Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục đề tài 2 Chương 1. NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 3 1.1 Khái niệm về nhà quản trị 3 1.2 Khái niệm về phân công công việc 3 1.3 Ý nghĩa của việc phân công công việc 3 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 5 2.1 Quy trình phân công công việc của nhà quản trị 5 2.1.1 Cơ sở của quá trình phân công công việc 5 2.1.2 Các bước phân công công việc 6 2.1.3 Các kiểu phân công công việc 8 2.2 Các nguyên tắc trong phân công công việc 10 2.3 Những ưu điểm và hạn chế trong phân công công việc 13 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÓ HIỆU QUẢ 14 3.1 Nguyên nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc kém hiệu quả 14 3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu quả cao 15 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu riêng tôi, dựa kiến thức học nhà trường dẫn dắt ThS Vi Tiến Cường nguồn tài liệu khác Các nội dung nghiên cứu kết đề tài trung thực Những số liệu cho cơng viêc phân tích , nhận xét, đánh giá tơi thu thập từ nhiều nguồn tài liệu khác Cuối xin cam đoan điều nêu thật Nếu vi phạm, xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước thầy Khoa Nhà trường Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin chân thành cảm ơn ThS Vi Tiến Cường tận tình hướng dẫn em qua buổi học lớp Nếu khơng có lời hướng dẫn bảo đầy nhiệt tình tâm huyết thầy có lẽ tơi khơng thể hồn thành tốt tiểu luận Kiến thức tơi hạn hẹp tiểu luận nhiều thiếu sót điều khó tránh khỏi Tơi mong nhận đóng góp q báu thầy để hồn thiện tốt Một lần xin chân thành cảm ơn ThS Vi Tiến Cường ! Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2016 Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu .2 Mục đích nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài Chương NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm nhà quản trị 1.2 Khái niệm phân công công việc 1.3 Ý nghĩa việc phân công công việc Chương THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC .5 2.1 Quy trình phân cơng cơng việc nhà quản trị .5 2.1.1 Cơ sở trình phân công công việc 2.1.2 Các bước phân công công việc 2.1.3 Các kiểu phân công công việc 2.2 Các nguyên tắc phân công công việc 10 2.3 Những ưu điểm hạn chế phân công công việc 13 Chương GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CĨ HIỆU QUẢ 14 3.1 Ngun nhân dẫn đến tình trạng phân công công việc hiệu 14 3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu cao .15 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mọi vật tượng từ bắt đầu hình thành trái đất luôn tuân thủ theo quy luật định sẵn vật, hiên tượng đó, theo quy luật chung tạo hóa Và thân người ta vậy, người phải vận động không ngừng để thích nghi với thay đổi Trong người luôn tồn khả năng, lực vốn có khơng phải ai, tổ chức, quan, doanh nghiệp biết cách khai thác tiềm người lao động.Khi kinh tế ngày có bước phát triển mạnh mẽ vấn đề đào tạo phát triển nguồn nhân lực quan, tổ chức phải trọng đầu tư Bởi kinh tế phát triển với phát triển khoa học kỹ thuật cơng nghệ, máy móc ngày đại Nhưng cho dù máy móc có đại đến đâu cơng cụ để giúp cho người lao động giảm bớt sức lao động máy móc khơng thể thay hồn tồn người được, máy móc người tạo Khi người đào tạo phát triển có lợi ích người lao động với tổ chức, doanh nghiệp kết hợp với cách hài hòa mà tổ chức, doanh nghiệp người lãnh đạo quản lý cần phải có nhìn khách quan để phân cơng cơng việc có hiệu đến với nhân viên để đạt suất làm việc tốt Để chuyên sâu vào vấn đề chọn đề tài “ Nghệ thuật phân công công việc hiệu “ làm đề tài mơn Quản trị học Với mục đích hiểu thêm môn học hiểu nghệ thuật công tác quản lý nhà quản