cần thiết - Công tác bảo mật văn cần đợc coi trọng Cụ thể phải có phơng tiện vật chất đảm bảo quản lý văn tránh trờng hợp lợi dụng văn để làm việc sai trái cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân bên 3.2 Một số kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu việc thực công tác Văn th lu trữ UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà nội Công tác văn th mảng công việc hoạt động quản lý nhà nớc, văn phòng công tác văn th thiếu đợc nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung văn phòng, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nhà nớc Công tác văn th mà đợc tổ chức cách khoa học, cán văn th có phối hợp nhịp nhàng công việc, thực khâu nghiệp vụ công tác văn th hiệu cao, hiệu đợc thể số lợng giải văn năm, chỗ cung cấp kịp thời đầy đủ xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nớc đơn vị, quan Công tác văn th HĐND, UBND quận Hoàng Mai đợc tổ chức tơng đối tốt song số vấn đề cần điều chỉnh để hoàn thiện nhằm phù hợp với điều kiện tình hình Căn vào chức năng, nhiệm vụ đợc giao nh kế hoạch hoạt động HĐND, UBND quận Hoàng Mai, phơng hớng nhiệm vụ văn phòng nói chung, công tác văn th nói riêng nh sau 36 Bỏo cỏo thc tt nghip Cn hon thin vic ng dng CNTT hot ng quản lý quận giúp cho trình xử lý thông tin quận đợc đồng Phải thực song song hai việc là: Thứ nhất, trọng công tác đào tạo, bồi dỡng sử dụng nguồn nhân lực quan - Cần nâng cao quan điểm: Trình độ ứng dụng tin học ngời lãnh đạo, ngời quản lý, CBCC, chuyên gia quản trị viên vận hành hệ thống yếu tố quan trọng định hiệu vận thành công thông tin văn th lu trữ - Tăng lực cán việc quy định tiêu chuẩn xét đầu vào (trình độ tin học) - Thờng xuyên tổ chúc cán chuyên trách theo học lớp tập huấn tin học để có thành tựu CNTT hoạt động quản lý, điều hành tạo cho cán công chức thói quen sử dụng, tìm kiếm, trao đổi thông tin qua mạng máy tính thứ hai,đầu t sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ ứng dụng CNTT - Về phần cứng: Nâng cấp hệ thống máy tính có cấu hình đủ mạnh phù hợp với phát triển CNTT Cần ý đến tính lỗi thời nhanh công nghê để có bớc tính toán hợp lý - Về phần mềm: Hoàn thiện nâng cấp phần mềm xây dựng;Tiếp tục xây dựng phát triển mang LAN trụ sở UBND quận Đồng thời cần trọng xây dựng hệ thống thông tin dùng chung, hệ thống thông tin tác nghiệp, đẩy mạnh việc cung cấp, trao đổi thông tin đơn vị nh tổ chc, ngời dan có nhu cầu tra cứu tìm hiểu Việc ứng dụng CNTT văn th lu trữ nh văn phòng khác điểm cần trọng giúp cho công việc đợc nhanh chóng xác KếT LUậN Căn vào đờng lối, chủ trơng Đảng Nhà nớc đại hoá hành quốc gia nhằm góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội đất nớc ta cải cách hành quốc gia 37 Bỏo cỏo thc tt nghip Để thực tốt chủ trơng này, không ngừng cải tiến hoàn thiện hoạt động giải pháp tối u nội dung kỹ thuật tiến hành nghiệp vụ hành văn phòng trình hoạt động cần đợc tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn th, lu trữ Các quy định toàn công việc quan quản lý hành Nhà nớc xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý Đó hoạt động đòi hỏi quan tâm quan, tổ chức chức có thẩm quyền, nhà chuyên môn, mà nhiệm vụ cán bộ, công chức thực thi công vụ có liên quan trách nhiệm cử nhân hành tơng lai Văn th lu trữ trình quan trọng trình truyền tải xử lý thông tin nhanh xác Giúp cho lãnh đạo kịp thời đạo vấn đề quản lý xã hội Đó vấn đề cần phải có cách thức thay đổi hợp lý đồng Để phát triển nhanh xã hội ngày cần có thay đổi để có phù hợp với trình phát triển nh Thay đổi dần t xã hội nên hành Biến hành trở thành hành động sáng tạo góp phần vào xây dựng đất nớc trình hội nhập kinh tế Quốc tế công nghiệp hóa đại hóa Đất nớc Tuy đờng đế thành công dài chông gai xuất phát điểm hạ tầng kỹ thuật Việt Nam lạc hậu so với giớ, tồn chế hành cũ cha đợc tháo gỡ hoàn toàn Tuy nhiên với quan tâm Đảng Nhà nớc, nỗ lực phấn đấu UBND quận Hoàng Mai, hi vọng quận ủy đạt đợc thành công rực rỡ công tác Văn th lu trữ nh hoạt động khác hoạt động quản lý hành Nhà nớc thời gian tới DANH MC TI LIU THAM KHO Lut t chc Hi ng Nhân Dân ủY ban nhân dân; Cng giao tip in t qun Hoàng Mai http://hoangmai.hanoi.gov.vn Giáo trình hành văn phòng quan Nhà nớc/TS Lu Kiếm Thanh chủ biên 38 Bỏo cỏo thc tt nghip Chỉ thị 05/2007/CT-ttg ngày 02/03/2007 Thủ Tớng Chính Phủ tăng cờng bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lu trữ Báo cáo tổng kết công tác năm 2010 nhiệm vụ trọng tâm năm 2011 UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà Nội Giáo trình tin học văn phòng Học Viện Hành Chính 39 [...]