Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? BÀI LÀM Doanh nghiệp làm việc ngày phát triển lớn mạnh xuất nhiều bất cập mặt tổ chức cần có đổi mới, tơi nhận thấy ứng dụng lý thuyết hành vi tổ chức vào việc đổi này, tơi xin trình bày sau: Thơng tin doanh nghiệp TÊN DOANH NGHIỆP ❖ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ BSI ❖ BSI TECHONOLGY INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT JOINT STOCK COMPANY ❖ BSI TECHNOLOGY JSC GIẤY PHÉP ĐĂNG KÝ KINH DOANH Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần Số: 0103018555 cấp ngày 19 tháng 07 năm 2007 Vốn điều lệ tại: 100 tỉ VNĐ CÁC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH Cơng ty Cổ phần Phát triển Hạ tầng Cơng nghệ BSI tập trung vào loại hình dịch vụ sau: ❖ Thiết kế, phát triển tích hợp các giải pháp công nghệ thông tin ❖ Phát triển phần mềm ứng dụng, tập trung vào phần mềm ứng dụng ngân hàng - tài ❖ Tư vấn giải pháp ứng dụng chuyển giao công nghệ ❖ Cung cấp hạ tầng kỹ thuật dịch vụ giá trị gia tăng, dịch vụ outsourcing Hoạt động công ty BSI tập trung vào lĩnh vực cơng nghệ sau: ❖ Các thiết bị đầu cuối tự dịch vụ (ATM, Kiosk, Cash Deposit device) Thiết bị toán thẻ POSSelf-service Terminal hạ tầng toán Thẻ ❖ Các ứng dụng phần mềm Ngân hàng – Tài ❖ Các hạ tầng tốn điện tử thương mại điện tử ❖ Các giải pháp Trung tâm Dữ liệu Trung tâm liệu dự phòng ❖ Các giải pháp Mạng truyền thơng CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BSI: ❖ BSI Hạ tầng Hệ thống Khối Hạ tầng Hệ thống cung cấp giải pháp dịch vụ cho: Hạ tầng Trung tâm liệu Trung tâm Dữ liệu dự phòng, giải pháp cho máy chủ Tử lưu trữ liệu, hạ tầng Mạng Bảo mật Hệ thống, Hệ thống Hội thảo Video conferencing, giải pháp quản lý hồ sơ điện tử, ác dịch vụ giá trị gia tăng thiết bị điện thoại di động ❖ Trung tâm Dich vụ ATM – POS BSI Đại lý Phân phối Sản phẩm Đại lý Dịch vụ ủy quyền nhà sản xuất ATM POS hàng đầu giới: có nhiệm cung cấp dịch vụ ATM & POS ❖ BSI Giải pháp Ngân hàng Cung cấp giải pháp dịch vụ cho ngành Ngân hàng – Tài chính, dựa sức mạnh cơng nghệ nhất, mơ hình thực tiễn tiên tiến đối tác chiến lược BSI đem lại, BSI có khả cung cấp cho khách hàng nhiều giải pháp ứng dụng khác liên quan đến lĩnh vực Ngân hàng – Tài Năm 2009 đánh dấu bước phát triển đột phá hoạt động BSI, đạt mức lợi nhuận kỷ lục kể từ thành lập đến (lợi nhuận trước thuế đạt 300 tỷ đồng) Hoạt động quản trị điều hành BSI ngày linh hoạt liệt hơn, đưa Công ty phát triển theo hướng đại, chuyên nghiệp hiệu Từ Công ty thành lập năm 2007, đến năm 2009 phát triển thành Cơng ty có chi nhánh miền số thành phố lớn, cung cấp dịch vụ ATM/POS phạm vi toàn quốc 2 Phát triển tầm nhìn đổi Tầm nhìn chiến lược: Mọi nỗ lực thay đổi thành cơng cần có chiến lược định hướng trạng thái hoạt động mong muốn tương lai hoạch định rõ ràng Tầm nhìn cho phép định hướng xây dựng nên yếu tố thành công để đánh giá trình thay đổi thực tế diễn Tầm nhìn giúp nhân viên hạn chế lo sợ điều chưa biết giúp nhân viên hiểu rõ cách làm việc phù hợp với hoàn cảnh tương lai Mặc dù số lãnh đạo nói tầm nhìn chiến lược mang tính hình thức hầu hết giám đốc điều hành tổ chức lớn lại tin tầm nhìn rõ ràng kế hoạch thay đổi đề xuất yếu tố quan trọng để thực thành công đề xuất thay đổi Ở với phát triển ngày lớn mạnh mảng ATM-POS công ty BSI, trở thành mảng kinh doanh chủ yếu mang lại lợi nhuận cao ngày phát sinh nhiều cơng việc Bộ phận ATM-POS hình thành từ trước sở nhóm kỹ sư kỹ thuật viên, hoạt động chưa có qui trình chuẩn, chưa tổ chức thành nhóm hiệu cao …và để đáp ứng yêu cầu giai đoạn Trung tâm Dịch vụ ATM-POS cần phải thay đổi phát triển cho phù hợp với qui mô hoạt động ngày lớn mạnh Cơng ty BSI, cần