BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN.BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁNI.Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp: 1.1.Đặc điểm tổ chức sản xuất:1.1.1.Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ, sản xuất..1.1.2.Đặc điểm kinh doanh: Thông tin về cách thức mua, bán, thanh toán, vận chuyển hàng hoá, thị trường tiêu thụ..1.1.3.Đặc điểm hàng hoá: Tính chất của loại hàng hoá đang sản xuất, kinh doanh…1.1.4.Tổ chức bộ mạy sản xuất kinh doanh1.1.5.Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới.II.Chính sách kế toán:2.1.1.Nhu cầu thông tin kế toán:

BÁO CÁO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

I. Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp:

I.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất:

I.1.1. Loại hình kinh doanh: Thương mại, dịch vụ, sản xuất

I.1.2. Đặc điểm kinh doanh: Thông tin về cách thức mua, bán, thanh toán, vận

chuyển hàng hoá, thị trường tiêu thụ

I.1.3. Đặc điểm hàng hoá: Tính chất của loại hàng hoá đang sản xuất, kinh doanh…I.1.4. Tổ chức bộ mạy sản xuất kinh doanh

I.1.5. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới

II. Chính sách kế toán:

II.1.1. Nhu cầu thông tin kế toán:

III. CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN

III.1.1. Nhu cầu thông tin kế toán:

BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Đánh giá việc thực hiện kế hoạch trong năm

- Đánh giá hiệu quả việc sử dụng chi phí

của các phòng ban

- Đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng chi nhánh (theotừng nhóm hàng, mặt hàng)

- Định hướng đầu tư marketing trong tương lai

- Doanh thu, chi phí, lãi lỗ, các khoản giảm trừ, lãi gộp theo từng chi nhánh

- Cung cấp thông tin về các nguồn lực (hàng hoá, tài sản cố định,…)

- Dòng tiền và khả năng tạotiền

- Thuế và các khoản phải nộp trong kỳ

- Doanh thu, chi phí, giá vốn, doanh số bán, giảm trừ doanh thu theo từng mặt hàng, từng chi nhánh, kênh phân phối

- Nợ phải thu khách hàng, thông tin khách hàng, hạn mức tín dụng

- Tình hình nhập xuất tồn

- Đối chiếu kết quả đạt được cuối kỳ với kế hoạch

đề ra

- Phó giám đốc

Nhân sự - Hành chính –tài chính Kế toán - Kiểm soát

- Đánh giá hiệu quả

sử dụng nhân công lao động

- Kiểm soát hợp đồng lao động, hoạch định

kế hoạch ngân sách

- Đánh giá hạn mức tín dụng, tham mưu cho tổng giám đốc đưa ra các chính sách tín dụng

- Đánh giá hiệu quả

sử dụng vốn

- Xác định các kế hoạch đầu tư (ngắn hạn, dài hạn)

- Thông tin nhà cung cấp

- Cung cấp thông tin về nguồn lực (hàng hoá, tài sản cố định, nhân viên,…)

- Marketing cho từng danh mục, từng hoạt động cụ thể

- Chỉ tiêu về doanh số, lãi lỗ

- Chi phí nhân công, lương thưởng, bảo hiểm xã hội

- Lợi nhuận trên từng nhân viên

- Dòng tiền, khả năng tạo tiền, nợ phải thu theo thời hạn nợ

- Nợ phải trả, thời hạn trả nợ

- Tình hình thanh toán, các khoản chiết khấu

- Kế hoạch kinh doanh của công ty trong kỳ sau

- Quản lý và sử dụng tài khoản 1 các hợp lý

- Biến động vốn và lập dự toán quản lý

2 Phòng Tài chính –

Kế toán - Nhận thông tin kiểmsoát, đối chiếu với

các phòng ban khác

- Cung cấp các thông tin hữu ích theo yêu cầu quả lý để ban giám đốc ra quyết định

