Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng.DOC

Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu, nhược điểm và phạm vi áp dụng

Lời mở đầu

Trong quá trình hội nhập kinh tế Thế giới với sự phát triển của các Doanh nghiệp có quy mô lớn cũng nh các Doanh nghiệp Nhà nớc là rất cần thiết, nhng bên cạnh đó thì việc đẩy mạnh mô hình kinh tế cá thể, các Doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng là việc không kém phần quan trọng Mà tiền đề cho sự phát triển đó là đờng lối, là phơng thức hoạt động của các Doanh nghiệp đó Để đạt đ-ợc mục đích này thì việc xây dựng một bộ máy, một cơ cấu tổ chức cụ thể và phù hợp sẽ là nền móng vững chắc giúp cho Doanh nghiệp tồn tại và phát triển không ngừng.

Tuy nhiên trong lĩnh vực quản lý thì việc áp dụng một loại hình cơ cấu tổ chức nào lại là một vấn đề hoàn toàn khác Để kết quả công việc đạt hiệu quả cao thì việc xây dựng một cơ cấu tổ chức cần phải linh hoạt và hợp lý Là một loại hình đơn giản nhất trong tám loại hình cơ cấu tổ chức, nhng cơ cấu tổ chức trực tuyến lại có một vai trò vô cùng quan trọng đối với mô hình kinh tế nớc ta hiện nay Hoàn

thành đề tài: “Cơ cấu tổ chức trực tuyến - Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng” có

phải là đa ra một trong tám ví dụ điển hình giúp cho Doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một loại hình cơ cấu tổ chức hợp lý nhất?

Để trả lời cho câu hỏi đó, nội dung của đề tài này sẽ đề cập đến những nội dung chính nh sau:

Phần I: tổ chức và cơ cấu tổ chức quản lý.

phần II: cơ cấu tổ chức trực tuyến – u nhợc điểm và phạm vi áp dụng phần III: liên hệ thực tế.

I.Tổ chức và cơ cấu tổ chức quản lý.

1.Tổ chức và đặc điểm hình thành nên tổ chức.

Có rất nhiều cách nhìn nhận về Tổ chức Nhng trong bài viết này, xét cho cùng, Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều ngời cùng hoạt động vì mục đích chung Là một quá trình triển khai các kế hoạch Là một chức năng của quá trình quản l ý, bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con ngời và gắn liền với con ngời là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức Một Công ty là một tổ chức Tổ chức này liên kết Giám đốc và các phó Giám đốc,trởng phòng , các nhân viên Giám đốc đa ra các kế hoạch, mục tiêu cấp dới thi hành, đó cũng là tổ chức Giám đốc bố trí, sắp xếp: A – Giám đốc Mar, B – Giám đốc Nhân sự, đó cũng là tổ chức.

Về bản chất Tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức Chức năng của Tổ chức là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lợc của Tổ chức

* Đặc điểm mang tính chất bắt buộc hình thành nên một Tổ chức:

Phải có ngời lãnh đạo Phải có mục đích chung.

Có mối quan hệ chặt chẽ và lâu dài Có một cơ cấu hoạt động nhất định Có từ hai ngời trở nên.

2.Cơ cấu tổ chức quản lý.

2.1 Khái niệm:

Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng nhất định nhằm đạt mục tiêu định tr-ớc.

Mỗi một cơ cấu tổ chức quản lý đều có 2 mối quan hệ cơ bản:

Theo quan hệ ngang: Cơ cấu tổ chức quản lý chia thành các khâu quản lý khác nhau Khâu quản lý là một cơ quan quản lý độc lập thực hiện một số chức năng hay một phần chức năng quản lý nhất định và chịu sự lãnh đạo của một cấp quản lý nhất định Giữa các khâu là quan hệ hợp tác trong sự phân công lao động quản lý.

Theo quan hệ dọc: Cơ cấu tổ chức quản lý đợc chia thành các cấp quản lý Cấp quản lý là một thể thống nhất các khâu quản lý ở cùng một bậc trong hệ thống cấp bậc quản lý:

Cấp cao: Tổng Giám đốc, Phó Tổng, Giám đốc Cấp trung: các Trởng, phó phòng, Quản đốc Cấp cơ sở: Từ tổ trởng trở xuống.

