Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tại tổng công ty chè việt nam 1

Mục Lục Lời nói đầu Ch¬ngI: Lý luËn văn phòng công tác văn phòng I.Quan niÖm văn phòng 1.Khái niệm văn phòng 2.VÞ trÝ , vai trò văn phòng 2.1.Vị trí văn phòng .6 2.2.Vai trò văn phòng 3.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 3.1 Chức văn phòng 3.2.Nhiệm vụ văn phòng .7 II.ý nghĩa việc tổ chức công tác văn phòng khoa học .8 1.Vị trí công tác văn phßng 2.ý nghĩa tổ chức công tác văn phòng khoa häc III Néi dung cña công tác văn phòng .10 1.Cơ cấu tổ chức máy 11 2.Tỉ chøc trơ sở văn phòng 11 3.Tổ chức nhân văn phòng 12 4.LËp ch¬ng trình kế hoạch .12 5.LÃnh đạo, điều hành công tác văn phòng .13 6.Kiểm tra hoạt động văn phòng .13 7.Phân tích đánh giá hoạt động quản trị văn phòng 13 ChơngII Thực trạng công tác văn phòng Tổng công ty chè Việt nam 14 I Giíi thiƯu chung vỊ Tỉng c«ng ty chÌ ViƯt nam 14 1.Qu¸ trình hình thành phát triển tổng công ty 14 2.Cơ cấu tổ chức máy cđa tỉng c«ng ty chÌ viƯt nam 15 2.1.Sơ đồ cấu tổ chức máy .15 2.2.C¸c bé phËn chức tổng công ty 15 3.Chức , nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh cđa Tỉng c«ng ty chÌ ViƯt nam 17 II Tổ chức hoạt động văn phòng tổng công ty chè Việt nam 18 1.Sơ đồ tổ chức máy văn phòng 18 2.Các phận trực thuộc văn phßng 18 3.Chøc , nhiệm vụ văn phòng 19 III.Thực trạng công tác văn phòng tai Tổng công ty chè Việt nam 20 ChơngIII.Một số giải pháp nhằm hoàn thiên công tác văn phòng tỉng c«ng ty chÌ ViƯt nam 22 I NhËn xÐt chung .22 1.u ®iĨm .22 2.Nhợc điểm 24 II Nguyên nhân .24 1.Nguyên nhân chủ quan 24 2.Nguyên nhân khách quan .25 III Mét số giải pháp nhằm hoàn thiện côngc tác văn phòng tai T«ng c«ng ty chÌ ViƯt nam .25 1.C¸c biƯn ph¸p nâng cao hiệu lực, hiệu lÃnh đạo văn phòng 26 1.1.Vai trò ngời lÃnh đạo 26 1.2.Yêu cầu ngời lÃnh đạo .27 2.Đổi công tác nhân .27 2.1.Tun dơng vµ đào tạo 27 2.2.Công tác chăm lo đời sống 27 3.Sư dơng cã hiệu trang thiết bị văn phòng 28 4.ứng dung công nghệ thông tin vào đại hoá văn phòng 28 5.Tạo môi trêng lµm viƯc 29 KÕt luËn .30 Tµi liƯu tham kh¶o 31 Lời nói đầu Năm 1986 Việt Nam bớc vào thời kỳ đổi mới, kinh tế xoá bỏ chế hành bao cấp chuyển kinh tế từ chế kế hoạch hoá tập trung sang chế phát triển sản xuất hàng hoá sở nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trờng,định hớng x· héi chđ nghÜa Cịng tõ ®ã nỊn kinh tÕ níc ta ®· cã sù thay ®ỉi, chun biÕn nhanh chãng Tríc ®ỉi míi nỊn kinh tÕ níc ta chØ bao gồm hai thành phần kinh tế kinh tế nhà nớc kinh tế tập thể đà kìm hÃm phát triển nhiều thành phần kinh tế khác Sau đổi nhà nớc đà taọ điều kiện cho thành phần kinh tế tham gia phát triển kinh tế, vận hành theo chế thị trờng nhng phải có quản lý Nhà nớc Trên sở thuận lợi loạt đơn vị, tổ chức hoạt động lĩnh vực kinh tÕ cịng nh lÜnh vùc chÝnh trÞ x· hội đà đời, họat động nhanh chóng chiếm lĩnh thị trờng Tuy nhiên hoạt động doanh nghiệp hay quan ,đơn vị khác nên tất yếu hiệu hoạt động chúng khác Hiện ngời ta đà cho yếu tố định đến thành bại doanh nghiệp, tổ chức họ có lợi thông tin họ coi thông tin có quan hệ sống với doanh nghiệp ,đơn vị, tổ chức Trong kinh doanh thông tin có vị trí quan trọng, có đợc đầy đủ thông tin thông tin xác ,kịp