BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI UBND CẤP XÃ NĂM 2017

BÁO CÁO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI UBND CẤP XÃ NĂM 2017 Báo cáo khóa luận đi nghiên cứu các bước, quy trình, cách thức để lập HỒ SƠ CÔNG VIỆC tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phục vụ rất hữu ích cho công tác văn thư lưu trữ

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa Hệ thống thông tinh tế Trường Đại họcCông nghệ Thông tin và Truyền thông và được sự đồng ý của thầy giáo Th.sMai Ngọc Anh và cô giáo Th.s Đàm Thị Phương Thảo đã hướng dẫn giúp đỡ

em thực hiện đề tài Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lập hồ sơ công việc tại UBND xã Thủy An - Thị xã Đông Triều - Tỉnh Quảng Ninh”

Để hoàn thành khóa luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo côgiáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và rèn luyện ởTrường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông

Qua bản đề tài khóa luận tốt nghiệp cho phép em được gửi lời cảm ơnchân thành và lời chúc sức khỏe tới các đồng chí lãnh đạo UBND xã Thủy An,

bộ phận Văn phòng đã tận tình giúp đỡ em trong thời gian làm khóa luận tốtnghiệp Em xin cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường, các Thầy giáo, Cô giáoTrường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên, đặc biệt làcác Thầy cô trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Thầy Mai Ngọc Anh và côĐàm Thị Phương Thảo cùng các thầy cô của khoa đã giúp đỡ em hoàn thànhbài khóa luận tốt nghiệp Bện cạnh đó, trong thời gian thực hiện Khóa luận tốtnghiệp bản thân em đã có gắng, học hỏi được những kỹ năng về nghiệp vụchuyên môn Tuy nhiên không tránh khỏi những thiếu sót em mong nhận được

sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn để bài khóa luận được hoàn chỉnhhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Quảng Ninh, ngày tháng 7 năm 2017

Sinh viên

Lê Thị Thảo

LỜI CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên khi ra trường,

sự cố gắng của bản thân, sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy giáo, côgiáo Em đã tổng hợp các kiến thức và kinh nghiệm công trong tác, khảo sátthực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Để hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp này, em xin cam đoan về nội dungtrong bài khóa luận tốt nghiệp không sao chép nội dung cơ bản từ các khóaluận khác Các dữ liệu thông tin trong khóa luận là thực tế tại UBND xã Thủy

An và là sản phẩm khóa luận chính của bản thân em

Quảng Ninh, ngày tháng 7 năm 2017

TÁC GIẢ KHÓA LUẬN

Lê Thị Thảo

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH ẢNH

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1 NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC TỔ

1.1 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 5

1.1.1 Khái niệm hồ sơ 5

1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ 7

1.2 Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan 7

1.2.1 Vị trí 7

1.2.2 Vai trò của việc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng 8

1.3 Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ 9

1.4 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ 10

Chương 2 THỰC TRẠNG, QUY TRÌNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN - THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU – TỈNH QUẢNG NINH 12 2.1 Giới thiệu chung về UBND xã Thủy An 12

2.1.1 Giới thiệu khái quát 12

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 14

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 15

2.2 Thực trạng, quy trình công tác lập hồ sơ công việc trong cơ quan 22

2.2.1 Thực trạng 22

2.2.2 Quy trình lập hồ sơ công việc tại UBND xã Thủy An 24

2.3 Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An 32

2.3.1 Ưu điểm 32

2.3.2 Hạn chế 33

Chương 3 TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN 34 3.1 Công tác lập hồ sơ trong cơ quan 34

