skkn một số KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN lý hồ sơ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH tế kỹ THUẬT KIÊN GIANG

 Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO TÓM TẮT NỘI DUNG SÁNG KIẾN Tên đề tài sáng kiến: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Yếu tố mới, sáng tạo đề tài: Sáng kiến có nhiều cải tiến so với giải pháp trước đây: Những tồn dễ nhận thấy công tác quản lý hồ sơ CCVC việc thất thoát tài liệu hồ sơ cá nhân, trách nhiệm cán quản lý chưa tốt phần quy định có bất cập chưa thực phù hợp với tình hình Việc thất hồ sơ thường xảy nhiều nguyên nhân khác nhau; việc quản lý thiếu khoa học nên tra cứu, truy tìm hồ sơ khó khãn gây ảnh hưởng xấu đáng tiếc cho không cho CCVC mà ảnh hưởng đến cơng tác quản lý chung đơn vị Một số nơi chưa trọng mức công tác quản lý hồ sơ CCVC nên dẫn đến hư hỏng ẩm mốc, bị nước mưa lâu ngày Qua công tác kiểm tra phát tủ đựng hồ sơ nhiều năm bị mối xông, song không phát kịp thời Việc quản lý hồ sơ CCVC xảy tình trạng thất lạc hồ sơ; sai sót, thực chưa quy định việc chuyển hồ sơ CCVC chuyển công tác, nghỉ việc; quan có kiểu quản lý hồ sơ CCVC khác nhau, chưa có nét định hình, thống chung, nên kiểu quản lý góp phần làm cho công tác quản lý hồ sơ thêm phần khó khăn cần tra cứu thơng tin Đứng trước tình hình trên, với trách nhiệm người tham mưu cho Ban Giám hiệu công tác quản lý hồ sơ CCVC, thân tìm tòi thực nhiều biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công việc giao Để cải tiến việc quản lý hồ sơ CCVC thực cách khoa học, quy định, thân đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Hiệu phạm vi áp dụng nhân rộng: a) Hiệu quả: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Với việc áp dụng số kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ CCVC vửa qua Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang đạt số kết định, việc quản lý hồ sơ đạt hiệu thành công thể cụ thể rõ nét Bước đầu khắc phục sai sót khai thác có hiệu thơng tin CCVC, giúp cho người làm công tác quản lý cán đỡ vất vả trước nhiều Qua thực tiễn thực hiện, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Hồ sơ CCVC cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết (hiện lưu trữ gần 300 hồ sơ CCVC, xếp theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm) - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học - Tránh thất thoát hồ sơ CCVC - Các loại thông tin CCVC cập nhật kịp thời, xác; cung cấp thơng tin CCVC cho Ban Giám hiệu nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu; lưu trữ cẩn thận, quy định - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra hồ sơ lưu trữ khơng để xảy tình trạng ẩm mốc, mối mọt… - Qua đánh giá nội định kỳ Ban ISO Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang cơng tác quản lý, lưu trữ hồ sơ nói chung hồ sơ CCVC nói riêng Phòng Hành tổng hợp đánh giá cao thực tốt, quy định, khoa học, ngăn nắp Nói chung, để cơng tác quản lý hồ sơ CCVC thực tốt công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Trên đây, thân xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ rút từ trình cơng tác Tuy chưa hồn hảo, giúp cho tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao b) Phạm vi áp dụng nhân rộng: Sáng kiến áp dụng thực tế Trường CĐ.Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang áp dụng, nhân rộng trường đào tạo thuộc tỉnh Kiên Giang Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP (Năm học 2015-2016) Tên đề tài: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang I ĐẶT VẤN ĐỀ: Hồ sơ công chức, viên chức (CCVC) tài liệu pháp lý phản ánh thông tin CCVC bao gồm: nguồn gốc xuất thân, q trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, nãng lực, mối quan hệ xã hội gia đình nhân thân liên quan đến CCVC Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm quản lý hồ sơ gốc CCVC theo quy định Hồ sơ quản lý CCVC xây dựng nguyên tắc bảo đảm tính thống nhất, khoa học, đầy đủ, xác vừa góp phần tốt cho cơng tác quản lý chuẩn xác vừa phục vụ tốt cho việc kiểm tra giám sát hoạt động có liên quan đến đối tượng quản lý theo quy định pháp luật Tuy nhiên, bên cạnh vấn đề hồn thiện, hệ thống vãn sách vấn đề bộc lộ bất cập, bên cạnh quan đơn vị quản lý tốt công tác hồ sơ CCVC, xuất khơng quan đơn vị quản lý yếu dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, giấy tờ CCVC gây khó khãn cho quản lý hoạt động có liên quan đến CCVC diện quản lý Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang với quy mô khoảng 5.000 học sinh, sinh viên khóa đào tạo quy: cao đẳng (CĐ), trung cấp chuyên nghiệp (TCCN); cao đẳng nghề (CĐN), trung cấp nghề (TCN) khóa ngắn hạn, đào tạo theo nhu cầu doanh nghiệp bao gồm 20 ngành, nghề thuộc lĩnh vực kỹ thuật, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, xây dựng, tài chánh Với 10 khoa chuyên môn, trung tâm phòng nghiệp vụ, trường có 245 CCVC, 39 người công chức, viên chức quản lý (chiếm khoảng 15,9%) Bình qn khoa có khoảng từ đến 25 viên chức, với số sinh viên từ 200 đến 350 Cơ sở vật chất nhà trường trang bị tương đối với tổng diện tích (gồm sở thành phố Rạch Giá huyện Hòn Đất), tổng giá trị tài sản khoảng 60 tỷ đồng, xếp loại trường Cao đẳng hạng I Hiện nay, nhà trường quản lý lưu trữ gần 300 hồ sơ CCVC (kể CCVC làm việc CCVC nghỉ hưu, nghỉ việc) Do đó, cơng tác quản lý, lưu trữ hồ sơ CCVC nhà trường xem công tác quan trọng, đòi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng khoa học Làm tốt công tác góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: chất lượng hiệu Ngược lại, làm không tốt công tác hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác nhà trường Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Bản thân phân công làm nhiệm vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ CCVC nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác nên q trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng việc, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường Để chia sẻ đồng nghiệp số kinh nghiệm cơng tác quản lý hồ sơ CCVC có hiệu quả, tơi xin trình bày đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang” để tham khảo II KHÓ KHĂN: Những tồn dễ nhận thấy công tác quản lý hồ sơ CCVC việc thất thoát tài liệu hồ sơ cá nhân, trách nhiệm cán quản lý chưa tốt phần quy định có bất cập chưa thực phù hợp với tình hình Việc thất thoát hồ sơ thường xảy nhiều nguyên nhân khác nhau; việc quản lý thiếu khoa học nên tra cứu, truy tìm hồ sơ khó khãn gây ảnh hưởng xấu đáng tiếc cho khơng cho CCVC mà ảnh hưởng đến công tác quản lý chung đơn vị Một số nơi chưa trọng mức công tác quản lý hồ sơ CCVC nên dẫn đến hư hỏng ẩm mốc, bị nước mưa lâu ngày Qua công tác kiểm tra phát tủ đựng hồ sơ nhiều năm bị mối xông, song không phát kịp thời Theo quy định hành trách nhiệm quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ người đứng đầu quan chịu trách nhiệm công tác quản lý hồ sơ CCVC thuộc đơn vị phụ trách Ngồi ra, người đứng đầu quan phải lựa chọn người đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ để bố trí làm chuyên trách công tác hồ sơ CCVC; tổ chức cho CCVC kê khai, thẩm tra làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ CCVC xây dựng lại bị thất lạc hư hỏng tài liệu khác theo quy định pháp luật Người đứng đầu quan định kỳ hàng nãm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực quy định quản lý hồ sơ CCVC Cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ phải tuân thủ đầy đủ quy định hành công tác quản lý hồ sơ CCVC Người giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ CCVC phải chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý khai thác hồ sơ CCVC; tổ chức tốt việc bổ sung tài liệu kịp thời, xác; tổ chức tốt cơng tác bảo quản hồ sơ, nghiên cứu phát vấn đề chưa rõ mâu thuẫn hồ sơ báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; thực nguyên tắc bảo mật hồ sơ thông tin, lý lịch cá nhân theo quy định pháp luật Qua thực tế cho thấy vấn đề nêu bất cập, yếu tố chủ quan liên quan đến thẩm quyền quan, cá nhân liên quan đến công tác quản lý hồ sơ CCVC Việc giao chuyển hồ sơ theo quy định cán trực tiếp quản lý thực hiện, song thực tế phần lớn việc làm lại cán thuộc diện chuyển quan tự làm theo gọi “được ủy quyền” quan Bởi có “tự nguyện” nói góp phần thúc Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 đẩy công việc đương nhanh hơn, kịp thời đáp ứng yêu cầu nơi nhận công tác Việc “ủy quyền” sai quy định dễ dẫn đến việc thất thoát hồ sơ, CCVC có sai phạm, có định kỷ luật Bên cạnh đó, trách nhiệm cá nhân người cấp giao trách nhiệm quản lý hồ sơ Không giỏi nghiệp vụ, người phải có tính trung thực phục quy định pháp luật hành lĩnh vực mà phân cơng cơng tác Thực tế quản lý hồ sơ CCVC cho thấy cơng tác chuyển giao hồ sơ thường gặp nhiều khó khăn cho cán trực tiếp quản lý Khi CCVC điều động, luân chuyển đến quan khác bổ nhiệm chức vụ thuộc quan khác quản lý theo quy định hành hồ sơ CCVC chuyển cho quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ CCVC để quan có thẩm quyền quản lý CCVC theo dõi Khi chuyển giao hồ sơ phải bảo đảm nguyên tắc kiểm tra tài liệu, ghi phiếu chuyển hồ sơ, niêm phong hồ sơ, vào sổ giao nhận hồ sơ, lập biên bàn giao Tuy nhiên, thực tế quy định nhiều không quan thực nghiêm chỉnh dẫn tới tình trạng hư hỏng mát hồ sơ cá nhân, tạo nhiều khó khăn cho cơng tác quản lý Một thực tế khác, CCVC nghỉ hưu, nghỉ sức, việc bị kỷ luật buộc thơi việc, theo quy định nhận sơ yếu lý lịch, định có liên quan Hồ sơ gốc quan lưu giữ Đối với CCVC từ trần, gia đình CCVC nhận sơ yếu lý lịch Hồ sơ CCVC quan quản lý Đối với CCVC chuyển khỏi quan nhận sơ yếu lý lịch thân Hồ sơ quan quản lý trừ trường hợp quan CCVC chuyển đến có yêu cầu chuyển hồ sơ vãn Việc chuyển giao hồ sơ phải cán bộ, công chức phân công làm công tác tổ chức cán thuộc quan, đơn vị tiếp nhận CCVC thực Trường hợp khoảng cách hai quan xa việc chuyển giao tiếp nhận thực vãn Việc nghiên cứu, sử dụng hồ sơ CCVC công tác bảo quản tài liệu hồ sơ quy định cụ thể vãn nhà nước Đây thuận lợi cho người làm công tác quản lý lưu giữ hồ sơ CCVC, song nhiều yếu tố khác nhau, có nguyên nhân chủ quan, bất cập nhận thức, trình độ quan điểm dẫn đến có sai sót đáng tiếc cơng tác Một điều khơng thể khơng đề cập đến là: quan có kiểu quản lý hồ sơ CCVC khác nhau, chưa có nét định hình, thống chung, nên kiểu quản lý góp phần làm cho cơng tác quản lý hồ sơ thêm phần khó khăn cần tra cứu thơng tin Đứng trước tình hình trên, với trách nhiệm người tham mưu cho Ban Giám hiệu công tác quản lý hồ sơ CCVC, thân tìm tòi thực nhiều biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công việc giao III GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Theo quy định hành nhà trường phải lập hồ sơ CCVC quy định Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có định tuyển dụng lần đầu, nhà trường có trách nhiệm hướng dẫn CCVC kê khai lý lịch, hoàn chỉnh danh mục hồ sơ theo quy định Hiệu trưởng có trách nhiệm tổ chức thẩm tra xác minh tính trung thực tài liệu có liên quan CCVC tự kê khai đóng dấu xác nhận quan, tổ chức, đơn vị để đưa vào diện quản lý theo nghiệp vụ hồ sơ chuyên ngành Đối với công tác bổ sung hồ sơ CCVC, công việc thường xuyên phải làm tình hình việc biến động nhân thường xuyên diễn nhu cầu luân chuyển, điều động hay biệt phái CCVC, việc học tập nâng cao trình