Hoàn thiện công tác xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc tại công ty cổ phần bảo vệ thực vật sài gòn

Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ PHÁT TRIỂN W—X W—X ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GÒN GVHD: TS THÁI TRÍ DŨNG SVTH: Trương Thị Trúc Anh LỚP: KTLĐ & QTNNL KHÓA: NL1-K33 NIÊN KHÓA: 2007-1011 TP HCM_ Tháng 4_ Năm 2011 MỤC LỤC Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Trang LỜI MỞ ĐẦU Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC I Một số khái niệm chung Phân tích cơng việc Bản mô tả công việc 3 Bản tiêu chuẩn công việc I Mối liên hệ tầm quan trọng phân tích cơng việc với mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Mối liên hệ tầm quan trọng phân tích cơng việc với mơ tả cơng việc tiêu chuẩn công việc 1.1 Dự báo số lao động cần thiết 1.2 Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân 1.3 Xác định kĩ cần đào tạo phát triển 1.4 Làm đánh giá kết công việc 1.5 Làm sở xác định mức lương thưởng Xu hướng phân tích cơng việc thời kì hội nhập 2.1 Xu hướng phong phú hóa cơng việc 2.2 Xu hướng đơn giản hóa cơng việc III Nội dung mô tả công việc tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc Bản yêu cầu chuyên môn công việc Bản tiêu chuẩn kết công việc II Qúa trình xây dựng mơ tả công việc tiêu chuẩn công việc Nội dung trình tự xây dựng mơ tả công việc 1.1 Bước 1: Lập kế hoạch 1.2 Bước 2: Thu thập thông tin liên quan 1.3 Bước 3: Phác thảo mô tả công việc 1.4 Bước 4: Phê chuẩn mô tả công việc 10 Các phương pháp thu thập thông tin xây dựng mô tả công việc 10 2.1 Phỏng vấn 10 2.1 Bản câu hỏi 11 2.3 Quan sát nơi làm việc 11 2.4 Sử dụng nhật kí ngày làm việc 12 Những ý để xây dựng công việc hiệu 12 3.1 Tránh điều chung chung 12 3.2 Đặt thứ tự ưu tiên 12 3.3 Sử dụng tiêu chí đo lường 13 3.4 Yêu cầu giúp đỡ 13 CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GỊN I Giới thiệu khái qt cơng ty cổ phần bảo vệ thực vật Sài Gòn 14 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Giới thiệu chung công ty 14 Qúa trình hình thành phát triển 14 Chức nhiệm vụ 15 3.1 Chức 15 3.2 Nhiệm vụ 16 Thị trường kinh doanh 16 Xí nghiệp, chi nhánh trực thuộc 16 II Cơ cấu tổ chức trạng nguồn nhân lực công ty 17 Cơ cấu tổ chức quản lý chức vị trí chức danh 17 1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý chức trách nhiệm vị trí chức danh 17 1.2 Sơ đồ tổ chức quản lý xí nghiệp 20 Hiện trạng nguồn nhân lực công ty 22 2.1 Quy mô nguồn nhân lực 22 2.2 Chất lượng chuyên môn nguồn nhân lực 22 2.3 Độ tuổi người lao động 23 2.4 Thâm niên công tác 24 III Hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 25 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty năm gần 25 Những nhân tố ảnh hưởng đến kết sản xuất kinh doanh năm vừa qua 26 2.1 Thuận lợi 26 2.2 Khó khăn 27 2.3 Triển vọng kế hoạch công ty 2011 27 Chương III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GÒN I Thực trạng xây dựng mô tả công việc công ty 28 II Bản mô tả công việc số chức danh quản lý công ty 30 III Đánh giá ưu nhược điểm mô tả công việc 39 Ưu điểm 39 Nhược điểm 40 Chương IV: CÁC BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC MỘT SỐ CHỨC DANH QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY I Mục tiêu khảo sát 41 II Đối tượng khảo sát 41 III Hồn thiện mơ tả công việc cho số chức danh 41 Hoàn thiện chung 41 Hoàn thiện mô tả công việc tiêu chuẩn công việc cho số chức danh quản lý Công ty cổ phần bảo vệ thực vật Sài Gòn 45 KẾT LUẬN 62 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng LỜI MỞ ĐẦU O”””””O Việt Nam xu hội nhập kinh tế Thế giới, ngày có nhiều cơng ty nước đầu tư Điều tạo bước phát triển cho doanh nghiệp nước: tiếp thu công nghệ đại nước, cách thức quản lý chuyên nghiệp, đồng thời tạo cạnh tranh vô khốc liệt doanh nghiệp với Mà người nhân tố quan trọng định thành công hay thất bại tổ chức Một doanh nghiệp thành cơng, hoạt động có hiệu bao gồm đội ngũ nhân viên giỏi trung thành Đặc biệt với tình hình mà kinh tế lâm vào suy thối tồn cầu điều đặt lên hàng đầu Đòi hỏi nguồn nhân lực phải có cấp lãnh đạo giỏi giúp cơng ty, xí nghiệp vượt