Cấp quản lý chỉ rõ mối quan hệ phục tùng bởi quyền uy của cấp trên.

2.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức.

Để đảm bảo sự phù hợp của cơ cấu tổ chức đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa và lớn, cơ cấu tổ chức đợc chia thành 8 loại hình cơ cấu:

Cơ cấu tổ chức trực tuyến Cơ cấu theo sản phẩm Cơ cấu tổ chức chức năng Cơ cấu theo khách hàng.

Cơ cấu theo sản phẩm, khách hàng, thị trờng Cơ cấu ma trận

2.3 Những yêu cầu của cơ cấu tổ chức quản lý.

Cơ cấu tổ chức càng đợc hoàn thiện thì càng có những tác động tích cực đối với quá trình phát triển nền kinh tế Vì vậy trớc hết khi xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cần xác định rõ mối quan hệ dọc, ngang, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ về nhiệm vụ và hoạt động của các bộ phận trong cơ cấu Sau đó là đảm bảo Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức: Tính tố u, tính kinh tế, tính linh hoạt,

II Cơ cấu tổ chức trực tuyến – u nhợc điểm và vi áp dụng.

1.Khái niệm cơ cấu tổ chức trực tuyến.

Cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu đợc xây dựng trên cơ sở quyền lực tậptrung vào trong tay ngời đứng đầu, mọi mối quan hệ ở trong tổ chức đều là mốiquan hệ trực tuyến Ở đó quyền hạn là quyền hạn trực tuyến, cho phép ngời quản

lý ra quyết định, chỉ đạo, điều khiển và giám sát trực tiếp đối với cấp dới Cấp dới có nghĩa vụ phục tùng và chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trớc một ngời lãnh đạo trực tiếp Trong cơ cấu tổ chức này mối quan hệ giữa cấp trên và cấp d ới là mối quan hệ điều khiển – phục tùng mang tính chất bắt buộc

Sơ đồ chung của cơ cấu tổ chức trực tuyến

2.Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến.

Có 2 đặc điểm cơ bản trong loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:

Thứ nhất: Trong cơ cấu tổ chức này không xuất hiện các phòng ban chức năng Thứ hai: Mọi vấn đề ở trong tổ chức do duy nhất một ngời điều khiển và quyết định

Trong tổ chức, chỉ có một ngời lãnh đạo duy nhất đảm nhận tất cả các công việc, các hoạt động của tổ chức, ngời lãnh đạo duy nhất này giao phần việc của mình cũng nh đa mệnh lệnh xuống toàn doanh nghiệp thông qua các phòng ban Các phòng ban này có thể phụ trách nhiều hoạt động khác nhau và có thể thay thế

Giám đốc doanh nghiệp

Giám đốc2

nhau để hoàn thành công việc sao cho hợp lý (công việc không bị chồng chéo), vì thế mà không xuất hiện các phòng ban chức năng cụ thể.

Ví dụ: Một đầu bếp trởng vào bếp, ngời đầu bếp này cần 2 ngời phụ mình, công việc nh: nhặt, tỉa, rửa rau, thì bất kì một trong hai ngời bếp phụ làm đều đợc

3.Các hình thức tổ chức trong cơ cấu tổ chức trực tuyến.

Một chủ thầu muốn xây dựng một ngôi nhà, ngời chủ thầu này cần có một kiến trúc s, một kỹ s xây dựng làm việc cho mình, đây chính là một hình thức đơn giản nhất của tổ chức, hai ngời đó theo yêu cầu của chủ thầu thì họ phải có trách nhiệm xây dựng ngôi nhà đó theo hồ sơ thiết kế (H1) Để hoàn tất ngôi nhà, khi đó họ cần có thêm những ngời thợ xây, thợ cất mái, trộn bê tông làm việc cho mình.

Loại hình tổ chức sơ đẳng này có thể đợc mở rộng theo nhiều cách khác nhau:

Mở rộng theo chiều dọc: Chủ thầu không chỉ có một kiến trúc s, một kĩ s làm việc cho mình mà anh ta có thể có thêm hai hoặc ba ngời chịu trách nhiệm trang trí ngôi nhà, một vài ngời thợ sơn Nh vậy nguời chủ thầu với t cách là ngời tổ chức đã có nhiều ngời phụ thuộc vào sự chỉ huy của mình và ngời chủ thầu đang thực hiện một công việc đó là phát triển những ngời “giúp việc” cho mình (H2).