thời nhanh chóng nnắm bắt đợc hội phát triển thành công Chúng ta biết hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, coi hoạt động văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo cho tồn phát triển doanh nghiệp ,đơn vị ,tổ chức Chính đơn vị, tổ chức dù quy mô lớn hay nhỏ hoạt động lĩnh vực thiết phải có phận văn phòng Trên sở thực tế tìm hiểu, nghiên cứu văn phòng Tỉng c«ng ty chÌ ViƯt Nam céng víi kiÕm thøc đà học em định chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam Ngoài lời nói đầu kết luận ,bài tiểu luận gồm nội dung sau: Chơng I Lý luận chung văn phòng công tác văn phòng Chơng II Thực trạng công tác văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam Chơng III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam Do thời gian nghiên cứu thực tế có hạn với kiến thức tiếp thu từ giảng đờng hạn chế nên tiểu luận không tránh khỏi sai sót mong đợc góp ý thầy cô bạn Em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Quang Trờng cô giáo Phơng Anh ®· gÝup ®ì em rÊt nhiỊu ®Ĩ em cã thể hoàn thành tiểu luận Chơng I Lý luận văn phòng công tác văn phòng I Quan niệm văn phòng 1.Khái niệm văn phòng Có thể nói tồn văn phòng tất yếu khách quan Bất tổ chức tồn hớng tới mục tiêu định.Muốn đạt đợc mục tiêu tổ chức cần đợc quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải định hớng mục tiêu ,tổ chức xắp xếp yếu tố cấu thành theo cấu định điều hành chúng hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu tổ chức Nh nhà quản trị phải tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp quy mô trình độ tổ chức đợc mở rộng Để có định xác nhằm đạt đợc mục tiêu đề nhà quản trị phải cần nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tổ chức,đến hoạt động, tiềm yếu tố có tổ chức tác động môi trờng đến việc thực mục tiêu Không dừng lại việc thu thập thông tin nhà quản trị cần phải tiến hành xử lý , chọn lọc thông tin cần thiết Nếu nhà quản trị tập trung vào việc thu thập, xử lý chọn lọc thông tin nhiều thời gian điều hành quản lý hoạt động chung tổ chức Chính văn phòng đời với chức trợ giúp cho lÃnh đạo việc thu xử lý chọn lọc thông tin đảm bảo định Hoạt động phận văn phòng mang tính thờng xuyên liên tục Nó không đảm nhận nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị mà đảm bảo điều kiện vật chất, phơng tiên kỹ thuật phục vụ cho trình quản lý HiƯn cã rÊt nhiỊu c¸ch hiĨu kh¸c vỊ văn phòng nhng lại đa khái niệm văn phòng nh sau: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức 2.Vị trí, vai trò văn phòng 2.1 Vị trí văn phòng -Trong trình hoạt động, tổ chức có mối quan hệ đôí nội đối ngoại thông qua văn giao dịch Vì văn phòng đời để thực việc quản lý để lu chuyển văn -Là phận gần gũi có quan hệ mật thiết với lÃnh đạo, quản lý đơn vị hoạt động -Là phận trung gian thùc hiƯn viƯc nèi ghÐp c¸c mèi quan hƯ quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu ngời đứng đầu tổ chức -Là phận thực hiƯn nhiƯm vơ mang tÝnh thêng xuyªn liªn tơc tổ chức 2.2.Vai trò văn phòng -Văn phòng trung tâm thực trình quản lý điều hành đơn vị -Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, mối quan hệ đối ngoại - Là máy làm việc nhà lÃnh đạo - Là trung tâm khâu nối hoạt động quản lý điều hành