Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng.doc.DOC

Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

Lời mở đầu

Doanh nghiệp là một cộng đồng ngời sản xuất ra những của cải vật chất đóng vai trò cần thiết nhất định của đời sống địa phơng Doanh nghiệp cũng là một hệ thốn, một tập hợp các yếu tố có quan hệ logíc và tác động qua lại lẫn nhau Tập hợp này đợc tổ chức theo kiểu liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân hợp thành

Mỗi tổ chức có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ chế nhất định và

đợc điều khiển bởi trung tâm đầu não để thự hiện những nhiệm vụ nhằm đạt

đợc mục tiêu do doanh nghiệp đề ra

Lịch sử hình thành và phát triển và hoàn thiện các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý là quá trình phân tích kế thừa những u điểm hợp lý và loại trừ những nhợc điểm hạn chế của các cơ cấu trớc Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý ngày càng hoàn thiện và có tính u việt hơn Trong bài tiểu luận này

em chọn đề tài: "Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến –

chức năng u nhợc điểm và phạm vi áp dụng" Mô hình này đợc kết hợp từ

mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng khắc phục đợc các nhợc

điểm của hai mô hình đó Nội dung bài tiểu luận đợc chia nh sau:

Chơng I : Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý

Chơng II : Nghiên cứu cơ câú tổ chức trực tuyến - chức năng

Chơng III : Mô hình cơ cấu tổ chức của mỏ Giáp Khẩu

Bài tiểu luận này em viết không tránh khỏi thiếu sót do kiến thức của

em còn hạn chế Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của

em đợc tốt hơn trong các lần sau Em xin cảm ơn thầy Đoàn Hữu Xuân, ngời trực tiếp hớng dẫn, cùng các thầy cô giáo viên giảng dạy đã giúp em hoàn thành tốt bài tiểu luận này

Nội dung

Chơng I:

Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý

I Các khái niệm cơ bản

1 Tổ chức: Là một cơ cấu ( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) đợc xây

dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( đợc hợp thức hoá) trong đó các

thành viên của nó thực hiện từng phần việc đợc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

2 Tổ chức quản lý: Là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan

quản lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất trong cả doanh nghiệp ( hoặc cả ngành, cả nền kinh tế)

Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: Chức năng , cơ cấu và chế

độ vận hành Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: Chức năng không rõ sẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành cơ cấu

3 Cơ cấu tổ chức quản lý:

Cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xơng của tổ chức đợc thể hiện trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đơn vị với các vị trí xác định ( ở tuyến dọc hoặc hàng ngang) theo nguyên tắc nhất định Cơ cấu tổ chức quản lý: là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống

Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng hợp của sự bố trí các

bộ phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống và khi các

bộ phận hoạt động thì bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung

Cơ cấu tổ chức phải hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực,

có các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định

đó

II Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm các yêu cầu sau:

1 Tính tối u:

- Số lợng các cấp, các khâu đợc xây dựng vừa và đủ, phù hợp với chức năng quản lý các cộng đoạn trong chu trình kinh doanh

- Nguyên tắc: Bảo dảm, quán xuyến hết khối lợng công việc và có thế quản lý kiểm tra đợc

Các nhà nghiên cứu về tổ chức quản lý cho rằng mỗi cấp không nên vợt quá 6 -7 đầu mối Tại Việt nam, nhiều Doanh nghiệp có trên 20 đầu mối trực thuộc giám đốc hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc quản đốc phân xởng

Nh vậy, doanh nghiệp sẽ có cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và

cồng kềnh, lãnh phí, trùng chéo trong chức năng, trách nhiệm thiếu rõ ràng, nhiều ngời chỉ đạo một ngời

2 Tính linh hoạt:

- Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính linh hoạt với bất kỳ một tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng nh môi trờng

- Hoạt động kinh doanh phụ thuộc và diễn biến của thị trờng luôn thay đổi với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đòi hỏi tính năng

động cao trong quản lý Doanh nghiệp luôn đứng trớc những nguy cơ nay cần kịp thời nắm bắt cũng nh những nguy cơ cần kịp thời