... văn phòng Phó văn phòng Tổ nghiên cứu tổng hợp Phó văn phòng Tổ công tác quản trị nghiệp vụ 15 Bỏo cỏo thc tp tt nghip Tổng hợp Văn th tổng hợp Tổ tiếp nhận hồ sơ hành chính Tổ tiếp dân Tổ hành chính quản trị Tổ công nghệ th ng tin Chơng II : Th c Trạng công tác Văn th lu trữ tại UBND quận Hoàng Mai, th nh phố Hà Nội 2.1 Những quy định th c hiện công tác lu trữ tại phòng văn th lu trữ 2.1.1 Công tác lu. .. khai th c s dng ti liu lu tr c rng rãi 33 Bỏo cỏo thc tp tt nghip Chơng III : Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc th c hiện công tác văn th taị UBND quận Hoàng Mai th nh phố Hà Nội 3.1 Một số giải pháp 3.1.1 Hoàn thiện, sửa đổi bổ sung văn bản quy phạm pháp lu t hớng dẫn về công tác văn th lu trữ Văn bản hớng dẫn công tác văn th lu trữ tơng đối nhiều có th kể ra nh: Lu t ban hành văn. .. Một số kiến nghị cụ th nhằm nâng cao hiệu quả việc th c hiện công tác Văn th lu trữ tại UBND quận Hoàng Mai th nh phố Hà nội Công tác văn th là một mảng công việc trong hoạt động quản lý nhà nớc, trong văn phòng công tác văn th không th thiếu đợc và là một nội dung quan trọng, nó chiếm phần lớn nội dung của văn phòng, nó ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nhà nớc Công tác văn th mà đợc tổ chức... quy phạm pháp lu t; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 th ng 02 năm 2010 của Chính phủ về công tác văn th lu trữ đây là văn bản mới nhất hớng dẫn về công tác văn th Trên cơ sở đó, các cơ quan nói chung của HĐND, UBND quận Hoàng Mai nói riêng phải: xây dựng hệ th ng, hoàn thiện hệ th ng văn bản chỉ đạo và ban hành văn bản hớng dẫn, quy chế về công tác văn th cụ th , rõ ràng, đặc biệt phải th ng nhất trong... văn bản để quản lý văn bản đến, văn bản đi; rà soát các văn bản quy định về công tác văn th, bãi bỏ các quy định trái với lu t và các văn bản hớng dẫn, chỉ đạo công tác văn th; quy định rõ trách nhiệm và yêu cầu từ th trởng đến nhân viên văn th đều phải th c hiện đúng và đầy đủ các quy định về công tác văn th Tuy nhiên, văn bản của cơ quan nhà nớc cấp dới phải tuân th nghiêm chỉnh những yêu cầu và. .. cách chân th c - Công tác văn th bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, th ng xuyên cho tài liệu lu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ quan đợc giao nộp và lu trữ cơ quan 2.1.2 Cơ chế hoạt động của công tác Lu trữ tại phòng Văn th lu trữ 2.1.2.1 .Văn bản đến: Trình tự quản lý văn bản đến: Tất cả văn bản, kể... giải quyết văn bản đến - Nghiệp vụ quản lý văn bản đến đợc th c hiện theo hớng dẫn của Cục trởng Cục văn th lu trữ nhà nớc 2.1.2.2 Văn bản đi: - Văn bản do lãnh đạo uỷ ban và lãnh đạo văn phòng ký chuyển đến bộ phận văn th để lấy số Văn th chỉ lấy số và đóng dấu văn bản sau khi kiểm tra th y văn bản đúng với th th c quy định; - Văn bản đi đợc chia th nh nhiều phần mềm theo tên loại ban hành Văn bản đợc... 1.3.3.1 Văn phòng HĐND- UBND quận: có Chánh văn phòng, không quá 03 phó Chánh văn phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp lu t a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trớc UBND quận, Chủ tịch UBND quận và trớc pháp lu t về việc th c hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đợc giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng b) Phó Chánh văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo... th m dấu mật và vào phần mềm giành cho văn bản mật đi Đối với văn bản nội bộ: những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ của quận Hoàng Mai gọi là văn bản nội bộ, chuyển giao văn bản trong nội bộ đợc th c hiện chủ yếu ở phòng văn th, các đơn vị có văn bản gửi đến các phòng ban trong quận có th mang xuống phòng văn th để vào các ô tơng ứng; các văn bản nội bộ khi phát hành phải vào phần mềm... làm việc và trang thiết bị tại phòng Văn th lu trữ Nơi làm việc tại cổng vào của ubnd dân quận Hoàng Mai để tiện cho việc nhận và giử các văn bản đi và đến Phòng đủ không gian để làm việc thoáng mát tạo môi trờng cho các nhân sự có môi trờng tốt nhất Đợc sự quan tâm của lãnh đạo quận và lãnh đạo văn phòng nên cơ sở vật chất của bộ phận văn th tơng đối tốt, cụ th là: bộ phận văn th có 4 máy tính/4 ... nớc: - Văn phòng HĐND UBND quận - Phòng Nội vụ - Thanh tra nhà nớc - Phòng Tài - Kế hoạch - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Lao động thơng binh xã hội - Phòng Quản lý đô thị - Phòng Tài nguyên -. .. quận: - Đồng chí Trần Văn Tỉnh - Trởng công an quận - Đồng chí Bùi Quang Khánh - Chỉ huy trởng BCH quân - Đồng chí Bùi Thị Phơng - Chánh văn phòng HĐND-UBND quận - Đồng chí Nguyễn Văn Bình - Chánh... cỏo thc tt nghip - Trung tâm bồi dỡng trị - Bến xe tải Thanh trì - Trung tâm VH- TDTT - Ban quản lý dự án - Trung tâm Dạy nghề - Trung tâm DS KHH GĐ - Ban quản lý chợ Trơng định - Ban quản lý dự