tổ chức - Là cầu nối chủ thể quản lý với đối tợng tổ chức - Là ngời dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung nhà lÃnh đạo nói riêng 3.Chức nhiệm vụ văn phòng 3.1 Chức văn phòng - Chức tham mu Hoạt động đơn vị, tổ chức phục vụ thuộc vào nhiều yếu tố có yếu tố chủ quan thuộc ngời quản lý Muốn đa định ngời quản lý thờng vào yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia cấp quản lý.Những ý kiến đợc tập hợp lại đợc chọn lọc để đa kết luận chung nhằm cung cấp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án phán kịp thời đắn - Chức tổng hợp Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thônng tin ngợc lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng - Chức hậu cần Bất kỳ đơn vị, tổ chức muốn tồn khônng thể thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, thiết bị, công cụ, tài Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho trình ,mọi lúc nơi 3.2 Nhiệm vụ văn phòng Xây dựng tổ chức thực qui chế hoạt động quan đơn vị: Bất kỳ đơn vị tổ chức trớc vào hoạt động dều phải tiến hành xây dựng cho tổ chức nội quy, quy chế hoạt động thực theo quy chế đó.Đây nhiệm cụ mà văn phòng phải thực -Xây đựng quản lý chơng trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị -Kế hoạch hoạt động đơn vị tổ chức bao gồm nhiều loại nh kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiếp thị ,kế hoạch tài AMỗi loại kế hoạch đợc giao cho phận chuyên môn chịu trách nhiệm xây dựng đạo thực hiện.Để hoạt động hiệu kế hoạch cần đợc tập hợp thành kế hoạch tổng thể văn phòng,bộ phận tham mu dự thảo đôn đốc phận khác đơn vị thực Thu thập,xử lý,xử dụng, quản lý thông tin Nh đà biết văn phòng đời với nhiệm vụ trợ giúp cho lÃnh đạo việc thu thập, xử lý,chọn lọc thông tin để có đợc thông tin xác phục vụ cho việc định nhà quản trị -Trợ giúp văn Văn phơng tiện lu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu, nhiều quan, đơn vị sử dụng phơng tiện quản lý,điều hành hoạt động.Để ban hành đợc văn có nội dung đầy đủ, hợp tình hợp lý cần có nhiều phận, nhân viên trợ giúp việc nắm bắt thông tin đầu vào, phân loại xử lý thông tin. Đó văn phòng -Đảm bảo yếu tố vật chất,tài cho hoạt động quan Văn phòng nhiệm vụ thu thập,xử lý,chọn lọc thông tin trợ giúp cho lÃnh đạo việc định có nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất nh nhà cửa,thiết bị,phơng tiện - Củng cố tổ chức máy văn phòng Văn phòng quan đầu nÃo định sống dơn vị nào.Trong thời đại.Bùng nổ thông tin lại đòi hỏi văn phòng phải đợc tổ chức khoa học để đáp ứng đợc yêu cầu công việc theo kịp với tốc độ phát triển chung - Duy trì hoạt động thờng nhật văn phòng Hoạt động văn phòng mang tính thờng xuyên liên tục lĩnh vực đối nội vầ đối ngoại.Hoạt động văn phòng có diễn thờng xuyên,liên tục hoạt động đơn vị tổ chức đợc đảm bảo II ý nghĩa việc tổ chức công tác văn phòng khoa học 1.Vị trí công tác văn phòng Cũng nh phận khác tổ chức,văn phòng thực thể tồn khách quan để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị.Theo nguyên lý thực tế tồn văn phòng tổ chức,ngời ta thấy phận thiếu vắng trình quản lý điều hành tổ chức.Chính nhà quản trị quan tâm xây dựng củng cố văn phòng đơn vị theo hớng đại hoá Để thực tốt vai trò mình,văn phòng không đợc thừa nhận tồn thức tổ chức,mà cần đợc quản trị cách khoa học để trì phát triển văn phòng theo yêu cầu nhà quản trị 2.