3.2 Các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động của UBND xã 34

3.3 Phương pháp tổ chức lập hồ sơ 40

3.3.1 Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ 40

3.3.2 Nội dung của lập danh mục hồ sơ: 40

3.4 Kiểm tra việc lập hồ sơ 60

3.5 Ứng dụng phần mềm EssentialPIM để lập hồ sơ công việc 60

3.4.1 Giao diện phần mềm Essential PIM 60

3.2.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM 62

3.6 Kết quả công tác tổ chức lập hồ sơ công việc: 66

3.7 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ: 67

3.7.1 Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 67

3.7.2.Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 68

3.7.3 Kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức 68

3.7.4 Nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan: 69

3.7.5 Tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ 69

3.7.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ 69

3.7.7 Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 70

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC HÌNH ẢNH

HÌNH 2.1 MẪU TỜ MỤC LỤC VĂN BẢN 29

HÌNH 2.2 MẪU CHỨNG TỪ KẾT THÚC 30

HÌNH 2.3 MẪU HỒ SƠ 31

HÌNH 3.1 GIAO DIỆN PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM 61

HÌNH 3.2 GIAO DIỆN BAN ĐẦU KHI MỞ PHẦN MỀM 63

HÌNH 3.3 GIAO DIỆN CUỘC HẸN MỚI/ VIỆC CẦN LÀM MỚI 64

HÌNH 3.4 CÁC CÔNG VIỆC CỦA UBND XÃ THỦY AN THÁNG 02/2016 64

HÌNH 3.5 QUẢN LÝ CÔNG VIỆC THEO TUẦN 65

Hình 3.6 Giao diện lựa chọn công việc đã hoàn thành 65

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CB, CC Cán bộ, công chức

LỜI NÓI ĐẦU

về ai Cán bộ viên chức thường xuyên thay đổi công việc, do đó trở ngạinhiều đến công tác quản lý, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ, hồ sơ tàiliệu chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn vàtìm hiểu, nghiên cứu số liệu lịch sử Để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trịtài liệu lưu trữ, công tác thu thập, phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữhàng năm phải được thực hiện thống nhất theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị.Sau khi kết thúc năm từng cán bộ viên chức phải hoàn chỉnh việc lập hồ sơ tàiliệu lưu trữ, phải nghiêm chỉnh giao nộp hồ sơ, tài liệu các năm trước vào lưutrữ theo đúng quy định

Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thểkhông coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết đểghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơquan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốtcông việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạnđược giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin mộtcách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vịđạt hiệu quả cao hơn Nhằm quản lý các hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổchức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị) thông qua hệ thống hồ sơ, giúp cho đơn vịchủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn vănthư được chặt chẽ và khoa học; góp phần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu được

hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ đểphục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt và lâu dài

Đồng thời là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vịgóp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đốivới việc lập hồ sơ Từ đó lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị về kinh tế,chính trị, khoa học, văn hóa xã hội…, để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan đồngthời giúp Lưu trữ cơ quan có kế hoạch và chủ động trong việc thu thập, bảoquản hồ sơ, tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và chuẩn bị hồ sơ,tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo thời hạn của quy định củapháp luật

Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức Bởi

lẽ, một cơ quan, tổ chức trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết côngviệc các loại văn bản giấy tờ nếu được sắp xếp và phân loại một cách khoahọc theo từng vấn đề, sự việc sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quankhi tìm kiếm tài liệu đảm bảo được nhanh chóng, thuận tiện, đầy đủ, nghiêncứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứxác đáng và kịp thời Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượngcông tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung

Giúp cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ Mỗi khi văn

bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan,các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nộidung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, phân loại được hồ sơtheo từng vấn đề, đồng thời phát hiện được những văn bản bị phân tán, thấtlạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan vàNhà nước

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Bởi vì, thực chất của việclập hồ sơ chính là bước đầu phân loại và xác định được giá trị của tài liệu.Trên cơ sở đó, người làm văn thư dễ dàng lựa chọn những tài liệu có giá trịthực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh

Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữlàm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh đượcnhững khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tàiliệu

Do đó em đã chọn để tài: “Tổ chức lập hồ sơ công việc tại UBND xã Thủy An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh" để làm Khóa luận tốt

nghiệp qua sự hướng dẫn của Ths Mai Ngọc Anh và Ths Đàm Thị PhươngThảo nhằm đảm bảo được yêu cầu của Nhà trường đề ra trong quá trình thựctập ở UBND xã Thủy An và trang bị thêm kiến thức, cũng như năng lực hoạtđộng thực tiễn sau khi ra trường

2 Mục đích, yêu cầu

2.1 Mục đích

Nghiên cứu, khảo sát thực trạng lập hồ sơ công việc tại cơ quan chuyênmôn và đơn vị sự nghiệp thuộc UBND xã từ đó phân tích, đánh giá và tìm ranhững tồn tại, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp giúp các cơquan, đơn vị và từng công chức, viên chức quản lý văn bản, tài liệu hìnhthành trong quá trình giải quyết công việc chuyên môn chặt chẽ, khoa học,giúp cho việc khai thác và sử dụng tài liệu hiệu quả, thuận lợi

Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của côngtác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An phục vụ cho công tác quản lý và điềuhành hoạt động ở địa phương trong giai đoạn hiện nay

2.2 Yêu cầu

Để hoàn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp này, yêu cầu đặt ra cho em làphải nắm vững những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức lập hồ sơ trongquá trình tìm hiểm và làm việc thực tế tại UBND xã Thủy An

3 Đối tượng nghiên cứu

Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác tổ chức lập hồ sơ tại UBND

xã, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cán bộ lập hồ sơ, phản ánh đúng

trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyết công việc tài liệu hình thành,

ý kiến của thầy, cô để bài viết của em hoàn thiện hơn

6 Bố cục báo cáo

Báo cáo được trình bày thành 3 chương:

Chương 1 Nghiên cứu lý luận nghiệp vụ về công tác tổ chức lập hồ sơ.Chương 2 Thực trạng, quy trình công tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy

An – Thị xã Đông Triều – Tỉnh Quảng Ninh

Chương 3 Công tác tổ chức lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An

Chương 1 NGHIÊN CỨU LÝ LUẬN NGHIỆP VỤ

VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ

1.1 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ

1.1.1 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức

Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy:

+ Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc Ý nàykhẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việcchứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó,gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ

+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụcủa một cơ quan hoặc của một cá nhân

Cả hai ý này chỉ ra rằng :

Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc Có nghĩa là hồ

sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu Lập hồ

sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu làđã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà

là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu đượchình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó) Thống nhất được quan điểm nàykhông chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo,hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối vớicông tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thựctiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên

đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác

văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong cácvăn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kếtthúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chươngtrình kế hoạch công tác mới” Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại cácvăn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề,một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ

sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫnđến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phầnhành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chứctrách được giao

Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thựcthi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làmsai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ

Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệmkhông phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, chỉ đúng khidùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành Khái niệm hồ sơ khôngphải chỉ là khái niệm phân loại Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quátrình quản lý và sử dụng văn bản Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giátrị pháp lý Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành và thực hiện các công việc theo qui định Còn trong thực tiễn chỉnh

lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơhoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tậptài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản Chúng ta không được coiviệc này là lập hồ sơ trong lưu trữ Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưutrữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ

vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thànhtrong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơquan, đơn vị.

- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật

về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp

lý khi giải quyết công việc hàng ngày

- Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá

nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh )

- Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ

án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sátnhân dân

1.1.2 Khái niệm lập hồ sơ

Khoản 10, Điều 2, Luật lưu trữ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp vănbản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcthành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định

Việc lập hồ sơ hiện hành do người thực hiện, giải quyết công việc lập;được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc Việc lập hồ sơhiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ

sơ khi nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu

Lập hồ sơ trong chỉnh lý: là việc phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đượctiến hành khi công việc đã giải quyết xong mà tài liệu về công việc đó khôngđược lập thành hồ sơ

Lập hồ sơ trong chỉnh lý do cán bộ lưu trữ lập trong quá trình chỉnh lýnhững tài liệu rời lẻ, lộn xộn

1.2 Vị trí, vai trò của công tác lập hồ sơ trong cơ quan

1.2.1 Vị trí

- Lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệutrong giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau khi giải quyết xong công việcnhưng chưa xắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc;

- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ

và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

1.2.2 Vai trò của việc lập hồ sơ tốt sẽ có tác dụng

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việccần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giảiquyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làmviệc khoa học ;

- Đối với cơ quan, tổ chức việc lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộcông việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu Lập hồ sơ tốt tạo điềukiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Chất lượnglập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vàolưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh Hồ sơ được lậpkhoa học góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổchức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, dễ dàng,nhanh chóng, chính xác, từ đó từng bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của

cơ quan, tổ chức

- Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộcvào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan Nhưvậy, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trongcông tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tácvăn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, là mắt xích gắn liền công tác vănthư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Trong

đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ của hoạt động cơ quan, tạo căn

cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việccủa cơ quan và mỗi cán bộ công chức

- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơquan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệuquý hiếm

- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứutrước mắt và lâu dài Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm côngtác lưu trữ làm tốt các khâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giátrị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu…, xây dựng được một cách nề nếp,khoa học trong công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bó gói vào lưutrữ và tài liệu để tồn đọng, tích đống.

1.3 Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ

- Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ đượcgiao; hồ sơ của mỗi người, mỗi cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng,nhiệm vụ của cơ quan;

+ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị đó được quy định trong Luật, quyết định thành lập hoặcbởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

+ Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan đơnvih tất yếu phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó, phản ánhhoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, vấn đề, sự việc cụ thể

+ Thành phần, nội dung của văn bản trong mỗi hồ sơ lệ thuộc chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị

+ Toàn bộ hồ sơ phải phán ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,đơn vị thể hiện được các chức năng, nhiệm vụ đó trong giải quyêt vấn đề, sựviệc được đề cập ở hồ sơ

+ Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụcủa cơ quan, đơn vị loại gửi đến để biết thì không lập thành hồ sơ

- Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết,hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự hình thành tựnhiên hay diễn biến thực tế của công việc;

+ Quá trình giải quyết công việc đơn giản hay phức tạp, ngắn hay dài quyếtđịnh số lượng, thành phần, nội dung các văn bản, tài liệu hình thành, có khởi đầu

và kết thúc

+ Các văn bản, tài liệu đó có mối liên hệ khách quan với nhau.

+ Hồ sơ lập ra đảm bảo mối liên quan chặt chẽ của các văn bản, tài liệuvới nhau thì mới phản ánh được vấn đề, sự việc một cách trọn vẹn, giữ đượcmối liên hệ bên trong của văn bản

+ Hồ sơ lập theo các đặc trưng về hình thức văn bản không thực hiệntheo yêu cầu này

- Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý và phải đủ thể thức.Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự hình thành hồ

sơ trong thực tế giải quyết công việc

+ Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trịkhác nhau: có văn bản có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn lâu dài, có văn vản chỉ có

ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn hoặc không còn ý nghĩa sau khi hoànthành công việc

+ Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng các văn bản trên cũng không giống nhau.+ Thời gian và yêu cầu bảo quản, lưu giữ các văn bản tùy thuộc vào giá trịcủa nó

