Tiểu luận: Phân công công việc công ty TNHH Nam Sơn Hà

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2 1.1 Khái niệm về phân công công việc 2 1.2 Mục tiêu của phân công công việc 3 1.3 Yêu cầu của phân công công việc 3 1.4 Vai trò và chức năng 4 1.5 Ý nghĩa 5 1.6 Các hình thức phân công công việc trong doanh nghiệp 7 1.6.1 Phân công theo chức năng 7 1.6.2 Phân công theo công nghệ 7 1.6.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 8 1.7 Quy trình phân công 9 CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY TNHH NAM SƠN HÀ 10 2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Nam Sơn Hà 10 2.1.1 Trụ sở 10 2.1.2 Nhiệm vụ và chức năng 10 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 11 2.2 Phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 11 2.2.1 Phân công theo chức năng 11 2.2.2 Phân công theo công nghệ 12 2.2.3 Phân công theo mức độ phức tạp của công việc 13 2.3 Những khó khăn gặp phải khi phân công công việc của công ty TNHH Nam Sơn Hà 14 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 15 3.1, Lắng nghe 15 3.2, Đặt ra mục tiêu ở mỗi nhiệm vụ 15 3.3. Theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện 16 3.4. Công tư phân minh , khen thưởng , động viên một cách kịp thời . 17 3.5. Đánh giá 18 3.6 Doanh nghiệp cần chủ động trong vấn đề đầu tư phát triển trang thiết bị , máy móc 19 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ , giúp đỡ dù hay nhiều , dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến , em nhận nhiều quan tâm giúp đỡ gia đình , thầy bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc , em xin chân thành cảm ơn Ths Vi Tiến Cường tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học giảng đường buổi thảo luận lĩnh vực quản trị Nếu không nhờ lời bảo , hướng dẫn thầy thực tiểu luận khó để hồn thành Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy báo cáo thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào tìm hiểu thực tế lĩnh vực quản trị , kiến thwúc em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do chắn tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp q báu thầy để hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tên tơi Nguyễn Như Quỳnh , thực nghiên cứu tiểu luận kết thúc học phần môn uản trị học với đề tài “ Phân công công việc công ty TNHH Nam Sơn Hà “ Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi hướng dẫn Ths Vi Tiến Cường Các thông tin đề tài trung thực Những số liệu , tài liệu dánh giá thu thập nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Nếu có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung nghiên cứu Hà Nội , ngày … tháng … năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU Đối với tổ chức , kinh doanh máy hành phân công công việc yếu tố vơ quan trọng Tại lại nói ? Đơn giản thể tư , lực , tầm nhìn phong cách người lãnh đạo James Cash Penney, nhà sáng lập chuỗi bán lẻ J.C Penney nói : “Cách chắn để người quản lý tự giết thân từ chối học cách giao việc cho nhân viên nào, cho ai”.Con người yếu tố quan trọng , tảng vững cho tổ chức hay doanh nghiệp Người lãnh đạo giỏi người biết sử dụng người tài Cũng nói, phân cơng cơng việc nghệ thuật Làm để phân công cho người lượng công việc phù hợp hay theo khả tâm tư nguyện vọng nhân viên ln tốn khó đặt nhà quản trị Chính nói phân cơng cơng việc có tầm quan trọng vơ lớn khơng với tập thể mà với cá nhân người lãnh đạo Là thước đo để đánh giá lực kinh nghiệm tư lãnh đạo Thông qua tiểu luận mong giúp người đọc có nhìn đa chiều Bên cạnh áp dụng vào học tập cơng việc cách thiết thực , hiệu CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN CÔNG CƠNG VIỆC 1.1 Khái niệm phân cơng cơng việc • Trước tiên để hiểu rõ có nhìn tồn diện cần hiểu nhà quản trị ? Nhà quản trị người làm việc tổ chức, người có nhiệm vụ thực chức quản trị phạm vi phân công phụ trách, giao nhiệm vụ điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm - trước kết hoạt động người Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thông tin tổ chức cho có hiệu để giúp tổ chức đạt mục tiêu Phân công công việc kỹ thiết yếu vơ • quan trọng nhà quản trị Phân cơng cơng việc giao phó trách nhiệm , quyền hạn cho người khác để hồn thành cơng việc Bên cạnh thể mức độ tin tưởng tín nhiệm người giao phó với người phân công Đặc biệt người quản lý cần phải cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân cơng hồn thành cơng việc • cách hiệu thực tốt Cũng hiểu phân cơng cơng việc tiến trình xếp cơng việc phù hợp theo lực để giao phó cho cấp nhân thực Đồng thời • phân bổ quyền hạn , nhiệm vụ cho cấp giao phó Đối với nhà quản lý cấp cao công ty lớn có doanh thu tăng trưởng nhanh, việc phân cơng công việc cho nhà quản lý quyền công thức thành công quan trọng Ngay tỷ phú hay nhà cách mạng giới kinh doanh Bill Gates Michael Dell làm Họ phải nhờ cậy vào giúp đỡ nhà quản lý có lực đáng tin cậy Steve Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft Dell Computer phát triển ổn định thương trường 1.2 Mục tiêu phân công công việc • Mục tiêu lớn phân cơng đạt hiệu tối ưu công việc Để tiết kiệm thời gian cách nhanh Nếu tất công việc người hồn thành đương nhiên tiến độ chậm hẳn Tuy nhiên phân chia cho nhân đảm bảo tốt • thời gian Bên cạnh góp phần tiết kiệm chi phí phát sinh Qua đánh giá lực tố chất nhà quản trị nhân viên Qua cách phân công công việc thực nhiệm vụ giao phản ánh tư , lực , trình độ kỹ Một nhà quản trị giỏi sáng suốt biết phân công công việc phù hợp cho cấp Một người có lực cơng việc hồn thành việc giao hiệu chất lượng 1.3 u cầu phân cơng cơng việc • Trước tiên cần phải cơng , hợp lí Tại lại nói ? Ví dụ phòng có nhân viên có lực , hiệu làm việc giống lãnh đạo lại giao nhiều việc cho người q cho người • lại bất hợp lí Tiếp theo phải giao người , việc thời điểm Việc phân cơng phải dựa trình độ người , khơng nên có đánh giá phiến diện , chiều Như giao cho người có trình độ chun mơn - pháp lí lại giải công việc công tác văn hóa văn nghệ Khơng nên giao việc , đặc biệt cơng việc quan trọng , có tính chất định cho người chưa đủ lực , phẩm chất Đã có nhiều • doanh nghiệp đứng trước bờ vực phá sản phân công cơng việc chưa hợp lí Bên cạnh việc phân công công việc cần phải rõ ràng , công khai , minh bạch Đây yêu cầu quan trọng Nếu nhà quản trị giao việc cho cấp mà khơng rõ ràng , cụ thể nhân viên khơng thể • thực có hiệu Có công tác giám sát , kiểm tra thường xuyên Phân cơng cơng việc khơng có nghĩa đẩy hết trách nhiệm cho người khác Phải thường xuyên đôn đốc , theo dõi kiểm tra tiến độ làm việc để tránh gặp phải sai sót khơng đáng có ảnh hưởng đến chất lượng Nếu khơng thường xuyên kiểm tra dễ dẫn đến hậu đến hạn phát sai phạm hay chất lượng cơng việc khơng đảm bảo khó thay đổi sửa chữa Các hình thức khen thưởng kịp thời để động viên khích lệ tinh thần nhân viên Hay ý • kiến phê bình , kỉ luật với hành vi tắc trách , sai phạm nghiêm trọng Yêu cầu phải có báo cáo , phản hồi kết Người nhận trách nhiệm , phân cơng cơng việc cần phải có báo cáo cụ thể q trình thực , khó khăn , vướng mắc để cấp quản trị nắm Bên cạnh nhà quản trị cần có phản hồi , giải đáp vướng mắc khó - khăn cho người nhận nhiệm vụ cách kịp thời đầy