ý nghĩa tổ chức công tác văn phòng khoa học Với tầm quan trọng đặc biệt văn phòng nên đơn vị,tổ chức muốn tồn phát triển cần cải thiện,tổ chức yếu tố văn phòng cách khoa học nhằm mang lại hiệu cao với giá trị thực tế to lớn nh sau: - Tạo tiền đề phát triển cho quan đơn vị Văn phòng yếu tố định thành bại đơn vị tổ chức chức năng, nhiệm vụ mà đảm nhận vô quan träng.Trong kinh doanh u tè quan träng tríc hÕt lµ thông tin,thông tin cho định doanh nghiệp lên.Việc thu thập, xử lý chọn lọc thông tin công việc trình hoạt động.Công việc văn phòng đảm nhận.Nếu đợc tổ chức khoa hoc công tác thu thập thông tin văn phòng mang lại hiệu to lớn - Tạo thuận lợi cho giao lu ph¸t triĨn Trong kinh doanh hay bÊt cø linh vực địa hoạt động có vị trí vô quan trọng.Bởi nhà quản trị quan tâm tới việc tìm kiếm nơi đặt trụ sở cho vừa đáp ứng đợc nhu cầu công việc vừa tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng, củng cố mối quan hệ đối nội, đối ngoại - Giảm thời gian lÃng phí ách tắc tiếp nhận,xử lý,chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động đơn vị Nh đà biết yếu tố định thành bại cua doanh nghiệp họ có lợi thông tin tức thông tin đợc thu thập cách kịp thời, xác đầy đủ phục vụ cho việc định đúng.Điều đợc thực biết tổ chức công tác văn phòng khoa học - Tăng cờng khả sửu dụng nguồn lực đơn vị Nguồn lực quan đơn vị bao gồm nhiều loại nh nhân lực, vật lc trí lực Các nguồn lực cần sử dụng hợp lý để mang lại hiệu cao Văn phòng với chức tham mu giúp cho nhà quản trị xếp để khai thác tốt nguồn lực - Nâng cao suất lao động đơn vị Văn phòng không chịu trách nhiệm thông tin mà chịu trách nhiệm toàn sở vật chất đơn vị Tổ chức công tác văn phòng khoa học bao gồm yếu tố Một nơi làm việc thoải mái, phơng tiện đại tạo tâm lý thoải mái kích thích nhân viên nâng cao suất hoạt động đơn vị - Thực tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng Hoạt động văn phòng nh hoạt động phận đơn vị, cần có chi phí cần thiÕt nh: chi phÝ giao dÞch, chi phÝ vËt t, nguyên vật liệu Thông thờng chi phí chiếm từ đến 10%tổng chi phí hoạt động Bởi tổ chức công tác phòng khoa học góp phần tiết kiệm khoản chi này, tăng cờng lợi nhuận, nâng cao trách nhiệm cá nhân củng cố ý thức hoạt động máy văn phòng - Giúp cho hoạt động đợc trì kiểm soát chặt chẽ Mỗi đơn vị, tổ chức tồn phát triển có đầy đủ điều kiện vật chất hoạt động đồng bộ, phối hợp nhịp nhàng phận Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo yếu tố vật chất đôn đốc, bố trí hoạt động phận diễn thờng xuyên để không ngừng nâng câo hiệu hoạt động đơn vị III Nội dung công tác văn phòng Công tác văn phòng bao gồm nội dung chủ yếu sau: 1.Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng chỉnh thể gồm phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhằm thực chức nhiệm vụ văn phòng Bất kỳ đơn vị, tố chức hình thành phải xây dựng cấu tổ chức định Và văn phòng cần thiết công việc này.Thiết kế tổ chức văn phòng mô tả văn phòng mô hình, sơ đồ, dẫn định tính, định hớng mang tính chất thể chế nhằm tạo lập văn phòng để thực chức năng,nhiệm vụ văn phòng Trong phần ta nghiên cứu quy trình cách thức thiết kế cấu tổ chức văn phòng 2.Tổ chức trụ sở văn phòng Bất kỳ tổ chức, đơn vị hoạt động lĩnh vực dù quy mô lớn hay nhỏ thiết phải có trụ sở định.