trị Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu : nghiên cứu nghệ thuật phân công công việc nhà quản trị để thấy rõ lợi ích vai trò việc phân cơng cơng việc hợp lí hiệu để từ đề giải pháp phân công công việc tốt cho nhà quản trị Nhiệm vụ nghiên cứu : đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau : - Làm rõ sở lý luận phân cơng cơng việc - Phân tích thực trạng phân công công việc - Nghiên cứu đưa giải pháp hợp lý để phân công cơng việc có hiệu Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài phân công công việc nhân viên, cán cơng chức, nhà lãnh đạo q trình phân cơng cơng việc Mục đích nghiên cứu - Tăng hiệu nhân lực : Tăng thời gian cho công tác quản lý, giảm thời gian cho tác nghiệm cụ thể - Tối ưu thời gian - Tiết kiệm chi phí - Mang lại kết tốt Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tra cứu tài liệu từ viết phương tiện thông tin đại chúng Bố cục đề tài Đề tài gồm chương : Chương : Những sở lý luận công tác phân công công việc Chương : Thực trạng phân công công việc Chương : Giải pháp để phân công công việc hiệu Chương NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm nhà quản trị Nhà quản trị , thông qua hoạt động họ ảnh hưởng đến thành công hay thất bại tổ chức Nhà quản trị làm thay đổi kết tổ chức định mà họ đưa Đối với huấn luyện viên đội bóng quy định tuyển mộ ai, cầu thủ có mặt đội hình xuất phát, định phụ tá huấn luyện, thay đổi đấu pháp cho phù hợp v v Tương tự nhà quản trị doanh nghiệp khiến doanh nghiệp thành công hay thất bại thông qua định sai họ Một câu nói vai trò nhà quản trị thành bại tổ chức “một nhà quản trị giỏi biến rơm thành vàng, ngược lại nhà quản trị tồi biến vàng thành rơm!” 1.2 Khái niệm phân công công việc Phân công công việc nội dung quan trọng kỹ thuật điều hành công sở Phân công cơng việc hoạt động bố trí, xếp nhiệm vụ cho phận, đơn vị, cá nhân quan theo kế hoạch, lịch trình định trước Song song với phân công công việc, người quản lý cần cung cấp phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người phân cơng hồn thành cơng việc 1.3 Ý nghĩa việc phân công công việc Người lãnh đạo,quản lý muốn thực mục tiêu nhiệm vụ quan, đơn vị cần làm tốt việc phân công công việc, : - Phân công công việc hợp lý, khoa học góp phần khai thác lực cán cơng chức, khai thac trí tuệ tập thể giải công việc - Tăng cường đoàn kết,hợp tác lẫn thành viên phận, đơn vị quan, công sở - Tránh chồng chéo nhiệm vụ chức - Đảm bảo hồn thành khối lượng tính chất cơng việc giao - Nâng cao trách nhiệm giao lực cán cơng chức vói việc hồn thành nhiệm vụ góp phần hồn thành mục tiêu chung công ty Tiểu kết Ở chương tiểu luận tơi trình bày sở lý luận chung phân công công việc : khái niệm ý nghĩa phân công cơng việc Tơi có khái qt tồn diện phân công công việc người quản trị nhân viên công ty hay tổ chức doanh nghiệp Đối với nhà quản trị công tác vô quản trị để đánh giá người quản trị đánh giá, quản lý, tổ chức, phân công công việc phù hợp với lực nhân viên để đạt hiệu công việc cao Đối với nhân viên, cán công chức họ phân công công việc phù hợp với lực than tạo say mê công việc giúp tăng suất công việc Do đó, nội dung tơi trình bày chương trở thành tiền đề lý luận cho việc nghiên cứu vấn đề chương Chương THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 2.1 Quy trình phân cơng cơng việc nhà quản trị 2.1.1 Cơ sở q trình phân cơng cơng việc Xét cách chung nhất, q trình phân cơng cơng việc dựa sở : thứ vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị ; thứ hai khối lượng tính chất cơng việc;thứ ba theo khối lượng biên chế cấu tổ chức quan Phân cơng theo vị trí pháp lý thẩm quyền quan đơn vị Mỗi tổ chức quan Nhà nước thành lập có vị trí pháp lý thẩm quyền định Do vị trí