Báo cáo tốt nghiệp chuyên ngành quản trị văn phòng ở UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

sau thời gian thực tập nhằm giúp sinh viên có những báo cáo đánh giá về kết quả thực tập cũng như đánh giá những thực trạng về tổ chức văn phòng ở các cơ quan nhà nước. đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hơn tổ chức

MỤC LỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

BÁO CÁO THỰC TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND QUẬN HÀ ĐÔNG 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông 3

1 Khái quát chung về Ủy ban nhân dân quận Hà Đông 3

2 Nhiệm vụ - quyền hạn 3

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân quận Hà Đông 7

1 Chức năng nhiệm vụ 8

1.1 Vị trí, chức năng: 7

1.2.Nhiệm vụ - quyền hạn: 8

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông 9

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân quận Hà Đông 14

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan và những ví dụ minh họa cho những tình huống cụ thế 15

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường của UBND quận Hà Đông 16

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Hà Đông lập mục lục văn bản, hồ sơ về hội nghị đó 18

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 19

1.4.1 Lập lế hoạch đi công tác: 19

1.4.2 Chuẩn bị bước trước chuyến đi 19

1.4.3 Chuẩn bị nội dung công tác 19

1.4.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí 19

1.4.5 Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan 20

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan 20

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của cơ quan 21

2 Khảo sát về công tác văn thư 21

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận hà Đông 21

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND quận Hà Đông 22

3 Khảo sát về tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 28

3.1 Công tác chỉnh lý tài liệu 29

3.2 Công tác bảo quản tài liệu 29

3.3 Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu 29

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG MỘT SỐ VĂN BẢN 30

1 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” 30

2 Xây dựng: Nội quy của văn phòng; Nội quy phòng thường trực; Nội quy kho lưu trữ .39 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND quận Hà Đông 46

1 Đánh giá chung : 49

II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 49

KẾT LUẬN 52

PHẦN PHỤ LỤC 53

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước Việt Nam trải qua 4000 năm lịch sử dựng nước và giữ nước, trải quabao năm thăng trầm của cuộc sống, vượt qua bao khó khăn thử thách, từ một nền Kinh

Tế lúa nước lạc hậu cùng với chế độ phong kiến xa xưa, thì giờ đây Việt Nam đã trởthành một nước có nền Kinh Tế đang phát triển và đặc biệt là sự kiện Việt Nam trởthành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO Sự gia nhập này đãchuyển hướng nền Kinh Tế Việt Nam sang một nền Kinh Tế mới, “nền Kinh Tế của sựhội nhập và phát triển”

Trong điều kiện đất nước ta còn gặp nhiều khó khăn trong việc phát triển Kinh

tế, thì Đảng và nhà nước ta đã đưa ra nhiều biện pháp để khắc phục và nhanh chóngthúc đẩy nền Kinh tế nước ta tiến ra trên con đường hội nhập với thế giới

Với 1/3 diện tích là đồi núi và là một nước có bờ biển kéo dài, có hai quần đảoTrường Sa – Hoàng Sa cùng với đó là 2 đồng bằng Châu Thổ rộng lớn, phì nhiêu, đó

là lợi thế lớn của nước ta, vì thế mà Đảng và nhà nước ta đã có những biện pháp đểphát triển nền Kinh tế với việc phát triển lãnh thổ theo chiều sâu, cùng với đó là pháttriển Kinh tế theo từng vùng miền, theo thế mạnh của từng vùng, để đưa nền Kinh tếnước ta tiến nhanh, tiến mạnh hơn nữa

Song song với việc phát triển Kinh tế chính là việc quản lý và cải cách hànhchính Đất nước ta đang trong điều kiện phát triển nền Kinh tế hàng hóa nhiều thànhphần định hướng XHCN gắn với yêu cầu xây dựng nhà nước pháp quyền Để xâydựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh Nhà nước pháp quyềnXHCN, của dân, do dân và vì dân, nhà nước hiện đại hóa, hoạt động có hiệu quả theonguyên tắc của nhà nước dưới sự lãnh đạo của Đảng Bên cạnh việc xây dựng đội ngũcán bộ, các cấp có phẩm chất năng lực đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hànhchính, xây dựng phát triển đất nước

Tuy nhiên trong thực tế công tác quản lý cán bộ, công chức còn gặp những bấtcập, chính những điều bất cập ấy đã làm giảm tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm củacác đơn vị trong việc quản lý cán bộ

Trong thời gian học tập và rèn luyện tại trường ĐH Nội Vụ Hà Nội với chuyênngành được đào tạo là “Quản Trị Văn Phòng”, Thầy Cô đã giúp chúng em rất nhiều,không chỉ rèn luyện cho chúng em về kiến thức mà hơn nữa trong quá trình học tập thầy

cô còn giảng giải về đạo đức cho chúng em hiểu và giúp những sinh viên học tập xa nhà

có những suy nghĩ và lối sống trong sáng và lành mạnh, để giúp cho những nhà “QuảnTrị Văn Phòng” tương lai có những suy nghĩ tích cực và yêu nghề của mình hơn

Với phương châm học tập của Nhà trường “học thật – thi thật và ra đời làmthật”, nhà trường và thầy cô đã giúp cho những cán bộ Quản Trị Văn Phòng tương lainắm vững những kiến thức lý thuyết vào thực tế Chính vì vậy mà trường ĐH Nội Vụ

