Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6.Giả thuyết nghiên cứu 3 7.Phương pháp nghiên cứu 3 8.Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Khái niệm văn phòng 5 1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.2.1. Chức năng tham mưu 5 1.2.2. Chức năng tổng hợp 6 1.2.3. Chức năng hậu cần 6 1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 6 1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức 6 1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 7 1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 7 1.3.4. Trợ giúp về văn bản 7 1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 8 1.3.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 8 1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng 8 1.4. Những vấn đề về CNTT 9 1.4.1. Khái niệm 9 1.4.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học 9 1.5. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng 13 1.5.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 13 1.5.2. Trong công tác soạn thảo văn bản 14 1.5.3. Trong công tác lưu trữ 14 1.5.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 14 Tiểu kết chương 1: 14 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15 2.1. Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà 15 2.1.1. Tên và địa chỉ của Công ty 15 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính 15 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 16 2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 16 2.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty 17 2.2. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 18 2.2.1. Cơ cấu lao động theo giới tính 18 2.2.2. Cơ cấu lao động theo trình độ 20 2.2.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi 21 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh 21 2.4. Công tác văn phòng 27 2.4.1. Văn phòng trong việc thu thập các căn cứ 27 2.4.2. Văn phòng trong việc xác định mục tiêu 29 2.4.3. Văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 30 2.4.4. Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu 31 2.5. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng 33 2.5.1. Công tác soạn thảo văn bản. 33 2.5.2. Công tác văn thư lưu trữ 34 2.5.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu. 35 2.5.4. Thực trạng về đội ngũ nhân sự trong văn phòng công ty 36 2.6. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 37 2.6.1. Ưu điểm 37 2.6.2. Hạn chế 37 2.6.3. Nguyên nhân: 38 Tiểu kết chương 2: 38 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 40 3.1. Đánh giá hoạt động, thuận lợi và khó khăn chung của công ty 40 3.1.1. Đánh giá chung 40 3.1.2. Thuận lợi 41 3.1.3. Khó khăn 41 3.2. Những phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 41 3.2.1. Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ 41 3.2.2. Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa 42 3.2.3. Nâng cao chất lượng nguồn lao động 42 3.2.4. Đẩy mạnh các chính sách thu hút khách hàng và tìm hiểu đối thủ cạnh tranh 43 3.2.5. Biện pháp tiết kiệm chi phí 44 3.3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng công ty 45 3.3.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ 45 3.3.2. Phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin cần thiết 47 3.3.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng công ty 48 Tiểu kết chương 3: 50 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52  

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà” là công trình nghiên cứu

của riêng cá nhân tôi dưới sự hướng dẫn của giảng viên hướng dẫn Các nộidung nghiên cứu, số liệu và kết quả trong báo cáo là hoàn toàn trung thực.Những số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá đượcthu thập từ nhiều nguồn khác nhau Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôixin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung nghiên cứu của mình

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

NỘI DUNG 5

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Khái niệm văn phòng 5

1.2 Chức năng của văn phòng 5

1.2.1 Chức năng tham mưu 5

1.2.2 Chức năng tổng hợp 6

1.2.3 Chức năng hậu cần 6

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng 6

1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức 6

1.3.2 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 7

1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 7

1.3.4 Trợ giúp về văn bản 7

1.3.5 Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 8

1.3.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 8

1.3.7 Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng 8

1.4 Những vấn đề về CNTT 9

1.4.1 Khái niệm 9

1.4.2 Một số khái niệm liên quan đến tin học 9

1.5 Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng 13

1.5.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 13

1.5.2 Trong công tác soạn thảo văn bản 14

1.5.3 Trong công tác lưu trữ 14

1.5.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 14

Tiểu kết chương 1: 14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15

2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà 15

2.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty 15

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính 15

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 16

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 16

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty 17

2.2 Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 18

2.2.1 Cơ cấu lao động theo giới tính 18

2.2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ 20

2.2.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi 21

2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 21

2.4 Công tác văn phòng 27

2.4.1 Văn phòng trong việc thu thập các căn cứ 27

2.4.2 Văn phòng trong việc xác định mục tiêu 29

2.4.3 Văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 30

2.4.4 Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu 31

2.5 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng 33

2.5.1 Công tác soạn thảo văn bản 33

2.5.2 Công tác văn thư lưu trữ 34

2.5.3 Công tác lập kế hoạch, tham mưu 35

2.5.4 Thực trạng về đội ngũ nhân sự trong văn phòng công ty 36

2.6 Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công

ty TNHH Thiên Minh Hà 37

2.6.1 Ưu điểm 37

2.6.2 Hạn chế 37

2.6.3 Nguyên nhân: 38

Tiểu kết chương 2: 38

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 40

3.1 Đánh giá hoạt động, thuận lợi và khó khăn chung của công ty 40

3.1.1 Đánh giá chung 40

3.1.2 Thuận lợi 41

3.1.3 Khó khăn 41

3.2 Những phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 41

3.2.1 Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ 41

3.2.2 Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa 42

3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn lao động 42

3.2.4 Đẩy mạnh các chính sách thu hút khách hàng và tìm hiểu đối thủ cạnh tranh 43