- Theo dõi nợ phải thu theo thời hạn của từng khách hàng

- Theo dõi xuất nhập hàng hoá, hàng tồn kho

- Doanh thu, chi phí, giá vốn, hàng tồn kho,…

- Dự phòng nợ phải thu, giảm giá hàng tồn kho

3 Ban kiểm soát - Đảm bảo hoạt động

hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra việc tuân thủ chính sách kế toán

- Hiệu quả sử dụng vốn

- Tình hình sử dụng tài khoản công ty (nguyên giá, hao mòn, giá trị còn lại của tài sản cố định)

- Dòng tiền, khả năng tạo tiền, nợ phải thu

- Nhập, xuất, tồn hàng hoá từng kho, từng chi nhánh

- Chính sách kế toán quy trình luân chuyển chứng

từ, quá trình phê chuẩn nghiệp vụ, xử lý sổ sách

- Sự phân chia trách nhiệm nội bộ (đảm bảo nguyên tắc kiêm nhiệm và bất kiêm nhiệm)

ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT

DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN STT NHÓM ĐỐI

TƯỢNG TÊN ĐỐI TƯỢNG ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT

hàng

2 Các khoản phải thu

hàng

Theo từng khách hàng

3.4 Nguyên vật liệu Phòng ban

4 Các khoản phải trả

lương

Theo từng nhân viên

thị, đại lý

tồn kho

Theo hàng hóa

7 Chi phí trả trước

10 Hao mòn tài sản cố

Hao mòn tài sản cố định Tài sản cố định

hữu hình Hao mòn tài sản cố định

23 Chi phí quản lý

DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT ST

kỳ đối chiếu

Mã ngân hàng-số tài khoản

Ví dụ: 204038303944

VBC-2 Khách hàng Mã khách hàng,

tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại…

Chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi gốcnguyên tệ, theo dõi thời hạn nợ,…

Đối tượng-Khu phân vùng-STT của đối tượng trong phân vùng

vực-VD:KH1-01-011(Khách hàng,XX, ở khu vực TP HCM, quận 1, số thứ tự 011)

cấp

Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại…

Chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi gốcnguyên tệ,…

Đối tượng-Khu phân vùng-STT của đối tượng trong phân vùng

vực-VD:NCC1-01-015(Nhà cung cấp,YY, ở khu vực TP HCM, quận 1, số thứ tự 015)

4 Chi nhánh Mã chi nhánh, tên

chi nhánh, địa chỉ,

số điện thoại…

Chi tiết theo từng chi nhánh Chi nhánh-khu vực-STT của khu vực

VD:CN1-01-003(Chi nhánh 1, khu vực

TP HCM, số thứ tự 003)

5 Nhân viên Mã nhân viên, tên

nhân viên, địa chỉ,

Theo từng mặt hàng, nhãn hiệu Viết tắt hàng hoá-loại hàng hoá-chủng loại

hàng-kho-STTVD: HH-MT-L-01-001(hàng hoá máy tính, laptop, kho công ty, số thứ tự 001)

7 Nguyên vật Mã nguyên vật Từng NVL – CCDC Viết tắt

NVL&CCDC-liệu, công cụ

- dụng cụ liêu – CCDC, tên NVL – CCDC,

loại NVL – CCDC, tên nhà cung cấp,…

kho-STTVD: NVL-MI-02-001(nguyên vât liệu mực

in, kho công ty, số thứ

tự 001)

kho hàng, địa chỉ,

…

Theo từng kho hàng KO-loại hình kho- khu

vực-STTVD:KO201001(kho hàng mua đang điđường, khu vực TP HCM, kho số 001)

sử dụng…

Tên tắt TS-phòng ban- nhóm TSCĐ- STTVD:TS-QL-01-001(tài sản cố định thuộc phòng quản lý, nhà củavật kiến trúc, tài sản số001)

vay

Tên hợp đồng, tên ngân hàng, ngày hợp đồng, thời gian vay, lãi suất…

Theo từng tài khoản, theo dõi chi tiết số dư,thời gian vay

Viết tắt loại vay-loại tiền vay-STT hợp đồngvay

VD:VNH-VND-001(vay ngắn hạn, tiền Việt Nam, hợp đồng vay số 001)