Hà Nội đã tổ chức cho học sinh, sinh viên năm cuối đi thực tập tại các cơ quan, đơn vị

để nhằm nâng cao nghiệp vụ sau này sau khi công tác và đó cũng chính là dịp sinhviên bước đầu làm quen với công việc, nghiệp vụ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệmthực tế sau này Đồng thời giúp cho sinh viên bắt nhịp được tác phong nghề nghiệpcủa một cán bộ “Quản Trị Văn Phòng” trong tương lại

Với vị trí là Sinh viên cuối ngành “Quản Trị Văn Phòng” của trường ĐH Nội

Vụ Hà Nội, dưới sự chỉ đạo và hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Cô trong khoa, cùng côchủ nhiệm em đã được tiếp nhận tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hà Đông.Trong thời gian thực tập, em dã tiếp thu được một số kinh nghiệm, cũng như kỹ nănggiao tiếp đồng thời đã phát huy được kiến thức ở trường học mà thầy, cô truyền đạtcho Nhận thấy những khuyết điểm của bản thân và đã có những biện pháp để khắcphục phù hợp với yêu cầu thực tế của một cán bộ Quản Trị Văn Phòng

Do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế hơn nữa đây là kết quả đầu tiên và làcông trình đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau 3 năm học tập và rèn luyệntại trường Nghiệp vụ Quản Trị Văn Phòng là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng vàbản thân em đã nắm rõ được tầm quan trọng trong nghiệp vụ của mình Song trong bàibáo cáo này cũng như công việc thực tập em vẫn không tránh khỏi những thiếu sót Vìvậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của nhà trường, của thầy cô giáo vàcác cán bộ trong cơ quan để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em cóthêm được những kinh nghiệm quý báu trong công việc, và tạo điều kiện thuận lợi chohành trình trong tương lại

Em xin chân thành cảm ơn!

BÁO CÁO THỰC TẬP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA

UBND QUẬN HÀ ĐÔNG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Hà Đông

1 Khái quát chung vầ Ủy ban nhân dân quận Hà Đông

Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chắc năng,nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND & UBND các cấp

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồngnhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hộiđồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảođảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phầnbảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trungương tới cơ sở

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổ chức hoạt động theo nguyên tắctập chung dân chủ

Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Hà Đông thực hiện nhiệm vụ,quyên hạn của mình theo Hiến pháp , Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấptrên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế Xã hội Chủ nghĩa,ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan lieu, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãngphí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực khác của cán bộ, công chức và trong bộmáy chính quyền địa phương

chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trênđịa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sáchcấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địaphương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định vàbáo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; Tổ chức thực hiện ngânsách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thựchiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân các phường về thực hiệnngân sách địa phương theo quy định của pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xãhội của các phường.

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hộiđồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nôngnghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trìnhđó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh

tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triểnngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản; Thực hiện giao đất, cho thuêđất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanhtra đất đai theo quy định của pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đaicủa Uỷ ban nhân dân phường; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều,các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân quận thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trongviệc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trênđịa bàn quận; Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,dịch vụ ở các phường; Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyềnthống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biếnnông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhândân thanh phố

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân quận thực hiện

những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theothẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận;quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụngcác công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; Quản lý việc xây

dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổchức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhànước trên địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của Uỷ ban nhân dân thành phố.

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân quận thực hiệnnhững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch

vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn quận; Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về antoàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn; Kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trênđịa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, Uỷban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng cácchương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phátthanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phêduyệt; Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trườngmầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mùchữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý các côngtrình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động củacác trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tíchlịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý; Thực hiện kế hoạchphát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việcbảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già,người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thựchiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luậttrong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bảnphẩm; Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chứcthực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhândân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các biện pháp ứngdụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địaphương; Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiêntai, bão lụt; Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và

chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn quận;ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dânquận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúngtham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xâydựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xâydựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký,khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễnthi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của phápluật; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lựclượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biệnpháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luậtkhác ở địa phương; Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật vềquản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương; Tuyêntruyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, antoàn xã hội

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhândân quận có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biếnchính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối vớivùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉđạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tínngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợidụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách củaNhà nước theo quy định của pháp luật

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân quận thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật,kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quannhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; Tổ chức thực hiện

và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhànước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự

do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; Chỉđạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn; Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác

thi hành án theo quy định của pháp luật; Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểmtra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở các phường.

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhândân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực hiện việc bầu

cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật; Quyđịnh tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý côngtác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấptrên; Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận; Xây dựng đề

án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hộiđồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định

Uỷ ban nhân dân quận thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn của Luật tổ chức

HĐND & UBND nă 2003 và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chứcthực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xãhội và quy hoạch đô thị của thành phố; Quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhàthuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; Cấp giấy chứngnhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở đô thị; tổ chức thực hiện các quyếtđịnh về xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của pháp luật;Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các công trình công cộng do thành phố giao trên địabàn quận

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Hà Đông ( Phụ lục 1)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân quận Hà Đông

Tham mưu, giúp UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về côngtác dân tộc.