qua thời gian khó khăn Vậy vấn đề đặt phải dựa yếu tố phát triển nguồn nhân lực Đây nhân tố then chốt để chống lại nguy tụt hậu đất nước so với nước tiên tiến giới Mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc công cụ gia đoạn quản trị nguồn nhân lực: định, tuyển chọn, đào tạo, phát triển, đánh giá hồn thành cơng việc, lương bổng, phúc lợi, an toàn y tế, quan hệ lao động, quan hệ nhân tuyển dụng bình đẳng Hiện mô tả công việc tiêu chuẩn thực công việc khái niệm mẻ nước chậm phát triển phát triển Nó áp dụng phổ biến giới hàng tram năm qua công cụ quản trị tài nguyên nhân Thiếu mô tả công việc, suất giảm sút, công việc chồng chéo, rõ quyền hạn trách nhiệm mình, lương bổng, thưởng tùy tiện, việc đào tạo huấn luyện khó khăn dĩ nhiên nhà quản trị khóa hoạch định tài nguyên nhân Với nhận thức đó, q trình thực tập Cơng ty em chọn đề tài “HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GÒN” làm đề tài tốt nghiệp sở nghiên cứu tài liệu sẵn có lý thuyết tài liệu thực tiễn mô tả công việc Công ty Do thời gian thực tập Cơng ty trường quy định có hạn nên đề tài thực phạm vi hoàn thiện chức danh có mà khơng thể xây dựng thêm chức danh chưa có Cơng ty Kết cấu chuyên đề gồm chương: Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Chương 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GÒN Chương 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC CHỨC DANH TẠI CÔNG TY BẢO VỆ THỰC VẬT SÀI GÒN Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Chương 4: CÁC BIỆN PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC MỘT SỐ CHỨC DANH QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CHUNG Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ nhân viên cần thiết phải có để thực tốt cơng việc, cơng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, bố trí nhân viên phù hợp Bản mơ tả cơng việc Bản mô tả công việc văn liệt kê chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt thực công việc Bản tiêu chuẩn công việc Bản tiêu chẩn công việc văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả giải vấn đề kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc II MỐI LIÊN HỆ VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC VỚI BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC Mối liên hệ tầm quan trọng phân tích cơng việc mô tả công việc với tiêu chuẩn cơng việc Phân tích cơng việc cung cấp thơng tin yêu cầu, đặc điểm công việc hành động cần tiến hành thực hiện, thực sao; loại máy móc, trang bị dụng cụ cần thiết thực công việc; mối quan hệ với cấp đồng nghiệp thực công việc,v.v Không biết phân tích cơng việc nhà quản trị khơng thể tạo phối hợp đồng phận, cấu doanh nghiệp; đánh giá xác u cầu cơng việc, đó, khơng thể tuyển nhân viên cho công việc, đánh giá lực thực cơng việc nhân viên đó, khơng thể trả lương, kích thích họ kịp thời, xác Đặc biệt, phân tích cơng việc cơng cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần có cải tổ Các tài liệu mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn công việc tiêu chuẩn công việc kết công việc tài liệu tảng thiếu để thực chức quản trị nguồn nhân lực cách có hiệu cụ thể chức nhân sau: Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng 1.1 Dự báo số lượng chất lượng lao động cần thiết: Lập kế hoạch nhân trình mà nhờ doanh nghiệp bảo đảm đủ số lượng loại lao động cho công việc cụ thể thời gian định để đảm bảo hiệu kinh tế cao Mặc dù doanh nghiệp hiểu lợi ích việc lập kế hoạch nhân sự, dự bào nhiều hay so với nhu cầu thực tế gây cho doanh nghiệp lãng phí bất ổn nguồn nhân lực, từ ảnh hưởng đến đạt mục tiêu kinh doanh Một nguyên nhân lập kế hoạch nhân doanh nghiệp thực phân tích cơng việc cần thiết để xác định nhu cầu nhân Khi lập kế hoạch nhân trước hết cần phải vào mục tiêu kinh doanh, mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp muốn đạt tương lai (25 năm) để dự báo công việc cần thực Tiếp phân tích cơng việc để xác định nhu cầu nhân cuả doanh nghiệp thời gian tới 1.2 Cung cấp thông tin cho tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng người phù hợp với công việc phương châm chủ yếu quản lý nhân Song thực