TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC: NGHỆ THUẬT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu đề tài 2 B. NỘI DUNG CHÍNH 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 3 1.1. Quản trị học là gì 3 1.2. Phân công công việc là gì 3 1.3. Tại sao phải phân công công việc 4 1.4. Tác dụng của Phân công công việc 5 1.4.1. Tác dụng tích cực 5 1.4.1.1. Đối với nhà quản lý 5 1.4.1.2. Đối với nhân viên 5 1.4.1.3. Đối với tổ chức 6 1.4.2. Tác dụng tiêu cực 6 1.5. Cơ sở và nguyên tắc của Phân công công việc 7 Chương 2. CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP 8 2.1. Quy trình phân công công việc 8 2.1.1. Phân tích công việc 8 2.1.2. Chọn công việc để phân công 9 2.1.3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc 10 2.1.4. Lựa chọn người thích hợp 10 2.1.5. Chuẩn bị và Giao việc 11 2.1.6. Hướng dẫn thực hiện công việc 12 2.1.7. Theo dõi thực hiện công việc 15 2.1.8. Đánh giá kết quả 15 2.2. Vai trò của nhà lãnh đạo trong phân công công việc 16 2.3. Công tác phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp 18 2.3.1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp 18 2.3.2. Đối với cơ quan Nhà nước 20 2.4. Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không hiệu quả 22 2.4.1. Nguyên nhân chủ quan 22 2.4.2. Nguyên nhân khách quan 23 Chương 3. HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 24 3.1. Nhưng điều cần tránh thực hiện công tác Phân công công việc 24 3.2. Biện pháp phân công công việc hiệu quả 25 3.2.1. Phân công công việc theo chuyên môn hóa 25 3.2.2. Phân công công việc theo các tiểu chuẩn và định mức cụ thể 27 3.2.3. Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên 28 3.2.4. Phân công theo nhóm nhằm tạo sự công bằng trong tổ chức 29 3.2.5. Phân công công việc theo mức độ phức tạp của công việc 31 C. PHẦN KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN LỰC

TÊN ĐỀ TÀI:

NGHỆ THUẬT PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị học Giảng viên giảng dạy: ThS Vi Tiến Cường

Mã phách:……….

Hà Nội - 2017

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu đề tài 2

B NỘI DUNG CHÍNH 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG QUẢN TRỊ HỌC 3

1.1 Quản trị học là gì 3

1.2 Phân công công việc là gì 3

1.3 Tại sao phải phân công công việc 4

1.4 Tác dụng của Phân công công việc 5

1.4.1 Tác dụng tích cực 5

1.4.1.1 Đối với nhà quản lý 5

1.4.1.2 Đối với nhân viên 5

1.4.1.3 Đối với tổ chức 6

1.4.2 Tác dụng tiêu cực 6

1.5 Cơ sở và nguyên tắc của Phân công công việc 7

Chương 2 CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP 8

2.1 Quy trình phân công công việc 8

2.1.1 Phân tích công việc 8

2.1.2 Chọn công việc để phân công 9

2.1.3 Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc 10

2.1.4 Lựa chọn người thích hợp 10

2.1.5 Chuẩn bị và Giao việc 11

2.1.6 Hướng dẫn thực hiện công việc 12

2.1.7 Theo dõi thực hiện công việc 15

2.1.8 Đánh giá kết quả 15

2.2 Vai trò của nhà lãnh đạo trong phân công công việc 16

2.3 Công tác phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp 18

2.3.1 Đối với tổ chức, doanh nghiệp 18

2.3.2 Đối với cơ quan Nhà nước 20

2.4 Nguyên nhân gây khiến cho công tác Phân công công việc không hiệu quả 22

2.4.1 Nguyên nhân chủ quan 22

2.4.2 Nguyên nhân khách quan 23

Chương 3 HỆ THÔNG CÁC BIỆN PHÁP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 24