+ Hồ sơ lập ra phải bao gồm những văn bản đầy đủ giá trị pháp lý( đúng thể thức, là bản chính hoặc bản sao hợp pháp), có ý nghĩa thực tiễn lâudài, có giá trị bảo quan tương đối đồng đều

1.4 Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ

Để việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đượcthực hiện chặt chẽ, đều đặn, đúng quy định, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Vănphòng (Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp) cần chỉ đạo chặt chẽ vàthường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan

Nội dung công việc chỉ đạo gồm có:

- Cuối năm, Văn phòng đôn đốc các đơn vị lập Danh mục hồ sơ mới,đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm, đôn đốc việc mở hồ sơ mới,giao nộp những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn giữ lại ở đơn vị vàolưu trữ cơ quan;

- Quá trình chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, phát hiệnnhững công việc đột xuất chưa có trong Danh mục hồ sơ thì giao choCBCC,VC lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàngiao hồ sơ khi có Cán bộ, công chức, viên chức thay đổi công tác, nghỉ phép,vắng lâu ngày, nghỉ hưu hoặc có những đơn vị, phòng, ban chia tách, sápnhập hoặc giải thể;

Thường kỳ (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc lập hồ sơ của các đơn

vị và Cán bộ, công chức, viên chức nhất là những đơn vị phụ trách nhữngcông việc quan trọng Giải quyết những khó khăn, đề nghị chính đáng củaCán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ;

- Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức việc lập hồ sơ trong

cơ quan được tốt hơn

Chương 2.

THỰC TRẠNG, QUY TRÌNH CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ TẠI UBND XÃ THỦY AN - THỊ XÃ ĐÔNG TRIỀU – TỈNH QUẢNG NINH

2.1 Giới thiệu chung về UBND xã Thủy An

2.1.1 Giới thiệu khái quát

Xã Thuỷ An là một xã miền núi của Thị xã Đông Triều với diện tích tựnhiên 788,00 ha, tiếp giáp với 4 xã của Thị xã Đông Triều và 2 xã thuộc Thị xã ChíLinh và huyện Kinh Môn của tỉnh Hải Dương với 1.289hộ bằng 4245 nhân khẩu cóquốc lộ 18A chạy qua với chiều dài trên 1,5km Có trên 3km đường sông, có 4 dântộc sinh sống trên địa bàn xã đó là: Kinh, Hoa, Tày, Thái trong đó dân tộc Kinhchiếm 99,7% dân số trong xã Xã có 4 công ty và 5 trường học đóng trên địa bàn xãvới 4200 học sinh; trên địa bàn xã có 1 Đền, 1 Miếu, 3 Chùa trong đó đã có 1 đền, 1miếu đã được xếp hạng di tích cấp tỉnh

Thuỷ An là cái nôi của phong trào cách mạng, cán bộ và nhân dân XãThuỷ An rất tự hào về quê hương, truyền thống cách mạng của mình nơi đãsinh thành ra người anh hùng nữ tướng Lê Chân

Xã luôn phát huy truyền thống quê hương cách mạng, cán bộ và nhândân Xã Thuỷ An đang ra sức quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đạihội Đảng bộ Xã lần thứ XXI nhiệm kỳ (2015- 2020) Xây dựng quê hươngThuỷ An ngày càng giàu đẹp, văn minh góp phần vào sự phát triển Kinh tế-

xã hội của Thị xã Đông Triều, phấn đấu xã trở thành Phường trước năm 2019

và xây dựng Thị xã Đông Triều trở thành đô thị loại III

* Về kinh tế, văn hoá xã Thuỷ An

Đảng bộ và Chính quyền địa phương đã chú trọng đến công tác pháttriển sản xuất nông nghiệp, nhân dân trên địa bàn xã chủ yếu là sản xuất thuầnnông - nông nghiệp Ngoài ra trên địa bàn xã còn phát triển mô hình chănnuôi gia súc, gia cầm và một số ngành dịch vụ tiểu thủ công nghiệp sang mô

hình cơ cấu quy mô phát triển kinh tế chưa được tương xứng với tiềm nănghiện có của địa phương.

Hàng năm UBND xã đã chủ động xây dựng kế hoạch, chương trình pháttriển kinh tế cũng như chủ động triển khai kế hoạch thu - chi ngân sách địaphương với phương châm đặt ra là thu đúng, thu đủ- chi đúng, chi đủ Do vậyhàng năm công tác thu chi ngân sách trên địa bàn xã đều hoàn thành chỉ tiêu kếhoạch ngân sách cấp trên giao

* Về văn hoá xã Thuỷ An

Sự nghiệp giáo dục – đào tạo luôn được quan tâm đúng mức và đạtđược nhiều thành tựu quan trọng về cả quy mô phát triển và chất lượng Côngtác chuẩn hoá đội ngũ giáo viên, luân chuyển cán bộ quản lý được thực hiện

có hiệu quả.Chất lượng giáo dục có nhiều chuyển biến tích cực, kỷ cương nềnếp được tăng cường, số lượng học sinh giỏi các cấp và học sinh thi đậu vàocác trường đại học, cao đẳng tăng hàng năm Tính hết năm 2016 đã có 5/5trường đóng trên địa bàn xã đạt chuẩn quốc gia