đối phó

3 Tính ổn định tơng đối

Tính ổn định tơng đối đợc thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp sự thận trọng khi quyết định

điều đó phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín muồi

+ Khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và triển khai nhanh gọn, đầy đủ

4 Độ tin cậy:

Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp

đòi hỏi thông tin phải đợc cung cấp chính xác và kịp thời Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo đợc tính tin cậy cao các thông tin đó Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp phải hiểu rõ và làm đúng chức năng, chịu trách nhiệm và

sử dụng đúng quyền hạn của mình Mỗi con ngời trong hệ thống cơ cấu đó phải làm đầy đủ trách nhiệm đợc giao, cấp trên yên tâm, cấp dới tin tởng vào cấp trên

5 Tính kinh tế (TKT):

Tính kinh tế đợc thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy, hiệu quả làm việc tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự t ơng quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá về số liệu

III Nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:

Có 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:

1 Nhóm nhân tố thuộc đối tợng cơ cấu quản lý:

- Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống

- Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống

Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dung chức năng của hệ thống và thông qua đó chúng ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý

2 Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý

- Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống

- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý

- Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động, uy tín của họ của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới

- Chính sách sử dụng của hệ thống đối với đội ngũ cán bộ quản lý trong hệ thống

Chơng II

Cơ cấu tổ chức " trực tuyến - chức năng”

I Sự hình thành cơ cấu "Trực tuyến – chức năng": chức năng":

Cơ cấu Trực tuyến – chức năng là một trong 3 loại hình của cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Để khắc phục các nhợc điểm của cơ cấu trực tuyến

và chức năng Kiểu cơ cấu kết hợp " Trực tuyến – chức năng " ra đời và đợc áp dụng rộng rãi phổ biến trong các doanh nghiệp

Theo kiểu cơ cấu này, bên cạnh đờng trực tuyến đặt một hay nhiều bộ phận tham mu bao gồm nhiều chuyên gia đảm bảo trách nhiệm làm rõ các quyết định của tổng giám đốc và các giám đốc cơ sở Bộ phận tham mu không có quyền chỉ huy đối với các giám đốc cơ sở

* Nguyên lý tuyển kép: "Staff and line":

Một tuyến có quyền lực chung : quyền chỉ đạo

Một tuyến có quyền lực chuyên môn: Quyền cố vấn

Nh vậy, 1 một doanh nghiệp có 2 loại ngời của 2 tuyến

Những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt

Tuyến phân cấp : Là tuyến của những ngời đa ra quyết định bao gồm những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt

Tuyến cố vấn gồm những nhân viên nghiên cứu, đa ra những khuyến nghị mà không ra quyết định Đó là các tham mu, cố vấn các lĩnh vực trong doanh nghiệp

Cơ cấu kết hợp Trực tuyến – chức năng, là sự kết hợp các quan hệ

điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mu - hớng dẫn ở mỗi cấp Cơ cấu này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc và sử dụng tính u việt của việc hớng dẫn công tác thông qua các chuyên gia để quản lý

-điều hành có hiệu lực và hiệu quả

Qua sơ đồ ta thấy, công nhân đợc chia vào nhiều tổ, đứng đầu tổ là các tổ trờng Công nhân phụ thuộc vào các tổ trởng này, tổ trởng phụ thuộc vào đốc công, đốc công thì trực tiếp phụ thuộc vào quản đốc phân xởng về toàn bộ công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm

Ngời phụ trách ở mỗi cấp nhận sự hớng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các bộ phận chức năng tơng ứng của cấp trânm các bộ phận chức năng ở mỗi cấp lại là cơ quan tham mu cho ngời thủ trởng của cấp mình Cung cấp thông tin đã đợc xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trởng ra quyết định

