Tiểu luận Nghệ thuật phân công công việc hiệu quả

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục đề tài 2 Chương 1. NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3 1.1 Khái niệm về nhà quản trị 3 1.2 Khái niệm về phân công công việc 3 1.3 Ý nghĩa của việc phân công công việc 3 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 5 2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị 5 2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc 5 2.1.2 Các bước phân công công việc 6 2.1.3 Các kiểu phân công công việc 8 2.2 Các nguyên tắc trong phân công công việc 10 2.3 Những ưu điểm và hạn chế trong phân công công việc 13 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÓ HIỆU QUẢ 14 3.1 Nguyên nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc kém hiệu quả 14 3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu quả cao 15 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của riêng tôi, dựa trên những kiếnthức đã học trong nhà trường dưới sự dẫn dắt của ThS Vi Tiến Cường và trêncác nguồn tài liệu khác nhau Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tàinày là trung thực Những số liệu cho công viêc phân tích , nhận xét, đánh giáđược chính tôi thu thập từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau

Cuối cùng tôi xin cam đoan những điều nêu trên là sự thật Nếu vi phạm,tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước thầy cô trong Khoa và Nhà trường

Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016

Sinh viên

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn ThS Vi Tiến Cường !

Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Mục đích nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục đề tài 2

Chương 1 NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3

1.1 Khái niệm về nhà quản trị 3

1.2 Khái niệm về phân công công việc 3

1.3 Ý nghĩa của việc phân công công việc 3

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 5

2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị 5

2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc 5

2.1.2 Các bước phân công công việc 6

2.1.3 Các kiểu phân công công việc 8

2.2 Các nguyên tắc trong phân công công việc 10

2.3 Những ưu điểm và hạn chế trong phân công công việc 13

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÓ HIỆU QUẢ 14 3.1 Nguyên nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc kém hiệu quả 14 3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu quả cao 15

KẾT LUẬN 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Mọi sự vật hiện tượng ngay từ khi bắt đầu hình thành trên trái đấtnày đã luôn luôn tuân thủ theo một quy luật định sẵn của sự vật, hiêntượng đó, theo quy luật chung của tạo hóa Và bản thân con người ta cũngvậy, con người phải luôn vận động không ngừng để có thể thích nghi vớinhững thay đổi đó

Trong mỗi con người chúng ta luôn luôn tồn tại những khả năng,năng lực vốn có của mình nhưng không phải ai, không phải tổ chức, cơquan, doanh nghiệp nào cũng biết cách khai thác những tiềm năng đó củangười lao động.Khi nền kinh tế ngày càng có những bước phát triển mạnh

mẽ thì vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chứccàng phải được chú trọng đầu tư hơn Bởi khi kinh tế phát triển cùng với

đó sẽ là sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ, máy móc sẽcàng ngày càng được hiện đại hơn Nhưng cho dù máy móc có hiện đạiđến đâu thì đó cũng chỉ là công cụ để giúp cho người lao động giảm bớtsức lao động của mình chứ máy móc không thể thay thế hoàn toàn conngười được, bởi vì máy móc đều là do con người tạo ra Khi con ngườiđược đào tạo và phát triển khi có lợi ích giữa những người lao động với tổchức, doanh nghiệp đó sẽ được kết hợp với nhau một cách hài hòa chính

vì vậy mà trong mỗi một tổ chức, doanh nghiệp người lãnh đạo quản lýcần phải có những cái nhìn khách quan để phân công công việc có hiệuquả đến với từng nhân viên để đạt được năng suất làm việc tốt nhất Để đi

chuyên sâu vào vấn đề này tôi đã chọn đề tài “ Nghệ thuật phân công công việc hiệu quả “ làm đề tài môn Quản trị học Với mục đích hiểu

thêm về môn học và cũng hiểu hơn về nghệ thuật trong công tác quản lýcủa nhà quản trị

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu : nghiên cứu nghệ thuật phân công công việc củanhà quản trị để thấy rõ được những lợi ích và vai trò của việc phân công công

việc hợp lí và hiệu quả để từ đó đề ra những giải pháp phân công công việc tốtnhất cho nhà quản trị.