tế nhiều doanh nghiệp tuyển người sử dụng thời gian nhận thấy người khơng đủ khả thực cơng việc gây lãng phí thời gian tiền bạc cho doanh nghiệp Nguyên nhân vấn đề là: y Thơng tin vị trí cơng việc khơng rõ ràng đầy đủ; y Các yêu cầu kiến thức , kỹ năng, lực khơng cụ thể; y Các kì vọng kết công việc không rõ ràng; Các tài liệu cơng việc giúp khác phục vấn đề công tác tuyển dụng, cụ thể là: y Dựa vào thông tin mô tả cơng việc nhà tuyển dụng đăng tin quảng cáo vị trí cơng việc cần tuyển; y Căn vào yêu cầu yêu cầu chuyên môn công việc để chuẩn bị câu hỏi vấn, phương thức đánh giá kiến thức, kỹ kinh nghiệm ứng viên để lựa chọn người thích hợp cho cơng việc cần thực hiện; y Căn vào tiêu chuẩn kết công việc đề nhà quản lý người giám sát công việc trao đổi thống với người tuyển dụng kết công việc cần đạt 1.3 Xác định kỹ cần đào tạo phát triển: Đào tạo phát triển hoạt động cần thiết nhiều doanh nghiệp hoạt động giúp cho doanh nghiệp: Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng y Trang bị cho nhân viên đủ khả thực nhiệm vụ cách hiệu hơn; y Chuẩn bị nguồn nhân lực có đủ khả cho vị trí bị thiếu để đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp không bị gián đoạn; y Cung cấp cho người lao động kiến thức, kỹ để thực nhiệm vụ thay đổi mục đích, cấu trúc tổ chức, luật pháp, sách, Mặc dù hiểu lợi ích hoạt động đào tạo phát triển , song nhiều doanh nghiệp lúng túng xác định nhu cầu cần đào tạo Phân tích cơng việc làm tài liệu cho doanh nghiệp để thực hoạt động đào tạo phát triển nhân viên hiệu chúng giúp: y Xác định mục đích cuối đào tạo phát triển, người thực công việc phải có đủ khả hồn thành nhiệm vụ cụ thể mô tả công việc; y Xác định nội dung đào tạo phát triển trang bị kiến thức kĩ đáp ứng yêu cầu nêu yêu cầu chuyên môn công việc; y Xác định kết đào tạo phát triển người thực công việc phải đạt kết mong muốn nêu mô tả công việc 1.4 Làm để đánh giá kết làm việc: Nhiều doanh nghiệp thực đánh giá hiệu làm việc nhân viên cách không hiệu Có nhiều nguyên nhân nguyên nhân thường gặp doanh nghiệp khơng có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, dễ rơi vào tình trạng đánh giá chung chung dựa việc có mặt thời gian làm việc, có bấm thẻ chấm cơng đầy đủ, kết làm việc chưa đạt kết Bản tiêu chuẩn kết công việc để xác định tiêu chuẩn đánh giá kết làm việc nhân viên 1.5 Làm sở xác định mức lương, thưởng: Thực tế việc trả lương thưởng nhiều doanh nghiệp thường gặp phải số vấn đề tồn như: y Không quán cách trả lương, thưởng; y Không thể rõ mối quan hệ tiền lương giá trị công việc; y Thiếu linh hoạt việc trả lương thưởng; y Không gắn việc trả lương với việc đánh giá công việc Để khắc phục yếu điểm trên, kết công việc cung cấp sở để doanh nghiệp xác định chế độ lương thưởng công bằng, phù hợp, xác định việc trả lương theo thời gian hay trả lương theo sản phẩm Ví dụ: Nhân viên văn phòng trả lương theo thời gian theo tháng Công nhân sản xuất trả lương theo sản phẩm suất Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Nhân viên phục vụ đặc thù trả lương khốn theo công việc y Trách nhiệm nhiệm vụ công việc sở để xác định mức lương; y Tiêu chuẩn kết công việc làm để xác định mức khen thưởng; y Điều kiện làm việc để để cấp phụ cấp Xu hướng phân tích cơng việc thời kì kinh tế hội nhập 2.1 Xu hướng phong phú hóa cơng việc: Trong điều kiện kinh tế thị trường, tổ chức nên trọng vào nhu cầu nhân viên Phân tích chức vụ cách nghiêm khắc hạn chế tính tích cực sang tạo chủ động nhân viên Làm giảm độ hài lòng công việc nhân viên tổ chức Thực phong phú hóa cơng việc nhân viên tổ chức có ý nghĩa quan trọng việc giảm thiểu cảm giác chán nản nhân viên cơng việc, tăng them độ hài lòng từ tăng suất lao động 2.2 Xu hướng đơn giản hóa cơng việc: Cơng nghệ kỹ thuật thay đổi nhanh chóng, cạnh tranh tồn cầu gay gắt, trình độ lành nghề yêu cầu nhân viên ngày cao bùng nổ thông tin làm cho công việc, cách thức tổ chức doanh nghiệp thực công việc thay đổi theo chiều hướng sau: y Số lượng công việc giảm bớt Ranh giới công việc khác biệt công việc doanh nghiệp thu hẹp lại Nội dung công việc phong phú hơn, tính chất thách thức hơn, thú vị nhân