Báo cáo khóa luận tốt nghiệp chuẩn về đề tài ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân đều phù hợp. Đề tài hướng dẫn chi tiết việc xây dựng chương trình quản lý lịch làm việc chuyên nghiệp cho cá nhân, tổ chức bằng phần mềm MS Outlook
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy ThS Vũ Xuân Nam cô ThS Trần Thu Phương, tận tình hướng dẫn suốt trình viết báo cáo khóa luận tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Trường Đại học Thái Nguyên tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập Với vốn kiến thức tiếp thu trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà hành trang q báu để em bước vào đời cách vững tự tin Trong trình thực tập, q trình làm báo cáo khóa luận, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ để em học thêm nhiều kinh nghiệm sau áp dụng vào công việc thuận tiện hiệu Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Ngô Thị Mỹ Lệ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo khóa luận cơng trình nghiên cứu riêng thạc sĩ Trần Thu Phương thạc sĩ Vũ Xuân Nam hướng dẫn Các số liệu, kết luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Nếu khơng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài Sinh viên Ngơ Thị Mỹ Lệ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ CHƯƠNG TRÌNH, LẬP KẾ HOẠCH CƠNG TÁC, LỊCH LÀM VIỆC CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC .1 1.1 Khái quát chung chương trình, lập kế hoạch cơng tác,quản lý lịch làm việc quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm chương trình lập kế hoạch 1.1.2 Khái niệm quản lý lịch làm việc .1 1.1.3 Ứng dụng phần mềm xây dựng lịch làm việc 1.2 Vai trò chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan tổ chức 1.2.1 Vai trò chương trình, kế hoạch cơng tác 1.2.2 Vai trò cơng tác quản lý lịch làm việc 1.3 Những yêu cầu chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc 1.3.1 u cầu chương trình cơng tác .4 1.3.2 Yêu cầu kế hoạch công tác 1.3.3 Yêu cầu lịch làm việc 1.3.4 Phân loại chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức 1.4 Tìm hiểu nghiệp vụ Buồng .7 1.4.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò, đặc điểm nghiệp vụ Buồng 1.4.2 Tổ chức lao động phận buồng 12 1.5 Giới thiệu chung phần mềm Microsoft Outlook 13 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI - TUẦN CHÂU 18 2.1 Giới thiệu tổng quan khách sạn Sao Mai ( Morning Star Hotel) 18 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển khách sạn Sao Mai 18 2.1.2 Đặc điểm khách sạn .19 2.1.3 Chức nhiệm vụ khách sạn 20 2.1.4 Các dịch vụ kinh doanh khách sạn 20 2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý khách sạn 22 2.2.1 Mơ hình tổ chức 22 2.2.2 Chức nhiệm vụ phận 23 2.2.2.6 Bộ phận nhà hàng 27 2.3 Hoạt động phận Buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu 30 2.3.1 Cơ cấu tổ chức phận buồng Khách sạn Sao Mai- Tuần Châu 30 2.3.2 Quản lý điều hành hoạt động phục vụ buồng khách sạn Sao Mai 35 2.3.3 Phân công phục vụ phận buồng 36 2.3.4 Giám sát hoạt động phục vụ phận buồng .37 2.3.5 Đánh giá hoạt động phận buồng .37 2.4 Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc phận buồng khách sạn Sao Mai .38 2.5 Những nguyên nhân giải pháp công tác xây dựng lịch làm việc phận buồng khách sạn Sao Mai 41 2.5.1 Nguyên nhân 41 2.5.2 Giải pháp 41 2.6 Kết khảo sát thực tế phận Buồng khách sạn Sao Mai-Tuần Châu Quảng Ninh 44 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG LỊCH LÀM