3.2.5 Biện pháp tiết kiệm chi phí 44

3.3 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng công ty 45

3.3.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ 45

3.3.2 Phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin cần thiết 47

3.3.3 Xây dựng các phần mềm ứng dụng công ty 48

Tiểu kết chương 3: 50

KẾT LUẬN 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ CÁC BẢNG

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thànhphố Hà Nội

Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính (đơn vị: người)

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người)

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (đợn vị: người)

Bảng 2.4: Tình hình doanh thu của công ty qua 3 năm 2014 – 2016 (đơn vị:đồng)

Bảng 2.5: Tình hình biến động chi phí của công ty qua 3 năm 2014 – 2016 (đơnvị: đồng)

Bảng 2.6: Tình hình biến động lợi nhuận của công ty qua 3 năm 2014 – 2016(đơn vị: đồng)

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ 21 được coi là kỷ nguyên của Công nghệ thông tin Chúng ta đangchứng kiến một sự chuyển hướng với một tốc độ phi thường trên quy mô toàncầu của nền kinh tế và xã hội công nghiệp sang nền kinh tế và xã hội thông tin

và tri thức, trong đó thông tin và tri thức là yếu tố quan trọng mới, xếp nganghàng với các yếu tố về con người, tự nhiên và tài chính

Năng lực xử lý và lưu trữ thông tin của từng cá nhân, của từng tổ chức…ngày một gia tăng nhờ sử dụng máy tính và mạng máy tính - loại máy móc hỗtrợ đắc lực con người trong các hoạt động lao động tri óc Nhờ đó khả năng tínhtoán khoa học kỹ thuật không ngừng được nâng cao Tài nguyên thông tin đượckhai thác một cách hiệu quả phục vụ với chất lượng cao sự phát triển sản xuấthàng hoá, hoạt động kinh doanh, quản lý, giáo dục và các dịch vụ khác Côngnghệ thông tin đã mang lại những biến đổi sâu sắc trong cách sống, cách suynghĩ của mỗi người, của toàn nhân loại Công nghệ thông tin đang được ứngdụng một cách sâu rộng trên mọi lĩnh vực hoạt động của con người

Quản lý là lĩnh vực sử dụng Công nghệ thông tin nhiều nhất Các bài toánquản lý đòi hỏi phải xử lý một khối lượng thông tin khổng lồ nhằm khai thácthông tin phục vụ các yêu cầu khác nhau như tìm kiếm, thống kê, in các biểubảng, … đặc biệt là hỗ trợ cho quá trình ra quyết định Với sự trợ giúp của máytính mà việc thống kê lượng hàng hoá bán trong ngày, trong tháng được thựchiện nhanh chóng, chính xác Nhờ đó tổ chức kinh doanh có thể kịp thời raquyết định tăng hay giảm giá bán, thay đổi số lượng, chủng loại mặt hàng chongày hôm sau, tháng sau để đảm bảo việc kinh doanh có nhiều lợi nhuận hơn

Ứng dụng công nghệ thông tin có sự đóng không nhỏ trong công tác vănphòng cũng như trong lĩnh vực quản lý của các doanh nghiệp Bộ phận vănphòng giữ vị trí quan trọng ngoài việc tham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết địnhđúng đắn, văn phòng là mắt xích quan trọng, là cánh tay đắc lực, là trái tim khối

óc cho người lãnh đạo, là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty với nhau Vìvậy công tác văn phòng được quan tâm đổi mới cho phù hợp với yêu cầu của

công việc cũng như vị trí, vai trò của nó qua mọi thời đại.

Với mong ước được trao đổi thêm kiến thức và ứng dụng những kiến thức

đã học trên giảng đường đại học vào thực tế, tôi đã chọn thực tập tại Công tyTNHH Thiên Minh Hà Qua bước đầu tìm hiểu, sự hướng dẫn chỉ đạo của giảngviên hướng dẫn cùng với Khoa Văn phòng, các thầy cô giáo cùng với phươngpháp quan sát và thu nhập thông tin, tôi đã từng bước tiếp cận với thực tế và cóđược những đánh giá hiểu biết sơ bộ về hoạt động của công ty nói chung cũngnhư của văn phòng nói riêng Qua đây tôi nhận thấy hoạt động của văn phòngcần được quan tâm nhiều hơn nữa trong đó công tác ứng dụng công nghệ thôngtin vào công tác văn phòng cũng cần phải được thực hiện thật tốt sao cho phùhợp với xu hướng phát triển chung của thế giới và góp phần

Do thời gian có hạn tôi chỉ tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà

Qua đây tôi cũng xin đưa ra đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội” làm đề tài cho

báo cáo thực tập của tôi

2 Lịch sử nghiên cứu

Vấn đề về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng đã thu hút được

sự quan tâm của nhiều nhà khoa học có nhiều giáo trình, sách, báo và các côngtrình nghiên cứu khoa học của nhiều tác giả khác nhau:

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ sự cần thiết, ý nghĩa của công tác văn phòng trong công ty

- Phân tích thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong vănphòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà để thấy rõ được những điểm mạnh, điểmyếu của việc ứng dụng công nghê thông tin trong văn phòng tại công ty

- Đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thôngtin tại văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần tập trung giải quyết một sốnhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về việc ứng dụng công nghệ thôngtin tại văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội.

- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Công

ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội, từ đó đánh giá và phát hiện ranhững vấn đề cần phải giải quyết

- Đề xuất giải pháp và khuyến nghị hoàn thiện và nâng cao hiệu quảcông tác

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòngCông ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội

+ Về không gian nghiên cứu: Báo cáo tập trung nghiên cứu về một số giảipháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòngCông ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội

+ Về thời gian: Báo cáo tập trung nghiên cứu trong giai đoạn 2014 đến nay.+ Về nội dung nghiên cứu: Báo cáo đưa ra một số giải pháp nhằm nângcao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng Công ty TNHHThiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội

6 Giả thuyết nghiên cứu

Ứng dụng công nghệ thông tin là một trong những nội dung được Công tyTNHH Thiên Minh Hà quan tâm Từ năm 2014 đến nay, công tác ứng dụngcông nghệ thông tin tại công ty đã có những chuyển biến tích cực bên cạnh đócũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định

7 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu,

đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Sử dụng các phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp và so sánh

- Phương pháp điều tra để thu thập thông tin, tư liệu từ các phòng ban củacông ty

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài lời cam đoan, mục lục, danh mục sơ đồ và các bảng, danh mục từ

viết tắt, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, ngoài ra báo cáo có nộidung kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT tại văn phòng Công ty TNHHThiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứngdụng CNTT trong công tác văn phòng tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà –Thành phố Hà Nội

NỘI DUNG Chương 1:

LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm văn phòng

Hiện nay văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi tổchức, doanh nghiệp Có rất nhiều cách hiểu về văn phòng:

- Theo nghĩa rộng văn phòng là bộ máy, bộ phận giúp việc cho lãnh đạo,

để chỉ đạo, điều hành công việc mà tổ chức hay doanh nghiệp đặt ra

- Theo nghĩa hẹp văn phòng là bộ phận của công ty để quản lý công táccông văn giấy tờ và công việc hành chính – quản trị của công ty

Văn phòng là bộ máy của tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm thu nhập,

xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảmbảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho cả tổ chức haydoanh nghiệp đó

1.2 Chức năng của văn phòng

1.2.1 Chức năng tham mưu

Đây được coi là một trong các chức năng chính của văn phòng Bộ phậnvăn phòng cần phải phối hợp với các bộ phận trong doanh nghiệp tham vấn, có ýkiến đối với các vấn đề mà lãnh đạo đưa ra nhằm phục vụ cho việc ra quyết địnhcủa lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Ta đã biết quyếtđịnh là một quyết sách có ảnh hưởng đến sự sống còn hay sự tồn tại của một tổchức hay một doanh nghiệp Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tốtrong đó có yêu tố chủ quan (thuộc về yếu tố quản lý) bởi vậy muốn ra quyếtđịnh mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quannhư những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của người trợ giúp Những ýkiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra kết luận chung nhất nhằmcung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án, phán quyết kịp thời

và đúng đắn Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho lãnh đạo,quản lý công tác của văn phòng

1.2.2 Chức năng tổng hợp

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,đầu ra thông tin ngược trên mọi lĩnh vực, của mọi đối tượng mà văn phòng làđầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu người lãnh đạo,quản lý Quá trình thu nhập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyêntắc, trình tự nhất định, mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động nhưtrên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này khôngchỉ thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quantrọng đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức hay doanh nghiệp (lợi thếcủa thông tin) Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn

vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp với pháttriển của thời đại

1.3 Nhiệm vụ của văn phòng

Trên cơ sở chức năng chung, cơ bản của mình văn phòng cần thực hiệncác nhiệm vụ chính

1.3.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức

Mọi tổ chức ra đời và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân thủnhững quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện duy trì hoạtđộng Nhưng ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau thì có điều kiện, cơ sở vậtchất cũng như tính chất công việc khác nhau nên mỗi tổ chức, doanh nghiệp đềuphải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Các công việc như: xây dựng hội họp,lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát,

bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp làthuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà vănphòng phải thực hiện khi doanh nghiệp được tổ chức và đi vào hoạt động

1.3.2 Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

Các tổ chức, doanh nghiệp đều có định hướng mục tiêu hoạt động thôngqua chiến lược phát triển Chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10 – 20 năm,còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 3 năm, 1năm, quý, tháng, tuần, ngày, cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể, kếhoạch của 1 đơn vị kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, tàichính Mỗi loại kế hoạch trên đều được giao cho một bộ phận chuyên trách vàxây dựng chỉ đạo thực hiện Các bộ phận muốn đạt được mục tiêu hoạt động thìphải biến các khâu nối, các kế hoạch trên trở thành một hệ thống kế hoạch hoànchỉnh các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ cùng nhau hoạt động

1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin

Hoạt động của bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần phải có nhữngyêu cầu tối thiểu về thông tin Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị,văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường , những thông tin chỉ đạo: thông tinphản hồi, thông tin thực thể, thông tin dự báo, Thông tin là nguồn, là căn cứ

để người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả Người lãnhđạo không thể tự thu nhập xử lý thông tin được mà cần phải có những người trợgiúp trong lĩnh vực này gọi đó là văn phòng Văn phòng được coi là “cổng gácthông tin” của một tổ chức, doanh nghiệp vì tất cả các thông tin đến hay đi đềuđược thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

1.3.4 Trợ giúp về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.Hiện nay nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phương tiện này trong hoạt độngquản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sửdụng văn bản điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản

lý về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội phải tuân theo các quy định một cáchchặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản Hiện nay ở nước ta đã có luật banhành văn bản quan trọng liên quan tới hoạt động kinh tế - xã hội của đơn vị, tổchức như hợp động kinh tế, hợp đồng dân sự

1.3.5 Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp

Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào muốn tồn tại hoạt động đều phải có cácyếu tố vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồntại, vừa là vật trung gian gắn với môi trường, đồng thời còn là phương tiệntruyền dẫn các quá trình hoạt động của các tổ chức tới mục tiêu kinh tế - xã hội.Các yếu tố vật chất, kỹ thuật, tài chính mà các tổ chức, doanh nghiệp cần hoạtđộng gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các công cụ lao động, các phí cần thiếtmang tính thường xuyên, liên tục, quan trọng hơn là công nghệ thông tin cácphương tiện nhận và truyền tin, các công cụ truyền tin

1.3.6 Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc làm thiết thực, mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng

nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy vănphòng cũng cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung của tổ chức đảm bảo tínhthống nhất trong hệ thống Tuy nhiên, cũng nhận thấy tính thống nhất đa dạng,phong phú trong công tác văn phòng để bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhấtyêu cầu nhiệm vụ đặt ra của công tác văn phòng Không những thế trong thờiđại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải hết sức cốgắng theo kịp tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khốivăn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lýđiều hành công việc

1.3.7 Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng

Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong tất cả các lĩnhvực Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảotiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng với hoạt động của tổchức, doanh nghiệp Theo cách đó văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làmviệc trong giờ với hoạt động chung của phòng ban, còn một bộ phận (khônglớn) làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả những lúc ngừng hoạt động để đảmbảo trật tự an ninh và thông tin trong suốt Hoạt động thông tin của văn phòngvừa gắn với hoạt động của lãnh đạo thông qua việc trợ giúp, tham mưu, vừa gắn

với các bộ phận khác bằng nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lýlấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với hoạt động trên.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng mà tổ chức,doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện để phục vụ yêu cầu hoạt động chung Tuynhiên còn tùy theo tính chất, đặc trưng của tổ chức, doanh nghiệp mà văn phòngcòn những nhiệm vụ cụ thể khác

1.4 Những vấn đề về CNTT

1.4.1 Khái niệm

Công nghệ thông tin bao gồm tất cả các hoạt động và các công nghệ chứađựng các nội dung xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử, từ việc thunhập lưu trữ, tìm kiếm truyền dẫn đến sử dụng thông tin trong mọi lĩnh vựcsản xuất, kinh doanh và đời sống con người

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phươngtiện công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễnthông nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức khai thác sử dụng cóhiệu quả các nguồn tài nguyên phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạtđộng của con người và xã hội

Công nghệ thông tin là một khái niệm bao hàm các khoa học, côngnghiệp, phương tiện và máy móc nhằm thực hiện các quy trình thông tin trên cơ

sở tích hợp của ba lĩnh vực: công nghiệp điện tử, tin học và viễn thông Côngnghệ thông tin đã trở thành lĩnh vực công nghệ bậc cao hàng đầu hiện nay trênthế giới

1.4.2 Một số khái niệm liên quan đến tin học

a) Phần cứng

Phần cứng (hardware) gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch,bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầucuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức

độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân

b) Phần mềm

Phần mềm (software) là các chương trình (program) điều khiển các hoạt

động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu Phần mềm của máy tínhđược chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống (system software) và phần mềm ứngdụng (application software)

Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện cáccông việc

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết mộtbài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnhvực

c) Internet

Internet là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập côngcộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau Hệ thống này truyền thông tintheo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liênmạng đã được chuyển hóa (giao thức IP) Hệ thống này bao gồm hàng ngànmạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trườngđại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu Chúng cungcấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên internet

Mạng máy tính mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng.Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), tròchuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch

vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh

từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo

Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệthống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu (wordwide web – www – được trình bày phần sau) Trái với một số cách được sửdụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp cácmạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang , còn mạng toàncầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết(hyperlink) và nó có thể sử dụng bằng cách truy cập internet

Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, khôngdây, vệ tinh và điện thoại cầm tay

d) Mạng máy tính

o Khái niệm

Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay networksystem) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông quacác phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tậptin, dữ liệu

Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởiđộng, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sựđiều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác

 Các thành phần khác của mạng bao gồm:

Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể

là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác Nói chung hiện nay ngày càngnhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại diđộng, PDA, tivi,

Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó.Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạngkhông dây)

Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thựcthể

 Mạng LAN

Lan (local area network) hay còn gọi là “mạng cục bộ” là mạng tư nhântrong một tòa nhà, một khu vực (trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡchừng vài km Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng vànhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin LAN có 2 đặc điểm:

o Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km

o Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả cácmáy Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs, 1000 Mps

và gần 1 Gbps

 Mạng WAN

WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng

địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn

km Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho ngườidùng

Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ(host), máy đầu cuối (end system) Các máy chính được nối với nhau bằng cácmạng truyền thông con (communication subnet) hay còn gọi là mạng con(subnet) Nhiệm vụ của mạng còn là truyền tải thông điệp (massages) từ máychủ này sang máy chủ khác

Mạng con thường có hai thành phần chính:

- Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel),hay đường trung chuyển (trunk)

Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng đểnối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy.Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn (theothuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi Tên gọi của gói dữ liệunày là nút chuyển gói (pack switching node) hay hệ thống trung chuyển(intermedia system) Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay

“bộ định tuyến” (router)

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao,dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định

 Mạng toàn cầu – Word Wide Web

Word Wide Web, gọi tắt là web hay WWW, là một không gian tin toàncầu mà mọi người có thể truy cập (đọc và viết) qua các mạng máy tính nối mạnginternet Nhưng web thực ra chỉ là một trong các dịch vụ trên internet, chẳng hạnnhư dịch vụ thư điện tử (email)

Các tài liệu trên mạng toàn cầu – Word Wide Web được lưu trữ trong một

hệ thống siêu văn bản (hypertext), đặt tại các máy tính trong mạng internet.Người dùng phải sử dụng một chương trình được gọi là trình duyệt Web (webbrowser) để xem siêu văn bản Chương trình này sẽ nhận thông tin tại ô địa chỉ

do người sử dụng yêu cầu (thông tin theo địa chỉ gọi là thông tin miền (domain

name), rồi sau đó chương trình sẽ tự động gửi thông tin đến máy chủ (webserver) và hiển thị trên màn hình người xem.

 Thư điện tử (email)

Thư điện tử hay email (electronic mail), đôi khi được hiển thị không chínhxác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính

Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh Mỗi mẫu thông tin(thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyểnqua mạng máy tính được biết là internet Nó có thể chuyển thông tin tới mộtmáy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc

Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thểtruyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phầnmềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống độngtương thích như tập HTML

 Cơ sở dữ liệu – database

Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹthuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ nàythường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu

rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưutrên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa Dữ liệu này được duy trì dưới dạngmột tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trịCSDL

1.5 Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng

Trước đây do CNTT chưa phát triển, mọi công việc phải sử dụng sức laođộng của con người là chính Vì thế đôi khi công việc không được thực hiệntheo đúng tiến độ Hiện nay cùng với sự phát triển của CNTT thì các hoạt độngtrong công tác văn phòng cũng có những thay đổi đáng kể

1.5.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin

Trước đây, mọi thông tin đều được thu thập qua sách báo và phải sử dụnghình thức viết tay để thu nhập thì ngày nay chúng ta có thể thu nhập thông tinqua báo đài, internet Việc thu nhập thông tin theo cách này vừa tiết kiệm thời

gian, chi phí, lại vừa chính xác và mang lại hiệu quả cao.

Sử dụng thư điện tử cho phép rất nhanh và gấp nhiều lần so với thường.Hiện nay thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tinthu nhập sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn

1.5.2 Trong công tác soạn thảo văn bản

Công tác soạn thảo văn bản trên máy vi tính hiện nay chủ yếu sử dụng cácphần mềm trong bộ Microsoft offices, Việc sử dụng các phần mềm này giúpcho việc trình bày các văn bản được chính xác và theo một thể thức nhất định.Ngoài ra các phần mềm này còn trang bị rất nhiều loại phông chữ đáp ứng yêucầu cụ thể của công việc

1.5.3 Trong công tác lưu trữ

Trước đây, mọi hồ sơ đều được lưu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậmchí là trong cặp đựng tài liệu Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hư hỏng, mục nát.Hiện nay, ngoài các cách lưu trữ trên thì các thông tin quan trọng được lưu trữtrong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tinluôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin

1.5.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo

Mọi thông tin về thời gian, địa điểm họp luôn được thông báo một cách cụthể thông qua các phương tiện như: máy fax, máy in, máy điện thoại, tin nhắn Nhờ đó các bộ phận có thể nhận thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng Việctrình bày báo cáo cũng như nội dung của cuộc họp được ứng dụng các phầnmềm như: Powerpoit, qua máy chiếu Projector luôn mang lại hiệu quả nhờ sựsinh động và cụ thể

Tiểu kết chương 1:

Qua chương 1 người đọc cơ thể hiểu khái quát về lý thuyết công tác vănphòng cũng như ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Ngoàikhái niệm, chức năng và nhiệm vụ của ứng dụng CNTT trong văn phòng thìkhông thể khổng nhắc đến vai trò đặc biệt quan trọng của CNTT trong tổ chức

Đó còn là cơ sở để làm rõ thực trạng ứng dụng CNTT trong văn phòng tại Công

ty ở chương 2

Chương 2:

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà

2.1.1 Tên và địa chỉ của Công ty

Tên pháp định: CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ

Tên viết bằng tiếng nước ngoài: THIEN MINH HA COMPANYLIMITED

Tên viết tắt: THIEN MINH HA CO, LTD

Trụ sở chính: Tầng 1 số 25 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Nguyễn Du,Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội

Điện Thoại: 9740853 Fax: 9745289

Công ty TNHH Thiên Minh Hà được thành lập theo giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 0102081417 đăng ký ngày 18 tháng 1 năm 2012 dophòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp

Người đại diện pháp lý: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng

Vốn đăng ký kinh doanh 20.000.000 tỷ đồng

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh chính

- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác;

- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ;

- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác;

- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;

- Vận tải hành khách đường bộ khác;

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ

Quy mô hoạt động của công ty: Công ty vừa

Với đội ngũ nhân viên và bậc thợ cao lành nghề trên 100 người, có xưởngsơn và một garage sửa chữa cộng với máy móc, trang thiết bị hiện đại,showroom trưng bày xe rộng 800m2 và xưởng đóng thùng, đại tu xe rộng trên1500m2 Công ty đủ khả năng đáp ứng được các nhu cầu hiện nay của kháchhàng Để phát triển và đứng vững trên thị trường, công ty đã liên tục phát triển

và mạnh dạn đầu tư xây dựng máy móc, trang thiết bị hiện đại, nguồn phụ tùngnhập khẩu nhằm nâng cao chất lượng, mang lại uy tín cho công ty.

2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

a) Chức năng

- Công ty TNHH Thiên Minh Hà là công ty TNHH với chức năng muabán, bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô con và xe du lịch, mua bán, thay thế phụtùng ô tô và các linh kiện phụ trợ

- Mở tài khoản theo quy định của nhà nước

- Xác định giá cả hợp lý theo thị trường đồng thời đảm bảo lợi nhuậntrong kinh doanh

b) Nhiệm vụ

- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đíchhoạt động của công ty

- Đảm bảo phát triển vốn, lợi nhuận trong quá trình kinh doanh

- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước

- Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất,tinh thần nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn lẫn nghiệp vụ cho công nhânviên

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Thiên Minh Hà chính thức đi vào hoạt động với mục tiêuhuy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh về mua bán,sửa chữa vận tải và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạocông ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước

và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh

Ngành nghề kinh doanh của công ty: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe cóđộng cơ khác; vận tải hàng hóa bằng đường bộ; bán phụ tùng và các bộ phậnphụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; bán buôn ô tô và xe có động cơ khác;vận tải hành khách đường bộ khác; hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tảiđường bộ

Chiến lược kinh doanh của công ty luôn gắn với thị trường, làm phát huy

thế mạnh của bản thân công ty, giành ưu thế cạnh tranh Hơn cả là chiến lượcphải cụ thể, có tính thực thi cao, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanhnghiệp ở từng giai đoạn, từng thời kỳ với mục đích đạt hiệu quả tối đa.

2.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân quyền dọc Đây làcách thức tổ chức phổ biến nhất hiện nay Với ưu điểm tổ chức hoạt động trựctiếp, phân quyền theo các chức năng hoạt động, đây là mô hình thích hợp vớicông ty có quy mô vừa như Thiên Minh Hà Mặt khác, việc thực hiện này manglại sự quản lý trực tiếp về mọi mặt, giúp thông tin được cung cấp kịp thời tới nhàquản lý Công ty có quy định rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn củacác cấp quản lý tương ứng với cơ cấu tổ chức được giới thiệu trong Điều lệ công

ty Theo đó, Ban Giám đốc là cơ quan quản lý cao nhất, thực hiện mọi quyềnhoạt động và kinh doanh của công ty Ngoài ra, còn có các bộ phận khác với cácchức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định chi tiết và cụ thể theo Điều lệcủa công ty, và đúng theo quy định của Luật doanh nghiệp

Cụ thể, công ty có 9 phòng ban với các chức năng khác nhau đều giúpviệc cho Ban Giám đốc, các phòng sẽ được phân công và phụ trách từng mảnghoạt động khác nhau của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty được biểu diễnqua sơ đồ tổ chức như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Minh Hà –

Lao động nam có 82 người chiếm tỷ lệ 85,42% trên tổng số 96 lao động;

Lao động nữ có 14 người chiếm 14,58% trên tổng số 96 lao động;

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY

Giám đốc Sản xuất

Giám đốc Marketing

Giám đốc

Tài chính

Phân xưởng Văn phòng

Phòng cung cấp và Xuất nhập khẩu

Phòng Sản xuất

và Kiểm tra chất

Phòng

Dự án

và Kế hoạch kinh doanh

Phòng Kinh doanh

Sự chênh lệch giữa giới tính khá lớn nam nhiều hơn nữ là 68 người(70,84%) Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán ô tô, sản xuất ,bảo dưỡng máy móc thiết bị nên nhu cầu tuyển dụng và cân bằng giới tính cũngđược kiểm soát theo kế hoạch của công ty trong mọi giai đoạn đều cần lao độngnam nhiều hơn Vì thế cũng không ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh củacông ty.

Năm 2015:

Lao động nam có 115 người chiếm tỷ lệ 87,12% trên tổng số 132 lao động; Lao động nữ có 17 người chiếm 12,88% trên tổng số 132 lao động; tỷ lệlao động nam vẫn hơn lao động nữ là 74,24% (98 người) trong năm 2015;

Tổng lao động năm 2015 là 132 người tăng 36 người so với năm 2014 Cụthể: Lao động nam tăng 33 người, lao động nữ tăng 03 người, tuy rằng lao động

nữ tăng không nhiều nhưng chất lượng lao động vẫn đảm bảo hoàn thành côngviệc Lao động nam tăng cao do tính chất công việc là lái xe mà nữ giới lại khó

có thể đảm nhận được

Năm 2016:

Lao động nam có 158 người chiếm tỷ lệ 88,76% trên tổng số 178 lao động;

Có 20 người chiếm 11,24% số lao động nữ của công ty;

Tổng lao động năm 2016 là 178 người, tăng 46 người so với năm 2015 vàtăng 82 người so với năm 2014 Cụ thể:

Năm 2016: lao động nam tăng 43 người, lao động nữ tăng 03 người so vớinăm 2015; lao động nam tăng 76 người, lao động nữ tăng 06 người so với năm2014

Như vậy tác giả thấy sự thay đổi lớn của năm 2016 và số lượng lao động

đã tăng dần theo từng năm, công ty cũng dự kiến sẽ tăng lao động theo từng năm

để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty

2.2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người)