3.1 Nhưng điều cần tránh thực hiện công tác Phân công công việc 24

3.2 Biện pháp phân công công việc hiệu quả 25

3.2.1 Phân công công việc theo chuyên môn hóa 25

3.2.2 Phân công công việc theo các tiểu chuẩn và định mức cụ thể 27

3.2.3 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên 28

3.2.4 Phân công theo nhóm nhằm tạo sự công bằng trong tổ chức 29

3.2.5 Phân công công việc theo mức độ phức tạp của công việc 31

C PHẦN KẾT LUẬN 32

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay trong các tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam, vấn đề quản trịđang ngày càng được coi trọng và trong đó đặc biệt là công tác phân công côngviệc trong tổ chức Theo xu hướng đó, các chương trình đào tạo, các khóa học

về quản trị đang mở ra ngày một nhiều với các hình thức và thời gian đào tạokhác nhau Ở các trường Đại học, Cao đẳng các chuyên ngành về Quản trị đượcxây dựng ngày càng chi tiết, có tính thực tiễn cao và nhận được sự quan tâm rấtlớn từ sinh viên để có thể trở thành những nhà quản lý giỏi

Trong thực tiễn, hoạt động quản lý ở các tổ chức, doanh nghiệp nước tahiện nay còn gặp rất nhiều khó khăn và một trong những nguyên nhân gây rakhó khăn đó chính là xuất phát từ những người lãnh đạo của tổ chức Một nhàlãnh đạo giỏi không chỉ dừng lại ở việc giỏi chuyên môn công việc mà còn phảinắm rõ và áp dụng thành thạo được những kỹ năng quản lý mà đặc biệt là kỹnăng phân công công việc

Kỹ năng phân công công việc là một trong những kỹ năng cần thiết củanhà lãnh đạo, đây là kỹ năng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bạicủa một người trên cương vị điều hành một tổ chức Phân công công việc vừa lànghệ thuật, vừa là một môn khoa học giúp nhà lãnh đạo phát huy được tối đatiềm năng của nhân viên cũng như hoàn thiện được chính bản thân mình Chính vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “ NGHỆ THUẬT PHÂN CÔNG CÔNGVIỆC HIỆU QUẢ” để tìm hiểu sâu hơn về công tác phân công công việc đồngthời tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạtđộng quản lý tổ chức

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích: Nghiên cứu công tác Phân công công việc giúp nhà quản lýnhận thức được những lợi ích mà công tác này đem lại cũng như những trở ngại

có thể phát sinh trong công tác triển khai Nghiên cứu những khó khăn trong quytrình thực hiện công tác để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn hiện hơncông tác Phân công công việc của nhà quản lý trong tổ chức

3 Đối tượng nghiên cứu

Công tác Phân công công việc trong các tổ chức, doanh nghiệp ở nước tahiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích tài liệu

B NỘI DUNG CHÍNH

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG

QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Quản trị học là gì

- Quản trị là hoạt động cần thiết của tổ chức Đó là quá trình thực hiện cáctác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động củacác cá nhân và tập thể nhằm đạt các mục tiêu đề ra của tổ chức

- Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trịtrong tổ chức thành các nguyên tắc, lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huốngquản trị

- Khoa học quản trị giúp cho các nhà quản trị :

 Tìm ra các phương pháp khoa học nhằm giải quyết các vấn đề quản trị

 Nhận ra các quan niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện rõ nétbản chất của vấn đề

 Tìm ra các kỹ thuật để đối phó với các vấn đề trong công việc

1.2 Phân công công việc là gì

Khi nhắc đến sự thành công của một tổ chức, mọi người thường sẽ nghĩngay đến nhà lãnh đạo của tổ chức đó Tuy nhiên, nhà lãnh đạo là người quyếtđịnh tầm nhìn chiến lược, phương hướng phát triển của tổ chức; còn để triểnkhai những tầm nhìn, định hướng đó theo đúng mục tiêu đã được đề ra lại phụthuộc rất lớn vào công sức và sự cố gắng làm việc của đội ngũ nhân viên trong

tổ chức Do vậy nhà lãnh đạo phải nắm rõ và sử dụng hiệu quả kỹ năng phâncông công việc để thực hiện công tác này cho hợp lý

