Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên GiangTổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND Tp. Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TƠ VIỆT HUỲNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Bùi Đức Kháng Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Thủy, Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: TS Nguyễn Kỳ Hồng, Nguyên giảng viên Học viện Hành quốc gia Luận văn bảo vệ hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành quốc gia Địa điểm: phòng 210, nhà A, Học viện Hành quốc gia, Cơ sở TP Hồ Chí Minh Số 10, đường 3/2, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh Thời gian: vào lúc 14h00, ngày 25 tháng năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Trong giai đoạn nay, khoa học hoá đại hố hành Nhà nước xu hướng cải cách hành xây dựng hành đại giới Ở Việt Nam, thực chương trình tổng thể cải cách hành giai đoạn 2011-2020, hành có chuyển biến Cùng với q trình cải cách hành nước, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đẩy mạnh cải cách hành để vượt qua sức cản mình, nội dung cải cách hành mà thành phố liệt đạo thực cải tiến phương thức quản lý, lề lối làm việc quan hành Văn phòng phận khơng thể thiếu cấu tổ chức quan, tổ chức hệ thống quan hành cấp Trong hoạt động quyền cấp, Văn phòng giữ vai trò đặc biệt quan trọng, máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị Trong năm qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá quan tâm kiện toàn bước tổ chức, đầu tư sở vật chất, hoạt động Văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến Tuy nhiên, so với yêu cầu, nhiệm vụ hạn chế như: Nhận thức số lãnh đạo đơn vị cán bộ, cơng chức cơng tác Văn phòng chưa đúng; cấu phận chuyên môn, xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, cơng chức có mặt chưa phù họp; trình độ số cán bộ, cơng chức chưa ngang tầm nhiệm vụ; phương pháp làm việc chưa thật khoa học; phối hợp Văn phòng với phòng, ban, phường, xã chưa thật chặt chẽ có hiệu quả; quản lý sử dụng sở vật chất, kinh phí, phương tiện hoạt động bộc lộ hạn chế, bất cập Những hạn chế cho thấy, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố chưa đổi đồng trước đòi hỏi xử lý thơng tin nhanh, xác để giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đưa định kịp thời, phù hợp, xác nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quyền địa phương Nguyên nhân chế song trùng trực thuộc, quan Văn phòng có hai đầu mối lãnh đạo, hai đầu mối phục vụ, lại thiếu hướng dẫn cụ thể, kịp thời phương thức quản lý, điều hành, tổ chức tham mưu, phục vụ làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng thời gian qua Xuất phát từ yêu cầu thực tế trên, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang” yêu cầu cấp thiết, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống quyền cấp nói chung, cấp huyện nói riêng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Những năm gần đây, có nhiều cơng trình nghiên cứu Văn phòng quan Nhà nước nói chung Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng, cụ thể tác giả: Hồ Ngọc Cẩn, Nguyễn Ngọc Hiến, Tạ Hữu Ánh, Nghiêm Kỳ Hồng, Lưu Kiếm Thanh, Phan Văn Định, Trần Thị Thanh Hiền, Khuất Thị Kim Dung, Văn Đức Sơn Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu cấp độ khác nhau, địa phương khác chưa có đề tài sâu nghiên cứu tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang Mục đích nhiệm vụ luận văn 3.1 Mục đích: Trên sở thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá năm qua; quy định sở pháp lý hành, luận văn đề xuất giải pháp nhằm góp phần hồn thiện tổ chức nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá thời gian tới 3.2 Nhiệm vụ: Làm rõ vấn đề lý luận Văn phòng nói chung chức năng, nhiệm vụ Văn phòng hoạt động quản lý Nhà nước địa phương nói riêng Khảo sát thực tế tổ chức, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá nhằm đánh giá, nhận xét kết đạt được, tìm hạn chế, nguyên nhân đưa giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng: Tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá 4.2 Phạm vi: - Các vấn đề lý luận thực tiễn tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện - Tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá - Thời gian nghiên cứu đánh giá từ năm 2011 đến 2016 Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận: Luận văn vận dụng phương pháp vật biện chứng, vật lịch sử chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, quan điểm Đảng, Nhà nước ta nhà nước pháp luật, cải cách hành 5.2 Các phương pháp nghiên cứu: Trên sở phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp phương pháp chuyên ngành như: nghiên cứu, tổng hợp, phân tích, so