Phân tích các khái niệm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và sự thể hiện trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý là hai khái niệm của công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp. Tổ chức sản xuất là tổ chức một quá trình hoạt động sản xuất còn tổ chức quản lý là tổ chức một hệ thống bộ máy điều khiển. Hiệu quả, hiệu lực của tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý là những nhân tố chủ yếu quyết định hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực tiễn quản lý doanh nghiệp cho thấy, những sai lầm hoặc thiếu sót trong việc thiết lập, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh là do người quản lý chưa có sự hiểu biết thấu đáo về hai khái niệm này như thế nào là tổ chức sản xuất, thế nào là tổ chức quản lý, cách phân biệt, mối quan hệ qua lại cũng như vai trò của chúng trong tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh. Để giúp người quản lý hiểu rõ hơn về hai khái niệm này để có sự vận dụng hợp lý vào doanh nghiệp mình là rất cần thiết trong điều kiện nền kinh tế Việt nam hiện nay. Chính vì vậy đề tài “Phân tích các khái niệm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và sự thể hiện trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp” là một đề tài rất bổ ích và thiết thực đối với một sinh viên quản lý như tôi. Để giải quyết vấn đề một cách thấu đáo là mong muốn của tôi nhưng do lần đầu làm công tác nghiên cưú khoa học cũng như tầm hiểu biết hạn chế chắc chắn bài tiểu luận sẽ không tránh khỏi thiếu sót, vì thế tôi rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các thầy cô và các bạn

LỜI MỞ ĐẦU

Tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý là hai khái niệm của công tác tổ chức quản lý doanh nghiệp Tổ chức sản xuất là tổ chức một quá trình hoạt động sản xuất còn tổ chức quản lý là tổ chức một hệ thống bộ máy điều khiển

Hiệu quả, hiệu lực của tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý là những nhân tố chủ yếu quyết định hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh Thực tiễn quản lý doanh nghiệp cho thấy, những sai lầm hoặc thiếu sót trong việc thiết lập, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh là do người quản lý chưa có sự hiểu biết thấu đáo về hai khái niệm này như thế nào là tổ chức sản xuất, thế nào là tổ chức quản lý, cách phân biệt, mối quan hệ qua lại cũng như vai trò của chúng trong tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

Để giúp người quản lý hiểu rõ hơn về hai khái niệm này để có sự vận dụng hợp lý vào doanh nghiệp mình là rất cần thiết trong điều kiện nền kinh

tế Việt nam hiện nay Chính vì vậy đề tài “Phân tích các khái niệm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và sự thể hiện trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp” là một đề tài rất bổ ích và thiết thực đối với một sinh viên

quản lý như tôi Để giải quyết vấn đề một cách thấu đáo là mong muốn của tôi nhưng do lần đầu làm công tác nghiên cưú khoa học cũng như tầm hiểu biết hạn chế chắc chắn bài tiểu luận sẽ không tránh khỏi thiếu sót, vì thế tôi rất mong nhận được sự quan tâm góp ý của các thầy cô và các bạn

I PHÂN TÍCH KHÁI NIỆM “TỔ CHỨC SẢN XUẤT” VÀ “TỔ CHỨC QUẢN LÝ”.

1 Tổ chức sản xuất

a Khái niệm

I.Tổ chức sản xuất.

1 Khái niệm.

Tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn các khâu trong cả dây chuyền nhằm thực hiện chu trình kinh doanh từ “đầu vào” đến “đầu ra”.

Mục tiêu của tổ chức sản xuất là sự bố trí các công đoạn , các khâu nhằm tạo ra năng suất, chất lượng cao hơn, nhịp độ sản xuất nhanh hơn, tận dụng và huy động tối đa các nguồn lực vật chất vào sản xuất, giảm chi phí sản xuất một đơn vị đầu ra tới mức thấp nhất, rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ Do đó quyết định lựa chọn tổ chức sản xuất theo dây chuyền, tổ chức sản xuất theo nhóm hay tổ chức sản xuất đơn chiếc là tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất, chủng loại hay kết cấu sản phẩm của doanh nghiệp Dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ từng hình thức tổ chức sản xuất để giúp người quản lý có lựa chọn hợp lý

b Phân tích

Quá trình sản xuất là hoạt động có ích của con người trên cơ sở sử dụng có hiệu quả đất đai, vốn, thiết bị máy móc, các phương pháp quản lý

và công cụ lao động khác tác động lên các yếu tố như nguyên vật liệu, bán thành phẩm (đối tượng lao động) và biến các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu của xã hội

Trong các yếu tố lao động, nguyên vât liệu, bán thành phẩm thiết bị máy móc, nhà xưởng, đất đai, vốn, quản lý, thì lao động và quản lý là các yếu tố quan trọng nhất, chịu nhiều tác động nhất

Quá trình sản xuất là tập hợp quá trình lao động và quá trình tự nhiên

+ Quá trình lao động là quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào dưới tác động trực tiếp của người lao động, của thiết bị máy móc dưới sự điều khiển của người lao động

