Ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Tính cấp thiết của đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 2 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6.Giả thuyết nghiên cứu 3 7.Phương pháp nghiên cứu 3 8.Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1:LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1.1. Khái niệm văn phòng 5 1.2. Chức năng của văn phòng 5 1.2.1. Chức năng tham mưu 5 1.2.2. Chức năng tổng hợp 6 1.2.3. Chức năng hậu cần 6 1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 6 1.3.1. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của tổ chức 6 1.3.2. Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 7 1.3.3. Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 7 1.3.4. Trợ giúp về văn bản 7 1.3.5. Đảm bảo các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp 8 1.3.6. Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng 8 1.3.7. Duy trì hoạt động thường xuyên của văn phòng 8 1.4. Những vấn đề về CNTT 9 1.4.1. Khái niệm 9 1.4.2. Một số khái niệm liên quan đến tin học 9 1.5. Tác động và ý nghĩa của CNTT đối với công tác văn phòng 13 1.5.1. Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 13 1.5.2. Trong công tác soạn thảo văn bản 14 1.5.3. Trong công tác lưu trữ 14 1.5.4. Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 14 Tiểu kết chương 1: 14 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15 2.1. Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà 15 2.1.1. Tên và địa chỉ của Công ty 15 2.1.2. Ngành nghề kinh doanh chính 15 2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của công ty 16 2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 16 2.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty 17 2.2. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 18 2.2.1. Cơ cấu lao động theo giới tính 18 2.2.2. Cơ cấu lao động theo trình độ 20 2.2.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi 21 2.3. Kết quả hoạt động kinh doanh 21 2.4. Công tác văn phòng 27 2.4.1. Văn phòng trong việc thu thập các căn cứ 27 2.4.2. Văn phòng trong việc xác định mục tiêu 29 2.4.3. Văn phòng trong việc xây dựng các giải pháp 30 2.4.4. Văn phòng trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu 31 2.5. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng 33 2.5.1. Công tác soạn thảo văn bản. 33 2.5.2. Công tác văn thư lưu trữ 34 2.5.3. Công tác lập kế hoạch, tham mưu. 35 2.5.4. Thực trạng về đội ngũ nhân sự trong văn phòng công ty 36 2.6. Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà 37 2.6.1. Ưu điểm 37 2.6.2. Hạn chế 37 2.6.3. Nguyên nhân: 38 Tiểu kết chương 2: 38 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 40 3.1. Đánh giá hoạt động, thuận lợi và khó khăn chung của công ty 40 3.1.1. Đánh giá chung 40 3.1.2. Thuận lợi 41 3.1.3. Khó khăn 41 3.2. Những phương hướng hoạt động của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 41 3.2.1. Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ 41 3.2.2. Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa 42 3.2.3. Nâng cao chất lượng nguồn lao động 42 3.2.4. Đẩy mạnh các chính sách thu hút khách hàng và tìm hiểu đối thủ cạnh tranh 43 3.2.5. Biện pháp tiết kiệm chi phí 44 3.3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng công ty 45 3.3.1. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ 45 3.3.2. Phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin cần thiết 47 3.3.3. Xây dựng các phần mềm ứng dụng công ty 48 Tiểu kết chương 3: 50 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52  