sánh, thống kê, khảo sát tổng kết thực tiễn Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Hệ thống hóa, làm rõ sở lý luận tổ chức, hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện Luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán quản lý, công chức Văn phòng người quan tâm đến việc đổi tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện Kết cấu luận văn: Luận văn, phần mở đầu kết luận, bố cục thành 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Văn phòng Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn 2011 - 2016) Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang CHƢƠNG LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Lý luận chung Văn phòng 1.1.1 Khái niệm Văn phòng Hiện có nhiều khái niệm Văn phòng nêu tài liệu sau: - “Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học xã hội Hà Nội, trang 1137] - Theo Hồ Ngọc Cẩn Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, [Nxb Tài chính, năm 2003, trang 10] nêu khái niệm sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức” - Theo Lưu Kiếm Thanh Nghiệp vụ hành Văn phòng - Cơng tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009, trang 18] quan niệm Văn phòng sau: + Theo nghĩa rộng (văn phòng tồn bộ): Bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với đội ngũ nhân làm quản trị cho hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm tồn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức + Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao, phận cấu thành cấu tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn Phòng chức pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Từ khái niệm khác Văn phòng, đưa định nghĩa chung Văn phòng sau: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi thực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.2 Vị trí, vai trò Văn phòng - Văn phòng ln phận cấu thành hình thành đồng thời với đời quan, tổ chức đó, xem đầu mối, cầu nối thơng tin liên lạc lãnh đạo, quản lý quan, đơn vị với tổ chức, phận bên bên quan Là phận thực nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục tổ chức; đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho trình quản lý; hoạt động Văn phòng gắn liền với hoạt động quản lý tổ chức Là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành cấp, phận tổ chức; “bộ nhớ”, „tai mắt” lãnh đạo quan - Văn phòng quan, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp thủ trưởng quản lý điều hành công việc; đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan, đơn vị Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề định hiệu quả, xác Giảm bớt thủ tục hành chính, giúp hoạt động quan diễn cách nhanh chóng, thơng suốt, giảm chi phí không cần thiết 1.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động Văn phòng - Xét yếu tố khách quan, Văn phòng bị tác động yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành Văn phòng lãnh đạo quan, đơn vị cấp mình, quan hành cấp trên, quy định pháp luật, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp Văn phòng với sở ngành, huyện, thị khác - Xét yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong): + Thứ nhất, bị chi phối cách tổ chức quan, công sở Cơ quan có nhiều đơn vị cơng việc Văn phòng phức tạp Nhiều cơng việc văn phòng bị chi phối trường hợp quan nhiều đơn vị, tổ chức; mà chức đơn vị phân định không rõ ràng + Thứ hai, hoạt động Văn phòng trực tiếp gián tiếp liên quan đến người quan, đơn vị Nếu cán quan hiểu rõ hỗ trợ cho công tác văn phòng cơng tác thực thuận lợi ngược lại cơng việc gặp nhiều khó khăn + Thứ ba, quan quy chế hoạt động quy định lề lối làm việc phận có ý nghĩa quan trọng Nếu quy chế làm việc không xây dựng cụ thể, rõ ràng, người làm việc riêng lẻ khơng có hợp tác, hỗ trợ lẫn khơng thể đạt mục tiêu hoạt động quan, Văn phòng khơng phát huy vai trò, chức + Thứ tư, sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 1.2 Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện 1.2.1 Vị trí, vai trò Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện - Là quan chuyên môn, máy giúp việc Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân, có tư cách pháp nhân, dấu riêng, chịu quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân huyện - Có vai trò quan trọng việc tham mưu xây dựng triển khai thực định, chương trình, kế hoạch công tác Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; cung cấp liệu, thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ hoạt động, đạo, điều hành tổ chức thực chương trình, kế hoạch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Có mối liên hệ hữu cơ, chặt chẽ, cầu nối Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân với quan chuyên môn, Ủy ban mặt trận tổ quốc, đoàn thể xã, phường, thị trấn 1.2.2 Chức Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện - Chức tham mƣu, tổng hợp: Là chức Văn phòng, nội dung cơng tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn công tác Văn phòng; nội dung tổng hợp nghiêng nhiều khía cạnh thống kê, xử lý thơng tin liệu phục vụ hoạt động quản lý Hai nội dung có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, khơng thể tách rời; tổng hợp sở tham mưu, khơng thể tham mưu tốt, khơng có biện pháp tốt thơng tin khơng có, thơng tin khơng kịp thời, khơng xử lý, phân tích xác tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu góp phần tăng cường cơng tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin báo cáo nhanh chóng hơn, đầy đủ, xác - Chức phục vụ đảm bảo hậu cần + Giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản cơng, cơng việc hậu cần phục vụ khác + Thực công tác văn thư lưu trữ, tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn đi, đến; kiểm tra thể thức văn trước trình ký, đóng dấu phát hành; quản lý, sử dụng dấu quy định Chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp, họp, hội nghị, tiếp khách; bảo đảm sở vật chất, phương tiện làm việc Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện phòng, ban ngành + Bảo đảm kinh phí hoạt động kịp thời, chế độ, nguyên tắc biện pháp thực tiết kiệm, chống lãng phí quan 1.2.3 Nhiệm vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện - Tham mƣu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện xây dựng nghị quyết, chƣơng trình, kế hoạch cơng tác có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc triển khai, tổ chức thực văn Là nhiệm chủ yếu quan trọng hàng đầu Văn phòng, chương trình, kế hoạch cơng tác phải thể văn cụ thể, xác rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp, tiến độ thực khoảng thời gian cụ thể Vì vậy, để văn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý nội dung, thể thức, Văn phòng phải chịu trách nhiệm tham mưu, giúp cho lãnh đạo quan soạn thảo ban hành loại văn mang tính đạo chung quan, đơn vị - Công tác thu thập, quản lý xử dụng thông tin Thông tin có vai trò quan trọng việc đảm bảo thống hoạt động quan, tổ chức; thông tin hoạt động quản lý hành nhà nước có từ nhiều nguồn khác (thơng tin bên ngồi, thơng tin bên trong), qua q trình xử lý thơng tin, quan hành nhà nước đưa định quản lý cụ thể lĩnh vực cụ thể Để làm tốt công tác tham mưu tổng hợp, Văn phòng phải tăng cường công tác thu thập, xử lý quản lý thông tin kỷ chặt chẽ từ cung cấp thơng tin kịp thời, xác tham mưu tốt cho lãnh đạo quan, đơn vị - Tổ chức phục vụ kỳ họp, họp, hội nghị Trong quan hành Nhà nước việc tổ chức họp, hội nghị nhiều, để đảm bảo chất lượng giảm thiểu họp khơng cần thiết, Văn phòng phải phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị tốt nội dung phục vụ cho họp, hội nghị, từ bước chuẩn bị nội dung báo cáo, tham luận (nếu có), in ấn tài liệu, thư mời, bố trí bàn ghế, âm thanh, thư ký dự thảo thông báo kết luận ý kiến đạo … Thông qua họp, hội nghị giúp nhiều cho Văn phòng cơng tác thu thập, sàng lọc, xử lý thơng tin phục vụ cho q trình nghiên cứu tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo - Công tác văn thƣ, lƣu trữ + Công tác văn thƣ: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn đến sau có ý kiến phê chuẩn lãnh đạo; kiểm tra chịu trách nhiệm thể thức, thủ tục ban hành văn bản; cho số phát hành văn bản; lập hồ sơ lưu trữ hệ thống phần mềm quản lý văn nộp vào kho lưu trữ; quản lý sử dụng dấu quy định TIỂU KẾT CHƢƠNG Theo lý luận chung, Văn phòng hiểu nhiều gốc độ khác nhau, có điểm chung hoạt động Văn phòng có hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo sở vật chất cho hoạt động lãnh đạo quan; chức tổng hợp, tham mưu đảm bảo hậu cần có mối quan hệ gắn bó hữu chặt chẽ bổ sung cho Muốn làm tốt công tác tham mưu phải thực tốt việc tổng hợp, phân tích, xử lý thông tin; tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp huyện đảm bảo đầy đủ chức Văn phòng nói chung Điểm khác biệt rõ nét so với Văn phòng tổ chức khác chức tham mưu tổng hợp đặt cao có ý nghĩa định so với chức hậu cần CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG (GIAI ĐOẠN 2011-2016) 2.1 Đặc điểm tình hình chung 2.1.1 Đặc điểm tình hình thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang - Điều kiện tự nhiên: Rạch Giá hình thành từ năm 1739, năm 2005, thành phố Rạch Giá thành lập với 12 đơn vị hành cấp xã Thành phố Rạch Giá trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, xã hội tỉnh Kiên Giang; có bờ biển dài 15 km; phía Đơng Nam giáp huyện Châu Thành; phía Đơng - Bắc giáp huyện Tân Hiệp; phía