độ trở thành việc bắt buộc CCVC nhằm phù hợp với tình hình phát triển thực tế nhà trường Theo quy định, định kỳ hàng nãm, chậm ngày 15/1 nãm sau theo yêu cầu quản lý đội ngũ CCVC, nhà trường hướng dẫn CCVC khai thông tin phát sinh kỳ có liên quan đến thân, quan hệ gia đình xã hội năm trước để bổ sung vào hồ sơ CCVC Bên cạnh đó, nhà trường có trách nhiệm sưu tầm thu thập tài liệu có liên quan đến CCVC thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ Các tài liệu thu thập phải bảo đảm tính trung thực ghi rõ họ tên, đơn vị người cung cấp tài liệu, họ tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, thời gian trích phải quan có thẩm quyền quản lý xác nhận Hồ sơ CCVC bị hư hỏng, thất lạc việc lập lại hồ sơ thay phải Hiệu trưởng định thực Việc sửa chữa liệu thông tin hồ sơ CCVC phải Hiệu trưởng định sau có kết thẩm tra, xác minh theo quy định pháp luật Trường hợp thông tin hồ sơ CCVC khơng thống tài liệu, vào hồ sơ lập lần đầu CCVC tuyển dụng vào quan để xác định Đối với vấn đề tổ chức quản lý hồ sơ CCVC phải tuân thủ theo nguyên tắc là: “CCVC làm việc quan phải có hồ sơ đầy đủ” - Để đảm bảo nguyên tắc quan trọng cần phải biết loại tài liệu cần có hồ sơ CCVC Những tài liệu cần có hồ sơ CCVC: Bất kỳ hồ sơ CCVC yêu cầu tối thiểu cần phải có loại tài liệu sau đây: a) Quyển lý lịch cán bộ, công chức: Theo quy định thành phần hồ sơ CCVC Bộ Nội vụ (theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/06/2007 Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008), CCVC phải tự khai lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 1a-BNV/2007 mẫu 2c-BNV/2008) có dán ảnh x 6, ghi rõ ngày nơi khai lý lịch, cam đoan khai thật, ký tên Đối với lý lịch này, cá nhân lập hồ sơ ban đầu việc ký tên, đóng dấu xác nhận UBND xã, phường, thị trấn nơi cá nhân có hộ thường trú; Hiệu trưởng thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu người cũ) b) Các sơ yếu lý lịch: Trong số trường hợp cần thiết quan quản lý CCVC yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007 c) Các bổ sung lý lịch: CCVC tiến hành khai lý lịch có giai đoạn lịch sử thân chốt tương ứng với thời điểm định, việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu quan quản lý tuỳ theo thời điểm việc làm khơng thể xem nhẹ Việc có làm thường xun việc quản lý CCVC thật có hiệu d) Các định có liên quan đến nhân như: định thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng đ) Các tự kiếm điểm, nhận xét, đánh giá CCVC hàng năm: kèm theo kết quả, đánh giá xếp loại Hiệu trưởng e) Các tài liệu khác: bao gồm như: sổ BHXH, giấy khai sinh, văn bằng, chứng trình độ học vấn, trình độ chun mơn, bồi dưỡng lý luận trị, nghiệp vụ tình trạng sức khoẻ… f) Các đơn thư có liên quan đến thân cá nhân cán (nếu có Một điều cần phải quan tâm đến tài liệu thuộc hồ sơ CCVC phải làm theo mẫu thống Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn thực (sự thống mẫu hồ sơ góp phần khắc phục dần hạn chế, khó khăn cách quản lý hồ sơ CCVC trước đây) Việc tổ chức quản lý hồ sơ CCVC: a) Phần tổ chức hồ sơ CCVC: Mỗi CCVC nhà trường phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng Tùy theo đối tượng cũ hay tuyển dụng việc lập hồ sơ có yêu cầu khác phần tổ chức (hay nói cách khác việc lập hồ sơ) có hai loại đối tượng cụ thể sau: - Đối với CCVC lập hồ sơ ban đầu: CCVC lần tiếp nhận nhà trường có trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho CCVC Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Hướng dẫn cho cá nhân CCVC lập hồ sơ ban đầu bước khởi đầu quan trọng việc lập hồ sơ cho cá nhân Chính vậy, việc hướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất thơng tin có liên quan đến cá nhân CCVC như: hồn cảnh lịch sử ơng, bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh, chị, em,… cho