TIỂU LUẬN PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2 1.1 Khái niệm: 2 1.2 Ý nghĩa của việc phân công công việc: 2 Chương II.CƠ SỞ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC, NGUYÊN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3 2.1 Quá trình phân công công việc 3 2.1.1 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị 3 2.1.2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc Phân công công việc: 3 2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 2.2 Nguyên tắc để phân công công việc 4 2.2.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ. 4 2.2.2 Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc” 5 2.2.3 Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất 5 2.2.4 Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ. 6 2.2.5 Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí 6 2.3. Các kiểu phân công công việc 7 2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa 7 2.3.2 Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể 7 2.3.3 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức 8 2.3.4. Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan 8 Chương III: GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 10 3.1 Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả 10 3.1.1 Bạn phải là một “người nói” tập trung 10 3.1.2 Lắng nghe nhiệt tình 10 3.1.3 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc 11 3.1.4 Thông báo điều kiện hoàn thành công việc 11 KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2

1.1 Khái niệm: 2

1.2 Ý nghĩa của việc phân công công việc: 2

Chương II.CƠ SỞ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC, NGUYÊN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3

2.1 Quá trình phân công công việc 3

2.1.1 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị 3

2.1.2Phân công theo khối lượng và tính chất công việc Phân công công việc: 3

2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4

2.2 Nguyên tắc để phân công công việc 4

2.2.1Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ 4

2.2.2Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc” 5

2.2.3Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất 5

2.2.4Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ 6

2.2.5Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí 6

2.3 Các kiểu phân công công việc 7

2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa 7

2.3.2 Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể 7

2.3.3 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức 8

2.3.4 Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan 8

Chương III: GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 10 3.1 Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả 10

3.1.1 Bạn phải là một “người nói” tập trung 10

3.1.2 Lắng nghe nhiệt tình 10

3.1.3 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc 11

3.1.4 Thông báo điều kiện hoàn thành công việc 11

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI NÓI ĐẦU

Trong kỹ thuật điều hành công sở có 8 nội dung cơ bản và quan trọng, nếu nắm vững được những nội dung này nhà lãnh đạo, quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc điều hành hoạt động của công sở Và một trong những nội dung mà người lãnh đạo, quản lý không thể bỏ qua đó là Phân công công việc Bởi nếu phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ giúp người đứng đầu công sở san sẻ bớt khối lượng công việc, dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu đã được

đề ra Với nội dung Phân công công việc, tôi sẽ đi sâu vào những cơ sở của quá trình phân công công việc để biết thực hiện phân công công việc nhà quản lý lãnh đạo cần dựa trên những cơ sở gì?; các nguyên tắc để phân công công việc và dựa trên những nguyên tắc đó cùng với kinh nghiệm của những nước phát triển có thể có những kiểu phân công công việc nào?

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

1.1 Khái niệm:

-Phân công công việc là giao cho ai đó trách nhiệm, quyền hạn để thực hiện công việc nào đó Song song với phân công công việc người quản lí cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc

-Phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản và quan trọng của kỹ thuật điều hành công sở Có thể thấy phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho từng bộ phận, đơn vị, cá nhân trong từng

cơ quan theo một kế hoạch, lịch trình định trước

1.2 Ý nghĩa của việc phân công công việc:

Người lãnh đạo, quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụ của

cơ quan, đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc, bởi:

- Phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lực của cán bộ công chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải quyết công việc

- Tăng cường sự đoàn kết, hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của các

bộ phận, đơn vị trong cơ quan, công sở

-Tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng

- Đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao

- Nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của cán bộ công chức với viêc hoàn thành nhiệm vụ, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của công sở

Chương II.CƠ SỞ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC, NGUYÊN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN

CÔNG CÔNG VIỆC

2.1 Quá trình phân công công việc

có thể dựa trên 3 cơ sở chính đó là:

(1) Vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị

(2) Khối lượng và tính chất của công việc

(3) Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

2.1.1 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị

Mỗi tổ chức cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền nhất định Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau thì đặc điểm hoạt động và nhiệm vụ được giao khác nhau Vì vậy để tổ chức hoạt động trong cơ quan tốt cần phải căn cứ vào vị trí pháp lý của cơ quan đó trong thực tế Ví dụ: Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể có một nhóm cán bộ được phân công để theo dõi hoạt động của các trường đại học trực thuộc, nhưng ở Sở Giáo dục thì không thể phân công như vậy vì nó sẽ không phù hợp với thẩm quyền của Sở

2.1.2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc Phân công công việc:

– Sự phân công này thực hiện trên cơ sở kế hoạch công tác được duyệt, theo tính chất mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện các công việc trong thực tế

Ở đây yêu cầu đặt ra đối với người lãnh đạo cơ quan là phải:

-Phải nắm vững chương trình hoạt động của cơ quan, công sở,

- Phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công công việc

- Có sự tính toán khoa học để phân công hợp lý cho các nhóm thậm chí từng cá nhân trong công sở Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công

quá nhiều công việc phức tạp cho một người hay một nhóm người thì lượng công việc sẽ bị quá tải và dễ dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành nhưng chất lượng kết quả công việc chưa được tốt

2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Thiếu hay thừa biên chế so với công việc của cơ quan cần thực hiện đều gây khó khăn cho việc phân công công việc Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức của cơ quan không khoa học chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công các công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khăn

Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính, sự nghiệp có tình trạng thừa thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả công việc Vì vậy, một yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc, đồng thời phải tìm các biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của

cơ quan Muốn vậy tổ chức bộ máy và phân phối các các chức năng nghiệp trong cơ quan đơn vị cần chú ý:

- Mục đích và nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần được chỉ ra một cách rõ ranh

- Chọn lựa kĩ các cán bộ cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ các điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đương

-Chú ý hơn đến những công việc quan trọng, chinh yếu

-Tìm cách phát huy được năng lực của cán bộ nhân viên trong đơn vị

2.2 Nguyên tắc để phân công công việc

Theo kinh nghiệm của các nước phát triển và dựa trên những nguyên tắc chung, có thể phân chia công việc theo nhiều kiểu Và để phân công công việc hợp lý khoa học thì cần phải dựa theo 5 nguyên tắc sau:

2.2.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ

Yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện để giải

quyết, đó là những điều kiện về vị trí của công sở, về con người và những cơ

sở về pháp lý, thẩm quyền để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một trong những vấn đề quan trọng của nguyên tắc này là dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc, tránh tình trạng vì tình cảm mà phân cho những dự án quan trọng để rồi gây thất thoát cho nhà nước Ngoài ra, cũng không thể dựa vào những phán đoán chủ quan mà cho rằng người này làm được việc hay không để giao nhiệm vụ khi không có cơ sở thực tế Nguyên tắc này đảm bảo giao việc đúng người và đảm bảo cho sự thành công của công việc

2.2.2 Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc”

Nguyên tắc này có thể hiểu khi phân công công việc cần chú ý đến kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân để sắp xếp cho họ vào những nơi thích hợp đồng thời phải chú ý đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của họ với công việc để khuyến khích nỗ lực của các cá nhân khi làm việc Mỗi người thì luôn có sở trường, sở đoản, vì vậy khi phân công công việc cho cấp dưới nên cố gắng tạo đk cho cấp dưới phát huy sở trường và hạn chế sở đoản, từng bước hoàn thiện mình trong công việc Thậm chí khi phân nhóm làm việc cần chú ý đến cá tính của các cá nhân để tránh hiện tượng xung khắc tâm

lý trong nhóm dẫn đếu hiệu quả công việc kém

2.2.3 Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất

Nguyên tắc này có thể hiểu là những công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể Việc phân chia này sẽ đảm bảo tính đồng nhất trong công việc, các bộ phận cá nhân không phải ôm đồm nhiều, hoặc giải quyết công việc theo đúng phân công công việc

Chức năng nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chuyên môn hóa nghiệp vụ trong cơ quan

Ví dụ: Bộ phận thông tin trong công sở chỉ thực hiện chức năng ứng

dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý thông tin, quản lý thôn tin sau đó cung cấp cho cơ quan, đơn vị Như vậy khi có cv liên quan đến thông tin thì nhất định phải đưa đến bộ phận này đảm nhận

2.2.4 Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ.

Nguyên tắc này đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách chính đáng, thích hợp Việc phân công công việc không tạo ra

sự chồng chéo nhau Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi nhân viên Trong quá trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm chính Đảm bảo cân bằng về chức năng nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực của công sở, đặc biệt là nguồn nhân lực Khi phân công công việc phải tính toán các tiêu chuẩn chất lượng của công việc, cách tính các biến số chất và lượng sao cho chúng tương thích với nhau trong một biên độ có thể chấp nhận được Đồng thời phải đảm bảo công bằng về nhiệm vụ và quyền lợi của nhân viên trong quá trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả năng của mình, nhưng phải tránh hiện tượng đánh đồng tâm lí như nhau giữa mọi người Nguyên tắc này còn đòi hỏi tính trách nhiệm đối với công việc của nhân viên đặc biệt là phải xác định trách nhiệm chính thuộc về ai, khi phân công công việc phải định ra chế tài thưởng phạt hợp lí

2.2.5 Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí

Đối với tất cả các cơ quan tổ chức thì hai khía cạnh sau luôn phải được quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định

