Mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong công ty VDS việt nam

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 4. Nội dung nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Kết cấu đề tài 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 3 1.1. Một số khái niệm 3 1.2. Đặc điểm 3 1.3. Cơ sở xây dựng các mối quan hệ trong Công ty 4 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN 7 2.1. Thực trạng hoạt động của công ty VDS Việt Nam 7 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 7 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 8 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 9 2.2. Xu thế phát triển mỗi quan hệ trong tương lai 12 2.3. Mối quan hệ trong Công ty 13 2.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty 14 2.5. Đánh giá mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty VDS 16 3.1. Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị 18 3.2. Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ giữa các cấp quản trị trong Công ty. 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến TS Vi Tiến Cường - giảng viên học phần Quản trị học dạy giúp em hoàn thành tốt tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty VDS Việt Nam tạo điều kiện cho em tìm hiểu, thu thập tài liệu cách thuận lợi Trong trình khảo sát Cơng ty VDS đóng góp ý kiến, giúp em có thêm kiến thức để hồn chỉnh nội dung hình thức Tuy nhiên, trình độ nhiều hạn chế thiếu sót định, mong quý thầy đóng góp ý kiến để tiểu luận em hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nội dung nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái niệm 1.2 Đặc điểm 1.3 Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN .7 2.1 Thực trạng hoạt động công ty VDS Việt Nam 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.2 Xu phát triển quan hệ tương lai .12 2.3 Mối quan hệ Công ty 13 2.4 Mối quan hệ phận công ty 14 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS .16 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị 18 3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Công ty 19 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời đại ngày nay, môi trường làm việc biến động không ngừng, gia tăng sức cạnh tranh tổ chức ngày cao Việc tổ chức hoạt động hiệu thành công nhờ vào nhiều yếu tố bên bên tổ chức Trong khơng thể khơng nói tới vai trò vơ quan trọng nhà quản trị Muốn có tổ chức vận động phối hợp cơng việc với hiệu nhà quản trị, nhà lãnh đạo phòng ban, chức cơng ty cần có phối hợp làm việc với thật chặt chẽ, khoa học đạo điều hành nhà quản trị cấp trên, cấp trung gian cấp sở Nhận thức tầm quan trọng đó, em chọn đề tài "Mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS Việt Nam" để làm tiểu luận Đề tài nhằm khái qt lên vị trí quan trọng mối quan hệ giám đốc công ty, tổ chức với phòng ban, chức công ty để tạo nên khối chức làm việc theo đạo, điều hành, hướng dẫn cấp với cấp chặt chẽ khoa học nhất, đem lại hiệu kinh doanh cao cho công ty, tổ chức Bên cạnh đó, phận chức năng, phòng ban ý thức làm tốt nhiệm vụ, chức phân công, quan tâm đến phận, phòng ban khác để thực tốt mục tiêu chung tổ chức Mục đích nghiên cứu Nhằm khái quát tầm quan trọng việc thiết lập mối quan hệ cấp quản trị tổ chức Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Mối quan hệ cấp quản trị công ty VDS Viêt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty VDS Việt Nam + Thời gian: Tập trung nghiên cứu số liệu từ năm 2012 - 2014 Nội dung nghiên cứu Nội dung chủ yếu xây dựng mối quan hệ cấp quản trị công ty VDS Việt Nam Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát: Việc quan sát cung cấp hiểu biết thành viên phòng tổ chức làm từ có hiểu biết chuyên sâu với nghề - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Bài báo cáo sử dụng tài liệu thu thập từ nguồn tài liệu lưu trữ công ty, số liệu tổng hợp, báo cáo hàng năm … - Phương pháp phân tích –tổng hợp - Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập thông tin trực tiếp Công ty, tham khảo số liệu lao động từ năm trước lưu giữ lại, văn Công ty, tài liệu nhà trường, thông tin internet, luận, báo cáo Kết cấu đề tài Gồm phần mở đầu, mục lục, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo: Chương 1: Cơ sở lý luận mối quan hệ Chương 2: Thực trạng hoạt động mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS Việt Nam Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ Công ty VDS Việt Nam NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái niệm Chúng ta có nhiều định nghĩa khác khái niệm mối quan hệ Tùy theo đối tượng quan hệ với môi trường khác mối quan hệ Trong từ điển Tiếng Việt, nêu: “Quan hệ ràng buộc, mối liên hệ qua lại hai bên chủ thể” Trong lĩnh vực hoạt động văn phòng mối quan hệ hiểu tác động qua lại phận cấu thành tổng thể sở chức nhiệm vụ giao để đạt mục tiêu chung Mối liên hệ thấy thể tính ràng buộc hai chiều đối tượng tham gia, quan hệ phải có hai thành tố trở lên tạo thành mối quan hệ Các mối quan hệ vừa vừa độc lập, vừa hợp tác với Việc xác định mối quan hệ tổ chức cách rõ ràng vấn đề phức tạp cần phải nghiên cứu Các mối quan hệ xây dựng mang tính bình đằng, vừa quan hệ theo chiều – dưới, quan hệ theo chiều ngang – dọc, quan hệ theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, theo quyền hạn đối tượng tham gia theo tính chất cơng việc Sở dĩ nói vấn đề xác định mối quan hệ cấp quản trị phức tạp phải trải qua khoảng thời gian tìm hiểu, phân tích đối tượng với đối tượng kia, phòng ban với phòng ban cấp quản lý với cấp quản lý Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ Tổng Giám đốc với phận phòng ban cơng ty đem lại hiệu cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty yêu cầu đạt cho tất thành viên Cơng ty, gắn chặt với lợi ích thân người tham gia quan hệ 1.2 Đặc điểm Đối với mối quan hệ xuất phát từ hai thành phần trở lên, đặc điểm tiêu biểu mối quan hệ xuất phát từ hai chủ thể mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác động với theo hướng cụ thể để hướng mục tiêu, mục đích Trong mối quan hệ, phụ thuộc nhiều vào chủ thể quan hệ đó, dẫn đến mối quan hệ ngang bằng, hay Mối quan hệ diễn thời gian ngắn hay dài phụ thuộc vào đối tượng hay thành phần có mối quan hệ Có thể đối tượng bắt đầu xây dựng nên mối quan hệ lúc, đối tượng tác động vào đối tượng để hình thành mối quan hệ Tuy nhiên, cho dù mối quan hệ xây dựng sở phải tuân theo nguyên tắc định Nhưng nguyên tắc tuân theo quy luật vận động chung xã hội với đặc điểm bản: - Xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên - Mối quan hệ xây dựng sở tác động qua lại với đối tượng tham gia quan hệ, khơng có tác động qua lại mối quan hệ khơng thể trì có trì mối quan hệ tồn lâu - Các mối quan hệ có xu hướng mở rộng ngày đa dạng hoạt động kinh tế - xã hội phát triển - Xây dựng mối quan hệ cần mang tính chất định hướng mà khơng mang tính chung chung, hay phải xây dựng sở mục tiêu định có phù hợp với yêu cầu công việc - Mối quan hệ phải tác động qua lại sở tuân theo nguyên tắc chung quan hệ Hiện nay, phòng tổ chức hành cơng ty VDS gần đầu mối quan hệ phận phòng ban cơng ty với Tổng Giám đốc Bởi chức phòng kết hợp với phòng ban để tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo công ty 1.3 Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty Việc tạo dựng mối quan hệ dựa sở chức nhiệm vụ cụ thể Biểu rõ nét việc xây dựng mối quan hệ chủ thể để cung thực mục tiêu chung Bất mối quan hệ xây dựng nên có mục đích, sở cụ thể Chính từ mục đích sở mà mối quan hệ hình thành, tồn phát triển Còn việc vận động theo chiều tăng tiến hay khơng tùy thuộc vào mức độ thiết lập mối quan hệ chủ thể phối hợp với Đồng thời mức độ gia tăng thể mức độ tiếp xúc thường xuyên liên tục hay không chủ thể quan hệ Nhưng cho dù mối quan hệ xuất phát từ đâu, môi trường phải xuất phát sở nguyên tắc liên kết ràng buộc cụ thể: - Nguyên tắc bình đẳng - Nguyên tắc phối hợp - Nguyên tắc tuân thủ - Nguyên tắc tác động lẫn Đối với phận Cơng ty nguyên tắc có nét đặc tưng riêng hoạt động cấp mang tính chun mơn khác so với lĩnh vực khác Các nguyên tắc bao gồm: - Nguyên tắc xây dựng quan hệ sở bình đẳng quan hệ với đồng nghiệp - Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa phối hợp công việc theo chức nhiệm vụ phận Công ty để thực mục tiêu đặt trước - Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trách nhiệm quyền hạn thành viên Công ty Khi mối quan hệ có thay đổi xáo trộn nguyên tắc tự khắc thay đổi theo Bên cạnh đó, mối quan hệ đó, mối quan hệ phận cơng ty đa dạng, bao hàm nhiều đối tượng khác nhau, từ Tổng Giám đốc đến công nhân viên nhiều phận khác Công ty phong phú Trong có: - Mối quan hệ mang tính nội Cơng ty có liên quan đến phận từ Tổng Giám đốc - Phó tổng giám đốc đến phòng ban - Các mối quan hệ với khách hàng bao gồm khách hàng thường xuyên khách hàng tiềm - Các quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến đồn nghiệp đơn vị với đơn vị khác Ứng với mối quan hệ nguyên tắc sử dụng cách linh động để mang lại hiệu định việc xây dựng nên mối quan hệ này, yếu tố tạo nên khơng gian vật chất mối trường mối quan hệ CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VỚI CÁC BỘ PHẬN 2.1 Thực trạng hoạt động cơng ty VDS Việt Nam 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Tên cơng ty : VDS VIETNAM.CO.LTD Người đại diện : Kim Hee Sam (Giám đốc điều hành: Park Ki Tae) Ngày thành lập : Tháng 10 Năm 2009 Vốn đầu tư : 800,000 $ Mã số thuế:2300507570 Thiết bị : Mặt 25,310 ㎡ , Nhà xưởng 8,588 ㎡ , CLEAN ROOM : 2,715 ㎡ Tổng số nhân viên : 530 người Địa : KCN Quế Võ, Phường Vân Dương, Tp Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh Sản phẩm : LCD MODULE ASSEMBLY cho điện thoại di động Khách hàng : Samsung Electronics Vietnam Công ty CP VS Industry Việt Nam thành lập ngày 05/10/2005 Công ty bắt đầu sản xuất vào tháng năm 2006 KCN Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam Tầm nhìn Cơng ty trở thành nhà sản xuất, cung ứng thiết bị điện tử tiếng giới Để đạt mục tiêu này, công ty nỗ lực tạo tăng trưởng bền vững tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời phát triển kinh tế xã hội địa phương khu vực Phương châm kinh doanh: “Chất lượng tốt Tôn trọng người Khách hàng tin tưởng” Phương châm chất lượng: “Giành lấy lòng tin khách hàng mục tiêu tạo chất lượng tốt nhất” Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất phụ tùng, máy móc nhựa đúc Cơng ty sản xuất phận cho máy in lase, máy in phun,máy fax điện thoại không dây Thiết kế, sản xuất kinh doanh khuôn ép nhựa dịch vụ bảo trì Trong suốt tình trưởng thành phát triển , công ty VDS Việt Nam đạt nhiều cột mốc quan trọng Tháng 10/2009 công ty đăng ký dấu pháp nhân Việt Nam với Tổng cục cảnh sát đăng ký mã số thuế Tháng 11/2009 Công ty mở tài khoản bắt đầu nhập vốn Tháng 02/2010 Công ty cử đại diện pháp nhân người quản lý Cleanroom Tháng 06/2010 Hồn cơng Cleanroom tiến hành lắp đăt thiết bị Tháng 07/2010 Tiến hành SEV AUDIT Tháng 08/2010 Sản xuất LCD MODULE triệu CAPA Tháng 01/2012 Sản xuất LCD MODULE triệu CAPA Tháng 09/2013 Xây dựng line cho OCA Tháng 12/2013 Lắp đặt thêm line LCD MODULE Tháng 08/2014 Sản xuất LCD MODULE triệu CAPA Tháng 02/2015 Lắp đặt thêm 13 line LCD MUDULE Tháng 02/2015 Hoàn thành xây dựng LCD MODULE 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Chức năng: Tạo hình ảnh tốt đẹp, nâng cao tính ổn định an tồn sản xuất kinh doanh, tạo uy tín Cơng ty khách hàng ngồi nước dựa tảng sản xuất kinh doanh đa nghề, nghành nghề hoạt động sản xuất kinh doanh đa nghề, nghành nghề sản xuất lắp ráp linh kiện điện thoại, áp dụng sá chất lượng, thỏa mãn nhu cầu phù hợp với pháp luật Nhà nước Việt Nam Đưa công ty ngày phát triển gia tăng lợi nhuận sở vốn lưu động (giảm vốn vay) tăng cường sản xuất chất lượng hạ giá thành sản phẩm, đảm báo lợi ích cổ đơng Phấn đấu mức tăng trưởng từ 10-20% ổn định việc làm