Báo cáo thực tập cơ sở về xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND cấp xã

Báo cáo thực tập cơ sở đề tài về xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong cơ quan nhà nước, cụ thể là ủy ban nhân dân cấp xã.Nội dung báo cáo là tìm hiểu cơ sở lý luận về văn bản, các loại văn bản và thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại ủy ban nhân dân cấp xã để xây dựng được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cấp xã

Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ Đề Tài: “Xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn ủy ban nhân dân xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh Quảng Ninh” Sinh viên thực hiện: Lý Tài Hương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A QN Giáo viên hướng dẫn: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Thái Nguyên, ngày 05 tháng 12 năm 2014 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I .4 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN: 1.1 Những khái niệm phân loại văn : 1.1.1 Văn ? 1.1.2 Văn quản lý Nhà nước : .4 1.1.3 Văn quản lý hành Nhà nước : .4 1.1.4 Văn quy phạm pháp luật : 1.1.5 Văn cá biệt : 1.1.6 Văn hành thơng thường : 1.2 Những yêu cầu mặt nội dung thể thức văn : .5 1.2.1 Yêu cầu mặt nội dung : 1.2.2 Những yêu cầu thể thức: .5 II QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1 Khái niệm : 2.2 Trình tự chung soạn thảo ban hành văn : 2.3 Một số thủ tục ban hành văn : 10 2.3.1 Thủ tục trình ký: 10 2.3.2 Thủ tục ký văn bản: 10 2.3.3 Thủ tục sao: .11 2.3.4 Chuyển văn bản: 11 2.3.5 Sửa đổi bãi bỏ văn bản: 11 CHƯƠNG II 12 THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH 12 I SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HỊA BÌNH: .12 1.1 Đặc điểm, vị trí địa lý: 12 1.2 Tình hình phát triển kinh tế - xã hội: .12 II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG UBND XÃ HỊA BÌNH .13 2.1.Chức nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã: .13 2.2.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng UBND xã Hòa Bình: 17 III THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH .17 3.1 Hoạt động soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật: .17 3.2 Hoạt động soạn thảo ban hành văn hành thơng thường văn cá biệt: 18 3.3 Đánh giá chung trình soạn thảo ban hành văn UBND xã Hòa Bình: 23 3.3.1 Ưu điểm: 23 3.3.2 Khuyết điểm: 23 GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 3.3.3 Nguyên nhân hạn chế .24 CHƯƠNG III 25 XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 25 TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH: 25 I XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH: 25 1.1 Mục đích: .25 1.2 Phạm vi áp dụng: 25 1.3 Nội dung: 25 1.3.1 Lưu đồ: 25 1.3.2 Mô tả nội dung: 26 II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH 29 2.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành văn bản: 29 2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản: 29 2.3 Đảm bảo nội dung văn bản: 29 2.4 Thực tốt công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: 30 2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: 30 KẾT LUẬN: 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO .33 GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thơng Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế LỜI NĨI ĐẦU Hiện hoạt động quan hành nhà nước vấn đề soạn thảo ban hành văn quan vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn vừa nguồn pháp luật vừa công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý điều hành nhà nước địa phương Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất, chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải cơng việc quan Chính việc quan tâm mức đến cơng tác soạn thảo ban hanh văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trên thực tế cơng tác soạn thảo ban hành văn hoạt động quan hành nhà nước nói chung đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Tuy nhiên tồn nhiều văn quản lý nhà nước bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn ban hành trái thẩm quyền; văn sai thể thức thủ tục hành chính; văn khơng có tính khả GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế thi…những văn đã, gây nhiều ảnh hưởng khơng nhỏ đời sống xã hội, làm giảm uy tín hiệu tác động quan hành nhà nước Có thể nói việc nghiên cứu quy trình xây dựng ban hành văn yêu cầu cấp thiết đặt Xuất phát từ thực