Tổ chức càng phát triển thì cơ cấu càng phức tạp và phạm vi hoạt độngcàng rộng, do đó sẽ càng khó xác định được rõ ràng trách nhiệm và nhiệm vụgiữa các phòng ban cũng như nhân viên trong tổ chức gây nên hiện tượng chồngchéo nhiệm vụ chức năng trong công việc Điều này ảnh hưởng rất lớn đến quátrình hoạt động của tổ chức, để gỡ nút thắt này, phân công công việc sẽ giúp nhàquản lý tổ chức công việc được hiệu quả, đảm bảo lợi ích của toàn bộ nhân viêntỏng tổ chức

Vậy phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho mỗi

bộ phận, đơn vị, cá nhân trong tổ chức để thực hiện công việc nào đó Đồng thờicung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợinhất cho người được phân công hoàn thành công việc.

Phân công công việc cũng có thể giải thích là tiến trình sắp xếp các côngviệc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khảnăng thi hành Đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo tính chấtcông việc được giao phó

1.3 Tại sao phải phân công công việc

Có những quan niệm cho rằng kỹ năng Phân công công việc hay Ủy tháccông việc là những kỹ năng mềm, tuy nhiên những nhà quản trị thành công lạicho rằng chúng là những kỹ năng cứng mà bất kỳ một nhà quản lý nào nếumuốn thành công cũng đều phải giỏi và thành thạo Tại sao lại có thể nói nhưvậy? Bởi vì, hầu hết các nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản lý không hoànthành mục tiêu và công việc của mình giữ là do những nguyên nhân sau:

- Các nhà quản lý không nắm vững công tác tổ chức công việc Từ đó làmphát sinh nhiều việc có thể không cần thiết gây lãng phí về thời gian và cácnguồn lực của tổ chức

- Bố trí công việc theo nhìn nhận chủ quan và cảm tính Điều đó khiếnnhà quản lý dễ phân công nhiệm vụ sai người, sai đối tượng Do đó nhà quản lýcần thành thạo kỹ năng đánh giá con người để hiểu rõ năng lực của nhân viênmình trước khi giao phó một công việc nào đó

- Việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên chưa khoa học Cần phảixây dựng những bảng đánh giá với những mức độ hoàn thành công việc rõ ràng

để tránh việc mỗi một nhân viên lại đánh giá theo một chỉ tiêu riêng gây khókhăn cho công tác quản lý

- Chưa nắm rõ được những phương pháp về mặt quản trị và các công cụ

hỗ trợ để điều chỉnh thái độ của nhân viên trong quá trình phân công công việccũng như quá trình làm việc cùng nhân viên Dễ dẫn đến nhân viên không hàilòng, không phục tùng công việc được giao và nhân viên sẽ không thể phát huyđược năng lực tối đa của bản thân mình

- Chưa biết cách phát triển, trao cho nhân viên cơ hội thể hiện bản thânvới công việc thông qua việc ủy thác, trao quyền Từ đó, nhà quản lý dễ bị “ sa

4

lầy ” trong rất nhiều những công việc cần phải làm, trong khi đó nguồn nhân lựccủa nhà quản lý vẫn chưa phát huy được năng lực tối đa của bản thân Điều nàycòn được coi như lãng phí nguồn lực trong tổ chức.

Qua những điều trên có thể thấy được, kỹ năng phân công công việc là hếtsức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý nói riêng cũng như toàn tổ chứcnói chung Để tổ chức có thể phát triển, công việc có thể hoàn thiện với yêu cầucao nhất thì nhà quản lý cần phải nâng cao mức độ thành thạo của kỹ năng Phâncông công việc

1.4 Tác dụng của Phân công công việc

1.4.1 Tác dụng tích cực

1.4.1.1 Đối với nhà quản lý

- Giúp phát triển kỹ năng chuyên môn về quản lý, đánh giá con người,phân tích đánh giá công việc, dự đoán dự báo các rủi rõ cũng như cơ hội tháchthức trong quá trình làm việc

- Việc phân công đòi hỏi nhà quản lý phải hợp tác, làm việc với nhữngngười xung quanh mình, vậy nên sẽ giúp nhà quản lý phát triển mạnh những kỹnăng về quan hệ xã hội

- Giúp nâng cao giá trị bản thân, chứng minh được năng lực điều hànhcủa nhà quản lý đối với tổ chức