Tây - Nam giáp vịnh Thái Lan, phía Tây - Bắc giáp huyện Hòn Đất Diện tích tự nhiên 103,56 km2 ; dân số 239.057 người, gồm có dân tộc chính, người Kinh chiếm 87,88%, người Khmer chiếm 6,97%, người Hoa chiếm 5,06% số dân tộc thiểu số khác - Điều kiện kinh tế - xã hội: Cơ cấu kinh tế: ngành dịch vụ chiến 82,69%, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp chiếm 11,69%, 10 nông nghiệp 5,62%; thu nhập bình quân đầu người năm 2015 69,51 triệu đồng/người/năm (tương đương 3.278 USD), tốc độ tăng trưởng bình quân 10,63%; hệ thống hạ tầng thị hồn thiện - Người đất Rạch Giá làm nên trang sử hào hùng công bảo vệ xây dựng Tổ quốc Ngày 22/8/1998, Chủ tịch Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam định tặng thưởng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” cho Đảng bộ, quân dân Rạch Giá 2.1.2 Đặc điểm tình hình Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch - Là quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức tham mưu cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân hoạt động - Bộ phận nghiên cứu tổng hợp phận chủ chốt, quan trọng giúp cho Văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản Kho bạc nhà nước - Có trang thiết bị phù hợp điều kiện vật chất cần thiết khác để đảm bảo cho hoạt động Văn phòng 2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016) 2.2.1 Về cấu tổ chức máy nhân Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố có 20 cán công chức, đảm bảo theo biên chế giao, cụ thể: Về trình độ văn hóa: THPT 20/20 người, đạt 100% Trình độ chun mơn: thạc sĩ 04 người, đạt 20%; đại học 15 người, đạt 75%; trung cấp 01 người, chiếm 05% Lý luận trị: Cao cấp 09 người, đạt 45%; trung cấp 09 người, đạt 45%; sơ cấp 02 người, chiếm 10% Về độ tuổi: từ 31 - 40 tuổi: 11 người, chiếm 55%; 41 - 50 tuổi: 04 người, chiếm 20%; 50: 05 người, chiếm 25% 11 Tổ chức máy Văn phòng gồm có lãnh đạo Văn phòng (Chánh văn phòng, 02 Phó Văn phòng) phận chun mơn, xếp, bố trí sau: Bộ phận nghiên cứu tổng hợp, Bộ phận tiếp công dân, Bộ phận công nghệ thông tin, Bộ phận tiếp nhận trả kết quả, Bộ phận hành quản trị, Bộ phận kế tốn tài vụ Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND UBND thành phố Chánh Văn phòng Phó Văn phòng tổng hợp Bộ phận nghiên cứu tổng hợp Phó Văn phòng hành quản trị Bộ phận tiếp cơng dân Bộ phận công nghệ thông tin Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận tiếp nhận trả kết Bộ phận hành quản trị Bộ phận kế tốn tài vụ 2.2 Hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá - Công tác tham mƣu, tổng hợp: Tham mưu ban hành chương trình, kế hoạch cơng tác; theo dõi, đơn đốc phòng, ban ngành thành phố phường, xã thực tốt chương trình kế hoạch quy chế làm việc Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; xây dựng đề án, chương trình, kế hoạch trọng tâm, trọng điểm thực nghị đại hội đảng thành phố Rạch Giá; kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội năm, kế hoạch đầu tư công trung hạn, chương trình hành động thực chương trình hành động quan quản lý nhà nước cấp 12 kế hoạch, chương trình khác liên quan đến công tác đạo, điều hành lãnh đạo thành phố Thẩm tra trình Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân thành phố ban hành văn quy phạm pháp luật, định cá biệt văn hành khác; thu thập, tổng hợp, quản lý liệu thông tin, tư liệu hệ thống phần mềm tác nghiệp nội phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng Thường trực Hội đồng nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố phòng ban chun mơn, phường-xã Tiếp nhận xử lý ban đầu văn phòng, ban chuyên môn thành phố, Ủy ban nhân dân phường, xã, đơn vị liên quan trình xin ý kiến đạo báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Sắp xếp lịch công tác, chuẩn bị họp cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, theo dõi diễn biến họp, xây dựng thông báo kết luận, phát hành thông báo, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực - Công tác tiếp nhận, trả kết giải hồ sơ hành tiếp cơng dân Hiện nay, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố triển khai thực chế cửa, cửa liên thông đưa thủ tục hành vào thực chế cửa Bộ phận tiếp nhận trả kết 19/37 lĩnh vực với 153/259 thủ tục, chiếm tỷ lệ 59,07% so với thủ tục hành cơng bố Do đó, việc phối hợp giải thủ tục hành ngày chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu, phần lớn hồ sơ trả hạn, rút ngắn thời gian giải so với quy định Từ năm 2011 - 2016 văn phòng thực việc tiếp nhận giải 149.141 hồ sơ loại; giải hẹn 148.325 hồ sơ, đạt tỷ lệ 99,45%; trả hạn 807 hồ sơ, chiếm 0,54% - Công tác tiếp công dân Thiện tốt nhiệm vụ chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân quan tham gia tiếp công