LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường thời kỳ mở cửa hiện nay, đang có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Đứng trước tình hình đó mỗi tổ chức đều phải có chiến lược đúng đắn, hiệu quả nhằm tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao vị thế trong xã hội. Để đạt được điều đó các nhà quản trị phải thiết lập các chiến lược phát triển cho tổ chức sao cho khoa học và hợp lý nhất, trong đó thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trở thành một công cụ hữu hiệu nhất trong mọi hoạt động quản trị của tổ chức, góp phần thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Vậy tại sao tổ chức phải thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART? Hãy đặt câu hỏi và suy nghĩ: SMART là gì? Và nó dùng để làm gì? Nó đóng vai trò như thế nào? Cách thức thực hiện nó như thế nào để đạt hiệu quả tối ưu nhất? Nhằm làm rõ các câu hỏi trên cùng với mong muốn ứng dụng được nguyên tắc SMART trong hoạt động thực tiễn cũng trong việc thiết lập các mục tiêu cá nhân của bản thân: Học tập, quản lý tài chính..... đã đưa em đến với chủ đề Phương pháp Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART làm đề tài cho bài tiểu luận bộ môn Quản trị học với mục đích hiểu rõ thêm về môn học.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường thời kỳ mở cửa hiện nay, đang có sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp trong nước và ngoài nước Đứng trước tình hình
đó mỗi tổ chức đều phải có chiến lược đúng đắn, hiệu quả nhằm tăng năng lực cạnh tranh, nâng cao vị thế trong xã hội Để đạt được điều đó các nhà quản trị phải thiết lập các chiến lược phát triển cho tổ chức sao cho khoa học và hợp lý nhất, trong đó thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART trở thành một công cụ hữu hiệu nhất trong mọi hoạt động quản trị của tổ chức, góp phần thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
Vậy tại sao tổ chức phải thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART? Hãy đặt câu hỏi và suy nghĩ:
- SMART là gì? Và nó dùng để làm gì?
- Nó đóng vai trò như thế nào?
- Cách thức thực hiện nó như thế nào để đạt hiệu quả tối ưu nhất?
Nhằm làm rõ các câu hỏi trên cùng với mong muốn ứng dụng được nguyên tắc SMART trong hoạt động thực tiễn cũng trong việc thiết lập các mục tiêu cá nhân của bản thân: Học tập, quản lý tài chính đã đưa em đến với chủ đề "
Phương pháp Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART" làm đề tài cho bài
tiểu luận bộ môn Quản trị học với mục đích hiểu rõ thêm về môn học
Với thời gian hạn hẹp của môn học và khả năng tiếp cận vấn đề thực tiễn còn nông cạn, bài tiểu luận chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, khuyết điểm cần được sửa đổi, bổ sung Em kính mong Thầy quan tâm và tạo điều kiện giúp đỡ để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn./
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 2PHẦN NỘI DUNG Chương 1 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC THIẾT LẬP MỤC
TIÊU THEO NGUYÊN TẮC SMART
1 Khái quát chung
Mục tiêu thông minh SMART (SMART Goal) được giới thiệu lần đầu vào
tháng 11 năm 1981 trên tạp chí Management Review (vol 70, issue 11) trong một bài báo có tựa đề "Có một cách THÔNG MINH để hoạch định các mục tiêu quản lý" đồng tác giả bởi George Doran, Arthur Miller, và James Cunningham
Ngay sau giới thiệu, SMART bắt đầu được xem như một công cụ kinh doanh, được phổ biến tới hàng vạn người và trở thành một phần của công việc cải thiện hữu hiệu quy trình quản lý các dự án trong kinh doanh Đến nay, mục tiêu SMART được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới để thiết lập tất cả các loại kế hoạch từ mục tiêu cải thiện sức khỏe, phát triển sự nghiệp cá nhân, kế hoạch tài chính đến công việc chuyên môn v.v
Vậy SMART là gì? - Trong tiếng Anh, SMART là một tính từ có nghĩa là THÔNG MINH, còn trong nguyên tắc xác định mục tiêu, S.M.A.R.T là từ viết tắt
Trang 3(acronym), nhóm năm chữ cái đầu của năm từ chỉ các tiêu chí thường sử dụng trong việc xây dựng kế hoạch quản lý dự án để giúp một cá nhân xác định mục tiêu
và các bước cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chúng được xây dựng dựa trên các tiêu chí sau: Specific ( cụ thể), Mesurable ( Đo lường được); Achievable ( Khả thi); Realistic ( Thực tế); Timely ( Mốc thời gian )
Ngày nay, nguyên tắc SMART được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới để thiết lập các mục tiêu, kế hoạch từ mục tiêu cải thiện sức khỏe, phát triển bản thân,
kế hoạch tài chính, gia đình đến các công tác chuyên môn
2 Vai trò của việc thiết lập mục theo nguyên tắc SMART
- Là công cụ để đạt được mục tiêu của mỗi cơ quan, tổ chức hay cá nhân
- SMART giúp nhận dạng các mục tiêu làm cơ sở thiết lập kế hoạch hành động và phân bổ các nguồn lực để thực hiện mục tiêu
- Quyết định đến hiệu quả hoạt động, sự phát triển của tổ chức, cá nhân
3 Cách thức thiết lập mục tiêu SMART
Mục tiêu là kết quả mà các nhà quản trị muốn đạt được trong tương lai cho
tổ chức của họ, trong thời đại đổi mới các doanh nghiệp cần phải thiết lập các mục tiêu để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức Một tổ chức có mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ có những bước đi đúng đắn từ đó đạt được mục tiêu đã hoạch định giúp tổ chức đứng vững trước những rủi ro, bất ổn sẽ sảy ra trong tương lai đồng thời xác định được kết quả từng giai đoạn trong quá trình hoạt động Không chỉ riêng tổ chức cần phải thiết lập các mục tiêu mà mỗi cá nhân cũng cần có những mục tiêu trước khi thực hiện một việc gì đó, đặc biệt đứng trước sự phát triển khoa học công nghệ đòi hỏi mỗi cá nhân cần có những kỹ năng đáp ứng nhu cầu công việc góp phần tăng năng xuất chất lượng lao động
Trong thực tế, mỗi chúng ta đều có quỹ thời gian là như nhau 24h/ngày để nghỉ ngơi và làm việc, có những người không ngừng cố gắng làm việc nhưng hiệu quả công việc không cao trong đó có những người lại đạt hiệu suất gấp đôi, gấp ba lần những người khác Vậy tại sao cùng quỹ thời gian như nhau nhưng lại đem lại hiệu quả khác nhau? Vấn đề ở đây không phải là chúng ta có bao nhiêu thời gian
Trang 4để hoàn thành, mà đó chính là phương pháp sử dụng hữu hiệu quỹ thời gian mà chúng ta có
Để thành công trong cuộc sống, mỗi cá nhân cũng phải có mục tiêu rõ ràng không nên đặt câu hỏi là tôi có bao nhiêu thời gian để làm việc này? Mà quan trọng là khi muốn thực hiện một mục tiêu nào đó thì bản thân phải xác định được năng lực của mình có thể thực hiện được việc đó hay không? xác định được điểm mạnh, điểm yếu đối với mỗi công việc đảm nhiệm từ đó thiết lập các mục tiêu theo nguyên tắc SMART