viên Các ranh giới phân chia chức tổ chức giảm bớt y Công việc tổ chức theo trình tổng hợp thực tổ chức nhóm, đội Nhân viên đào tạo theo hướng đa kỹ phạm vi thực công việc mở rộng giúp nhân viên nâng cao tính linh hoạt, tinh thần trách nhiệm đội hiệu cuối doanh nghiệp Hình thức luân phiên thay đổi công việc áp dụng rộng rãi Tăng cường trách nhiệm tập thể kết chung trọng tăng cường trách nhiệm cá nhân công việc cá nhân Tâm lý từ chối “ Đấy việc tôi” nhân viên dần xóa bỏ y Cơ cấu tổ chức cải tiến đơn giản hóa, việc phân cơng, bố trí nguồn nhân lực hoàn thiện Số lượng cấp bậc quản trị doanh nghiệp giảm Các tổ chức doanh nghiệp cấp quản trị thay cho 6, cấp trước Như tầm hạn quản trị mở rộng trách nhiệm nhà quản trị tăng lên Thay số nguyên tắc cũ tổ chức, quản lý doanh nghiệp nguyên tắc nhằm nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Ví dụ, nguyên tắc chuyên môn phân chia công việc thay nguyên tác phối hợp thực nhiệm vụ có tính chất tổng hợp Chun đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hoàn thiện công tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng III NỘI DUNG CỦA BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC Bảng mơ tả cơng việc: Do đặc thù quy mơ, trình độ cách thức tổ chức doanh nghiệp, mục đích phân tích cơng việc khác nên thực tế khơng có biểu mẫu thống cho mô tả công việc Tuy nhiên mô tả cơng việc thường có nội dung chủ yếu sau đây: y Xác định chức danh công việc: Đặt tên cho cơng việc cách xác, ngắn gọn, phân biệt với công việc khác, phản ánh trách nhiệm không hạ thấp người làm việc y Xác định trách nhiệm, vị trí cơng việc: Trả lời câu hỏi then chốt để hiểu rõ chức trách nhiệm vị trí cơng việc sau:Tại có vị trí này? Tại vị trí lại quan trọng với phận?Vị trí hỗ trợ sứ mạng mục đích doanh nghiệp nào? y Xác định trách nhiệm công việc: Các nhiệm vụ công việc hoạt động, tạo nên trách nhiệm hay chức cụ thể cơng việc dẫn đến việc hồn thành tốt trách nhiệm chức công việc Để xác định xem nhiệm vụ phụ trả lời câu hỏi: “ Việc thực nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích cơng việc hay khơng?” y Liệt kê mối quan hệ mà người cần thực công việc quan hệ báo cáo( báo cáo cho báo cáo nào?), quan hệ giám sát ( quyền giám sát giám sát nào?) y Trình bày phạm vi quyền hạn người thực công việc: Người ta thường quên mô tả công việc cố gắng liệt kê trách nhiệm có người thực cơng việc lại hay bỏ xót quyền hạn họ Khi thiếu không hiểu rõ quyền hạn người thực cơng việc khơng thể hồn thành cơng việc mong muốn Có thể hiểu quyền hạn người thực công việc xác định khía cạnh giao quyền quyền sử dụng nguồn lực( tài chính, nhân lực, trang thiết bị) mà xác định quyền định có liên quan đến việc thực công việc Bảng yêu cầu chuyên môn công việc Bản yêu cầu chuyên môn công việc tài liệu trình bày kiến thức, kỹ lực cá nhân cần phải có để hồn thành tốt cơng việc Cụ thể sau: y Trình độ học vấn; y Kiến thức chuyên môn; y Kinh nghiệm đào tạo; y Phẩm chất cá nhân (nếu cần); y Hành vi ứng xử giao tiếp; 10 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hoàn thiện công tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng đạo: - Đề xuất sách phương án có liên quan đến kinh doanh nhằm đem lại hiệu cho cơng ty - Đóng góp ý kiến xây dựng công ty Tổ chức thực cơng việc: - Hiểu rõ tầm nhìn, sứ mạng giá trị cốt lõi công ty - Hiểu rõ việc quản trị dựa kết công việc - Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng chiến lược kinh doanh (ngắn hạn dài hạn) công ty - Phối hợp với phòng ban chun mơn xây dựng Kế hoạch kinh doanh, bán hàng SPC - Đóng góp ý kiến cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất tuần, tháng - Tổ chức thực quản lý hoạt động kinh doanh công ty nhằm mở rộng thị phần công ty, tăng doanh số bán, đảm bảo lợi nhuận hiệu kinh doanh - Hàng tháng triển khai thực tiêu doanh số theo kế hoạch giao - Tập trung phát triển sản phẩm sản phẩm sản phẩm chủ lực SPC - Quản lý hàng tồn kho - Nắm bắt kịp thời đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng - Các đề xuất đáp ứng nhanh tình hình thực tế thị trường, chi phí nhỏ lợi nhuận mang lại - Tìm đầu mối, đánh giá khách