Nghĩa là có ổn định mới có phát triển, có phát triển thì mới duy trì được

sự ổn định Do đó vấn đề để xảy ra mất ổn định trong tổ chức có ảnh hưởng xấu tới quá trình phát triển của tổ chức Một trong những nguyên nhân gây mất ổn định trong tổ chức là việc phân công công việc bất hợp lí – nguyên nhân là không tuân thủ các nguyên tắc trên Do vậy khi phân công công việc phải tính toán kĩ khả năng ảnh hưởng của sự phân chia tới sự ổn định của tổ chức Các nguồn lực của tổ chức không phải là vô cùng vô tận, nguồn lực là yếu tố chủ chốt sống còn của tổ chức Nguồn lực phải được sử dụng hợp lí

khoa học nhằm thu lại hiệu quả cao nhất Việc lãng phí các nguồn lực là việc

mà bất cứ tổ chức cơ quan nào không muốn mắc phải

2.3 Các kiểu phân công công việc

Từ những kinh nghiệm chung và thực tế hoạt động của các cơ quan, công sở, có thể nêu lên một số kiểu phân công công việc như sau:

2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để các cá nhân đi sâu vào công việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ có khả năng nâng cao năng suất lao động Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện thì công việc sẽ có khả năng không hoàn thành hoặc chật lượng công việc không được như mong muốn Ví dụ: Nếu không có trình độ chuyên môn

về công tác thanh tra, hơn nữa lại là thanh tra có tính chuyên môn như thanh tra tài chinh, thanh tra y tế…thì chắc chắn kết quả sẽ hết sức hạn chế, thậm chí có thể mắc sai lầm Muốn chuyên môn hóa thì mỗi cá nhân trong công sở phải có hiểu biết rộng, các kiến thức chuyên môn và kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của các nhà quản lý Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang

bị cho mình kiến thức rộng Ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thức chuyên môn sâu đơn thuần mà có thể thành đạt trong quản lý Ví dụ: Những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tra trong bộ máy quản lý nhà nước thì ngoài kiến thức chuyên môn về thanh tra thì cán bộ cũng cần phải hiểu biết các kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật…

2.3.2 Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể

Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải có những tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết qúa của quá trình

áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân công công việc Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần chú ý đến chất lượng và số lượng Ví dụ ban hành được nhiều

văn bản nhưng nếu văn bản không có chất lượng thì những văn bản đó lại là trở ngại tiềm ẩn và gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài ra các tiêu chuẩn cũng như địn mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ công chức làm việc khi được phân công nhiệm vụ

2.3.3 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán

bộ, công chức

Khi phân công công việc nếu không tính đến năng lực thực sự của cán

bộ công chức trong cơ quan thì đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấp trong công việc Vì vậy cùng vs việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… và cán bộ công chức được phân công trước hết phải tự xác nhận khả năng đảm nhiệm công việc cụ thể Ngoài ra cũng cần tạo điều kiện để cán bộ công chức có thể tiến bộ qua công việc được giao Giao việc cho một người hay một nhóm người cần phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là phải nhìn trước khả năng của họ trên nhiều mặt: khả năng trước mắt, khả năng lâu dài, yêu cầu công việc đặt ra và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới Ví dụ: Mục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ công chức thì kh phân công công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng…

2.3.4 Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan

Thực hiện tốt kiểu phân chia này sẽ tạo sự đoàn kết trong công sở, đồng thời tăng thêm tiệm lực nội bộ cho cơ quan công sở Có thể có trường hợp cán

bộ công chức có trình độ chuyên môn cao nhưng không phải lúc nào họ cũng

có khả năng hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác không chỉ phụ thuộc vào trình độ cán bộ công chức mà còn khả năng nhận thức của mỗi người vào nội dung công việc, vào sự phân công công việc Nó cũng phụ thuộc vào việc cán bộ công chức có thể thay thế lần nhau, có thể tập hợp được

để giải quyết một nhiệm vụ cụ thể nào đó khi cần thiết hay không Điều này

sẽ đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước những tình thế đột biến thường gặp trong công việc Có thể nhận thấy rằng, không một cá nhân hay một nhóm riêng lẻ nào có thể hoàn thành mọi công việc từ khi khởi đầu đến khi kết thúc, vì vậy hợp tác là một quy luật để đảm bảo cho công việc thành công, bảo đảm cho công sở đc giữ thăng bằng Khi phân công cán bộ công chức tạo thành một nhóm công tác với nhau cần đảm bảo rằng mỗi cá nhân trong nhóm phụ thuộc vào nhóm do công việc được giao, nhưng họ đều có những nét đặc thù riêng của mình Người lãnh đạo, quản lý cần cần biết rõ để phân công hợp lý, tạo cơ hội cho tinh thần tập thể phát triển Đó có thể là là đặc điểm về tâm, sinh lý, về khả năng tư duy, sức khỏe….Tạo ra các nhóm làm việc tốt sẽ tăng khả năng hiệu quả trong công việc