Khi mục tiêu SMART đã xác định, bước tiếp theo ghi chú mục tiêu đó trên một phương tiện bất kỳ mà chúng ta thường thấy hàng ngày như: dán giấy note, bảng thông báo , hình thức này sẽ thúc đẩy mỗi cá nhân luôn nghĩ về nó, tạo động lực mỗi khi chán nản, tụt ý chí và có hành động tích cực vượt qua sự lười biếng hướng tới mục tiêu của mình
Mục tiêu được hoạch định phải thiết lập một cách chi tiết, nêu rõ ràng, cụ thể trong từng giai đoạn: Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm đưa ra các phương pháp tốt nhất để hành động Với các mục tiêu của doanh nghiệp, phải chia nhỏ mục tiêu cụ thể từng công việc của các phòng ban, đến các tổ, bộ phận trong các phòng, ban đó Mỗi nhân viên trong tổ, bộ phận trong các phòng, ban lại liên kết, chia sẻ với nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức
Với mục tiêu cá nhân, sau khi lập kế hoạch, hãy viết các công việc hàng ngày một cách chi tiết, sắp xếp công việc một cách logic, ưu tiên thứ tự thực hiện các công việc: cấp thiết, quan trọng, một cách khoa học, hợp lý tránh việc chồng chéo, bỏ sót ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện mục tiêu
Mỗi nhân viên để quản lý thời gian làm việc hiệu quả cao nhất, phải biết xác lập mục tiêu cho chính mình, biết kết hợp hài hòa giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu chung của tổ chức, làm việc hướng đến mục tiêu chung, tránh lãng phí vào những mục tiêu không rõ ràng, ưu tiên Để đạt được việc này, người quản lý phải phổ biến, hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART, sau đó đưa ra thảo luận về các mục tiêu đó Khi có sự tương đồng về quan điểm cũng như các phương án trong thiết lập mục tiêu giữa nhà quản lý và nhân viên thì
Trang 5sản phẩm sẽ là bản kế hoạch công việc chi tiết thực hiện Đồng thời trong quá trình thực hiện mỗi cá nhân phải tuân thủ kỷ luật về thời gian, giúp nhà quản trị tận dụng tối đa mọi nguồn lực phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức thành công
Trang 64 Phân tích nguyên tắc SMART
SMART là nguyên tắc THÔNG MINH giúp bạn định hình và nắm giữ được
mục tiêu của mình trong tương lai Bạn sẽ biết được khả năng của mình có thể làm được gì và xây dựng kế hoạch cho chúng SMART là từ viết tắt của năm từ chỉ các chỉ tiêu thường sử dụng trong việc xây dựng kế hoạch giúp cá nhân xác định mục tiêu và các bước cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể
Đó là: Specific (Chi tiết, Cụ thể); Measurable (đo lường được); Achievable (Khả thi); Realistic (Thực tế); Timely ( Mốc thời gian)
4.1 Specific (cụ thể )
Khi thiết lập một mục tiêu, đầu tiên phải thiết lập mục tiêu đó một cách rõ ràng, cụ thể và chi tiết, dự tính khả năng đạt được là bao nhiêu phần trăm (%), phải xác định rõ các yếu tố: What ( Làm gì), Who ( Ai ), How ( Làm như thế nào), When (Khi nào làm), Where (Làm ở đâu) đồng thời nêu rõ mục đích và lợi ích việc hoàn thành mục tiêu
4.2 Measurable ( Đo được)
Khi đưa ra mục tiêu, phải chắc chắn rằng mục tiêu của mình có thể đo lường được tức là mục tiêu đó gắn liền với các con số, tức là mục tiêu đó phải cân, đo, đếm được Những yếu tố đó sẽ giúp chúng ta biết chính xác những gì cần phải đạt được, số lượng là bao nhiêu? Khi bạn đo lường sự tiến bộ bằng những con số
mà bạn đặt ra đóng vai trò là đòn bẩy tinh thần, tạo động lực cho bạn nỗ lực phấn đấu để mục tiêu trở thành hiện thực ngược lại nếu bạn không thiết lập các mục
Trang 7tiêu có thể đo lường một cách cụ thể sẽ tạo cảm giác chán nản, không được khích
lệ và dễ bỏ cuộc
4.3 Achievable (Khả thi)
Tính khả thi là một yếu tố vô cùng quan trọng khi đưa ra một mục tiêu Vì vậy bạn phải đánh giá được năng lực của bản thân có thực hiện được mục tiêu đó hay không? Nếu đặt ra mục tiêu quá xa vời, bạn rất khó thực hiện vừa dễ chán nản khi thất bại Do đó tốt nhất là bạn nên đặt ra mục tiêu vừa sức, phù hợp với tiềm lực và khả năng của mình
4.4 Realistic (Thực tế)
Mục tiêu đặt ra phải thực tế, đảm bảo bạn có thể vận dụng đầy đủ các nguồn lực để chắc chắn mục tiêu sẽ hoàn thành hiện thực Để làm được điều đó, hãy xem xét, đánh giá nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, thời gian, tài chính và các yếu tố: cơ hội, thách thức
4.5 Timely ( Mốc thời gian )
Mục tiêu phải có thời hạn thực hiện, phải giới hạn mục tiêu được thực hiện trong bao lâu, một năm, quý, tháng, hay tuần khi giới hạn chúng ta sẽ hoàn thành mục tiêu nhanh hơn, có kỷ luật hơn để hoàn thành đúng hạn đặt ra
Việc tuân thủ các nguyên tắc trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng quyết định đến hiệu quả mục tiêu mà mỗi chúng ta đặt ra Đặc biệt tạo nên tính kỷ luật kỷ cương tận dụng tối đa thời gian làm việc để mục tiêu đạt kết quả tốt nhất
Trang 8Chương 2 ỨNG DỤNG NGUYÊN TẮC SMART TRONG VIỆC THIẾT
LẬP MỤC TIÊU TRONG THỰC TIỄN
Thiết lập mục tiêu chính là một công cụ đầy quyền năng giúp bạn nghĩ về tương lai và thúc đẩy bản thân phải hiện thức hóa tầm nhìn và ước mơ của mình Trong hoạt động thực tiễn các tổ chức, cá nhân đều sử dụng SMART để hoàn thành mục tiêu của mình trong các lĩnh vực khác nhau: kinh doanh, thời gian
1 Liên hệ việc thiết lập mục tiêu SMART trong kinh doanh.
Cơ sở sản xuất bánh nướng Hoàng Thảo là một trong những cơ sở có truyền thống lâu đời chuyên về sản xuất bánh nướng tại Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng,
để phát triển và duy trì nghề truyền thống trong 06 tháng cơ sở đều thiết lập ra các mục tiêu để duy trì, phát triển cũng như mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình
Vào năm 2016, cơ sở đặt ra mục tiêu doanh thu là: 100.000.000 triệu đồng,
và chiếm 80% thị trường bánh nướng tại tỉnh Cao Bằng, 20% lưu thông tại các tỉnh lân cận Mục tiêu cụ thể như sau:
Mục tiêu 2 tháng đầu: ổn định về số lượng công nhân làm việc, 07 công
nhân lành nghề và kinh nghiệm lâu năm
- Mở rộng thị trường tiêu thụ đại lý bán buôn qua các huyện: Quảng Uyên, Trùng Khánh, Phục Hòa, Trà Lĩnh và Thành phố Cao Bằng, mục tiêu mỗi tuần tối thiểu: 20 thùng/ tuần/ huyện
Mục tiêu 2 tháng tiếp:
- Mở rộng thị trường tiêu thụ tại các huyện còn lại của tỉnh Cao Bằng: Thạch An, Hòa An, Hà Quảng, Thông Nông, Nguyên Bình, Bảo Lâm, Bảo Lạc duy trì tiếp số lượng tiêu thụ tại 2 tháng đầu tại các huyện này
- Tuyển thêm công nhân lành nghề: 05 công nhân
Mục tiêu 2 tháng cuối:
- Duy trì số lượng tiêu thụ đã có, và mở rộng thêm 04 đại lý bán buôn bán lẻ tại 02 huyện: Hòa An và Thành phố Cao Bằng
- tiến dần thị trường tỉnh Bắc Kạn như các huyện: Bằng Khẩu, Ba Bể, thành
phố Bắc Kạn., các huyện: Đại Từ, Phú Bình, Thành phố của Thái Nguyên
- Phát triển thêm các loại: Nhân tàu xá, đậu xanh tại thị trường Hạ Lang
Trang 9Trên cơ sở mục tiêu được thiết lập trên, em thấy mục tiêu đó được trên cơ sở SMART như sau:
Specific (cụ thể ): Mục tiêu nêu rõ ràng về việc: ”trong năm 2016 phải đạt
doanh thu là: 100.000.000 triệu đồng, và chiếm 80% thị trường bánh nướng tại tỉnh Cao Bằng, 20% lưu thông tại các tỉnh lân cận" mục tiêu rất rõ ràng, không phải mơ
hồ như " Năm 2016, phải có doanh thu lớn hơn năm ngoái"
Measurable (Đo được): để đạt được doanh thu đã đặt ra, mục tiêu đó có
con số cụ thể trong từng 2 tháng một đó là 20 Thùng/tuần/huyện
Achievable (Khả thi): Khi thị trường được mở rộng tại nhiều huyện hơn thì
cơ sở sản xuất sử dụng thêm 05 công nhân để đáp ứng được số lượng bánh phải tiêu thụ
Realistic (Thực tế): Việc phát triển và mở rộng thị trường đều trên cơ sở
quy luật " cung_ cầu" và quy luật cạnh tranh vì vậy nó mang tính thực tế
Timely ( Mốc thời gian): trong 06 năm 2016, rất cụ thể và rõ ràng
2 Liên hệ việc thiết lập mục tiêu SMART trong thiết lập mục tiêu cá nhân
Liên hệ với bản thân em sau khi nghiên cứu và tìm hiểu về thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART em đã thiết lập cho mình một mục tiêu đó chính là " Chinh phục tiếng anh theo Cách học tiếng anh thần kỳ của Thầy Phan Ngọc Quốc; mục tiêu đầu tiên chính là " có thể giao tiếp với người nước ngoài tại Việt Nam "
để làm điều này em phải hoàn thành quyển " Cách học tiếng anh thần kỳ 1, thời gian hoàn thành là : 02 năm bắt đầu từ tháng 01/2016
Để hoàn thành mục tiêu em thiết kế lịch học như sau: Thời gian học: 4 giờ/ngày cụ thể như sau:
Hai tháng đầu tiên ( 1_2):
+ Luyện kỹ năng phát âm: Hoàn thành bộ master Spoken English-Feeling Phonics ; Bộ Pronunciation Workshop và Mastering the American Accent
+ Nghe: Listening Practice Through Dictation 1, mỗi bài ít nhất 100 lần; + Dư thời gian nghe tiếp Listening Practice Through Dictation 2
+ Xem phim có sub
Trang 10Ba tháng tiếp theo ( 3_5)
+ Học lại phát âm nếu chưa học xong;
+ Đọc lại, chép lại, học thuộc Listening Practice Through Dictation 1;
+ Hoàn thành Listening Practice Through Dictation 1 thì Nghe Listening Practice Through Dictation 2, đọc lại, chép lại và học thuộc
+ Nghe xong Listening Practice Through Dictation 3
+ Xem phim có sub
Ba tháng tiếp theo (6_8)
+ Hoàn thành bộ giáo trình phát âm
+ Hoàn thành xong Listening Practice Through Dictation 1
+ Nếu chưa hoàn thành xong Listening Practice Through Dictation 2 thì tiếp tục hoàn thành
+ Đọc lại, chép lại và học thuộc Listening Practice Through Dictation 3; +Nghe Listening Practice Through Dictation 4
+ Xem phim có sub
Ba tháng tiếp theo (9_12)
+ Hoàn thành xong Listening Practice Through Dictation 2
+ Nếu chưa hoàn thành xong Listening Practice Through Dictation 3 thì tiếp tục
+ Tiến hành đọc, chép và học thuộc Listening Practice Through Dictation 4 + Xem phim có sub đều đặn
Như vậy sau 12 tháng em sẽ hoàn thành: Bộ ba giáo trình phát âm; Hoàn thành xong giáo trình luyện nghe và xem phim có sub liên tục 01 năm tức là phải phát âm đúng và tốt, hiểu 80 % Listening Practice Through Dictation, xem phim có sub hiểu ít nhất 40 % trở lên
Sau 01 năm nếu chưa đạt các yêu cầu trên em dành 1 - 2 tháng để ôn lại sao cho đạt yêu cầu sau khi hoàn thành, chuyển sang bộ giáo trình Effortless English ( khoảng thời gian là 09 tháng) sau khi học bộ giáo trình này phai dịch bài main text 90%, xem phim có sắp hiểu 60% trở lên Cuối cùng là đọc truyện thiếu nhi trong
03 tháng không cần dịch 80% trở lên