CCVC nhiệm vụ có tích chất “bắt buộc” người làm công tác cán Trong tài liệu có liên quan đến hồ sơ CCVC người hướng dẫn lập hồ sơ phải yêu cầu cá nhân CCVC phải kê khai thật rõ ràng, cụ thể Thực tế cho thấy, lập hồ sơ ban đầu việc làm thân người tuyển dụng lần đầu việc kê khai có số mục thông tin thường hay bị bỏ trống Trong q trình thu nhận hồ sơ khơng kiểm tra sau việc bổ sung thêm thơng tin gặp khơng khó khăn Đây lỗi thường hay gặp thực tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận - Đối với CCVC có thâm niên cơng tác: Việc quản lý hồ sơ CCVC cá nhân có q trình cơng tác lâu dài vấn đề làm cho người quản lý hồ sơ vất vả Các yếu tố khách quan bên chẳng hạn như: thay đổi môi trường công tác, hư hỏng, mối mọt trình bảo quản hồ sơ…, làm thất lạc số tài liệu hồ sơ cá nhân Bên cạnh đó, yếu tố chủ quan người quản lý hồ sơ góp phần làm cho việc tập hợp thông tin cá nhân không đầy đủ Để đảm bảo hồ sơ CCVC đầy đủ theo nguyên tắc nêu hai có được, q trình tập hợp lại thơng tin thất lạc đòi hỏi phải có thời gian định với lòng nhiệt tình người quản lý hồ sơ CCVC Chính tiếp nhận hồ sơ CCVC phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập danh mục kê khai tất loại tài liệu có hồ sơ, q trình tiếp nhận hồ sơ khơng đầy đủ người quản lý hồ sơ phải kê khai tất danh mục tài liệu cần bổ sung yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ sung đầy đủ, kịp thời Một điều cần lưu ý tiếp nhận hồ sơ cá nhân chuyển từ nơi khác đến phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận phải kiểm tra ghi vào sổ theo dõi ngày hồ sơ đến để theo dõi quản lý b) Phần quản lý hồ sơ CCVC: Đây công việc phần khơng phần quan trọng , đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ CCVC phải có lòng “nhiệt tình” Đến quan tiếp cận hồ sơ CCVC để nắm lấy thông tin mà khơng gặp trở ngại ta hiểu cách quản lý quan đó- Là quan biết xếp hồ sơ CCVC có ngăn nắp, khoa học Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Phần quản lý hồ sơ CCVC theo tơi phải thỏa mãn tiêu chí: “Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản” Trong bảo quản hồ sơ CCVC, tùy thuộc đơn vị mà ta có cách xếp, bảo quản hồ sơ khác Ở xin nêu hai cách xếp, bảo quản mà thân thực hiện: - Cách 1: xếp hồ sơ theo vần A, B, C, (hay theo mã số hồ sơ) - Cách 2: xếp hồ sơ theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm Trong cách xếp có ưu điểm khác theo cách xếp thứ hai dễ khai thác Trong thực tế, có cá nhân điều động, luân chuyển trường hay thuyên chuyển đơn vị cơng tác khác ngồi trường, việc lấy hồ sơ để làm thủ tục giải dễ dàng cách thứ Việc xếp theo vần A, B, C, có thuận lợi định gặp cá nhân có vần đầu chữ đầu H, T, Th việc lấy hồ sơ khó khăn nhiều Dù cách người làm cơng tác quản lý hồ sơ cần phải lưu ý điều: tất tài liệu thuộc hồ sơ CCVC nêu phải lưu phong bì lớn, cặp riêng theo mục (như hai cách nêu trên) Không để tài liệu bị nhàu nát, ẩm mốc, hư hỏng thất lạc Để dễ dàng khai thác thông tin CCVC, phong bì lớn ta phân chia tài liệu thành tập nhỏ khác nội dung: nội dung liên quan thân nhân lý lịch, giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ; nội dung thay đổi q trình cơng tác hết tập sự, nâng lương, thuyên chuyển công tác; nội dung trình khen thưởng, kỷ luật Việc phân chia giúp cho việc nắm bắt thông tin q trình CCVC nhanh chóng Trong bì hồ sơ cần phải lập kê danh mục tài liệu có, kê danh mục cần phải có dòng trống để sau bổ sung thêm vào kê tài liệu bổ sung sau Lưu ý bì hồ sơ cần phải ghi lượng thông tin tối thiểu cán như: họ tên, bí danh, q qn, đơn vị cơng tác, mã số hồ sơ (nếu có) Trong điều kiện nay, sở vật chất chưa đáp ứng nên thực tế việc có riêng phòng để bảo quản hồ sơ CCVC chưa thể đáp ứng Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ ta thường chung với phòng làm việc dù chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ phải tuân thủ nghiêm ngặt điều kiện sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thống mát, xa nơi có chất nổ, chất cháy, cần trang bị phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối, mọt, chuột, dán Tất hồ sơ CCVC xếp ngăn nắp, khoa học, khơng có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra… tất điều làm trở nên vô nghĩa.Việc cơng yếu tố khách quan bên ngồi hồ sơ ln ln thường trực, việc phải làm thường xuyên Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 có kế hoạch hẳn hoi Cần lưu ý điều, tài liệu bị phai mờ, rách nát phải chép lại lưu đồng thời với cũ Việc hủy bỏ tài liệu hồ sơ phải Hiệu trưởng định, việc hủy bỏ hồ sơ phải lập biên cụ thể ghi rõ người cho phép hủy bỏ hồ sơ, biên phải lưu bì hồ sơ cá nhân Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ CCVC cần phải thường xuyên bổ sung mặt thay đổi thân gia đình CCVC, định điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, đánh giá công tác hàng năm, thẩm tra xác minh, đơn thư tố giác kết luận…đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ Các tài liệu bổ sung chủ yếu CCVC tự khai theo quy định cán tổ chức thu thập, sưu tầm phải ghi rõ họ tên người quan cung cấp tài liệu, ngày nơi trích tài liệu, trích từ văn Trong phần quản lý hồ sơ, vấn đề quan trọng mà người làm công tác bảo quản hồ sơ cần phải nắm vững là: với loại đối tượng khác nghỉ hưu, thơi việc, chuyển đi,… loại đối tượng nhận, trả, chuyển hồ sơ, phải thực quy định Đối với vấn đề người làm công tác quản lý hồ sơ CCVC cần lưu ý điểm sau: - Các đơn vị nghiên cứu hồ sơ CCVC thuộc diện quản lý, trường hợp khác phải đồng ý Hiệu trưởng (đây nguyên tắc mà vi phạm, phớt lờ chỗ quen biết) - Hồ sơ đọc chỗ, trừ trường hợp đặc biệt - Người khơng có trách nhiệm khơng lấy thêm bớt tài liệu vào hồ sơ, tuyệt đối khơng tẩy xố, sửa chữa, đánh dấu hủy hoại tài liệu hồ sơ Khi có vấn đề có liên quan đến vấn đề trị, kinh tế quan chức lại số tài liệu cần thiết hồ sơ - Phải lập sổ theo dõi trả hồ sơ (đây học kinh nghiệm vô quý thân rút từ trình lập sổ BHXH cho CCVC) Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ CCVC: Như biết, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý hồ sơ cá nhân nước giới tiến hành từ lâu Việt Nam chúng ta, ngành giáo dục việc làm triển khai gần Dù có tín hiệu vui cho người trực tiếp quản lý hồ sơ CCVC Việc khai thác thông tin CNTT không đầy đủ hồ sơ lưu trữ giấy tính ưu việt tốc độ xử lý thơng tin bước đầu làm hài lòng người làm cơng tác quản lý Chỉ tiếc điều, tính pháp lý thông tin khai thác từ phần mềm ứng dụng công tác quản lý cán chưa thật làm người tin tưởng Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang 10  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 Đây vấn đề có tầm vĩ mơ u cầu nhà quản lý phải tiếp tục nghiên cứu, đề xuất Nhưng tính ưu việt việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hồ sơ CCVC thật giúp cho người làm công tác quản lý bớt phần vất vả Nếu biết kết hợp hai cách quản lý việc khai thác thơng tin người thuộc quyền quản lý đơn giản nhiều Hiện nay, nhà trường ứng dụng chương trình quản lý cán phần mềm CUSC (phần mềm quản lý đào tạo) Việc sử dụng chương trình giúp cho việc quản lý hồ sơ CCVC nhà trường bớt vất vả, vấn đề quan trọng thông tin CCVC đảm bảo xác Hàng năm với gần 70 biên chế, thay đổi thông tin nhân (như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi mặt quan hệ gia đình, đánh giá CCVC hàng năm…) làm cho người trực tiếp quản lý sử dụng phần mềm khơng có thời gian Khi người quản lý hồ sơ tiếp cận với phần mềm, với quy định báo cáo liệu theo định kỳ làm cho công tác quản lý hồ sơ CCVC đỡ vất vả tốn thời gian Dù quản lý khoa học công nghệ điều cần lưu ý mà