đủ Phân công công việc , giao nhiệm vụ cần giao phương tiện , nguồn lực 1.4 Vai trò chức • - Đối với người phân cơng Đây hội để học hỏi , thách thức trau dồi thêm kinh nghiệm , kỹ chuyên môn Là thách thức để ta cố gắng - Cơ hội phát triển kỹ chứng tỏ thân với lãnh đạo Góp phần nâng cao giá trị thân với nhà quản trị hoàn thành xuất sắc - nhiệm vụ Đối với người phân cơng : Có thêm nhiều thời gian cho việc quản lý kiểm sốt cơng việc Củng cố quyền hạn lực trách nhiệm thân việc quản - lý , giám sát , kiểm tra đánh giá Giảm áp lực công việc cá nhân phòng , ban khác Đào tạo , chuẩn bị nguồn lực kế thừa Góp phần tăng ảnh huwỏng uy tín tới nhân viên Chứng tỏ khả lãnh đạo , lực tư , tầm nhìn • - thân với doanh nghiệp hay tổ chức khác Đối với tổ chức , quan doanh nghiệp : Tăng suất lao động Tiết kiệm cách tối chi phí Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm • 1.5 Ý nghĩa • Phân công công việc nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành nhà quản trị Phân công công việc cách hợp lí , khoa học góp phần khai thác lực cán công chức , khai thác trí tuệ tập thể vào giải cơng việc Tăng cường đoàn kết , hợp tác lẫn thành viên Tránh việc chồng chéo nhiệm vụ chức Đảm bảo hồn thành đủ số lượng cơng việc thời gian giao Nâng cao trách nhiệm tinh thần làm việc cấp nhân Chất lượng làm việc • cá nhân đánh giá cách xác tồn diện Một ví dụ tiêu biểu sống chứng minh cho điều Đã nếm trải nhiều khó khăn niềm vui thương trường, có điều mà Richard Carrigan, chủ tịch cơng ty United Displaycraft, thấm thía: anh vợ anh khơng thể ơm đồm tồn công việc kinh doanh, phải biết cách uỷ thác phân cấp cơng việc Kể từ thức điều hành cơng ty gia đình mảnh đất quê hương, Richard thường xuyên cần đến trợ giúp bố mẹ, người bạn, chí trơng trẻ để hồn thành cơng việc quản lý kinh doanh Cơng ty United Displaycraft thành lập ông nội Richard Carrigan vào năm 1953, chuyên thiết kế xây dựng bảng hiệu marketing cho công ty lớn Hasbro, American Greetings hay Kraft, Hồi trẻ, sau tốt nghiệp đại học, Richard có vài năm kinh nghiệm làm chuyên gia tư vấn công nghệ trước tham gia vào phận công nghệ thông tin United Displaycraft vào năm 1997 Lúc đó, doanh thu hàng năm cơng ty ước tính khoảng 19 triệu USD Kể từ thời điểm đó, United ví tàu tăng trưởng thần kỳ Doanh thu năm 2004 United lên đến 30 triệu USD có 250 nhân viên Và sau gần năm làm việc, chàng niên Richard Carrigan, 34 tuổi, thức gia nhập ban lãnh đạo United cương vị chủ tịch công ty Quan niệm Richard người chủ tịch công ty cần tập trung vào nhiệm vụ mang tính chiến lược như: tìm kiếm khách hàng mới; tham gia nhiều vào họp hiệp hội ngành nghề lĩnh vực kinh doanh công ty; hoạch định sách phát triển tương lai Còn nhiệm vụ nhà quản lý thường nhật, Richard cho biết anh gặp nhiều khó khăn “Nảy sinh nhiều trách nhiệm xã hội tơi nắm giữ cương vị mới”, Richard nói, “Ở khía cạnh đó, tơi bị q tải công việc” Để giải vấn đề này, Richard Carrigan cải tổ lại toàn cấu tổ chức United Displaycraft theo hướng phân cấp quản lý Đây bước thông minh khó khăn “Nếu tơi có thêm từ 15 đến 20 tự tuần, thành cơng lớn”, ơng nói Richard Carrigan trước trở thành chủ tịch, vai trò đứng đầu hoạt động kinh doanh công ty, chịu trách nhiệm quản lý điều hành ba phòng: thiết kế, kỹ sư máy móc đánh giá cơng việc Còn ơng phân cơng việc cho trưởng phòng thiết kế kiêm giám sát phòng kỹ sư máy móc, cộng với nhà tổng quản lý lãnh đạo hoạt động đánh giá tất công việc sản xuất hàng ngày Kết quả: hai nhà quản lý thay công việc ông trước “Bằng việc làm này, tơi hy vọng có thêm thời gian rảnh rỗi để bay tới thành phố