trạng nêu lựa chọn đề tài “ Xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn UBND xã Hòa Bình – huyện Hồnh Bồ Quảng Ninh ” Kết cấu đề tài gồm nội dung sau: MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: Tổng quan quy trình soạn thảo ban hành văn CHƯƠNG II: Thực trạng trình soạn thảo ban hành văn UBND xã Hòa Bình CHƯƠNG III: Xây dựng quy trình số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động soạn thảo ban hành văn UBND xã Hòa Bình KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN: 1.1 Những khái niệm phân loại văn : 1.1.1 Văn ? Văn phương tiện ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ngôn ngữ hay ký hiệu định tùy theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội, quản lý nhà nước mà văn có hình thức nội dung khác 1.1.2 Văn quản lý Nhà nước : Văn quản lý Nhà nước thông tin, định thành văn ( văn hóa ), quan nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức định nhằm điều chỉnh quan hệ quản lý nhà nước GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 1.1.3 Văn quản lý hành Nhà nước : Văn quản lý hành Nhà nước phận cấu thành nên văn quản lý Nhà Nước, quan Nhà nước (chủ yếu quan hành chính) Ban hành nhằm tác động đến quan hệ hoạt động chấp hành điều hành 1.1.4 Văn quy phạm pháp luật : Là văn quan Nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, chứa đựng quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung Nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội 1.1.5 Văn cá biệt : Là văn thể định quản lý quan quản lý hành Nhà nước có thẩm quyền sở quy định chung, định quy phạm quan nhà nước cấp quy định quy phạm cảu quan nhằm giải cơng việc cụ thể 1.1.6 Văn hành thơng thường : Là văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực văn quy phạm pháp luật khác dùng để giải công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan tổ chức 1.2 Những yêu cầu mặt nội dung thể thức văn : 1.2.1 Yêu cầu mặt nội dung : Nhìn chung văn ban hành phải đảm bảo yêu cầu sau: -Tính mục đích: bắt tay vào soạn thảo văn cần xác định mục đích mục tiêu giới hạn tiêu chuẩn nó, tức cần phải trả lời vấn đề Văn ban hành để làm gì? giải việc gì? mức độ giải đến đâu? kết việc thực đồng nội dung hình thức văn -Tính khoa học: Văn có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế.Các thông tin sử dụng để đưa vào văn phải xử lý đảm bảo xác - Tính đại chúng: Thể văn có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc chặt chẽ văn - Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế văn bản, tức văn thể quyền lực nhà nước dòi hỏi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn dược ban hành thẩm quyền quy định trình bày dang quy phạm pháp luật - Tính khả thi: Một yêu cầu văn đồng thời hiệu quả, kết hợp đắn hợp lý u cầu nói ngồi để nội dung văn thi hành đầy đủ nhanh chóng văn cần phải hợp đủ điều kiện sau: + Nội dung phải đưa yêu cầu trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa phải phù hợp với trình độ lực khả vật chất chủ thể thi hành + Khi quy định quyền cho chủ thể hưởng phải kèm theo điều kiện để đảm bảo thực quyền + Phải nắm vững khả mặt đối tượng thực văn bản, nhằm xác lập trách nhiệm trường hợp cụ thể 1.2.2 Những yêu cầu thể thức: Căn vào quy định pháp luật, công tác soạn thảo văn áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ trình bày sau: Bao gồm thành phần thể thức văn : + Quốc hiệu + Tên Quan ,tổ chức ban hành văn + Số, ký hiệu văn + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn + Tên loại trích yếu nội dung văn + Nội dung văn + Quyền hạn, chúc vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Dấu quan, tổ chức + Nơi nhận Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 20-25 mm 11 15 5b 5a 10a 10b 9a 12 GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 15-20 mm 30-35 mm SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm Chú thích số thể thành phần thể thức văn : - Quốc hiệu - Tên quan, tổ chức ban hành văn - Số, ký hiệu văn - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a - Tên trích yếu nội dung văn 5b - Trích yếu nội dung cơng văn - Nội dung văn 7a,7b,7c - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Dấu quan, tổ chức 9a,9b - Nơi nhận 10a - Dấu mức độ mật 10b - Dấu độ mật 11 - Dấu thu hồi phạm vi lưu hành 12 - Chỉ dẫn dự thảo văn 13 - Ký hiệu người đánh máy số lượng pháp hành 14 - Địa quan GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế II QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1 Khái niệm : Quy trình soạn thảo ban hành văn bước mà quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền thiết phải tiến hành công tác soạn thảo ban hành văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Trong trình soạn thảo ban hành văn bản, nội dung quy định quy trình soạn thảo ban hành văn phải thể chế hóa, tức cần thể văn tương ứng 2.2 Trình tự chung soạn thảo ban hành văn : Bước 1: Sáng kiến soạn thảo văn bản: a Sáng kiến văn bản: - Đề xuất văn - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn - Quyết định quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo - Thành lập ban soạn thảo định chuyên viên soan thảo ( gọi chung ban soạn thảo ) b Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo: - Tổng kết đánh giá văn có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin, nghiên cứu văn kiện Đảng, văn pháp luật hành, tham khảo ý kiến xã hội - Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục đích, yêu cầu để có sở chọn thể thức văn bản, ngơn ngữ diễn đạt văn phong trình bày thời điểm ban hành - Viết dự thảo : phác thảo nội dung ban đầu, soạn thảo đề cương chi tiết - Biên tập tổ chức đánh máy dự thảo Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo: Đây bước bắt buộc văn bản, loại văn Hiến pháp, Luật cần tiến hành cánh nghiêm ngặt theo luật định Tuy nhiên loại văn có hiệu lực pháp lý thấp lại khơng cần phải tuân thủ quy định luật Kết tham gia ý kiến đóng góp cần tổng hợp, nghiên cứu, đánh giá xử lý loại văn tổng hợp ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, sở ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo đề cương Bước 3: Thẩm định dự thảo: GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Cơng tác phối hợp ban ngành có liên quan soạn thảo, ban hành chưa chặt chẽ, chí nhiều ban ngành phối hợp mang tính hình thức Để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn cần thực tốt số nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, quyền tăng cường lãnh đạo, đạo công tác này, việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán làm công tác văn Đồng thời thực nghiêm túc quy định Luật ban hành văn QPPL HĐND, UBND; văn hướng dẫn Chính phủ Quyết định UBND cấp ban hành Quy định trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn QPPL thuộc thẩm quyền UBND cấp để tạo thống quy trình ban hành văn hành 3.2 Hoạt động soạn thảo ban hành văn hành thơng thường văn cá biệt: Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xã đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Trong giải cơng việc văn phương tiện quan trọng chứa đựng thơng tin định quản lý Văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định nhà nước, tác động đến mặt đời sống xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể Văn phòng UBND Nhiệm vụ Văn phòng quan chun mơn, tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND lãnh đạo UBND xã nên văn soạn thảo chủ yếu văn hành Các văn hành mà Văn phòng UBND xã thường soạn thảo bao gồm văn sau: định (cá biệt), thị (cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy nhiệm vụ cụ thể mà cán văn thư soạn thảo văn Văn phòng đạo, hướng dẫn cán Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm q trình soạn thảo văn hành phục vụ cho giải vấn đề liên quan, định hành chính… Trong q trình thực nhiệm vụ công tác năm từ năm 2013 đến tháng 11/2014, Văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo ban hành 200 Quyết định loại, 50 Thông báo, 80 Báo cáo, 04 Chỉ thị Công tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành Trình tự soạn thảo ban hành văn hành Văn phòng UBND xã đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Qua Văn phòng cụ thể hóa quy định vào hoạt động mình, q trình soạn thảo văn hành Văn phòng UBND xã bao gồm bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 19 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Khi cán Văn phòng phân cơng soạn thảo văn bản, phải xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn (thông tin khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo thông tin pháp luật) Bước 2: Soạn thảo văn Đảm bảo thể thức theo quy định soạn thảo văn Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo đề xuất với người lãnh đạo quan, Cán Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hồn chỉnh thảo Bước 3: Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Bước 