H3: Mở rộng tổ chức theo chiều ngang

Mở rộng theo chiều ngang : Giả sử họ đang xây dựng một toà nhà, phụ trách trang trí toà nhà không chỉ dừng lại ở hai, ba ngời mà là mời ngời chẳng hạn Mời ngời này họ cùng làm một nhiệm vụ chung đó là cùng hoàn tất việc trang trí toà nhà cho đúng bản thiết kế và đúng thời hạn, họ không có một ngời tổ chức trung tâm nào (H3) Khi đó mời ngời này cần phải thoả thuận với nhau nh mỗi ngời sẽ phụ trách 3 tầng của toà nhà Sau khi phân chia thì họ sẽ giao cho những ngời giúp việc của mình hoàn thành công việc đó Kiểu mở rộng tổ chức theo chiều ngang này chỉ có thể vận dụng khi cần thực hiện một công việc giản đơn, dễ có thể chia thành nhiều phần và không đòi hỏi một sự nhất trí đặc biệt nào giữa các nhóm công tác.

Ta biết rằng một tổ chức có thể trở nên phức tạp và mở rộng ra cùng một lúc theo tất cả các hớng: Chiều ngang, chiều dọc và số lợng Khi đó loại hình tổ chức này là tổ chức theo tuyến (chia ra nhiều cấp bậc):(H4)

H4:Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo tuyến

Giám đốc Doanh nghiệp quản lý và giao công việc của mình cho 3 Quản đốc và đa mệnh lệnh của mình xuống toàn Doanh nghiệp Giám đốc có quan hệ trực tiếp với các Quản đốc, mỗi Quản đốc lại có một nhóm Đốc công phụ thuộc vào mình Các Quản đốc hoàn toàn độc lập với nhau và chỉ nhận chỉ thị của Giám đốc Các Đốc công cũng hoàn toàn độc lập với nhau và chỉ phụ thuộc và nhận lệnh của Quản đốc mà thôi Tổ trởng cũng tơng tự nh vậy.

4.Ưu nhợc điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến.

4.1.Ưu điểm

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức trực tuyến là:

Đảm bảo đợc hiệu lực điều hành của thủ trởng: Bởi thủ trởng là ngời duy nhất trực tiếp và ra quyết định và chỉ đạo xuống cấp dới, vì vậy nghĩa vụ của ngời chấp hành đợc xác định một cách chính xác và cụ thể.

Thông tin mệnh lệnh đợc truyền theo chiều dọc của cơ cấu tổ chức: Đảm bảo nguồn thông tin đợc truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

Giám đốc doanh nghiệp

Tổ tr

ởng Tổ tr ởng Tổ tr ởng

Việc phân công cán bộ quản lý cấp cao gắn và sát với công nghệ hơn Đảm bảo số đầu mối quản lý một cách hợp lý mà không quá nhiều hoặc quá ít Cán bộ quản lý từng hệ thống có điều kiện đi sâu vào từng nghiệp vụ và không chỉ đạo trung trung.

4.2 Nhợc điểm.

Trong tổ chức, ngời lãnh đạo phải giải quyết những nhiệm vụ hết sức phức tạp và phải chỉ thị cho những ngời phụ thuộc về mọi vấn đề trong công tác Đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tính quyết đoán cao để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn Cũng vì thế mà sự uỷ quyền xuống cấp dới gặp

5.Phạm vi áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến.

Với những gì đã nêu trên, ta thấy rằng: Cơ cấu tổ chức này chủ yếu đợc áp dụng ở các doanh nghiệp, các đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất ngành nghề kinh doanh không phức tạp.

Hiện nay, Cơ cấu tổ chức trực tuyến thờng chủ yếu đợc áp dụng đối với những Doanh nghiệp t nhân có quy mô vừa và nhỏ Bởi với cơ cấu này thì việc điều khiển và quản lý Doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và đỡ phức tạp hơn, vì khi đó quyền lực chủ yếu nằm trong tay Giám đốc và những công việc chính chỉ cần giao cho một hoặc một vài ngời cán bộ chính đôn đốc quản lý nhân công và điều hành công việc Còn đối với những Doanh nghiệp có quy mô lớn, các tổ chức, cơ quan Nhà nớc, Chính phủ thì cơ cấu này cha hẳn đã thích hợp.

