CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 3 1.1. Một số khái niệm cơ bản 3 1.1.1.Khái niệm văn bản 3 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 3 1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 4 1.2.1. Vị trí 4 1.2.2. Ý nghĩa 4 1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.3. Nội dung của công tác văn thư 5 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 5 1.3.1.1. Hình thức văn bản 5 1.3.1.2. Thể thức văn bản 5 1.3.1.3. Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 5 1.3.1.4. Kiểm tra và ký ban hành văn bản 6 1.3.2. Quản lý văn bản và sử dụng con dấu 6 1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 6 1.3.2.2. Quản lý văn bản đến 7 1.3.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 8 1.3.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan 8 1.3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ 8 1.3.3.2. Lập hồ sơ 9 1.3.3.3. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9 1.4. Khái quát chung về Trung ương Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam 9 1.4.1 Chức năng nhiệm vụ 9 1.4.2. Cơ cấu tổ chức 11 1.4.2.2. Khối các đơn vị sự nghiệp 19 1.4.2.3. Doanh nghiệp 23 Tiểu kết 25 Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯTẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 26 2.1. Công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên Hiệp phụ Nữ Việt Nam 26 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.1.1.1. Hình thức và thể thức văn bản 26 2.1.1.2. Soạn thảo văn bảnTất cả các văn bản do Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam ban hành đều do bộ phận văn phòng hoặc các cán bộ chuyên môn đảm nhiệm việc soạn thảo. 27 2.1.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 27 2.1.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 28 2.1.1.5. Ký văn bản 29 2.1.1.6. Bản sao văn bản 29 2.1.2. Quản lý văn bản 29 2.1.2.1. Nguyên tắc chung 29 2.1.2.2. Quản lý văn bản đến 30 2.1.2.3. Quản lý văn bản đi 34 2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 41 2.1.3.1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Hội LHPNVN 42 2.1.3.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Hội 44 2.1.3.3. Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ: 45 2.1.3.4. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Chi cục 45 2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu 46 2.1.4.1. Quản lý con dấu 47 2.1.4.2. Sử dụng con dấu 47 Tiểu kết 48 Chương 3.NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TW HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 49 3.1. Đánh giá công tác Văn thư tại TW Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 49 3.1.1. Ưu điểm 49 3.1.2. Những tồn tại,hạn chế 50 3.1.3. Nguyên nhân 50 3.2. Những giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác 50 3.2.1. Về công tác chỉ đạo điều hành 51 3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư 51 3.2.3.Thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ. 51 3.2.4.Tăng cường theo dõi việc xử lý và giải quyết văn bản 53 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn Thư 54 Tiểu kết 56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Vũ Ngọc Hoa

Mã phách:

HÀ NỘI - 2017

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: Đinh Thị Dung Ngày sinh:27/3/1993

Mã sinh viên: 1607LTHA005

Lớp: 1607LTHA Khoa: Văn thư – Lưu trữ

Tên đề tài: Công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên hướng dẫn: TS Vũ Ngọc Hoa

Sinh viên kí tên

Đinh Thị Dung

Mã phách

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

của cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi

CB chấm thi

số 1

CB chấm thi

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Đề tài “Công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên

hiệp Phụ Nữ Việt Nam” được tiến hành công khai, dựa trên sự tìm tòi, học hỏi,

và sự cố gắng, nỗ lực của bản thân tôi, hoàn toàn không sao chép hoặc sử dụngkết quả của đề tài nghiên cứu nào tương tự Nếu phát hiện có sự sao chép kếtquả nghiên của đề tài khác, chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

LỜI CẢM ƠN

Công tác Văn thưkhông thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổchức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụcủa đơn vị mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương,chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác,ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày của các cơquan tổ chức

Để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi đã nỗ lực rất lớn trong việctham quan khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức Ngoài ra cònphải kể đến sự hỗ trợ không nhỏ từ phía cơ quan tiến hành nghiên cứu – HộiLiên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam đồng thời Tôi xin gửi đến Khoa Văn thư – Lưu trữtrường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho tôi được tiếp cận với môn học vôcùng hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên cứu, thực hiện các bài tiểu

luận, khóa luận Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu khoa học”

Tiếp đến, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâmhướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, traođổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này Nếu không có sự hướng dẫn, tận tìnhchỉ bảo của Cô thì tôi khó có thể hoàn thành được đề tài nghiên cứu này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2017

Sinh viên

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 3 1.1 Một số khái niệm cơ bản 3