đảm bảo thu nhập ngày cải tiến cho thành viên Công ty, đồng thời cam kết thực đầy đủ nghĩa vụ thuế sách tài Nhà nước Nhiệm vụ: Thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước sở xác định yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, chăm lo đời sống cho cán nhân viên, nâng cao thu nhập hợp đồng kinh tế với kế hoạch thực tốt chế độ tiền lương Quyền hạn: Cơng ty có quyền hoạch tốn độc lập quyền chủ động sáng tạo Được quyền sử dụng dấu riêng có đầy đủ tư cách pháp nhân để ký hợp đồng kinh tế Được vay vốn ngân hàng, có quyền chủ động sử dụng nguồn vốn để thực sản xuất kinh doanh có lãi, có quyền chọn ngân hàng để mở tài khoản giao dịch Được chủ động tuyển dụng sử dụng lao động Được quyền đàm phán ký kết thực hợp đồng kinh tế với thành phần kinh tế khác nước 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐƠC Quản lý sản xuất Sản xuất PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Kỹ thuật Quản lý chât lượng Nhân - kế tốn Cơng ty VDS Việt Nam đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ hoạt động kinh doanh Cơng ty có máy cấu tổ chức thực theo cấu trực tuyến nghĩa phòng ban, phân xưởng chịu đạo trực tiếp ban giám đốc * Ban giám đốc công ty Bao gồm giám đốc hai phó giám đốc giám đốc đại diện pháp nhân công ty chịu trách nhiệm toàn hoạt động sản xuất kinh doanh thực nghĩa vụ nhà nước, người đứng đầu, điều hành hoạt động công ty Phó giám đốc người chịu trách nhiệm quản lý điều hành mảng hoạt động mà giám đốc ủy quyền Giám đốc cơng ty có nhiệm vụ quyền hạn sau: Quyết định vấn đề thuộc phạm vi điều hành hoạt động hàng ngày công ty tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, lao động dự án đầu tư phê duyệt Quyết định dự án đầu tư, hợp đồng mua bán, vay, cho vay hợp đồng khác có giá trị 10% tổng giá trị tài sản ghi bào cáo tài gần công ty theo phân cấp định phương án tổ chức sản xuất kinh doanh, quy chế quản lý công ty, chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn hàng năm công ty, phương án huy động vốn, phương án liên doanh liên kết.Bổ nhiệm, miễn nhiêm, cách chức, khen thưởng chức danh quản lý cơng ty Bên cạnh cơng ty có quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho phòng ban: *Bộ phận nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hồ sơ tồn cơng ty, xếp, bố trí nhân lực, tuyển dụng lập hồ sơ cán công nhân viên, theo dõi hợp đồng lao động công ty, giải chế độ lao động, bảo hiểm xã hội, sức khỏe, tiền lương, tiền thưởng theo định nhà nước công ty Lập bảng báo cáo hàng tháng tình hình biến động nhân Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên đào tạo nhân viên Chịu trách nhiệm soạn thảo lưu trữ loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng công ty thơng tin có liên quan đến cơng ty Tiếp nhận theo dõi công văn, thị, định,… 10 *Bộ phận hành kế tốn: Phòng tài kế tốn có chức tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực quản lý lĩnh vực tài chính, kế tốn, thống kê Công ty theo quy định Công ty quan nhà nước có thẩm quyền Nhiệm vụ chủ yếu Nghiên cứu xây dựng trình lãnh đạo Cơng ty ban hành quy chế, quy định hướng dẫn liên quan đến việc quản lý tài – kế tốn – thống kê thuộc thẩm quyền Cơng ty Trong hoạt động nghiệp vụ chun mơn, phòng tài kế toán hoạt động theo điều lệ, quy chế Tổng Công ty Công ty Đồng thời phải tuân theo quy định nhà nước quan có thẩm quyền Tổ chức thu thập thơng tin, ghi chép, phản ánh xác kịp thời có hệ thống tình hình biến động vốn, kết sản xuất kinh doanh, thực kế hoạch nộp ngân sách, tình hình biến động đầu vào đầu để tổng hợp, phân tích đề xuất biện pháp với lãnh đạo Công ty cho ý kiến xử lý Chịu trách nhiệm tồn thu chi tài Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… lập phiếu thu chi cho tất chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ xác số liệu xuất, nhập theo quy định Công ty Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh xác, kịp thời, đầy đủ tình hình có, lập chứng từ vận động loại