III Liên hệ thực tế tới Công ty TNHH Quảng Hà.

Công ty TNHH Quảng Hà là một Công ty có quy mô nhỏ, chuyên kinh doanh mặt hàng trang trí nội thất, tổ chức hoạt động tập trung trên địa bàn Hà Nội với 6 tổ bán hàng chính và Công ty có sơ đồ cơ cấu tổ chức nh (H5).

Trong cơ cấu này, Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm điều hành chung mọi công tác đối nội, đối ngoại của Công ty, là ngời trực tiếp quản lý Công ty, phó Giám đốc là ngời giúp sức Giám đốc trong lĩnh vực quản lý mọi hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, phân bổ kế hoạch kinh doanh đến từng tổ bán hàng.

Giám đốc và phó Giám đốc trực tiếp quản lý Công ty thông qua 3 phòng ban chính: bộ phận thu mua, tiếp thị; phòng Tài chính kế toán và kho hàng hoá.

H5:sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Quảng Hà

Bộ phận kinh doanh chính của Công ty là các tổ bán hàng Đứng đầu mỗi tổ là tổ trởng, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Mỗi tổ có 4 đến 5 nhân viên bán hàng, sau mỗi buổi bán, nhân viên bán hàng phải có trách nhiệm nộp số tiền thu đợc cũng nh báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hoá cho cấp trên trực tiếp chỉ đạo mình.

Là một Công ty có quy mô nhỏ, với cơ cấu tổ chức mà Công ty áp dụng, phần nào đã giúp cho Công ty hoạt động một cách có hiệu quả, đáp ứng đợc rất nhiều các nhu cầu tiêu dùng của đông đảo khách hàng Giúp Công ty tiết kiệm một cách tối đa chi phí cho bộ máy quản lý, hoạt động kinh doanh của Công ty trở nên đơn giản hơn, các thành viên trong Công ty dễ dàng nhận biết đợc nhiệm vụ và trách nhiệm của mình từ ngời lãnh đạo duy nhất.

kết luận

Nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức trực tuyến là một cái thang gồm nhiềubậc, trong đó cấp bậc trên điều khiển cấp dới, cấp dới phục tùng cấp trên Đó là

thực hiện, loại trừ tình trạng mâu thuẫn, chuệch choạc giữa các nhiệm vụ đợc phâncấp Nói tóm lại với đặc điểm nêu trên thì cơ cấu tổ chức trực tuyến là một loại

hình cơ cấu mà các Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên áp dụng Tuy rằng cơ cấu tổ chức này có một vài nhợc điểm nhất định nh: Ngời quản lý phải là ngời có kiến thức toàn diện về mọi mặt trong cuộc sống, sự hiểu biết xã hội cũng nh năng lực trong kinh doanh Đó là một yêu cầu tơng đối khó Nhng ngợc lại trong cơ cấu tổ chức này lại có những u điểm: sự thống nhất, tập trung, rõ ràng , nhanh nhạy v chi phí quản lýà chi phí quản lý thấp.

Với những kiến thức đã đợc trang bị, đề tài tiểu luận này của em đợc hoàn thành với mong muốn đợc sự góp ý của thầy cô bộ môn nhằm giúp em hoàn thiện hệ thống kiến thức của mình Em xin chân thành cảm ơn.

2.3 Nh÷ng yªu cÇu cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý 3

II C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn – u nhîc ®iÓm vµ vi ¸p dông 4

1 Kh¸i niÖm c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 4

2 §Æc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 4

3 C¸c h×nh thøc tæ chøc trong c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 5

4 ¦u nhîc ®iÓm cña c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 7

4.1 ¦u ®iÓm 7

4.2 Nhîc ®iÓm 8

5.Ph¹m vi ¸p dông c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn 8

III Liªn hÖ thùc tÕ tíi C«ng ty TNHH Qu¶ng Hµ 9

kÕt luËn 11