hàng tiềm năng, phân khúc thị trường, quảng bá hình ảnh công ty Phối hợp chặt chẽ với chi nhánh, đại lý bán thuốc trừ sâu - Báo cáo doanh số cho Ban Gíam đốc hàng tháng, quý - Đôn đốc hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm Hồn thiện sản phẩm có cơng ty - Cập nhật tình hình nơng nghiệp chung nước; thực khảo sát - Củng cố phát triển kênh - Tăng cường giới thiệu sản phẩm cho bà phân phối, Phát triển thêm khách hàng nông dân, đại lý thuốc bảo vệ thực vật nhiều vùng khác - Thực hành tiết kiệm - Tham gia xây dựng, áp dụng cải tiến hệ thống đảm bảo chất lượng công ty theo ISO 9001-2000 - Lắng nghe ý kiến đóng góp - Thiết lập đường dây phản hồi trực tiếp khách hàng khắc phục thiếu sót nhanh chóng từ phía khách hàng Các thời gian sớm phản hồi, thiết sót giải đáp, xử lý chậm 3ngày 62 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng - Kiểm tra hỗ trợ nhân viên việc thực nhiệm vụ phân công VI/ Trách nhiệm quản lý, giám sát: - Quản lý chung hoạt động kinh doanh tồn cơng ty - Trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh chi nhánh miền Tây - Quản lý việc thực nhiệm vụ nhân viên P.KHKD VII/ Quyền hạn: - Yêu cầu chi nhánh thực công việc theo quyền hạn phân cơng - Đề nghị Phòng ban chức cung cấp thông tin cần thiết để thực công việc giao - Đề nghị công ty cung cấp chi phí, vật tư, nhân lực, phương tiện cần thiết phục vụ cho công việc - Đề xuất biện pháp giải khó khăn, vướng mắc, thời gian thực nhiệm vụ - Được đề xuất đào tạo, nâng cao trình độ để thực tốt công việc theo quy định công ty - Đề xuất cấu nhân P.KHKD - Điều phối, phân công nhân viên thuộc P.KHKD phạm vi phụ trách - Chấm điểm báo cáo ngày cho chi nhánh - Đề xuất quyền lợi phù hợp với quy định công ty - Đề xuất ý kiến đóng góp cho đơn vị VIII/ Môi trường điều kiện làm việc: - Phòng làm việc tốt, có máy lạnh, khơng ồn ào, trang thiết bị, dụng cụ máy móc đầy đủ: máy vi tính, điện thoại, fax, photocopy, scan, văn phòng phẩm cấp phát -80% thời gian làm việc văn phòng, 20% làm việc với đơn vị bên ngồi, cơng tác tỉnh Số TT Tiêu thức Giới tính Độ tuổi Hình thức Thể chất & Sức khỏe Phẩm chất cá nhân Trình độ học vấn Kiến thức chuyên môn Yêu cầu CMCV Mức độ Nam/ Nữ Trên 25 Trung bình Tốt Tự tin, linh hoạt Cầu tiến, Có trách nhiệm cao với công việc -Tốt nghiệp đại học trở lên ngành Nông học, Bảo vệ Thực vật, trồng trọt Quản trị kinh doanh - Các khóa học kinh doanh Kiến thức kinh doanh, bán hàng 3 Kiến thức thị trường nông sản 63 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV Kỹ Phong cách làm việc 10 Kinh nghiệm; đào tạo GVHD TS Thái Trí Dũng thuốc bảo vệ thực vật Kỹ giao tiếp Kĩ đàm phán Kĩ xây dựng triển khai thực chiến lược kinh doanh Kĩ quản lý làm việc nhóm Kĩ thuyết trình Kĩ lập kế hoạch Kĩ quản lý thời gian Kĩ làm việc với người khó tính Kĩ sử dụng máy tính Kiên trì Nhạy bén Chu đáo Chủ động xếp công việc Chấp nhận công việc áp lực cao Hiểu biết thị trường, đối thủ cạnh tranh, có lực quản lý, kinh nghiệm công tác… 4 3 3 3 64 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng KẾT LUẬN Khi đề cập đến mô tả công việc, người thường cho chức làm rõ trách nhiệm, cơng việc cá nhân tổ chức, đáp ứng mục tiêu công tác tuyển dụng nhân Tuy nhiên, tiếp cận sâu góc độ quản trị doanh nghiệp với hệ thống hóa mơ tả cơng việc thấy mơ tả cơng việc tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu tổ chức vai trò mơ tả cơng việc khơng dừng lại mà có ý nghĩa việc việc quản trị tổ chức Mô tả công việc cho phép người quản trị tổ chức hoạch định công tác quản trị chung tổ chức đơn vị tổ chức Người quản trị tổ chức hiểu cấu trúc, sơ đồ tổ chức mà xây dựng giải hết nhiệm vụ, mục tiêu chưa; người bố trí vào vị trí phù hợp chưa Từ người quản trị phát bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ việc bố trí vị trí bất hợp lý để từ thiết kế lại cơng việc, xếp lại nhân để tổ chức hoạt động hiệu Thông qua mô tả công việc, nhà quản trị biết vị trí thang bậc lương nào, có dải lương phúc lợi sao, đối chiếu với tổ chức tương tự khác mức cao, thấp trung bình Qua xây dựng sách nhân nói chung, sách lương phúc lợi phù hợp cho tổ chức thời kỳ quan trọng