Đó nơi diễn hoạt động quảnlý quan đợc trang bị đầy đủ, hợp lý điều kiện, phơng tiện vật chất môi trờng theo tính chất hoạt động đơn vị Trụ sở văn phòng mặt quan ,nhìn vào ta thấy đợc trạng quan Trụ sở văn phòng nơi diễn hoạt động đối nội, đối ngoại ảnh hởng lớn đến phát triển đơn vị Vì xây dựng trụ sở văn phòng nhà quản trị cần đảm bảo số nguyên tắc: + Ngyên tắc đảm bảo mục tiêu + Nguyên tắc tiện lợi +Nguyên tắc tiết kiệm hợp lý Đồng thời phải bố trí, xắp xếp trang thiết bị phù hợp tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên nh bố trí văn phòng cách hợp lý 3.Tổ chức nhân văn phòng Trong lĩnh vực phủ nhận vai trò to lớn ngời.Sự phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật đại phát minh sáng chế tất lĩnh vực ®Ịu cã sù tham gia cua ngêi.Ho¹t ®éng tất đơn vị diễn ngời điều khiển.Vậy nhân văn phòng khaí niệm dùng để toàn nhân lực tham gia vào tất hoạt động thuộc chức nhiệm vụ văn phòng quan đơn vị Hiên nay, ngời không đơn yếu tố trình sản xuất kinh doanh mà nguồn tài sản tổ chức,doanh nghiệp Tuỳ vào lực trình độ ngời mà nhà quản trị xếp họ vào phận, công việc phù hợp nhằm khai thác phát huy tối đa tiềm họ.Có thể nói nguồn lực ảnh hởng trực tiếp tới phát triển đơn vi tổ chức, từ khâu tuyển dụng nhà quan trị phải sàng lọc kỹ để lựa chọn ngời có lực.Nhân văn phòng cần đợc chọn lọc kỹ văn phòng quan tham mu giúp việc cho lÃnh đạo việc định nên yếu tố ngời phải đảm bảo khả đáp ứng yêu cầu tổ chức 4.Lập chơng trình kế hoạch Bất đơn vị, tổ chức hoạt động hớng tới mục tiêu định.Để đạt đợc mục tiêu đề quan đơn vị thiết phải xây dựng cho chơng trình kế hoạch hoạt động tổ chức thực theo ké hoạch Vậy lập chơng trình kế hoạch trình xác định mục tiêu cần đạt đợc đơn vị phơng thức tiến hành tốt để đạt đợc mục tiêu thời kỳ.Lập chơng trình kế hoạch công việc cần thiết,đem lại hiệu cao cho đơn vị, tổ chức nào.Chơng trình kế hoạch lập có đắn, khoa học việc tổ chức thực đem lại hiệu cao.Công việc văn phòng đảm nhận, phủ nhân vai trò to lớn văn phòng LÃnh đạo, điều hành công tác văn phòng Chơng trình kế hoạch đợc lập nhng việc tổ chức thực lại không dễ dàng phụ thuộc nhiều vào ngời lÃnh đạo.Có thể nói lÃnh đạo ngời khởi xớng thuyết phục tập thể hành động theo mục tiêu, biện pháp dự kiến đồng thời lÃnh đạo ngời điều hành hoạt động tổ chức theo mục tiêu đó.LÃnh đạo có sáng suốt, giải thoả đáng vấn dề đơn vị, tạo đợc sù nhÊt trÝ cao tËp thĨ , mäi ngõ¬i phấn khởi phát huy sáng kiến nâng cao suất hiệu hiệu cao cho đơn vị Kiểm tra hoạt động văn phòng Kiểm tra hoạt động cần thiết tổ chức, đơn vị bëi qua kiĨm tra ®Ĩ xem xÐt mäi viƯc cã đợc thực theo kế hoạch đề hay Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh Tổng công ty chè Việt Nam -Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển vùng sản xuất chè chuyên canh thâm canh có suất chất lợng cao - Ngµnh nghỊ kinh doanh chđ u: + trång trọt, sản xuất chè, chăn nuôi gia súc nông lâm sản + công nghiệp chế biến thực phẩm: sản phẩm chè, sản xuất loại nớc giải khát + kinh doanh vật liệu xây dựng + sản xuất phân bón