khác học hỏi kinh nghiệm, nhằm tìm phương thức quản lý cho dự án với nhà xuất đồ chơi Hasbro Ngồi ra, tơi tập trung vào việc mở rộng thị trường, ký kết hợp đồng làm ăn với đối tác”, Richard nói Một số nhà quản lý thường than phiền việc giải công việc thường ngày khiến họ không đủ thời gian tâm sức để tập trung vào kế hoạch quan trọng dài hạn hoạch định chiến lược, kiểm soát tổng thể, huấn luyện đào tạo nhân viên,… Những nhà quản lý mắc phải sai lầm nghiêm trọng cố gắng làm việc mà lẽ giao phó cho người khác Vì vậy, giải phóng thời gian thân thơng qua việc giao phó cơng việc mang tính chất thường nhật, đơn giản Càng giao nhiều việc, nhân viên tích lũy nhiều kinh nghiệm bạn không nhiều thời gian để hướng dẫn cơng việc cho họ 1.6 Các hình thức phân công công việc doanh nghiệp 1.6.1 Phân cơng theo chức • Là hình thức phân cơng lao động tách riêng cơng việc khác thành chức lao động định , vào vị trí chức xí nghiệp Theo chức quản lí : quản trị nhân lực , quản trị sản xuất , tài • … Theo mức độ tác động vào q trình làm thay đổi đối tượng phân công Đối tượng trực tiếp gồm người trực tiếp làm việc : công nhân sản xuất , bán hàng Gián tiếp người quản lí , lãnh đạo ,chuyên gia họ thường không tham gia trực tiếp vào trình sản xuất kinh doanh hay cung ứng dịch vụ doanh nghiệp … • Theo khác đối tượng quản lý : quản lý hành , quản lý kinh tế quản lý kỹ thuật Phân công lao động theo chức giúp người lao động làm việc phạm vi , chức trách khơng bị hao phí thời gian Thơng qua , đạt hiệu cơng việc cao 1.6.2 Phân cơng theo cơng nghệ • Phân cơng theo cơng nghệ hình thức tách riêng loại công việc khác tùy thuộc vào yêu cầu công nghệ để thực loại công việc Căn vào tính đại phức tạp cơng việc , q trình lao động hồn chỉnh thực cơng nghệ phân chia thành phần việc khác : phân công công việc theo đối tượng phân công công việc theo bước cơng việc Tùy thuộc vào trình độ , lực cá nhân trang thiết bị , máy móc điều kiện cho phép Đây hình thức phân cơng lao động tách riêng loại cơng việc khác theo tính chất quy trình cơng nghệ để thực chúng Hình thức phân cơng quan trọng doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào tính chất kỹ thuật cơng nghệ để sản xuất sản phẩm doanh nghiệp Khi thực phân cơng theo chức góp phần hình thành nghề chun mơn khác Như bên nhóm chức có phân cơng theo nghề, theo chun mơn tính chất q trình cơng nghệ Theo cách có hình thức phân cơng lao động cụ thể sau theo: + Nghề + Các giai đoạn công nghệ chủ yếu + Các nguyên công + Các sản phẩm chi tiết 10 Phân công lao động theo cơng nghệ cho phép hình thành đội ngũ người thợ chun mơn có tay nghề, đảm bảo chế tạo sản phẩm đạt chất lượng cao, thoả mãn nhu cầu ngày tăng lên khách hàng 1.6.3 Phân công theo mức độ phức tạp cơng việc • Đây hình thức phân cơng lao động tách riêng hoạt động, cơng việc khác theo tính chất phức tạp Thực chất vào độ phức tạp khác cơng việc mà bố trí người lao động có trình độ lành nghề tương ứng.Trong doanh nghiệp cơng nghệ người ta dựa theo tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật để xác định mức độ phức tạp công việc trình độ lành nghề cơng nhân Tuỳ theo ngành nghề doanh nghiệp có cơng nhân từ bậc đến bậc từ bậc đến bậc Trong cơng việc hành quản lý người ta chia trình độ từ sơ cấp, trung cấp, kỹ sư, kỹ sư kỹ sư cao cấp Hình thức phân cơng cho phép sử dụng cách hợp lý cán công nhân viên; vừa tạo điều kiện trả công lao động hợp lý, vừa tạo điều kiện nâng cao trình độ lành nghề cho người lao động doanh nghiệp • Là hình thức phân cơng lao động tách riêng cơng việc khác tùy theo tính chất phức tạp Hình thức