4: Đánh máy, nhân Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định mục “Nơi nhận” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân thời gian quy định người lãnh đạo quan Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn người thảo văn biết để kịp thời điều chỉnh Bước 5: Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn mà soạn thảo Cán Văn phòng - Thống kê; người giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra công tác văn thư chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn Bước 6: Ký thức văn Văn hồn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công người đứng đầu quan (người duyệt thảo) Bước 7: Phát hành văn văn thư quan Văn sau ký thức chuyển cho văn thư quan, cán văn thư thực công việc sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng ký vào sổ công văn - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn làm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 20 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế - Lưu văn phát hành: văn lưu hai chính: lưu văn thư quan, lưu đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo Văn phòng UBND xã Hòa Bình soạn thảo văn hành thời gian qua đảm bảo yêu cầu quy trình, trình tự bước soạn thảo Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà văn soạn thảo trình ban hành văn Việc soạn thảo văn Văn phòng UBND xã dựa nguyên tắc sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn phải chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng nhân dân (phạm vi đối tượng hành vi cần điều chỉnh; mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…) Ngoài ra, văn phải ban hành pháp lý, thẩm quyền, nội dung văn phải phù hợp với quy định pháp luật phải ban hành thể thức kỹ thuật trình bày Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng văn hành phải rõ ràng, xác khơng làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác Diễn đạt ý tứ phải theo trình tự hợp lý, ý trước sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý lạc đề Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn hành phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn hành phải phù hợp với trình độ, khả người thực thi, phải phù hợp với thực tế sống, định đưa trở thành thực Trong công tác soạn thảo văn để giải cơng việc Văn phòng UBND xã, Văn phòng theo dõi quan chuyên môn thuộc UBND xã việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác), tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án Qua thấy vai trò Văn phòng UBND UBND xã vô quan trọng, văn soạn thảo trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo quy định pháp luật sở quan trọng cho định xã đảm bảo Thế vấn đề đặt cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng văn soạn thảo Thời gian từ năm 2013 đến tháng 11/2014, Văn phòng UBND xã soạn thảo 358 Quyết định tất Quyết định giải cụ thể cơng việc khác nhau, mà tồn nội dung như: sửa đổi định cũ UBND ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất tổ chức cá nhân địa bàn xã… Do đặt yêu cầu quan trọng công tác soạn thảo văn GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 21 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế cần phải xác định nội dung cần soạn thảo đảm bảo đắn, xác, khơng trái pháp luật, tn theo quy trình soạn thảo; thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như đảm bảo số lượng chất lượng văn soạn thảo trước ban hành để giải công việc cụ thể UBND xã Hòa Bình Hạn chế : Bên cạnh kết đạt vậy, công tác soạn thảo văn Văn phòng UBND xã tồn nhiều thiếu sót, hạn chế sau: - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: nội dung lẫn hình thức quan soạn thảo Văn phòng UBND xã chưa thống Trong q trình soạn thảo ban hành văn có nhiều trường hợp nên ban hành công văn, tờ trình lại ban hành thơng báo, giấy mời… Nội dung quy định văn soạn thảo có tình khả thi cao, nhiên số văn trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi bị hạn chế Như vậy, hạn chế khơng phải nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm đạo cho phận chuyên môn, trọng đến tầm quan trọng, ý nghĩa việc thực quy định công tác soạn thảo văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Văn phòng UBND nhìn chung tuân thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên cạnh đó, u cầu cơng việc, tính giải nhanh vấn đề mà nhiều bước khơng tiến hành hồn chỉnh Điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo Các chủ thể, quan giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến đối tượng chịu tác động trực tiếp văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo ban hành văn Công tác tự kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn phận chưa tiến hành thường xun Chính vậy, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, hệ làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn phòng chủ yếu chưa có thống chủ thể, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa văn quản lý GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 22 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế - Về văn phong, ngôn ngữ văn bản: công tác soạn thảo văn UBND Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn phụ thuộc vào nhiệm vụ ban ngành việc soạn thảo văn liên quan đến nhiệm vụ ngành quản lý Do đó, tồn lỗi chủ quan người soạn thảo đến nội dung văn như: sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn khơng rõ ràng… Bên cạnh số lỗi như: lỗi vần, điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành q trình soạn thảo văn sử dụng đắn, chuẩn mực 3.3 Đánh giá chung trình soạn thảo ban hành văn UBND xã Hòa Bình: 3.3.1 Ưu điểm: - Cơng tác soạn thảo văn văn thư hoạt động thường xun UBND xã Hòa Bình việc thực công đổi - Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán văn thư, kịp thời ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn văn thư để soạn thảo ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn - Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực tốt nội dung văn nhà nước chuyển tải đến nhân dân 3.3.2 Khuyết điểm: - Do chế cấu tổ chức máy nên tuyển dụng cán văn thư 01 đồng chí so với yêu cầu để phục vụ công việc - Trang thiết bị sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn văn thư UBND xã nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn văn thư chưa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực nhiệm vụ cơng việc nhiều hạn chế, thiếu sót - Đối với số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự soạn thảo văn nên có số văn chưa đảm bảo theo quy định Nhà nước, có văn thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn trình ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải văn văn thư GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 23 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế - Địa bàn có nhiều thành phần tơn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội thường xuyên xảy Một số đối tượng xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi văn UBND xã có trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước 3.3.3 Nguyên nhân hạn chế - Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn thiếu - Lề lối làm việc quan nhà nước thể tính quản lý lõng lẻo sản phẩm hoạt động quản lý văn ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn chất lượng thơng tin chứa thấp, nhiều văn trùng lặp, thừa, khơng có hiệu lực - Hệ thống thuật ngữ, nghiên cứu văn phong văn hành nhiều điều chưa làm sáng tỏ Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, khơng giải thích rõ ràng, làm cho văn hạn chế tính khả thi - Việc quản lý văn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò nhận thức rõ trách nhiệm phận văn thư việc cải tiến công tác lưu trữ Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế công tác văn thư phù hợp với thực tế giai đoạn ứng dụng rõ ràng phương tiện kỹ thuật đại vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Số lượng biên chế Văn phòng UBND thiếu, có 01 đồng chí cán phụ trách Văn phòng - Thống kê 01 đồng chí cán Văn thư-Lưu trữ Hơn cán Văn phòng văn thư UBND xã chưa đào tạo chuyên môn, làm việc dựa kinh nghiệm qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn chun mơn Bên cạnh cơng việc phận Văn phòng q nhiều mà lại thiếu người dẫn đến tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu ngành lĩnh vực giao - Sự nhận thức chưa đầy đủ nhiều ban ngành vai trò, chức văn hệ thống văn Năng lực, trình độ cán cơng chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra xử lý văn nhiều hạn chế; việc mở lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn chưa đạt hiệu cao, chưa trọng GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 24 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế CHƯƠNG III XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH: Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, song tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo ban hành văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu soạn thảo ban hành văn bản, đồng thời xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn cụ thể cho Văn phòng UBND xã Hòa Bình I XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH: Tại UBND xã, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn tthảo ban hành văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: 1.1 Mục đích: Thống bước thực để xây dựng, ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND xã Hòa Bình 1.2 Phạm vi áp dụng: GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 25 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Các ban ngành, đoàn thể UBND xã quan, đơn vị , cá nhâm trực thuộc quản lý UBND xã Hòa Bình 1.3 Nội dung: 1.3.1 Lưu đồ: Trách nhiệm Cán Văn phòng Trình tự nội dung công việc Thời gian Ngay sau có ý kiến đạo lãnh đạo UBND xã Xác định mục đích, nội dung, tên loại văn cần ban hành Cán soạn thảo văn Xây dựng dự thảo văn Cán soạn thảo, Ban ngành liên quan Tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh dự thảo Cán soạn thảo, cán Văn phòng Tài liệu, biểu mẫu liên quan Văn quy định thể thức văn bản; tài liệu, số liệu liên quan đến nội dung văn 1/2 ngày Phiếu lấy ý kiến dự thảo Ban ngành, đơn vị liên quan ngày Kiểm tra hoàn chỉnh văn bản, tham mưu lãnh đạo UBND xã phê duyệt 1/2 ngày Trình lãnh đạo UBND xã ký duyệt văn Lãnh đạo UBND xã Ký ban hành văn GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 26 Theo quy định SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Cán văn thư Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Đăng ký, đóng dấu, phát hành lưu văn (Tổng thời gian thực quy trình: 1-2 ngày) 1.3.2 Mơ tả nội dung: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng văn Chủ tịch UBND xã định cho cán văn phòng liên quan soạn thảo; phát sinh từ nhu cầu công việc văn phòng ban ngành khác cần phải có văn văn phòng tiến hành rà sốt lại văn pháp quy, thông tin thực tiễn liên quan đến vấn đề cần ban hành văn để xác định loại văn bản; đồng thời xem xét lại quy định trước áp dụng (nếu có), tình hình thực tế ban ngành cần cải tiến quy định để phân tích, chọn lọc thông tin áp dụng vào dự thảo cho phù hợp, quy định, khả thi Người trực tiếp phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn có liên quan đưa hướng dự thảo trình lãnh đạo thơng qua tiến hành xây dựng dự thảo Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện thảo thể thức, ngơn ngữ.Trình duyệt nội dung, thông qua lãnh đạo sau xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan thống hướng xây dựng dự thảo, cán phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn theo thể thức văn bản/ quy định kiểm tài liệu (quy định, quy chế, thơng báo, quy trình, ) bố cục, cách hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn Đối với văn thơng thường: Trình lãnh đạo sốt xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Đối với văn quản lý: Trình lãnh đạo sốt xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) trình lãnh đạo ký chuyển ban ngành liên quan góp ý (chú ý ghi cụ thể ngày bắt đầu góp ý ngày chuyển trả lời góp ý) Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến, Tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh thảo Lãnh đạo chuyển góp ý phải phân cơng người nghiên cứu, góp ý tồn nội dung văn cần góp ý; trọng nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách Các nội dung góp ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung loại bỏ), gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm từ, đoạn văn cho Trường hợp phát bất cập mà không thuộc phạm vi chun mơn gợi ý cụ thể để văn phòng soạn thảo tham khảo ý kiến ban ngành chuyên môn nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 27 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Trường hợp thống với dự thảo phải xác nhận thống với dự thảo vào phiếu chuyển chuyển trả cán soạn dự thảo ngày quy định Lưu ý: cán soạn thảo phải tham khảo kỹ ý kiến chun mơn ban ngành có liên quan đến nội dung dự thảo Sau Chủ tịch ký ban hành đưa vào áp dụng, văn quản lý vướng mắc, sai quy định cán soạn thảo lãnh đạo văn phòng chịu hồn toàn trách nhiệm trước Chủ tịch - Sau tập hợp đầy đủ ý kiến góp ý ban ngành (kể khơng góp ý), cán soạn thảo phải thống kê thơng tin góp ý, nội dung có từ 02 ý kiến trở lên góp ý tương tự phải chọn lọc ý kiến phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo - Đối với góp ý chun mơn, chế độ sách mà cán soạn thảo không đưa vào dự thảo phải thích cụ thể lý khơng đưa vào dự thảo Bảng thống kê thông tin góp ý Bước 4: Kiểm tra hồn chỉnh văn sau hoàn chỉnh lại nội dung dự thảo văn quản lý theo ý kiến góp ý, cán soạn dự thảo chuyển dự thảo Bảng thống kê thơng tin góp ý Văn phòng để soát xét lần cuối, tham mưu Chủ tịch ban hành Đối với văn thơng thường: lãnh đạo văn phòng soát xét nội dung, thể thức văn (nếu cần thiết tham khảo ý kiến Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực) Nếu cần phải hoàn chỉnh lại chuyển trả bước 1, đồng ý dự thảo ký tắt Đối với văn quản lý: Văn phòng nhận dự thảo trình ký cán soạn dự thảo phải cử người soát xét lần cuối nội dung văn theo góp ý, sốt xét bố cục, hình thức văn theo quy định Nếu cần thiết phải chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình thức nội dung góp ý đúng, khả thi mà cán soạn dự thảo chưa đưa vào dự thảo) phải trả lời cho cán soạn dự thảo biết rõ nội dung cần chỉnh sửa lần cuối trước trình ký (trả bước 3) Nếu dự thảo đầy đủ, khả thi tham mưu Chủ tịch UBND định ban hành phê duyệt Bước 5: Trình lãnh đạo ký duyệt văn Sau văn cán soạn thảo trình ký, Chủ tịch UBND xã xem xét, ký ban hành phê duyệt văn Nếu nhận thấy văn chưa quy định, nội dung chưa phù hợp, không khả thi chuyển trả lại cán soạn dự thảo chỉnh sửa cho phù hợp trình ký lại Bước 6: Đăng ký văn sau Chủ tịch UBND phê duyệt văn cho phép ban hành thì: Văn phòng thơng báo cho nhân viên Văn thư biết để đăng ký văn Bước 7: Đóng dấu văn sau đăng ký văn bản, văn thư in ấn nhân số lượng cần phát hành, đóng dấu (kể dấu giáp lai có) GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 28 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Bước 8: phát hành lưu văn phòng nơi nhận để vào sổ giao nhận hồ sơ, văn phát hành đầy đủ, kịp thời (mọi việc giao nhận phải ký nhận vào sổ) Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu gửi Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HỊA BÌNH 2.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục soạn thảo ban hành văn bản: Văn phòng UBND xã Hòa Bình chủ yếu ban hành văn hành thơng thường giải cơng việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng UBND xã cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn 2.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản: Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Tại Văn phòng UBND xã Hòa Bình cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, đòi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: cơng văn hành chính, thơng báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm q trình thực văn mà điều tiết, phân công công việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc sử dụng hình thức văn hành thơng thường 2.3 Đảm bảo nội dung văn bản: Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước Văn phòng UBND soạn thảo ban hành khơng phải nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 29 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc bảo đảm yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngôn ngữ, văn phong văn Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn xác phong cách, ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khn mẫu; tính lịch sự, văn hóa 2.4 Thực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: Công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật: Mục đích cơng tác nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời, kiến nghị quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm quan, người có thẩm quyền ban hành văn Các văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thông tin quản lý Văn phòng nói riêng UBND xã nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách trọn vẹn, xác có hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật khơng thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: trình quản lý văn cần coi trong, quan tâm cách mực Việc tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai trái văn thư thực công tác quản lý văn Thanh tra, kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn quan 2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: Đối với quan, đơn vị quản lý sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 30 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu hoạt động soạn thảo quản lý văn quan, đơn vị Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đội ngũ cán cơng chức này, có sách hỗ trợ kịp thời thỏa đáng kinh phí thiết bị kỹ thuật, sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn cán công chức Đối với cán công chức làm công tác soạn thảo quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục thông tin, quy định công tác soạn thảo, quản lý văn quan nhà nước cấp trên, tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp luật hành Bên cạnh khơng ngừng tăng cường trách nhiệm cán công chức nhằm phát huy tích cực hạn chế cơng tác Để đảm bảo tốt giải pháp mà báo cáo nêu trên, đòi hỏi UBND xã Hòa Bình phải tăng cường hỗ trợ kinh phí cho cơng tác soạn thảo quản lý văn Văn phòng UBND Đồng thời đầu tư trang bị nâng cấp thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công đổi yêu cầu quản lý thực tiễn xã hội KẾT LUẬN: Văn quản lý nhà nước địa phương có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn HĐND cấp; mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thơng tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn UBND xã Hòa Binh – Hồnh Bồ - Quảng Ninh ban hành có đóng góp khơng nhỏ phát triển kinh tế - xã hội địa phương, điều khơng phủ nhận Thế nhưng, việc soạn thảo ban hành văn UBND xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định; song hạn chế, thiếu sót chưa đưa lại hậu nghiêm trọng có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh phù hợp Qua đánh giá công tác soạn thảo ban hành văn đây, báo cáo thực tập sở đề xuất số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng việc soạn thảo văn hành thơng thường mà Văn phòng thường xun ban hành Song, giải pháp có xuất phát điểm từ người phục vụ người tốt Hoạt động quan nhà nước để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu đời sống nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển Văn quan nhà nước ban hành chủ yếu phục vụ cho lợi ích đáng người dân Do đó, Văn phòng nói riêng UBND xã Hòa Bình nói chung mà cán công chức quan chủ thể trực tiếp thực trách nhiệm, quyền hạn giải GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 31 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích nhân dân thơng qua việc ban hành văn quản lý nhà nước Chỉ có đâu cán cơng chức lòng tâm thực cải cách hành hành thật chuyển đổi vấn đề nâng cao chất lượng văn quản lý nhà nước nội dung quan trọng cải cách hành Điều kiện thời gian có hạn nên nội dung báo cáo thực tập sở không tránh khỏi thiếu sót Kính mong q thầy cơ, lãnh đạo khoa nhà trường quan tâm góp ý để báo cáo thực tập sở hoàn chỉnh tốt nhằm giúp cho thân có thêm sở làm báo cáo thực tập tốt nghiệp, kinh nghiệm công tác sau Em xin chân thành cảm ơn ! GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 32 SVTH: Lý Tài Hương Trường: ĐH công nghệ thông tin truyền thông Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc Hội ngày 03/6/2008 Thông Tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ Cẩm nang tổ chức hành kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho đơn vị sở ( Nhà xuất Lao động – Hà Nội) Nghiệp vụ văn thư – Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin Tác giả Hoàng Lê Minh) Nghiệp vụ Văn phòng Lưu trữ ( Nhà xuất Văn hóa - Thơng tin Tác giả Hồng Lê Minh) Hướng dẫn soạn thảo văn ( Nhà xuất trẻ Thành phố Hồ Chí Minh 1996) Hướng dẫn cơng tác Văn phòng ( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2000) Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước ( Nhà xuất trị Quốc gia Hà Nội 2001) Giáo trình môn học: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ 10 Giáo trình mơn học: Văn quản lý nhà nước 11 Các loại văn tài liệu tham khảo UBND xã Hòa Bình GVHD: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng 33 SVTH: Lý Tài Hương ... 25 XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 25 TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH: 25 I XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI... phủ Quy t định UBND cấp ban hành Quy định trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn QPPL thuộc thẩm quy n UBND cấp để tạo thống quy trình ban hành văn hành 3.2 Hoạt động soạn thảo ban hành văn hành. .. việc thực quy định công tác soạn thảo văn quản lý nhà nước - Về quy trình xây dựng ban hành văn bản: văn soạn thảo Văn phòng UBND nhìn chung tn thủ theo bước quy trình xây dựng ban hành văn Bên