Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2 1.1 Khái niệm: 2 1.2 Ý nghĩa của việc phân công công việc: 2 Chương II.CƠ SỞ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC, NGUYÊN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3 2.1 Quá trình phân công công việc 3 2.1.1 Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị 3 2.1.2 Phân công theo khối lượng và tính chất công việc Phân công công việc: 3 2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan 4 2.2 Nguyên tắc để phân công công việc 4 2.2.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ. 4 2.2.2 Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc” 5 2.2.3 Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất 5 2.2.4 Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ. 6 2.2.5 Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí 6 2.3. Các kiểu phân công công việc 7 2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa 7 2.3.2 Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể 7 2.3.3 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, công chức 8 2.3.4. Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan 8 Chương III: GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 10 3.1 Bí quyết để phân công nhiệm vụ hiệu quả 10 3.1.1 Bạn phải là một “người nói” tập trung 10 3.1.2 Lắng nghe nhiệt tình 10 3.1.3 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc 11 3.1.4 Thông báo điều kiện hoàn thành công việc 11 KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm: 1.2 Ý nghĩa việc phân công công việc: Chương II.CƠ SỞ CỦA Q TRÌNH PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC, NGUN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC .3 2.1 Q trình phân cơng cơng việc 2.1.1 Phân cơng theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị 2.1.2Phân công theo khối lượng tính chất cơng việc Phân cơng cơng việc: .3 2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan 2.2 Nguyên tắc để phân công công việc 2.2.1Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ 2.2.2Nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc” .5 2.2.3Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đồng .5 2.2.4Nguyên tắc cân chức nghiệp vụ .6 2.2.5Nguyên tắc tạo ổn định tránh lãng phí 2.3 Các kiểu phân công công việc 2.3.1 Phân công theo chuyên môn hóa 2.3.2 Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể 2.3.3 Phân công sở trách nhiệm giao lực cán bộ, công chức 2.3.4 Phân cơng theo nhóm nhằm tạo thăng quan Chương III: GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 10 3.1 Bí để phân cơng nhiệm vụ hiệu 10 3.1.1 Bạn phải “người nói” tập trung 10 3.1.2 Lắng nghe nhiệt tình 10 3.1.3 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực công việc 11 3.1.4 Thông báo điều kiện hồn thành cơng việc 11 KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 LỜI NÓI ĐẦU Trong kỹ thuật điều hành cơng sở có nội dung quan trọng, nắm vững nội dung nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng việc điều hành hoạt động công sở Và nội dung mà người lãnh đạo, quản lý khơng thể bỏ qua Phân công công việc Bởi phân công công việc hợp lý, khoa học giúp người đứng đầu công sở san sẻ bớt khối lượng cơng việc, dễ dàng hồn thành tốt nhiệm vụ, mục tiêu đề Với nội dung Phân công công việc, sâu vào sở q trình phân cơng công việc để biết thực phân công công việc nhà quản lý lãnh đạo cần dựa sở gì?; ngun tắc để phân cơng cơng việc dựa nguyên tắc với kinh nghiệm nước phát triển có kiểu phân công công việc nào? CHƯƠNG I: KHÁI QT PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC 1.1 Khái niệm: -Phân cơng cơng việc giao cho trách nhiệm, quyền hạn để thực cơng việc Song song với phân cơng cơng việc người quản lí cần cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân công hồn thành cơng việc -Phân cơng cơng việc nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành cơng sở Có thể thấy phân cơng cơng việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân quan theo kế hoạch, lịch trình định trước 1.2 Ý nghĩa việc phân công công việc: Người lãnh đạo, quản lý muốn thực mục tiêu nhiệm vụ quan, đơn vị cần làm tốt việc phân cơng cơng việc, bởi: - Phân công công việc hợp lý, khoa học góp phần khai thác lực cán cơng chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải cơng việc - Tăng cường đồn kết, hợp tác lẫn thành viên phận, đơn vị quan, công sở -Tránh chồng chéo nhiệm vụ chức - Đảm bảo hoàn thành khối lượng tính chất cơng việc giao - Nâng cao trách nhiệm giao lực cán cơng chức với viêc hồn thành nhiệm vụ, góp phần hồn thành mục tiêu chung cơng sở Chương II.CƠ SỞ CỦA Q TRÌNH PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC, NGUYÊN TẮC ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC 2.1 Q trình phân cơng cơng việc dựa sở là: (1) Vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị (2) Khối lượng tính chất công việc (3) Theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan 2.1.1 Phân công theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị Mỗi tổ chức quan Nhà nước thành lập có vị trí pháp lý thẩm quyền định Do vị trí pháp lý thẩm quyền khác đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao khác Vì để tổ chức hoạt động quan tốt cần phải vào vị trí pháp lý quan thực tế Ví dụ: Bộ Giáo dục Đào tạo có nhóm cán phân công để theo dõi hoạt động trường đại học trực thuộc, Sở Giáo dục khơng thể phân cơng khơng phù hợp với thẩm quyền Sở 2.1.2 Phân công theo khối lượng tính chất cơng việc Phân cơng cơng việc: – Sự phân công thực sở kế hoạch cơng tác duyệt, theo tính chất loại công việc theo yêu cầu thực công việc thực tế Ở yêu cầu đặt người lãnh đạo quan phải: -Phải nắm vững chương trình hoạt động quan, công sở, - Phải dựa vào kết việc phân tích cơng việc để phân cơng cơng việc - Có tính tốn khoa học để phân cơng hợp lý cho nhóm chí cá nhân công sở Bởi thời gian ngắn mà phân công nhiều công việc phức tạp cho người hay nhóm người lượng cơng việc bị tải dễ dẫn đến không hồn thành cơng việc hồn thành chất lượng kết công việc chưa tốt 2.1.3Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Thiếu hay thừa biên chế so với công việc quan cần thực gây khó khăn cho việc phân cơng cơng việc Bên cạnh đó, cấu tổ chức quan khơng khoa học chức chồng chéo lẫn việc phân cơng cơng việc q trình quản lý khó khăn Hiện thấy nhiều quan hành chính, nghiệp có tình trạng thừa thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu cơng việc Vì vậy, yêu cầu tất yếu phải tính đủ biên chế cho cơng việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức quan Muốn tổ chức máy phân phối các chức nghiệp quan đơn vị cần ý: - Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ranh - Chọn lựa kĩ cán cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ giao - Chức vụ trách nhiệm giao phải tương đương -Chú ý đến công việc quan trọng, chinh yếu -Tìm cách phát huy lực cán nhân viên đơn vị 2.2 Nguyên tắc để phân công công việc Theo kinh nghiệm nước phát triển dựa nguyên tắc chung, phân chia cơng việc theo nhiều kiểu Và để phân công công việc hợp lý khoa học cần phải dựa theo nguyên tắc sau: 2.2.1 Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ Yêu cầu đặt phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo cơng việc cụ thể phải có phương tiện để giải quyết, điều kiện vị trí cơng sở, người sở pháp lý, thẩm quyền để giải công việc cách hiệu Căn vào chức nhiệm vụ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một vấn đề quan trọng nguyên tắc dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân cơng cơng việc, tránh tình trạng tình cảm mà phân cho dự án quan trọng để gây thất thoát cho nhà nước Ngồi ra, khơng thể dựa vào phán đốn chủ quan mà cho người làm việc hay khơng để giao nhiệm vụ khơng có sở thực tế Nguyên tắc đảm bảo giao việc người đảm bảo cho thành công công việc 2.2.2 Nguyên tắc “Dụng nhân dụng mộc” Ngun tắc hiểu phân cơng cơng việc cần ý đến kinh nghiệm lực cá nhân để xếp cho họ vào nơi thích hợp đồng thời phải ý đến cá tính lòng hăng say, nhiệt tình họ với cơng việc để khuyến khích nỗ lực cá nhân làm việc Mỗi người ln có sở trường, sở đoản, phân cơng cơng việc cho cấp nên cố gắng tạo đk cho cấp phát huy sở trường hạn chế sở đoản, bước hồn thiện cơng việc Thậm chí phân nhóm làm việc cần ý đến cá tính cá nhân để tránh tượng xung khắc tâm lý nhóm dẫn đếu hiệu công việc 2.2.3 Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đồng Ngun tắc hiểu công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phân chia cho cá nhân theo định cụ thể Việc phân chia đảm bảo tính đồng cơng việc, phận cá nhân ôm đồm nhiều, giải công việc theo phân công công việc Chức nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chun mơn hóa nghiệp vụ quan Ví dụ: Bộ phận thông tin công sở thực chức ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý thơng tin, quản lý thơn tin sau cung cấp cho quan, đơn vị Như có cv liên quan đến thơng tin định phải đưa đến phận đảm nhận 2.2.4 Nguyên tắc cân chức nghiệp vụ Nguyên tắc đòi hỏi chất lượng cơng việc phải phân phối cách đáng, thích hợp Việc phân công công việc không tạo chồng chéo Các công việc cần thiết phân phối đến nhân viên Trong trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm Đảm bảo cân chức nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa nguồn lực công sở, đặc biệt nguồn nhân lực Khi phân công công việc phải tính tốn tiêu chuẩn chất lượng cơng việc, cách tính biến số chất lượng cho chúng tương thích với biên độ chấp nhận Đồng thời phải đảm bảo công nhiệm vụ quyền lợi nhân viên q trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả mình, phải tránh tượng đánh đồng tâm lí người Nguyên tắc đòi hỏi tính trách nhiệm công việc nhân viên đặc biệt phải xác định trách nhiệm thuộc ai, phân cơng công việc phải định chế tài thưởng phạt hợp lí 2.2.5 Nguyên tắc tạo ổn định tránh lãng phí Đối với tất quan tổ chức hai khía cạnh sau ln phải quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định Nghĩa có ổn định có phát triển, có phát triển trì ổn định Do vấn đề để xảy ổn định tổ chức có ảnh hưởng xấu tới trình phát triển tổ chức Một nguyên nhân gây ổn định tổ chức việc phân cơng cơng việc bất hợp lí – ngun nhân không tuân thủ nguyên tắc Do phân cơng cơng việc phải tính tốn kĩ khả ảnh hưởng phân chia tới ổn định tổ chức Các nguồn lực tổ chức vô vô tận, nguồn lực yếu tố chủ chốt sống tổ chức Nguồn lực phải sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu cao Việc lãng phí nguồn lực việc mà tổ chức quan không muốn mắc phải 2.3 Các kiểu phân công công việc Từ kinh nghiệm chung thực tế hoạt động quan, công sở, nêu lên số kiểu phân cơng cơng việc sau: 2.3.1 Phân cơng theo chun mơn hóa Chun mơn hóa phương pháp tất yếu để cá nhân sâu vào cơng việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả nâng cao suất lao động Nhà lãnh đạo bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện cơng việc có khả khơng hồn thành chật lượng công việc không mong muốn Ví dụ: Nếu khơng có trình độ chun mơn công tác tra, lại tra có tính chun mơn tra tài chinh, tra y tế…thì chắn kết hạn chế, chí mắc sai lầm Muốn chun mơn hóa cá nhân cơng sở phải có hiểu biết rộng, kiến thức chun mơn kiến thức chung tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết chung lĩnh nhà quản lý Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có chun mơn sâu nhằm thực tốt nhiệm vụ giao, nhà chuyên môn ý trang bị cho kiến thức rộng Ít có nhà quản lý có kiến thức chun mơn sâu đơn mà thành đạt quản lý Ví dụ: Những cán giao nhiệm vụ làm công tác tra máy quản lý nhà nước ngồi kiến thức chun mơn tra cán cần phải hiểu biết kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật… 2.3.2 Phân công theo tiêu chuẩn định mức cụ thể Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu đòi hỏi phải có tiêu chuẩn định mức để phân công đánh giá kết qúa q trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân công công việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần ý đến chất lượng số lượng Ví dụ ban hành nhiều văn văn khơng có chất lượng văn lại trở ngại tiềm ẩn gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài tiêu chuẩn địn mức phải xây dựng cho khuyến khích cán công chức làm việc phân công nhiệm vụ 2.3.3 Phân công sở trách nhiệm giao lực cán bộ, công chức Khi phân công cơng việc khơng tính đến lực thực cán cơng chức quan nguyên nhân dẫn đến hiệu thấp cơng việc Vì vs việc phân công phải rõ trách nhiệm cá nhân, phận Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… cán công chức phân công trước hết phải tự xác nhận khả đảm nhiệm công việc cụ thể Ngoài cần tạo điều kiện để cán cơng chức tiến qua cơng việc giao Giao việc cho người hay nhóm người cần phải dựa nguyên tắc phù hợp, có nghĩa phải nhìn trước khả họ nhiều mặt: khả trước mắt, khả lâu dài, yêu cầu công việc đặt mục tiêu cuối cần đạt tới Ví dụ: Mục tiêu để bồi dưỡng cán cơng chức kh phân cơng cơng việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng… 2.3.4 Phân cơng theo nhóm nhằm tạo thăng quan Thực tốt kiểu phân chia tạo đoàn kết công sở, đồng thời tăng thêm tiệm lực nội cho quan cơng sở Có thể có trường hợp cán cơng chức có trình độ chun mơn cao khơng phải lúc họ có khả hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác khơng phụ thuộc vào trình độ cán cơng chức mà khả nhận thức người vào nội dung công việc, vào phân công cơng việc Nó phụ thuộc vào việc cán cơng chức thay lần nhau, tập hợp để giải nhiệm vụ cụ thể cần thiết hay khơng Điều đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước tình đột biến thường gặp cơng việc Có thể nhận thấy rằng, khơng cá nhân hay nhóm riêng lẻ hồn thành công việc từ khởi đầu đến kết thúc, hợp tác quy luật để đảm bảo cho công việc thành công, bảo đảm cho công sở đc giữ thăng Khi phân công cán cơng chức tạo thành nhóm cơng tác với cần đảm bảo cá nhân nhóm phụ thuộc vào nhóm cơng việc giao, họ có nét đặc thù riêng Người lãnh đạo, quản lý cần cần biết rõ để phân công hợp lý, tạo hội cho tinh thần tập thể phát triển Đó là đặc điểm tâm, sinh lý, khả tư duy, sức khỏe….Tạo nhóm làm việc tốt tăng khả hiệu công việc Chương III: GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 3.1 Bí để phân cơng nhiệm vụ hiệu Gồm bốn bước, bước phải thực đầy đủ để đạt kết mong muốn Đối với nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải phóng lương thời gian đáng kể Thành cơng chẳng tới bạn không nắm nghệ thuật cách thức giao nhiệm vụ 3.1.1 Bạn phải “người nói” tập trung Đã lần bạn nghĩ làm tốt việc phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên cuối nhân viên lại khơng thành cơng; sau đó, mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận nhân viên không thực hiểu hết kỳ vọng bạn Bạn có vừa nói chuyện với đồng vừa vội vàng chạy đến họp khác, hay làm nhiều việc lúc, chí kiểm tra email nhắn tin buổi họp khơng? Người nói phải ln tập trung vào người nghe gạt thứ khác để truyền tải thơng điệp hiệu Nếu việc bạn nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, mang lại lợi ích lớn bạn cần phải ngưng lại thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò người truyền đạt giao nhiệm vụ 3.1.2 Lắng nghe nhiệt tình Hãy đọc qua phần trước với quan điểm người nhận thông tin Nhân viên có tập trung vào bạn hỏi khơng? Họ có vội khơng thực lắng nghe bạn khơng? Thế có vấn đề quan trọng khả tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy có khả hồn thành nhiệm vụ khơng? Trình độ : Họ có đủ trình độ cho cơng việc khơng ? Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay khơng? Khả : Họ có sẵn sàng học hỏi khơng? 10 Hãy nghĩ đến yếu tố định nên giao công việc cho nhân viên Đã lần bạn giao nhiệm vụ cho người không đủ độ tin cậy không đủ khả để hồn thành cơng việc? 3.1.3 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực công việc Giả sử bạn hoàn thành điều trên, bước đảm bảo bạn truyền đạt rõ khung thời gian thời hạn hoàn thành Gợi ý cho bước là: Nếu việc khơng khẩn cấp, nói rõ với nhân viên phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hoàn tất cơng việc Bên cạnh đó, ghi vào lịch làm việc bạn để tiện kiểm tra theo dõi Việc theo dõi bảo đảm trách nhiệm công việc đôi bên 3.1.4 Thông báo điều kiện hồn thành cơng việc Kết đạt gì? Cần đạt thành nào? Phải gọi thành công? Kinh nghiệm cho thấy bạn cố gắng hết sức, vẽ cho nhận viên thấy kết bạn muốn đạt yêu cầu nhân viên diễn tả kết họ muốn đạt từ ngữ họ Trong bước cuối này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ cho việc đối thoại tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp công việc Và bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích cơng việc cao bạn phải thảo luận kĩ lưỡng vấn đề trí yêu cầu thành công 11 KẾT LUẬN Từ nội dung thấy để phân công công việc khoa học hợp lý điều khơng dễ dàng, nhà lãnh đạo quản lý cần tìm hiểu rõ ý nghĩa phân công công việc, sở trình với việc hiểu sâu nguyên tắc kiểu phân công công việc để áp dụng vào tổ chức, giúp tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu đề tổ chức 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO TaiLieu.VN: Thư viện chia sẻ tài liệu,luận văn, biểu mẫu,văn bản, giáo trình trực tuyến Việt Nam Giao việc hay phân công công việc Quantri.vn Bốn bước để giúp phân công công việc hiệu careerbuider.vn Công sở: phân công công việc – Tài liệu text.123doc.org 13 ... nguyên tắc để phân công công việc dựa nguyên tắc với kinh nghiệm nước phát triển có kiểu phân cơng cơng việc nào? CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm: -Phân công công việc giao... giáo trình trực tuyến Việt Nam Giao việc hay phân công công việc Quantri.vn Bốn bước để giúp phân công công việc hiệu careerbuider.vn Công sở: phân công công việc – Tài liệu text.123doc.org 13... thành mục tiêu chung công sở Chương II.CƠ SỞ CỦA QUÁ TRÌNH PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC, NGUN TẮC ĐỂ PHÂN CƠNG CÔNG VIỆC CÁC KIỂU PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2.1 Quá trình phân cơng cơng việc dựa sở là: (1) Vị