không nhắc đến lần là: cách tổ chức, bảo quản hồ sơ CCVC CNTT khơng khác quản lý hồ sơ giấy nêu Mọi nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản khơng có khác biệt hai cách quản lý nêu IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN: Với việc áp dụng số kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ CCVC vửa qua Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang đạt số kết định, việc quản lý hồ sơ đạt hiệu thành công thể cụ thể rõ nét Bước đầu khắc phục sai sót khai thác có hiệu thông tin CCVC, giúp cho người làm công tác quản lý cán đỡ vất vả trước nhiều Qua thực tiễn thực hiện, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Hồ sơ CCVC cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết (hiện lưu trữ gần 300 hồ sơ CCVC, xếp theo đơn vị phòng, khoa, trung tâm) - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học - Tránh thất hồ sơ CCVC - Các loại thông tin CCVC cập nhật kịp thời, xác; cung cấp thơng tin CCVC cho Ban Giám hiệu nhanh chóng, đảm bảo yêu cầu; lưu trữ cẩn thận, quy định Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang 11  Sáng kiến kinh nghiệm 2015-2016 - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra hồ sơ lưu trữ không để xảy tình trạng ẩm mốc, mối mọt… - Qua đánh giá nội định kỳ Ban ISO Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang cơng tác quản lý, lưu trữ hồ sơ nói chung hồ sơ CCVC nói riêng Phòng Hành tổng hợp đánh giá cao thực tốt, quy định, khoa học, ngăn nắp Nói chung, để cơng tác quản lý hồ sơ CCVC thực tốt cơng việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Trên đây, thân xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ rút từ q trình cơng tác Tuy chưa hồn hảo, giúp cho tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao V KẾT LUẬN: Công tác quản lý hồ sơ CCVC việc làm quan trọng nhà trường Bên cạnh vãn quy phạm pháp luật có liên quan điều chỉnh quan hệ cơng tác này, có vãn cá biệt hướng dẫn cụ thể hoá vấn đề có liên quan giúp nhà trường thực thống nhất, có hiệu Thực tế cơng tác phát sinh nhiều vấn đề bất cập, bên cạnh việc thường xuyên kiểm tra, tham gia lớp tập huấn, tãng cường điều kiện sở vật chất, kỹ thuật để cơng tác phù hợp với tình hình vừa bảo đảm ổn định lâu dài tài liệu hồ sơ cá nhân CCVC, vừa phục vụ tốt công tác quản lý cán theo yêu cầu cải cách hành nhà nước Đề tài sáng kiến kinh nghiệm mà thân rút q trình cơng tác Với kinh nghiệm nêu trên, năm qua nhiều giúp tơi bước đầu có hiệu mặt quản lý hồ sơ CCVC toàn trường chặt chẽ hơn, hiệu khai thác thông tin Tuy nhiên, công việc không đơn giản, người làm công tác quản lý hồ sơ mang tính chất kiêm nhiệm chưa có cán chun trách, khơng có lòng kiên trì nhẫn nại khơng đem lại điều mà mong muốn, phải biết tỉ mỉ, thận trọng cập nhật thông tin, điều cần thiết bổ sung vào hồ sơ cá nhân CCVC, để hài lòng với làm được.Với kinh nghiệm rút nêu hy vọng thân tiếp tục bổ sung thêm giải pháp việc quản lý hồ sơ CCVC Vì bước đầu thực hiện, nên hẳn nhiều hạn chế, thiếu sót; mong nhận đóng góp đồng nghiệp để thân ngày hoàn thiện Kiên Giang, ngày 10 tháng năm 2016 Người viết Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ CCVC Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang Trang 12 ... kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang để tham khảo II KHÓ KHĂN: Những tồn dễ nhận thấy công tác quản lý hồ sơ. .. Tên đề tài: Một số kinh nghiệm việc quản lý hồ sơ công chức, viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang I ĐẶT VẤN ĐỀ: Hồ sơ công chức, viên chức (CCVC) tài liệu pháp lý phản ánh thông... kiến kinh nghiệm 2015-2016 Với việc áp dụng số kinh nghiệm công tác quản lý hồ sơ CCVC vửa qua Trường Cao đẳng Kinh tế-Kỹ thuật Kiên Giang đạt số kết định, việc quản lý hồ sơ đạt hiệu thành công