1.1.1.Khái niệm văn bản 3

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư 3

1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 4

1.2.1 Vị trí 4

1.2.2 Ý nghĩa 4

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 4

1.3 Nội dung của công tác văn thư 5

1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 5

1.3.1.1 Hình thức văn bản 5

1.3.1.2 Thể thức văn bản 5

1.3.1.3 Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 5

1.3.1.4 Kiểm tra và ký ban hành văn bản 6

1.3.2 Quản lý văn bản và sử dụng con dấu 6

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 6

1.3.2.2 Quản lý văn bản đến 7

1.3.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 8

1.3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan 8

1.3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ 8

1.3.3.2 Lập hồ sơ 9

1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9

1.4 Khái quát chung về Trung ương Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam 9 1.4.1 Chức năng nhiệm vụ 9

1.4.2 Cơ cấu tổ chức 11

1.4.2.2 Khối các đơn vị sự nghiệp 19

1.4.2.3 Doanh nghiệp 23

Tiểu kết 25

Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 26

2.1 Công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên Hiệp phụ Nữ Việt Nam 26

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 26

2.1.1.1 Hình thức và thể thức văn bản 26

2.1.1.2 Soạn thảo văn bảnTất cả các văn bản do Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam ban hành đều do bộ phận văn phòng hoặc các cán bộ chuyên môn đảm nhiệm việc soạn thảo 27

2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 27

2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 28

2.1.1.5 Ký văn bản 29

2.1.1.6 Bản sao văn bản 29

2.1.2 Quản lý văn bản 29

2.1.2.1 Nguyên tắc chung 29

2.1.2.2 Quản lý văn bản đến 30

2.1.2.3 Quản lý văn bản đi 34

2.1.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 41

2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Hội LHPNVN 42 2.1.3.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Hội 44

2.1.3.3 Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ: 45

2.1.3.4 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của Chi cục 45

2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 46

2.1.4.1 Quản lý con dấu 47

2.1.4.2 Sử dụng con dấu 47

Tiểu kết 48

Chương 3 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TW HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT

NAM 49

3.1 Đánh giá công tác Văn thư tại TW Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam 49

3.1.1 Ưu điểm 49

3.1.2 Những tồn tại,hạn chế 50

3.1.3 Nguyên nhân 50

3.2 Những giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác 50

3.2.1 Về công tác chỉ đạo điều hành 51

3.2.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư 51

3.2.3.Thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ 51

3.2.4.Tăng cường theo dõi việc xử lý và giải quyết văn bản 53

3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn Thư 54

Tiểu kết 56

KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằngvăn bản phục vụ đắc lực cho công tác chỉ đạo, quản lý của các

cơ quan, tổ chức Hoạt động của công tác văn thư được làm tốt

sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúngchế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế đượcbệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và việclợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc tráipháp luật

Mặc dù vậy, trên thực tế công tác văn thư ở nhiều cơ quanvẫn chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc

sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầmquan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức.Nhiều cơ quan, cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạochuyên môn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đápứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác vănthư

Xuất phát từ tình hình thực tiễn đó đồng thời nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư, qua một thời gian được trực tiếp thực hiện công tácvăn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam tôi đã có cơ hội tiếp

xúc nhiều hơn với công tác này Chính vì vậy, tôi đã chọn vấn đề: “Công tác

văn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam ” làm đề tài nghiên cứu

để qua đó nghiên cứu và đưa ra được một số biện pháp khắc phục những hạn chếtrong công tác văn thư hiện nay

2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích

Tăng cường và phát huy hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư tại

Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư ở Trung ươngHội Liên Hiệp Phụ nữ Việt Nam

Về không gian: Tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam

Về thời gian: Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ ViệtNam trong giai đoạn 2011 đến 2014

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài tìm hiểu về cơ sở lý luận của công tác văn thư vàthực trạng công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ

Nữ Việt Nam

Để thực hiện tốt đề tài, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủyếu sau:

- Phương pháp logic;

- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn;

- Phương pháp phân tích và tổng hợp thông tin tài liệu của Trung ươngHội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam

5 Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục; bố cục bài tập lớn được chia làm

3 chương:

Chương 1.Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát chung Trung

ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp

Phụ Nữ Việt Nam

Chương 3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công

tác văn thư tại Trung ương Hội Liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.Khái niệm văn bản

Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngônngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từchủ thể này đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ đượchình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan nhà nước, các tổ chức xãhội, các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý vàđiều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết,quyết định,đề án công tác,báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, kháiniệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ quan, tổ chức

Văn bản sao chép văn bản được dự định sẽ được in ấn, ví dụ, một kịchbản hay in một cuốn sách hay một bài báo cho một tờ báo Thuật ngữ này xuấtphát từ việc in ấn và xuất bản Thông thường bản sao phải được nộp cho mộtngày nào đó đã hy sẽ được công bố trong môi trường dự định.[1]

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần thiếtđối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ và quản lýchúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó Những hoạtđộng đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy địnhcủa pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ các công việccủa cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản và quản lý, vàgiải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình

“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá trình hoạt động của các cơquan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [2]

1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư

1.2.1 Vị trí

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dungquan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan

1.2.2 Ý nghĩa

Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :

- Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộcnhiều vào việc xây dựng văn bản Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan

- Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giảiquyết công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan Vănbản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Trình bàyvăn bản phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánhmáy văn bản, in ấn văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt

- Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của

cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mậtNhà nước

- Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thưgắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đạihoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác

quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chấtlượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bịvăn phòng.[3]

1.3 Nội dung của công tác văn thư

1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theohướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng đẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổchức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể củacác ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

1.3.1.3 Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan

- Soạn thảo văn bản, trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất với người

có thẩm quyền việc tham khảo ý kiến của các cá nhân, tổ chức có liên quan để

hoàn chỉnh bản thảo.