phải thay đổi mơ hình nhân điều hành cơng việc phận ATM-POS Phân tích sâu vấn đề hành vi tổ chức ➢ Phong cách lãnh đạo: - Người đứng đầu tổ chức lẫn lộn lãnh đạo công tác quản lý chuyên môn, thường sa đà vào công việc vụ cụ thể, làm yếu tầm nhìn việc hoạch định chiến lược lâu dài cản trở việc xây dựng quản trị đội, nhóm thực cơng việc khác - Việc quản trị nhân sự, phân chia cơng việc chưa hợp lý, hiệu Trong tổ chức có cá nhân, nhóm làm việc q tải, thiếu nguồn lực cần thiết cá nhân nhóm khác lại gần khơng có việc làm gần không quan tâm đến việc nhóm khác làm phải tiếp xúc, phối hợp ➢ Văn hóa doanh nghiệp: - Văn hoá doanh nghiệp động lực thúc đẩy nhân viên, tận tâm gắn bó với doanh nghiệp - Việc xây dựng văn hố tổ chức chưa quan tâm mức Khơng có văn hố tổ chức rõ nét bền vững Với đa số nhân viên trẻ, tuổi đời kinh nghiệm ít, cần phải xây dựng giá trị niềm tin với đồng nghiệp với lãnh đạo tổ chức, tôn trọng lẫn nhau, trung thực, trung thành với tổ chức với cơng việc làm ➢ Quyền lực xung đột: - Người đứng đầu tổ chức cần phải hiểu rõ quyền lực mình, đồng thời phải sử dụng lúc, cách với quyền lực kinh nghiệm trường hợp điều phối hoạt động nhóm, nhân Đồng thời phải ln ý xem xét tới khó khăn xung đột công việc xảy tổ chức đề kịp thời cung cấp/chia sẻ nguồn lực giải mâu thuẫn, xung đột công việc - Cấu trúc phận BSI theo phòng ban chức có xu hướng phát sinh xung đột nội cao phối hợp phòng ban Đồng thời, hạn chế đòi hỏi tăng cường kiểm sốt thức phối hợp hoạt động - Việc tổ chức nhóm làm việc hiệu cao chưa coi trọng, có thiếu người “nhạc trưởng” có kinh nghiệm kiến thức để dẫn dắt hoạt động nhóm, dẫn đến nhóm hoạt động thiếu hiệu Thậm chí việc trao đổi thơng tin cá nhân nhóm thiếu dẫn đến việc thực công việc chồng chéo, vừa thừa vừa thiếu, đơi làm cản trở lẫn Điều có khả nảy sinh mâu thuẫn, xung đột cá nhân nhóm cơng việc ➢ Động viên khuyến khích nhân viên làm việc: - Nhân viên khuyến khích làm giờ, hoàn thành dự án trước thời hạn, hướng tới mục tiêu khác - Nhân viên hồn thành kế hoạch, tích cực, có phản hồi tốt khách hàng thưởng, tăng lương Các bước hành động cho dự án đổi Ở đổi Công ty BSI ứng dụng theo mơ hình phân tích force field Lewin, giúp ta hiểu rõ động lực trình thay đổi nhóm Đồng thời mơ hình đề cập yếu tố q trình thay đổi hiệu quả, là: tầm nhìn chiến lược, cán phụ trách thay đổi phổ biến trình thay đổi Thời gian thực dự án đối dự kiến tháng, cần tham gia Lãnh đạo Công ty BSI, cử Phó tổng Giám đốc phụ trách thay đổi Việc thay đổi nêu chi tiết mục Có giai đoạn then chốt là: Làm tan băng, thay đổi đóng băng trở lại Theo mơ hình phân tích force field Lewin, thay đổi diễn hiệu theo cách thức làm tan băng trạng thái tại, chuyển sang điều kiện mong muốn cố định hệ thống để trì trạng thái mong muốn Q trình làm tan băng xảy động lực mạnh trở lực Vì ta phải làm cho động lực mạnh hơn, làm suy yếu triệt tiêu trở lực kết hợp hai Phát triển đề xuất có giá trị chi tiết dự án đổi ➢ Tái cấu trúc tổ chức: Cơ cấu tổ chức (organization structure) nói tới phân cơng cơng việc mắt xích chuỗi điều khiển hoạt động tổ chức, gồm công việc, giao tiếp, phối hợp quyền lực công nhận Cơ cấu tổ chức phản ánh văn hoá doanh nghiệp mối quan hệ quyền lực Hiểu biết vấn đề giúp tham gia vào mơ hình tổ chức (organizational design) Cụ thể là, giúp tạo điều chỉnh cấu công ty Cơ cấu tổ chức thường coi công cụ tạo thay đổi Một cấu hỗ trợ kìm hãm giao tiếp mối quan hệ cơng ty Người ta nhìn nhận hệ thống hỗ trợ, làm cho ý tưởng, đổi khó khăn Như phân tích trên, số vấn đề thay đổi cấu tổ chức cần làm trước mắt sau: - Thực việc quản lý Trung tâm dịch vụ ATM-POS hệ thống theo mơ hình dọc, tất nhân làm công tác ATM-POS Công