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân tơi hướng dẫn giảng viên hướng dẫn Các nội dung nghiên cứu, số liệu kết báo cáo hoàn toàn trung thực Những số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá thu thập từ nhiều nguồn khác Nếu phát có gian lận nào, tơi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung nghiên cứu MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .3 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Cấu trúc đề tài .3 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .5 1.1 Khái niệm văn phòng .5 1.2 Chức văn phòng 1.2.1 Chức tham mưu 1.2.2 Chức tổng hợp 1.2.3 Chức hậu cần 1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.3.1 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động tổ chức 1.3.2 Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động tổ chức, doanh nghiệp 1.3.3 Thu nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 1.3.4 Trợ giúp văn .7 1.3.5 Đảm bảo yếu tố vật chất, tài cho hoạt động tổ chức, doanh nghiệp 1.3.6 Củng cố tổ chức máy văn phòng 1.3.7 Duy trì hoạt động thường xun văn phịng 1.4 Những vấn đề CNTT 1.4.1 Khái niệm 1.4.2 Một số khái niệm liên quan đến tin học 1.5 Tác động ý nghĩa CNTT cơng tác văn phịng 13 1.5.1 Trong công việc thu nhập, xử lý thông tin 13 1.5.2 Trong công tác soạn thảo văn .14 1.5.3 Trong công tác lưu trữ 14 1.5.4 Trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 14 Tiểu kết chương 1: 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 15 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiên Minh Hà 15 2.1.1 Tên địa Công ty 15 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh .15 2.1.3 Chức nhiệm vụ công ty 16 2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty 16 2.1.5 Cơ cấu tổ chức công ty 17 2.2 Đặc điểm nguồn nhân lực Công ty TNHH Thiên Minh Hà .18 2.2.1 Cơ cấu lao động theo giới tính 18 2.2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ .20 2.2.3 Cơ cấu lao động theo độ tuổi .21 2.3 Kết hoạt động kinh doanh .21 2.4 Công tác văn phòng 27 2.4.1 Văn phòng việc thu thập 27 2.4.2 Văn phòng việc xác định mục tiêu .29 2.4.3 Văn phòng việc xây dựng giải pháp 30 2.4.4 Văn phòng việc tổ chức thực mục tiêu .31 2.5 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng 33 2.5.1 Công tác soạn thảo văn 33 2.5.2 Công tác văn thư lưu trữ 34 2.5.3 Công tác lập kế hoạch, tham mưu .35 2.5.4 Thực trạng đội ngũ nhân văn phịng cơng ty 36 2.6 Đánh giá chung ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà 37 2.6.1 Ưu điểm .37 2.6.2 Hạn chế 37 2.6.3 Nguyên nhân: 38 Tiểu kết chương 2: 38 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 40 3.1 Đánh giá hoạt động, thuận lợi khó khăn chung cơng ty 40 3.1.1 Đánh giá chung 40 3.1.2 Thuận lợi .41 3.1.3 Khó khăn .41 3.2 Những phương hướng hoạt động Công ty TNHH Thiên Minh Hà 41 3.2.1 Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ .41 3.2.2 Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa .42 3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn lao động 42 3.2.4 Đẩy mạnh sách thu hút khách hàng tìm hiểu đối thủ cạnh tranh .43 3.2.5 Biện pháp tiết kiệm chi phí 44 3.3 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác văn phịng cơng ty 45 3.3.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ .45 3.3.2 Phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin cần thiết 47 3.3.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng công ty 48 Tiểu kết chương 3: 50 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ CÁC BẢNG Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo giới tính (đơn vị: người) Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người) Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (đợn vị: người) Bảng 2.4: Tình hình doanh thu cơng ty qua năm 2014 – 2016 (đơn vị: đồng) Bảng 2.5: Tình hình biến động chi phí cơng ty qua năm 2014 – 2016 (đơn vị: đồng) Bảng 2.6: Tình hình biến động lợi nhuận cơng ty qua năm 2014 – 2016 (đơn vị: đồng) DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt TNHH CNTT CSDL KQHĐKD Nguyên nghĩa Trách nhiệm hữu hạn Công nghệ thông tin Cơ sở liệu Kết hoạt động kinh doanh MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thế kỷ 21 coi kỷ nguyên Công nghệ thông tin Chúng ta chứng kiến chuyển hướng với tốc độ phi thường quy mơ tồn cầu kinh tế xã hội công nghiệp sang kinh tế xã hội thông tin tri thức, thơng tin tri thức yếu tố quan trọng mới, xếp ngang hàng với yếu tố người, tự nhiên tài Năng lực xử lý lưu trữ thông tin cá nhân, tổ chức… ngày gia tăng nhờ sử dụng máy tính mạng máy tính - loại máy móc hỗ trợ đắc lực người hoạt động lao động tri óc Nhờ khả tính tốn khoa học kỹ thuật khơng ngừng nâng cao Tài nguyên thông tin khai thác cách hiệu phục vụ với chất lượng cao phát triển sản xuất hàng hoá, hoạt động kinh doanh, quản lý, giáo dục dịch vụ khác Công nghệ thông tin mang lại biến đổi sâu sắc cách sống, cách suy nghĩ người, tồn nhân loại Cơng nghệ thơng tin ứng dụng cách sâu rộng lĩnh vực hoạt động người Quản lý lĩnh vực sử dụng Cơng nghệ thơng tin nhiều Các tốn quản lý đòi hỏi phải xử lý khối lượng thông tin khổng lồ nhằm khai thác thông tin phục vụ yêu cầu khác tìm kiếm, thống kê, in biểu bảng, … đặc biệt hỗ trợ cho trình định Với trợ giúp máy tính mà việc thống kê lượng hàng hoá bán ngày, tháng thực nhanh chóng, xác Nhờ tổ chức kinh doanh kịp thời định tăng hay giảm giá bán, thay đổi số lượng, chủng loại mặt hàng cho ngày hôm sau, tháng sau để đảm bảo việc kinh doanh có nhiều lợi nhuận Ứng dụng cơng nghệ thơng tin có đóng khơng nhỏ cơng tác văn phòng lĩnh vực quản lý doanh nghiệp Bộ phận văn phòng giữ vị trí quan trọng ngồi việc tham mưu cho lãnh đạo đưa định đắn, văn phòng mắt xích quan trọng, cánh tay đắc lực, trái tim khối óc cho người lãnh đạo, cầu nối phận cơng ty với Vì cơng tác văn phịng quan tâm đổi cho phù hợp với yêu cầu công việc vị trí, vai trị qua thời đại Với mong ước trao đổi thêm kiến thức ứng dụng kiến thức học giảng đường đại học vào thực tế, chọn thực tập Công ty TNHH Thiên Minh Hà Qua bước đầu tìm hiểu, hướng dẫn đạo giảng viên hướng dẫn với Khoa Văn phòng, thầy cô giáo với phương pháp quan sát thu nhập thông tin, bước tiếp cận với thực tế có đánh giá hiểu biết sơ hoạt động cơng ty nói chung văn phịng nói riêng Qua tơi nhận thấy hoạt động văn phịng cần quan tâm nhiều cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng cần phải thực thật tốt cho phù hợp với xu hướng phát triển chung giới góp phần Do thời gian có hạn tập trung nghiên cứu vào việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Công ty TNHH Thiên Minh Hà Qua xin đưa đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo thực tập Lịch sử nghiên cứu Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng thu hút quan tâm nhiều nhà khoa học có nhiều giáo trình, sách, báo cơng trình nghiên cứu khoa học nhiều tác giả khác nhau: Mục tiêu nghiên cứu - Làm rõ cần thiết, ý nghĩa công tác văn phịng cơng ty - Phân tích thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà để thấy rõ điểm mạnh, điểm yếu việc ứng dụng cơng nghê thơng tin văn phịng cơng ty - Đưa số giải pháp hồn thiện cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Công ty TNHH Thiên Minh Hà Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài cần tập trung giải số nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa số lý luận việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội - Phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội, từ đánh giá phát vấn đề cần phải giải - Đề xuất giải pháp khuyến nghị hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội + Về không gian nghiên cứu: Báo cáo tập trung nghiên cứu số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội + Về thời gian: Báo cáo tập trung nghiên cứu giai đoạn 2014 đến + Về nội dung nghiên cứu: Báo cáo đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng công nghệ thông tin nội dung Công ty TNHH Thiên Minh Hà quan tâm Từ năm 2014 đến nay, công tác ứng dụng công nghệ thông tin cơng ty có chuyển biến tích cực bên cạnh khơng tránh khỏi hạn chế định Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu giải nhiệm vụ nghiên cứu, đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp so sánh - Phương pháp điều tra để thu thập thông tin, tư liệu từ phịng ban cơng ty Cấu trúc đề tài Ngoài lời cam đoan, mục lục, danh mục sơ đồ bảng, danh mục từ viết tắt, mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, ngồi báo cáo có nội dung kết cấu gồm chương: Chương 1: Lý luận chung việc ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội cập đến số giải pháp khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT công tác văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà Thành phố Hà Nội 39 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 3.1 Đánh giá hoạt động, thuận lợi khó khăn chung cơng ty 3.1.1 Đánh giá chung Tuy Công ty TNHH Thiên Minh Hà doanh nghiệp vừa, thành lập khơng lâu nhìn tổng thể kết kinh doanh năm qua nói chung kết hoạt động văn phịng cơng ty nói riêng ta thấy quy mơ hoạt động cơng ty thị trường ổn định Văn phòng quản lý cơng ty tương đối người tất có tinh thần làm việc có hiệu quả, hỗ trợ giám đốc trình hoạt động nhằm đem lại lợi nhuận Công ty tích cực, chủ động việc trì, phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh, tích cực tìm kiếm thị trường, giảm bớt chi phí khơng cần thiết, nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực, có giải pháp vượt qua khó khăn khủng hoảng, đưa doanh thu lợi nhuận tăng cao qua hàng năm Tuy nhiên, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty cịn nhiều hạn chế cịn phụ thuộc vào biến động, chưa chủ động nguồn nhập phụ tùng, …Vì vậy, năm tới, cơng ty cần khắc phục hạn chế này, đưa hiệu sản xuất kinh doanh công ty nâng cao Để đứng vững thị trường, chiếm ưu người tiêu dùng không ngừng nâng cao mức lợi nhuận điều kiện ngày có nhiều đối thủ cạnh tranh đòi hỏi tất mảng hoạt động công ty phải đạt hiệu cao có thể, việc đầu tư vào cơng nghệ thông tin cần quan tâm nhơn nữa; dấu hiệu bất ổn phải khắc phục cải thiện nhanh chóng Cơng ty phải thường xuyên xem xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu để từ tìm biện pháp nhằm phát huy tối đa ưu điểm đồng thời hạn chế mặt hạn chế, góp phần tăng cường hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp 40 3.1.2 Thuận lợi Công ty sớm tạo dựng mối quan hệ tốt uy tín với khách hàng, nhà cung cấp….đây điều kiện thuận lợi cho công ty việc huy động vốn Ngồi ra, cơng ty có đội ngũ cơng nhân viên đào tạo tốt, công nhân lành nghề, kỹ thuật cao đội ngũ quản lý động, sáng tạo sức, nỗ lực để đưa công ty ngày lớn mạnh Công ty ngày đầu tư thêm số thiết bị máy móc phục vụ cho nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ 3.1.3 Khó khăn Trong năm gần đây, có khủng hoảng kinh tế thị trường làm ảnh hưởng đến thị trường dịch vụ sửa chữa tơ nói chung đến cơng ty nói riêng Thêm vào đời phát triển công ty mua bán sửa chữa thị trường ngày quy mô, mạng lưới phân bố khắp nơi Do đó, địi hỏi cơng ty phải linh hoạt q trình kinh doanh khơng ngừng đổi mới, hồn thiện để tăng sức cạnh tranh Tình hình biến động giá xăng dầu có chiều hướng tăng lên, làm cho số giá phụ tùng nhập vào, chi phí vận tải tăng theo Do đó, nguồn vốn đầu tư vào kinh doanh gặp nhiều khó khăn, dịng ngân quỹ cơng ty chưa nhiều khoản nợ lại nhiều nên gây khó khăn đáng kể đến tình hình tài công ty 3.2 Những phương hướng hoạt động Công ty TNHH Thiên Minh Hà 3.2.1 Đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ Chất lượng sản phẩm, dịch vụ ln tiêu chí quan trọng hàng đầu khách hàng việc chọn mua sử dụng sản phẩm, dịch vụ Khi chất lượng sản phẩm, dịch vụ cao, đạt tiêu chuẩn, người tiêu dùng tín nhiệm, từ thương hiệu uy tín công ty nâng cao, giúp cho hoạt động kinh doanh ngày phát triển Vì vậy, thời gian tới, công ty cần đẩy mạnh nâng cao chất lượng sản phẩm biện pháp sau: - Tiếp tục xây dựng hoàn thiện hệ thống quản lý đảm bảo chất lượng, 41 đầu tư, nâng cấp phòng kiểm tra chất lượng phòng đảm bảo chất lượng - Đầu tư, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, máy móc đại, có độ xác cao - Các phụ tùng cần kiểm tra cẩn thận trước đưa vào sử dụng, cập nhật thông tin nhằm tìm kiếm nguồn phụ tùng chất lượng tạo thêm uy tín cho doanh nghiệp - Sản phẩm, dịch vụ có chất lượng, bán hàng, chất lượng, giá nâng cao khả cạnh tranh thị trường thu hút nhiều khách hàng, tăng khối lượng sản phẩm dịch vụ bán thị trường nhằm tăng doanh thu cho doanh nghiệp 3.2.2 Bảo đảm nguồn phụ tùng cho sửa chữa Do ngành ô tô nước chưa phát triển mạnh, chưa sản xuất nhiều phụ tùng cho hoạt động sửa chữa ô tô, nên công ty phải tiến hành nhập nguồn phụ tùng từ bên ngoài, nên không chủ động nguồn phụ tùng cho việc sửa chữa Vì vậy, việc đảm bảo nguồn phụ tùng cho việc sửa chữa quan trọng, nguồn phụ tùng thiếu khơng có, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh Bởi vậy, để đảm bảo nguồn phụ tùng cho việc sửa chữa, công ty cần: - Chủ động hợp tác, ký kết hợp đồng thu mua phụ tùng từ đối tác cung ứng, đảm bảo cho nguồn cung cấp phụ tùng ổn định, tình trạng khan thiếu phụ tùng phục vụ cho việc sửa chữa - Đảm bảo giá nhập phụ tùng ổn định cách ký kết hợp đồng giao phụ tùng từ đầu năm để tránh biến động tăng giá năm - Tăng cường khả dự trữ phụ tùng cho việc sửa chữa 3.2.3 Nâng cao chất lượng nguồn lao động Đội ngũ lao động yếu tố có ý nghĩa định đến hiệu sản xuất doanh nghiệp Đây nguồn lực cần thiết nhằm biến nguồn lực vơ tri khác thành sản phẩm có chất lượng Trong q trình sản xuất kinh doanh, lao động có tác động đến trình từ khâu thu mua nguyên vật liệu, đến khâu sản xuất, cuối khâu tiêu thụ Do đó, cơng ty cần phải phát huy 42 sức mạnh đội ngũ lao động, tạo điều kiện để họ có hội thăng tiến phát triển Để nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, công ty cần : 1) Nâng cao tiêu chuẩn tuyển chọn lao động, đảm bảo chất lượng lao động tuyển thêm 2) Khuyến khích người lao động không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật 3) Tổ chức lớp bồi dưỡng, nâng cao tay nghề, thích ứng phù hợp với máy móc có cơng nghệ đại 4) Có sách lương thưởng cơng bằng, động viên, quan tâm hỗ trợ kịp thời công nhân viên người lao động công ty 5) Bên cạnh việc nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động, công ty nên tổ chức buổi giao lưu, tạo hội để người lao động hiểu rõ máy quản lý, đồng thời hội để máy quản lý hiểu rõ tâm tư người lao động, để mà người lao động cần để đáp ứng kịp thời 6) Trích lập ngân quỹ phục vụ cho công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ lao động… 3.2.4 Đẩy mạnh sách thu hút khách hàng tìm hiểu đối thủ cạnh tranh Tăng cường nghiên cứu mở rộng thị trường, đẩy mạnh công tác Marketing để nhiều người biết đến công ty Từ thu hút nhiều khách hàng hợp tác với công ty Thực chiết khấu thương mại, chiết khấu tốn, chương trình giảm giá để thu hút khách hàng Giữ mối quan hệ hợp tác với khách hàng truyền thống nhằm có nguồn thu cố định Công ty nên thường xuyên kiểm tra thiết bị, sữa chữa đầu tư thêm trang thiết bị đại đảm bảo hàng hoá chất lượng, số lượng cho khách hàng Thường xuyên tổng hợp ý kiến, kiến nghị khách hàng công tác 43 phục vụ nhân viên bán hàng công ty Dự đốn biến động thị trường nhằm có giải pháp hợp lý kịp thời đối phó với biến động giá Thường xuyên nghiên cứu tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, sở biết điểm mạnh, điểm yếu họ cơng ty nhằm có giải pháp thích hợp nâng cao sức cạnh tranh Ngồi ra, việc quản lý đồng vốn chặt chẽ, nâng cao trình độ sử dụng sở vật chất kỹ thuật, có nghệ thuật sử dụng đồng vốn để tăng doanh thu, lợi nhuận, tăng hiệu sử dụng đồng vốn doanh nghiệp 3.2.5 Biện pháp tiết kiệm chi phí Tăng suất kinh doanh tận dụng công suất kho chứa, đẩy mạnh khối lượng tiêu thụ cách tốt để làm giảm chi phí Lập dự tốn chi phí ngắn hạn sở kế hoạch tài để nắm bắt kịp thời tình hình biến động chi phí Thường xun phân tích, đánh giá tình hình thực chi phí, mặt mạnh, mặt yếu nhân tố khách quan chủ quan tác động đến việc thực chi phí cho khâu, phận nhằm làm giảm chi phí cơng ty Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp chi phí chi phí vận chuyển bốc dỡ, giao nhận vận tải, bảo hiểm, dự trữ bảo quản phụ tùng, chi phí hao hụt phụ tùng, chi phí tiền lương cho cơng nhân quản lý, chi phí làm thủ tục mua bán, chi phí cho dịch vụ mua ngồi tiền khác Cơng ty cần tăng cường kiểm soát, quản lý chặt chẽ, thực tiết kiệm có hiệu chi phí khác chi phí tiếp khách, chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí văn phòng phẩm , xây dựng định mức sử dụng điện, nước, điện thoại, lập dự tốn chi phí ngắn hạn giúp cơng tác quản lý chi phí cụ thể Thực cơng khai chi phí đến phận liên quan để đề biện pháp cụ thể tiết kiệm chi phí chi phí văn phịng phẩm, nhiên khơng khống chế mức q thấp hỗ trợ cho văn phịng làm việc, công ty cần lập biên độ dao động thích hợp Ngồi cơng ty nên xây dựng quy chế thưởng phạt sử dụng tiết 44 kiệm lãng phí tài sản doanh nghiệp nhằm nâng cao ý thức tiết kiệm người lao động Công ty nên giáo dục ý thức tiết kiệm cho nhân viên Có chế độ khen thưởng hợp lý cho cá nhân, phịng ban có biện pháp, hành động làm giảm chi phí Đồng thời xử phạt trường hợp lãng phí cơng ty 3.3 Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng cơng ty 3.3.1 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học ngoại ngữ Trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin, người làm công tác văn phịng ngồi kiến thức chun mơn cần phải có kiến thức lĩnh vực tin học, đặc biệt ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phịng, trau tri thức, kỹ năng, tập quán làm việc với máy tính Người quản trị văn phòng đại phụ thuộc nhiều nơi làm việc, nơi đặt máy tính họ Với văn phịng đại, cách tổ chức, quản lý công nhân viên, quản lý cơng việc văn phịng có nhiều thay đổi Cơ sở liệu, thông tin trao đổi qua máy tính, qua fax, qua email, qua Website chủ yếu Văn phòng tương lai đón nhận người quản trị văn phịng thơng minh, sáng tạo, với nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính cơng nghệ thông tin khôn khéo nhân viên giúp ích cho cơng tác hợp tác quốc tế việc ký kết hợp đồng, góp phần phát triển cơng ty lớn mạnh Do vậy, để nâng cao trình độ tin học công nhân viên công ty lãnh đạo công ty cần quan tâm đến việc tổ chức lớp đào tạo ngắn ngày tin học cho cán nhân viên Cơng ty mời chuyên gia công nghệ thông tin cơng tác văn phịng để hướng dẫn cơng nhân viên Lãnh đạo cơng ty tổ chức vài thi nhỏ tin học công tác văn phịng đời sống Có nhiều lĩnh vực công nghệ thông tin mà người làm cơng tác văn phịng tham mưu cho lãnh đạo việc nghiên 45 cứu để phục vụ thi Chính thời gian chuẩn bị cho thi, tự nhân viên sâu tìm hiểu công nghệ thông tin học hỏi điều thú vị có ích cho cơng việc Bên cạnh đó, thân nhân viên văn phịng cơng ty cần phải có tinh thần say mê học hỏi, nghiên cứu tìm tịi khám phá điều chưa biết cơng nghệ thơng tin, đặc biệt ứng dụng cơng tác văn phịng cơng tác chun mơn Các nhân viên cơng ty phải trọng đến ngoại ngữ, đặc biệt tiếng Anh, Nhật Bản Bởi cơng ty có mối quan hệ với số nước bạn, nên ngoại ngữ lại quan trọng Ngoại ngữ giúp người làm cơng tác văn phịng chun mơn sử dụng tốt máy tính cơng nghệ thơng tin Làm việc văn phịng đại khơng thể khơng trang bị cho kiến thức chun mơn cách đầy đủ toàn diện Do vậy, việc đào tạo nhân viên văn phịng vơ cần thiết phải đáp ứng tiêu chí sau: - Đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên văn phịng Có thể nói, nhân viên làm cơng tác văn phịng cần phải nắm ln thực tốt yêu cầu lãnh đạo đề Vì vậy, nhân viên văn phịng cần làm tốt cơng việc để phục vụ công tác quản lý chung lãnh đạo từ khâu thu thập, phân tích, xử lý thơng tin khâu cuối để lãnh đạo định đắn Đây nhiệm vụ quan trọng, ảnh hưởng tới uy tín tập thể Chính người làm cơng tác văn phịng ln ln tự trau dồi kiến thức cơng tác văn phịng - Rèn luyện tác phong làm việc cho nhân viên văn phịng cơng ty Một điều quan trọng mà người cán văn phòng cần phải có tinh thần làm việc say mê, nhiệt tình cơng việc tinh thần học hỏi, tìm tòi sáng tạo phương pháp làm việc hiệu Tất nhiên, để có tác phong làm việc khơng phải dễ dàng mà qua q trình rèn luyện tu dưỡng trau dồi thân có 46 3.3.2 Phương tiện kỹ thuật cơng nghệ thông tin cần thiết Việc trang bị phương tiện kỹ thuật đại cần thiết song cần ý tính đồng bộ, tính hiệu kinh tế việc sử dụng phương tiện nhằm nâng cao hiệu cao chi phí thấp cho cơng ty a/ Máy vi tính Tác dụng máy vi tính vơ to lớn cơng tác thông tin Điều không Máy tính đời thành tựu vơ to lớn nhân loại, đáp ứng công việc đề Máy vi tính giúp cho người làm cơng tác văn phịng giải khó khăn việc quản lý văn bản, tài liệu người Máy tính với chức cơng cụ hữu ích trợ giúp người làm cơng tác văn phịng Để tăng hiệu hoạt động kinh doanh, lãnh đạo cần xem xét trang thiết bị đồng cho văn phịng cơng ty, trang bị thêm máy tính cho phịng cịn thiếu b/ Máy in văn Để tài liệu, văn biểu đồ máy tính thể giấy phải có máy in Đây thiết bị nối với máy tính qua cổng máy tính để hiển thị liệu, bảng biểu, văn máy tính giấy Đây khâu kết thúc quy trình soạn thảo văn Ngồi máy in thơng thường văn phịng cơng ty cần trang bị máy in màu Máy in cho phép in bảng biểu, số liệu thống kê, bảng lương, sơ đồ, hình ảnh cách thật nhanh chóng, dễ dàng Đó ưu điểm mà máy chữ thơng thường khơng thể đáp ứng Do máy in thiết bị quan trọng thiếu công tác văn phịng cơng ty c/ Máy photocopy Máy photocopy sử dụng từ lâu giới Hiện thiết bị cải tiến, đại so với trước Tính ngày hoàn thiện Tốc độ chụp nâng cao, với kích thước ngày nhỏ gọn Máy photocopy chụp loại giấy từ A4 Ao Thiết bị dùng thay cho máy in việc nhân in văn thành nhiều với số lượng nhiều nhanh chóng Trong nhân in máy 47 photocopy tạo văn có chất lượng tương đương gốc, nhanh chóng dễ dàng qua vài thao tác đơn giản mà lại tiết kiệm Hiện nay, máy photocopy văn phòng cũ, dùng chất lượng văn tài liệu chụp không cao, thường bị lem mực chi phí gọi người đến sửa Vì vậy, nâng cao chất lượng việc chụp văn tài liệu, công ty nên đầu tư thêm máy photocopy để đáp ứng nhu cầu in tài liệu văn Tóm lại, bên cạnh việc đại hóa trang thiết bị văn phòng cần thiết văn phịng cơng ty phải trọng tới việc đào tạo nhân văn phòng Đây mục tiêu lâu dài mà văn phịng cơng ty cần đạt tới Trong văn phòng đại yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, yếu tố trung tâm quản lý Chú trọng đào tạo nhân tạo động thúc đẩy người phát huy hết lực, kích thích sáng tạo cơng việc, mở hội thăng tiến đường phát triển công ty 3.3.3 Xây dựng phần mềm ứng dụng công ty Phần mềm tin học phần thiếu công nghệ thông tin Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Hiện giới có nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng công việc, tổ chức có chức khác Trong cơng tác văn phòng, phần mềm chủ yếu ứng dụng là: Ms Word, Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoit phần mềm sử dụng giới, nhiên phần mềm nước nên muốn sử dụng cách triệt để địi hỏi có trình độ ngoại ngữ cần thiết Vì để tiện sử dụng, cơng ty nên có phần mềm riêng phục vụ cơng tác quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin Việc xây dựng phần mềm tiếng Việt giúp người sử dụng dễ dàng Bên cạnh đó, việc đồng hóa giúp hệ thống phần mềm nội công ty giúp nhiều việc xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian tăng hiệu xử lý thông tin Ngoài ra, thư điện tử (email) dịch vụ trao đổi thơng báo máy tính Internet thơng qua hộp thư điện tử Một người dùng máy vi 48 tính có kết nối Internet để gửi cho người nhận văn (kể tệp âm hình ảnh) cách đơn giản việc gõ địa người nhận Email thay cho thư tín qua bưu điện thông thường vốn chậm, thay điện thoại đường dài đắt tiền, mở rộng phạm vi trao đổi thông tin Thương mại điện tử (E-commerce) việc doanh nghiệp dùng Internet cho công việc thương mại mua bán, quảng cáo, thương thảo hợp đồng Kinh doanh điện tử cho phép tiến hành hoạt động kinh doanh đối tác xác định đối tác không xác định, tạo môi trường kinh