- Trình duyệt người có thẩm quyền bản thảo văn bản kèm theo tài liệu cóliên quan

- Đánh máy, nhân bản văn bản theo đúng bản thảo được duyệt

1.3.1.4 Kiểm tra và ký ban hành văn bản

- Người có trách nhiệm ký nháy hoặc ký tắt đảm bảo độ chính xác về nộidung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định

- Trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, khi ký văn bản khôngdùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai

1.3.2 Quản lý văn bản và sử dụng con dấu

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

(1) Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủtục gửi đi ở văn thư cơ quan

Văn bản đi nhất thiết phải qua văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủtục gửi đi

(2) Nội dung quản lý văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đinhư: Số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung của văn bản, vào nhữngphương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính nhằm quản lý chặt chẽvăn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng

+ Chuyển giao văn bản đi

Các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển ngay trong ngày khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan

Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận đã ghi trên văn bản

Những văn bản có dấu hiệu “KHẨN” phải được chuyển trước

+ Sắp xếp và quản lý văn bản lưu

Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 bản: Một bản lưu ở văn thư để tratìm, phục vụ khi cần thiết; một bản để đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản lập

hồ sơ công việc

Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại văn bản của năm nào

để riêng năm ấy Bản lưu phải là bản chính Tuỳ theo tính chất và nội dung côngviệc mà có thể lưu thêm một số bản sao

1.3.2.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyểnqua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức [2]

(1) Tiếp nhận văn bản đến:

Văn bản đến Hội gồm văn bản gửi chung cho Hội; văn bản gửi cho các

cá nhân, đơn vị, phòng ban trong Hội Mọi văn bản đến đều được tập trung tại

bộ phận văn thư của Hội để làm thủ tục tiếp nhận Khi tiếp nhận văn bản đến từmọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng

bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật đến: kiểm tra, đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và đăng kí.khiếu nại.Mỗi năm cơ quan TW hộiLHPNVN tiếp nhận và xử lý 1.600 văn bản các Bộ ngành, các tỉnh thành Hội vàcác tổ chức Quốc tế, đơn thư.(2) Nội dung quản lý văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

- Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận vănbản phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, sốlượng văn bản có đủ không

- Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quanmình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hailoại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký)

- Bóc bì văn bản: Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “KHẨN” phảiđược bóc ngay sau khi nhận

Khi bóc bì không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu

của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điệntrên phong bì.

+ Đăng ký văn bản đến

- Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến

Dấu đến gồm : tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến, ngày đến, chuyển(chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), …

Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kýhiệu, trích yếu (của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến;ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản Số đến ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từngày 01- 01 đến hết ngày 31- 12 mỗi năm Có thể ghi số đến tuỳ theo từng loạivăn bản

1.3.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức và một số chức danhnhà nước; con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối vớicác văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước [4]

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

1.3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan

1.3.3.2 Lập hồ sơ

- Mở hồ sơ: Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có tráchnhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp

cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Cần thu thập, cập nhật tất

cả các văn bản, tài liệu kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm vào hồ sơ đảm bảo sự tànvẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

- Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ được kết thúc khi giải quyết xong công việc,người lập hồ sơ phải chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ cho phù hợp với nội dung tàiliệu trong hồ sơ

1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng

cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơphối hợp giải quyết công việc, các văn bản gửi để biết

- Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” vàhai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vàLưu trữ cơ quan mỗi loại giữ một bản

1.4 Khái quát chung về Trung ương Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam

1.4.1 Chức năng nhiệm vụ

Hội có chức năng đại diện, chăm lo, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chínhđáng của các tầng lớp phụ nữ, tham gia xây dựng Đảng, tham gia quản lý Nhànước Ngoài ra Hội còn đoàn kết, vận động phụ nữ thực hiện đường lối, chủtrương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; vận động xã hội thựchiện bình đẳng giới Nghiên cứu, tham mưu giúp Ban Chấp hanh, Đảng đoàn,Đoàn Chủ tịch Trung ương Hội liên hiệp Phụ Nữ Việt Nam vận dụng chủ trươngcủa Đảng, chính sách, pháp luận của Nhà nước để hoạch định các chủ trương, kế

hoạch, chương trình công tác của Hội và lãnh đạo thực hiện; đề xuất với Đảng,Nhà nước những vấn đề có liên quan tới phong trào phụ nữ, hoạt động Hội, côngtác cán bội nữ.

Theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nghị quyết,chủ trương của Hội

Tuyên truyền, giáo dục chính trị, tư tưởng, lý tưởng cách mạng, phẩmchất đạo đức, lối sống, đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, chính sách,pháp luật của Nhà nước;

Nghiên cứu, tham mưu, tổ chức thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoạicủa cơ quan TW Hội; giữ mối liên hệ với Đảng, Nhà nước, các bộ, ngành liênquan để tổ chức thực hiện các chủ trương, chế độ, chính sách của Đảng, Nhànước và các nghị quyết liên tịch, chương trình phối hợp hoạt động giữa HộiLHPNVN với các bộ, ngành, đoàn thể;

Vận động các tầng lớp phụ nữ chủ động, tích cực thực hiện đường lối, chủtrương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước,tham gia xây dựng Đảng ,Nhà nước phát triển kinh tế - xã hội và bảo vệ tổ quốc; vận động hỗ trợ phụ nữnâng cao năng lực, trình độ, xây dựng gia đình hạnh phúc, chăm lo cải thiện đờisống vật chất, tinh thần của phụ nữ

Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học, tuyên truyền, báo chí,xuất bản; hoạt động của các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trực thuộc cơ quan

TW Hội nhằm phục vụ yêu cầu, nhiệm vụ chính trị, theo chức năng của Hội

Xây dựng, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, khai thác các nguồn lực, quản

lý tài chính, tài sản cơ quan đảm bảo điều kiện hoạt đọng của Ban Chấp hành,Đảng đoàn và Đoàn Chủ tịch

Tham mưu, hướng dẫn, thực hiện công tác tổ chức cán bội tổ chức cán bộtrong hệ thống và cơ quan TW Hội; thực hiện công tác bảo về chính trị nội bộcủa Hội và cơ quan TW Hôi Tham gia xây dựng, phản biện xã hội và giám sátviệc thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước có liên quan đếnquyền, chính đáng của phụ nữ, gia đình và trẻ em;

Xây dựng, phát triển tổ chức Hội vững mạnh;

Đoàn kết hợp tác với phụ nữ các nước, các tổ chức, cá nhân tiến bộ trongkhu vực và thế giới vì bình đẳng, phát triển và hòa bình.

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu, đề xuất, hướng dẫn công tác tổ chức cán bộ, xây dựng củng

cố tổ chức Hội và tập hợp hội viên trong hệ thống Hội

- Tham mưu xây dựng, hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện Điều lệ Hội

- Tham mưu chỉ đạo Đại hội phụ nữ các cấp, chuẩn bị nội dung liên quanđến nhân sự đại biểu… Đại hội phụ nữ toàn quốc theo nhiệm kỳ

- Chủ trì phối hợp các ban, đơn vị xây dựng đề án tổ chức bộ máy biênchế cán bộ cơ quan chức năng, nhiệm vụ của từng ban, đơn vị

- Tham mưu, giúp Đảng đoàn, Thường trực Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng cơquan tuyển chọn, bố trí, sắp xếp, đào tạo, bồi dưởng, quy hoạch, bổ nhiệm cán

bộ, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ ơ quan Thực hiện quản lý hồ

sơ cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ

- Thực hiện công tác kiểm tra trong hệ thống Hội theo quy định của điềulệ

- Theo dõi, tham mưu về công tác cán bộ nữ

- Thực hiện nhiệm vụ khác thơ sự phân công của Thường trực Đoàn Chủtịch và Thủ trưởng cơ quan

(2) Văn phòng Trung ương Hội

Chức năng:

Tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Thủ trưởng cơ quan

tổ chức điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo phong trào phụ nữ, quản lý, điều

hành cơ quan Trung ương Hội.

Nhiệm vụ:

- Nghiêm cứu, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chủ trương, chínhsách của Đảng và pháp luật của nhà nước, của Hội để tham mưu xây dựng kếhoạch, chương trình công tác toàn khóa và định kỳ, nội dung các cuộc họp BanChấp hành, Đoàn Chủ tịch, theo dõi đánh giá tình hình hoạt động của Hội phụ

nữ các cấp, công tác chỉ đạo tổ chức thực hiện các nội dung công tác Hội củacác ban, đơn vị TW Hội; thực hiện công tác thông tin, tổng hợp phục vụ lãnhđạo; dự thảo văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành,Đoàn Chủ tịch và Thủ trưởng cơ quan (không thuộc phạm vi các chuyên đề)

- Theo dõi, tham mưu giúp Đoàn Chủ thịch tham gia thực hiện các hoạtđộng vì sự tiến bộ của phụ nữ Việt Nam trong hệ thống Hội