nhằm sử dụng trình độ , kỹ phù hợp với mức độ phức tạp công việc Tương ứng với mức độ phức tạp công việc đòi hỏi người giao việc cần phải đáp ứng trình độ , kỹ để thực tốt công việc nhiệm vụ giao 1.7 Quy trình phân cơng Phân cơng cơng việc quy trình diễn liên tục thường xuyên Đầu tiên việc phân tích lựa chọn nhiệm vụ cần nên giao phó Sau xác định rõ yêu cầu tiêu chí nhiệm vụ Điều giúp nhà quản lý lựa chọn người phù hợp đƣa hướng dẫn công việc chuẩn xác Công tác hướng dẫn đóng vai trò quan trọng giao phó bạn khơng thể u cầu người khác thi hành nhiệm vụ mơ hồ Bước 11 kiểm tra giám sát Việc cần thiết tiến hành nhiều hình thức, nhiên cần thực cách khéo léo, tế nhị không nên can thiệp trực tiếp vào công việc cấp Cuối đánh giá Nhân viên phân cơng hồn cơng việc đến mức độ nào? Hai bên, người phân công người phân công, rút học kinh nghiệm để đạt kết tốt tương lai? 12 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÔNG TY TNHH NAM SƠN HÀ 2.1 Giới thiệu chung công ty TNHH Nam Sơn Hà - Công ty TNHH Nam Sơn Hà Với 10 năm hình thành phát triển Công ty ngày thể vị đà vươn tầm qua chất lượng sản phẩm Là cơng ty cung cấp gỗ có uy tín Hải Phòng Cơng ty TNHH Nam Sơn Hà nguồn xuất – nhập gỗ lớn Cơng ty có nhà máy 200 công nhân , nhân viên Với nhiều sản phẩm nội thất đạt tiêu chuẩn cao chất lượng tốt tín nhiệm người tiêu dùng 2.1.1 Trụ sở Công ty TNHH Nam Sơn Hà Địa : Tân Dương – Thủy Nguyên – Hải Phòng Ba nhà máy : - Số : Tân Dương – Thủy Nguyên – Hải Phòng - Số : Khu công nghiệp Kênh Giang – Thủy Ngun – Hải Phòng - Số : Khu cơng nghiệp Vĩnh Niệm – Lê Chân – Hải Phòng 2.1.2 Nhiệm vụ chức - Xuất nhập gỗ - Chế biến , kinh doanh gỗ chế phẩm từ gỗ - Chế tạo , gia công theo đơn đặt hàng 13 - Tư vấn , thiết kế , lắp đặt nội thất cơng trình - Vận tải , kho bãi - Đem đến khách hàng niềm tin chất lượng giá trị sử dụng sản phẩm 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Giám đốc Phó giám đốc Tài Phó giám đốc Nhân Sản xuất Nhà máy Thiết bị Nhà máy Kỹ thuật Nhà máy 2.2 Phân công công việc công ty TNHH Nam Sơn Hà 2.2.1 Phân cơng theo chức • Quy mơ sản xuất công ty nhỏ nên việc phân công công việc theo chức quản lý hạn chế nhỏ gọn Hai phó giám đốc trực tiếp phụ trách phận Một phó giám đốc phụ trách tài , nhân phó giám đốc phụ trách sản xuất , thiết bị kỹ thuật - Đối tượng trực tiếp : 200 công nhân - Đối tượng gián tiếp : giám đốc , phó giám đốc , kế toán , 10 kỹ thuật , quản đốc phụ trách xưởng  Như ta thấy đội ngũ nhân lực hạn chế có phân chia trách nhiệm , nhiệm vụ tới cấp quản trị Mối liên hệ chức 14 thực theo đường chuyền định hiệu lại chưa cao Chất lượng lao động bố trí vào phận hợp lý 2.2.2 Phân công theo công nghệ - Công ty TNHH Nam Sơn Hà phân công chủ yếu theo bước công việc Trong trình sản xuất nhà máy Mỗi người lao động thực hay vài bước Như 15 công nhân tham gia chuyển gỗ khơng làm việc khác 20 công nhân sơ chế gỗ vận chuyển Chúng ta theo dõi quy trình chế biến gỗ nội thất sau cơng ty TNHH Nam Sơn để có nhìn sâu sắc tồn diện : • Giai đoạn : Xử lý gỗ 1.Chuẩn bị vật tư gỗ Thông thường, nguyên liệu gỗ chuẩn bị từ trước, đủ đảm bảo đáp ứng cho khoảng từ bốn đến năm công trình Đây khâu quan trọng, ln đảm bảo chủ động nguyên liệu ổn định giá Xẻ gỗ Từ khối gỗ hộp lớn, gỗ xẻ thành gỗ có kích thước theo u cầu sử dụng Cơng đoạn đánh giá trình độ lực người thợ xẻ cao Nếu người có kinh nghiệm chọn phương án xẻ để không bị hao gỗ cho gỗ không bị lỗi ( nứt nẻ, tỳ vết ) 15 • Giai đoạn Sản xuất chi tiết • Nguyên liệu phôi đem tạo dáng chà nhám máy , chà nhám tay Sau sơn , lắp ráp kiểm tra chất lượng đem