11 Phòng ban Mã phòng ban, tên

phòng ban Theo từng ban, phòng ban của công ty Tên viết tắt công ty-ban-tên phòng ban

VD: ABC-00-GĐABC-01-KD

Theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ

theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ

Tên viết tắt loại các khoản cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ-đối tượng

VD: CC-01

BẢNG CHỨNG TƯ

Tên chứng từ Nơi lập Nơi duyệt Nơi nhận Mục đích sử

dụng

hàng

Tiếp nhận yêu cầu mua hàng

Cơ sở để lập lệnh Bán hàngLệnh bán hàng Bộ phận bán

hàng Trưởng phòng Bán hàng

Trưởng bộ phận Kế toán – tài chính (để xét duyệt bán chịu)

Bộ phận Bán hàng, Bộ phận lập Hóa đơn,

Bộ phận giao hàng hàng hóa

Xác định nghiệp vụ bán chịu

Căn cứ để xuấtkho

Kiểm tra đối chiếu

Thông báo khách hàng -> nhu cầu mua hàng đã được xác lập

Phiếu xuất kho

kiêm phiếu

giao hàng

nhận hàng, bộ phận kho, phòng Tài chính – Kế toán

Xuất khoCăn cứ ghi vàothẻ kho

Tính giá vốnThực hiện mụcđích giao nhậnhàng

Đối chiếu với các chứng tứ khác khi nhập liệu

Hóa đơn (trực thuộc bộ phận

kế toán hoặc

bộ phận bán hàng)

Khách hàng, phòng Tài chính – Kế toán

Ghi nhận bán hàng, doanh thu

Ghi nhận công

nợ, thuế phải nộp

Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, ghi nhận công nợ.Lập theo yêu cầu của Cơ quan chức năng

Khách hàng Căn cứ theo dõi và ghi sổ

nợ phải thu của khách hàng

Giấy báo có

của ngân hàng Ngân hàng Phòng Tài chính – kế

toán

Căn cứ ghi giảm nợ phải thu

QUY TRÌNH LẬP, LUÂN CHUYỂN CHỨNG TƯ

QUY TRÌNH BÁN CHỊU HÀNG HÓA

Công ty ABC

Bộ phận kế toán

QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Nghiệp vụ bán bán chịuNgười viết quy trình……….ngày………

Người kiểm tra……….ngày………

Người xét duyệt……… ngày………

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán chịu hay còn gọi là bán trả chậm, giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức nhận hàng, với đối tượng khách hàng là các nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khác hay các phương thức bán hàng khác

Quy trình này được áp dụng trong trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụngtrong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP

bộ phận lập hóa đơn (thuộc phòng tài chính kế toán)

Căn cứ vào lệnh bán hàng bộ phận kho vận lập phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho thành 3 liên và ghi thẻ kho Khi khách hàng đến nhận hàng bộ phận kho vận thực hiện việc giao hàng, bộ phận kho ký xác nhận trên các liên của phiếu xuất kho, chuyển liên 1 phiếu xuất kho đã xác nhận cho bộ phận kế toán, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 lưu tại bộ phận.

Khi khách hàng mang liên 2 của phiếu xuất kho đến bộ phận lập hóa đơn, bộ phận này kiểm tra đối chiếu với lệnh bán hàng (liên 2 đã xét duyệt 2 lần) để lập hóa đơn và lập hóa đơn thành 3 liên Liên 1 lưu lại tại bộ phận, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 gởi cho

bộ phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn (liên 2) và phiếu xuất kho (liên 1) để cập nhật tạo bút toán tăng nợ phải thu, thuế và doanh thu bán hàng Phần mềm kế toán tự cập nhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho và cập nhật giá vốn

Định kỳ kế toán kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

4 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định

- Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính

kế toán chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng

- Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

- Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính

kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

5 Quy định khác:

- Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

- Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực

- Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được hoàn chỉnh và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi được áp dụng