VIỆC TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI - TUẦN CHÂU 46 3.1 Hiện trạng 46 3.2 Hướng giải .47 3.3 Lập lịch làm việc hiệu với Outlook Calendar 47 3.3.1 Giới thiệu chức lập lịch (Calendar) Outlook 47 3.3.2 Tạo hẹn .50 3.3.3 Tạo hẹn lặp lại 54 3.3.4 Chức lập lịch chia sẻ 56 3.3.5 Thiết lập họp thông qua Outlook .58 3.3.6 Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo 59 3.3.7 Kiểm tra Calendar 62 3.3.8 Sử dụng nhiệm vụ công việc .65 KẾT LUẬN 69 TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 DANH MỤC HÌNH HÌNH 1.1 HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ BUỒNG .8 HÌNH 1.2: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH CỦA OUTLOOK 2010 14 HÌNH 1.3: CỬA SỔ GIAO DIỆN RIBON CỦA OUTLOOK 2010 15 HÌNH 1.4: THANH CÔNG CỤ MINI CỦA OUTLOOK 2010 15 HÌNH 2.1: HÌNH ẢNH KHÁCH SẠN SAO MAI 19 HÌNH 2.2: HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ BÀN 25 HÌNH 2.3: NHÂN VIÊN BỘ PHẬN LỄ TÂN TRONG KHÁCH SẠN 26 HÌNH 2.4: NHÂN VIÊN BUỒNG TRONG KHÁCH SẠN .27 HÌNH 2.5: NHÂN VIÊN NHÀ HÀNG TRONG KHÁCH SẠN .28 HÌNH 2.6: NHÂN VIÊN BẾP TRONG KHÁCH SẠN 29 HÌNH 2.7: LƯU ĐỒ MƠ PHỎNG CÔNG VIỆC BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 43 HÌNH 3.1: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH CALENDAR CỦA OUTLOOK 2010 48 HÌNH 3.2 : MÀN HÌNH BẢNG CHUYỂN HƯỚNG CỦA CALENDAR .48 HÌNH 3.3: CỬA SỔ GIAO DIỆN MÀN HÌNH APPOINTMENT CỦA CALENDAR 49 HÌNH 3.4: CỬA SỔ CUỘC HẸN MỚI CỦA CALENDAR 50 HÌNH 3.5:KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 51 HÌNH 3.6: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 51 HÌNH 3.7 KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 52 HÌNH 3.8: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 52 HÌNH 3.9: KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 53 HÌNH 3.10 : KẾT QUẢ CUỘC HẸN MỚI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 53 HÌNH 3.11: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 54 HÌNH 3.12: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 55 HÌNH 3.13: KẾT QUẢ TẠO CUỘC HẸN LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG KHÁCH SẠN SAO MAI 56 HÌNH 3.14: KẾT QUẢ CHIA SẺ LỊCH QUA E- MAIL TẠI BỘ PHẬN BUỒNG .57 HÌNH 3.15: KẾT QUẢ VIỆC THIẾT LẬP CUỘC HỌP TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 59 HÌNH 3.16: CỬA SỔ MÀN HÌNH SCHEDULING CỦA CALENDAR 60 HÌNH 3.17: KẾT QUẢ TẠO LỊCH HỘI THẢO TẠI BỘ PHẬN BUỒNG .61 HÌNH 3.18: KẾT QUẢ TẠO LỊCH HỘI THẢO TẠI BỘ PHẬN BUỒNG .62 HÌNH 3.19: KẾT QUẢ LỊCH HẸN NGÀY TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 63 HÌNH 3.20: KẾT QUẢ LỊCH HẸN TUẦN TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 64 HÌNH 3.21: KẾT QUẢ LỊCH HẸN THÁNG TRÊN CALENDAR TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 64 HÌNH 3.22: CỬA SỔ TẠO MỚI TÁC VỤ .65 HÌNH 3.23: KẾT QUẢ VIỆC TẠO MỚI TÁC VỤ TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 66 HÌNH 3.24: KẾT QUẢ VIỆC TẠO TÁC VỤ LẶP LẠI TẠI BỘ PHẬN BUỒNG 67 Hình 3.25: Kết xem nhiệm vụ phận buồng .68 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ làm cho kinh tế giới ngày phát triển, qua làm cho đời sống vật chất người ngày nâng cao Du lịch trở thành nhu cầu thiếu người dân giới nói chung người việt Nam nói riêng Sự phát triển cuả ngành du lịch tạo môi trường cạnh tranh sôi động cho doanh nghiệp khách sạn du lịch Dẫn đến điều tất yếu phát triển dịch vụ lưu trú dịch vụ lưu trú dịch vụ chủ yếu, thực đảm bảo điều kiện cho hoạt động kinh