Về y tế , trong những năm qua đã thực hiện tốt chương trình chăm sócsức khoẻ ban đầu và khám chữa bệnh cho nhân dân, kết quả khám chữa bệnhtheo bảo hiểm và khám chữa bệnh theo phân cấp tốt, bảo đảm an toàn vệ sinhthực phẩm, trên địa bàn xã không có dịch bệnh xảy ra Tỷ lệ tiêm phòng, uốngthuốc phòng theo độ tuổi, đối tượng quy định đạt tử 96 – 99% Năm 2005Trạm đạt chuẩn quốc gia về y tế cơ sở

Toàn xã luôn tích cực thực hiện cuộc vận động “ Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” cả về bề rộng và chiều sâu Phong trào văn hoá

văn nghệ TDTT, công tác thông tin tuyên truyền phát triển mạnh mẽ và đồngđều Thường xuyên tổ chức tốt các buổi hội diễn, hội thi văn nghệ, TDTT ,giao lưu với các xã bạn trên địa bàn Thị xã Đông Triều, các xã huyện KinhMôn - tỉnh Hải Dương

Thực hiện chương trình nếp sống văn minh gia đình văn hoá ở khudân cư

Toàn xã có 3/3 thôn đạt thôn văn hóa.

Với đặc thù là địa phương có 4 dân tộc sinh sống song với tình đoàn kếtluôn được giữ vững trên địa bàn xã

Thuỷ An là địa phương có nhiều di tích lịch sử như đình, chùa, miếuđược nhà nước công nhận là di tích lịch sử văn hóa cấp tỉnh

*Về Quốc phòng an ninh

Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn trên địa bàn xã trong mấynăm qua luôn được ổn định và giữ vững, không xảy ra điểm nóng và vấn đềphức tạp như khiếu kiện đông người vượt cấp Chính sách tôn giáo dân tộcthực hiện tốt, đặc biệt là vào mùa lễ Hội tình hình TTATXH đảm bảo Khốiđại đoàn kết toàn dân tộc được mở rộng và phát huy tác dụng tích cực, gópphần thiết thực vào củng cố, xây dựng Đảng, chính quyền, đoàn thể trongnhững năm qua có nhiều đổi mới, tiến bộ Thực hiện Chỉ thị 406/TTg, Nghịđịnh 32/CP, Nghị định 47/CP cơ bản tốt, không xảy ra những vụ nghiêmtrọng Phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, an ninh tự quản và xây dựng dòng

họ tiên tiến, xóm làng bình yên hạnh phúc được duy trì và hoạt động tốt Địabàn không có truyền đạo trái phép, không có ma tuý, mại dâm

- Hàng năm có chương trình phối kết hợp với Công an, Quân sự, ĐoànThanh niên cộng sản HCM, Hội CCB xã lên kế hoạch tuần tra thường xuyêntrên địa bàn xã

- Thực hiện tốt chương trình huấn luyện dân quân tự vệ, dân quân tậpchung

- Hàng năm Quân sự xã luôn giao đủ chỉ tiêu nhập ngũ cấp trên giao cho.Luôn giữ vững an ninh Quốc phòng trật tự an toàn xã hội của địa phương

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

UBND xã Thủy An là do Hội đồng nhân dân xã Thủy An bầu ra, là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân xã, cơ quan hành chính Nhà nước ởđịa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã và cơ quan Nhànước cấp trên

Tổ chức bộ máy:

- Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thủy An gồm 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch,

03 ủy viên (Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Địa chính xây dựng TNMT)

Thường trực UBND gồm 02 thành viên (Chủ tịch và Phó Chủ tịch)

- Công chức: Trưởng Công an, Chỉ huy trưởng Quân sự, Văn phòng thống kê,Địa chính xây dựng TNMT, Tư pháp hộ tịch, Tài chính kế toán, Văn hóa xã hội, Vănhóa Thông tin

- Cán bộ không chuyên trách: Tiếp dân - giải quyết khiếu nại tố cáo,LĐTBXH xóa đói giảm nghèo, Văn thư - thủ quỹ, Truyền thanh

Thường trực UBND xã

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Thủy An

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Theo Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hộinăm 2003, UBND xã Thủy An hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ

Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thủy An bao gồm Ban Văn hóa-Xã hội, Ban

Tư pháp, Ban Xóa đói giảm nghèo, Ban Chỉ huy Quân sự xã, Ban Công an xã

và Văn phòng Thống kê UBND Với một số Ban, Văn phòng như trên,

Chủ tịch Phó Chủ tịch

Công

an Quân sự toán Kế chính Địa

Văn phòng

Văn hóa XH

Văn hóa TT

Tư pháp

hộ tịch

Đài truyền thanh

Văn thư thủ quỹ

LĐTB xóa đói giảm nghèo

Tiếp dân - khiếu nại tố

cáo

UBND xã Thủy An có một lịch công tác được thiết lập theo mỗi tuần sao chophù hợp với chức năng, nhiệm vụ của UBND Chính vì vậy, luồng đi côngviệc của UBND xã Thủy An theo tuần lấy từ kết quả khảo sát được môt tảtheo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2 Luồng đi công việc tại UBND xã Thủy An

Kết quả khảo sát thực tế tại UBND xã Thủy An

Lịch làm việc trong 1 tuần của chủ tịch UBND xã Thủy An ( từ ngày26/6/2017-30/6/2017)

Thứ

2

Buổi

sáng

Công việc: họp giao ban.