ty chi nhánh coi trọng nhau, tham gia phân công, tiếp cận, xử lý, thử nghiệm, nghiệm thu cơng việc cụ thể - Xây dựng nhóm làm việc hiệu cao, bao gồm nhóm triển khai, nhóm phần mềm, nhóm phát triển ngồi với dự án nâng cấp, bảo trì sản phẩm có phát triển sản phẩm mới, cần xây dựng nhóm làm việc cụ thể với nhóm trưởng có nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, phải chịu trách nhiệm cụ thể thời gian hoàn thành chất lượng sản phẩm Thành phần nhóm phải bao gồm đủ cá nhân có đủ lực kinh nghiệm không lĩnh vực chuyên môn tin học, mà cần thành viên có đủ khả kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng nắm rõ nhu cầu thị trường sản phẩm Nhóm trưởng phải hiểu rõ lực thành viên nhóm có nhiệm vụ cụ thể thành viên, đồng thời nắm bắt tiến độ thành viên thời điểm - Các nhóm làm việc phải thiết lập kênh thơng tin hiệu thường xun cập nhập thơng tin nhóm từ nhóm khác Nhóm trưởng có trách nhiệm phân tích, chọn lọc phân phối thơng tin tới thành viên nhóm tới nhóm khác - Người đứng đầu phận việc hoạch định chiến lược phát triển chung mang tính lâu dài, cần phải thường xuyên sát việc hoạch định mục tiêu ngắn cho nhóm hữu nắm bắt tiến độ khó khăn mâu thuẫn phát sinh trình làm việc nhóm ➢ Xây dựng văn hố tổ chức: - Văn hoá tổ chức coi yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức, động lực thúc đẩy nhân viên tận tâm gắn bó với tổ chức Việc xây dựng văn hoá tổ chức phận nhân viên thuộc trung tâm dịch vụ ATM-POS Công ty BSI đồng nghĩa với việc làm cho nhân viên hiểu rõ trân trọng giao, phải hiểu rõ kết cơng việc mà đạt có tác động quan trọng đến hoạt động nhóm tham gia tồn hệ thống Kích thích sáng tạo, phát triển ý tưởng nhân viên Giúp cho nhân viên nhận thức vai trò tầm quan trọng họ tổ chức qua làm cho nhân viên ý thức trách nhiệm gắn bó với cơng việc với tổ chức - Văn hoá tổ chức hiểu mơi trường, điều kiện làm việc Ngồi cơng cụ làm việc chun mơn cần thiết cần tạo môi trường làm việc thoải mái, không q gò bó giấc, trang phục v.v tuyệt đối chặt chẽ, rõ ràng chất lượng hiệu cơng việc giao Khuyến khích hoạt động vui chơi giải trí giao lưu nhóm ngồi tổ chức để kích thích óc sáng tạo khả truyền thông tổ chức, đồng thời tăng tính gắn bó cá nhân tổ chức Kết luận Trong tơi nghiên cứu tình cụ thể hoạt động Trung tâm dịch vu ATM-POS thuộc Công ty BSI mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc, vấn đề thực tế lý cần có thay đổi lĩnh vực hành vi tổ chức Hiện trung tâm dịch vu ATM-POS ngày nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp, vấn đề phát sinh xử lý thiếu hiệu quả, mang tính vụ, chồng chéo, khơng đáp ứng đầy đủ theo nhu cầu hoạt động Cơng ty đơi cản trở phát triển, tất điều cần thay đổi Các lý thuyết áp dụng: Cấu trúc thiết kế tổ chức; Xung đột đàm phán; động viên khuyến khích nhân viên làm việc Tài liệu tham khảo - Báo cáo nguồn thông tin nội Cơng ty BSI - Giáo trình Quản trị Hành vi tổ chức - chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - Tài liệu tham khảo – Lưu hành nội - Đại học Griggs – Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam, Hà Nội ... quản trị điều hành BSI ngày linh hoạt liệt hơn, đưa Công ty phát triển theo hướng đại, chuyên nghiệp hiệu Từ Công ty thành lập năm 2007, đến năm 2009 phát triển thành Công ty có chi nhánh miền... tồn quốc 2 Phát triển tầm nhìn đổi Tầm nhìn chiến lược: Mọi nỗ lực thay đổi thành cơng cần có chiến lược định hướng trạng thái hoạt động mong muốn tương lai hoạch định rõ ràng Tầm nhìn cho phép... án đổi Ở đổi Công ty BSI ứng dụng theo mô hình phân tích force field Lewin, giúp ta hiểu rõ động lực q trình thay đổi nhóm Đồng thời mơ hình đề cập yếu tố q trình thay đổi hiệu quả, là: tầm nhìn