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quảthực hiện công việc của nhân viên

- Giúp tiết kiệm thời gian Nhiều nhà quản lý thậm chí không còn thờigian để tập trung vào những kế hoạch quan trọng và dài hạn như hoạch địnhchiến lược, kiểm soát tổng thể, đào tạo nhân viên … khi phải giải quyết cáccông việc hàng ngày Do vậy, nếu nhà quản lý giao đi càng nhiều việc, sẽ càng

có nhiều thời gian tập trung vào những công việc quan trọng để phát triển tổchức

- Giúp nhà quản lý giảm bớt căng thẳng khi làm việc

- Giúp nhà quản lý chuẩn bị được nguồn nhân lực kế thừa

- Tăng ảnh hưởng và uy tín của nhà quản lý đối với nhân viên

1.4.1.2 Đối với nhân viên

- Có cơ hội nhận được sự thách thức và chinh phục giúp trưởng thành và

tiến bộ

- Có cơ hội được phát triển chuyên môn, được phát triển các kỹ năng xử

lý tình huống, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian … cũng như sự sáng tạo củanhân viên

- Khi công việc được giao đạt hiệu quả sẽ tạo nên sự hài lòng, tự tin chobản thân người nhân viên khi hoàn thành công việc đó Từ đó tinh thần làm việc

sẽ tốt hơn

- Giúp nâng cao giá trị bản thân của nhân viên đối với tổ chức

- Trách nhiệm của nhân viên được xác định rõ ràng và nâng lên do côngviệc được phân công rõ ràng, từ đó nhân viên trở nên có trách nhiệm với côngviệc hơn

- Việc đánh giá năng lực rõ ràng, minh bạch đồng nghĩa việc bồi dưỡngkhen thưởng cho nhân viên sẽ tốt hơn Từ đó nhân viên cảm thấy thỏa mãn, gắn

- Thúc đẩy tinh thần là việc nhóm của nhân viên trong tổ chức

- Đào tạo một tập thể có năng lực phù hợp với công việc

- Giữ chân được nguồn nhân lực nhờ những chính sách thảo đáng, tránhviệc xáo trộn nhân sự

1.4.2 Tác dụng tiêu cực

Ngược lại nếu công tác phân công công việc nếu không được chú trọngthực hiện, nếu nhà quản lý thực hiện công tác này sai nguyên tắc, áp dụng nhữngđiều không phù hợp với tổ chức sẽ để lại nhiều hậu quả đáng tiếc, ảnh hưởngtrực tiếp đến sự phát triển của toàn tổ chức đó như :

- Chất lượng công việc giảm sút, không đảm bảo được chất lượng cũngnhư mục tiêu, yêu cầu của công việc được giao

- Thời gian thực hiện công việc không được đảm bảo, gây trì trệ cho các

bộ phận có liên quan với nhau trong tổ chức, nếu nhẹ sẽ gây hao phí các nguồn

6

lực, nặng hơn sẽ khiên tổ chức đó bị tan rã

- Đồng thời, tinh thần làm việc của toàn nhân viên trong tổ chức bị sa sút

và ảnh hưởng …

1.5 Cơ sở và nguyên tắc của Phân công công việc

* Cơ sở phân công công việc

Để thiết kế, phân công công việc được hiệu quả thì tổ chức cũng như nhàquản lý cần dựa trên những cơ sở sau :

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung ( mục tiêu chung )

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể ( mục tiêu bộ phận )

- Căn cứ vào công việc của từng vị trí

- Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân

Ngoài ra, để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải đápứng những yêu cầu:

- Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự

- Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm

- Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận

- Cung cấp các điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc

- Trao quyền tương xứng cho các chủ thể phụ trách các bộ phận

* Nguyên tắc phân công công việc

Trên thực tế hiện nay, người ta đưa ra các tiêu chí có tính nguyên tắcnhằm kiểm soát chất lượng hoạt động phân công công việc trong tổ chức Cácnguyên tắ này được thể hiện ở các khía cạnh chủ yếu như sau:

- Chuyên môn hóa công việc

- Phù hợp với năng lực và khả năng con người và các nguồn lực vật chất,

kỹ thuật hiện có

- Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động

- Công việc có tính phong phú, hấp dẫn

- Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động

Chương 2 CÔNG TÁC PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG CÁC TỔ CHỨC,

DOANH NGHIỆP 2.1 Quy trình phân công công việc

Phân công công việc là quy trình diễn ra liên tục và thường xuyên nhằmđảm bảo sự phát triển ổn định cho tổ chức Là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chứchoạt động hiểu quả với nguồn nhân lực được bố trí phù hợp để thực hiện mụctiêu mà tổ chức hương tới Quy trình phân công công việc bao gồm những hoạtđộng sau:

2.1.1 Phân tích công việc

Hiện nay, các chủ doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý tổ chức thườngkhông dành thời gian để nhìn lại, phân tích cũng như rà soát một cách chi tiếtđầy đủ những công việc mà họ làm hàng ngày Do đó khi tiến hành phân việccho nhân viên đôi lúc không xác định được là cần giao việc gì dẫn đến bản thânngười quản lý bị nhấn chìm trong núi công việc của tổ chức

Để tránh tình huống này, nhà quản lý nên liệt kê lại những công việc màmình đang đảm trách, phân tích đánh giá và phân thành ba loại:

8

Những việc không cần

phải làm?

Không cần hoàn thành và cũng không cần giao cho người khác

Giao việc này cho nhân viên cấp dưới

Không thể giao việc này cho người khác Xếp vào mục ưu tiên cần xử lý

2.1.2 Chọn công việc để phân công

Nhà quản lý sẽ có quyền phân bổ thời gian và công việc theo ý của mình

Sẽ rất hữu ích nếu nhà quản lý có thể xem xét lại khoảng thời gian thực tế đãdành cho những công việc hay nhiệm vụ mà mình đảm trách Nếu phân tích thờigian làm việc của mình, nhà quản lý có thể phát hiện thấy những khoảng thờigian dành để giải quyết những công việc quan trọng mà chỉ nhà quản lý mới cóthể giải quyết được rát nhỏ so với thời gian dành để xử lý các công việc nhỏ lẻkhác mà lẽ ra có thể giao cho người khác

Dựa vào việc phân chia công việc thành 3 nhóm như bước trên, nhà quản

lý sẽ xem xét loại bỏ những công việc không cần thiết, giao cho nhân viên nhiềuviệc kém quan trọng hơn và tập trung vào những việc rất quan trọng mà đíchthân nhà quản lý phải thực hiện

Mặc dù đã chọn ra được những việc cần phân công nhưng nhà quản lývẫn cần phải xem xét các yếu tố quan trọng khác, ví dụ như:

- Loại bỏ những công việc không cần thiết ra khỏi danh sách công việccần thực hiện

- Tập trung giải quyết những công việc chỉ mình nhà quản lý có thể giảiquyết

- Chọn người có đủ khả năng đảm nhận công việc định phân công

- Nên lấy ý kiến đóng góp của cấp trên trước khi phân công công việc nếuthấy cần thiết

Đây chỉ là một trong số những điều cần suy xét để việc lựa chọn côngviệc cần phân công được chính xác nhất Sau đó, nhà quản lý dựa vào nhữngkinh nghiệm của mình sẽ chọn ra những công việc có thể giao ngay cho cấpdưới Đồng thời, nhà quản lý phải hình dung để xác định nhân viên nhận nhiệm

vụ cần có những kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất như thế nào và cần có điềukiện gì để thực hiện công việc đó

2.1.3 Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc

- Làm rõ được mục tiêu công việc: với việc trả lời đầy đủ 4 câu hỏi “W”đối với công việc, nhà quản lý sẽ xác định được chính xác mục tiêu công việc đó

là gì:

 What: Nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu là gì?

 Who: Ai là người nhận kết quả công việc được giao?

 When: Yêu cầu công việc hoàn tất khi nào?

 Where: Địa điểm công việc được thực hiện ở đâu?