Địa điểm: hội trường UBND xã Thủy An Thời gian: 7h30’-10h00.

Buổi

chiều

Công việc: giải quyết văn bảnĐịa điểm: phòng làm việcThời gian: 2h-5h30’

Công việc: tiếp dân.

Địa điểm: phòng làm việc

Công việc: giải quyết văn bản

Địa điểm: phòng làm việc

Thời gian: 2h00-5h30’

Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội

đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân Thị xã phêduyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó;

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi

ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dựtoán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyếttoán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định vàbáo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan

nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thịtrấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

4 Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ

các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình côngcộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nướctheo quy định của pháp luật;

5 Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng

các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tựnguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định củapháp luật

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình,kế hoạch, đề án

khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sảnxuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trongsản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với câytrồng và vật nuôi;

2 Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,

bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệrừng tại địa phương;

3 Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo

quy định của pháp luật;

4 Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề

truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, côngnghệ để phát triển các ngành, nghề mới

Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo

phân cấp;

2 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở

điểm dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do phápluật quy định;

3 Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường

giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật;

4 Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường

giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối

hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thựchiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độtuổi;

2 Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp

mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấptrên quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

3 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá

gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịchbệnh;

4 Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể

thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tíchlịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định củapháp luật;

5 Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia

đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của phápluật;

6 Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp

đỡ các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi khôngnơi nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượngchính sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;

7 Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa

phương

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây

dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

2 Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;

đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

3 Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xây

dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương;

4 Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại

của người nước ngoài ở địa phương

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.

Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm

pháp luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

2 Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công

dân theo thẩm quyền;

3 Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong

việc thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định

về xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật tổ chức HĐND & UBND và thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã về việc

bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội và quyhoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xãhội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường,trật tựcông cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;

2 Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã

theo quy định của pháp luật;

3 Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn xã theo phân

cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật

4 Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn xã; lập biên

bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấy phép, tráivới quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét,quyết định

2.2 Thực trạng, quy trình công tác lập hồ sơ công việc trong cơ quan

2.2.1 Thực trạng

Trong thời gian qua, kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công táclập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộcnguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử xã đã nhận thức rõ hơn, đầy đủhơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Do vậy, các cơ quan, tổ chức đã quantâm nhiều đến công tác này từ việc ban hành danh mục hồ sơ, bố trí côngchức có nghiệp vụ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơvào lưu trữ cơ quan Từ đó tạo ra trách nhiệm và nhận thức của mỗi côngchức, viên chức đối với việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưutrữ cơ quan, từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ

sơ để thực hiện đạt hiệu quả

Tuy nhiên, qua kiểm tra và khảo sát thực tế tại cơ quan thuộc nguồnnộp lưu hồ sơ tình trạng số lượng tài liệu để tồn đọng, tích đống tại các phòngkhá lớn Đại đa số các công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được thóiquen lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giaonộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan Trong cácbáo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra việc lập Danh mục hồ sơ

và tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức còn rấthạn chế, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật

Nhiều Danh mục hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục cácnhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông

tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạnbảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức

Trong thực tế ở cơ quan đã ban hành Danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơthường do nhân viên văn thư, lưu trữ trực tiếp làm và hướng dẫn, công chứckhông thể độc lập thực hiện việc lập hồ sơ Việc ban hành được Danh mục hồ

sơ, việc lập hồ sơ không theo đúng nội dung và phương pháp lập hồ sơ đã quyđịnh Hiện nay việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập hồ sơ công việc và quản lýđược hồ sơ Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánhnặng cho lưu trữ phải xử lý Quan niệm chung của các cơ quan vẫn cho rằngviệc xây dựng Danh mục hồ sơ là công việc hết sức khó khăn, không thể hìnhdung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm

Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũngchưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến Việc hướng dẫn,đôn đốc, kiểm tra lập hồ sơ theo danh mục còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khikhông nhận được sự hợp tác tích cực từ công chức, viên chức trực tiếp theodõi giải quyết công việc do mình đảm nhiệm

Đa số cơ quan đã thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quyđịnh, tuy nhiên vẫn còn một số hực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quyđịnh của nhà nước Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu

hồ sơ trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng

đã nộp vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, ban,đơn vị sau 2 đến 3 năm mới nộp để tồn đọng dưới dạng tích đống, bó gói

2.2.2 Quy trình lập hồ sơ công việc tại UBND xã Thủy An

Sơ đồ 2.3 Quy trình các bước lập hồ sơ công việc

Bước 1: Mở hồ sơ

- Đối với cơ quan đã có Danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ,nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lậpbao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu

đề vào bìa Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải

quyết thì lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào bản

danh mục hồ sơ

Mở hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ

sơ

Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản tài liệu trong

hồ sơ hay đơn

vị bảo quản

- Trường hợp cơ quan chưa có Danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viêncăn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu

hình thành để mở hồ sơ.

