Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam

Để nâng cao năng lực quản lý và điều hành của công ty vấn đề quan trọng đó là con người; để cơ cấu tổ chức gon nhẹ hoạt động thực sự có hiệu quả và hợp lý phải bố trí và sử dụng con người hợp lý bảo đảm gọn nhẹ hiệu quả không chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận và phát huy được năng lực của từng người từng bộ phận đây là việc làm rất quan trọng và cần thiết vì vậy các công ty phải thường xuyên nghiên cứu và có giải pháp hợp lý để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị mình. Từ nhận thức về tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức cũng như từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các công ty cổ phần nói riêng là rất cần thiết và quan trọng. Vì vậy em đa lựa chọn đề tài này. Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 phần chính sau: Phần 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Phần 2 : Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Phần 3: Một số biện pháp cơ bản nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Trong quá trình nghiên cứu giữa lý luận với thực tiễn thực tập tại công ty mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ lý luận cũng như nắm bắt thực tiễn hoạt động của công ty còn nhiều hạn chế do vậy chuyên dề này không tránh khỏi thiếu sót kính mong các thầy cô thông cảm. Em xin trân thành cảm ơn cô giáo: PGS-TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng Ban Giám đốc công ty và các anh, chị trong Phòng Tổ chức –Hành chính của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Khoa học Quản lý Chuyên đề Thực tập tốt nghiệp Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Sinh viên : Phan Văn Chinh Lớp : K36 Chuyên ngành : Quản lý kinh tế Giáo viên hướng dẫn: PGS-TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Hà Nội 5/2008 Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Khoa học Quản lý Chuyên đề Thực tập tốt nghiệp Sinh viên : Phan Văn Chinh Lớp : K36 Chuyên ngành : Quản lý kinh tế Giáo viên hướng dẫn: PGS-TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền 2 Hà Nội 5/2008 Phụ lục Số TT Nội dung Trang Mở đầu Phần I : Cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 6 I Cơ cấu tổ chức 6 1 Khái niệm cơ cấu tổ chức 6 2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 6 2.1 Chuyên môn hoá công việc 7 2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức 7 2.2.1 Mô hình tổ chức giản đơn 7 2.2.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng 7 2.2.3 Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm 8 2.2.4 Mô hình sản xuất bộ phận theo địa dư 8 2.2.5 Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng 9 2.2.6 Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược 9 2.2.7 Mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình 10 2.2.8 Mô hình tổ chức bộ phận theo các dịch vụ 10 2.2.9 Mô hình tổ chức ma trận 10 2.3 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu theo mối quan hệ quyền hạn 11 2.3.1 Khái niệm 11 2.3.2 Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức 11 2.3.2.1 Quyền hạn trực tuyến 11 2.3.2.2 Quyền hạn tham mưu 11 2.3.2.3 Quyền hạn chức năng 11 2.4 Cấp quản lý, tầm quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý 12 2.4.1 Cấp quản lý và tầm quản lý 12 2.4.2 Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý 13 2.4.2.1 Cơ cấu tổ chức nằm ngang 13 2.4.2.2 Cơ cấu tổ chức hình tháp 13 2.4.2.3 Cơ cấu tổ chức màng lưới 13 2.5 Phân bổ quyền hạn giứa các cấp quản lý tập trung và phân 14 3 quyền trong quản lý tổ chức 2.5.1 Khái niệm 14 2.5.2 Mức độ phân quyền trong tổ chức 14 2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức 15 2.6.1 Vai trò của công tác phối hợp 15 2.6.3 Các công cụ phối hợp 16 II Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 16 1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức 16 1.1 Tính thống nhất trong mục tiêu 16 1.2 Tính tối ưu 16 1.3 Tính tin cậy 16 1.4 Tính linh hoạt 17 1.5 Tính hiệu quả 17 2 Nguyên tắc hoàn thiện cơ cấu tổ chức 17 2.1 Nguyên tắc xác định theo chức năng 17 2.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn 17 2.3 Nguyên tắc bậc thang 17 2.4 Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh 17 2.5 Nguyên tắc quyền hạn theo phân cấp 18 2.6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm 18 2.7 Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm 18 2.8 Nguyên tắc quản lý sự thay đổi 18 2.9 Nguyên tắc cân bằng 18 3 Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức 19 Phần 2 : Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 21 A Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu ở Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 21 I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 21 1 Giới thiệu chung 21 2 Tên Công ty 21 II Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của Công ty có ảnh hưởng đến cơ cấu quản lý 22 1 Tình hình tài chính 22 2 Tình hình nhân lực 23 3 Tình hình trang bị 24 4 Đặc điểm sản xuất của Công ty 25 B Thực trạng bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư 27 4 xây dựng và thương mại Việt Nam I Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 27 II Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 28 III Phân công trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức 29 1 Đại hội đồng cổ đông 29 2 Ban kiểm soát 29 3 Hội đồng quản trị 31 4 Ban giám đốc 31 4.1 Tổng giám đốc 31 4.2 Phó tổng giám đốc kinh tế và văn phòng 32 4.3 Phó tổng giám đốc thi công cơ giới 33 4.4 Phó tổng giám đốc thuỷ điện 33 4.5 Phó tổng giám đốc điện nước 33 5 Các phòng ban chuyên môn 34 5.1 Phòng kỹ thuật 34 5.2 Phòng tổ chức hành chính 35 5.3 Phòng kế hoạch đầu tư 37 5.4 Phòng tài chính kế toán 38 5.5 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 39 5.6 Phòng tiếp thị và đầu tư 40 6 Các chi nhánh khu vực, các văn phòng đại diện 41 7 Các đơn vị thành viên 41 IV Một số kết quả đạt được của cơ cấu tổ chức 42 V Đánh giá chung về cơ cấu tổ chức 42 Phần 3: Một số biện pháp cơ bản nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 46 I Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 46 II Kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức 47 1 Với Công ty 47 1.1 Tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức 47 1.2 Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đa dạng hoá các mặt hàng sản xuất 48 1.3 Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo nuôi dưỡng cán bộ nâng cao tay nghề cho công nhân 49 1.4 Quan tâm hơn đến yếu tố con người 49 1.5 Tăng cường công tác kiểm tra giám sát hoạt động tài chính của công ty 49 2 Kiến nghị với Nhà nước 50 5 III Những tiền đề thực hiện 51 Kết luận 52 Tài liệu tham khảo 53 Lêi nãi ®Çu Để nâng cao năng lực quản lý và điều hành của công ty vấn đề quan trọng đó là con người; để cơ cấu tổ chức gon nhẹ hoạt động thực sự có hiệu quả và hợp lý phải bố trí và sử dụng con người hợp lý bảo đảm gọn nhẹ hiệu quả không chồng chéo chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận và phát huy được năng lực của từng người từng bộ phận đây là việc làm rất quan trọng và cần thiết vì vậy các công ty phải thường xuyên nghiên cứu và có giải pháp hợp lý để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của đơn vị mình. Từ nhận thức về tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức cũng như từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các công ty cổ phần nói riêng là rất cần thiết và quan trọng. Vì vậy em đa lựa chọn đề tài này. Ngoài phần mở đầu và kết luận đề tài gồm 3 phần chính sau: Phần 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Phần 2 : Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Phần 3: Một số biện pháp cơ bản nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam Trong quá trình nghiên cứu giữa lý luận với thực tiễn thực tập tại công ty mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ lý luận cũng như nắm bắt thực tiễn hoạt động của công ty còn nhiều hạn chế do vậy chuyên dề này không tránh khỏi thiếu sót kính mong các thầy cô thông cảm. Em xin trân thành cảm ơn cô giáo: PGS-TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng Ban Giám đốc công ty và các anh, chị trong Phòng Tổ chức –Hành chính của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. 6 CD - HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM Phần 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP I. CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức - Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm các yếu tố, bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau để thực hiện những hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức luôn tồn tại cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. + Cơ cấu tổ chức chính thức: là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. + Cơ cấu tổ chức phi chính thức: là những cá nhân nằm trong tổ chức hoặc không nằm trong tổ chức không có thực quyền nhưng gián tiếp tác động và quyết định các vấn đề quan trọng trong tổ chức để thực hiện mục tiêu của một số cá nhân trong tổ chức và xã hội. như thư ký, vợ, con cán bộ có địa vị hoặc người môi giới… 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức gồm 6 thuộc tính - Chuyên môn hoá - Phân chia tổ chức thành các bộ phận - Quyền hạn và trách nhiệm - Cấp bậc và phạm vi quản lý 7 - Tập trung và phân quyền trong quản lý - Sự phù hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu 2.1. Chuyên môn hoá công việc - Mạnh : Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo nên những nhiệm vụ đơn giản dễ dàng đào tạo để thực hiện ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn cho mình những công việc và vị trí phù hợp với tài năng và lợi ích của họ. Chuyên môn hoá lao động biến mỗi gia đình thành 1 chuyên gia trong một số công việc nhất định. - Hạn chế: Khi các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu như tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Làm cho tình trạng xa lạ, đối địch giữ những người lao động sẽ gia tăng. 2.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức 2.2.1. Mô hình tổ chức giản đơn Đây là phương thức tổ chức giản đơn nhất. Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất cả các thành viên của tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. 2.2.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Đây là hình thức tạo nên bộ phận trong đó cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng như (tài chính, maketting, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. - Ưu điểm: + Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi, lặp lại hàng ngày. + Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. + Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. + Đơn giản hoá việc đào tạo + Trú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. + Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. - Nhược điểm: 8 + Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược. + Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng. + Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý. + Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung + Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. 2.2.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm - Ưu điểm: + Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng. + Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn. + Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung. + Các đề xuất đổi mới công nghệ để được quan tâm. + Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi ra quyết định. - Nhược điểm : + Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả . + Cần nhiều người có năng lực quản lý chung + Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở lên khó khăn. + Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. 2.2.4. Mô hình sản xuất bộ phận theo địa dư - Ưu điểm: + Chú ý tới nhu cầu thị trường và những vấn đề địa phương. 9 + Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào thị trường cụ thể. + Tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương. + Có được thông tin tốt hơn về thị trường + Tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung - Nhược điểm: + Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán. + Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý + Công việc có thể bị trùng lắp + Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung 2.2.5. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng - Ưu điểm: + Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn + Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sẽ được giành vị trí nổi bật để xem xét. + Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy. + Tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối - Nhược điểm: + Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả + Thiếu sự chuyên môn hoá + Đôi khi không thích hợp với các hoạt động nào khác ngoài marketting. + Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng. 2.2.6. Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược - Ưu điểm: + Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường đối thủ cạnh tranh và diễn biến của môi trường. 10 . Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 21 I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam. dựng và thương mại Việt Nam 46 I Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Việt Nam 46 II Kiến nghị hoàn thiện