Văn phòng HĐND & UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của HĐND, UBND quận, đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Đoànđại biểu Quốc hội, Văn phòng HĐND và Văn phòng UBND thành phố

1.2.Nhiệm vụ - quyền hạn:

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyênmôn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND vàChủ tịch UBND quận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phốihợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND phường theo quy định của pháp luật

Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác vớiQuận ủy, Ban Thường vụ Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủyban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể quận và các cơ quan, tổ chức của Trungương, của thành phố đóng trên địa bàn

Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBNDquận; tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận; Trình UBNDquận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nướcthuộc phạm vi của Văn phòng HĐND & UBND quận

Công tác văn thư lưu trữ: Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản củaUBND, Chủ tịch UBND quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưutrữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND quận; hướng dẫn, kiểm tra các cơquan, đơn vị trên địa bàn quận chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tácvăn thư lưu trữ; hướng dẫn UBND các phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưutrữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật

Tiếp dân, tham mưu văn bản giao nhiệm vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND

và Chủ tịch UBND quận

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồ dưỡng cán bộ, công chức, viên chứccủa cơ quan

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận giao

Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,

các Ban của HĐND và đại biểu của HĐND quận, Văn phòng HĐND & UBND quận có các nhiệm vụ sau đây:

Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàngquý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND; tổ chứcphục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt

Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họpHĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và các Ban của HĐND; đôn đốc cơ quan,

tổ chức hữu quan chuẩn bị tài tiệu phục vụ kỳ họp HĐND, các cuộc họp của Thườngtrực HĐND, cuộc họp các Ban của HĐND

Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND tiếpcông dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi,đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân

Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự ánPháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND thành phố

Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ mối liên hệ công tácvới các cơ quan thành phố và quận, Thường trực Quận ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổquốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức,đoàn thể địa phương

Bảo đảm điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND thựchiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND

Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,lưu trữ, bảo vệ và lễ tâncuar cơ quan HĐND

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Hà Đông (phụ lục 03).

2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy của văn phòng.

Chánh Văn phòng (Chị Nguyễn thị Tâm):

Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòngtheo quy định về nhiệm vụ, mối quan hệ và lề lối làm việc của Văn phòng

Được thừa lệnh Thường trực HĐND, UBND quận, Chủ tịch UBND quận kýcác văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi điều hành, phối hợp, đôn đốc cáccấp, các ngành thuộc UBND quận chuẩn bị các đề án trình HĐND – UBND quận

Thông báo ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận đến các cơ quan,đơn vị, cá nhân liên quan.

Chủ trì họp lãnh đạo Văn phòng hàng tuần và họp định kỳ hàng tháng, quý của

cơ quan và giữ mối liên hệ với câp ủy chi bộ cơ quan

Ngoài việc thực hiện các quy định trên, Chánh Văn phòng UBND quận còn cótrách nhiệm sau:

1 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạtđộng, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và các báo cáokhác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND quận

2 Kiểm tra, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND quận, UBNDphường thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND quận

3 Xây dựng, trình UBND quận thông qua và giúp UBND kiểm tra, đôn đốc,tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND quận; giúp UBND, Chủ tịchUBND tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa UBND với Thường trựcQuận ủy, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Ủy ban MTTQ Việt Nam, cácđoàn thể nhân dân cùng cấp và phối hợp tổ chức sơ, tổng kết đánh giá rút kinh nghiệmviệc thực hiện Quy chế

4 Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND quận, tổ chức thu thập,tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch, PhóChủ tịch UBND quận

5 Phối hợp với Thủ trưởng cơ quan chuyên môn tham mưu cho Chủ tịch UBNDquận tổ chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” hiện đại liên thôngtại Văn phòng UBND quận Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ cáchoạt động của UBND, Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quận

7 Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của UBND quận và Chủtịch UBND quận

8 Tham mưu cho UBND quận về việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thôngtin trong quản lý hành chính Nhà nước tại địa phương

9 Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND

quận giao.

Các Phó Chánh Văn phòng

Được thừa lệnh Thường trực HĐND – UBND quận ký thay Chánh Văn phòngnhững văn bản hành chính thông thường do Chánh Văn phòng phân công thuộc lĩnhvực được phụ trách

Tham dự các cuộc họp của Thường trực HĐND, UBND quận được Chánh Vănphòng phân công để theo dõi, tổng hợp

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công

Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách công tác tống hợp (Đ/c Vũ Hoàng Tâm):

Được phân công Phó Chánh Văn phòng thường trực, thay mặt Chánh Vănphòng điều hành văn phòng khi đồng chí Chánh Văn phòng đi công tác vắng

Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng toàn bộ công tác tham mưu vớiHĐND – UBND quận, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận, đôn đốc, xử lý, ràsoát văn bản phát hành Phụ trách công tác tổng hợp, dân tộc, tin học; khai thác sửdụng cổng thông tin điện tử quận; chuẩn bị các báo cáo, lịch làm việc chương trìnhcông tác của UBND quận

Thay mặt Chánh Văn phòng ký các hợp đồng mua sắm, sửa chữa, bổ sung cở sởvật chất và trang thiết bị làm việc khi được CVP ủy quyền

Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức Đoàn thah niên côngsản Hồ Chí Minh của khối cơ quan UBND quận

Phó Chánh Văn phòng phụ trách Trung tâm giao dịch hành chính một cửa, một cửa liên thông; theo dõi, giúp việc HĐND (Đ/c Thái Thị Thùy Linh):