6 Thời hạn hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký

QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU NGAY BẰNG TIỀN MẶT

Công ty ABC

Bộ phận kế toán

QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền mặt

Người viết quy trình……….ngày………

Người kiểm tra……….ngày………

Người xét duyệt……… ngày………

1 Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng cho nghiệp vụ bán thu ngay bằng tiền mặt, giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức giao nhận hàng, với đối tượng khách hàng là những nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác hay phương thức bán hàng khác

Quy trình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP

hàng cùng với đơn đặt hàng của khách hàng được lưu theo số chứng từ, liên 2 chuyển cho

bộ phận thu ngân và liên 3 chuyển cho bộ phận giao nhận

Khách đến mang lệnh bán hàng đến bộ phận thu ngân để thanh toán, nhân viên thu ngân lập biên lai thu tiền làm 3 liên Liên 1 lưu tại BP thu ngân kèm với lệnh bán hàng Liên 2 chuyển cho kế toán, liên 3 giao cho khách hàng Tiền chuyển cho thủ quỹ

BP giao nhận dựa vào lệnh bán hàng lập phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng làm 3 liên.Khi khách hàng đến nhận hàng, BP giao hàng thực hiện việc giao hàng, BP kho ký xác nhận trên các liên của phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, ghi thẻ kho Liên 1 phiếuxuất kho kiêm phiếu giao hàng được lưu kèm với lệnh bán hàng tại BP giao nhận, lưu theo số thứ tự chứng từ Liên 2 phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng được chuyển cho phòng tài chính-kế toán, liên 3 chuyển cho khách hàng

BP lập hóa đơn dựa vào phiếu xuất kho kiêm giao hàng mà khách hàng mang đến và lệnhbán hàng kiểm tra đối chiếu, sau đó lập hóa đơn làm 3 liên Liên 1 và lệnh bán hàng lưu tại BP lập hóa đơn theo số chứng từ liên 2 chuyển đến BP kế toán và liên 3 giao cho khách hàng

Sau khi đôí chiếu phiếu xuất kho kiêm giao hàng và biên lai thu tiền, kế toán nhập liệu nghiệp vụ bán hàng,thu tiền,cập nhập doanh thu và thuế GTGT Phần mềm kế toán tự cậpnhật dữ liệu bán hàng, tính giá xuất kho, cập nhật giá vốn Sau đó, kế toán in phiếu thu làm 2 liên, chuyển cho thủ quỹ Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng và biên lai thu tiền được lưu tại BP kế toán theo số chứng từ

Thủ quỹ nhận tiền và phiếu thu, tiến hành kiểm đếm, ký xác nhận trên phiếu thu, ghi sổ quỹ Phiếu thu liên 1 chuyển cho kế toán lưu, liên số 2 được thủ quỹ lưu lại theo số chứngtừ

Kế toán nhận lại liên 1 phiếu thu đã được thủ quỹ xác nhận và hóa đơn do BP lập hóa đơnchuyển đến lưu lại theo số thứ tự chứng từ

4 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định

* Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính kế toán chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng

* Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

* Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính kế toán ngaysau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ.

5 Quy định khác:

* Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

* Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực

* Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được hoàn chỉnh

và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi được áp dụng

6 Thời hạn hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký

KHÁCH HÀNG THANH TOÁN BẰNG TIỀN GỞI NGÂN HÀNG

số lượng, đơn giá

Bộ phận lập hóađơn

-Căn cứ ghi nhận hoạt động bán hàng, doanh thu, xác nhận quyền sở hữu hang hóa, ghi nhận công nợ-Chứng từ đối chiếu

Bộ phận

kế toán

-Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

-Căn cứ để lập phiếu thông báo trả nợ

Bộ phận

kế toán

-Xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

-Căn cứ để khách hàng trả nợ

Kế toán Ngân Hàng

-Xác nhận số tiên ngân hàng

đã chi ra để trả nợ cho chủ

nợ của khách hàng, hoặc la

số tiền khách hàng đã rút

BẢNG MÔ TẢ DỮ LIỆU NHẬP VÀ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU

Cơ sở nhập liệu : Giấy thông báo xác nhận của Ngân Hàng

Chứng từ tham chiếu :