- Đưa ra lý do để thực hiện công việc ( Why ) : Đây là bước vô cùng quantrọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích cuối cùng của công việc Nhờ vậykhi gặp trở ngại lúc thực hiện công việc, họ sẽ cố gắng xoay sở để thực hiệnbằng được công việc cho dù không có nhà quản lý bên cạnh

2.1.4 Lựa chọn người thích hợp

Chọn được đúng người để giao việc là điều rất quan trọng Ở thời gianđầu, có thể nhà quản lý sẽ mắc phải những sai lầm, nhưng càng về sau họ sẽ họcđược những cách đánh giá năng lực, nhận biết được những mẫu người phù hợp,cần thiết với công việc khi có tình huống phát sinh trong công tác quản lý tổchức

Để có thể lựa chọn được nhân viên phù hợp với vị trí công việc, nhà quản

lý nên xác định lại trong số những nhân viên của mình trong tổ chức, những ai

có thể đảm nhận được vị trí công việc cần giao phó Sau đó là đánh giá nhữngđiểm mạnh, điểm yếu của từng người để biết được người nào phù hợp với việcnào để phân công công việc được hiệu quả nhất Việc đánh giá ứng viên cho vịtrí công việc cần được người quản lý thực hiện khách quan, tránh việc nhìn nhận

bị chi phối bởi các yếu tố chủ quan bên ngoài như những nhận định xuất phát từđịnh kiến sai lầm của cấp trên hay đồng nghiệp hoặc từ chính những ấn tượngkhông tốt mà ứng viên để lại cho nhà quản lý từ những tình huống cá nhânkhông liên quan đến công việc

Để đảm bảo quyết định là đúng đắn và khách quan nhất, việc đánh giáứng viên cần người quản lý dựa vào tài liệu mô tả công việc rồi so sánh với kinh

10

nghiệm, năng lực chuyên môn thực tế của ứng viên Mỗi công việc khác nhauđòi hỏi những kỹ năng khác nhau và nếu trong tất cả những nhân viên của mìnhchưa có người thực sự phù hợp thì nhà quản lý có thể linh hoạt đưa người gầnphù hợp nhất để tạm đảm nhận công việc.

Đôi khi trong những hoàn cảnh nhất định cần phải hoàn thành gâp mộtcông việc nào đó mà quỹ thời gian quá hạn hẹp, nhà quản lý có thể giao phócông việc cho một ai đó gần nhất có thể mà chưa qua sự đánh giá kĩ càng vềchuyên môn nghiệp vụ của người đó Điều đó là không nên, dễ dẫn đến thất bạitrong quá trình thực hiện công việc Nhưng đôi khi, những yêu cầu công việc độtxuất như vậy lại giúp nhà quản lý phát hiện ra những nhân tố tài năng của nhânviên vẫn chưa được phát hiện và khai khác Cho dù như vậy, một quyết địnhnhanh chóng không có sự tính toán kĩ càng thường mang nhiều rủi ro hơn là sự

ổn định, do đó ở trong trường hợp này, nhà quản lý nên chon những người cókinh nghiệm chung phù hợp nhất đồng thời phải có sự giám sát chặt chẽ côngviệc mà người đó thực hiện hơn bình thường

Ngoài ra, trong khâu này, nhà quản lý còn có thể biết được tổ chức mìnhcòn đang thiếu nhân lực cho những mảng công việc như thế nào và sẽ lên kếhoạch đào tạo những nhân viên chủ chốt, giúp họ phát triển sâu rộng kỹ năngchuyên môn của mình để họ có thể chủ động trong công việc cũng như có thểđược đề bạt trong tương lai, đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai.Điều này không chỉ tốt cho nhân viên trong tổ chức mà còn tốt cho cả tổ chức vànhà quản lý khi nhà quản lý có nhiều lựa chọn hơn khi phân công công việc;đồng thời có tác dụng khích lệ tinh thần nhân viên, họ sẽ cảm thấy mình có giátrị hơn khi tổ chức đầu tư cho tương lai của họ

2.1.5 Chuẩn bị và Giao việc

Trước khi giao việc, nhà quản lý nên chuẩn bị một “ Bản mô tả công việc

“ cho từng người, ngắn ngọn và đi kèm theo một bản hướng dẫn công việc, bảnhướng dẫn đó càng hoàn chỉnh thì nhà quản lý càng có cơ sở tin vào sự thànhcông của công việc Điều quan trọng trong quá trình lập bản hướng dẫn côngviệc là xác định được mục tiêu tổng thể của công việc, sau đó hãy liệt kê càng

nhiều càng tốt những mục tiêu cụ thể trong quá trình thực hiện công việc đó, dựavào yêu cầu cần đạt được của công việc Có càng nhiều mục tiêu cụ thể sẽ càngkhiến nhân viên dễ dàng thực hiện công việc đó với hiệu quả cao nhất.