loại phục vụ vùng nguyên liệu + sản xuất bao bì loại + kinh doanh phụ tùng, thiết bị chế biến chè lắp đặt, chế tạo sản phẩm khí, phụ tùng, thiết bị máy móc phục vụ chuyên ngành chè đồ gia dụng + xây dựng t vấn đầu t, xây lắp phát triển ngành nghề chè + Kinh doanh khách sạn, du lịch, nhà bất động sản +Bán buôn, bán lẻ, bán đại lý sản phẩm ngành nông nghiệp công nghiệp thực phẩm, vật t, nguyên liệu, máy móc thiết bị +Xuất sản phẩm chè( chè xanh, chè đen) mặt hàng nông lâm sản, thủ công mỹ nghệ +Nhập nguyên vật liệu, vật t, máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải hàng tiêu dùng - Tham gia đào tạo cán bộ, công nhân kỹ thuật cho ngành chè - Liên doanh, liên kết với đơn vị kinh tế nớc để phát triển sản xuất kinh doanh sản phẩm chè I Tổ chức hoạt động văn phòng tổng công ty chè Việt Nam 1.Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Bộ phận hành quản trị Bộ phận văn th lu trữ Bộ phận tổng hợp mạng Bộ phận bảo vệ Bộ phận lái xe Bộ phận lao vụ 2.Các phận trực thuộc văn phòng Văn phòng tổng công ty chè Việt Nam đợc chia thành nhiều phận phận đảm nhiệm chức năng, nhiện vụ khác Cụ thể là: - Bộ phận hành quản trị: Bộ phận quản trị chịu trách nhiệm nhà cửa, điện nớc sách báo, tài liệu cho công ty cán công nhân viên công ty Bộ phận gồm ngời -Bộ phận tổng hợp mạng Trong phận văn phòng ®ång thêi lµ thêng trùc cđa ban ®ỉi míi, cđa hội đồng thi đua khen thởng No làm nhiƯm vơ xem xÐt viƯc s¾p xÕp doanh nghiƯp tham gia theo dõi xoá đói giảm nghèo, theo dõi trang Web, thu thập thông tin cần thiết quan trọng chè giới -Bộ phận văn th lu trữ Bộ phận có trách nhiệm thu thập lu toàn giấy tờ, công văn có liên quan đến hoạt đông kinh doanh Tổng công ty.Bộ phận gồm có ngời -Bộ phận xe Gồm có ngời chịu trách nhiệm việc đa đón lÃnh đạo, cán công nhân viên -Bé phËn b¶o vƯ Gåm cã ngêi cã trách nhiệm giữ gìn an ninh trật tự quan, bảo vệ tài sản công tránh khỏi mát -Bộ phận lao vụ Bộ phận có trách nhiệm lo việc nớc uống , dọn phòng lÃnh đạo, dọn dẹp phòng ban Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phòng tổng công ty chè Viêt Nam có chức năng: tham mu giúp việc cho Hội đồng quản trị tổng giám đốc công ty lĩnh vực công tác văn phòng dà đợc ghi định thành lập số 17 CVN- TC/QĐ ngày 29 tháng năm 1996 Văn phòng Tổng công ty chè việt nam đà thực tốt chc nhiệm vụ đợc giao Văn phòng đà tham mu giúp việc cho lÃnh đạo tổ chức điều hành hoạt động quan Tổng công ty Đảm bảo đầy đủ điều kiện thông tin, vật chất, Phơng tiện, kỹ thuật để quan Tổng công ty hoạt động có hiệu III.Thực trạng công tác văn phòng Tổng công ty chè Việt nam Sự đời phát triển Tổng công ty chè Việt nam đà đáp ứng đợc nhu cầu ngày tăng ngời tiêu dùng nớc nh phục vụ cho xuất Sự hoạt động văn phòng đặc biệt quan trọng doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, đơn vị Văn phòng thu thập , xử lý, chọn lọc thông tin từ thị trờng , để từ có đợc thông tin xác phục vụ cho lÃnh đạo giúp lÃnh đạo đa định Tuy nhiên hoạt động văn phòng lúc theo đờng thẳng , định mà văn phòng đa xác đợc áp dụng công việc Bên cạnh định mang lai hiệu cao thi hoạt động văn phòng tránh khỏi thiếu xót Những sai sót văn phòng đa định nghiêm trọng nhỏ Nhng dù mức độ ảnh hởng đến tồn phát triển doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức Vì để hạn chế đến mức thấp mức độ rủi ro chủa định thực công việc doanh nghiệp, đơn vị , tổ chức cần phải tiến hành xem xét , phân tích định doanh nghiệp , đơn vị , tổ chức minh đa đà xác hay cha Nếu định cần tiến hành áp dụng thực hiện, ngợc lại định sai cần xem xét phân tích điểm sai đề giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Văn phòng Tổng ty chè Việt nam hoạt động giống nh văn phòng doanh nghiệp, đơn vị , tổ chức Trong trình hình thành phát triển, tổng công ty chè Việt nam đà đạt đợc thành tích, hoàn thành vợt mức kế hoach đợc giao, đợc Nhà nớc công nhận trao tặng danh hiệu Nó không đáp ứng cho tiêu dùng nớc mà vơn xuất phục vụ cho thị trờng giới, góp phần nâng cao uy tín , chất lợng sản phẩm Việt nam Tuy nhiên bên cạnh thành tích mà đạt đợc Tổng công ty chè Việt nam tồn hạn chế định ảnh hởng tới phát triển công ty Chính bên cạnh việc tiến hành định phục vụ cho hoạt động , Tổng công ty chè Việt nam cần phải tìm kiếm giải pháp góp phần hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Tổng công ty Cho đến hoạt động tổng công ty chè Việt nam đà thu đợc thành tích , đem lại nguồn thu không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc, mà thành tích có đóng góp to lớn phận Văn phòng Tuy nhiên bên cạnh thành tích có hạn chế định , hoạt động Tổng công ty nói chung văn phòng nói riêng nhiều tồn Những tồn Văn phòng nguyên nhân thuộc điều kiện sở vật chất ngời Nhng dù mức độ ảnh hởng tới kết hoạt động Văn phòng Vì lÃnh đạo tổng công ty mà trực tiếp lÃnh đạo Văn phòng cần có biện pháp cụ thể phù hợp với giai đoạn phát triển đơn vị Có nh đem lại hiệu hoạt động thiết thực cho công ty Chơng III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn phòng tổng công ty chè Việt nam I.Nhận xét chung 1.Ưu điểm Có thể nói văn phòng quan đầu nÃo định phát triển đơn vị , tổ chức từ bớc đà tiên thu thập, xử lý chọn lọc thông tin Thông tin đặc biệt quan trọng cần thiết với đơn vị tổ chức Vì cần đảm bảo yêu cầu xác , kịp thời đồng Những thông tin xác giúp cho nhà quản trị nhìn nhận vấn đề, đánh giá đơc tình hình từ kịp thời đa định Rõ ràng xem nhẹ hoạt đngj công tác văn phòng trờng hợp nào.Trong năm qua Văn phòng Tổng công ty chè Việt nam đà hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ xứng đáng quan huy đơn vị Tổng công ty chè Việt nam đơn vị kinh doanh tiên tiến ngành công nghiệp nhẹ Trong năm qua hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty gặp khó khăn nhng với tinh thần vơn lên, khắc phục trở ngại Tổng công ty đà hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Cụ thể khía cạnh sau - Công tác văn th hành Trong năm 2002 Văn phòng tổng công ty đà tiếp nhận , trình lÃnh đạo xử lý thông tin đàu vào va kiểm tra , phát hành văn đầu gồm 5.215 văn hoàn toàn xác không để xảy sai sót - Công tác quản trị Trong năm 2002, văn phòng Tổng công ty đà làm tốt công tác , đảm bảo tốt việc quản lý tài sản quan tổng công ty: nhà cửa, trang thiết bị làm việc đảm bảo tốt phong tiện vật chất cho lÃnh đạo cán công nhân viên lam việc - Công tác tổng hợp Văn phòng đà tổ chức tốt họp, đón tiếp khách nớc, tổ chức tốt buổi họp giao ban , sơ kết, tổng kết công ty đoàn thể Đảng, công đoàn - Công tác thi đua Để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, Tổng công ty củ trơng đâỷ mạnh phonh tao thi đua công nhn viên chức nhằm nâng cao ý thức làm chủ , phát huy tinh thần động sáng tạo, khai thác da tiềm nhân viên với mục tiêu Nâng cao chất lợng-triệt để tiết kiệm- mở rộng thị trờng Tổng công ty đẩy mạnh phong trào văn nghệ thể thao quan tổng công ty đơn vị trực thuộc nhằm làm phong phú thêm đời sống tinh thần cán công nhân viên khuyến kích họ làm việc đạt hiệu cao Tổng công ty đà hởng ứng tích cực phong trao thi đua.giám đốc doanh nghiệp giỏi ,.ngời lao động kiểu mẫu thành phố Hà Nội phát động Đảng quan Tổng công ty đợc công nhận Đảng vững mạnh Các danh hiệu đợc trao tặng năm 2002: + Huân chơng lao động hạng cho tổng công ty chè Việt nam + Huân chơng lao động hạng hai cho công ty Méc Ch©u + B»ng khen chÝnh phđ cho mét tËp thể hai cá nhân + Cờ thi đua bé: 01 + B»ng khen cña bé trëng: 53 + Tập thể lao động suất sắc: 61 đơn vị + Chiến sĩ thi đua sở: 408 ngời 2.Nhợc điểm Văn phòng tổng công ty chè Việt nam bên cạnh thành tích đạt đợc tồn số yếu Những yếu nên đà hạn chế nhiều hiệu hoạt động văn phòng Những hạn chế xuất phát từ nội văn phòng, xuất phát từ mối quan hệ lÃnh đạo đội ngũ nhân viên , quan điểm không thống hạn chế thuộc điều kiện vật chất, phơng tiện trang thiết bị văn phòng cha đáp ứng đợc yêu cầu tính chất công việc Có thể thấy công tác tổ chức hoạt động tổng công ty chè nh văn phòng tốt Văn phòng với tầm quan trọng đặc biệt tham mu trợ giúp lÃnh đạo tổ chức điều hành hoạt động công ty đạt hiệu cao Hiểu đợc tầm quan trọng văn phòng nên đơn vị tổ chức muốn tồn tất yếu phải ngắn với vị trí địa điểm định với trang thiêt bị phù hợp với nhu cầu tính chất công việc Để làm đợc chức văn phòng phải đặc biệt quan tâm đến công tác văn phòng II Nguyên nhân 1.Nguyên nhân chủ quan Nguyên nhân thuộc thân daonh nghiệp.Mỗi doanh nghiệp đơn vị tổ chức muốn tồn phát triển vững thị trờng trớc hết phải thân doanh nghiệp tự định Việc tổ chức phận, phòng ban từ quan cao Hôị đồng quản trị cần phải đợc tiến hành cách cẩn thận Đồng thời việc bố trí nhân vào phận, phòng ban phải đợc tiến hành cách hợp lý phù hợp với lực trình độ nhân viên Từ việc bố trí cấu tổ chức máy đồng bộ, xếp nhân hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chiến lợc kinh doanh nhanh chóng xâm nhập chiếm lĩnh thị trờng, giới thiêu sản phẩm đến ngời tiêu dùng đợc họ chấp nhận,thực chiến lợc quảng cáo ,giới thiệu sản phẩm Nội doanh nghiệp có vững mạnh hoạt động kinh doanh có hiệu Doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ phơng tiện sơ sở vật chất để đáp ứng yêu cầu công việc giải yêu cầu cán công nhân viên nhằm nâng cao hiệu hoạt động họ Từ nâng cao hiệu hoạt động chung toàn doanh nghiệp 2.Nguyên nhân khách quan Kết hoạt động doanh nghiệp đơn vị không đơn giản phục thuộc vào thân doanh nghiệp, đơn vị mà phụ thuộc nhiều vào yếu tố bên nh : sách Nhà nớc, thị trờng, ngời tiêu dùng.Đôi nội doanh nghiệp đơn vị tổ chức chặt chẽ đồng nhng kinh doanh không đem lại hiệu cao trờng hợp lỗi chủ quan thuộc thân doanh nghiệp mà có tác động yếu tố bên đối thủ cạnh tranh, thay đổi sách nhà nớc ngời tiêu dùng . Nhu cầu ng êi tiªu