đảm bảo công cơng việc phúc lợi cho vị trí Hơn nữa, hệ thống mô tả công việc cho phép nhà quản trị hoạch định nguồn nhân lực thông qua việc phân tích cơng việc, giải mâu thuẫn, xung độ, kể mâu thuẫn, xung đột pháp lý trình quản trị tổ chức Hiện nay, nguồn nhân lực doanh nghiệp nhà nước đối mặt với nhiều thử thách Để cạnh tranh tốt với doanh nghiệp tư nhân hay nước ngồi ngồi việc phải nắm bắt tốt xu hướng kinh doanh thị trường cần tận dụng tố đa nguồn nhân lực có ngồi xã hội Mơ tả cơng việc giải pháp giúp doanh nghiệp nhà nước cấu lại hệ thống nhân sự, gắn chuyện trả lương với quản trị nguồn nhân lực, từ nâng cao hoạt động doanh nghiệp mà đảm bảo tính an sinh xã hội cao Nhiều tổ chức xây dựng hệ thống tiêu chuẩn mô tả công việc thiết lập mục tiêu công việc, tiêu chất lượng,… để đánh giá hiệu công tác vị trí tổ chức Cuối cùng, xin đúc kết viết phát biểu doanh nhân hội thảo nguồn nhân lực “ Nhân tài óc doanh nghiệp, biết chăm sóc tốt, doanh nghiệp tránh tai biến, nhũn não tình trạng thất chất xám” Do trình độ thời gian có hạn nên dù cố gắng khơng tránh khỏi tình trạng thiếu sót Tơi mong với đóng góp nhỏ đề tài góp phần cải tiến phân tích cơng việc Tổng cơng ty nhằm phân cơng, bố trí cơng việc cụ thể, hợp lý cho nhân viên kiểm tra lại kết thực để hồn thành tốt mục tiêu góp phần vào thành công SPC 65 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng PHỤ LỤC I Trích từ điển lực Phụ lục 1: Đánh giá mức độ hiểu biết kiến thức sản phẩm Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng hiểu biết sản phẩm Cơ Biết cơng dụng chính, tính kĩ thuật điều kiện bảo quản Đạt yêu cầu Biết ứng dụng cụ thể, có hiệu quả, tư vấn cho khách hàng Thành thạo Biết ưu khuyết điểm sản phẩm tương đương, có khả huấn luyện kiến thức sản phẩm cho người khác Xuất sắc Định hướng phát triển sản phảm cho thị trường Phụ lục 2: Đánh giá trình độ ngoại ngữ (Anh văn) Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Không có lực Chỉ sử dụng ngơn ngữ tiếng Việt Cơ Biết đọc hiểu, nghe nói giao tiếp tương đương chứng A anh văn giao tiếp thông thường tốt Đạt yêu cầu Biết đọc hiểu, nghe nói giao tiếp tương đương chứng B anh văn đạt 500 điểm theo hệ thống TOEIC Thành thạo Biết đọc hiểu, nghe nói giao tiếp tương đương chứng A anh văn đạt 900 điểm theo hệ thống TOEIC Xuất sắc Biết đọc hiểu, nghe nói giao tiếp tương đương chứng A anh văn đạt 500 điểm theo hệ thống TOEIC, có thêm ngoại ngữ khác đạt trình độ tương đương chứng B Phụ lục 3: Đánh giá trình độ vi tính Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng hiểu biết vi tính Cơ Biết vi tính văn phòng Word, Excel Đạt yêu cầu Sử lý thành thạo vi tính văn phòng Chấp nhận trở ngại theo đuổi để đạt thành công công việc > 70% Thành thạo Vận dụng tính phần mềm hỗ trợ vi tính cho cơng việc đạt hiệu 80% 66 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV Xuất sắc GVHD TS Thái Trí Dũng Thiết lập phần mềm hỗ trợ công việc 90% Phụ lục 4: Đánh giá mức độ kiên trì Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khi gặp trở ngại bng xi, khơng suy nghĩ để giải Cơ Nhận diện trở ngại có suy nghĩ sẵn sàng đối đầu với trở ngại Đạt yêu cầu Chấp nhận trở ngại kiên nhẫn theo đuổi để hoàn thành công việc > 70% Thành thạo Chấp nhận trở ngại kiên nhẫn theo đuổi để hồn thành cơng việc > 85% Xuất sắc Bình tĩnh đối mặt trở ngại, bất chấp khó khăn để hồn thành công việc > 95% Phụ lục 5: Đánh giá mức độ linh hoạt Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Cứng nhắc thụ động cơng việc Khơng có hành động cho tình thay đổi Cơ Khi tình thay đổi: có hành động không kịp thời hiệu chưa cao Đạt yêu cầu Có hành động kịp thời, hiệu >= 60% Thành thạo Có hành động kịp thời, hiệu >= 75% Tận dụng hội, tránh rủi ro tình mang lại Xuất sắc Có hành động kịp thời, hiệu >= 90% Có nhiều phương án trù tình thay đổi Phụ lục 6: Đánh giá mức độ tự chủ Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng kiểm sốt cảm xúc hành vi cơng việc Cơ Kiểm sốt cảm xúc hành vi công việc hàng ngày Đạt yêu cầu Bình tĩnh trước vấn đề xảy để kiểm soát cảm xúc hành vi không gây hậu xấu đạt hiệu 80% 67 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Thành thạo Dự đoán vấn đề xảy để kiềm chế cảm xúc hành vi không gây hậu xấu đạt hiệu 80% Xuất sắc Tự kiểm sốt thân tình khủng hoảng giúp người xung quanh kiểm soát cảm xúc để hoàn thành nhiệm vụ Phụ lục 7: Đánh giá khả tiếp thu thông tin Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng tích cực tham gia khóa đào tạo, khơng có khả tiếp thu Cơ Tham gia đầy đủ khóa đào tạo tiếp thu tốt kiến thức chưa áp dụng cho công việc Đạt yêu cầu Áp dụng kiến thức vào công việc đạt hiệu > 60% Thành thạo Áp dụng kiến thức vào công việc đạt hiệu > 75% Tự đề xuất tham gia khóa đào tạo cần thiết cho công việc Xuất sắc Áp dụng đạt hiệu 90% Truyền đạt kiến thức cho người khác Phụ lục 8: Đánh giá khả giao tiếp đàm phán Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng có khả truyền đạt ý tưởng Cơ Truyền đạt thông điệp cần thiết bố cục chưa chặt chẽ, thiếu mạch lạc Đạt yêu cầu Diễn đạt ý tưởng logic, hiệu truyền đạt 80% Thành thạo Vận dụng khả giao tiếp giải vấn đề đạt mục đích mong đợi Xuất sắc Gỉai thích vấn đề có sức thuyết phục cao, trì tốt để hai bên có lợi Phụ lục 9: Đánh giá khả thuyết phục Mức độ Ý nghĩa Khơng có lực Tiêu chuẩn Khơng có khả lập luận để diễn đạt việc 68 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng Cơ Có khả trình bày diễn đạt vấn đề cách có trình tự sở lập luận chưa đầy đủ Đạt u cầu Có khả trình bày diễn đạt vấn đề có trình tự, có sở lập luận vững chắc, đạt đồng ý >=60% Thành thạo Có khả trình bày lập luận cách nhạy bén, diễn đạt minh chứng cụ thể đạt đồng ý >=75% Xuất sắc Phụ lục 10: Đánh giá khả gây ảnh hưởng người khác Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Khơng tạo hành động lời nói gây ý người khác Cơ Tạo hành động, lời nói gây ý người khác chưa đạt hưởng ứng, 50% chống đối Đạt yêu cầu Có hành động ngơn ngữ sở mang tính chất thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người khác chấp nhận 60% Thành thạo Có hành động ngơn ngữ sở mang tính chất thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người khác chấp nhận 80% Xuất sắc Có ngơn ngữ ứng xử gây ảnh hưởng đến người, đạt chấp nhận 100% Phụ lục 11: Đánh giá mức độ nhạy bén sáng tạo Mức độ Ý nghĩa Tiêu chuẩn Khơng có lực Thực công việc theo hướng dẫn cần giải thích chi tiết Cơ Thực cơng việc khơng cần hướng dẫn Có ý tưởng sáng tạo đơn giản, cải thiện kết công việc Đạt yêu cầu Đưa ý tưởng sáng tạo phù hợp với mục tiêu cơng ty Trình bày được, mức độ ứng dụng đạt >=50% Thành thạo Như mức độ 3, mức độ ứng dụng đạt >=70% Xuất sắc Có ý tưởng sáng tạo hồn toàn mới, mang lại hiệu cao mức độ toàn công ty PHỤ LỤC 69 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng BẢNG CÂU HỎI MƠ TẢ CƠNG VIỆC Bản mơ tả công việc viết để mô tả công việc có tổ chức Do tầm quan trọng nên cần thiết tham gia anh chi có đầy đủ kiến thức, kĩ kinh nghiệm cần thiết cho vị trí cơng việc Việc tham gia xây dựng mô tả công việc giúp anh chị hiểu tài liệu quan trọng cam kết thực ý tưởng quy chế đề tài liệu cơng việc Kính mong anh chị cung cấp thơng tin sau: THƠNG TIN CHUNG Họ tên người thực mô tả công việc: Người thực công việc là: … Là người làm việc † Là chuyên gia tư vấn † Là người giám sát † Đối tượng khác: Vị trí chức danh cơng việc: Phòng: Giới tính người làm chức danh : † Nam † Nữ Tổng thời gian đảm nhiệm vị trí này: Số làm việc tuần: MỤC ĐÍCH CƠNG VIỆC Anh chị vui lòng cho biết mục đích mục tiêu chung cơng việc gì? (Tại cần có vị trí này?) TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, GIÁM SÁT Trách nhiệm giám sát: ƒ Chức danh chịu quản lý giám sát Trực tiếp - Chức danh 1: † Có † Khơng Gían tiếp † Có † Khơng - Chức danh 2: ƒ Tổng số: người ƒ Chức danh chịu quản lý giám sát - Chức danh 1: - Chức danh 2: ƒ Tổng số: người Người giám sát: † Người giám sát trực tiếp † Các giám sát khác phận 10 Mức độ bị giám sát: † Hầu liên tục nhiệm vụ † Các nhiệm vụ bị thường xuyên † Người khác bên ngồi † Các nhiệm vụ khơng bị thường xuyên † Hầu không bị giám sát 70 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hoàn thiện công tác xây dựng MTCV TCCV 11 Mức độ quan trọng việc bị giám sát: † Là phần nhỏ công việc † Cần khơng thiết yếu