Có bản hướng dẫn công việc là cần thiết, tuy nhiên nhà quản lý không nênbắt buộc nhân viên của mình phải hoàn toàn tuân thủ theo bản hướng dẫn đãđược đề ra đó mà thay vào đó là để nhân viên linh động thực hiện nhiệm vụ củamình trên cơ sở dựa vào những hướng dẫn của nhà quản lý Tức là một bảnhướng dẫn công việc hiệu quả là bản hướng dẫn phải thật chặt chẽ, rõ ràngnhưng đồng thời cũng phải đảm bảo tính linh hoạt – nghĩa là cho phép ngườiđược phân công công việc chủ động trong việc lựa chọn cách thức thực hiệncông việc được giao; cho phép họ được xem xét và đưa ra những ý kiến sửa đổibản hướng dẫn công việc mà nhà quản lý đã đề ra dựa trên tình hình thực tếcông việc của tổ chức

Tóm lại, những điều nhà quan lý cần quan tâm thực hiện ở khâu này là :

- Đảm bảo mục tiêu công việc rõ ràng và ngắn ngọn

- Xây dựng mục tiêu căn cứ vào kết quả công việc cần đạt được

- Đảm bảo người được phân công nhận thức đầy đủ về các mục tiểu cầnđạt được trong quá trình làm việc thông qua bản hướng dẫn công việc

- Cho phép linh động ở một số điểm nhất định trong bản hướng dẫn côngviệc

- Cho phép người được phân công đóng góp ý kiến vào bản hướng dẫncông việc

2.1.6 Hướng dẫn thực hiện công việc

- Việc truyền đạt nội dung bản hướng dẫn công việc là vô cùng quantrọng, nhà quản lý cần phải truyền đạt hiệu quả, đảm bảo người được phân cônghiểu rõ công việc được giao, thời hạn hoàn thành cũng như kỳ vọng của tổ chức

về kết quả công việc đạt được Nhà quản lý cần liệt kê các bước để tiến thànhthực hiện công việc và cũng cần nêu rõ cho nhân viên biết ở trong bản hướngdẫn những phần nào có thể linh hoạt thay đổi và những phần nào phải tuân thủchặt chẽ

12

- Trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý nên khuyến khíchnhân viên đặt câu hỏi và lắng nghe ý kiến phản hồi về những khó khăn, trở ngại

mà họ dự đoán Sau đó giúp nhân viên tìm ra những hướng giải quyết khả thi.Công tác này không chỉ giúp gỡ những nút thắt trước khi bắt tay vào thực hiệncông việc mà còn giúp nhà quản lý phát hiện ra được tài năng và đánh giá khảnăng tư duy, tính trách nhiệm và mức độ nghiêm tuc khi nhận công việc đượcgiao ở nhân viên của mình

- Nhiều trường hợp, dù bản hướng dẫn công việc có đầy đủ và chi tiết đếnđâu thì vẫn xảy ra việc người được phân công công việc nhân thức sai vấn đề vềcông việc Do đó cần phải hạn chế tối đa việc hiểu sai công việc bằng cách đặt

ra nhiều câu hỏi thích hợp trong khi hướng dẫn và khuyến khích nhân viên bày

tỏ ý kiến của mình như đã nêu trên

- Có nhiều phương pháp hướng dẫn thực hiện công việc, tùy theo tính chấtcông việc và mức độ quan trọng của công việc đó mà nhà quản lý cần chọnnhững phương pháp phù hợp nhất để đảm bảo hiệu quả của việc hương dẫn cũngnhư mức độ thấu hiểu công việc của nhân viên