Phụ trách theo dõi thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, năm tình hìnhtiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ công chức thuộc Trung tân giao dịch hànhchính, phối hợp với lãnh đạo các phòng, ban chuyên môn kịp thời giải quyết nhữngvẫn đề vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liênthông Kiểm tra, đôn đốc việc làm của cán bộ công chức, viên chức khi giap tiếp với tổchức và công dân

Phụ trách công tác áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 vào quản lý hành chính Nhà nước tại quận

-Thay mặt lãnh đạo văn phòng giữ mối liên hệ với Công đoàn Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách công tác hành chính quản trị; văn thư

lưu trữ; tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân (Đ/c Nguyễn Trần Hiển):

Kiêm nhiệm Tổ trưởng tổ tiếp dân; tổng hợp, báo cáo UBND quận kết quả côngtác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân

Phụ trách công tác hành chính quản trị của Văn phòng HĐND và UBND quận, côngtác văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy ở cơ quan

Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc vàkinh phí phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo Thường trực HĐND – UBND quận

Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức nữ công trong cơ quan

Lập chương trình công tác của Thường trực HĐND và các Ban của HĐNDquận; dự thảo các văn bản để thường trực HĐND quận gải quyết theo thẩm quyền

Chuyên viên theo dõi hoạt động của UBND, giúp việc Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận, gồm:

Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực nội chính (Đ/c Nguyễn Trần Hiển): theo dõitổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn bản của UBND quận giao cho các cơquan, đơn vị và UBND các phường triển khai thực hiện những nhiệm vụ do UBNDquận chỉ đạo trên lĩnh vực nội chính; thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạophân công

Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, GPMB (Đ/c Vũ HàngTâm): Theo dõi, tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn bản của UBND quậngiao cho các cơ quan, đơn vị và UBND phường triển khai thực hiện nhưng nhiệm vụ

do UBND quận chỉ đạo trên lĩnh vực đầu tư xây dụng, quản lý đô thị

Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực văn hóa – xã hội (Đ/c Trịnh Chi Long): Theodõi, tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn bản của UBND quận giao cho các cơ

quan, đơn vị và UBND phường triển khai thực hiện nhưng nhiệm vụ do UBND quậnchỉ đạo trên lĩnh vực VH-XH.

Bộ phận Tin học – Cổng thông tin điện tử:

Nhân viên tin học phụ trách cổng thông tin điện tử quận (Đ/c Mai Thị Hậu):Chịu trách nhiệm phối hợp cùng các chuyên viên tổng hợp thuộc các lĩnh vực tổng hợpcác vấn đề thuộc từng lĩnh vực, sau khi được lãnh đạo phê duyệt đưa tin, bài, văn bảnlên cổng thông tin điện tử của quận Kiểm soát nội dung đăng tải trên cổng thông tinđiện tử quận; thiết lập các đường liên kết từ cổng thông tin điện tử của quận tới cácWebsite quan trọng khác như Website của Chính phủ, của Thành phố Hà Nội

Nhân viên tin học phụ trách hệ thống mạng, phần mềm ứng dụng tại Trung tâmgiao dịch hành chính một cửa quận Quản lý dịch vụ công qua mạng (Đ/c Nguyễn ThịPhương Lan): Tra cứu thông tin của người dân, nhận những hồ sơ thủ tục hành chínhcủa nhân dân qua cổng thông tin điện tử, công khai hóa các văn bản quy phạm phápluật, các thủ tục hành chính trên cổng thông tin điện tử; Phối hợp quản lý tăng âm loađài phục vụ các hội nghị tại phòng họp và hội trường của UBND

Bộ phận văn thư – lưu trữ:

Nhân viên văn thư (Đ/c Nguyễn Thị Minh, Phạm Thị Thanh Thủy, Mai ThịHậu): Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định, làm thủ tục gửivăn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản theo địa chỉ; Quản lý con dấu vàđóng dấu các văn bản đi, đến theo đúng quy định; Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơhợp lý, sử dụng các phần mềm văn thư, lưu trữ để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khaithác; nộp hồ sơ đã đến hạn và lưu trữ cơ quan, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảomật của công tác văn thư lưu trữ theo quy định

Nhân viên lưu trữ (Đ/c Nguyễn Thị Hiền): Chịu trách nhiệm thu nhận toàn bộ

hồ sơ tài liệu của cơ quan để tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tàiliệu trên cơ sở văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, thực hiện quy trình kỹ thuật bảoquản an toàn tài liệu, có biện pháp phòng chống mối mọt, côn trùng phá hoại tài liệu,phòng chống cháy, nổ và bảo vệ bí mật nhà nước

Bộ phận hành chính quản trị

Kế toán (Đ/c Đỗ Thị Tuyết Mai): Xây dựng lập dự toán sử dụng ngân sách Nhànước hàng năm theo Luật ngân sách, mở sổ sách theo dõi chi tiết các chương, mục,theo dự toán giao, tổng hợp thanh quyết toán theo chính sách, chế độ tài chính Nhànước quy định; quản lý chứng từ kế toán đúng chế độ Nhà nước quy định đảm bảo antoàn

Thủ quỹ (Đ/c Phạm Thị Thanh Thủy): Quản lý quỹ thực hiện việc thu, chi đúng

số tiền ghi trên phiếu đã có đầy đủ thủ tục trình duyệt; theo dõi sổ quỹ tiền mặt hàngngày để kiểm kê đối chiếu sổ sách và bàn giao chứng từ thu, chi cho kế toán theo dõiquản lý kịp thời