tài sản Cơng ty, thực sách, chế độ theo quy định Nhà nước Lập báo cáo kế tốn hàng tháng, hàng q, hàng năm để trình Ban Giám đốc Phối hợp với phòng hành chánh – nhân thực trả lương, thưởng cho cán công nhân viên theo chế độ, thời hạn Theo dõi q trình chuyển tiền tốn khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm toán công nợ với khách hàng Mở sổ sách, lưu trữ chứng từ có liên quan đến việc giao nhận 11 * Phòng quản lý chất lượng: Phòng quản lý chất lượng có chức tham mưu giúp Ban lãnh đạo Công ty quản lý tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu theo quy định Công ty quan nhà nước có thẩm quyền Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình hệ thống đo lường chất lượng, kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất chế tạo phân xưởng *Bộ phận sản xuất: + Theo dõi tình hình sản xuất Cơng ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề + Kiểm tra mặt hàng mà Công ty thực hoạt động xuất nhập + Nghiên cứu cải tiến đổi thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp + Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm nguyên nhân không đạt để đưa biện pháp khắc phục + Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng + Xây dựng trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chất lượng 2.2 Xu phát triển quan hệ tương lai Ngày nay, thấy phát triển không ngừng ngành công nghiệp hoạt động kinh tế nói chung Khi đứng trước phát triển giới đa cực, đa chiều tác động không nhỏ vào hoạt động văn phòng, q trình phân lạo xử lý thơng tin trở nên khó khăn đòi hỏi văn phòng phải hoạt động liên tục động Do hoạt động văn phòng trở nên bận rộn với cơng việc Trong cơng việc mang tính thu nhập xử lý thông tin doanh nghiệp đặt lên hàng đầu tồn họ Tiếp đến mối quan hệ phải xây dựng chặt chẽ để bắt kịp hoạt động Và khơng đơn quan hệ hai đối tượng hay hai chủ thể với mà phát triển theo nhiều hướng với nhiều chủ thể nhiều đối tượng thực giao tiếp thời điểm Có thể nói cơng nghệ máy móc đại, thu nhập thơng tin nhanh từ nhiều phía giúp ích nhiều tới hoạt động kể đến cơng tác văn phòng nói riêng Các 12 mối tiếp xúc ngày mở rộng bên sang nước đối tác Phương thức quan hệ đa phương hướng nước ta chưa phổ biến chưa đánh giá tầm quan trọng văn phòng việc đem lại hiệu kinh tế cho Công ty nên cơng tác văn phòng phát triển Việc trang bị thiết bị đại phục vụ cho công tác chưa nhiều, trang bị đại, đầy đủ việc xây dựng mối quan hệ theo phương thức thuận lợi Nếu có đầu tư tương lai chắn chắn phát triển mạnh nhiều, bắt kịp với nước khu vực giới Bao gồm phát triển kinh tế 2.3 Mối quan hệ Công ty * Mối quan hệ theo công việc: mối quan hệ xác lập dựa chức nhiệm vụ cấp, phận mà có tác động qua lại trực tiếp gián tiếp Trong phận có mảng cơng việc có liên quan đến người phụ trách chung phòng nhân phòng quản lý sản xuất gồm hai Phó giám đốc phụ trách đạo trực tiếp chủ yếu Phó giám đốc phụ trách chế độ nhân lao động Mối quan hệ theo công việc không ràng buộc phận phải gộp lại kết nối lại với phận cơng việc có liên quan đến nhau, phối hợp trợ giúp thực nhiệm vụ Tuy nhiên với cách thức thực công việc chưa phải nhanh gọn có phần rườm rà lại thống phận đơn vị Do đó, việc thực đồng tình nhiều phận thống cao, để có hỗ trợ phối hợp tốt từ nhiều phía liên quan * Mối quan hệ theo phận: Các công việc phận hoàn toàn độc lập, mối phận đảm trách công việc riêng, phân công đạo thực ban lãnh đạo Công ty Mệnh lệnh truyền trực tiếp tới thành viên Mối quan hệ mối quan hệ trực tuyến, người quản trị cấp cao có quyền đạo thực trực tiếp không thông qua khâu trung gian Như phận văn thư, lưu trữ chủ yếu thực cơng việc quản lý cơng văn, giấy tờ, đánh máy, lưu trữ hồ sơ, 13 * Mối quan hệ theo cấp quản trị: Hệ thống thứ bậc quản trị biểu hiện: từ Tổng giám đóc cấp quản trị cao nhất, tiếp phó tổng giám đốc, xuống phòng ban cuối xí nghiệp thành viên Mỗi cấp biểu diễn vị trí, trách nhiệm quyền hạn khác Các mối quan hệ mang tính lệ thuộc cấp cấp trên, khơng có tác động qua lại mà tuân thủ, phục tùng Các mệnh lệnh truyền xuống từ Tổng giám đốc tới cấp theo chiều dọc cấp phải chấp hành Tuy nhiên, cấu tổ chức công ty theo kiểu trực tuyến - chức nên định, thị có tham mưu từ phận chức hỗ trợ Tổng Giám đốc Do đó, định ban hành có thống phận Đồng thời mối quan hệ dựa theo cấp quản trị rõ trách nhiệm quyền hạn cấp, phận Công ty * Mối quan hệ theo quyền hạn: Gắn với phận có Cơng ty nhiệm vụ quyền hạn cụ thể Trong đó, phận có quyền thực hững cơng việc đạt theo yêu cầu Tổng Giám đốc yêu cầu kế hoạch đặt Nếu hoàn thành cơng việc gọp phần hồn thành cơng việc chung Công ty Mối quan hệ ghép nối chung quyền lực phận để cung phối hợp đạo thực công việc Vì Cơng ty VDS Việt Nam phân định chức quyền hạn rõ ràng phận, phòng tạo nên tách biệt thực nhiệm vụ Nhiều khơng có phối hợp phận dẫn đến chậm tiến độ thực công việc không đồng mục tiêu tồn Cơng ty 2.4 Mối quan hệ phận công ty Các mối quan hệ phận Công ty chủ yếu xây dựng sở văn phòng khâu chung gian việc giải công việc phát sinh liên quan đến lĩnh vực tổ chức cán bộ, chế độ sách, thi đua khen thưởng cơng tác hành quản trị phận phòng ban Cơng ty VDS Việt Nam, văn phòng phối hợp với phận để xử lý Ở mối quan hệ chủ yếu như: 14 * Phối hợp với phòng quản lý sản xuất: Theo dõi tình hình sản xuất Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề Kiểm tra mặt hàng mà Công ty thực hoạt động xuất nhập Nghiên cứu cải tiến đổi thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đề xuất sản phẩm không phù hợp *Phối hợp với phòng kỹ thuật: Phối hợp với phòng kỹ thuật để giải kiến nghị xí nghệp lực lượng lao động sở số liệu đê xác định mức suất - lao động thiết bị, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, nâng cấp nâng bậc cho công nhân sản xuất tổ chức lớp bồi dưỡng kỹ thuật chuyên môn, tay nghề công nhân cần thiết * Phối hợp với ban đầu tư Đánh giá lập dự thảo chi phí thực kế hoạch xây dựng, sửa chữa quan văn phòng, nhà kho, đường xá, vệ sinh cơng cộng số công việc khác Dựa vào mức độ sửa chữa nơi, chỗ phòng bàn bạc cách thức thực với Ban đầu tư triển khai thực sửa chữa cách nhanh chóng, đem lại hiệu Đối với cơng việc sửa chữa lớn sửa chữa hội trường, nhà kho phải thơng qua ban lãnh đạo trực tiếp, cơng việc sửa chữa nhỏ với Ban đầu tư bàn bạc đưa biện pháp khắc phục Bàn bạc đánh giá mức độ sửa chữa đưa phương án biện pháp thay thế, sau thơng qua ban lãnh đạo Sau Tổng Giám đốc phê duyệt phòng ban đầu tư đạo thực Ban đầu tư có trách nhiệm đạo đơn đốc trực tiếp Ngồi kết hợp với phận khác để thực phòng tài kế tốn để mua sắm thiết bị, xí nghiệp điện để lắp ráp, sửa chữa thiết bị điện * Phối hợp với phòng quản lý chất lượng Cùng với phòng quản lý chất lượng, phòng Tổ chức hành điều chỉnh quỹ tiền lương, thưởng cho xí nghiệp dựa tình hình thực chất lượng sản phẩm khiếu nại khách hàng trình báo cho Tổng Giám đốc để duyệt, Tổng Giám đốc duyệt định cuối Đồng thời dựa 15 sở yếu tố để xếp loại lao động cho cán công nhân viên Cơng ty Trách nhiệm phòng mối quan hệ vừa mang tính trực tiếp vừa gián tiếp, trực tiếp đánh giá chất lượng sản phẩm gián tiếp thay mặt phòng KCS để trình báo lên Tổng Giám đốc * Phối hợp với phòng kế tốn tài Phòng Tổ chức hành phối hợp với phòng Kế tốn tài để tốn quỹ lương thưởng khoản thu nhập khác phòng, tồn Cơng ty * Phối hợp với phòng nhân Kết hợp với phòng nhân theo dõi quản lý tình hình hoạt động cơng nhân kí kết hợp đồng, chế độ sách sức khỏe cơng nhân xí nghiệp từ có sách, chế độ phù hợp trình duyệt lên Tổng Giám đốc, Tổng Giám đốc người xem xét, định Phối hợp với phòng kế tốn thực cơng tác tốn tiền lương, tiền thưởng mặt chế độ, sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội thành phố theo quy định Nhà nước cơng ty Như văn phòng có kết nối với hầu hết phận đơn vị Tuy phòng chủ yếu thực vai trò lĩnh vực công tác tổ chức lao động công tác văn thư lưu trữ phòng thể tính chất riêng biệt thơng qua việc giải quyết, phối hợp giải công việc với cấp Cơng ty Phòng nơi nhận, chuyển xử lý công văn giấy tờ đến phận tồn cơng ty bên ngồi Với trách nhiệm khơng phải trực tiếp xử lý thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nhưng theo cách tổ chức lại có trách nhiệm gián tiếp cơng văn mà phòng nhận đưa tới phận hay cơng văn phòng chuyển thơng tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS * Ưu điểm Các cấp quản trị cơng ty có phối hợp chặt chẽ tạo thành khối tổ chức làm việc có hiệu Đó là, phận chủ động phối hợp 16 với đơn vị liên quan, thường xuyên tổ chức, kiểm tra, kỷ luật lao động tác phong công nghiệp nhằm hỗ trợ xí nghiệp quản lý lao động, để kịp thời chấn chỉnh Côn nhiều đợt bổ túc văn hóa cho cơng nhân đảm bảo tiến độ sản xuất trước mắt, đáp ứng nhu cầu sản xuất lau dài phòng Tổ chức hành hồn thành tốt Kết nối phòng kỹ thuật, đơn vị tổ chức, theo dõi, kiểm tra thi nâng cấp bậc bảo đảo quyền lợi người lao động Hàng tháng phòng có họp để đánh giá kết phận, nêu điểm tốt chưa tốt để phận xem xét lại thực cách tốt * Hạn chế Việc phân công nhiệm vụ ban Giám đốc cơng ty đơi chưa thực hợp lý Tổng Giám đốc vừa người trực tiếp lãnh đạo quản lý tồn hoạt động phòng ban phân xưởng sản xuất Trong phó Tổng Giám đốc đóng vai trò người trợ lý giúp việc cho Tổng Giám đốc điều hành số công việc dự định Tổng Giám đốc, phân công nhiệm vụ ban Giám đốc dẫn đến tình trạng khơng hiệu công tác quản lý, điều hành sản xuất Nhiệm vụ Tổng Giám đốc nặng nề, Phó tổng giám đốc lại đảm nhiệm cơng việc, điều dẫn đến tình trạng quan liêu, chuyên quyền quản lý Bộ máy quản trị cơng ty số phòng ban chức có nhiệm vụ chồng chéo nhau, điều làm tăng số lượng cán chức danh, chia nhỏ chức quản trị làm tăng mối quan hệ phòng ban chức với Thời gian xử lý thơng tin chậm chưa phát huy tính sáng tạo phòng ban Đội ngũ nhân viên cơng ty có trình độ khiêm tốn, chưa chuyên nghiệp linh hoạt trình làm việc Trong nhà lãnh đạo lại giao cho họ thực cơng việc hoạch định sách, vượt khả người lao động, dẫn đến tình trạng người lao động khơng đặt với vị trí làm việc kéo theo suất làm việc khơng cao Bên cạnh số nhân viên phòng ban thiếu trình độ nghiệp vụ hành văn phòng bản, đào tạo từ chuyên ngành khác nên bị hạn chế nhiều cơng tác văn phòng Điều gây hạn chế cho cơng tác văn phòng phòng ban với tổ chức CHƯƠNG 17 GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG TY VDS VIỆT NAM 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Việc xác định tầm quan trọng mối quan hệ cấp quản trị vô cần thiết Vì cấp quản trị cần có giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ - Phải cấu lại tồn nhân cấp quản trị, phận phân cơng nhiệm vụ giống Trong đó, nhóm hành phục vụ tách cơng tác văn thư trở thành phận phối hợp với phòng đầu tư xây dựng để phục vụ công tác hậu cần theo dõi đầu tư, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phòng ban khác Và công tác tổ hợp tham mưu vào chuyên môn sâu hơn, không tập trung tham mưu cơng tác tổ chức nhân Họ phải tạo điều kiện làm việc môi trường thuận lợi để việc thu nhập đạt hiệu cao - Xây dựng quy chế việc làm cho phận Công ty phù hợp với yêu cầu công việc Đặt trách nhiệm rõ ràng cho họ thực tốt công việc giao - Nâng cao điều kiện vật chất để họ hồn thành tốt công tác - Trong mối quan hệ phòng ban phải có tổ chức chặt chẽ nâng cao hỗ trợ, tạo điều kiện phối hợp phận với văn phòng Có thể thường xuyên trao đổi vấn đề liên quan tới phòng chức để họ tham mưu đồng thời tham mưu lại cho họ Đồng thời, xây dựng quy chế báo cáo tổng hợp thông tin cho lãnh đạo phận để tạo mối quan hệ thống lãnh đạo - văn phòng - phận phòng ban Tuy nhiên cần xác định yếu tố người quan trọng Bởi họ định xác lập mối quan hệ nào, nên yếu tố người phận tồn Cơng ty phải coi trọng mức Với việc xác lập chức nhiệm vụ hoạt động văn phòng 18 cơng ty giúp cho công ty hoạt động linh hoạt phối hợp phòng ban chức với linh hoạt Kéo theo cấp quản trị có chức khác Cơng ty phải hoạt động theo, mà tăng cường mối quan hệ Công ty Cấp phận Cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ với quan trọng phát triển Cơng ty Với vị trí nâng cao trách nhiệm đòi hỏi nhiều yêu cầu xây dựng mối quan hệ nhiều chặt chẽ Như vậy, trách nhiệm mới, hoạt động mở rộng đạt cho cấp quản trị Công ty phải xây dựng mối quan hệ tốt đẹp Cơng ty văn phòng với phận cho nhịp nhàng có hồn thành cơng việc theo u cầu thời gian quy định 3.2 Một số kiến nghị nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị Công ty Để cấp quản trị Cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cho Tổng Giám đốc phát huy cơng việc quản lý mình, vừa cầu nối phận việc tham mưu đưa định quản lý, em xin đưa số kiến nghị sau đây: Để phát huy hiệu hoạt động công ty thời gian tới cần nhanh chóng xây dựng quy chế phân cơng cơng tác hồn chỉnh phận Công ty Tổng Giám đốc người đưa định tiến hành đạo thực công tác Các cán bộ phận quản lý phải có trách nhiệm phân cơng cơng việc cho nhân viên có trách nhiệm cao q trình thực Tiếp tục hồn chỉnh cơng tác rà sốt văn để văn đời sản phẩm quản lý có chất lượng cao Có biện pháp quy trách nhiệm kiên để cán công nhân viên Công ty thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc ban hành Bố trí phòng làm việc khoa học vừa làm việc vừa quan sát hoạt động văn phòng Phối hợp phận phối hợp với ban tổ chức cán bộ, đơn vị liên quan để chia phương thức tiến hành thích hợp đạt hiệu cao Đồng thời 19 bố trí nhân viên, phân cơng quyền hạn - trách nhiệm phối hợp cách thích hợp để hồn thành nhiệm vụ giao Đối với nhân Tổng Giám đốc vừa phải quan tâm đến việc quản lý mối quan hệ, vừa quan tâm mặt tinh thần, tôn trọng riêng họ Biện pháp chủ yếu quản lý người kích thích tinh thần làm việc thường xuyên khen thưởng nhân viên có sáng kiến xây dựng văn phòng, bồi dưỡng kiến thức chun mơn cho họ Vì tinh thần làm việc ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, tạo suất công việc đạt hiệu cao Việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận, lực nhân viên để bố trí người cho phù hợp 20 KẾT LUẬN C Mác Tư Bản nói: “Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy, người nhạc trưởng” Quản trị nhằm tạo lập trì mơi trường nội thuận lợi nhất, cá nhân làm việc theo nhóm đạt hiệu suất cao nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Một tổ chức cần phải có nhà quản trị giỏi nhà quản trị phải thực chức hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt cơng việc tổ chức cho thật tốt Và suy cho để xác định rõ phối hợp chặt chẽ cấp quản trị tổ chức với tạo nên máy làm việc hiệu Có thể nói cấp quản trị Công ty tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ đội ngũ nhân viên có lực khả thích ứng cao hỗ trợ đắc lực để Công ty phát triển ngày hôm Tuy thời điểm cấu tổ chức tồn nhiều hạn chế góp phần khơng nhỏ đưa Cơng ty vượt qua thử thách đứng thị trường Và việc để khắc phục hạn chế phát huy mạnh tổ chức tốn mà ngày cơng ty VDS Việt Nam nói riêng cơng ty Việt Nam nói chung cần tìm hiểu thực 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị học Nguyễn Hải Sản Nhà xuất Thống kê - 2003 2.Giáo trình quản trị học Trường đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Khoa Quản trị kinh doanh Nhà xuất Phương Đông - 2011 3.Các tài liệu báo cáo tổng kết hoạt động công ty VDS Việt Nam 22 ... .12 2.3 Mối quan hệ Công ty 13 2.4 Mối quan hệ phận công ty 14 2.5 Đánh giá mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS .16 3.1 Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ cấp quản trị 18 3.2... Thực trạng hoạt động mối quan hệ cấp quản trị Công ty VDS Việt Nam Chương 3: Giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ Công ty VDS Việt Nam NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MỐI QUAN HỆ 1.1 Một số khái... mối quan hệ cấp quản trị Việc xác định tầm quan trọng mối quan hệ cấp quản trị vơ cần thiết Vì cấp quản trị cần có giải pháp nhằm tăng cường mối quan hệ - Phải cấu lại toàn nhân cấp quản trị,