dân; đảm bảo điều kiện cho lãnh đạo thành phố tiếp công dân định kỳ, đột xuất; tham mưu, đề xuất hướng giải trường hợp khiếu nại, tố cáo công dân thuộc thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố; tổ chức 13 họp xử lý hành liên quan đến giải khiếu nại, tố cáo công dân; tiếp nhận chuyển giao đơn thư khiếu nại cho đơn vị, phòng ban chun mơn giải thực tốt Kết từ năm 2011 đến 2016 Văn phòng tổ chức tiếp 1.262 lượt cơng dân; tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố tiếp 402 lượt, tổ chức đối thoại với 433 lượt người; phối hợp với thủ trưởng phòng, ban ngành tiếp 394 lượt Đã tiếp nhận giải 1.337 đơn - Công tác văn thƣ, lƣu trữ Để thực tốt nhiệm vụ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố triển khai, quán triệt đầy đủ văn đạo, hướng dẫn như: Luật Lưu trữ năm 2011, quy định, hướng dẫn Trung ương, tỉnh công tác văn thư, lưu trữ Qua đó, cơng tác văn thư có tiến bộ, hạn chế sai sót; thực tốt việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn đi, đến; phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập, thống kê danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; chuẩn bị kho lưu trữ, tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên nhận tài liệu lưu trữ Ngoài qua việc triển khai ứng dụng phần mềm công nghệ thông tin quản lý văn giúp cho việc lấy số, quản lý lưu trữ văn chặt chẽ, đảm bảo thời gian, tra cứu kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác - Công tác đảm bảo hậu cần Việc quản lý tài sản công, phương tiện làm việc, thu chi ngân sách quan thực công khai, minh bạch theo chế độ tài chính; cơng tác đảm bảo sở vật chất cho việc tổ chức phiên họp, hội nghị, phục vụ hoạt động Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đảm bảo; an ninh trật tự, cơng tác phòng cháy chữa cháy thực tốt; hệ thống phòng làm việc khang trang, đẹp; thông tin liên lạc thông suốt 2.3 Nhận xét chung tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND UBND thành phố Rạch Giá 2.3.1 Ưu điểm - Có nhiều cố gắng, nỗ lực, củng cố, kiện toàn tổ chức máy, phù hợp với quy định pháp luật; xếp, bố trí phận chuyên môn; phân công nhiệm vụ, quyền hạn Chánh Văn phòng, 14 Phó Chánh Văn phòng, đội ngũ cán, cơng chức trình độ chun mơn đảm bảo khả thực nhiệm vụ, từ thúc đẩy hiệu hoạt động Văn phòng phòng hiệu hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố - Làm tốt công tác tham mưu, đề xuất giúp Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố đạo điều hành cơng việc có hiệu quả; tổ chức triển khai kịp thời chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước; tham mưu ban hành nhiều chủ chương, sách phù hợp với tình hình thực tế địa phương; tăng cường theo dõi nắm tình hình, đơn đốc, kiểm tra việc triển khai, thực hiện, kịp thời đề xuất tháo gỡ khó khăn vướng mắc cho ngành phường, xã - Chủ động xây dựng nhiều kênh thông tin giúp cho cơng tác tổng hợp báo cáo Văn phòng thực tốt trước, góp phần tích cực việc hồn thành nhiệm vụ trị chung thành phố Thực tốt công tác đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động đạo, điều hành lãnh đạo thành phố Công tác phối hợp với đơn vị chuyên môn chặt chẽ hiệu quả; cơng tác cải cách hành quan tâm thực thường xuyên, liên tục; chủ động triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn phòng 2.3.2 Hạn chế nguyên nhân - Cơ cấu tổ chức có mặt chưa phù hợp chức năng, nhiệm vụ tham mưu Văn phòng; việc bố trí phân cơng nhiệm vụ cho lãnh đạo chuyên viên phụ trách công việc phận có chồng chéo; chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phải phụ trách nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực lại phân chia cho nhiều chuyên viên phụ trách; chưa bố trí lãnh đạo Văn phòng phụ trách việc tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân thành phố, mà có 01 chuyên viên theo dõi lĩnh vục nên dẫn đến tải - Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch đạo chậm, lúc chưa sát tình hình thực tế địa phương, chạy theo văn cấp trên, nhiều mang tính áp đặt, chủ quan - Nội dung tổng hợp báo cáo chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra, nặng liệt kê, thiếu yếu tố phân tích, đánh giá để nhận xét 15 thực chất nội dung làm chưa để từ đề xuất nội dung, biện pháp đạo thực thời gian tới - Công tác thẩm định văn trước trình ký, ban hành nhiều hạn chế chun viên tổng hợp khơng có thời gian để nghiên cứu chuyên sâu lĩnh vực cụ thể dẫn đến chất lượng văn không cao, chưa đạt yêu cầu mong muốn lãnh đạo - Chưa ban hành quy định chế độ lập hồ sơ tài liệu lưu trữ; quy định quản lý sử dụng xăng xe, quy định việc tổ chức họp, hội nghị … mà chủ yếu áp dụng theo văn quy định chung * Nguyên nhân: - Do chế song trùng, văn phòng phải