Cơ cấu tổ chức "chức năng" - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

Doanh nghiệp là một tổ chức sống có một chu trình sống: Nó sinh ra do ý chí của các nhà sáng lập, phát triển và tiến tới tốc độ trưởng thành, rồi khi hoạt động nó có thể bị sa sút dẫn đến tiêu vong hoặc bị một doanh nghiệp khác thôn tính. Cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lượng của người tạo ra nó, duy trì và phát triển. Để có được điều này doanh nghiệp phải có được một cơ cấu tổ chức hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực giúp cho việc đưa ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định điều hoà phối hợp các hoạt động. Như vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn của doanh nghiệp. Xã hội càng văn minh nền kinh tế và quản lý càng phát triển, càng tạo điều kiện và yêu cầu cần thiết tối ưu hoá cơ cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp ở tất cả các cấp, các khâu. Bài tiểu luận này em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức "chức năng" - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng". Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là phương tiện để nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Nội dung của bài tiểu luận được chia ra các chương sau: Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý Chương II: Cơ cấu tổ chức chức năng Chương III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án và tư vấn đầu tư xây dựng Hà Nội.

LỜI NÓI ĐẦU Doanh nghiệp tổ chức sống có chu trình sống: Nó sinh ý chí nhà sáng lập, phát triển tiến tới tốc độ trưởng thành, hoạt động bị sa sút dẫn đến tiêu vong bị doanh nghiệp khác thơn tính Cuộc sống doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lượng người tạo nó, trì phát triển Để có điều doanh nghiệp phải có cấu tổ chức hợp lý cho phép sử dụng tốt nguồn lực giúp cho việc đưa định đắn tổ chức thực có hiệu định điều hoà phối hợp hoạt động Như vậy, cấu tổ chức điều kiện sống doanh nghiệp Xã hội văn minh kinh tế quản lý phát triển, tạo điều kiện yêu cầu cần thiết tối ưu hoá cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp tất cấp, khâu Bài tiểu luận em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức "chức năng" - ưu nhược điểm phạm vi áp dụng" Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý phương tiện để nâng cao hiệu kinh tế xã hội Nội dung tiểu luận chia chương sau: Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý Chương II: Cơ cấu tổ chức chức Chương III: Mô hình máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án tư vấn đầu tư xây dựng Hà Nội Trong tiểu luận em không tránh khỏi thiếu sót, kiến thức em cịn hạn chế Kính mong thầy góp ý, bổ sung để viết em tốt lần sau NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức hệ thống mối liên hệ hoạt động thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, công việc tập thể Sự phân chia công việc thành phần việc cụ thể nhằm xác định làm công việc kết hợp nhiều cơng việc cụ thể nhằm rõ cho người thấy họ phải làm việc Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên làm việc với cách có hiệu bởi: - Phân bổ nguồn nhân lực nguồn lực khác cho công việc cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm cách thức thể vai trò thành viên theo quy chế mô tả công việc, sơ đồ tổ chức hệ thồng phân cấp quyền hạn tổ chức - Làm cho nhân viên hiểu kỳ vọng tổ chức họ thông qua quy tắc, quy trình làm việc tiêu chuẩn thành tích cơng việc - Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để định vấn đề tổ chức Những yêu cầu cấu tổ chức quản lý 2.1 Tính tối ưu: Số lượng cấp, khâu xác định vừa đủ phù hợp với chức quản lý công đoạn chu trình kinh doanh Theo nguyên tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối lượng cơng việc quản lý kiểm tra được, nhờ cấu tổ chức quản lý mang tính động cao, ln ln sát phục vụ mục đích đề hệ thống 2.2 Tính linh hoạt: cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển định, có khả điều chỉnh thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống ngồi mơi trường, trừ trường hợp bất khả kháng phải tổ chức lại hồn tồn 2.3 Tính ổn định tương đối: vững bền cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu lực quản lý-điều hành tình bình thường Nó thể việc lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp với chức doanh nghiệp (khả thực lâu dài), thận trọng định điều chỉnh 2.4 Tính tin cậy: Sự điều hành, phối hợp kiểm tra hoạt động doanh nghiệp địi hỏi thơng tin phải cung cấp xác, kịp thời Mỗi phận hiểu rõ làm chức mình, sử dụng quyền hạn có khả chịu trách nhiệm 2.5 Tính kinh tế: Thể tinh gọn máy (theo nguyên tắc “vừa đủ”) hiệu suất làm việc Đồng thời tính hiệu máy, thể qua tương quan chi phí bỏ với kết thu Những nguyên tắc tổ chức Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định chức tổ chức; Từ chức mà thiết lập máy phù hợp; Từ máy mà bố chí người đáp ứng yêu cầu Nguyên tắc Nội dung chức tổ chức cần phân chia thành phần việc rõ ràng phân công hơpj lý, rành mạch cho phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực Nguyên tắc Nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn phải tương xứng Nguyên tắc Cần xác lập xử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc Nguyên tắc Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ kịp thời, trung thực có độ tin cậy cao Nguyên tắc Có kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực nghĩa vụ; Qua xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến đúc kết kinh nghiệm Nguyên tắc Tạo hợp tác gắn bó thành viên tổ chức, người điều hành với tập thể lao động, hướng vào mục tiêu chung Nguyên tắc Tuyển trọn chặt chẽ bố trí sử dụng cán bộ, nhân viên; Tạo điều kiện cho người phát huy cao khả không ngừng phát triển lực phẩm chất Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Trình độ xã hội hoá sản xuất cao nguyên nhân làm tăng thêm vai trị quan hệ tổ chức Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp: 4.1 Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý ♦ Tình trạng trình độ phát triển cơng nghệ sản xuất doanh nghiệp (Quá trình thử thách, đào tạo người kinh nghiệm tích luỹ hệ thống ) ♦ Tính chất đặc điểm mục tiêu hệ thống (Đem lại lợi ích cho gây khó khăn trở ngại cho ) 4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý ♦ Quan hệ lợi ích tồn cá nhân doanh nghiệp ♦ Mức độ chun mơn hố tập trung hố hoạt động quản trị ♦ Trình độ giới hố tự động hố hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động,uy tín họ ♦ Quan hệ phụ thuộc số lượng người bị lãnh đạo, khả kiểm tra người lãnh đạo hoạt động người cấp ♦ Chính sách sử dụng, đãi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý … CHƯƠNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG Đặc điểm cấu chức 1.1 Nằm hàng ngang thuộc cấp quản lý (làm chức thăm mưu cho thủ trưởng cấp Sự phát triển quy mơ doanh nghiệp địi hỏi có mở rộng cấu theo chiều ngang, cấp quản lý phải thực chức khâu quản lý vói nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà người quản lý dựa vào nắm đưọc tình hình định đắn Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc marketing Phó tổng giám đốc sản xuất Phó tổng giám đốc tài Phó tổng giám đốc nhân Phịng Kế hoạch Phịng Vật tư Phịng Cơng nghệ Phòng Năng lượng Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu chức cho hãng sản xuất Tổ chức theo chức hình thức phân chia phận cá nhân chuyên trách lĩnh vực chức khác marketing, nghiên cứu phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…, hợp nhóm đơn vị cấu 1.2 Mỗi phận có chức lĩnh vực quản lý Khái niệm tuyến chức F Taylo, kết việc có tham gia chuyên gia - người giao phần quyền lực Nó đặc trưng cho việc phân chia quyền hạn theo chức bắt nguồn từ nguyên tắc " Một người vị trí, vị trí cho người" Mỗi Phó giám đốc huy phòng theo dõi vấn đề thuộc thẩm quyền mình: Các quan chức cơng cụ quản lý người đứng đầu cấp làm nhiệm vụ chuẩn bị quy định theo dõi tình hình lĩnh vực như: Kế hoạch, tài chính, vật tư… khơng có quyền đạo cấp mà hướng dẫn, khơng mâu thuẫn với chế độ thủ trưởng Các cán chức gồm chuyên gia nhân viên chuyên sâu kinh tế, kỹ thuật, nghiệp vụ nắm vững thể chế hành liên quan đến hoạt động doanh nghiệp họ có kinh nghiệm xử lý tình cụ thể để giúp giám đốc định đắn Ưu điểm 2.1 Sử dụng chuyên gia để đáp ứng phức tạ vấn đề quản lý : Quản lý hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục đích nhóm nhóm: + Marketing: Đó hoạt động thương mại, tiếp thịm phục vụ tìm hiểu khách hàng + Sản xuất: Liên quan đến hoạt động để tạo sản phẩm doanh nghiệp + Tài chính: Tạo nguồn quản lý vốn + Nhân sự: Quản lý người Mỗi cấp, khối có mục tiêu riêng mình, tuỳ theo mục tiêu đặt mà khối nhóm có cách sử dụng chuyên gia lập kế hoạch, thực để đạtđược kết Hệ thống chức việc đạo cơng việc chun mơn hố, giao cho người nghiên cứu cách cẩn thận mặt cơng việc mà đạo đắn, xác hơn, khoa học hơn, đơn giản 2.2 Tập trung lực hoạt động chun sâu Với mơ hình cấu trực tuyến người lãnh đạo cần phải biết có kiến thức đầy đủ loạt chun mơn khác cấu chức người lãnh đạo nghiên cứu chuyên việc lãnh đạo công việc theo chun mơn Kiểu cấu chức thu hút phát