I Ưu điểm

1 Kết hợp các u điểm của thống nhất chỉ huy với u điểm của chuyên môn hoá:

Giám đốc

Phó

giám đốc

Quản đốc

và bộ môn

Tổ sản xuất

Tổ

sản xuất

Tổ sản xuất

Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc

Phòng ban

Phòng ban Phòngban Phòngban

Phòng

Quản đốc

và bộ môn

Quản đốc

và bộ môn

Quản đốc

và bộ môn Quản đốc và bộ môn

Sự thống nhất chỉ huy trong cơ cấu Trực tuyến – chức năng đợc thực hiện trong quan hệ điều khiển phục tùng giữa các cấp: Cấp bậc trên điều khiển, ra quyết định, ra mệnh lệnh, trực tiếp , kiểm tra cấp dới; cấp dới phục tùng cấp trên Điều khiển là hình thức tác động tích cực nhất, linh hoạt nhất nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của từng bộ phận thừa hành Cụ thể là giám đốc điều khiển trực tiếp quản đốc phân xởng Sự điều khiển đó phải dựa trên phơng thức tác động có

tổ chức và dựa vào chức năng, quyền hạn trách nhiệm của mỗi cấp trong mỗi thứ bậc của hệ thống tổ chức quản lý Nếu nh chỉ có tính thống nhất chỉ huy

mà không có sự chuyên môn hoá chức năng thì cơ câú sẽ trở về cơ cấu trực tuyến Mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của một khâu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà ngời quản lý phải dựa vào đó mới nắm chắc đợc tình hình và ra quyết định đợc đúng đắn Giám đốc không phải tự mình phân tích tất cả các vấn đề và theo dõi tình hình sâu của từng mặt

Thông thờng ở mỗi lĩnh vực Giám đốc giao cho một cấp phó phụ trách ( kỹ thuật, kinh tế, nghiệp vụ…) các bộ phận chức năng đ) các bộ phận chức năng đợc uỷ quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách nhờ đó, các điều kiện sử dụng khai thác trình độ chuyên môn của các chuyên gia đợc nâng cao về chất lợng, hiệu quả dần đi đến chuyên môn hoá từng chức năng

Sự kết hợp các u điểm của hai mô hình cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng tạo nên tính linh hoạt hài hoà, không cứng nhắc đơn điệu trong quản lý

2 Quản lý đồng thời dài hạn ( bằng các chức năng) và ngắn hạn ( bằng thực hành).

* Quản lý dài hạn - quản lý chức năng

Nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những ngời đứng đầu các phân hệ đợc chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định

* Quản lý ngắn hạn - bằng thừa hành

Quản lý bằng thừa hành đợc hiểu là quản lý theo chiều dọc ( Theo thứ bậc quản lý) Ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh qua cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh đó mà thôi,

Cơ cấu tổ chức quản lý " Trực tuyến – chức năng” kết hợp đồng thời quản lý theo chiều dọc và chiều ngang, tạo cho cơ cấu quản lý không bị vớng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau, tạo đợc mối quan hệ gắn bó của các thành phần trong tổ chức

II Nhợc điểm

1 Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ thừa hành và chức trách :

Mối liên hệ giữa các nhân viên trong hệ thống rất phức tạp Ngời lãnh

đạo cấp cao nhất vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền trong phạm vi hệ thống, việc truyền lệnh vẫn theo tuyến Do đó, ngời lãnh

đạo dễ lạm dụng chức quyền, chức trách của mình tự đề ra các quyết định, rồi bắt cấp dới phải thừa hành mệnh lệnh

2 Số cơ quan chức năng tăng lên dễ làm cho bộ máy cồng kềnh nhiều đầu mối : Ngời lãnh đạo phải có trình độ và năng ực cao mới liên kết

phối hợp giữa hai khối trực tuyến và chức năng

3 Ngời lãnh đạo ( cấp trên) xa rời cơ sở:

Cấp trên không biết tình hình ở cấp dới: Họ chỉ quan hệ với cấp dới qua quan hệ điều khiển, thông qua các mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo cấp trên gửi cho cấp dới Cấp trên và cấp dới có sự phân cách

IV Phạm vi áp dụng

Trớc tiên khi xác định quy mô của doanh nghiệp ta phải dựa chủ yếu vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp Từ đó ta sẽ có những quyết

định hợp lý về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, quy mô của doanh nghiệp phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố nh nguồn nhân lực, chính sách vốn, môi trờng kinh doanh

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải đảm bảo cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy mô thật hợp lý :

