DỰ án PHÁT TRIỂN tầm NHÌN đổi mới TRONG PHÒNG QUẢN lý rủi RO cục hải QUAN HN

DỰ ÁN PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI TRONG PHỊNG QUẢN LÝ RỦI RO CỤC HẢI QUAN HN Bài làm: A: GIỚI THIỆU VỀ CỤC HẢI QUAN TP HÀ NỘI - Cục Hải quan TP Hà nội quan quản lý nhà nước lĩnh vực hải quan thành lập ngày 02/04/1946 Trước gọi Sở Thuế quan thuế gián thu gọi Cục Hải quan TP Hà nội - Trực thuộc Tổng Cục hải quan - Bộ Tài chính.Đại : 129 Nguyễn Phong Sắc – Hà nội Cục hải quan TP Hà nội có 09 phòng ban 13 Chi cục bao gồm gần 600 cán nhân viên Địa bàn quản lý rộng, trải dài sang tỉnh lân cận Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh - Hoạt động quản lý : quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu, hành khách xuất nhập cảnh - Hàng năm thu thuế 12.000 tỷ đồng cho Nhà nước Qua nghiên cứu môn Quản trị hành vi tổ chức, muốn phát triển dự án đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng Quản lý rủi ro, nơi công tác - Thuộc Cục Hải quan TP Hà nội Nơi đây, Ban lãnh đạo phòng triển khai phương pháp quản lý khơng tuân thủ theo quy tắc quản lý truyền thống mà đơn vị hành nghiệp áp dụng Chúng tơi áp dụng quản lý theo nhóm B- PHÁT TRIỂN TẦM NHÌN ĐỔI MỚI TRONG PHỊNG QLRR: Tôi thấy cần phải thay đổi lĩnh vực hành vi tổ chức với mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc phòng chúng tơi tơi nghĩ với mơ hình mới, mơ hình ổn định hành vi cử xử tính thống suy nghĩ, dùng để giải thích xu hướng cư xử người giúp chúng tơi có kết tốt cơng việc,mối quan hệ quan sống Mỗi người không đơn phát triển kỹ chun mơn, mà điều chỉnh khơng ngừng tính cách, giá trị, hoàn thiện nhân cách lực để phù hợp với yêu cầu công việc môi trường làm việc Quản lý cá nhân nhằm định hướng nghề nghiệp, giúp ta điều chỉnh hồn thiện nhân cách để phù hợp với môi trường làm việc C- PHÂN TÍCH SÂU VỀ VẤN ĐỀ HÀNH VI TỔ CHỨC TRONG ĐƠN VỊ: 1) Mơ hình quản lý cá nhân: Con người có tính cách khác biểu xã hội với hành vi thái độ khác Khơng hẳn tính cách tốt hay xấu so với tính cách mà quan trọng tính cách có phù hợp mơi trường phát huy điểm mạnh hay khơng Từ đó, phải nhìn nhận lại thái độ, hành vi cư xử sinh hoạt hàng ngày cách suy nghĩ người xung quanh Cần vận dụng trí tuệ cảm xúc để điều chỉnh hành vi, thái độ tình cụ thể nhằm đạt hiệu công việc mối quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp 2) Mơ hình nhóm làm việc hiệu quả: Qua mơn học tơi thấy có vấn đề mà Phòng tơi thực cần thiết phải thay đổi, coi yếu tố chiến lược để hồn thành cơng việc giao : Xây dựng mơ hình làm việc theo nhóm Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung Các thành viên nhóm tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung Các thành viên nhóm phụ thuộc vào thơng tin, khả phân tích thành viên nhóm để thực phần việc Họ kết hợp với để hoàn thành nhiệm vụ phụ thuộc vào nhóm trưởng để cung cấp nguồn lực, huấn luyện cần thiết cần phối hợp hay liên kết với phòng ban khác quan Quyết định nhóm phản ánh khả phán đốn, khả phân tích , xử lý thơng tin kinh nghiệm nhiều người, điều dẫn đến định phù hợp, xác khách quan - Lợi ích thành viên làm việc theo nhóm Chúng ta hiểu khơng cá nhân hồn hảo, làm việc theo nhóm tập hợp phát huy ưu cá nhân để bổ sung cho Ngồi ra, khơng đảm nhiệm tốt hết việc nhiệm vụ, làm việc theo nhóm đem lại lợi ích cho thành viên, cho đơn vị Khi thống làm việc tổ chức, thành viên đồng lòng hướng tới mục tiêu tận tâm cho thành công chung tập thể Họ xác định vạch phương pháp để đạt mục tiêu với hiệu cao mà gặp phải phản ứng tiêu cực từ bên Đồng thời tham gia nhóm, thành viên hưởng lợi ích ưu không nhỏ so với điều kiện làm việc cá nhân • Khi tham gia vào nhóm, thành viên cảm thấy tự tin an tồn hơn, cảm giác kiểm sốt sống tốt hơn, đồng thời chịu đựng chuyên quyền lãnh đạo • Khi tham gia vào nhóm, thành viên thúc đẩy quản lý theo nhóm cách tốt để phát huy lực nhân viên, chung sức giải vấn đề chung, học hỏi trao đổi kinh nghiệm cách xử lý khó khăn • Khi hoạt động theo nhóm, mang lại hội cho thành viên thể tiềm thoả mãn nhu cầu tự nhiên Đồng thời giúp phát huy khả phối hợp óc sáng tạo để đưa định đắn Tạo nhiều sáng kiến giải pháp chia sẻ bớt khối lượng cơng việc lớn • Quản lý theo nhóm giúp xóa mờ khoảng cách cá nhân, mang đến cởi mở thân thiện thành viên cấp quản lý Thông qua việc quản lý theo đội, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức Chiến lược xây dựng nhóm hiệu quả: Có bốn chiến lược cơng tác xây dựng nhóm: • Xây dựng theo vai trò: Giúp người ý thức rõ lợi ích việc làm, việc phối hợp đội hiểu rõ giá trị vai trò đội • Xây dựng theo mục tiêu đặt ra: phân biệt rõ mục tiêu tồn nhóm, nâng cao động lực để hoàn thành mục tiêu đề ra, thành lập chế phản hồi thơng qua q trình hồn thành nhiệm vụ nhóm • Xây dựng theo hướng giải vấn đề: Hình thức trọng đến việc định, bao gồm nhận thức vấn đề tìm hướng giải nhóm • Xây dựng theo quy trình giao tiếp thành viên: Chú trọng đến khả giao tiếp thành viên nhóm, nhằm xây dựng lòng tin đề phương pháp liên lạc thành viên nhóm Xây dựng nhóm khơng q nhiều người, vừa đủ đảm bảo hoàn thành mục tiêu, thành viên phải có đam mê cơng việc, giá trị tảng, họp lại với để hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ngắn cụ thể Mỗi thành viên đội đảm trách vai trò hành động cụ thể để hồn thành mục tiêu đề Để xây dựng nhóm làm việc hiệu phải dựa nguyên tắc sau: • Tự cam kết làm việc hiệu quả: Mỗi thành viên chủ thể nhóm; Chủ động hồn thành nhiệm vụ cụ thể nhóm; Chủ động đưa ý kiến định • Thỏa thuận thơng qua trí: Biểu quyết; Hạn chế ý kiến cảm giác cá nhân; Xung đột phải giải dựa trí tồn thành viên; Quá trình đến định chiến lược hành động khơng thể sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả cá nhân • Xung đột sáng tạo lành mạnh : - Xung đột lành mạnh tạo tiền đề cho sáng tạo thành cao - Sự không quán dẫn đến việc đưa ý kiến sáng tạo - Xung đột phải kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực • Giao tiếp nhóm : Giao tiếp mức độ cao liên kết đặc điểm trên; Kích thích tinh thần trách nhiệm cách cư xử thích hợp thành viên; Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến hành động nhau; Chấp nhận nhận xét tích cực lẫn tiêu cực; Sẵn sàng cộng tác dựa nỗ lực chung chia sẻ thông tin • Chia sẻ quyền lực: Kích thích thành viên định thực thi định; Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển lực cá nhân, kỹ sở thích; Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn tìm thách thức; Chia sẻ trách nhiệm; Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch hội phát triển Một nhóm cần bao gồm hai kỹ năng: kỹ quản lý kỹ tương tác cá nhân Để phát huy hiệu làm việc theo nhóm, bạn cần tập hợp hai kỹ Một nhóm phải thực hầu hết nhiệm vụ tổ chức họp, định ngân sách, lập kế hoạch chiến lược, mục tiêu giám sát việc thực Sẽ điều không tưởng hi vọng cá nhân đảm nhận trách nhiệm quản lý nhóm mà khơng có hỗ trợ từ thành viên khác Là tập hợp cá nhân khác nhau, nhóm cần phải học cách ứng xử kỹ quản lý người • Nhiệm vụ nhóm: Chọn thành viên nhóm nguời có khả làm việc phù hợp với nhiệm vụ - đừng chọn thành viên dựa vào mối quan hệ hữu.Chọn nhóm phong phú sở thích khả năng: đơn giản nhóm với người giới hạn kết cuối công việc Tuyển dụng cá nhân đại diện cho cách nhìn khác nhận thức khác • Thủ lĩnh phải có đủ khả để điều hành nhóm: Ngồi kỹ quản lý bản, chắn Thủ lĩnh phải đuợc đào tạo kỹ đặc biệt cách dàn xếp, hồ giải thành viên • Xác định điểm mạnh thành viên nhóm Hỏi thành viên xem nhiệm vụ khiến họ cảm thấy thích hợp dể hoàn thành dự án, việc giúp thấy đuợc thành viên có khả nổ để hồn thành cơng việc • Hãy rõ ràng việc định rõ trách nhiệm thành viên Mỗi nguời có điểm mạnh để làm nên sức mạnh tồn nhóm Mọi thành viên cần hiểu mong đợi dành cho họ họ đóng vai trò nhóm • Hãy đồn kết để đạt đến mục tiêu chung: Khơng có đầy dủ kiến thức vấn dề nào, có họ đóng góp đuợc nhiều hay mà thơi • Phải biết tơn trọng nhau: Các tổ chức phân chia hoạt động theo nhóm, đạt đuợc tôn trọng phối hợp đồng nghiệp nhân viên tối quan trọng nhu bạn muốn nguời giúp bạn hồn thành cơng việc • Ðừng trích: Ðừng phản đối ý kiến nguời khác dù bạn có thấy thiếu thực tế đến đâu Cũng đừng gắn cá nhân với ý kiến họ, thảo luận ý kiến thơi, đừng trích riêng 3/ Quyền lực xung đột : Rõ ràng, tổ chức điều quan trọng phải đạt mục tiêu, nhiều cách thức, phương thức thực nhằm đạt kết Một cách thức thực sử dụng quyền lực, sử dụng ảnh hưởng người với người khác nhằm thực mong muốn, đạt mục tiêu Một yếu tố quan trọng việc sử dụng quyền lực phụ thuộc, tức mong muốn, mong đợi nhận từ người sử dụng quyền lực, đặc biệt tổ chức, cấu trúc tổ chức, việc phân công, phân nhiệm tạo cho người lãnh đạo quyền định thăng chức, nâng lương, quyền khen thưởng nhân viên, quyền sa thải nhân viên … việc sử dụng quyền lực, hay nói cách khác, sách lược sử dụng quyền lực thực tế phụ thuộc vào tình huống, diễn biến việc để đảm bảo hoàn thành mục tiêu Việc sử dụng quyền lực, ảnh hưởng tổ chức thuộc vào mơi trường, văn hóa doanh nghiệp hay quốc gia, quốc gia mà trị số quyền lực cao sử dụng hiệu quả, ngược lại quốc gia có trị số quyền lực thấp cần phải cân nhắc chiến lược sử dụng quyền lực ép buộc … Các hành vi sử dụng tổ chức: - Các cách thức khuyến khích, tạo động lực - Các hình thức, biện pháp cưỡng chế, hình phạt - Khả thuyết phục, hỗ trợ, tư vấn - Các hình thức liên minh, liên kết nhóm Việc sử dụng yếu tố phải sử dụng cách phù hợp đạt tầm ảnh hưởng hiệu cao Phát triển đề xuất Với việc hiểu chất mâu thuẫn, cách thức sử dụng quyền lực thông qua việc sử dụng hành vi phù hợp tổ chức giải vấn đề, kết làm việc nhóm cải thiện, khuyến khích sáng tạo, cải tiến, tạo kết tích cực Ngược lại, tạo kết tiêu cực, làm gia tăng bất mãn, hiệu làm việc nhóm giảm, gây mâu thuẩn bên nhóm, chí làm tan tổ chức Là nhà lãnh đạo, nhà quản lý cần phải biết, hiểu hành vi trị tổ chức, sử dụng cách phù hợp để làm cho hành vi trị xãy theo chiều hướng có lợi cho đơn vị, cho tổ chức, phù hợp với mục đích tổ chức Và biết cách loại bỏ, giải xét thấy khơng phù hợp với tổ chức Bên cạnh việc làm cho nhân viên nhận thức thay đổi cần thiết tổ chức tạo động lực cho họ tự thực việc hạn chế phản đối giúp cho trình thay đổi diễn tốt hơn, hiệu Để hạn chế phản ứng tiêu cực đơn vị nên thực giải pháp sau: • Xây dựng lại văn hóa cơng sở với chế tiếp nhận thơng tin phản hồi thơng thống xử lý kịp thời • Lên kế hoạch đào tạo thường xuyên để nhân viên dễ dàng thích ứng với yêu cầu thay đổi công việc, tạo hội phát triển cho cá nhân dây chuyền tăng tính cạnh tranh tích cực cơng việc • Khuyến khích nhân viên tích cực phát huy sáng kiến nhằm cải tiến quy trình , nâng cao tinh thần trách nhiệm nghĩa vụ đóng góp lực thích hợp cho phát triển chung đơn vị • Xây dựng chế khen thưởng chế tài phù hợp để giúp nhân viên có động lực tương ứng giúp cho q trình thay đổi thuận lợi • Sẵn sàng thương lượng với nhân viên để đạt thống có thay đổi • Sử dụng chế tài để ràng buộc, đảm bảo tuân thủ nhân viên mục tiêu chung Ví dụ định kỳ thay đổi chéo công việc để kiểm tra lực đảm bảo khả đáp ứng nhân viên Tài liệu tham khảo: - Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức - Chương trình MBA, Đại học Griggs Việt Nam - Website: www.caohockinhte.vn, ... thân thiện thành viên cấp quản lý Thông qua việc quản lý theo đội, thành viên học hỏi vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp Điều tạo thống cách quản lý tổ chức Chiến lược xây dựng nhóm hiệu quả: Có... hợp hay liên kết với phòng ban khác quan Quyết định nhóm phản ánh khả phán đốn, khả phân tích , xử lý thơng tin kinh nghiệm nhiều người, điều dẫn đến định phù hợp, xác khách quan - Lợi ích thành... tác dựa nỗ lực chung chia sẻ thơng tin • Chia sẻ quyền lực: Kích thích thành viên định thực thi định; Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển lực cá nhân, kỹ sở thích; Chia sẻ tầm nhìn: nhìn