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

- Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán

bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần phải chú trọng thu thập kịp thời văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu nói về việc nào,

thuộc hồ sơ nào thì đưa vào việc đó, hồ sơ đó; tránh đưa nhầm vào hồ sơkhác Cần chú ý để thu thập những loại văn bản, tài liệu khó thu thập như bàiphát biểu của Lãnh đạo, bản tham luận của đại biểu dự hội nghị, các dự thảogửi xin ý kiến

Các ví dụ:

+ Cán bộ phụ trách công tác đào tạo của cơ quan khi cơ quan tổ chứcmột lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thì phải thu thập tất cả văn bản, tài liệu về lớpbồi dưỡng nghiệp vụ đó để lập hồ sơ

+ Cán bộ phụ trách công tác văn phòng khi tổ chức Hội nghị thì phải thuthập đầy đủ văn bản, tài liệu về một Hội nghị đó để lập hồ sơ

+ Trong cơ quan có cán bộ vi phạm phải xử lý kỷ luật thì tất cả vănbản, tài liệu liên quan đến vụ xử lý kỷ luật đó phải được thu thập đầy đủ đểlập hồ sơ

Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, tài liệu trong

hồ sơ hay đơn vị bảo quản.

* Phân chia đơn vị bảo quản

Sau khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ cần loại bỏnhững văn bản nháp, tài liệu tham khảo, văn bản trùng hoặc văn bản, tài liệu

đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ cần giữ một bảnchính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính đểthay thế Sau đó nếu số lượng văn bản, tài liệu quá 200 tờ nên chia thành cáctập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản

Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung,thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.

* Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu,bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánhvấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện

Lưu ý: tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp

cho phù hợp Thông thường có những cách sắp xếp sau:

- Sắp xếp theo thứ tự thời gian: thời gian là ngày tháng năm của văn

bản, tài liệu Sắp xếp theo thứ tự thời gian là những văn bản, tài liệu nào cóngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có ngày thángnăm muộn thì xếp sau Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơvấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc ápdụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc

- Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp

xếp văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau Cách sắp xếp nàythường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan(như các tập lưu Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư )

- Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: quá trình giải quyết công

việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề Những văn bản, tài liệu

đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề vàcuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc (ví dụ: sắp xếp một hồ

sơ về thành lập một cơ quan, một đơn vị )

- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:

+ Nếu trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệukhác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loạiquan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau (như: Luật, Pháp lệnh, Nghịđịnh, Chỉ thị )

+ Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giảnào quan trọng hơn xếp trước, loại ít quan trọng hơn xếp sau (như: Chính phủxếp trước các Bộ; các tỉnh xếp trước các huyện ).

- Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều

tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C

Ví dụ: Thị xã: Đông Triều, Quảng Yên…

Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND xã cho cá nhân thì xếpNguyễn Văn A, Lê Văn C

Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địaphương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

* Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

- Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kếhoạch hoặc báo cáo nói tới

Ví dụ:

Kế hoạch 2 năm 2015-2016 sắp xếp vào năm 2015

Báo cáo 5 năm 2010-2015 thì sắp xếp vào năm 2015

Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và đểvào cuối hồ sơ Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chúvào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm

Bước 4: Biên mục hồ sơ

Hồ sơ chỉ biên mục khi công việc đã giải quyết xong hoặc vụ việc

kết thúc Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các vănbản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ.Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học.

Nội dung của việc biên mục gồm các việc sau:

- Đánh số tờ:

+ Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tàiliệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn vị bảo quản thì đánh số liên tục từtập đầu tiên đến tập cuối cùng Ví dụ: từ số tờ 01 đến số tờ 1.200 của một hồ

sơ gồm 06 tập), bảo đảm không bị thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi

+ Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác

+ Phương pháp đánh số tờ: mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản

dù lớn hay nhỏ đều đánh một số vào góc phải, phía trên tờ văn bản bằng chữ

số ả Rập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B, 4B), không được đánh bằng bútmực, bút bi, có thể dùng máy dập số để đánh số tờ

+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a, b,

c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c ) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc

+ Tờ mục lục có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x297mm), được xếp lên đầu hồ sơ hoặc in vào bìa hồ sơ.