- Mỗi cán bị quản lý chỉ điều hành không quá 10 ngời vì nếu quá đông nhân sự sẽ khó bề kiểm soát, gây ra tình trạng " loãng" trong công việc và khả năng tác nghiệp giữa các nhân viên

- 1 cấp dới chịu sự điều hành của 1 cấo trên: Giúp cho thông tin đợc chính xác, nhanh chóng, công việc đợc xử lý kịp thời

- 1 cấp trên chỉ quản lý 4-5 cấp dới giúp cho việc chỉ đạo đôn đốc đợc sát xao, thờng xuyên

Cơ cấu tổ chức " trực tuyến – chức năng" thờng đợc áp dụng với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn

Chơng III

Sơ đồ tổ chức Mỏ Giáp Khẩu (Quảng Ninh)

I Phân tích sơ đồ tổ chức mỏ Giáp Khẩu

1 Cấp lãnh đạo

Đứng đầu là giám đốc: Chịu trách nhiệm chung về điều hành quản lý của mỏ

- 3 phó giám đốc: Chịu trách nhiệm về các lĩnh vực sản xuất; kinh tế; thuật

2 Các phòng ban chức năng tham mu:

Giám đốc

Mỏ Giáp Khẩu

Phó giám

đốc Sản xuất Phó giám đốc Kinh tế Phó giám đốc Kỹ thuật

Phòng

Tổ chức Kế toánphòng Kế hoạchPhòng

đầu t

Phòng

Kỹ Thuật An toànPhòng

sản xuất

Công trờng

1

Tổ 1

sản xuất

Tổ 2

sản xuất

Tổ 3

sản xuất

Phòng Tài vụ

Công trờng

2

Công trờng

4 Công trờng 5

Công trờng

3

- Các phòng ban này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc đồng thời làm chức năng tham mu, kế hoạch, xử lý thông tin theo nhiệm vụ của mỗi phòng bàn: Tổ chức, tài vụ, điều khiển sản xuất Các phòng ban này có quan

hệ phối hợp - cộng tác với nhau trong hoạt động

3 Tuyến đơn vị trực tiếp sản xuất

Mỗi công trờng trực tiếp khai thác chịu trách nhiệm quản lý của quản

đốc

Trong một công trờng có 3 tổ sản xuất Các tổ trởng có trách nhiệm

đôn đốc, quản lý các công nhân đồng thời phục tùng sự điều khiển của quản

đốc

II Ưu điểm và nhợc điểm

1 Ưu điểm: Ngời giám đốc trực tiếp quản lý, theo sát đợc tình hình

sản xuất của mỏ Các quyết định, chỉ đạo của lãnh đạo nhanh chóng đợc chuyển tới các đơn vị sản xuất một cách chính xác thông qua quản đốc Giám

đốc luôn có bên cạnh mình một hệ thống phòng ban chức năng tham mu để hoạch định, xử lý thông tin, cho mình qua đó chỉ đạo sản xuất

2 Nhợc điểm:

- Chi phí quản lý cao

- Quyền chỉ huy, điều hành tập chung chủ yếu ở giám đốc nên rất dễ lạm dụng quyền lực, quan liêu

III Giải pháp.

- Tối u hoá bộ máy tổ chức quản lý

- Cắt giảm những chi phí không cần thiết, thừa

- Phân chia công việc trách nhiệm, quyền lực rõ ràng cho từng cấp,

bộ phận, cá nhân

Kết luận

Nh vậy cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong mọi lĩnh vực, có tác động trực tiếp đến các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức mỏ Giáp Khẩu có các mặt yếu - mặt mạnh, những u

điểm- nhợc điểm nhng những ngời lãnh cần phải phát huy các thế mạnh, các

u điểm Bên cạnh đó phải có phơng pháp để khắc phục các mặt yếu, những nhợc điểm để cơ cấu tổ chức hoạt động hài hoà, hợp lý, đạt đợc mục tiêu và thu đợc kết quả tốt

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trờng đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội

2 GS TS Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa

khoa học quản lý- Nhà xuất bản giáo dục- 1999

3 Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998

4 D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật,Hà Nội