Nhân viên sao, in và gửi văn bản (Đ/c Lê Thu Hoằng): Chịu trách nhiệm nhânbản, sao, in, chụp tài liệu, văn bản; giữ bí mật nội dung các tài liệu, bảo đảm an toàn

hồ sơ, tài liệu in ấn và tài sản máy móc khi được giao quản lý

Nhân viên phục vụ (Đ/cLê Thị Kim Huấn): Hàng ngày làm vệ sinh sạch sẽ cácphòng làm việc; thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các nhân có liên quan giữ gìn vệsinh, bảo vệ tà sản cơ quan và thực hành tiết kiệm trong việc sử dụng điện, nước; quản

lý kho mở sổ sách

Lái xe (Đ/c Nguyễn Đăng Cầu, Nghiêm Đình Tuyển, Lê Đình Hồng): bảo đảm xesạch sẽ, lái xe an toàn, bảo dưỡng sửa chữa phương tiện; lái xe phục vụ Thường trựcHĐND & UBND quận đi công tác do lãnh đạo văn phòng điều động

Nhân viên Bảo vệ cơ quan (Đ/c Nguyễn Văn Đông, Nguyễn Văn Thịnh,Nguyễn anh Dũng): Kiểm tra, kiểm soát người ra vào trong cơ quan và xung quanh trụsở; bảo vệ cơ quan, đảm bảo an toàn tuyệt đối về cơ sở vật chất và phương tiện làmviệc trong cơ quan

Bộ phận Trung tân giao dịch hành chính một cửa (Đ/c Nguyễn thị Ngọc Yến,Anh Vũ Anh Tuấn, Lê Quang Thoan, Phạm Tiến kỳ, Chị Trần thị Thanh Yến, Đỗ ThịThanh Huyền):

Duy trì thực hiện lịch tiếp tổ chức và công dân tại Trung tâm, thông báo kịpthời những trường hợp khi có thay đổi lịch đột xuất; quản lý các trang thiết bị, đảmbảo vệ sinh nơi làm việc Bao gồm: Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy phép xâydựng; Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy chứng nhận; Chuyên viên phụ tráchlĩnh vực cấp Giấy phép Đăng ký kinh doanh, bổ sung ĐKKD ngành, nghề, cấp lại giấyphép ĐKKD; Cán bộ phụ trách lĩnh vực giải quyết các vấn đề chính sách xã hội; Cán

bộ phụ trách lĩnh vực thu phí, lệ phí

Tổ tiếp công dân (Đ/c Vũ Hoàng Tâm, Đ/c Đỗ thị Thu Hà, Đỗ Thị Thu Hà):

Tham mưu giúp HĐND & UBND quận tổ chức tiếp công dân thường xuyên để tiếpnhận các kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định hiện hànhcủa pháp luật; theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết của các cơ quan, đơn vị đối vớinhững vụ việc được UBND quận giao, tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết choThường trực HĐND, UBND quận và các cơ quan có liên quan của quận

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy bn nhân dân quận Hà Đông.

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong công việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan và những ví dụ minh họa cho những tình huống cụ thế.

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chức năngchính của Ủy ban nhân dân do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vaitrò chủ yếu của văn phòng là:

Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của

Ủy ban nhân dân

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản

lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý, lãnh đạo hoàn thành nhiệm vụ

Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật (chỉtiêu, định mức, qui trình,…)

Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng trong cáchoạt động hoặc dự án chuyên biệt v.v…

Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, tổ chức mà ở đódiễn ra các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và đảm bảo hậucần phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó, nhạy bén tham mưu cho lãnh đạo

Tham mưu là đóng góp ý kiến có tính chất chỉ đạo, tổng hợp là tập hợp nhữngvẫn đề: Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo

có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược vàcác giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thựchiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả caonhất Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý điều hành; Tham mưutrong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ vủa cơ quan; Xây dựng các quy chế, quyđịnh, thủ tục hành chính; Trong công tác văn thư- lưu tữ; Trong việc tổ chức hội nghị,hội họp của cơ quan tổ chức; Trong việc xây dựng chương trình công tác, trong việc tổchức chuyến đi công tác; Tham mưu trong việc tiếp dân, tiếp khách, đối nội, đối ngoại

Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần: là trợ giúp, giúp đỡ cho lãnh đạotrong công tác quản lý điều hành hoạt động hành chính của cơ quan; Trong hoạt độngcủa cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất như: Nhà cửa, trangthiết bị, phương tiện làm việc, điều kiện làm việc, do vậy VP phải đáp ứng đầy đủ kịp

thời mọi lúc mọi nơi.

Ví dụ: khi cơ quan có một cuộc họp thì văn phòng phải có trách nhiệm đảm bảođầy đủ cơ sở vật chất cho cuộc họp, các tài liệu liên quan đến những vấn đề cần bànbạc trong cuộc họp, nước uống, ánh sáng

Ví dụ: trong một cơ quan không thể thiếu được các yếu tố về cơ sở vật chất, cáctrang thết bị phục vụ cho quá trình làm việc, của lãnh đạo cơ quan cũng như lnahx đạovăn phòng hay toàn bộ cơ quan, như: máy tính, máy in, máy fax, diện thoại, bít, giấy,mực in… chính vì vậy văn phòng có vai trò tất yêu trong việc đảm bảo hậu cần phục

1- Xây dựng chương trình công tác năm:

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 30 tháng 10 hàng năm, các cơ quan chuyên môn,

cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường gửi Văn phòng Hộiđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận danh mục các đề án cần trình Ủy ban nhândân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ban hành hoặc trình Hội đồng nhân dân quận banhành trong năm tiếp theo (sau đây gọi chung là đề án, văn bản) Các đề án, văn bảntrong chương trình công tác phải ghi rõ số thứ tự, tên đề án, tên văn bản, nội dungchính của đề án, cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp và thời gian trình;

Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổng hợp, dựkiến chương trình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân quận, gửi lại các cơ quanliên quan tham gia ý kiến;

Bước 3: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chươngtrình công tác năm sau của Ủy ban nhân dân quận, cơ quan được hỏi ý kiến có tráchnhiệm trả lời, gửi lại Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân quận hoànchỉnh, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét và trình Ủy ban nhân dân vàophiên họp thường kỳ cuối năm;

Bước 4: Sau năm (05) ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác năm được

Ủy ban nhân dân quận thông qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dânquận trình Chủ tịch duyệt, gửi thành viên Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn, cơ

quan thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân các phường biết, thực hiện.

2- Xây dựng chương trình công tác quý:

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 15 tháng cuối quý, cơ quan chuyên môn, cơ quanthuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân các phường gửi Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân quận báo cáo đánh giá kết quả thực hiện chương trìnhcông tác quý đó, rà soát các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vào chương trình công tácquý sau của Ủy ban nhân dân quận

Bước 2: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổng hợp, xâydựng chương trình công tác quý sau của Ủy ban nhân dân quận và chậm nhất vào ngày

22 của tháng cuối quý, Văn phòng có trách nhiệm trình Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận phê duyệt chương trình công tác quý sau của Ủy ban nhân dân quận, gửi cơ quanchuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phườngbiết, thực hiện;

3 Xây dựng chương trình công tác tháng:

Bước 1: Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn,

cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các phường căn cứ vàotiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương trình công tác quý, những vấn

đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn

vị mình, gửi Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận

Bước 2: Văn phòng HĐND và UBND quận tổng hợp chương trình công táchàng tháng của Ủy ban nhân dân quận, chương trình công tác tháng của UBND quậncần được chia theo từng lĩnh vực do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách giải quyết

Bước 3: Chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân quận trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố duyệt chương trìnhcông tác tháng sau của Ủy ban nhân dân quận, gửi các cơ quan chuyên môn, cơ quanthuộc Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân phường biết, thực hiện

4 Xây dựng chương trình công tác tuần:

- Căn cứ vào chương trình công tác tháng, lịch làm việc của các cơ quan liênquan và chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồngnhân dân và Ủy ban nhân dân quận xây dựng chương trình công tác tuần sau của Chủtịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, trình Chủ tịch quyết định chậm nhấtvào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thựchiện

- Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu làm việc với Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch

Ủy ban nhân dân quận để giải quyết công việc trong tuần, phải có văn bản đăng ký vớiChánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận chậm nhất vào thứnăm tuần trước.

5- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có trách nhiệmtham mưu cho Ủy ban nhân dân quận trong việc xây dựng, điều chỉnh và đôn đốc việcthực hiện chương trình công tác của Ủy ban nhân dân quận Việc điều chỉnh chươngtrình công tác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định, Văn phòng thông báo kịpthời để các thành viên Ủy ban nhân dân quận, Thủ trưởng cơ quan liên quan biết, thựchiện

6- Trong quá trình xây dựng chương trình công tác, Văn phòng Hội đồng nhândân và Ủy ban nhân dân quận phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Quận uỷ để không xảy

ra tình trạng chồng chéo hoạt động giữa Bí thư Quận uỷ, Chủ tịch Hội đồng nhân dân,Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận

Trong công tác xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND quận

Hà Đông có những Ưu điểm:

Từ khi thành lập tới nay, UBND quận Hà Đông đã đạtđược nhiều thành tựuđáng kể về tất cả các lĩnh vực, chương trình công tác thường kỳ của quận khi xây dựng

và thực hiện có nhiều ƯĐ:

Giúp cho cơ cán bộ,công chức, viên chức và toàn thể nhân viên trong cơ quan,nắm được những tình hình trước mắt những công việc đã đạt được trong thời gian vừaqua, để từ đó, xác định cho mình, cho cơ quan mục tiêu trong thời gian tới

Giúp cho việc thực hiện công việc một cách có hiệu quả nhất, thao trình tự đãđược sắp sẵn

Trong quá trình hoạt động của UBND, các bộ phận trong UB sẽ nắm rõ phươnghướng trọng tâm trong thời gian tiếp theo của tháng, quý, năm để thực hiện tốt

Tuy nhiên ngoài những ƯĐ trên thì việ xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND cũng cố một số Nhược điểm:

Trong quá trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan cónhiều điểm thiếu sót là chưa nói rõ được những mặt họat động chưa làm được trongthời gian vừa qua, chưa đánh giá sâu sắc những mặt hạn chế trong công tác quản lýđiều hành

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của UBND quận Hà Đông ( Phụ lục 5 ) lập mục lục văn bản, hồ sơ về hội nghị đó.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là bản lề của

công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơquan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả côngviệc của cơ quan và mỗi cán bộ công chức

Mục lục văn bản hồ sơ của 01 hội nghị của Ủy ban nhân dân quận Hà đông baogồm 2 văn bản (phụ lục 5)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan ( Phụ lục 6 )

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơquan Các chuyến đi công tác của cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị,hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài Mỗi chuyến đi công táccủa lãnh đạo có tác dụng trên nhiêu phương diện

Hoạt động của văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quanbao gồm các công việc chính sau đây:

1.4.1 Lập lế hoạch đi công tác:

Để chủ động các chuyến đi công tác cho lãnh đạo, Văn phòng có trách nhiệmtheo dõi và chủ động thực hiện chuyến đi công tác đó

Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi.Xác định mục đích, nội dung công việc, địa diểm đến, thời gian, thành phần, phươngtiện và kinh phí

1.4.2 Chuẩn bị bước trước chuyến đi.

Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơquan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan đơn vị đoàn sẽ đến công tác, nội dungthiết yếu gồm có:

- Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên;

- Nội dung và lịch làm việc;

- Thời gian đi từ cơ quan;

- Những đề nghị để cơ quan đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn

1.4.3 Chuẩn bị nội dung công tác.

Nội dung là phần quan trọng nhất của chuyến đi Căn cứ mục đích, nội dungchuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân công cho các đơn vị chuẩn bị Trách nhiệm củaVăn phòng là đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc, đảm bảo yêucầu và nội dung và về tiến độ thời gian cho chuyến đi

1.4.4 Chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí.

Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là rất cần thiết

Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát tưnhiều yếu tố.

Kinh phí Nói chung các chuyến đi công tác đều phải có kinh phí Việc chuẩn bịkinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước Dáp ứng nhu cầu công tác và tiếtkiệm

1.4.5 Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan.

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan

Tử khi hình thành xã hội loài người đến nay, con người có những nhu càu tựthan tối thiểu gồm: ăn, mặc và nhu càu giao tiếp trong đó nhu cầu gio tiếp cùng vớiquá trình lao động đã làm cho tư duy trí tuệ, tư duy ngôn ngữ của loài người phát triểnnhư ngỳ nay Đồng thời quá trình đó đã hình thành nên nét đẹp văn hóa ứng xử trongtừng cộng đồng người Các nhà nghiên cứu xã hội cho rằng: muốn cải tạo cộng đồng

xã hội thì trước hết phải biết chấp nhạn cộng đồng đó Đây cũng là một cách ứng xửvăn hóa Văn hóa ứng xử xét một cáh bao quát nhất, là toàn bộ những nét đẹp hành vi,

cử chỉ, ngôn ngữ tiếp nhận và tác động trở lại giữa con người với con người, con ngườivới sự vật, giữa con người với thiên nhiên được cộng đồng xã họi chấp nhận coi đónhư là chuẩn mực Các Mác đã từng nói: Xét về mặt xã hội, con người là tổn hòa cácmối quan hệ xã hội Điều này oàn toàn đúng, xét đến cùng thì con người hình thànhnhân cách tốt đẹp hay tha hóa về mặt nhân cách đều ở trong một mooi trường xã hộinhất định và chịu tác động của môi trường đó Và ngày nay nét đẹp trong văn hóa ứng

xử được tiếp tục phổ biến trong xã hội và dần hình thành nên nét đẹp văn hóa công sởtrong các cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng Chính

vì vậy với tư cách là một cơ quan hành chính nhà nước UBND quận Hà Đông cũng làmột môi trường văn hóa công sở, thực hiện một ách nghiêm túc những nội quy quyđịnh của cơ quan khi làm việc và thực hiện tốt văn hóa công sở quy định chung trongcác cơ quan hành chính nhà nước Hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức và nhânviên trong cơ quan đều thực hiện tốt nét đẹp văn hóa công sở, về cách đi đứng, nóichuyện với đồng nghiệp, với lãnh đạo, hay với khách quan tới làm việc với cơ quan,trong ăn mặc theo đúng quy định văn hóa công sở tại các cơ quan nhà nước khi tới cơquan làm việc: Đối với nữ áo sơ mi có cổ, quần vải sẫm màu, váy công sở, bộ vetscông sở, không mặc váy quá ngắn, đi dép có quai hậu Đối với nam quần vải sẫm màu,

đi giày, áo sơ mi màu sắc thanh lịch nhã nhặn không quá màu mè kiểu cách Về giờlàm việc tại cơ quan đa phần các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên trong cơ

quan đã thực hiện tốt, tuy nhiên vẫn có một số nhỏ cá nhân vì có con nhỏ nên giờ đilàm hơi chận so với quy định Nhưng nhìn một cách tổng thể thì việc thực hiện vănhóa công sở tại UBND quận Hà Đông đã đúng chuẩn mực trong văn hóa công sở tạicác cơ quan hành chính nhà nước.