GVHD TS Thái Trí Dũng † Thực thiết yếu TẦM HẠN QUẢN LÝ 12 Anh chị cho biết định liên quan đến tài chính, phi tài chính, tài sản: † Tài chính: Duyệt khoản chi phí đồng † Phi tài chính: † Tài sản: MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC-THÔNG TIN 13 Anh chị cho biết mối quan hệ cơng việc thường ngày mình: Bên ngồi cơng ty Bên công ty 1 2 3 4 5 PHẠM VI NHIỆM VỤ 14 Tính độc lập cơng việc: a) Những nhiệm vụ độc lập định: b) Những nhiệm vụ cần tham khảo cấp trên: c) Những nhiệm vụ ủy quyền 8 15 Nhiệm vụ Liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng nhiệm vụ vị trí cơng việc ước tính % lượng thời gian dành cho nhiệm vụ: 71 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng 16 Anh chị kể tên trình bày cách thực cơng việc khó nhất: Cơng việc Cách thực 1 2 3 4 17 Tình gây căng thẳng cho anh chị? 18 Theo anh chị công việc yêu cầu trách nhiệm, tiền bạc, mức độ an toàn hay giá trị khác? THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN 19 Anh chị cho biết thuận lợi khó khăn việc Thuận lợi: Khó khăn: ĐÁNH GIÁ CƠNG VIỆC 20 Đánh giá công việc: Cách công việc đánh giá 21 Cơ sở khuyến khích dựa vào yếu tố † Kết hoạt động chung † Kết hoạt động nhóm Người thực † Chất lượng công việc † Kết công việc CÁC YÊU CẦU KHÁC VỀ CÔNG VIỆC (Các câu hỏi 22, 23, 25, 27, 28, 29, 35, 36 chọn nhiều phương án) 72 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hồn thiện cơng tác xây dựng MTCV TCCV GVHD TS Thái Trí Dũng 22 Anh chị cho biết việc công tác chức danh đồng thời ước lượng thời gian công tác tổng thời gian làm việc tháng: † Trong khu vực % † Qua đêm % † Ngoài khu vực % † Khơng có % 23 Tham dự họp Mục đích tham gia Thành phần tham dự Nội Bên † Tư vấn, cung cấp thông tin chuyên môn † Trao đổi thông tin ý tưởng † Đàm phán, thương lượng thuyết phục † Giaỉ vấn đề † Hướng dẫn triển khai công việc † Huấn luyện đào tạo 24 Yêu cầu trang phục: † Trang phục lãnh đạo † Trang phục văn phòng † Bảo hộ lao động † Tùy ý 25 Môi trường làm việc: … Thường xuyên làm việc văn phòng … Ngồi trời … Di chuyển nhiều … Làm việc mơi trường nóng, ẩm … Làm việc mơ trường hóa chất … Khác: 26 Sử dụng máy móc, thiết bị, dụng cụ, phương tiện giới: † PC, Scan, máy in, photocopy, điện thoại † Thiết bị đo lường † Máy tính chủ † Dụng cụ ngắn cầm tay ( chổi, cọ, ) † Hệ thống dây chuyền chế biến † Xe tải nhẹ † Hệ thống điều khiển điện tử † Xe tải nặng 27 Mục đích sử dụng máy móc, thiết bị, dụng cụ, phương tiện giới là: † Vận hành, kiểm soát † Kiểm tra, bảo trì, tiếp nhiên liệu † Khởi động, tắt, giám sát, điều chỉnh † Tháo, lắp, sửa chữa 28 Ảnh hưởng xảy sử dụng sai người sử dụng Đánh giá khả xảy (%) † Khơng ảnh hưởng † Thương tật vĩnh viễn † Thương tích nhẹ, khơng phải nghỉ (% † Tử vong (%) † Thương tích nặng, phải nghỉ làm (% 29 Ảnh hưởng xảy sử dụng sai người sử dụng Đánh giá khả xảy † Không ảnh hưởng (%) † Làm hư hại nặng tài sản (%) † Làm hư nhẹ tài sản (%) † Phá hủy tài sản (%) 30 Các đặc tính khác cơng việc: … Gây ảnh hưởng đến người khác † Sắp xếp lịch trình, kiểm sốt tốc độ † Hoạt động độc lập † Hoạt động trí óc lặp đi, lăp lại † Hoạt động thể lặp đi, lặp lại † Làm việc áp lực thời gian mạnh 73 Chuyên đề tốt nghiệp SV Trương Thị Trúc Anh Hoàn thiện công tác xây dựng MTCV TCCV † Phụ thuộc người khác bước trước † Ảnh hưởng người khác bước sau † Làm việc chung với người khác theo dự án chung GVHD TS Thái Trí Dũng † Tiếp nhận nhiều ý kiến phản hồi từ khách hàng, dư luận † Luôn tự xét lại hoạt động thân † Khác: NĂNG LỰC YÊU CẦU Anh/Chị vui lòng cho biết yêu cầu tối thiểu trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn yêu cầu khác mà cơng việc đòi hỏi để thực tốt cơng việc: 31 Trình độ học vấn: (Anh chị ghi rõ chuyên ngành cần thiết lựa chọn mình) † Đại học: † Phổ thơng trung học † Trung cấp: † Trên đại học: † Cao đẳng: 32 Trình độ ngoại ngữ: … Khơng … Anh văn chuyên ngành … Anh văn giao tiếp … Khác: 33 Trình độ tin học: † Tin học A † Tin học B † Photoshop, đồ họa † Khác: 34 Kinh nghiệm làm việc: † Không cần kinh nghiệm † < năm † năm ≤ kinh nghiệm < năm 35 Phẩm chất cá nhân: … Nhạy bén … Bình tĩnh … Sáng tạo † năm ≤ kinh nghiệm