pháp lý thẩm quyền khác đặc điểm hoạt động nhiệm vụ giao khác Vì để tổ chức hoạt động quan tốt cần phải vào vị trí pháp lý quan tổ chức thực tế để phân công công việc cho cán công chức cách hợp lý Ví dụ : Bộ giáo dục Đào tạo có nhóm cán phân công để theo dõi hoạt động trường đại học trực thuộc, Sở giáo dục khơng thể phân cơng khơng phù hợp với thẩm quyền Sở Phân công theo khối lượng tính chất cơng việc Sự phân công thực hiên treen sở kế hoạch công tác duyệt theo tính chất loại cơng việc theo yêu cầu thực công việc thực tế Ở yêu cầu đặt người lãnh đạo quan phải : - Phải nắm vững chương trình hoạt động quan cơng sở - Phải dựa vào kết việc phân tích cơng việc để phân cơng cơng việc - Có tính tốn khoa học để phân cơng hợp lý cho nhóm chí cá nhân cơng cở Bởi thời gian ngắn mà phân công nhiều công việc phức tạp cho người hay nhóm người lượng cơng việc bị q tải dễ dẫn đến khơng hồn thành cơng việc hồn thành chất lượng cơng việc chưa tốt Phân công công việc theo số lượng biên chế cấu tổ chức quan Thiếu hay thừa biên chế so với công việc quan cần thực gây khó khan cho việc phân cơng cơng việc Bên cạnh đó, cấu tổ chức cảu quan không khoa học chức chồng chéo lẫn việc phân cơng cơng việc q trình quản lý khó khan Hiện thấy nhiều quan hành chính, xí nghiệp có tình trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng việc Vì vậy, mơt u cầu tất yếu phải tính đủ biên chế cho cơng việc, đồng thời phải tìm biện pháp để hoàn thiện cấu tổ chức quan Muốn tổ chưc máy phân phối chức ngiệp vụ quan đơn vị cần ý : Mục đích nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần cách rõ ràng, rành mạch Chọn lựa kĩ cán cho đơn vị, họ phải hội tụ điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ giao Chức vụ trách nhiệm giao phải tương đương Chú ý đến công việc quan trọng Tìm cách phát huy lực cán nhân viên đơn vị Phân công công việc công bằng, phù hợp với lực nhân viên, cán công chức 2.1.2 Các bước phân cơng cơng việc Bí để phân cơng cơng việc hiệu gồm bốn bước, bước phải thực đầy đủ để đạt kết mong muốn Đối với nhà lãnh đạo, việc biết cách giao nhiệm vụ đóng vai trò chủ chốt việc mở rộng phạm vi công việc, đồng thời giúp họ giải phóng lượng thời gian đáng kể Thành công chẳng tới bạn không nắm nghệ thuật cách thức phân công công việc Bạn phải “người nói” tập trung Đã lần bạn nghĩ làm tốt việc phân công công việc cho nhân viên cuối nhân viên lại khơng thành cơng; sau đó, mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận nhân viên khơng thực hiểu hết kỳ vọng bạn Bạn có vừa nói chuyện với đồng vừa vội vàng chạy đến họp khác, hay làm nhiều việc lúc, chí kiểm tra email nhắn tin buổi họp khơng? Người nói phải ln tập trung vào người nghe gạt thứ khác để truyền tải thơng điệp hiệu Nếu việc bạn nói tới có rủi ro cao hay ngược lại, mang lại lợi ích lớn bạn cần phải ngưng lại thứ khác để TẬP TRUNG vào vai trò người truyền đạt giao nhiệm vụ Lắng nghe nhiệt tình Hãy đọc qua phần trước với quan điểm người nhận thơng tin Nhân viên có tập trung vào bạn hỏi khơng? Họ có vội khơng thực lắng nghe bạn khơng? Thế có vấn đề quan trọng khả tập trung – Họ có đủ trình độ, có đáng tin cậy có khả hồn thành nhiệm vụ khơng? Trình độ : Họ có đủ trình độ cho cơng việc không ? Mức độ tin cậy : Họ có đáng tin hay khơng? Khả : Họ có sẵn sàng học hỏi không? Hãy nghĩ đến yếu tố định nên giao công việc cho nhân viên Đã lần bạn giao nhiệm vụ cho người không đủ độ tin cậy khơng đủ khả để hồn thành cơng việc? Truyền đạt rõ ràng thời gian thực công việc Giả sử bạn hoàn thành điều trên, bước đảm bảo bạn truyền đạt rõ khung thời gian thời hạn hoàn thành Gợi ý cho bước là: Nếu việc khơng khẩn cấp, nói rõ với nhân viên phải cho họ biết ngày kiểm tra tiến độ hay thời hạn hồn tất cơng việc Bên cạnh đó, ghi vào lịch làm việc bạn để tiện kiểm tra theo dõi Việc theo dõi bảo đảm trách nhiệm công việc đôi bên Thơng báo điều kiện hồn thành cơng việc Kết đạt gì? Cần đạt thành nào? Phải gọi thành công? Kinh nghiệm cho thấy bạn cố gắng hết sức, vẽ cho nhận viên thấy kết bạn muốn đạt yêu cầu nhân viên diễn tả kết họ muốn đạt từ ngữ họ Trong bước cuối này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ cho việc đối thoại tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp công việc Và bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích cơng việc cao bạn phải thảo luận kĩ lưỡng vấn đề trí yêu cầu thành công 2.1.3 Các kiểu phân công công việc Từ kinh nghiệm chung thực tế hoạt động quan, cơng sở, nêu lên số kiểu phân công công việc sau : Phân công theo chun mơn hóa Chun mơn hóa phương pháp tất yếu để cá nhân sâu công việc có thói quen nghề nghiệp tốt Từ có khả nâng cao suất lao động Nhà lãnh đạo bỏ qua chuyên môn mà phân cơng tùy tiện cơng việc có khả khơng hồn thành chất lượng cơng việc khơng mong muốn Ví dụ : Nếu khơng có trình độ chun mơn cơng tác tra, lại tra có tính chun mơn tra tài chính, tra y tế… chắn kết hêt sức hạn chế, chí dễ mắc sai lầm Muốn chun mơn hóa cá nhân trọng cơng sở phải có hiểu biết rộng, kiến thức chuyên môn kiến thức chung tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết chung lĩnh nhà quản trị Kinh nghiệm thực tế cho thấy, để có chuyên môn sâu nhằm thực tốt nhiệm vụ giao, nhà chuyên môn ý trang bị cho kiến thức rộng Ít có nhà quản lý có kiến thức chun mơn sâu đơn mà thành đạt quản lý Ví dụ : Những cán giao nhiệm vụ làm công tác tra máy quản lý nhà nước ngồi kiến thức chun mơn tra cán cần phải hiểu biết kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật… Phân công theo tiêu chuẩn định múc cụ thể Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu đòi hỏi phải có tiêu chuẩn định mức để phân công đánh giá kết trình áp dụng vào thực tiễn Tiêu chuẩn rõ ràng thuận lợi phân cơng cơng việc Khi xây dựng tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việ cần ý đến chất lượng số lượng Ví dụ : Ban hành nhiều văn văn khơng có chất lượng văn lại trở ngại tiềm ẩn gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước Ngoài tiêu chuẩn định mức phải xây dựng cho khuyến khích cán cơng chức, nhân viên làm việc hăng hái, đạt kết cao phân công nhiệm vụ Phân công sở trách nhiệm giao lực cán bộ, công chức Khi phân cơng cơng việc khơng tính đến lực thực cán công chức quan ngun nhân dẫn đến hiệu thấp cơng việc Vì với việc phân công phải rõ trách nhiệm cá nhân, phận Có nhiều loại trách nhiệm : trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra… cán công chức phân công trước hết phải tự xác nhận khả đảm nhiệm cơng việc cụ thể Ngồi cần tạo điều kiện để cán cơng chức tiến qua công việc giao Giao việc cho người hay nhóm người càn phải dựa nguyên tắc phù hợp, có nghĩa nhìn trước khả họ nhiều mặt, khả trước mắt, khả lâu dài, yêu cầu công việc đặt muacj tiêu cuối cần đạt tới Ví dụ : M ục tiêu để bồi dưỡng cán công chức phân cơng cơng việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ cán có chất lượng, mở lớp tập huấn,… Phân cơng theo nhóm nhằm tạo thăng quan Thực tốt kiểu phân chia tạo đoàn kết công sở, đồng thời tăng thêm tiềm lực nội quan cơng sở Có thể có trường hợp cán cơng chức, nhân viên có trình độ chuyen môn cao lúc họ có hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp Sự hợp tác khơng phụ thuộc vào trình độ cán cơng chức mà khả nhận thức người vào nội dung công việc, vào phân cơng cơng việc Nó phụ thuộc vào cán cơng chức, nhân viên thay lẫn nhau, tập hợp để giải nhiệm vụ cụ thể cần thiết hay không Điều đảm bảo cho công việc không bị gián đoạn trước tình đột biến thường gặp cơng việc Có thể nhận thấy khơng cá nhân hay nhóm riêng lẻ hồn thành cơng việc từ khởi đầu đến kết thúc Vì hợp tác quy luật tất yêu để đảm bảo công việc thuận lơi, bảo đảm cho công ty, quan giữ thăng Khi phân công cán công chức tạo thành nhóm cơng tác với cần đảm bảo cá nhân nhóm phụ thuộc vào nhóm cơng việc giao, họ có nét đặc thù riêng Người lãnh đạo, quản lý cần biết rõ để phân công hợp lý, tạo hội cho tinh thần tập thể phát triển Đó đặc điểm tâm, sinh lý, khả tư duy, sức khỏe Tạo nhóm làm việc tốt tăng khả hiệu công việc 2.2 Các nguyên tắc phân công công việc Theo kinh nghiệm nước phát triển dựa ngun chung, phân chia cơng việc theo nhiều kiểu Và để phân công công việc hợp lý khoa học phải dựa theo nguyên tắc sau : Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức nghiệp vụ Yêu cầu đặt phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan Nguyên tắc đảm bảo công việc cụ thể phải có phương tiện để 10 giải quyết, điều kiện vị trí cơng sở pháp lý , thẩm quyền để giải công việc cách hiệu vào chức nhiệm vụ quan công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lý Một vấn đề quan trọng nguyên tắc dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân cơng cơng việc, tránh tình trạng tình cảm mà giao cho dự án quan trọng để gây thất cho nhà nước Ngồi ra, khơng thể dựa vào phán đốn củ quan mà cho người làm việc hay không để giao nhiệm vụ khơng có sở thực tế Nguyên tắc đảm bảo giao việc người đảm bảo cho thành công công việc Nguyên tắc “ Dụng nhân dụng mộc “ Ngun tắc hiểu phân cơng cơng việc cần ý đến kinh nghiệm lực cá nhân để xếp cho họ vào nơi thích hợp đồng thời phải ý đến cá tính long hang say, nhiệt tình họ với cơng việc để khuyến khích nỗ lực cá nhân làm việc Mỗi người ln có sở trường, sở đoản, phân cơng cơng việc cho cấp nên cố gắng tạo điều kiện cho cấp phát huy sở trường hạn chế sở đoản, bước hồn thiện cơng việc Thậm chí phân nhóm làm việc cần ý đến cá tính cá nhân để tránh tượng xung khắc tâm lý nhóm dẫn đến hiệu cơng việc Nguyên tắc phân chia chức nghiệp vụ có tính đồng Ngun tắc hiểu công việc chủng loại tập trung giao cho đơn vị cấp để thực phân chia cho cá nhân theo định cụ thể Việc phân chia đảm bảo tính đồng cơng việc, phận cá nhân ôm đồm nhiều, giải cơng việc theo chức nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chun mơn 11 hóa nghiệp vụ quan Ví dụ : Bộ phận thơng tin công sở thực chức ứng dụng công nghệ thông tin để thu thập, xử lý thông tin, quản lý thơng tin sau cung cấp cho quan, đơn vị Như có cơng việc kiên quan đến thơng tin định phải đưa đến phận đảm nhận Nguyên tắc cân chức ngiệp vụ Nguyên tắc đòi hỏi chất lượng công việc phải phân phối cách đáng, thích hợp Việc phân cơng cơng việc không tạo chồng chéo Các công việc cần thiết phân phối đến nhân viên Trong trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm Đảm bảo cân chức nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa nguồn lực công sở, đặc biệt nguồn nhân lực Khi phân cơng cơng việc phải tính tốn tiêu chuẩn chất lượng cơng việc, cách tính biến số chất lượng cho chúng tương thích với biên độ chấp nhận Đồng thời, phải đảm bảo công nhiệm vụ quyền lợi nhân viên trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả mình, phải tránh tượng đánh đồng tâm lý người Nguyên tăc đòi hỏi tính trách nhiệm cơng việc nhân viên đặc biết phải xác định trách nhiệm thức ai, phân cơng cơng việc phải định chế tài thưởng phạt hợp lý Nguyên tắc tạo ổn định tránh lãng phí Đối với tất quan tổ chức hai khía cạnh sau phải quan tâm : Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định Nghĩa có ổn định có phát triển, có phát triển trì ổn định Do vấn đề để xảy việc ổn định tổ chức có ảnh hưởng xấu tới q trình phát triển tổ chức Một nguyên nhân gây ổn định tổ chức việc phân công cơng việc bất hợp lí – ngun nhân khơng tuân thủ nguyên tắc Do phân cơng cơng việc phải tính tốn kỹ khả ảnh hưởng 12 phân chia tới ổn định tổ chức Các nguồn lực tổ chức vô vô tận, nguồn lực yếu tố chủ chốt sống tổ chức Nguồn nhân lực phải sử dụng hợp lí khoa học nhằm thu lại hiệu cao Việc lãng phí nguồn lực việc mà tổ chức, quan không muốn mắc phải Khi phân công công việc phải tính tốn đến nguồn lực cần cho cơng việc sử dụng có hiệu hợp lí 2.3 Những ưu điểm hạn chế phân công công việc Ưu điểm phân công công việc - Phân công công việc giúp người phân công được: Cơ hội phát triển chuyên môn, Cơ hội phát triển kỹ năng: xử lý tình huống, giải vấn đề, thuông lượng thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, định, … Tạo cho họ hài lòng thân hồn thành cơng việc Nâng cao giá trị họ với doanh nghiệp Cơ hội thử thách chinh phục Tính tham gia cao hơn, dẫn đến tinh thần làm việc ngày tốt - Phân công công việc giúp người phân công: Điều hòa cơng việc phòng ban Có thêm nhiều thời gian cho việc quản lý kiểm sốt cơng việc Củng cố quyền hạn trách nhiệm việc quản lý, giám sát, đánh giá Giảm áp lực công việc bạn phận Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa Tăng ảnh hưởng uy tín nhân viên Minh chứng lực điều hành với doanh nghiệp Hạn chế phân công công việc - Không phải có khả phân cơng cơng việc, giao không phù hợp với lực nhân viên làm hiệu công việc không cao - Một số nhân viên chưa thực chủ động đầu tư lực, họ nói : “ Tơi q nhiều việc ”, “ việc khơng phù hợp với “ … - Môi trường làm việc thiếu thân thiện, chuyên nghiệp, hợp tác - Không ghi nhận thành tích nhân viên đặc biệt họ khơng nhìn thấy đường phát triển phía trước dẫn đến tình trạng người lao động khơng vui, khơng tích cực làm việc - Nhà lãnh đạo thường giao cho nhân viên việc lặt vặt vô 13 nghĩa Chương GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC CĨ HIỆU QUẢ 3.1 Ngun nhân dẫn đến tình trạng phân cơng công việc hiệu Để nâng cao suất lao động cần phân công công việc phù hợp với nhân viên Người quản lý cần thấu hiểu chia sẻ với khó khăn nhân viên, kịp thời động viên dẫn dắt họ yên tâm vượt qua khó khăn sống cơng việc Theo báo cáo tồn cầu “Thế giới việc làm 2014” Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) nhận định ông Guy Ryder, Tổng Giám đốc ILO, “năng suất lao động lực cạnh tranh thấp thách thức lớn Việt Nam” Đặc biệt theo số liệu “năng suất lao động Việt Nam thấp Singapore gần 15 lần, Nhật Bản 11 lần, Hàn Quốc 10 lần Ngay so với nước ASEAN có mức thu nhập trung bình, suất lao động Việt Nam 1/5 Malaysia 2/5 Thái Lan” Nguyên nhân vấn đề phải kể đến công việc không phù hợp với chuyên môn, kỹ đặc biệt lòng đam mê Mơi trường làm việc thiếu thân thiện, chuyên nghiệp hợp tác, thiếu tơn trọng, khơng ghi nhận thành tích đặc biệt họ khơng nhìn thấy đường phát triển phía trước Do đa số người lao động làm việc không vui Kế đến, phương pháp quản trị “cảm tính” ảnh hưởng lớn đến tâm lý suất lao động Cần cho nhân viên biết đường phải đi, cơng việc phải làm, làm đạt… đặc biệt họ làm đạt họ Thứ ba, việc thiếu đầu tư công tác đào tạo khiến người lao động làm việc mà thiếu chủ động sáng tạo, chưa hiểu nghề thiếu gắn bó Nguyên nhân cuối doanh nghiệp chưa trọng đến công 14 tác nghiên cứu để cải tiến máy quản lý, quy trình, máy móc, thiết bị Ngồi vấn đề liên quan đến thủ tục hành quan, doanh nghiệp máy hành nhà nước; việc thường xuyên ách tắc giao thông nguyên nhân đáng kể ảnh hưởng đến suất lao động chung Việt Nam 3.2 Giải pháp để phân công công việc đạt hiệu cao Trên sở đó, cần có số giải pháp mang tính cốt lõi để nâng cao suất lao động Việt Nam sau: - Phân công công việc phù hợp với nhân viên Người quản lý cần thấu hiểu chia sẻ với khó khăn nhân viên, kịp thời động viên dẫn dắt họ yên tâm vượt qua khó khăn sống công việc - Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp, hợp tác tôn trọng Đặc biệt hệ thống sở hạ tầng quản lý phù hợp thống tạo chủ động cho nhân viên, giảm bớt vai trò quản lý đáng kể - Việc áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên vào quan, doanh nghiệp đòn bẩy lớn việc nâng cao suất lao động nhân viên, áp dụng phương pháp tạo cho nhân viên từ bị động (đến quan, doanh nghiệp có việc làm, khơng có chơi) sang chủ động suy nghĩ, hoạch định công việc - Trả lương chế độ đãi ngộ đảm bảo cạnh tranh cơng Để đáp ứng ngun tắc quan, doanh nghiệp cần khảo sát so sánh với quan, doanh nghiệp tương đương để xây dựng sách trả lương đãi ngộ vừa hợp lý vừa cạnh tranh - Chú trọng đến công tác đào tạo phát triển nhân viên: Đầu tư để phát triển người đầu tư thông minh người yếu tố quan trọng để giúp nâng cao suất tăng tính cạnh tranh sản phẩm dịch vụ Hơn cần xây dựng lộ trình thăng tiến cho vị trí để nhân viên nhìn thấy họ đâu, họ làm gì, cần tham gia khóa đào tạo để bước lên cấp bậc cao - Cuối cùng, doanh nghiệp giống người, qua thời gian có lúc bị bệnh, có lúc sai đường… cần thường xuyên nghiên cứu 15 phát động phong trào thi đua cải tiến để nâng cao hiệu quản lý, hiệu sản xuất, kinh doanh Nâng cấp thay máy móc, thiết bị đại hơn, giảm thiểu nguồn lực, giảm chi phí hao hụt giải pháp nâng cao suất tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Tiểu kết Như chương nêu số nguyên nhân giải pháp cụ thể để khắc phục tình trạng phân công công việc hiệu nhà quản trị phân công không lực, tạo môi trường làm việc không thoải mái, không phát huy hết lực thực cán công chức, nhân viên làm ảnh hưởng đến phát triển công ty hay quan tổ chức Và để từ đề giải pháp khắc phục tình trạng 16 KẾT LUẬN Cơng tác phân cơng cơng việc có vai trò vơ quan trọng việc đánh giá cán bộ, nhân viên tổ chức hay doanh nghiệp, quan Nếu nhà quản trị phân công công việc khoa học, hợp lí thái độ hay tác phong làm việc phận nhân viên quan hay tổ chức linh hoạt, chơn chu, tạo môi trường làm việc động sáng tạo Với nội dung tơi trình bày đề tài góp phần giúp bạn hiểu công tác phân công công việc nhà quản trị Một nhà quản trị giỏi khơng có trình độ chun mơn cao mà phải có óc quan sát nhạy bén, tinh thần thép, lắng nghe tiếng nói nhân viên để đánh giá phân công nhiệm vụ cách công thỏa đáng 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO TS.Nguyễn Sinh Phút (2013), Giáo trình Quản trị học, NXB Kinh tế Quốc dân Nguồn Internet : http://tailieu.vn/doc/4-buoc-de-giup-quan-ly-phan-cong-cong-viechieu-qua-1564158.htm http://quantri.vn/dict/details/14348-giao-viec-hay-phan-cong-congviec http://tailieu.vn/doc/phan-cong-cong-viec-giao-viec-hoac-uyquyen-331.html http://vietq.vn/phan-cong-cong-viec-phu-hop-voi-nhan-vien-denang-cao-nang-suat-nho-tkts-chinh-ngay-107-nhe bai-nang-suatd37601.html 18 ... luận công tác phân công công việc Chương : Thực trạng phân công công việc Chương : Giải pháp để phân công công việc hiệu Chương NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm nhà quản... LUẬN VỀ PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm nhà quản trị 1.2 Khái niệm phân công công việc 1.3 Ý nghĩa việc phân công công việc Chương THỰC TRẠNG VỀ PHÂN CÔNG CƠNG VIỆC .5... phân công công việc 10 2.3 Những ưu điểm hạn chế phân công công việc 13 Chương GIẢI PHÁP ĐỂ PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC CĨ HIỆU QUẢ 14 3.1 Ngun nhân dẫn đến tình trạng phân cơng công việc hiệu