Tác giả văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tờ số

Ghi chú

Hình 2.1 Mẫu tờ mục lục văn bản

+ Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

Cột 2: Ghi số ký hiệu của văn bản;

Cột 3: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu;

Cột 4: Ghi tác giả ban hành văn bản (không ghi tên cơ quan chủ quản);Cột 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản (nếu không có tríchyếu thì đọc và tóm tắt nội dung để ghi);

Cột 6: Ghi tờ số (văn bản đó bắt đầu từ tờ số mấy);

Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có búttích, mật

- Viết chứng từ kết thúc

+ Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạngthái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánhtráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu để

có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời

+ Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)hoặc in vào cánh sau của bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất

- Viết bìa hồ sơ:

+ Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất do Cục Lưu trữ nhà nước (nay là CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước) quy định;

+ Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghitrên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viếtđúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm

+ Mẫu bìa hồ sơ:

Hình 2.3 Mẫu hồ sơ

- Hướng dẫn cách viết bìa hồ sơ:

(1) - Ghi tên cơ quan;

(2) - Tên đơn vị có hồ sơ;

(3) - Tiêu đề hồ sơ: thông thường gồm các thành phần: tên loại văn bảntài liệu, tác giả, vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn,

rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng

Khi viết tiêu đề cần chú ý:

* Nếu hồ sơ là tập văn bản, tài liệu trao đổi, giao dịch giữa hai haynhiều cơ quan về một vấn đề nào đó dùng từ "công văn trao đổi";

* Nếu là tập Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị thì gọi là tập Nghị quyết,tập Quyết định, tập Chỉ thị

- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc: ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài

Phông số (4) Mục lục số Thời hạn bảo quản

Hồ sơ số .(5)

liệu sớm nhất và ngày, tháng, năm của văn bản muộn nhất trong hồ sơ.

- Số lượng tờ: ghi chính xác số lượng tờ trong đơn vị bảo quản (không

kể tờ mục lục văn bản và tờ chứng từ kết thúc)

(4) - Phông số; mục lục số; hồ sơ số: do cán bộ lưu trữ ghi;

(5) - Thời hạn bảo quản: ghi vĩnh viễn, lâu dài, hoặc tạm thời;

(6) - Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

2.3 Đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ tại UBND xã Thủy An

2.3.1 Ưu điểm

Do nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giátrị tài liệu của hồ sơ nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, UBND xã thườngxuyên quan tâm đến công tác lưu trữ Những năm gần đây Lãnh đạo UBND

xã nói chung đã giành một phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bịphục vụ cho công tác lưu trữ UBND xã đã dành một diện tích tương ứng đểlàm kho lưu trữ; đều thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho toàn bộ trụ

sở làm việc, hệ thống đường điện được thiết kế theo quy định nhằm bảo quản

an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Cán bộ làm công tác lưu trữ được học tập để nâng cao trình độ chuyênmôn, nghiệp vụ Vì vậy, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đã được tăng cả

về số lượng và chất lượng

Công tác nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng thường xuyên, đặc biệt là

cán bộ lưu trữ làm công tác lưu trữ tại UBND xã được đào tạo bài bản, bảođảm đủ số lượng

Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ được Lãnhđạo UBND xã thực sự quan tâm và thực hiện đầy đủ

Công tác thu thập hồ sơ được tiến hành thuờng xuyên; hàng năm kholưu trữ thu về khoảng 90% hồ sơ công việc có hiệu lực pháp luật thi hành; các

hồ sơ, tài liệu thu về được bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng cóhiệu quả đáp ứng được yêu cầu hiện nay

2.3.2 Hạn chế

Công tác quản lý hồ sơ tại UBND xã Thủy An đã đạt được một sốthành tựu đáng khích lệ, nhưng do việc nhận thức chưa đầy đủ về tầm quantrọng của công tác quản lý hồ sơ án nên công tác này còn bộc lộ một số thiếusót sau:

+ Công tác cán bộ

- Cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan còn yếu về chuyên môn; cán

bộ làm công tác lưu trữ tại UBND xã Thủy An làm kiêm nhiệm và chỉ kiêmnhiệm một thời gian ngắn nên không nắm được các khâu nghiệp vụ thậm chíkhông nắm được số lượng hồ sơ đang lưu trữ tại kho là bao nhiêu;

+ Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như kho tàng, giá, kệ, tủđựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức; kinhphí dành cho công tác lưu trữ còn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệvào công tác lưu trữ chưa được thực hiện

+ Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khaithác, sử dụng hồ sơ án chưa được phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng đượcyêu cầu công tác và nhu cầu xã hội hiện nay;

+ Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ đối vớiUBND xã chưa được thực hiện, do vậy ảnh hưởng không nhỏ đến công tácbảo quản và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu

+ Công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ chưa được UBND xã thực hiệnthường xuyên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trongtoàn xã còn chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộlàm công tác lưu trữ

Để đảm bảo khắc phục những tồn tại trên, nhằm “Bảo vệ và phát huycác giá trị của tài liệu lưu trữ” UBND xã nói chung phải có các giải pháp hữuhiệu để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