Cơ cấu tổ chức chức năng - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng.DOC

Cơ cấu tổ chức chức năng - ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng

Lời nói đầu

Doanh nghiệp là một tổ chức sống có một chu trình sống: Nó sinh ra do ý chí của các nhà sáng lập, phát triển và tiến tới tốc độ trởng thành, rồi khi hoạt

động nó có thể bị sa sút dẫn đến tiêu vong hoặc bị một doanh nghiệp khác thôn tính Cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lợng của ngời tạo ra nó, duy trì và phát triển Để có đợc điều này doanh nghiệp phải có đợc một cơ cấu tổ chức hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực giúp cho việc đa ra các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định điều hoà phối hợp các hoạt động Nh vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn của doanh nghiệp

Xã hội càng văn minh nền kinh tế và quản lý càng phát triển, càng tạo điều kiện và yêu cầu cần thiết tối u hoá cơ cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp ở tất cả

các cấp, các khâu Bài tiểu luận này em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức "chức năng" - u nhợc điểm và phạm vi áp dụng" Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là

phơng tiện để nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội

Nội dung của bài tiểu luận đợc chia ra các chơng sau:

Chơng I: Cơ cấu tổ chức quản lý

Chơng II: Cơ cấu tổ chức chức năng

Chơng III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án

và t vấn đầu t xây dựng Hà Nội.

Trong tiểu luận này em không tránh khỏi thiếu sót, kiến thức của em còn hạn chế Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của em đợc tốt hơn trong các lần sau

Nội dung

chơng I

cơ cấu tổ chức quản lý

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau,

đợc chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định,

đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt

động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng lẻ, cũng nh những công việc tập thể Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và

sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngời thấy họ cũng phải cùng nhau làm việc nh thế nào Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau một cách có hiệu quả bởi:

- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể

- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn trong tổ chức

- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc

- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các vấn đề của tổ chức

2 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý

2.1 Tính tối u: Số lợng các cấp, các khâu đợc xác định vừa đủ phù hợp với

chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh Theo nguyên tắc: bảo đảm quán xuyến hết khối lợng công việc và có thể quản lý kiểm tra đợc, nhờ đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của hệ thống

2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển nhất

định, có khả năng điều chỉnh thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng, trừ trờng hợp bất khả kháng phải tổ chức lại hoàn toàn

2.3 Tính ổn định tơng đối: sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho

hiệu lực quản lý-điều hành trong tình huống bình thờng Nó đợc thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp (khả năng thực hiện lâu dài), thận trọng khi quyết định điều chỉnh

2.4 Tính tin cậy: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong

doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải đợc cung cấp chính xác, kịp thời Mỗi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình, sử dụng đúng quyền hạn và

có khả năng chịu trách nhiệm

2.5 Tính kinh tế: Thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy (theo nguyên tắc “vừa

đủ”) và hiệu suất làm việc của nó Đồng thời tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tơng quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về

3 Những nguyên tắc tổ chức

Nguyên tắc 1:

Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; Từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp; Từ bộ máy mà bố chí con ngời đáp ứng yêu cầu

Nguyên tắc 2

Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chia thành các phần việc

rõ ràng và phân công hơpj lý, rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện

Nguyên tắc 3

Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tơng xứng

Nguyên tắc 4

Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc

Nguyên tắc 5

Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ tin cậy cao

Nguyên tắc 6

Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nghĩa vụ; Qua đó

xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến bộ và đúc kết kinh nghiệm

Nguyên tắc 7

Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa ngời điều hành với tập thể lao động, hớng vào mục tiêu chung

Nguyên tắc 8

Tuyển trọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên; Tạo điều kiện cho mọi ngời phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất

4 Những nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức

Trình độ xã hội hoá sản xuất càng cao là nguyên nhân làm tăng thêm vai trò của quan hệ tổ chức Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp:

4.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tợng quản lý

 Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp (Quá trình thử thách, đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của

hệ thống )

 Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống (Đem lại lợi ích cho ai

và gây khó khăn trở ngại cho ai )

4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý

 Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong doanh nghiệp

 Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị

 Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động,uy tín của họ

 Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới

 Chính sách sử dụng, đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý …

chơng II

cơ cấu tổ chức chức năng

1. Đặc điểm cơ cấu chức năng

1.1 Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng thăm mu

cho thủ trởng mỗi cấp

Sự phát triển quy mô doanh nghiệp đòi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo chiều ngang, trong đó mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của khâu

quản lý vói nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà ngời quản

lý dựa vào đó mới nắm chắc đọc tình hình và quyết định đợc đúng đắn

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu chức năng cho một hãng sản xuất

Tổ chức theo chức năng là hình thức phân chia bộ phận trong đó các cá nhân chuyên trách về những lĩnh vực chức năng khác nhau nh marketing, nghiên cứu

và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực… ợc hợp nhóm trong, đ cùng một đơn vị cơ cấu

Tổng giám đốc

Phó tổng

giám đốc

marketing

Phó tổng giám đốc sản xuất

Phó tổng giám đốc tài chính

Phó tổng giám đốc nhân sự

Phòng

Kế hoạch Phòng Vật t PhòngCông nghệ Phòng Năng lợng

1.2 Mỗi bộ phận có chức năng về từng lĩnh vực quản lý.

Khái niệm về tuyến chức năng của F Taylo, là kết quả của việc có sự tham gia của các chuyên gia - những ngời đợc giao một phần quyền lực Nó đặc

tr-ng cho việc phân chia quyền hạn theo chức nătr-ng bắt tr-nguồn từ tr-nguyên tắc " Một ngời 1 vị trí, mỗi vị trí cho một ngời" Mỗi Phó giám đốc chỉ huy các phòng theo dõi những vấn đề thuộc thẩm quyền của mình: Các cơ quan chức năng chỉ là công cụ quản lý của ngời đứng đầu mỗi cấp làm nhiệm vụ chuẩn bị các quy định

và theo dõi tình hình của từng lĩnh vực nh: Kế hoạch, tài chính, vật t… không có quyền chỉ đạo cấp dới mà chỉ hớng dẫn, do đó không mâu thuẫn với chế độ thủ trởng

Các cán bộ chức năng gồm những chuyên gia và nhân viên chuyên sâu về kinh tế, kỹ thuật, nghiệp vụ và nắm vững các thể chế hiện hành liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và họ cũng có kinh nghiệm xử lý các tình huống cụ thể để giúp giám đốc quyết định đúng đắn

2 Ưu điểm

2.1 Sử dụng đợc các chuyên gia để đáp ứng đợc sự phức tạ của vấn đề quản lý : Quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm phối hợp những nỗ lực cá

nhân nhằm đạt đợc mục đích của nhóm nh các nhóm:

+ Marketing: Đó chính hoạt động thơng mại, tiếp thịm phục vụ tìm hiểu khách hàng

+ Sản xuất: Liên quan đến các hoạt động để tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp

+ Tài chính: Tạo nguồn và quản lý vốn

+ Nhân sự: Quản lý con ngời

Mỗi cấp, mỗi khối đều có đợc mục tiêu của riêng mình, tuỳ theo mục tiêu

đặt ra mà mỗi khối mