Tiểu luận: Phân công công việc công ty TNHH Nam Sơn Hà

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2 1.1 Khái niệm về phân công công việc 2 1.2 Mục tiêu của phân công công việc 3 1.3 Yêu cầu của phân công công việc 3 1.4 Vai trò và chức năng 4 1.5 Ý nghĩa 5 1.6 Các hình thức phân công công việc trong doanh nghiệp 7 1.6.1 Phân công theo chức năng 7 1.6.2 Phân công theo công nghệ 7 1.6.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 8 1.7 Quy trình phân công 9 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY TNHH NAM SƠN HÀ 10 2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Sơn Hà 10 2.1.1 Trụ sở 10 2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng 10 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11 2.2 Phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 11 2.2.1 Phân công theo chức năng 11 2.2.2 Phân công theo công nghệ 12 2.2.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 13 2.3 Những khó khăn gặp phải khi phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 14 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15 3.1, Lắng nghe 15 3.2, Đặt ra mục tiêu ở mỗi nhiệm vụ 15 3.3. Theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện 16 3.4. Công tư phân minh , khen thưởng , động viên một cách kịp thời . 17 3.5. Đánh giá 18 3.6 Doanh nghiệp cần chủ động trong vấn đề đầu tư phát triển trang thiết bị , máy móc 19 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự

hỗ trợ , giúp đỡ dù ít hay nhiều , dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay , em

đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của gia đình , thầy cô và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc , em xin chân thành cảm ơn Ths Vi Tiến Cường

đã tận tâm hướng dẫn chúng em qua từng buổi học trên giảng đường cũng nhưnhững buổi thảo luận về lĩnh vực quản trị Nếu không nhờ những lời chỉ bảo ,hướng dẫn của thầy thì thực sự bài tiểu luận này rất khó để có thể hoàn thànhđược Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy bài báo cáo được thực hiệntrong khoảng thời gian gần 3 tuần Bước đầu đi vào tìm hiểu thực tế về lĩnh vựcquản trị , kiến thwúc của em vẫn còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ Do vậy chắcchắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ýkiến đóng góp quý báu của thầy cô để có thể hoàn thiện hơn

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Nguyễn Như Quỳnh , tôi thực hiện nghiên cứu bài tiểu luậnkết thúc học phần môn uản trị học với đề tài “ Phân công công việc công tyTNHH Nam Sơn Hà “

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướngdẫn của Ths Vi Tiến Cường Các thông tin trong đề tài này là trung thực Những số liệu , tài liệu dánh giá được thu thập ở các nguồn khác nhau có ghi rõtrong phần tài liệu tham khảo

Nếu có bất kì sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nộidung bài nghiên cứu của mình

Hà Nội , ngày … tháng … năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC2 1.1 Khái niệm về phân công công việc 2

1.2 Mục tiêu của phân công công việc 3

1.3 Yêu cầu của phân công công việc 3

1.4 Vai trò và chức năng 4

1.5 Ý nghĩa 5

1.6 Các hình thức phân công công việc trong doanh nghiệp 7

1.6.1 Phân công theo chức năng 7

1.6.2 Phân công theo công nghệ 7

1.6.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 8

1.7 Quy trình phân công 9

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY TNHH NAM SƠN HÀ 10

2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Sơn Hà 10

2.1.1 Trụ sở 10

2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng 10

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11

2.2 Phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 11

2.2.1 Phân công theo chức năng 11

2.2.2 Phân công theo công nghệ 12

2.2.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 13

2.3 Những khó khăn gặp phải khi phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 14

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15

3.1, Lắng nghe 15

3.2, Đặt ra mục tiêu ở mỗi nhiệm vụ 15

3.3 Theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện 16

3.4 Công tư phân minh , khen thưởng , động viên một cách kịp thời 17

3.5 Đánh giá 18

3.6 Doanh nghiệp cần chủ động trong vấn đề đầu tư phát triển trang thiết bị , máy móc 19

KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với mỗi tổ chức bất kỳ nào đó , trong cả kinh doanh và các bộ máyhành chính thì phân công công việc luôn là một trong những yếu tố vô cùngquan trọng Tại sao lại nói như vậy ? Đơn giản vì nó thể hiện tư duy , năng lực ,tầm nhìn và phong cách của mỗi người lãnh đạo James Cash Penney, nhà sánglập của chuỗi bán lẻ J.C Penney đã từng nói : “Cách chắc chắn nhất để mộtngười quản lý tự giết bản thân mình chính là từ chối học cách giao việc chonhân viên như thế nào, khi nào và cho ai”.Con người chính là yếu tố quan trọngnhất , là nền tảng vững chắc cho bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào Ngườilãnh đạo giỏi là người biết sử dụng người tài Cũng có thể nói, phân công côngviệc là cả một nghệ thuật Làm sao để có thể phân công cho từng người lượngcông việc phù hợp hay đúng theo khả năng và tâm tư nguyện vọng của nhânviên luôn là một bài toán khó được đặt ra đối với mỗi nhà quản trị Chính vìvậy cũng có thể nói phân công công việc có tầm quan trọng vô cùng lớn khôngchỉ với tập thể mà ngay cả với cá nhân người lãnh đạo Là một trong nhữngthước đo để đánh giá về năng lực cũng như kinh nghiệm và tư duy lãnh đạo

Thông qua bài tiểu luận này tôi mong rằng sẽ có thể giúp người đọc có cáinhìn mới và đa chiều hơn Bên cạnh đó có thể áp dụng vào học tập và công việcmột cách thiết thực , hiệu quả

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

1.1 Khái niệm về phân công công việc

 Trước tiên để có thể hiểu rõ và có cái nhìn toàn diện hơn thì cần hiểunhà quản trị là như thế nào ? Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức,những người có nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phâncông phụ trách, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác vàchịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó

- Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra conngười, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp

tổ chức đạt mục tiêu Phân công công việc là một trong những kỹ năng thiết yếu

và vô cùng quan trọng của nhà quản trị

 Phân công công việc là giao phó trách nhiệm , quyền hạn cho mộtngười khác để hoàn thành một công việc nào đó Bên cạnh đó cũng thể hiệnmức độ tin tưởng cũng như sự tín nhiệm của người giao phó với người đượcphân công Đặc biệt người quản lý cần phải cung cấp những phương tiện, nguồnlực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoànthành công việc một cách hiệu quả và thực sự tốt nhất

 Cũng có thể hiểu phân công công việc là tiến trình sắp xếp công việcphù hợp theo năng lực để giao phó cho các cấp nhân sự thực hiện Đồng thờicũng là phân bổ quyền hạn , nhiệm vụ cho các cấp được giao phó

 Đối với các nhà quản lý cấp cao tại những công ty lớn hoặc có doanhthu tăng trưởng nhanh, thì việc phân công công việc cho các nhà quản lý dướiquyền là một công thức thành công quan trọng

Ngay cả các tỷ phú hay các nhà cách mạng trong thế giới kinh doanh nhưBill Gates và Michael Dell cũng làm như vậy Họ phải nhờ cậy vào sự giúp đỡcủa những nhà quản lý có năng lực và đáng tin cậy như Steve Ballmer hayKevin Rollins để giữ cho Microsoft và Dell Computer phát triển ổn định trênthương trường.

1.2 Mục tiêu của phân công công việc

 Mục tiêu lớn nhất của phân công chính là đạt được hiệu quả tối ưu nhấttrong công việc Để có thể tiết kiệm được thời gian một cách nhanh nhất Nếutất cả công việc đều chỉ do một người hoàn thành thì đương nhiên tiến độ sẽchậm hơn hẳn Tuy nhiên nếu phân chia ra cho từng nhân sự thì sẽ đảm bảođược tốt hơn về thời gian Bên cạnh đó còn có thể góp phần tiết kiệm chi phíphát sinh

 Qua đó có thể đánh giá được cả về năng lực cũng như tố chất của nhàquản trị và nhân viên Qua cách phân công công việc cũng như thực hiện nhiệm

vụ được giao sẽ phản ánh được cả về tư duy , năng lực , trình độ và kỹ năng Một nhà quản trị giỏi và sáng suốt sẽ biết phân công công việc phù hợp cho cấpdưới Một người có năng lực trong công việc sẽ hoàn thành những việc đượcgiao một hiệu quả và chất lượng nhất

1.3 Yêu cầu của phân công công việc

 Trước tiên là cần phải công bằng , hợp lí Tại sao lại nói như vậy ? Ví

dụ trong một phòng có 2 nhân viên đều có năng lực như nhau , hiệu quả làmviệc giống nhau nhưng lãnh đạo lại giao quá nhiều việc cho một người và quá ítcho người còn lại là hết sức bất hợp lí

 Tiếp theo là phải giao đúng người , đúng việc và đúng thời điểm Việcphân công phải dựa trên trình độ của từng người , không nên có cái đánh giáphiến diện , một chiều Như không thể giao cho 1 người có trình độ chuyênmôn về pháp lí lại đi giải quyết công việc về công tác văn hóa văn nghệ

- Không nên giao việc , đặc biệt là những công việc quan trọng , có tínhchất quyết định cho những người chưa đủ năng lực , phẩm chất Đã từng có rấtnhiều doanh nghiệp đứng trước bờ vực phá sản khi phân công công việc chưahợp lí

 Bên cạnh đó việc phân công công việc cần phải rõ ràng , công khai ,minh bạch Đây là một trong những yêu cầu hết sức quan trọng Nếu nhà quảntrị khi giao việc cho cấp dưới của mình mà không rõ ràng , cụ thể thì nhân viênkhông thể thực hiện có hiệu quả được

 Có công tác giám sát , kiểm tra thường xuyên Phân công công việckhông có nghĩa là đẩy hết trách nhiệm cho người khác Phải thường xuyên đônđốc , theo dõi và kiểm tra tiến độ làm việc để tránh gặp phải những sai sót khôngđáng có ảnh hưởng đến chất lượng Nếu không thường xuyên kiểm tra sẽ rất dễdẫn đến hậu quả khi đến hạn mới phát hiện ra sai phạm hay chất lượng côngviệc không đảm bảo thì rất khó có thể thay đổi và sửa chữa được Các hình thứckhen thưởng kịp thời để động viên và khích lệ tinh thần của nhân viên Hay các

ý kiến phê bình , kỉ luật với những hành vi tắc trách , sai phạm nghiêm trọng

 Yêu cầu phải có báo cáo , phản hồi kết quả Người được nhận tráchnhiệm , được phân công công việc cần phải có báo cáo cụ thể về quá trình thựchiện , những khó khăn , vướng mắc để các cấp quản trị có thể nắm được Bêncạnh đó nhà quản trị cũng cần có những phản hồi , giải đáp các vướng mắc cũngnhư khó khăn cho người nhận nhiệm vụ một cách kịp thời và đầy đủ

- Phân công công việc , giao nhiệm vụ cần giao cả phương tiện , nguồnlực

1.4 Vai trò và chức năng

 Đối với người được phân công

- Đây chính là một cơ hội để có thể học hỏi , thách thức và trau dồi thêmkinh nghiệm , kỹ năng chuyên môn Là một trong những thách thức để ta cốgắng hơn

- Cơ hội phát triển các kỹ năng và chứng tỏ bản thân với các lãnh đạo

- Góp phần nâng cao giá trị bản thân với các nhà quản trị khi hoàn thànhxuất sắc nhiệm vụ

 Đối với người phân công :

- Có thêm nhiều thời gian cho việc quản lý và kiểm soát công việc

- Củng cố được quyền hạn năng lực và trách nhiệm của bản thân trongviệc quản lý , giám sát , kiểm tra và đánh giá

- Giảm áp lực công việc cá nhân cũng như các phòng , ban khác

- Đào tạo , chuẩn bị nguồn lực kế thừa

- Góp phần tăng sự ảnh huwỏng và uy tín tới nhân viên

- Chứng tỏ được khả năng lãnh đạo , năng lực cũng như tư duy , tầmnhìn của bản thân với doanh nghiệp hay các tổ chức khác

 Đối với tổ chức , cơ quan doanh nghiệp :

- Tăng năng suất lao động

- Tiết kiệm một cách tối đã các chi phí

- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm

1.5 Ý nghĩa

 Phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản và quan trọngđối với kỹ thuật điều hành của các nhà quản trị Phân công công việc một cáchhợp lí , khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực của cán bộ công chức , khaithác trí tuệ tập thể vào giải quyết công việc Tăng cường sự đoàn kết , hợp táclẫn nhau của mọi thành viên Tránh được việc chồng chéo các nhiệm vụ chứcnăng Đảm bảo hoàn thành được đủ số lượng công việc và thời gian được giao Nâng cao trách nhiệm và tinh thần làm việc của các cấp nhân sự Chất lượnglàm việc của từng cá nhân được đánh giá một cách chính xác và toàn diện hơn

 Một ví dụ tiêu biểu trong cuộc sống đã chứng minh cho điều này Đãtừng nếm trải rất nhiều khó khăn và niềm vui trên thương trường, có một điều

mà Richard Carrigan, chủ tịch công ty United Displaycraft, rất thấm thía: đó là

cả anh cũng như vợ anh đều không thể ôm đồm toàn bộ các công việc kinhdoanh, phải biết cách uỷ thác và phân cấp công việc Kể từ khi chính thức điềuhành một công ty của gia đình trên mảnh đất quê hương, Richard thường xuyêncần đến sự trợ giúp của bố mẹ, những người bạn, và thậm chí là cả cô trông trẻ

để có thể hoàn thành công việc quản lý kinh doanh của mình Công ty UnitedDisplaycraft được thành lập bởi ông nội của Richard Carrigan vào năm 1953,chuyên thiết kế và xây dựng các bảng hiệu marketing cho các công ty lớn nhưHasbro, American Greetings hay Kraft, Hồi còn trẻ, sau khi tốt nghiệp đại học,Richard đã có vài năm kinh nghiệm làm chuyên gia tư vấn công nghệ trước khitham gia vào bộ phận công nghệ thông tin của United Displaycraft vào năm

1997 Lúc đó, doanh thu hàng năm của công ty ước tính khoảng 19 triệu USD

Kể từ thời điểm đó, United được ví như con tàu tăng trưởng thần kỳ

Doanh thu năm 2004 của United lên đến 30 triệu USD và có 250 nhân viên Vàsau gần 8 năm làm việc, chàng thanh niên Richard Carrigan, 34 tuổi, đã chínhthức gia nhập ban lãnh đạo United trên cương vị chủ tịch công ty Quan niệmcủa Richard là người chủ tịch công ty cần tập trung vào các nhiệm vụ mang tínhchiến lược như: tìm kiếm các khách hàng mới; tham gia nhiều hơn vào cuộc họpcủa các hiệp hội ngành nghề trong lĩnh vực kinh doanh của công ty; hoạch địnhnhững chính sách phát triển trong tương lai Còn về các nhiệm vụ của một nhàquản lý thường nhật, Richard cho biết anh gặp rất nhiều rất khó khăn “Nảy sinhrất nhiều trách nhiệm xã hội khi tôi nắm giữ cương vị mới”, Richard nói, “Ở mộtkhía cạnh nào đó, tôi đang bị quá tải trong công việc” Để giải quyết vấn đề này,Richard Carrigan đã cải tổ lại toàn bộ cơ cấu tổ chức của United Displaycrafttheo hướng phân cấp quản lý Đây là một bước đi thông minh nhưng rất khókhăn “Nếu tôi có được thêm từ 15 đến 20 giờ tự do mỗi tuần, thì đó quả là mộtthành công lớn”, ông nói Richard Carrigan trước khi trở thành chủ tịch, trongvai trò đứng đầu các hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm quản

lý và điều hành ba phòng: thiết kế, kỹ sư máy móc và đánh giá công việc Cònbây giờ ông phân công việc cho một trưởng phòng thiết kế kiêm giám sát phòng

kỹ sư máy móc, cộng với một nhà tổng quản lý sẽ lãnh đạo hoạt động đánh giátất cả công việc sản xuất hàng ngày Kết quả: hai nhà quản lý sẽ thay công việccủa ông trước kia “Bằng việc làm này, tôi hy vọng sẽ có thêm thời gian rảnh rỗi

để bay tới các thành phố khác học hỏi kinh nghiệm, nhằm tìm ra các phươngthức quản lý mới cho những dự án hiện nay với nhà xuất đồ chơi Hasbro Ngoài

ra, tôi còn có thể tập trung hơn vào việc mở rộng thị trường, ký kết hợp đồnglàm ăn với các đối tác”, Richard nói

Một số nhà quản lý thường than phiền rằng việc giải quyết những côngviệc thường ngày đã khiến họ không còn đủ thời gian và tâm sức để tập trungvào những kế hoạch quan trọng và dài hạn hoạch định chiến lược, kiểm soáttổng thể, huấn luyện và đào tạo nhân viên,… Những nhà quản lý này đang mắcphải một sai lầm nghiêm trọng là cố gắng làm những việc mà lẽ ra có thể giaophó cho người khác Vì vậy, hãy giải phóng thời gian của bản thân thông qua

việc giao phó những công việc mang tính chất thường nhật, đơn giản Càngđược giao nhiều việc, nhân viên càng tích lũy được nhiều kinh nghiệm và bạn sẽkhông mất nhiều thời gian để hướng dẫn công việc cho họ

1.6 Các hình thức phân công công việc trong doanh nghiệp

1.6.1 Phân công theo chức năng

 Là hình thức phân công lao động trong đó tách riêng các công việckhác nhau thành những chức năng lao động nhất định , căn cứ vào vị trí và chứcnăng của xí nghiệp Theo chức năng quản lí : quản trị nhân lực , quản trị sảnxuất , tài chính …

 Theo mức độ tác động vào quá trình làm thay đổi đối tượng được phâncông Đối tượng trực tiếp gồm những người trực tiếp làm việc : công nhân sảnxuất , bán hàng Gián tiếp là những người quản lí , lãnh đạo ,chuyên gia và họthường không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh hay cungứng dịch vụ của doanh nghiệp …

 Theo sự khác nhau về đối tượng quản lý : quản lý hành chính , quản lýkinh tế và quản lý kỹ thuật

Phân công lao động theo chức năng sẽ giúp con người lao động làm việcđúng phạm vi , chức trách của mình và không bị hao phí thời gian Thông qua

đó , đạt hiệu quả công việc cao

1.6.2 Phân công theo công nghệ

 Phân công theo công nghệ là hình thức tách riêng các loại công việckhác nhau tùy thuộc vào yêu cầu công nghệ để thực hiện các loại công việc đó Căn cứ vào tính hiện đại và phức tạp của mỗi công việc , quá trình lao độnghoàn chỉnh được thực hiện bởi công nghệ sẽ được phân chia thành các phần việckhác nhau : phân công công việc theo đối tượng và phân công công việc theobước công việc Tùy thuộc vào trình độ , năng lực của mỗi cá nhân cũng nhưtrang thiết bị , máy móc và điều kiện cho phép

Đây là hình thức phân công lao động trong đó tách riêng các loại côngviệc khác nhau theo tính chất của quy trình công nghệ để thực hiện chúng Hìnhthức phân công này là rất cơ bản và quan trọng nhất trong doanh nghiệp bởi vì

nó phụ thuộc nhiều vào tính chất kỹ thuật và công nghệ để sản xuất ra sản phẩmcủa doanh nghiệp.

Khi thực hiện phân công theo chức năng sẽ góp phần hình thành các nghề

và các chuyên môn khác nhau Như vậy là bên trong từng nhóm chức năng đều

có sự phân công theo nghề, theo chuyên môn và tính chất của quá trình côngnghệ Theo cách này có các hình thức phân công lao động cụ thể sau đây theo:

1.6.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc

 Đây là hình thức phân công lao động trong đó tách riêng các hoạt động,các công việc khác nhau theo tính chất phức tạp của nó Thực chất là căn cứ vào

độ phức tạp khác nhau của công việc mà bố trí người lao động có trình độ lànhnghề tương ứng.Trong doanh nghiệp công nghệ người ta dựa theo tiêu chuẩn cấpbậc kỹ thuật để xác định mức độ phức tạp của công việc và trình độ lành nghềcủa công nhân Tuỳ theo ngành nghề của các doanh nghiệp có các công nhân từbậc 1 đến bậc 5 hoặc từ bậc 1 đến bậc 7 Trong các công việc hành chính vàquản lý người ta chia ra các trình độ từ sơ cấp, trung cấp, kỹ sư, kỹ sư chính và

kỹ sư cao cấp Hình thức phân công này cho phép sử dụng một cách hợp lý nhấtcán bộ công nhân viên; vừa tạo điều kiện trả công lao động hợp lý, vừa tạo điềukiện nâng cao trình độ lành nghề cho mọi người lao động trong doanh nghiệp

 Là hình thức phân công lao động trong đó tách riêng các công việckhác nhau tùy theo tính chất phức tạp của nó Hình thức này nhằm sử dụngtrình độ , kỹ năng phù hợp với mức độ phức tạp của công việc Tương ứng vớinhững mức độ phức tạp của công việc thì đòi hỏi người được giao việc cần phảiđáp ứng được trình độ , kỹ năng để thực hiện tốt các công việc cũng như nhiệm