phục vụ hai đầu mối lãnh đạo, vừa tham mưu, giúp việc cho Ủy ban nhân dân, vừa tham mưu, phục vụ hoạt động Thường trực Hội đồng nhân dân - Việc phân công lãnh đạo văn phòng chồng chéo, khơng thuận lợi cho việc theo dõi, đạo; mơ hình tổ chức phận nghiên cứu tổng hợp chưa hợp lý; công tác đào tạo, bồi dưỡng chun mơn, nghiệp vụ văn phòng chưa quan tâm mức - Phương thức hoạt động, điều hành Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân chưa theo kịp yêu cầu cải cách hành nay; chậm điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế nhiệm vụ cụ thể giai đoạn - Một số phòng, ban chưa phát huy hết vai trò, trách nhiệm, chậm trễ việc tham mưu cho lãnh đạo thành phố xây dựng chương trình, kế hoạch đạo thuộc lĩnh vực đơn vị phụ trách, có nơi xây dựng cách chiếu lệ dồn hết cho Văn phòng TIỂU KẾT CHƢƠNG Với chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu tổng hợp, máy giúp việc, Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố có vị trí, vai trò quan trọng hoạt động quản lý, đạo, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh địa bàn thành phố Trong năm qua, Văn phòng chủ động, phối hợp với ban, ngành, đoàn thể thành phố, phường, xã để 16 thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng ngày nâng lên chất lượng, khẳng định tính hiệu quả; cơng tác hành chính, phục vụ có nhiều cố gắng, đáp ứng kịp thời hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố hoạt động thường xuyên quan Văn phòng Cơng tác nội vụ, lễ tân, hậu cần bảo đảm chu đáo, nhiệt tình, trọng thị, chất lượng phục vụ ngày tốt Tuy nhiên, hoạt động Văn phòng số hạn chế, bất cập, nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan chế sách, người, nội quy, quy chế làm việc, thái độ văn hoá ứng xử cán bộ, cơng chức,…các ngun nhân cần có giải pháp hữu hiệu để khắc phục, qua củng cố, nâng cao chất lượng hoạt động Văn phòng CHƢƠNG ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG 3.1 Định hƣớng đảm bảo hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá Những giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng phải phù hợp với chủ trương, đường lối, định hướng Đảng Nhà nước tổ chức máy Nhà nước, phù hợp tình hình thực tế tổ chức, máy Ủy ban nhân dân thành phố, điều kiện thực tế địa phương Đồng thời phải tương thích với vị trí “đầu mối” Văn phòng hệ thống quan chuyên môn Ủy ban nhân dân thành phố, đặc biệt vai trò đặc thù Văn phòng máy quan hành địa phương 3.2 Giải pháp đảm bảo hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức máy quy chế làm việc - Hoàn thiện tổ chức máy 17 Điều chỉnh lại mơ hình cấu tổ chức cho phù hợp với chức nhiệm vụ, đảm bảo phận chun mơn có liên kết, phối hợp chặt chẽ với nhau, phân chia nhiệm vụ rõ ràng, tránh chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm, đảm bảo thực đầy đủ, có hiệu chức Văn phòng tham mưu, tổng hợp đảm bảo hậu cần Qua phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng đội ngũ cán bộ, cơng chức có, máy Văn phòng giữ theo mơ hình nay, cần xem xét để điều chỉnh, xếp Bộ phận chuyên môn cho khoa học phù hợp Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng CHÁNH VĂN PHÕNG Phó Chánh Văn Phòng Phụ trách tổng hợp Bộ phận nghiên cứu tổng hợp Bộ phận công nghệ thơng tin Phó Chánh Văn Phòng hành quản trị Bộ phận Văn thư lưu trữ Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp nhận trả hồ sơ Bộ phận tiếp dân Bộ phận hành quản trị Bố trí theo điều chỉnh máy tổ chức Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố giữ nguyên trước gồm có Chánh Văn phòng, 02 Phó chánh Văn phòng 07 phận, phận chuyên môn xếp, điều chỉnh lại sau: + Chánh Văn phòng: chịu trách nhiệm trước Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân thành phố việc lãnh đạo tổ chức, điều hành hoạt động quan Văn 18 phòng; thực trách nhiệm Thủ trưởng quan theo quy định Pháp luật Đồng thời trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ; phận kế toán-tài vụ; phận Văn thư-Lưu trữ Văn phòng; việc điều chỉnh tạo điều kiện thuận lợi cho Chánh Văn phòng theo dõi, đạo chịu trách nhiệm toàn việc quản lý, thu, chi kinh phí hoạt động Văn phòng đảm bảo bí mật Nhà nước theo quy định Pháp luật + Phó chánh văn phòng phụ trách tổng hợp: trực tiếp phụ trách, đạo hoạt động 02 Bộ phận (nghiên cứu tổng hợp, Công nghệ thông tin) tham mưu cho Thường trực Hội đồng nhân dân + Phó chánh văn phòng phụ trách hành quản trị: trực tiếp phụ trách 03 Bộ phận (Tiếp công dân, Hành quản trị, tiếp nhận trả kết quả) Tính chất cơng việc 03 phận phận thường xuyên tiếp xúc giải hồ sơ hành cơng dân, lãnh đạo văn phòng phân công thuận lợi việc đạo, theo dõi, kiểm tra + Đối với phận tổng hợp cần tăng cường thêm số lượng chuyên viên phận có khối lượng cơng việc lớn, vừa tham mưu cho Thường thực Hội đồng nhân dân, vừa tham mưu cho Ủy ban nhân dân Trong đó, cần phải bố trí chuyên viên phụ trách lĩnh vực cụ thể, tránh trường hợp chuyên viên phân công phụ trách nhiều lĩnh vực hay lĩnh vực có nội dung cơng việc nhiều lại chia chuyên viên phụ trách phần; đồng thời bố trí 02 chun viên phụ trách cơng tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực Hội đồng nhân dân để khắc phục tình trạng khơng có lãnh đạo văn phòng phụ trách mà phân công 01 chuyên phục trách nên không đảm đương hết nhiệm vụ - Hoàn thiện quy chế làm việc Văn phòng, quy chế phối hợp với đơn vị, phòng ban chun mơn Văn phòng muốn hoạt động có hiệu quả, hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ theo quy định, việc tổ chức máy tinh gọn, hợp lý, đội ngũ cán bộ, công chức tinh thơng nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao, … cần phải xây dựng quy chế làm việc cụ thể, rõ ràng hơn; quy định nguyên tắc, phương thức, 19 trách nhiệm phận, cá nhân có liên quan sở quy trình hóa cơng đoạn cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng đòi hỏi cá nhân tổ chức phải tuân thủ nghiêm quy định nêu quy chế Mỗi cơng việc phải có phận, cá nhân chịu trách nhiệm, việc chưa thể giao tách bạch cho cá nhân phải quy định phận, cá nhân cụ thể chủ trì kèm theo quy chế phối hợp; đảm bảo kỹ luật, kỷ cương hành chính, đề cao trách nhiệm cá nhân q trình thực thi cơng vụ Ngồi ra, Văn phòng cần chủ động tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy chế phối hợp phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, quy chế cần thể đầy đủ nội dung, phân công rõ ràng đơn vị chịu trách nhiệm chính, đơn vị phối hợp, phương thức thực hình thức phối hợp; điều kiện đảm bảo cho công tác phối hợp, thời hạn hoàn thành để xác định trách nhiệm đơn vị thiếu phối hợp trình tham mưu 3.2.2 Nâng cao chất lượng cán bộ, công chức Định kỳ hàng năm lãnh đạo phải tiến hành rà soát, đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ cán, công chức để tiến hành hoạt động quy hoạch gắn với bố trí, sử dụng có kế hoạch đưa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lực, trình độ trị, chun mơn, nghiệp vụ kỹ hành Ngồi việc đưa đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo, lãnh đạo Văn phòng cần quan tâm tạo điều kiện cho cán công chức tham dự hội thảo, hội nghị, tham gia đồn cơng tác … giúp cho cán bộ, công chức hiểu biết nhiều lĩnh vực tích lũy kinh nghiệm cho thân Bên cạnh đó, người làm cơng tác văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn nâng cao trình độ trị, chun mơn, nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thực nhiệm vụ - Thực công khai, minh bạch, chặt chẽ việc tuyển dụng cán bộ, công chức, phải vào yêu cầu, nhiệm vụ, vị trí việc làm 20 tiêu biên chế để xem xét lựa chọn cá nhân có đủ phẩm chất, trình độ, lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao - Tăng cường công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đội ngũ cán bộ, công chức thực thi cơng vụ; thơng qua phát hiện, đánh giá phẩm chất, trình độ, lực, chất lượng cơng việc khả hồn thành nhiệm vụ giao để có biện pháp giúp cán bộ, cơng chức sữa chữa hạn chế, khuyết điểm, đúc rút kinh nghiệm, hồn thiện thân 3.2.3 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng - Nâng cao nhận thức trình độ ứng dụng, trước hết cấp lãnh đạo, đến cán bộ, công chức, viên chức việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, trình tác nghiệp, giải hồ sơ hành chính; bước thay đổi phương thức làm việc truyền thống, thủ công sang phương thức làm việc mới, đại - Tạo sở liệu thông tin đồng nhằm nâng cao hiệu công tác điều hành, cơng tác nghiên cứu tổng hợp Văn phòng Có chế độ đãi ngộ thỏa đáng để thu hút nguồn nhân lực có trình độ cơng nghệ thơng tin để kịp thời chỉnh sửa sai sót chủ động vấn đề viết phần mềm phục vụ hoạt động quan đơn vị - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức thành phố nói chung, Văn phòng nói riêng, để nâng lên hiệu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO vào giải thủ tục hành - Nâng cấp, tích hợp hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO vào phần mềm Một cửa điện tử UBND thành phố Đồng thời, cần có quy chế cụ thể việc sử dụng phần mềm công nghệ thông tin, quy chế quản trị mạng, hệ thống công nghệ thông tin đơn vị; xây dựng biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống sử dụng để đảm bảo thể thức văn - Website Văn phòng có trách nhiệm cung cấp thơng tin, thực theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, tạo thuận lợi Tiếp nhận thư góp ý kiến, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin tổ chức, cá nhân; lưu trữ, xử lý, cập nhật, 21 cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu; chuyển yêu cầu cung cấp thông tin đến quan có liên quan yêu cầu cung cấp thông tin vượt chức năng, nhiệm vụ văn phòng - Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin phải có đồng phải xây dựng chuẩn phần mềm cụ thể để tích hợp, liên thông hệ thống, phần mềm nhằm khai thác có hiệu liệu chia thơng tin hệ thống; tránh thực trạng mạnh đơn vị đơn vị xây dựng vừa khơng hiệu lại gây lãng phí ngân sách 3.2.4 Đổi hồn thiện cơng tác đảm bảo hậu cần - Hoàn chỉnh hệ thống sổ sách kế toán áp dụng phần mềm kế toán vào quản lý tài chính, tài sản cơng quan, đảm bảo cho việc quản lý thu, chi tài chặt chẽ Hàng năm, phải chủ động lập dự tốn kinh phí theo chế độ tài chính, sát với yêu cầu thực tế, để có chủ động việc cân đối thu, chi tài phục vụ hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố - Xây dựng phương án thực bố trí lại phòng làm việc cho đơn vị khu hành tập trung Ủy ban nhân dân thành phố cho phù hợp, cần bố trí mối liên hệ, tầm quan trọng phòng, ban chun mơn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho trình tác nghiệp, phối hợp giải hồ sơ hành - Định kỳ kiểm kê, rà sốt để có kế hoạch đầu tư, trang bị mới, nâng cấp thiết bị lạc hậu, xuống cấp đảm bảo thiết bị làm việc đồng tổng thể chung đơn vị, trang thiết bị phải sử dụng mục đích phục vụ cho công việc công Hàng năm cần điều chỉnh, bổ sung quy chế chi tiêu, định mức sử dụng văn phòng phẩm, xăng xe rõ ràng, chặt chẽ, rõ ràng theo hướng triệt để tiết kiệm TIỂU KẾT CHƢƠNG Tổ chức khoa học cơng tác văn phòng, xếp tổ chức máy, hoàn thiện quy chế làm việc … tạo tiền đề để phát triển cho quan đơn vị; việc tổ chức thu nhận thơng tin, phân tích, xử lý thơng tin quan nhiệm vụ Văn phòng, khơng tổ chức tốt 22 có ảnh hưởng đến chất lượng, hoạt động khác đơn vị Việc bố trí trang thiết bị, phương tiện hợp lý cho toàn quan cần thiết quan trọng, phương tiện làm việc đại tạo điều kiện nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ, công chức, nâng cao hiệu lao động cho quan, giảm thiểu lãng phí ách tắc quản lý; văn phòng tổ chức tốt, hợp lý, ý thức cán bộ, công chức tốt góp phần giảm chi phí q trình hoạt động Văn phòng Trong xu nay, việc xây dựng công sở văn minh đại, máy tinh gọn, tác phong đội ngũ cán bộ, công chức chức chuyên nghiệp, văn minh lịch yêu cầu đặt cấp quyền từ trung ương đến địa phương quan hành nhà nước Văn phòng nói chung Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố nói riêng với tư cách quan tham mưu, tổng hợp đảm bảo hậu cần cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố cần thường xuyên chủ động nghiên cứu tìm giải pháp tối ưu để ngày nâng cao hiệu hoạt động góp phần nâng cao chất lượng tham mưu đạo, điều hành thực nhiệm vụ trị, tiêu kinh tế, xã hội thành phố KẾT LUẬN Dưới lãnh đạo Đảng, nhân dân ta tiến hành công đổi phấn đấu mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh, thành tựu đạt 30 năm qua khẳng định đường lối đổi đắn Đảng Nhà nước Tuy nhiên, kết ban đầu, để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra, yêu cầu phải tiếp tục thực đồng giải pháp cải cách máy nhà nước nói chung, máy quyền địa phương nói riêng để chủ động hội nhập quốc tế bối cảnh tồn cầu hóa diễn mạnh mẽ Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện phận cấu thành Ủy ban nhân dân huyện, có tác động lớn đến hiệu hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân lãnh đạo, điều hành thực nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hộ địa phương; năm qua cấu tổ chức, 23 máy Văn phòng bước cố, kiện tồn, chất lượng hoạt động ngày nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Tuy nhiên, tồn hạn chế, yếu định nhiều yếu tố tác động đặt yêu cầu, đòi hỏi cần tiếp tục nghiên cứu, trao đổi để tìm nguyên nhân ưu, khuyết điểm đề xuất giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện tổ chức nâng cao hiệu hoạt động, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý nhà nước địa phương Đây vấn đề khó khăn, đòi hỏi phải có kiên trì, làm thường xun, lâu dài giai đoạn cụ thể, nhằm góp phần hồn thiện máy quan hành nhà nước, đáp ứng tốt nguyện vọng, quyền lợi đáng nhân dân giai đoạn mà Nhà nước tập trung đẩy mạnh việc xây dựng nhà nước pháp quyền, dân, dân dân 24 ... đặt cao có ý nghĩa định so với chức hậu cần CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG (GIAI ĐOẠN 2011-2016) 2.1... đảm bảo cho hoạt động Văn phòng 2.2 Thực trạng tổ chức hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016) 2.2.1 Về cấu tổ chức máy nhân Văn phòng Hội... thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn 2011 - 2016) Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang CHƢƠNG