+ Quá trình tự nhiên là quá trình làm thay đổi các tính chất cơ, lý, hoá của đối tượng lao động dưới tác động của các điều kiện tự nhiên như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng… Ví dụ như quá trình lên men trong sản xuất bia, quá trình tự nhiên trong trồng trọt và chăn nuôi, quá trình thường hoá vật đúc trong ngành cơ khí, các sản phẩm sơn xong được để khô tự nhiên, ngành xây dựng để bê tông cứng tự nhiên từ 2 đến 3 tuần … Khoa học và công nghệ phát triển, người ta càng làm chủ và điều khiển được quá trình tự nhiên, đẩy nhanh quá trình tự nhiên bằng cách tác động vào các điều kiện hoặc chất xúc tác, biến các quá trình tự nhiên thành quá trình có thể đieưèu khiển được phục vụ cho lợi ích của xã hội như trong công nghệ sinh học

Trước khi tổ chức sản xuất doanh nghiệp thực hiện các bước:

+ Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh: Công việc này nhằm xác định thị trường mục tiêu, phân đoạn thị trường, lựa chọn mặt hàng xuất khẩu, kiểu dáng sản phẩm – màu sắc, bao bì nhẵn hiệu Doanh nghiệp cần xác định chất lượng sản phẩm và các dịch vụ kèm theo, giá cả hàng hoá và dịch vụ là những vũ khí cạnh tranh sắc bén khi xây dựng chiến lược Nếu doanh nghiệp không xác định được sản phẩm sản xuất ra không phù hợp với nhu cầu thị trường về kiểu dáng, giá cả… thì sản phẩm đó sẽ không bán được

+ Dự báo thị trường: Xây dựng các phương pháp và mô hình dự báo,

sử dụng các phần mềm và hệ thống máy tính trong dự báo phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Thiết kế sản phẩm và qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm

+ Xây dựng kết cấu sản xuất, xác định năng lực sản suất và cân đối năng lực sản xuất

+ Lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch tác nghiệp:

Sau khi thực hiện các bước trên doanh nghiệp sẽ tiến hành tổ chức sản xuất: khi đó các khâu của quá trình sản xuất sẽ được giao cho các bộ phận

có chức năng phù hợp, tổ chức sắp xếp nguồn lực con người một cách hợp

lý và có hiệu quả Việc tổ chức sản xuất có nhiều hình thức Đối với loại hình sản xuất số lượng sản phẩm còn tương đối nhiều, chủng loại sản phẩm còn tương đối nhiều, sản xuất có tính lặp lại thì tổ chức sản xuất theo chuyên môn hoá công nghệ

Đối với loại hình sản xuất có số lượng sản phẩm rất lớn, chủng loại sản phẩm rất ít, sản xuất ổn định, nhịp nhàng và tương đối đều đặn thì tổ chức theo dây chuyền

Đi đôi với tổ chức sản xuất là tổ chức công tác sửa chữa thiết bị, tổ chức cung ứng vật tư, năng lực cho sản xuất và quản lý dự trữ, quản lý chất lượng: sản phẩm được sản xuất ra phải có chất lượng đảm bảo đúng quy trình

2 Tổ chức quản lý

a Khái niệm.

Tổ chức quản lý là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất và trong cả doanh nghiệp.

Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà tổ chức là phải xác định đúng đắn các chức năng quản lý để từ đó lựa chọn một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý Đây

là tiền đề cần thiết và khách quan để quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả cao

về các mặt kỹ thuật- sản xuất và kinh tế – xã hội Hơn nữa, muốn tổ chức hệ thống cơ quan quản lý hợp lý và có hiệu lực không thể không phân tích sự

quản lý trọn vẹn (không bỏ sót chức năng quản lý), tạo điều kiện nghiên cứu

tỷ mỷ khối lượng công việc quản lý và xác định chính xác số lượng cán bộ

và nhân viên quản lý

Khi thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản lý người quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc chung và nguyên tắc riêng cho tổ chức

Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của tổ chức được khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức Cơ cấu là phương tiện để thực hiện chức năng,bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức Cơ chế là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng

Do tính cấp thiết của việc xác định nên tổ chức bộ máy quản lý của công ty như thế nào cho có hiệu quả do đó trong khuôn khổ bài tiểu luận này tôi chỉ đề cập đến một vấn đề là giúp doanh nghiệp hệ thống lại các kiểu tổ chức quản lý để doanh nghiệp từ vị thế của mình lựa chọn một phương thức quản lý phù hợp nhất

b Phân tích

Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý nhưng nhìn chung có thể hiểu: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đặt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường Quản lý có phạm vi hoạt động vô cùng rộng lớn, được chi làm ba dạng chính: quản lý giới vô sinh, quản lý giới sinh vật, quản lý xã hội loài người