1.6 Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình tổ chức văn phòng của cơ quan

Văn phòng của HĐND & UBND quận Hà Đông được bố trí theo kiểu hiện đại

đã hạn chế được sự lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của

Vp và giảm được chi phí về quản lý điều hành Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnhđạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho mỗi cán

bộ viên chức VP phát huy được tính sang tạo, tự chủ và hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình một cách tốt nhất Văn phòng được phân theo chức năng và từng nhiệm vụ củatừng phòng ban, nhưng các hoạt động vẫn tập trung vào một đầu mối duy nhất đặtdưới sự điều hành của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm của mô hình tổ chức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân sự,

dễ kiểm tra điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc

Nhược điểm của mô hình tổ chức này là khó chuyên môn hóa, công việc thiếuchính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc khó quan tâm đúng mức tớitừng loại công việc

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND quận hà Đông ( nhận xét

ưu điểm, nhược điểm )

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Công tác văn thư vô cùngquan trọng trong mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức Nó là một phần không thể thiếu

và chiếm một phần lớn trong nội dung của công tác văn phòng

Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân quận Hà Đông được xây dựng theo môhình tập trung.Toàn bộ công tác văn thư được giao cho một chuyên viên phụ trách.Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và quản lý và

sử dụng con dấu của UBND Tất cả các văn bản đến và đi đều phải qua bộ phận vănthư vào sổ, đóng dấu và ban hành (đối với văn bản đi) hoặc chuyển giao đến các đơn

vị (đối với văn bản đến)

Ưu điểm:

Với mô hình quản lý như trên thì công tác quản lý văn bản của UBND được

đảm bảo tính thống nhất, tập trung, tính cơ mật và cung cấp thông tin kịp thời , chínhxác khi cần thiết, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Nhược điểm:

Mô hình công tác văn thư của UBND quận gần như không bộc lộ mặt hạn chế.Tuy nhiên, năng lực thực hiện công tác văn thư cũng như cũng như việc áp dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản còn nhiều hạn chế Công tác đào tạo bềdưỡng nghiệp vụ về văn thư cho các cán bộ chưa đạt yêu cầu chuyên sâu về lĩnh vựcchuyên môn nên kỹ năng nghiệp vụ còn yếu

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của UBND quận Hà Đông.

Lãnh đạo văn phòng giao cho bộ phận văn thư – lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo

cơ quan: Về việc ban hành các văn bản của cơ quan về công tác văn thư – lưu trữ ( quychế công tác VT – LT, và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ); Thường xuyên cập nhậtcác văn bản quy định của Nhà nước về công tác VT – LT; Giám sát liểm tra các đơn vịtrong việc thực hiện các nghiệp vụ VT – LT theo quy định của cơ quan; Tổ chứchướng dẫn nghiệp vụ về công tác VT- LT; Tổ chức công tác thi đua khen thưởng vềVT-LT; Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm thẩm định các văn bản của cơ quan banhành ( thể thức, nội dung )

Lãnh đạo VP đã làm đúng thẩm quyền trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạothực hiện công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan banhành những văn bản chỉ đạo về công tác Văn thư- Lưu trữ

Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi, đến cũng đều thực hiện đúng theoquy định về công tác Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, có nghĩa là việc thực hiện đúngtheo trình tự thủ tực nhất định cụ thể như sau:

1 Quản lý văn bản đi.

Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”.Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức tùy theo

số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ

cơ quan, tổ chức và cách thức chuyển giao (được thực hiện tại Văn thư hoặc do cán bộvăn thư trực tiếp chuyển tới các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, đơn vị, tổ chức Khichuyển giao văn bản, văn thư phải lập sổ đăng ký văn bản đi để theo dõi việc chuyểngiao văn bản; khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân, đơn vị nội bộ thì người nhậnvăn bản phải ký nhận vào sổ

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng

của văn bản

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cầnkiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có saisót, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo cơ quan xem xét, giải quyết

Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, đều được đánh số theo hệ thống số chungcủa cơ quan

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức:Cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận vănbản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: Tất cả văn bản đi do cán bộvăn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua

hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầunhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ Các trường hợp gửi bảo đảm hoặcchuyển phát nhanh phải đề xuất ghi rõ nội dung cần gửi và được Chánh văn phòngthừa lệnh Cục trưởng phê duyệt đề xuất

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cầnchuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặcchuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trịlưu trữ

- Công văn,tài liệu cần gửi phải chuyển văn thư trước 16h30 các ngày làm việc( trừ trường hợp khác được Thủ trưởng cơ quan cho phép ), nếu chậm hơn văn thưđược để lại và gửi bưu điện vào ngày làm việc tiếp theo

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể

như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, dothay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhânsoạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra,xác minh khi cần thiết;

Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Nghị định số110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

110 Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các lạo văn bản do UBNDquận và Văn phòng HĐND & UBND quận ban hành Riêng đối với văn bản quy phạmpháp luật và quyết định cá biệt của UBND quận và Văn phòng HĐND & UBND quậnthì lưu thêm 02 bản chính

Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính (chuyên viên soạn thỏa lưu 01bản để theo dõi thực hiện, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để nộ lưu vào lưu trữ theoquy định

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những vănbản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng

ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng,theo đúng số thứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết bảo vệ, bảoquản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo vệ bí mật Nhà nước

kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc vănbản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan ngay; trong trường hợp cần thiết,phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộvăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản,v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báocáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoànthể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp chonơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liênquan đến công việc chung của các cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có tráchnhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do Chánh văn phòng bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trườnghợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại chonơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xácminh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng củavăn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c) Đóng dấu ''Đến" , ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừđơn thư khiếu nại, tố cáo ( do Phòng Kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo vào sổ theodõi ) và các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v