- Là đầu mối tham mưu, giuos việc về phong trào thi đua của Hội và côngtác thi đua khen thưởng trong hệ thống Hội và cơ quan

- Thực hiện công tác thông tin – tư liệu:

+ Khai thác, quản lý phục vụ hệ thống thông tin tư liệu; vận hành trangWeb của Hội

+ Triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan và hệ thốngHội

+ Xây dựng mạng lưới cộng tác viên; tham gia đào tạo tin học về ứngdụng công nghệ thông tin cho cán bộ cơ quan Trung ương Hội

- Thẩm định thể thức văn bản trước khi phát hành, thống nhất quản lý vănbản của cơ quan khi phát hành; tổ chức in ấn, phát hành văn bản; thực hiện côngtác công văn, giấy tờ, văn thư, lưu trữ, thư viện

- Là đầu mối tham mưu, tổ chức thực hiện, theo dõi thực hiện các quyđịnh quy chế của cơ quan

- Thực hiện công tác quản trị, hành chính và phục vụ hậu cần cho các hoạtđộng của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch và các ban chuyên môn, phong tràocủa cơ quan Trung ương Hội

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực Đoàn

Chủ tịch và Thủ trưởng cơ quan.

(3) Ban Kế hoạch – Tài chính

- Là đầu mối tham mưu về quản lý tài chính – kế toán, đáp ứng kịp thờiyêu cầu về tài chính đối với các hoạt động của Hội Quản lý, kiểm tra, giám sát,hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp trựcthuộc cơ quan TW Hội

- Thẩm định kết hoạch hoạt động, dự toán và thanh quyết toán tài chínhcủa các ban, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp thuộc cơ quan TW Hội,các nguồn vốn ngân sách, dịch vụ, tài trợ, viện trợ… tổng hợp, báo cáo quyếttoán của cơ quan theo quy định của nhà nước

- Là đầu mối tham mưu, tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ dự án đầu tưxây dựng cơ bản của các đơn vị trực thuộc cơ quan TW Hội theo quy định phápluật; thẩm định và trình quyết toán các dự án đấu thầu xây dựng cơ bản đã hoànthành

- Tham mưu, khai thác các nguồn lực (tài chính, tài sản cố định, huy độngđóng góp từ các tổ chức, cá nhân…) phục vu nhiệm vụ chính trị của cơ quan

Xây dựng chương trình, kế hoạch, chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra các cấpHội thực hiện công tác tuyên truyền giáo dục đến hội viên, phụ nữ và đánh giákết quả.

- Giúp Đoàn Chủ tịch nắm và phản ánh kịp thời tình hình tư tưởng,nguyện vọng của hội viện phụ nữ để tham mưu, đề xuất với Đảng hướng giảiquyết

- Nghiên cứu, tổng kết, xây dựng mô hình, cá nhân điểu hình

- Xây dựng đội ngũ báo các viện, tuyên truyền viên, cộng tác viên; xâydựng đề cương tuyên truyền, tài kiệu sinh hoạt hội viên và các tài liệu thông tintuyên truyền phục vụ công tác Hội theo chức năng của Ban

- Là đầu mối phối hợp các cơ quan chức năng thực hiện nội dung công táctuyên truyền và giáo dục tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng

Theo dõi, tham mưu giúp Đoàn Chủ tịch chỉ đạo, quản lý hoạt động, giámsát các ấn phẩm của các đơn vị làm nhiệm vụ tuyên truyền, giáo dục thuộc cơquan TW Hội (Báo phụ nữ Việt Nam, Nhà xuất bản phụ nữ, Bảo tàng phụ nữVệt Nam, Trang Web của Hội…) trong việc thực hiện các chủ trương của Đảng,pháp luật, quy định của Nhà nước và tôn chỉ, mục đích, chủ trương của công tácHội

- Là đầu mối tham mưu chỉ đạo tổ chức thực hiện các hoạt động liên quantới chống tệ nạn xã hội và phòng chống tội phạm

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực Đoàn

Chủ tịch và Thủ trưởng cơ quan.

(5) Ban Hỗ trợ phụ nữ pháp triển kinh tế: (Ban Kinh tế)

Chức năng:

Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất, giúp việc Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch

về các chủ trương công tác liên quan tới lĩnh vực hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh

tế, hướng dẫn tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát việc thực hiện các hoạt động

hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế của Hội LHPN Việt Nam

Nhiệm vụ:

- Nghiên cứu, phân tích tình hình phụ nữ liên quan đến: kinh tế, đóinghèo, dạy nghề, việc làm, doanh nghiệp và tiếp cận các nguồn lực để phát triểnkinh tế nhằm làm tốt chức năng tham mưu:

+ Đề xuất, tham gia xây dựng và kiểm tra, giám sát luật pháp, chính sáchđảm bảo quyền bình đẳng của phụ nữ trong lĩnh vực kinh tế;