đóng gói Mỗi quy trình cơng đoạn có người kiểm tra nghiêm ngặt tuân  thủ theo quy trình sản xuất Như ta thấy phân cơng lao động theo bước công ty rõ ràng Mỗi công nhân thực công việc riêng ơm đồm q nhiều việc Có thể tận dụng cách tối máy móc trang thiết bị , nâng cao trình độ tay nghề nhân viên 2.2.3 Phân công theo mức độ phức tạp cơng việc • Cơng ty TNHH Nam Sơn Hà phân riêng cơng việc khác tùy theo tính chất phức tạp Ví dụ người có tay nghề cao , trình độ chun mơn tham gia vào trình chế tác , trang trí cho sản phẩm Những người khơng có trình độ chun mơn giao cơng việc phù hợp với khả thân Công ty dựa vào kinh nghiệm , kỹ thực tế để phân chia công việc không phân chia cấp bậc cách cụ • thể Trình độ lao động cơng ty TNHH Nam Sơn Hà không đồng : đa phần lao động tự ,lao động phổ thông , trung cấp cao đẳng , đại học Tùy thuộc theo lực vị trí mà cấp quản trị phân công công việc : - Lao động tự , lao động phổ thông : vận chuyển , mài … - Trung cấp : Sử dụng máy móc , trang thiết bị … - Đại học , cao đằng : cơng tác quản lí , kỹ thuật chuyên môn … 16  Các cấp quản trị nhà quản lí thường xun đơn đốc , kiểm tra tiến trình làm việc Nếu người làm việc tốt tiếp tục cơng việc , người làm chưa tốt bị luân chuyển sang công việc khác Tuy nhiên thấy , máy móc trang thiết bị khơng phải hồn tồn tiên tiến đại Đa phần máy cũ trang bị thêm máy xẻ đại chất lượng 2.3 Những khó khăn gặp phải phân cơng cơng việc cơng ty TNHH Nam Sơn Hà • Nhân viên thiếu kinh nghiệm nhiều thiếu nhiệt tình Khơng họ sợ trách nhiệm ,sợ bị phê bình khơng giám mạo hiểm • đốn cơng việc Đơi nhân viên , cơng nhân giao việc khơng hồn thành kịp tiến độ • khơng đảm bảo chất lượng sản phẩm , yêu cầu đề Trình độ nhân viên công ty TNHH Nam Sơn Hà không đồng , đa phần lao động tự lao động phổ thơng nên trình độ dân trí thấp Khó nắm bắt truyền đạt tư tưởng Đơi khó vấn đề phân • cơng cơng việc Thậm chí đơi lãnh đạo đánh giá sai khả lực cấp dẫn đến phân công công việc chưa hợp lý khiến hiệu công việc không cao 17 CHƯƠNG : MỘT SỐ BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC 3.1, Lắng nghe - Theo báo cáo toàn cầu “Thế giới việc làm 2014” Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) nhận định ơng Guy Ryder, Tổng Giám đốc ILO, “năng suất lao động lực cạnh tranh thấp thách thức lớn Việt Nam” Đặc biệt theo số liệu “năng suất lao động Việt Nam thấp Singapore gần 15 lần, Nhật Bản 11 lần, Hàn Quốc 10 lần Ngay so với nước ASEAN có mức thu nhập trung bình, suất lao động Việt Nam 1/5 Malaysia 2/5 Thái Lan” Nguyên nhân vấn đề phải kể đến công việc không phù hợp với chuyên môn, kỹ đặc biệt lòng đam mê Mơi trường làm việc thiếu thân thiện, chuyên nghiệp hợp tác, thiếu tôn trọng, khơng ghi nhận thành tích đặc biệt họ khơng nhìn thấy đường phát triển phía trước Do đa số người lao động làm việc • khơng vui Chính phân công công việc , người lãnh đạo cần phải lắng nghe tâm tư , nguyện vọng nhân viên Phân cơng cơng việc cách • đắn hiệu , người , việc , khả Đôi cần thấu hiểu , cảm thông sẻ chia với nhân viên Những nhà quản lý thường lúng túng làm việc họ lo sợ quyền hạn vượt q phạm vi cơng việc cần làm Hoặc có khi, chưa đủ kinh nghiệm chưa hiểu rõ cơng ty, họ q hạn chế quyền nhân viên, khiến họ gặp rắc rối kế hoạch bị đổ bể Hơn thế, đôi khi, phân chia không phù hợp lại khiến người bất bình, người phật ý, tạo thành sóng bất hợp tác, dù âm ỉ đủ ảnh hưởng tới hiệu công việc 3.2, Đặt mục tiêu nhiệm vụ • Trước giao việc cho nhân viên, cần xác định cụ thể, rõ ràng kết muốn nhận lại doanh số bán hàng bao nhiêu, kết nối thêm khách hàng… Nhiều người quản