Nhiệm vụ nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu các vấn đề sau :

- Làm rõ cơ sở lý luận về phân công công việc

- Phân tích đúng thực trạng phân công công việc hiện nay

- Nghiên cứu và đưa ra những giải pháp hợp lý để phân công công việc

có hiệu quả

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài phân công công việc đó là cácnhân viên, cán bộ công chức, nhà lãnh đạo trong quá trình phân công côngviệc

4 Mục đích nghiên cứu

- Tăng hiệu quả nhân lực : Tăng thời gian cho công tác quản lý, giảmthời gian cho tác nghiệm cụ thể

- Tối ưu thời gian

- Tiết kiệm chi phí

- Mang lại kết quả tốt nhất

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp tra cứu tài liệu từ các bài viết trên các phương tiệnthông tin đại chúng

6 Bố cục đề tài

Đề tài gồm 3 chương :

Chương 1 : Những cơ sở lý luận về công tác phân công công việc

Chương 2 : Thực trạng phân công công việc

Chương 3 : Giải pháp để phân công công việc hiệu quả

Chương 1 NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

1.1 Khái niệm về nhà quản trị

Nhà quản trị , thông qua các hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến

sự thành công hay thất bại của tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết quảcủa tổ chức bằng những quyết định mà họ đưa ra Đối với huấn luyện viênmột đội bóng thì đó là quy định tuyển mộ những ai, những cầu thủ nào cómặt trong đội hình xuất phát, những ai được chỉ định là phụ tá huấn luyện,

sự thay đổi đấu pháp cho phù hợp v v Tương tự như vậy các nhà quảntrị doanh nghiệp có thể khiến một doanh nghiệp thành công hay thất bạithông qua những quyết định đúng sai của họ Một câu nói rất đúng về vaitrò của nhà quản trị đối với thành bại của tổ chức là “một nhà quản trị giỏi

sẽ biến rơm thành vàng, ngược lại một nhà quản trị tồi sẽ biến vàng thànhrơm!”

1.2 Khái niệm về phân công công việc

Phân công công việc là một trong những nội dung cơ bản và quantrọng của kỹ thuật điều hành công sở

Phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cho từng

bộ phận, đơn vị, cá nhân trong từng cơ quan theo một kế hoạch, lịch trìnhđịnh trước

Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấpnhững phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhấtcho người được phân công hoàn thành công việc

1.3 Ý nghĩa của việc phân công công việc

Người lãnh đạo,quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc, bởi :

- Phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng lựccủa cán bộ công chức, khai thac trí tuệ tập thể giải quyết công việc

- Tăng cường sự đoàn kết,hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của các

bộ phận, đơn vị trong cơ quan, công sở

- Tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng

- Đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao

- Nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của cán bộ công chức vóiviệc hoàn thành nhiệm vụ góp phần hoàn thành mục tiêu chung của công ty

 Tiểu kết

Ở chương 1 của bài tiểu luận tôi đã trình bày những cơ sở lý luậnchung nhất về phân công công việc : khái niệm và ý nghĩa của phân côngcông việc Tôi đã có những khái quát và toàn diện về phân công công việcđối với người quản trị và nhân viên trong công ty hay tổ chức doanhnghiệp Đối với nhà quản trị đây là công tác vô cùng quản trị để đánh giángười quản trị đó sẽ đánh giá, quản lý, tổ chức, phân công công việc phùhợp với năng lực của từng nhân viên như thế nào để đạt được hiệu quảcông việc cao nhất Đối với nhân viên, cán bộ công chức họ được phâncông công việc phù hợp với năng lực của bản than sẽ tạo được sự say mêtrong công việc giúp tăng năng suất công việc Do đó, những nội dung tôitrình bày ở chương 1 sẽ trở thành tiền đề lý luận cho việc nghiên cứu vấn

đề ở chương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị

2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc

Xét một cách chung nhất, quá trình phân công công việc có thể dựatrên 3 cơ sở chính : thứ nhất là vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quanđơn vị ; thứ hai là khối lượng và tính chất của công việc;thứ ba là theokhối lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị

Mỗi tổ chức cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý

và thẩm quyền nhất định Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau thìđặc điểm hoạt động và nhiệm vụ được giao khác nhau Vì vậy để tổ chứchoạt động trong cơ quan tốt cần phải căn cứ vào vị trí pháp lý của cơ quan

tổ chức đó trong thực tế để phân công công việc cho cán bộ công chứcmột cách hợp lý nhất

Ví dụ : Bộ giáo dục và Đào tạo có thể có một nhóm cán bộ đượcphân công để theo dõi hoạt động của các trường đại học trực thuộc, nhưng

ở Sở giáo dục thì không thể phân công như vậy vì nó không phù hợp vớithẩm quyền của Sở

Phân công theo khối lượng và tính chất công việc

Sự phân công nay thực hiên treen cơ sở kế hoạch công tác đượcduyệt theo tính chất mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện cáccông việc trong thực tế

Ở đây yêu cầu đặt ra đối với người lãnh đạo cơ quan là phải :

- Phải nắm vững chương trình hoạt động của cơ quan công sở

- Phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công côngviệc

- Có sự tính toán khoa học để phân công hợp lý cho các nhóm thậm chítừng cá nhân trong công cở Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công quánhiều công việc phức tạp cho một người hay một nhóm người thì lượng côngviệc sẽ bị quá tải và dễ dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành

nhưng chất lượng công việc chưa được tốt.

Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức của cơquan

Thiếu hay thừa biên chế so với công việc của cơ quan cần thực hiện đềugây khó khan cho việc phân công công việc Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chứccảu cơ quan không khoa học chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân côngcác công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khan

Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính, xí nghiệp có tìnhtrạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng của công việc

Vì vậy, môt yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế cho công việc,đồng thời phải tìm các biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của cơquan Muốn vậy tổ chưc bộ máy và phân phối các chức năng ngiệp vụtrong cơ quan đơn vị cần chú ý :

Mục đích và nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần được chỉ ra mộtcách rõ ràng, rành mạch

Chọn lựa kĩ các cán bộ cho đơn vị, họ phải hội tụ các điều kiện cầnthiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao

Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đương

Chú ý hơn đến những công việc quan trọng

Tìm cách phát huy được năng lực của cán bộ nhân viên trong đơn vị

Phân công công việc công bằng, phù hợp với năng lực của từng nhânviên, cán bộ công chức

2.1.2 Các bước phân công công việc

Bí quyết để phân công công việc hiệu quả gồm bốn bước, mỗibước đều phải được thực hiện đầy đủ để đạt được kết quả như mongmuốn Đối với các nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai tròchủ chốt trong việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giảiphóng một lượng thời gian đáng kể Thành công sẽ chẳng bao giờ tới nếubạn không nắm được nghệ thuật và cách thức phân công công việc

 Bạn phải là một “người nói” tập trung

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình làm tốt việc phân công công

việc cho nhân viên nhưng cuối cùng nhân viên đó lại không thành công;

và sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra rằng đó là do nhânviên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn Bạn có từng vừa nóichuyện với đồng sự vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làmnhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổihọp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọithứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả Nếu việc bạn đang nóitới có rủi ro cao hay ngược lại, có thể mang lại lợi ích lớn thì bạn càngcần phải ngưng lại mọi thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò của mình làngười truyền đạt và giao nhiệm vụ

 Lắng nghe nhiệt tình

Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin.Nhân viên có tập trung vào những gì bạn hỏi không? Họ có đang vội vàkhông thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọnghơn cả khả năng tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy và có khảnăng hoàn thành nhiệm vụ không?

Trình độ : Họ có đủ trình độ cho công việc này không ?

Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay không?

Khả năng : Họ có sẵn sàng học hỏi không?

Hãy nghĩ đến 3 yếu tố này khi quyết định nên giao công việc chonhân viên nào Đã bao nhiêu lần bạn giao nhiệm vụ cho những ngườikhông đủ độ tin cậy hoặc không đủ khả năng để hoàn thành công việc?