• Giấy báo có của ngân hàng

• Bảng đối chiếu công nợ

Yêu cầu nhập liệu : Nhập liệu ngay khi nhận được chứng từ và sau khi kiểm tra đối chiếu chứng từ Đảm bảo nhập đầy đủ chính xác các dữ liệu vào hệ thống

STT Tên dữ

liệu nhập Tuầntự ChọnDS Hợplý Đầy đủ Kiểm tra

dấu

Có thực Tự động Kiểu DL KT số

học

Giới hạn

Người kiểm tra: ………ngày…………

Người xét duyệt: ……… ngày………

1. Phạm vi áp dụng:

Quy trình này áp dụng cho nghiệp vụ bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng, giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức giao nhận hàng, với đối tượng khách hàng là những nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác hay phương thức thanh toán khác

Quy trình này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP

2. Danh mục chứng từ sử dụng:

a. Hóa đơn mẫu số

b. Bảng đối chiếu công nợ

c. Giấy thông báo trả nợ

d. Giấy báo có của ngân hàng

e. Hợp đồng mẫu số

3. Quy trình chung

Khi đến hạn thanh toán, phòng bán hàng lập thông báo đòi nợ( TBĐN) thành 2 liên, 1 liên gởi cho khách hàng và 1 liên gởi cho kế toán thanh toán Sau đó khách hàng đến Ngân Hàng để thực hiện việc thanh toán

Khi nhận được giấy báo có của Ngân Hàng( GBC) ,thông báo xác nhận số dư tài khoản hoặc bảng sao kê của Ngân Hàng, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu với TBĐN vàbảng đối chiếu công nợ, sau đó nhập liệu ghi tăng TGNH và giảm nợ phải thu ( NPT) củakhách hàng

Sau đó , kế toán lưu TBĐN và GBC theo số thứ tự

4. Quy trình về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo luật định

5. Quy định khác:

Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực

LƯU ĐỒ:

PHÒNG BÁN HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN

NGÂN HÀNG GBC

TBĐN Bắt đầu

Lập TBĐN

Kiểm tra, đối chiếu 2

2

TBĐN

1

GBC GBC TBĐN KHÁCH HÀNG

NHẬP LIỆU

Quy trình lập – luân chuyển chứng từ

Người kiểm tra……….ngày………

Người xét duyệt……… ngày………

7 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, với đối tượng khách hàng

là các nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khác hay các phương thức bán hàng khác

Quy trình này được áp dụng trong trường hợp sử dụng phần mềm kế toán, không áp dụngtrong trường hợp doanh nghiệp ứng dụng ERP

8 Danh mục chứng từ sử dụng:

Phiếu đề nghị trả lại hàngHoá đơn hàng bán bị trả lạiPhiếu nhập kho

9 Quy trình chung:

Khi khách hàng gửi Phiếu đề nghị trả lại hàng cho bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng kiểm tra xác nhận mặt hàng Sau đó cử nhân viên kỹ thuật đến khách hàng để kiểm tra chi tiết sau đó nhân viên kỹ thuật lập biên bản giám định hàng có xác nhận của khách hàng rồi gửi cho trưởng bộ phận bánhàng Trưởng bộ phận bán hàng kiểm tra và ký xét duyệt (nếu số lượng và giá trị hàng trả lại lớn sẽ do phó giám đốc kinh doanh xét duyệt)

Căn cứ biên bản giám định hàng đã xét duyệt, cùng phiếu đề nghị trả lại hàng, bộ phận bán hàng lập hoá đơn hàng bán bị trả lại thành 3 liên chuyển cho bộ phận giao nhận hàng, bộ phận này cầm 3 liên hoá đơn hàng bán bị trả lại đưa cho khách hàng ký, nhận lại hàng và lập biên bản giao nhận hàng

3 liên: khách hàng giữ lại liên 2 biên bản giao nhận hàng và liên 2 hoá đơn hàng bị trả lại, liên 1 biên bản giao nhận và liên 1 hoá đơn hàng bán bị trả lại lưu tại bộ phận, liên 3 hoá đơn hàng bán bị trả lại và liên 3 biên bản giaonhận hàng chuyển cho bộ phận kế toán.