Để quản lý được phải tồn tại một hệ quản lý bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động quản lý nhằm dẫn dắt đối tượng quản lý đi đến mục tiêu Chủ thể có

thể là một người, một bộ máy quản lý gồm nhiều người, một thiết bị Đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý

Phải có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng quản lý Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế và lý do tồn tại của quản lý

Đó cũng chính là căn cứ quan trọng để chủ thể tiến hành các tác động quản lý

Quản lý bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều Quản lý là một quá trình thông tin Chủ thể quản lý phải liên tục thu thập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định – một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác động lên các đối tượng quản lý Còn đối tượng quản lý phải tiếp nhận các tác động quản lý của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình

Quản lý bao giờ cũng có khả năng thích nghi Đứng trước những thay đổi của đối tượng quản lý cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể quản lý không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản lý

có hiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công

cụ và hoạt động của mình

Tổ chức quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra đối tượng quản lý nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường luôn biến động

Chẳng hạn trong mỗi doanh nghiệp các bộ phận quản lý lãnh đạo của công ty là chủ thể quản lý Còn các bộ phận tác nghiệp là đối tượng quản lý

Do đó đối với bộ phận quản lý thì chúng ta phải tổ chức phân cấp quản lý làm sao có hiệu quả nhất, tránh sự chồng chéo

Trong các doanh nghiệp hiện nay chúng ta thấy rất rõ sự thể hiện của khái niệm “tổ chức quản lý” va “tổ chức sản xuất”

Đối với doanh nghiệp công nghiệp với hoạt động sản xuất hàng hoá chúng ta thấy rõ việc họ tổ chức sản xuất việc tổ chức quản lý Chẳng hạn một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc Sản phẩm của các doanh nghiệp may mặc công nghiệp là rất lớn với chủng loại hàng hoá ít, thông thường họ

tổ chức sản xuất theo dây chuyền Cách thức tổ chức một dây chuyền là: phân chia thành các bộ phận nhỏ như bộ phận thiết kế, bộ phận căt, bộ phận may (trong đó có dây chuyền may cổ áo, may thân áo…) bộ phận kiểm tra đóng gói

Việc tổ chức sản xuất nhằm mục đích sản phẩm làm ra đúng mục tiêu,

và thời hạn của công ty Nếu nhu cầu thị trường cần một sản phẩm trong một giai đoạn, mà công việc tổ chức sản xuất không kịp thời chậm chễ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty

Còn đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thì việc tổ chức quản lý được thể hiện rõ Thông thường các công ty thường tổ chức quản lý theo lĩnh vực như bộ phận quản lý lĩnh vực marketing, bộ phận nghiên cứu và phát triển, bộ phận quản lý tài chính, bộ phận quản lý nguồn nhân lực …

Các bộ phận có chức năng quản lý sẽ tìm các biện pháp để nâng cao sản lượng trên cơ sở đẩy mạnh tiêu thụ, áp dụng các hình thức tổ chức sản xuất tiên tiến, xây dựng tiến độ sản xuất hợp lý để rút ngắn chu kỳ sản xuất Phân công lao động hợp lý , tạo điều kiện lao động tốt nhất cho người lao động, sử dụng hợp lý các đòn bẩy kinh tế Cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu, năng lượng, dụng cụ, Tổ chức tốt sửa chữa máy móc thiết bị bảo đảm cho quá trình sản xuất được liên tục

Bố trí thời gian lao động hợp lý bảo đảm quá trình sản xuất không bị gián đoạn…

KẾT LUẬN

Trong thời đại ngày nay, khoa học kỹ thuật đã tiến bộ rất mạnh mẽ Các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh rất khốc liệt Điều

đó đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải được tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất phải thật tốt để đem lại hiệu quả cao Việc tổ chức quản lý tốt sẽ phối hợp tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của doanh nghiệp với hiệu quả cao Cũng vậy việc tổ chức sản xuất tốt sẽ làm cho công việc sản xuất của doanh nghiệp được vận hành trơn tru, sử dụng hiệu quả các nguồn lực tránh lãng phí, đem lại sản phẩm có chất lượng góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình quản lý kinh tế NXB Khoa học kỹ thuật H.1999

2 Một số vấn đề cơ bản về khoa học quản lý NXB CTQG, H, 2000

3 Khoa học quản lý NXB Đại học và trung học chuyên nghiệp

4 Giáo trình khoa học quản lý NXB Xây dựng

5 Giáo trình khoa học quản lý vận dụng vào quản lý doanh nghiệp Trường Đại học quản lý và kinh doanh Hà nội

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

I Phân tích khái niệm "tổ chức sản xuất" và "tổ chức quản lý" 2

1 Tổ chức sản xuất 2

a Khái niệm 2

b Phân tích 2

2 Tổ chức quản lý 4

a Khái niệm 4

b Phân tích 4

II Sự thể hiện trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp 5

Kết luận 7

Tài liệu tham khảo 8