 Truyền đạt rõ ràng thời gian thực hiện công việc

Giả sử bạn đã hoàn thành những điều trên, bước kế tiếp là hãyđảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành.Gợi ý cho bước này là: Nếu đó là việc không khẩn cấp, hãy nói rõ vớinhân viên nhưng vẫn phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạnhoàn tất công việc Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn đểtiện kiểm tra và theo dõi Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối vớicông việc của cả đôi bên

 Thông báo điều kiện hoàn thành công việc

Kết quả đạt được là gì? Cần đạt được những thành quả như thếnào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Kinh nghiệm của tôi chothấy bạn hãy cố gắng hết sức, hãy vẽ ra cho nhận viên thấy những kết quảbạn muốn đạt được và yêu cầu nhân viên diễn tả những kết quả họ muốnđạt được bằng chính từ ngữ của họ Trong bước cuối cùng này, lượng thờigian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độphức tạp của công việc Và cũng như ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro haylợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng về vấn

đề và nhất trí về những yêu cầu thành công

2.1.3 Các kiểu phân công công việc

Từ những kinh nghiệm chung về thực tế hoạt động của cơ quan,công sở, có thể nêu lên một số kiểu phân công công việc như sau :

 Phân công theo chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để các cá nhân đi sâu vàcông việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ có khả năngnâng cao năng suất lao động Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn màphân công tùy tiện thì công việc sẽ có khả năng không hoàn thành hoặcchất lượng công việc không được như mong muốn

Ví dụ : Nếu không có trình độ chuyên môn về công tác thanh tra,hơn nữa lại là thanh tra có tính chuyên môn như thanh tra tài chính, thanhtra y tế… thì chắc chắn kết quả sẽ hêt sức hạn chế, thậm chí có thể dễ mắcsai lầm

Muốn chuyên môn hóa thì mỗi cá nhân trọng công sở phải có hiểubiết rộng, các kiến thức chuyên môn và kiến thức chung luôn tác động bổsung cho nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của nhà quảntrị Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằmthực hiện tốt nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang bịcho mình kiến thức rộng Ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thứcchuyên môn sâu đơn thuần mà có thể thành đạt trong quản lý

Ví dụ : Những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tratrong bộ máy quản lý nhà nước ngoài kiến thức chuyên môn về thanh tra

thì cán bộ cũng cần phải hiểu biết các kiến thức quản lý nhà nước, phápluật…

 Phân công theo các tiêu chuẩn định múc cụ thể

Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải cónhững tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết quả của quátrình áp dụng nó vào thực tiễn Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợikhi phân công công việc

Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công côngviệ cần chú ý đến chất lượng và số lượng

Ví dụ : Ban hành được nhiều văn bản nhưng nếu văn bản không cóchất lượng thì những văn bản đó lại là trở ngại tiềm ẩn và gây ảnh hưởngkhông tốt cho quản lý nhà nước

Ngoài ra các tiêu chuẩn cũng như định mức phải xây dựng sao cho

có thể khuyến khích được cán bộ công chức, nhân viên làm việc hăng hái,đạt kết quả cao nhất khi được phân công nhiệm vụ

 Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ, côngchức

Khi phân công công việc nếu không tính đến năng lực thực sự của cán bộcông chức trong cơ quan thì đó sẽ là nguyên nhân đầu tiên dẫn đến hiệu quả thấptrong công việc Vì vậy cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm củatừng cá nhân, từng bộ phận Có nhiều loại trách nhiệm : trách nhiệm pháp lý,trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… và cán bộ công chức phân công trước hết phải

tự xác nhận khả năng đảm nhiệm công việc cụ thể

Ngoài ra cũng cần tạo điều kiện để cán bộ công chức có thể tiến bộqua công việc được giao Giao việc cho một người hay một nhóm ngườicàn phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có nghĩa là nhìn trước khả năngcủa họ trên nhiều mặt, khả năng trước mắt, khả năng lâu dài, yêu cầu côngviệc đã đặt ra và muacj tiêu cuối cùng cần đạt tới

Ví dụ : M ục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ công chức thì phân côngcông việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồidưỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ có chất lượng, mở các lớp tập huấn,…