doanh khách sạn Vì để hoạt động kinh doanh đạt hiệu cao ,giúp khách sạn tăng khả cạnh tranh việc hồn thiện cơng tác quản lý, lập kế hoạch công việc phận nghiệp vụ phận Buồng vô cần thiết Công tác quản lý lập kế hoạch công việc phận Buồng hồn thiện góp phần nâng cao hiệu công việc , chất lượng hoạt động phục vụ khách phận Buồng Tuy nhiên công tác lập kế hoạch công việc phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu tồn số hạn chế cách thức tiến hành công việc chồng chéo, chưa hợp lý, chưa trình tự nhiều thời gian ,chưa phối hợp nhịp nhàng với phận liên quan Lễ Tân, Kỹ thuật Những hạn chế làm cho chất lượng dịch vụ phận buồng bị giảm sút dẫn đến hiệu công việc chưa cao làm ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh uy tín khách sạn Do cơng tác lập kế hoạch cơng việc phận buồng cần quan tâm trọng hồn thiện cách nhanh chóng Xuất phát từ lý khách quan với nhận thức tầm quan trọng công tác lập kế hoạch phận buồng em chọn nghiên cứu đề tài “Ứng dụng phần mềm Microsoft Outlook công tác xây dựng lịch làm việc phận Buồng Khách sạn Sao Mai - Tuần Châu - Quảng Ninh.” Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục tiêu nghiên cứu Xây dựng lịch làm việc phận Buồng Khách sạn Sao Mai - Tuần Châu phần mềm Microsoft Outlook để giúp cho quản lý lịch làm việc phân buồng hoàn thiện ,tăng tính hiệu từ góp phần nâng cao hiệu kinh doanh khả cạnh tranh thị tường cho khách sạn Mai- Tuần Châu thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa số sở lý luận chương trình, lập kế hoạch cơng tác quản lý lịch làm việc quan tổ chức -Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ buồng, phân tích lập kế hoạch công tác phận buồng - Đề xuất giải pháp ứng dụng phần mềm Microsoft Outlook công tác xây dựng lịch làm việc phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu Phạm vi nhgiên cứu đề tài - Phạm vi nội dung: nghiên cứu vấn đề lý luận liên quan đến công tác xây dựng lịch làm việc phận buồng khách sạn - Tìm hiểu phần mềm Microsoft Outlook, giao diện ứng dụng thực tế phần mềm Microsoft Outlook việc xây dựng lịch làm việc phận buồng - Phạm vi không gian: nghiên cứu tiến hành phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu - Quảng Ninh - Phạm vi thời gian : Thời gian khảo sát điều tra thực trạng xây dựng lịch làm việc phận buồng khách sạn Mai - Tuần Châu tiến hành từ ngày 05/04/2017 đến 19/8/2017 Ý nghĩa đề tài Đây đề tài nghiên cứu xuất phát từ thực tế sau trải qua năm làm việc phận Buồng khách sạn Sao Mai Đề tài đề xuất không phục vụ cho công việc phận buồng mà áp dụng cho phận khác khách sạn Sao Mai nói riêng mà cán văn phòng quan, tổ chức kinh tế,các doanh nghiệp tính thiết thực hữu dụng Vì với tốc độ phát triển CNTT việc sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho công việc văn phòng vơ phổ biến việc áp dụng chức Calendar Outlook vào việc lập lịch trình công tác,sắp xếp công việc cho hợp lý, tránh chồng chéo giúp tăng hiệu xuất công việc người dùng hồn tồn Vì đề tài giúp gian từ 15h->16h30, tất khu buồng có khách đến Như ta hẹn công việc thường xuyên , hàng ngày lặp lại Sau hẹn ta có kết sau: Hình 3.13: Kết tạo hẹn lặp lại phận buồng khách sạn Sao Mai 3.3.4 Chức lập lịch chia sẻ Chức có tác dụng lớn công việc thực theo nhóm, thành viên nhóm chủ động thời gian thực công việc Cách chia sẻ lịch biểu qua Email Để thực việc chia sẻ lịch biểu cách gửi tập tin đính kèm qua Email ta thực theo bước sau: Bước 1: Trong cửa sổ chuyển hướng nhấp chọn biểu tượng lịch Calendar Bước 2: Chọn nội dung lịch cần chia sẻ Bước 3: Nhấp chuột phải lên lịch, chọn mục chia sẻ Shase Bước 4: Chọn mục lịch Email ( E- mail Calendar) Bước 5: Trong hộp thoại gửi lịch qua Email nhấp chọn OK Bước 6: Nhập Email cần chia sẻ hộp thư đến To, nhập chủ đề cần chia sẻ mục chủ đề Sbject, sau nhập nội dung kèm theo cần Bước 7: Chọn nút gửi Send để gửi lịch chia sẻ Theo kết khảo sát phận Buồng ta lấy ví dụ Trưởng phận buồng muốn chia sẻ hẹn “ Hướng dẫn nghiệp vụ buồng theo tiêu chuẩn VTOS” cho giám sát vào chủ nhật ngày tháng 7,thời gian từ 8h->11h Với mục đích thơng báo 57 trước cho giám sát biết lịch để xếp thời gian chuẩn bị tài liệu cho buổi hướng dẫn.Sau thực bước ta kết sau: Hình 3.14: Kết chia sẻ lịch qua E- mail phận Buồng Cách chia sẻ lịch biểu qua văn phòng trực tuyến Để thực việc chia sẻ lịch biểu cách sử dụng văn phòng trực tuyến ta thực sau: Bước 1: Trong cửa sổ chuyển hướng nhấp chọn biểu tượng lịch Calendar Bước 2: Chọn nội dung lịch cần chia sẻ Bước 3: Nhấp chuột phải lên lịch, chọn mục chia sẻ Shase Bước 4: Chọn mục xuất lịch văn phòng trực tuyến ( Pulish to Office com) Bước 5: Trong hộp thoại xuất lịch, chọn quyền xem lịch chia sẻ Có thể chọn tùy chọn Tùy chọn thứ 1: Là người mời xem xem Tùy chọn thứ 2: Là xem Bước 6:Nhấp chọn Ok để đóng hộp thoại Bước 7: Trong hộp thoại đến To, nhập chủ đề cần chia sẻ mục chủ đề Sbject, sau nhập nội dung kèm theo cần Bước 8: Chọn nút gửi Send để gửi lịch chia sẻ Kết 58 3.3.5 Thiết lập họp thông qua Outlook Việc thiết lập họp thông qua Outlook giúp tiết kiệm thời gian thông báo lịch họp đến thành viên tham gia Đồng thời giúp ta quản lý họp hiệu tránh họp thời điểm Để thực việc thiết lập họp ta thực sau: Bước 1: Trong cửa sổ chuyển hướng nhấp chọn biểu tượng lịch Calendar Bước 2: Chọn ngày cần tạo buổi họp Bước 3: Trong nhóm tạo mới, bạn nhấp chọn biểu tượng tạo họp ( New Meeting) Bước 4: Nhấp chọn nút đến To cửa sổ soạn thư để xác định danh sách mời họp Bước 5: Trong hộp thoại chọn người tham dự tài nguyên chọn danh sách người bắt buộc phải tham gia Sau nhấp chọn nút yêu cầu Required,tiếp theo nhấp chọn OK để quay trở lại cửa sổ soạn thư Bước 6:Trong cửa sổ soạn thư nhập tiêu đề cho buổi họp Subject, địa điểm diễn buổi họp Location, xác định thời gian diễn buổi họp Srart Time, nhập nội dung thư cần Bước 7: Chọn nút gửi Send để gửi thư Theo kết khảo sát phận buồng ta lấy ví dụ Thứ 7, ngày tháng có hẹn họp với phận lễ tân phận kinh doanh để triển khai kế hoạch tháng phận buồng Như để mời hai trưởng phận lễ tân kinh doanh, trưởng phận buồng gửi thư mời họ tham dự buổi họp Sau thực bước tta có kết sau: 59 Hình 3.15: Kết việc thiết lập họp phận buồng 3.3.6 Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook, bạn kiểm tra thời biểu người, chọn khoảng thời gian đề nghị thời gian hội thảo mà người tham gia Email Để mời số người tham gia hội thảo, ta làm theo bước sau : 60 Bước 1:Chọn File > New > Meeting Request (hoặc nhấn Ctrl+ Shift+Q) Form New Appointment mở Bước 2: Click nút Scheduling Hình 3.16: Cửa sổ hình Scheduling Calendar Trang Attendee Availability xuất Sử dụng trang Attendee Availability để mời đồng dự hội thảo Bước 3: Một danh sách xổ xuống xuất Bước 4: Chọn Add from Address Book Hộp thoại Select Attendees and resources xuất 61 Bước 5: Click tên người mà bạn muốn mời dự hội thảo Tên bạn click bật sáng thấy bạn chọn Bước 6: Click nút Required Optional phụ thuộc vào việc tham dự người có tầm quan trọng hội thảo Tên mà bạn chọn xuất hộp Required Optional phụ thuộc vào nút bạn click Bước7: Lặp lại bước bạn chọn người mà bạn muốn thêm vào hội thảo Các tên mà bạn chọn xuất hộp thoại Select Attendees and Resources Bạn chọn bạn bè bạn bạn chọn hội thảo bạn Bước 8: Click OK Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại tên mà bạn chọn xuất Attendee Availability List Danh sáchAttendee Availability cho bạn thấy sơ đồ thời biểu người để bạn thấy người có thời gian rảnh Hình 3.17: Kết tạo lịch hội thảo phận buồng Bước 9: Thời gian bạn chọn xuất hộp Meeting Start Time nằm cuối danh sách Attendee Availability Nếu bạn không thấy khoảng thời gian mà bạn mời dự hội thảo bạn có sẵn, click nút Autopick Next Outlook tìm thời gian hội thảo khả thi cho người 62 Bước 10: Click nút Appointment Trang Appointment xuất với tên người mà bạn mời dự hội thảo hộp To nằm phần form Bước 11: Gõ nhập chủ đề hội thảo hộp Subject Bước 12: Nhập thông tin khác mà bạn muốn người tham dự biết hội thảo Bạn đưa vào địa điểm hạng mục Bước 13: Click Send.Yêu cầu tham gia hội thảo bạn gởi đến thành phần tham dự Sau thực theo bước ta có kết sau: Hình 3.18: Kết tạo lịch hội thảo phận buồng 3.3.7 Kiểm tra Calendar Khi vào Calendar bạn nhìn thấy nhiệm vụ, lịch hẹn hay kiện mà bạn tạo calendar Cách xem nhiệm vụ Calendar: Nhấn vào biểu tượng lịch Click vào ngày lịch, bạn thấy nhiệm vụ hẹn mà bạn xếp xuất To-Do Bar 63 Khi bạn tìm ngày tháng lịch bạn cơng cụ phía để di chuyển ngày tháng cách dễ dàng: Cách 1: Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem Cách 2: Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng cách tiện lợi Cách 3: Có thể cho hiển thị ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem bạn Theo kết khảo sát phận buồng, sau tạo hẹn lịch để xem kiểm tra lại hẹn tùy vào mục đích xem ta bấm vào ngày, tuần tháng để xem Ví dụ có kết theo ngày sau: Hình 3.19: Kết lịch hẹn ngày Calendar phận buồng 64 Kết xem theo tuần: Hình 3.20: Kết lịch hẹn tuần Calendar phận buồng Kết xem theo tháng: Hình 3.21: Kết lịch hẹn tháng Calendar phận buồng 65 3.3.8 Sử dụng nhiệm vụ công việc 3.3.8.1 Giới thiệu tác vụ - Tác vụ cơng việc cụ thể tạo để quản lý công việc cá nhân hay giao cho người khác - Mỗi tác vụ nêu rõ nội dung công việc, thời hạn thực hiện, trạng thái tiến độ - Outlook cung cấp chức quản lý tác vụ để giúp người dùng quản lý công việc cách hiệu Hình 3.22: Cửa sổ tạo tác vụ 3.3.8.2 Tạo tác vụ Để tạo tác vụ ta thực sau: Bước 1: Trong cửa sổ chuyển hướng nhấp chọn biểu tượng tác vụ Tasks Bước 2: Chọn thẻ Home, nhóm tạo chọn biểu tượng tạo tác vụ New Tasks Bước 3: Cửa sổ soạn thư xuất hiện, nhập chủ đề cho nhiệm vụ mục Subject, xác định thời gian bắt đầu Stast date, thời gian kết thúc Due date nhiệm vụ, xác định độ ưu tiên Priority, xác định mức độ đạt nhiệm vụ Complete, thiết lập nhắc nhở Reminder, nhập nội dung cần thực Bước 4: Cuối nhấp lưu đóng ( Save and Close) để kết thúc việc tạo tác vụ 66 Kết quả: Hình 3.23: Kết việc tạo tác vụ phận buồng 3.3.8.3 Tạo tác vụ lặp lại Để tạo tác vụ lặp lại ta thực sau: Bước 1: Trong cửa sổ chuyển hướng nhấp chọn biểu tượng tác vụ Tasks Bước 2: Chọn thẻ Home, nhóm tạo chọn biểu tượng tạo tác vụ New Tasks Bước 3: Để thiết lập lặp lại nhóm lặp lại ta chọn biểu tượng lặp lại Recurrence Trong cửa sổ tác vụ lặp lại chọn kiểu lặp lại, chọn kiểu lặp lại theo ngày, tuần, tháng, năm Sau chọn quãng thời gian để thiết lập việc lặp lại Trong hộp thoại thiết lập lại thời gian bắt đầu, kết thúc việc lặp lại nhiệm vụ Sau nhấn OK để quay lại cửa sổ soan thư Bước Trong cửa sổ soạn thư ta nhập chủ đề cho nhiệm vụ mục Subject, xác định thời gian bắt đầu Stast date, thời gian kết thúc Due date nhiệm vụ, xác định độ ưu tiên Priority, xác định mức độ đạt nhiệm vụ Complete, thiết lập nhắc nhở Reminder, nhập nội dung cần thực Bước 5: Cuối nhấp lưu đóng ( Save and Close) để kết thúc việc tạo tác vụ lặp lại Kết khảo sát phận buồng ta có: 67 Hình 3.24: Kết việc tạo tác vụ lặp lại phận buồng 3.3.8.4 Chức việc cần làm To- Do -List - Việc cần làm cách hiển thị tác vụ nhằm giúp cho việc dễ dàng nhận thấy tác vụ - Mục đích việc cần làm cho biết danh sách công việc nhập vào, thay yêu cầu người dùng kiểm tra lịch - Thơng qua việc cần làm ta biết công việc hạn mà chưa làm, đồng thời kết thúc công việc làm Để theo dõi việc cần làm ta thực sau Trong cửa sổ chuyển hướng chọn biểu tượng tác vụ Tasks 68 Sau chọn việc cần làm khung thứ nhất, khung thứ ta thấy hiển thị việc cần làm Công việc hạn có chữ màu đỏ Cơng việc chưa đến hạn có chữ màu đen Ở khung thứ hiển thị thông tin chi tiết công việc mà bạn cần xem Theo kết khảo sát phận buồng khách sạn Sao Mai sau nhiệm vụ tạo hoàn thành sau: Hình 3.25: Kết xem nhiệm vụ phận buồng 69 KẾT LUẬN Nhờ có phần mềm quản lý lịch làm việc Outlook 2010 mà tất cơng việc cán văn phòng hay nhà quản lý hay đơn giản nhân viên bình thường đảm nhận cơng việc khác sử dụng hồn thành công việc tham dự họp, giải thư từ, báo cáo, đón tiếp tuần, tháng, hay chí năm cách nhanh chóng, thuận tiện hiệu từ phần mềm Outlook nói chung Và với phận buồng khách sạn Sao Mai Tuần Châu nói riêng khơng ngoại lệ Nhờ có phần mềm Outlook 2010 mà việc lập kế hoạch cơng tác hay nói cách khác việc xếp, lập kế hoạch công tác phận buồng từ họp phận, họp giao ban lên lịch trước thông báo trước với khoảng thời gian hẹn phần mềm Outlook 2010 cơng việc ln hồn thành tốt hơn, nhanh chóng, thuận tiện nhiều tạo nên hiệu công việc cao đáp ứng nhu cầu phục vụ khách ngày tốt Qua cho ta thấy lợi ích to lớn từ việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác hành văn phòng Tin học hóa cơng tác hành văn phòng giảm bớt thời gian, công sức mà góp phần tạo nên hiệu cơng việc hệ thống quản lý Khơng góp phần tạo nên phong cách làm việc chuyên nghiệp đáp ứng yêu cầu thời đại công nghệ thông tin 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vũ Thị Bích Phương, Phan Mai Như Thảo,(2005) Giáo trình nghiệp vụ phục vụ buồng, sở Giáo Dục Đào Tạo Hà Nội,NXB Hà Nội Lê Hồng Anh ,(1996), Giáo trình giám sát khách sạn Lục Bội Minh,(1998) Quản lý khách sạn đại, NXB Chính trị quốc gia,Viện nghiên cứu phát triển du lịch Trang Web http :// taimienphi.vn/download-microsoft-office-outlook -201016939 Trang Web http://microsoft-outlook -2010.vi.softonic.com.vn/ 71 ... liên quan đến công tác xây dựng lịch làm việc phận buồng khách sạn - Tìm hiểu phần mềm Microsoft Outlook, giao diện ứng dụng thực tế phần mềm Microsoft Outlook việc xây dựng lịch làm việc phận buồng... cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức Chương Thực trạng công tác quản lý lịch làm việc phận buồng khách sạn Sao Mai - Tuần Châu Chương Ứng dụng phần mềm Microsoft Outlook công tác xây dựng lịch làm. .. biết quản lý lịch làm việc khoa học có nhiều thuận lợi việc quản lý thời gian mình,nhờ tạo nên hiệu cơng việc cao 1.3 Ứng dụng phần mềm xây dựng lịch làm việc Ứng dụng phần mềm: sử dụng loại chương