triển tốt lực chuyên môn chuyên gia đồng thời giải vấn đề chun mơn nhanh chóng thành thạo Bên cạnh ưu điểm bật cịn có ưu điểm • Hiệu tác nghiệp cao nhiêm vụ có tính lặp lặp lại hàng ngày • Phát huy đầy đủ ưu chun mơn hố ngành nghề • Giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu • Đơn giản hóa việc đào tạo • Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên • Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm 3.1 Nhiều huy ( nguồn gốc mâu thuẫn) Cơ cấu chức làm cho máy quản lý công kềnh, cách bức, giám đốc dễ quan liêu.Mỗi nhân viên có nhiều thủ trưởng: trưởng phịng vật tư, cơng nghệ, kế hoạch Điều gây khó khăn cho việc thực chế độ trách nhiệm việc thiết lập chế độ kỷ luật đắn Nhiều thủ trưởng không đưa mệnh lệnh giống mà có cịn đưa lệnh trái ngược nhau, nhân viên phải thực theo 3.2 Thiếu phối hợp phòng ban chức Như ta biết, để doanh nghiệp vững mạnh, phịng ban chức có chiến lược, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển Điều dễ dẫn đến việc mạnh người làm cản trở phối hợp cấp, khâu quản lý 3.3 Phân tán trách nhiệm Đối với chuyên gia hay người lãnh đạo thiếu phẩm chất, ý thức trách nhiệm cơng việc họ dễ dàng " nhường" việc cho người khác, cấp đổ trách nhiệm, vấn đề thực mục tiêu chung cho cấp lãnh đạo cao 3.4 Làm yếu tính động cá nhân ( Thăng chức thay đổi vị trí cơng tác) CHƯƠNG III MƠ HÌNH BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN DỰ ÁN VÀ ĐẦU TƯ Phân tích máy tổ chức Dựa vào sơ đồ tổ chức quản lý trung tâm ta thấy: • Giám đốc trung tâm người đứng đầu, chịu trách nhiệm trung hoạt động đối nội, đối ngoại trung tâm Quan hệ giám đốc với phó giám đốc phịng quan hệ điều khiển phục tùng • Hai phó giám đốc quản lý dự ánvà quản lý tổ chức nhân cấp ngang hàng có chức tham mưu hai lĩnh vực cho giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm hai lĩnh vực chuyên sâu Quan hệ hai phó giám đốc quan hệ phối hợp cộng tác,với phòng ban quan hệ điều khiển phục tùng • Các phịng: chịu trách nhiệm lĩnh vực, chức hoạt động, phát triển trung tâm Các trưởng phòng chịu đạo trực từ giám đốc phó giám đốc đồng thời người điều khiển lãnh đạo nhân viên phòng Giám đốc Trung tâm PGĐ quản lý dự án Phòng kế hoạch Phòng dự án PGĐ quản lý tổ chức nhân Phịng thiết kế kỹ thuật Phịng kế tốn Phịng tổ chức-LĐTL Phịng hanh Nhân viên 2.Ưu điểm: • Bộ máy tổ chức chặt chẽ cấp lãnh đạo phịng ban • Số lượng phịng ban tương đối hợp lý, đầy đủ, phù hợp với cơng việc • Từng phận tập trung nhân lực để hoạt động chuyên sâu, trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp Nhược điểm:  Thiếu phối hợp hành động giưa phòng ban chức  Chun mơn hố q mức tạo cách nhìn hạn hẹp cán quản lý  Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung.Đổ trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao KẾT LUẬN Thực chất tổ chức máy cấu doanh nghiệp việc quản lý nhân doanh nghiệp đó, địi hỏi chức máy bố trí sử dụng người hợp lý để đạt mục tiêu, kế hoạch doanh ngiệp Trên thực tế, doanh nghiệp không sử dụng mơ hình cấu tổ chức trực tuyến hay chức mà tuỳ theo tuừng lĩnh vực nhỏ hệ thống để áp dụng cho doanh nghiệp đạt kết quản lý mức cao Mô hình tổ chức trung tâm phát triển dự án đầu tư mơ hình kết hợp,đã phát huy ưu điểm bật cấu tổ chức quản lý song bên cạnh tồn nhược điểm cần khắc phục 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trường đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội GS TS Đỗ Hồng Tồn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa khoa học quản lý- Nhà xuất giáo dục- 1999 Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất thống kê - 1998 D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học kỹ thuật, Hà Nội 11 MỤC LỤC Lời nói đầu Nội dung Chương I: Cơ cấu tổ chức quản lý Khái niệm cấu tổ chức 2 Những yêu cầu cấu tổ chức quản lý Những nguyên tắc tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức .4 Chương II: Cơ cấu tổ chức "chức năng" Đặc điểm cấu chức Ưu điểm .6 Nhược điểm .7 Chương III: Mơ hình máy tổ chức quản lý Trung tâm phát triển dự án đầu tư Phân tích máy tổ chức Ưu điểm .9 Nhược điểm .9 Kết luận .10 12 ... Những yêu cầu cấu tổ chức quản lý Những nguyên tắc tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức .4 Chương II: Cơ cấu tổ chức "chức năng" Đặc điểm cấu chức Ưu điểm ... công vi? ??c cụ thể - Xác định rõ trách nhiệm cách thức thể vai trò thành vi? ?n theo quy chế mô tả công vi? ??c, sơ đồ tổ chức hệ thồng phân cấp quyền hạn tổ chức - Làm cho nhân vi? ?n hiểu kỳ vọng tổ chức. ..NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, có nhiệm