+ Xây dựng mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ hỗ trợ phụ nữ pháp triểnkinh tế theo nhiệm kỳ Đại hội Phụ nữ toàn quốc; xây dựng Kế hoạch nhiệm kỳ

và Chương trình công tác hàng năm của Ban chấp hành TW Hội;

+ Đánh giá, sơ kết, tổng kết việc thưc hiện các chương trình theo định kỳhàng năm, nhiêm kỳ từng giai đoạn

- Hướng dẫn tổ chức thực hiện; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chủtrương của Ban Chấp hành, Đoàn chủ tịch TW Hội thuộc lĩnh vực hỗ trợ phụ nữpháp triển kinh tế cụ thể về:

+ Giảm nghèo;

+ Tín dụng, tiết kiệm;

+ Đào tạo nghề, giới thiệu việc làm;

+ Phát triển doanh nghiệp;

+ Khuyết nông/lâm/ngư/công;

+ Một số nội dung khác liên quan

- Phối hợp các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước; các ban Đơn vị TWHội vận động, khai thác nguồn nhân lực và xây dựng, ký kết, thực hiện các đềán,, dự án, chương trình nhằm hỗ trợ phụ nữ phát triển kinh tế

- Biên soạn tài liệu; tổ chức hội nghị, hôi thảo, tập huấn về các nội dungliên quan.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và Thủ trưởng cơ quan

(6) Ban Gia đình – Xã hội

Chức năng:

- Thâm mưu, giúp việC Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch thâm gia vớiĐảng, Nhà nước xây dựng chủ trương, chính sách, pháp luật về lĩnh vực gia đình– xã hội; các vấn đề bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp, chính đáng của phụ

nữ, trẻ em

- Tham mưu xây dựng và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chương trình, kếhoạch về công tác gia đình; xây dựng gia đình “ no ấm, bình đẳng, tiến bộ, hạnhphúc”, tư vấn hôn nhân – gia đình, phòng chống bạo lực gia đình, nuôi dạy con

- Là đầu mối tham mưu, phối hợp các cơ quan chức năng thực hiện nộidung công tác về lĩnh vực dân số, gia đình, chăm sóc sức khỏe sinh sản, phòngchống HIV/ADIS; chương trình an toàn giao thông, vệ sinh an toàn thực phẩm

- Tham mưu, thực hiện các chương trình phối hợp về hậu phương quânđội; các hoạt động giúp đỡ gia đình chính sách, khó khăn, hoạn nạn; chăm sócphụ nữ cao tuổi đơn than, phụ nữ tàn tật, trẻ em mồ côi

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và thủ trưởng cơ quan

(7) Ban Dân tộc – Tôn giáo

- Tham mưu xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giácông tác vận động phụ nữ dân tộc, tôn giáo, công tác an ninh quốc phòng.

- Tham mưu, đề xuất chủ trương, chính sách đối với phụ nữ dân tộc, tôngiáo, thực hiện an ninh quốc phòng

- Phối hợp các cơ quan chức năng (đặc biệt là Uỷ ban Dân tộc và Ban tôngiáo Chính phủ, các cơ quan an ninh, quốc phòng)xây dựng, thực hiện chươngtrình phối hợp hoạt động đối với phụ nữ dân tộc, tôn giáo; tham mưu thực hiệncông tác an ninh quốc phòng

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và Thủ trưởng cơ quan

(8) Ban Chính sách – Luật pháp

Chức năng:

Tham mưu, giúp Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch tham gia xây dựng, giámsát các văn bản luật pháp chính sách có liên quan đến phu nữ, bình đẳng giới vàphản biện xã hội

- Tham mưu, thực hiện baỏ vệ quyền lợi hợp pháp, chính đáng cửa phụ

nữ, giải quyết đơn thư, khiếu nại của phụ nữ theo phân cấp

- Thường trực Hội đồng giáo dục pháp luật, tham mưu thực hiện Quy chếDân chủ ở cơ sở

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trự ĐoànChủ tịch và Thử trưởng cơ quan

(9) Ban Công tác phía Nam:

- Thay mặt TW Hội giao dịch công tác, phối hợp với các cơ quann hữuquan tại các tỉnh phía Nam để tổ chức triển khai thực hiện chủ trương công táccủa Hội và cơ quan.

- Quản lý cơ sở vật chất của cơ quan TW Hội tại Thành phố Hồ Chí Minh,thực hiện nhiệm vụ hành chính quản trị - tài chính, đảm bảo công tác hậu cầnphục vụ cho hoạt động của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, các ban, đơn vị cơquan TW Hội tại các tỉnh phía Nam

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và Thủ trưởng cơ quan

- Tham mưu, xây dựng kế hoạch hoạt động đối ngoại

- Tăng cường mở rộng mối quan hệ hợp tác với các tổi chức, ca nhân, tổchức chính phủ, phi chính phủ nhằm khai thác nguồn lực, kinh nghiệm hoạtđộng, quản lý; kinh nghiệm về hoạt động đối ngoại

- Tuyên truyền, quảng bá, tổ chức các hoạt động của Hội về đất nước,cong người, phụ nữ Việt Nam với các tổ chức quốc tế

- Hướng dẫn các tỉnh thành hội,ban, đơn vị TW Hội thực hiện công tácđối ngoại nhân dân Hỗ trợ các ban, đơn vị, các tỉnh, thành Hội quản lý, giám

sát, kiểm tra các dự án quốc tế; phối hợp can thiệp giải quyết các vấn đề có yếu

1.4.2.2 Khối các đơn vị sự nghiệp

(1).Bảo Tàng phụ nữ Việt Nam

Hội, cán bộ làm công tác phụ nữ, cán bộ nữ…

- Tổ chức các dịch vụ đào tạo nhằm tạo nguồn nhân lực nữ cho xã hội

- Thực hiện quản lý tài sản, tài chính; quản lý bộ máy, cán bộ, học viêncủa Học viện theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và Thủ trưởng cơ quan

(3) Trường Trung cấp nghề Lê Thị Riêng:

- Tổ chức đào tạo nghề, việc làm

- Tư vẫn giới thiệu học nghề, việc làm

- Thực hiện quản lý tài sản, tài chính; quản lý bộ mấy, cán bộ, thực hiệnchính sách đối với cán bộ theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP; quản lý học viên.-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực Đoàn Chủ tịch

và Thủ trưởng cơ quan

(4) Trung tâm Phụ nữ và phát triển:

Chức năng:

- Phục vụ, hỗ trợ các hoạt động phát triển của phụ nữ, khai thác tổ chứccác hoạt động dịch vụ theo luật định nhằm tạo nguồn kinh phí hỗ trợ thực hiệnnhiệm vụ chính trị của Hội

Nhiệm vụ:

- Phục vụ, hỗ trợ các hoạt động phát triển của phụ nữ:

+ Tổ chức các hội nghị, hội thảo, tập huấn; tổ chức hoạt động tư vấn,hướng nghiệp dạy nghề theo quyết định của Đoàn Chủ tịch

+ Tổ chức hoạt động thông tin, tư liệu, thông tin liên lạc

- Khác thác, tổ chức các dịch vụ tạo nguồn kinh phí:

+ Tổ chức các hội nghị, hội thảo, tập huấn

+ Giới thiệu việc làm, giới thiệu sản phẩm

+ Tổ chức hoạt động văn hóa – văn nghệ, sức khỏe, thẩm mỹ cho phụ nữ+ Dịch vụ vui chơi, giải trí, thể thao, thể dục

- Thực hiệnquản lý tài sản, tài chính; quản lý bộ máy, cán bộ, thực hiệnchính sách đối với cán bộ theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP

- Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Thường trực Đoàn Chủtịch và Thủ trưởng cơ quan

- Giới thiệu truyền thống yêu nước, cách mạng, văn hóa, đạo đức của phụ

nữ Việt Nam và phụ nữ thế giới

- giới thiệu các tác phẩm văn học có giá trị của Việt Nam và nước ngoài

về phụ nữ

- Xuất bản các ấn phẩm có liên quan đến phụ nữ, trẻ em

- Thực hiện quản lý tàn sản, tài chính; quản lý bộ máy, cán bộ, thực hiệnchính sách với cán bộ theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Thường trực ĐoànChủ tịch và Thủ trưởng cơ quan

(6) Báo Phụ nữ Việt Nam:

Nhiệm vụ:

- Thiết lập một hệ thống hoạt động cung cấp dịch vụ tài chính vi mô chophụ nghèo ở các cộng đồng nghèo để họ có cơ hội tạo dựng tài sản, phát triểnkinh tế, cải thiện cuộc sống và nâng cao vị thế

- Nâng cao kiến thức và kỹ năng của phụ nữ, phát huy nguồn lực sẵn có

để phụ nữ nghèo và gia đình họ nâng cao năng lực trong hoạt động sản xuất kinhdoanh nhằm phát triển kinh tế gia đình, cải thiện cuộc sống

- Mở rộng và tăng cường mối liên hệ với các cơ quan chức năng nhằmthực hiện các chương trình như dịch vụ phát triển nghành nghề, đòa tạo kỹ thuật,khuyến nông và chế biến nông sản để mở rộng và đa dạng hóa hoạt động

- Phối hợp với các Ban, Hội Liên hiệp phụ nữ các địa phương lồng ghépcác nội dung hoạt động của Hội như giới, chăm sóc sức khỏe, khuyến nông vànâng cao năng lực cho phụ nữ nghèo nhằm thu hút chị em tham gia các hoạtđộng của Qũy và các hoạt động của Hội

- Phát triển nguồn nhân lực cho Qũy, tổ chức Hội và các tổ chức có liênquan thông qua các hoạt động đào tạo huấn luyện

- Hỗ trợ kỹ thuận cho các tổ chức tài chính vi mô trong và ngoài nước khi

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ

Ban Công Tác Phía

Nam Ban Tổ Chức

Ban Kế Hoạch Tài

Chính Ban Tuyên Giáo

Ban Gia Đình – Xã Hội

Ban Dân Tộc – Tôn

Giáo Ban Pháp Luật Chính

Sách Ban Quốc Tế

Hỗ Trợ Phụ Nữ Phát

Triển Kinh Tế

Báo Phụ Nữ Việt Nam

Qũy Tình Thương (TYM)

Trường Dạy Nghề Lê Thị Riêng

Công Ty Du Lịch Hòa

Bình

Trung Tâm PN Và Phát Triển

Nhà Xuất Bản Phụ Nữ Việt Nam

Bảo Tàng Phụ Nữ Việt

Nam

Tiểu kết

Chương 1 tôi đã nêu lên được những điểm nổi bật của Công tác văn thư

từ đó tôi nhận thấy công tác văn thư luôn được đặt lên hàng đầu tại mỗi cơ quan

tổ chức, nó đòi hỏi ở người lãnh đạo cũng như người trực tiếp thực hiện côngviệc này phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phảihiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiệnnghiệp vụ đó để có thể tạo tiền đề tốt trong các lĩnh vực về hành chính chung vàđặc biệt là về công tác văn thư nói riêng

Qua đây tôi thấy được công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọngkhông thể thiếu được đối với một các cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, các cơquan, tổ chức cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạtđộng của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

Bên cạnh đó tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận về công tác văn thư vàkhái quát về Trung ương Hội Liên Hiệp Phụ Nữ Việt Nam Đây sẽ là cơ sở đểtôi triển khai những vấn đề trong Chương 2 và chương 3 một cách rõ ràng cóhiệu quả hơn

Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG ƯƠNG HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM

2.1 Công tác văn thư tại Trung ương Hội Liên Hiệp phụ Nữ Việt Nam

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản ( đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối vớitài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, nộp hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vàoLưu trữ cơ quan Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động củatất cả các cơ quan, các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biếncác chủ trương, chính sách,phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phốihợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàngngày.Đặc biệt đối với văn phòng cấp ủy là cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy tổchức điều hành bộ máy đồng thờ là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo Bộ phận Văn thư được cơ quan trang bị 02 máy photocopy; 05 máytính; 01 máy Scan dung lượng lưu trữ số liệu lớn đáp ứng nhu cầu công nghệthông tin vào công tác Văn thư

Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quangiảm bớt tệ quan liệu giấy tờ, đồng thời làm tốt công tác văn thư góp phần giữgìn bí mật của Đảng và Nhà nước Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản

lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo Nội dung của công tác văn thưcủa Hội bao gồm:

2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.1.1 Hình thức và thể thức văn bản

1 Hình thức văn bản

Chi cục ban hành văn bản hành chính, không ban hành văn bản quy phạmpháp luật, tuy nhiên với chức năng quản lý nhà nước, Chi cục tham mưu giúp SởNội vụ trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành một số văn bản quy phạm

pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

2 Thể thức văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.1.1.2 Soạn thảo văn bảnTất cả các văn bản do Hội Liên hiệp Phụ nữViệt Nam ban hành đều do bộ phận văn phòng hoặc các cán bộ chuyên mônđảm nhiệm việc soạn thảo

Văn phòng TW Hôi đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan tổ chức triển khaithực hiện Quyết định 31/QĐ – TW của Bộ Chính trị; Quyết định số 91/QĐ –

TW của ban bí thư; Hướng dẫn 11/HD – VPTW của Văn phòng Trung ươngĐảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng VănPhòng Hội đã áp dụng các nội dung được quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kĩthuật trình bày văn bản hành chính trong công tác xây dựng và ban hành vănbản Khi tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản Sau mỗi cuộc họp Thươngtrực của Đoàn Chủ tịch, Hội nghị Ban Chấp Hành, Đoàn chủ tịch, Văn phòng

TW Hội đều tham mưu ban hành nghị quyết và thông báo kếtluận nội dung củaHội nghị yêu cầu các tỉnh, thành Hội, các đơn vị trực thuộc các ban đơn vị TWHội thực hiện

2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Đối với văn bản của Hội: Thủ trưởng đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảovăn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản,trước khi trình ký chính thức, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo vănbản ký nháy vào sau chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản Văn phòng Hộichịu trách nhiêm về thể thức văn bản Văn bản do Hội soạn thảo trình Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ phải có chữ viết tắt của Lãnh đạo Phòng Tổng hợp -Pháp chế, Văn phòng Hội và Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản Đối với cácvăn bản của các đơn vị trực thuộc Hội thì thực hiện như sau: Lãnh đạo đơn vị