3.1.1 Hoàn thiện, sửa đổi bổ sung văn bản quy phạm pháp luật hớng dẫn về công tác văn th lu trữ.
Văn bản hớng dẫn công tác văn th lu trữ tơng đối nhiều có thể kể ra nh: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về công tác văn th lu trữ đây là văn bản mới nhất hớng dẫn về công tác văn th. Trên cơ sở đó, các cơ quan nói chung của HĐND, UBND quận Hoàng Mai nói riêng phải: xây dựng hệ thống, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và ban hành văn bản hớng dẫn, quy chế về công tác văn th cụ thể, rõ ràng, đặc biệt phải thống nhất trong việc ban hành các văn bản để quản lý văn bản đến, văn bản đi; rà soát các văn bản quy định về công tác văn th, bãi bỏ các quy định trái với luật và các văn bản hớng dẫn, chỉ đạo công tác văn th; quy định rõ trách nhiệm và yêu cầu từ thủ trởng đến nhân viên văn th đều phải thực hiện đúng và đầy đủ các quy định về công tác văn th. Tuy nhiên, văn bản của cơ quan nhà nớc cấp dới phải tuân thủ nghiêm chỉnh những yêu cầu và ban hành trên cơ sở văn bản của cơ quan nhà nớc cấp trên để công tác văn th đợc thực hiện thống nhất.
3.1.2 Hoàn thiện và kiện toàn tổ chức làm công tác văn th, tổ chức bố trí hợp lý
số ngời trong phòng văn th để nhằm mục đích giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu thực tế của công việc.
- Cần có sự luân chuyển hợp lý về đội ngũ cán bộ kế toán; vừa kết hợp tiếp nhận,
vừa khuyến khích phát huy khả năng sáng tạo của nguồn nhân lực trẻ, sẵn sàng thay thế khi cần thiết. Trong trờng hợp có cán bộ đợc cử đi công tác vài ngày hay nghỉ phép thì phải có nhân viên thay thế để đảm bảo không ảnh hởng đến công việc của phòng cũng nh hoàn thành tốt các nhiệm vụ đợc giao.
- Mặt khác, sự phát triển trong tơng lai của quận đòi hỏi nguồn nhân lực lớn hơn
nên ngay từ bây giờ phải có kế hoạch tuyển dụng chuẩn bị nguồn nhân lực cho cơ quan mình. Về hình thức tuyển dụng có thể tổ chức thi tuyển, sát hạch mà nguồn cung cấp chính là sinh viên các trờng đại học trong cả nớc.
Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn th nhằm đáp ứng đòi hỏi sự nghiệp đổi mới đất nớc nói chung và quận Hoàng Mai nói riêng bởi con ngời là trung tâm, là nhân tố quyết định và trực tiếp thực hiện sự đổi mới, qua năng lực trình độ của con ngời sẽ phản ánh đợc kết quả mới. Vì vậy, cần phải đợc thực hiện tốt các biện pháp sau:
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bổ nhiệm, bồi dỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn th- Đây là công tác quan trọng nhng thời gian qua chỉ thực hiện theo hình thức, theo ý chủ quan có lợi cho cá nhân nên hiệu quả không cao.
- Tổ chức tốt lớp bồi dỡng về khả năng phản ứng với các trờng hợp bất khả kháng nhằm nâng cao khả năng thích ứng của cán bộ công chức tránh thiệt hại khi các trờng hợp đó xảy ra, bởi trong cuộc sống không thể lờng trớc hết những bất ngờ, phải luôn tạo ra cho ngời cán bộ t thế chủ động về tâm lý, về cách giải quyết để kịp thời ứng phó với những khó khăn.
- Có chính sách khen thởng, đề bạt đối với cán bộ làm công tác văn th và tăng c- ờng ý thức trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn th để khuyến khích họ phấn đấu tốt hơn nữa trong công việc; đồng thời cũng có biện pháp kỷ luật đối với cán bộ văn th không hoàn thành nhiệm vụ, phá hoại để lộ bí mật nhà nớc.
• Chế độ:
Tiếp tục nghiên cứu, cải cách chế độ tiền lơng và có những khoản phụ cấp hàng tháng đối với cán bộ làm công tác văn th để họ yên tâm công tác, đảm bảo tốt nhất công việc đợc giao bởi vì với số tiền lơng nh hiện nay sẽ không đáp ứng đợc nhu cầu thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày.
3.1.3.Cải cách nền hành chính quốc gia.
Cần dứt khoát kiên định quan điểm xây dựng một nhà nớc pháp quyền, phân định rõ sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý của Nhà nớc. Phải sắp xếp lại về tổ chức và chức năng, điều chỉnh những chồng chéo, trùng lặp của bộ máy hành chính. Vận dụng công nghệ thông tin trong quá trình truyền nhận văn bản tạo ra các phần mềm tơng thích với công việc văn th. Đồng bộ hóa các phần mềm quản lý văn bản cho tất cả các bộ phận của cơ quan, nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất giúp rút ngắn quá trình xử lý và truyền nhận tạo ra sự nhanh chóng kịp thời của thông tin trong quản lý.
3.1.4 áp dụng các phơng tiện khoa học kỹ thuật theo hớng hiện đại hoá công tác văn th.
Theo em đây là một nội dung quan trọng hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn th bởi vậy trong thời gian tới quận cần mạnh dạn đầu t, trang bị các thiết bị hiện đại nhằm giảm nhẹ đợc sức lao động mà lại nâng cao đợc năng suất lao động của cán bộ văn th.
- Đó là các trang thiết bị dùng trong việc soạn thảo văn bản, ghi chép, nhân bản; các trang thiết bị dùng trong việc nhận, gửi, đăng ký văn bản nh: máy bóc, dán phong bì tự động, đánh số văn bản, ghi địa chỉ, đóng dấu tem...để chuyển văn bản trong nội bộ có thể dùng băng chuyển tự động hay hệ thống vận chuyển bằng hơi nén.
- áp dụng ISO tiêu chuẩn hoá hệ thống văn bản giúp giảm bớt chi phí và nguồn nhân lực cho hoạt động văn th, cụ thể sẽ góp phần giảm bớt thời gian, chi phí cho việc rà soát thể thức và nội dung văn bản đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức tránh những sai sót không cần thiết.
- Công tác bảo mật văn bản cần đợc coi trọng hơn nữa. Cụ thể là phải có các ph- ơng tiện vật chất đảm bảo quản lý văn bản tránh trờng hợp lợi dụng các văn bản để làm các việc sai trái hoặc cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân bên ngoài.
3.2. Một số kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả việc thực hiện công tác Văn th lu trữ tại UBND quận Hoàng Mai thành phố Hà nội.
Công tác văn th là một mảng công việc trong hoạt động quản lý nhà nớc, trong văn phòng công tác văn th không thể thiếu đợc và là một nội dung quan trọng, nó chiếm phần lớn nội dung của văn phòng, nó ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng quản lý nhà nớc.
Công tác văn th mà đợc tổ chức một cách khoa học, cán bộ văn th có sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn th thì hiệu quả sẽ cao, hiệu quả này đợc thể hiện ở số lợng giải quyết văn bản mỗi năm, ở chỗ cung cấp kịp thời đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nớc của mỗi đơn vị, cơ quan.
Công tác văn th ở HĐND, UBND quận Hoàng Mai đợc tổ chức tơng đối tốt song còn một số vấn đề cần điều chỉnh để hoàn thiện nhằm phù hợp với điều kiện tình hình mới. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đợc giao cũng nh kế hoạch hoạt động của HĐND, UBND quận Hoàng Mai, phơng hớng và nhiệm vụ của văn phòng nói chung, của công tác văn th nói riêng nh sau.
Cần ho n thià ện việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý tại quận giúp cho quá trình xử lý thông tin tại quận đợc đồng bộ. Phải thực hiện song song hai việc đó là:
Thứ nhất, chú trọng công tác đào tạo, bồi dỡng và sử dụng nguồn nhân lực của cơ quan.
- Cần nâng cao quan điểm: Trình độ ứng dụng tin học của ngời lãnh đạo, ngời quản lý, CBCC, các chuyên gia quản trị viên vận hành hệ thống là yếu tố quan trọng nhất quyết định hiệu quả và sự vận thành công của thông tin trong văn th lu trữ
- Tăng năng lực cán bộ bằng việc quy định những tiêu chuẩn xét đầu vào (trình độ tin học)
- Thờng xuyên tổ chúc cán bộ chuyên trách theo học những lớp tập huấn về tin học để có những thành tựu mới về CNTT trong hoạt động quản lý, điều hành và tạo cho cán bộ công chức thói quen sử dụng, tìm kiếm, trao đổi thông tin qua mạng máy tính.
thứ hai,đầu t cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ ứng dụng CNTT
- Về phần cứng: Nâng cấp hệ thống máy tính có cấu hình đủ mạnh phù hợp với sự phát triển của CNTT hiện nay. Cần chú ý đến tính lỗi thời nhanh của công nghê để có những bớc tính toán hợp lý.
- Về phần mềm: Hoàn thiện và nâng cấp các phần mềm đã xây dựng;Tiếp tục xây dựng và phát triển mang LAN tại trụ sở UBND quận. Đồng thời cần chú trọng xây dựng hệ thống thông tin dùng chung, hệ thống thông tin tác nghiệp, đẩy mạnh việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các đơn vị cũng nh đối với các tổ chc, ngời dan có nhu cầu tra cứu tìm hiểu.
Việc ứng dụng CNTT trong văn th lu trữ cũng nh trong các văn phòng khác là điểm cần chú trọng nhất hiện nay giúp cho mọi công việc đợc nhanh chóng và chính xác.
KếT LUậN