Năm Trên Đại

học

Đại học Cao đẳng,

Trung cấp

Trung họcphổ thông

Điều này cho thấy trình độ lao động ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinhdoanh của công ty, vì thế lực lượng lao động tuyển vào được chọn lọc kỹ càng

2.2.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (đơn vị: người)

Năm <25 tuổi 25 – 35

tuổi

35 – 40tuổi

Năm 2015:

Lao động dưới 25 tuổi chiếm 19,69% (26 người), lao động từ 25 đến 35tuổi chiếm 43,18% (57 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,82% (42người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 5,31% (07 người);

Năm 2016:

Lao động dưới 25 tuổi chiếm 24,72% (44 người), lao động từ 25 đến 35tuổi chiếm 39,89% (71 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,46% (56người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 3,93% (07 người);

Nhìn chung, qua các số liệu trên ta thấy công ty ưu tiên giới trẻ để tậndụng khả năng tư duy sáng tạo, sự năng động, nhiệt huyết của tuổi trẻ góp phầnphát triển công ty đồng thời cũng là môi trường cho nhân viên hoàn thiện hơn kỹnăng, kinh nghiệm làm việc

2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả kinh doanh của đơn vị là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả của toàn bộquá trình hoạt động kinh doanh chịu sự tác động của nhiều nhân tố

Bảng 2.4: Tình hình doanh thu của công ty qua 3 năm 2014 – 2016 (đơn vị: đồng)

Chỉ tiêu Năm

Chênh lệch 2015/2014

Chênh lệch 2016/2015

4.949.128.3 83

890.377.52 5

5.090.296.1 35

892.609.77 7

31,7 1.381.701.

234

37,26

(Nguồn: Báo cáo KQHDKD)

Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ

Với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua 3 năm,ta thấy công ty vẫngiữ vững thị phần và thị trường biểu hiện qua việc tăng doanh thu tiêu thụ.Doanh thu qua mỗi năm đều tăng Cụ thể là năm 2016 tăng 1.244.875.855 đồng

so với năm 2015, tăng 33,61% ; năm 2015 tăng 890.377.525 đồng so với năm

2014, tức là tăng 31,64% Đây thực sự là một kết quả khả quan Vì vậy, công ty

cứ tiếp tục duy trì kết quả tăng trưởng như thế thì sẽ rất tốt cho công ty

Doanh thu hoạt động tài chính

Phản ánh nguồn thu của công ty từ hoạt động tài chính của công ty Quabáo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm thì nguồn thu này khá thấp, và cónhiều biến động qua các năm, cụ thể như năm 2016 đạt 2.985.934 đồng, giảm1.356.439 đồng tương ứng giảm 31,23% so với năm 2015 Nhưng trước đó năm

2015 nguồn thu này tăng 2.232.252 đồng tương ứng tăng 105,79% so với năm

2014 nguồn thu tăng do công ty thu được từ lãi tiền gửi, lãi do chênh lệch tỷ giátăng Tăng trưởng của doanh thu hoạt động tài chính cũng góp phần đẩy nhanh

sự phát triển của tổng doanh thu

Phân tích thu nhập khác

Tại công ty là doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động kinh doanh cònhạn chế, vẫn chưa ổn định nên trong 2 năm 2014, 2015 vẫn chưa có thu nhậpkhác, đến 2016 công ty bắt đầu đi vào ổn định và vì vậy thu nhập khác của công

ty là 138.181.818 đồng Nguồn thu này chủ yếu thu từ thanh lý tài sản, nhậpthừa phụ tùng, thu tiền nợ khó đòi Thu nhập khác của công ty tăng góp phầnlàm tăng trưởng tổng doanh thu

Tổng hợp của các hoạt động chính sau: hoạt động sản xuất kinh doanh,hoạt động tài chính và hoạt động khác Nhìn chung, tổng doanh thu thuần củacông ty qua các năm đều có xu hướng tăng, đặc biệt là năm 2016 Năm 2016 lànăm nền kinh tế nước ta nói riêng và trên thế giới nói chung vẫn còn gặp rấtnhiều khó khăn, thế nhưng công ty vẫn giữ được mức tăng trưởng về doanh thu.Điều này chứng tỏ, công ty đã bắt đầu có chỗ đứng vững trên thị trường và đã cốgắng vượt qua mọi khó khăn để đạt được kết quả cao nhất

Bảng 2.5: Tình hình biến động chi phí của công ty qua 3 năm

2014-2016 (đơn vị: đồng)

Chênh lệch 2015/2014

Chênh lệch 2016/2015