doanh phi biên giới Truyền thông đa phương tiện, hai chiều người mua doanh nghiệp tạo thông tin sản phẩm phong phú cách thức kinh doanh mới, có tham gia người tiêu dùng Nhà nước gắn trực tiếp với doanh nghiệp, doanh nghiệp gắn với doanh nghiệp, doanh nghiệp gắn với người tiêu thụ Hàng hố gắn với thơng tin hợp đồng mua bán thực trực tiếp, nhanh chóng với chi phí thấp Các dịch vụ cung cấp thông tin, hệ thống đấu thầu quốc tế, hệ thống xác nhận nội dung hợp đồng, việc nhận đặt đơn đặt hàng,…đều sử dụng việc trao đổi liệu điện tử Nhiều thực nghiệm tiến hành, nhiều hệ thống thực tế xây dựng cho hệ thống chi trả, tiền điện tử dựa thẻ IC, chi trả theo thẻ tín dụng giao tác ngân hàng Internet,…tạo cách mạng lớn kinh doanh tài mơ hình thương mại Tóm lại, việc xây dựng phần mềm ứng dụng việc quan trọng hàng đầu, song không để thực sớm chiều mà phải có thời gian dài, qua nhiều giai đoạn Cơng ty nên có chuẩn bị kỹ lưỡng để bước tiến hành thiết lập phần mềm riêng cho phục vụ cơng tác chun mơn cơng tác văn phịng 49 Tiểu kết chương 3: Cơng ty ln có kế hoạch, chiến lược để phát triển công ty lớn mạnh, việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng vơ quan trọng Ở chương tác giả đánh giá chung khách quan hoạt động cơng ty Bên cạnh có giải pháp đưa khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội 50 KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường, với xu hội nhập tồn cầu hố, ngày có nhiều cơng ty đời cạnh tranh công ty ngày trở nên liệt Các công ty muốn tồn đứng vững thương trường địi hỏi kinh doanh phải có hiệu hiệu cao tốt Hiệu kinh doanh thước đo trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh Nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh vấn đề “sống còn” doanh nghiệp Hiệu kinh doanh cao, tức lợi nhuận cao Muốn thân công ty phải chủ động sáng tạo, phát huy tối đa mặt mạnh đồng thời khắc phục, hạn chế yếu kém, để tạo mơi trường hoạt động có lợi cho ứng dụng cơng nghệ thơng tin góp phần khơng nhỏ cho thắng lợi cơng ty Với mục đích đóng góp phần công sức nhỏ bé vào đề xuất giải pháp nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà, sau quãng thời gian thực tập công ty trình tìm hiểu, nghiên cứu thân giúp đỡ bảo tận tình thầy giáo, giáo; phận văn phịng cơng ty, tơi hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù thân tơi cố gắng q trình nghiên cứu, trình bày, song với trình độ thời gian có hạn nên báo cáo thực tập khó tránh khỏi thiếu sót Do đó, kính mong nhận đóng góp bảo thầy giáo, giáo để đề tài tơi hồn thiện Qua xin cảm ơn thầy cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy Khoa Quản trị Văn phịng giúp đỡ tơi suốt trình học tập nghiên cứu trường Đồng thời xin cảm ơn người hướng dẫn tơi chị Mai Kiều Hương nhân viên văn phịng anh chị Công ty TNHH Thiên Minh Hà nhiệt tình giúp đỡ tơi q trình thực tập nghiên cứu công ty 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Anh Cường, Xử lý tự động cơng nghệ thơng tin văn phịng; Phạm Thị Thanh, tin học ứng dụng quản trị văn phòng lưu trữ; Vương Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2001), Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống kê Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội; PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội; Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh 2014, 2015, 2016 Công ty TNHH Thiên Minh Hà; Các tài liệu khác từ nguồn Internet 52 ... việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội - Phân tích thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà. .. cao hiệu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin văn phịng Cơng ty TNHH Thiên Minh Hà – Thành phố Hà Nội Giả thuyết nghiên cứu Ứng dụng công nghệ thông tin nội dung Công ty TNHH Thiên Minh Hà quan tâm... ứng dụng CNTT văn phịng Cơng ty chương 14 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ – THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiên Minh Hà