lý cảm thấy thất vọng trước kết nhân viên đem lại sau lần giao việc thân họ khơng rõ muốn nhận 18 - “Cách chắn để người quản lý tự giết thân từ chối học cách giao việc cho nhân viên nào, cho ai” James Cash Penney, nhà sáng lập chuỗi bán lẻ J.C Penney nói.Khi giao việc cho nhân viên, đừng kiệm lời hỏi anh/ cô hiểu rõ hướng dẫn bạn hay chưa thắc mắc hay khơng Đặc biệt, phải rõ ràng thời hạn thực hồn thành cơng việc Hãy để nhân viên giúp bạn tìm biện pháp giao việc hiêu - Điều mà doanh nghiệp cần quan tâm kết phương pháp Nếu tạo điều kiện cho nhân viên thực cách làm riêng mình, bạn thấy họ suất, sáng tạo động Ngược lại, ép buộc nhân viên làm theo cách bạn khiến họ gò bó, bị hạn chế mang lại hiệu cao 3.3 Theo dõi kiểm tra tiến trình thực • Hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực việc giao, hỏi nhân viên theo giờ, phút Nếu công việc thực tuần, kiểm tra với nhân viên sau ngày Đặc biệt, nên hỏi “Tiến độ cơng việc nào?”, thay “Anh/ chị làm xong việc chưa?” Câu hỏi sau gia tăng • thêm áp lực cho nhân viên Việc tổ chức gặp mặt, trao đổi với người phân công trước họ bắt tay thực công việc cần thiết Việc bạn khẳng định rõ từ đầu thời hạn hoàn thành hạn mục kiểm tra giúp bạn giữ liên hệ thường xuyên với họ, đồng thời tránh tình trạng ý kiến đóng góp bạn bị xem can thiệp Hãy xác định rõ thời gian bạn tiếp họ yêu cầu báo cáo có khó khăn phát sinh Trong trường hợp kết không mong đợi, kiểm tra lại vấn đề từ góc độ để tìm hiểu ngun nhân từ đâu: thiếu nguồn lực, thời gian, giám sát, kinh nghiệm hay nỗ lực? Nhờ đó, bạn • biết cần phải làm để việc trở lại hướng Trong q trình giám sát, người phân cơng cần phải biết vấn đề phát sinh mức độ họ nên báo cáo cho bạn Cách hiệu khuyến 19 khích họ đặt câu hỏi có thắc mắc hay nghi ngờ để tránh dẫn đến vấn đề phức tạp sau Hãy chia sẻ động viên người phân công đề nghị giúp đỡ Tuy nhiên, phải cương từ chối nhận thấy người phân cơng hồn tồn tự giải vấn đề 3.4 Công tư phân minh , khen thưởng , động viên cách kịp thời • Giữ lại công việc quan trọng Trong số việc khơng thể giao phó, kể đến lĩnh vực trọng yếu nhớ kiểm soát điều khiển hoạt động tổng thể tổ chức, vấn đề nội liên quan đến nhân khen thưởng, đánh giá, đề bạt, thông báo huấn luyện tƣ vấn cho nhân viên Ngồi tiếp tục nắm giữ việc giao dịch với khách hàng, đối tác quan trọng Hãy xếp công việc loại vào diện ưu tiên chắn dành đủ - thời gian để xử lý chúng Người ta thường nói “ Mười đồng tiền cơng khơng đồng tiền thưởng “ Những lời khen ngợi với kết tốt dù việc nhỏ “liều thuốc bổ” nhân viên, giúp họ có thêm động lực làm việc nhiệt tình Vì vậy, đừng quên thể đánh giá cao bạn trước hiệu công việc tốt cấp Thậm chí có khen thưởng cách kịp thời trước cố gắng , đóng góp nhân viên Đừng xem thành mà người phân công đạt điều đương nhiên, công việc mà bạn giao nhiều không dễ dàng họ Để đạt mục tiêu, nhân viên bạn phải vượt qua nhiều khó khăn, phải xử lý nhiều cố bất ngờ, phải làm việc thêm Hãy công nhận thành tích cơng sức họ, bạn nhắc nhở họ phải lưu ý đến sai sót Hãy nhớ niềm tự hào với thành tích đạt ln nguồn động viên lớn- có lẽ quan trọng nhất, với tất người Vì vậy, đƣợc ghi nhận thành tích, người phân cơng có thêm động lực để cố gắng hồn thành tốt công việc - Mỗi người có mạnh khác nhau, người lãnh đạo nên tránh hiềm khích cá nhân, chủ động tiến cử, đề bạt nhân viên có phẩm chất lực, tiến tới tạo lập đội ngũ nhân viên ưu tú đóng góp ý kiến việc xây dựng chiến lược, đường hướng hoạt động công ty, trở thành người trực tiếp quản lý, 20 hướng dẫn nhân viên khác ngày hoàn thiện kỹ nhằm nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Đồng thời, người lãnh đạo khôn ngoan biết cách xử lý - giải công việc cách công bằng, không dùng người trọng tình thân, dựa mối quan hệ thân thiết, gây uy tín thân họ không đủ khả Đặc biệt, cố gắng xây dựng môi trường làm việc phấn đấu lành mạnh, phát triển đồng nhân lực, cần có khen - chê hợp lý, tuyên dương nhân viên giỏi có cống hiến tích cực, động viên, khích lệ nêu cao tinh thần học hỏi nhân viên khác, song song đó, phê bình nghiêm khắc số trường hợp đồn thổi, bịa đặt, chấm dứt việc châm chọc, khiêu khích người khác 3.5 Đánh giá • Sau xác định rõ công việc cần phân công, cân nhắc kỹ lưỡng lực thành viên nhóm để xem phù hợp với vị trí Ví dụ, với vị trí kiểm sốt chi phí dự án, nhà quản lý phải tìm kiếm người giỏi tính tốn, đồng thời đủ tự tin để đề thực biện pháp cắt giảm chi phí chứng minh hiệu chúng Để tránh chồng chéo trình phân công, chia nhỏ công việc cần giao thành nhiệm vụ cụ thể cho người Trong cấu trách nhiệm tổng thể, quy cho người trách nhiệm xử lý phận riêng cơng việc, chẳng hạn kiểm sốt chi phí hay giải hợp đồng với nhà cung cấp bên Phương pháp quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân khơng rõ ràng mà giúp giảm thiểu tình trạng giao cơng việc cho nhiều người • Để chọn người phù hợp với công việc, đòi hỏi bạn phải xem xét đánh giá kỹ lưỡng kinh nghiệm lực chuyên môn ứng viên Các cơng việc khác đòi hỏi kỹ khác Ví dụ, với việc này, tốc độ yêu cầu quan trọng với việc khác, yêu cầu hàng đầu lại độ xác Trong trường hợp khơng thể tìm đƣợc ứng viên lý tưởng, cần linh hoạt để chọn ra, phân cơng nhằm mục đích đào tạo nhân viên chủ 21 chốt, giúp họ phát triển sâu rộng kỹ mình, để đề bạt tương lai 3.6 Doanh nghiệp cần chủ động vấn đề đầu tư phát triển trang thiết bị , máy móc • Trang thiết bị máy móc vỗ quan trọng cần thiết người lao động Khi làm việc với máy móc tân tiến an tồn người lao động • chắn cảm thấy hứng thú thoải mái làm việc Với công ty TNHH Nam Sơn Hà , bên cạnh việc trang bị máy móc , thiết bị cần trang bị thêm nguồn nhân lực Với cấu công ty đơn giản đòi hỏi trình độ nhà quản trị cao đáp ứng theo nhu cầu xã hội , thời đại phát triển mạnh 22 23 KẾT LUẬN Phân công công việc nghệ thuật Đối với nhà quản lý cấp cao cơng ty lớn có doanh thu tăng trưởng nhanh, việc phân cơng cơng việc cho nhà quản lý quyền công thức thành công quan trọng.Ngay tỷ phú hay nhà cách mạng giới kinh doanh Bill Gates Michael Dell làm Họ phải nhờ cậy vào giúp đỡ nhà quản lý có lực đáng tin cậy Steve Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft Dell Computer phát triển ổn định thương trường Phân công công việc kỹ thiết yếu người quản lý Việc phân công hiệu đảm bảo công việc đạt kết cao mà mang lại lợi ích thiết thực cho bên liên quan Một nhà quản trị giỏi chắn người biết phân công công việc cách đắn , hiệu tốt ! 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1, Quyển sách “ Phân cơng hiệu “ – Dương Trí Hiển Hoàng Thái Phương 2, Quyển sách “ Quản trị học “ tiến sĩ Hà Văn Hội 3, Quyển “ Nghệ thuật phân cấp công việc cho nhà quản lý “ 25 ...LỜI CAM ĐOAN Tên Nguyễn Như Quỳnh , thực nghiên cứu tiểu luận kết thúc học phần môn uản trị học với đề tài “ Phân công... việc thời điểm Việc phân công phải dựa trình độ người , khơng nên có đánh giá phiến diện , chiều Như khơng thể giao cho người có trình độ chun mơn - pháp lí lại giải cơng việc cơng tác văn hóa... công ty Quan niệm Richard người chủ tịch công ty cần tập trung vào nhiệm vụ mang tính chiến lược như: tìm kiếm khách hàng mới; tham gia nhiều vào họp hiệp hội ngành nghề lĩnh vực kinh doanh công