Bộ phận kế toán căn cứ biên bản giao nhận hàng và hoá đơn hàng bán bị trảlại lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại 2 liên gửi cho bộ phận kho Khi nhận được Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, bộ phận kho tiến hành nhập kho hàng bán bị trả lại, ký xác nhận vào phiếu nhập kho Liên 1 lưu tại kho

để làm căn cứ ghi thẻ kho, liên 2 gởi bộ phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra đối chiếu các chứng từ tiến hành nhập liệu vào máy tính

Định kỳ kế toán kiểm tra và in các sổ, báo cáo kế toán theo quy định

10 Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối cùng hay nghỉ lễ theo luật định

- Xử lý đơn đặt hàng, lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính

kế toán chậm nhất là một ngày kể từ ngày nhận đơn đặt hàng

- Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả bộ phận bán hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

- Phiếu xuất kho kiêm phiếu giao hàng, hoá đơn được chuyển về phòng tài chính

kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

11 Quy định khác:

- Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

- Tất cả ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực

- Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được hoàn chỉnh và được thông báo các bộ phận liên quan ít nhất 5 ngày trước khi được áp dụng

12 Thời hạn hiệu lực:

Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký

BẢNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

SỐ

HIỆU

112 Tiền gửi Ngân hàng Không theo dõi chi tiết

113 Tiền đang chuyển Không theo dõi chi tiết

131 Phải thu của khách hàng

Số dư 2 bên, theo dõi chi tiết từng phân vùng, kênh phân phối, nhân viên phụ trách thông qua bộ mã khách hàng và thời hạn thanh toán theo dõi chi tiết theo từng chứng từ

1312 Hoạt động cho thuê kho Khách hàng

Số dư 2 bên, theo dõi chi tiết từng phân vùng, kênh phân phối, nhân viên phụ trách thông qua bộ mã khách hàng và thời hạn thanh toán theo dõi chi tiết theo từng chứng từ

133 Thuế GTGT được khấu trừ

1331 Thuế GTGT được khấu trừ

của hàng hóa, dịch vụ Không theo dõi chi tiết

1332 Thuế GTGT được khấu trừcủa TSCĐ Không theo dõi chi tiết

136 Phải thu nội bộ

1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc Khu vực

138 Phải thu khác

1381 Tài sản thiếu chờ xử lý Khu vực

151 Hàng mua đang đi đường Hàng hóa

1562 Chi phí thu mua hàng hóa Không theo dõi chi tiết

211 Tài sản cố định hữu hình Đối tượng ghi TSCĐ

213 Tài sản cố định vô hình Đối tượng ghi TSCĐ

214 Hao mòn tài sản cố định Không theo dõi chi tiết

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình Đối tượng ghi TSCĐ

2143 Hao mòn TSCĐ vô hình Đối tượng ghi TSCĐ

229 Dự phòng tổn thất tài sản Không theo dõi chi tiết

2293 Dự phòng phải thu khó đòi Khách hàng

2294 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hàng hóa

242 Chi phí trả trước Không theo dõi chi tiết

244 Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược Không theo dõi chi tiết

2442 Thế chấp

2443 Ký quỹ Tài khoản ký quỹ của ngân hàng

2444 Ký cược Tài khoản ký cược cho nhà cung cấp dịch vụ

331 Phải trả cho người bán

Số dư 2 bên, theo dõi chi tiết từng phân vùng, kênh phân phối, nhân viên phụ trách thông qua bộ mã nhà phân phối và theo dõi chi tiết theo từng chứng từ

3311 Phải trả cho khách hàng Nhà phân ph

3312 Phải trả cho nhà cung

cấp