Những nhà quản trị học thành công dựa theo kinh nghiệm của mình đãđưa ra những phương pháp hướng dẫn như sau:

( Theo Cẩm nang quản lý hiệu quả )

14

LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP HƯỚNG DẪN

PHONG CÁCH HƯỚNG DẪN NHỮNG YẾU TỐ CẦN CÂN NHẮC

Thân mật:

“ Tôi muốn anh giải quyết công việc này

khi nào có thời gian ”

- Cần được báo cáo thường xuyên về tiến

độ thực hiện công việc

Cánh tay phải

“ Thật sự tôi đang quá tải và vấn đề này

trở nên quá sức với tôi Tôi muốn anh

giúp tôi cải thiện vấn đề để giảm bót

Giải quyết khó khăn

“ Chúng tôi đang gặp phải một khó khăn

và muốn anh giúp giải quyết vấn đề đó”

- Giao cho nhân viên có kinh nghiệm

- Tin tưởng nhân viên

- Trao quyền kiểm soát công việc, đưa ra quyết định quan trọng không cần qua nhà quản lý

Kiểu tự do

“ Anh được toàn quyền quyết định cách

thức thực hiện công việc này”

Kiểu tập thể

“ Tất cả chúng tôi đều nghĩ rằng anh là

người phù hợp với công việc ”

- Khi công nhận một thành viên trong đội ngũ nhân nhân có kỹ năng đặc biệt

- Giao cho nhiệm vụ đặc biệt

- Cả nhóm sẽ trao đổi và quyết định bản hướng dẫn công việc

- Giao các công việc quan trọng

- Có bản hướng dẫn cong việc

- Nêu rõ mục tiêu – cách thức – thời gian hoàn thành công việc

- Giao các công việc đơn giản hoặc người thân quen.

- Chỉ cần hướng dẫn bằng lời

- Có thể có một số nguyên tắc nếu cần

2.1.7 Theo dõi thực hiện công việc

Nhà quản lý cần thường xuyên kiểm tra quá trình thực hiện công việc xem

có trở ngại nào phát sinh không Nếu có thì cần phải điều chỉnh yêu cầu côngviệc sao cho phù hợp với thực tế chứ không nên để đến khi sai lầm xảy ra quálớn mới kiểm tra rồi sửa chữa, lúc đó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện côngviệc cũng như toàn bộ tổ chức Do đó công tác kiểm tra tiến độ thực hiện côngviệc cũng như hiệu quả làm việc của người được phân công là rất quan trọng

Nhà quản lý cần quan tâm và thực hiện những điều sau:

- Lập báo cáo hợp lý và kiểm tra từng giai đoạn thực hiện công việc

- Hỗ trợ nhân viên trong phạm vi công việc

- Chỉ can thiệp hỗ trợ khi thực sự thấy cần thiết

- Luôn luôn khuyến khích, củng cố mặt mạnh cũng như khả năng củanhân viên

- Công nhận thành quả của nhân viên đạt được

2.1.8 Đánh giá kết quả

Để đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động, nhà quản lý cần liệt kê và xemxét những nội dung mục tiêu cụ thể và đặc biệt là mục tiêu tổng thể cuối cùngcủa công việc đã đạt được chưa hay đã hoàn thành được bao nhiêu phần trăm.Việc đánh giá hiệu quả công việc cũng cần dựa vào các yêu tố như:

- Người được phân công có gặp những khó khăn gì?

- Nguồn lực có được phân bổ thích hợp hay không?

- Có cần thiết phải kiểm điểm nặng nếu công việc không hoàn thành haykhông?

Nếu kết quả công việc hoàn thành tốt, đúng với mục tiêu , không có vấn

đề gì thì nhà quản lý vẫn nên thảo luận trao đổi với nhân viên được phân côngcông việc để rút kinh nghiệm và kịp thời thay đổi để có thể nâng cao hơn nữachất lượng và hiệu quả công việc trong tương lai

Ngoài ra, theo các quản trị gia để đánh giá hiệu quả công việc được giao,nhà quản lý có thể áp dụng mô hình “ PERFORM ” Khi đánh giá công việc củamột nhân viên được phân công công việc nhà quản lý cần căn cứ vào: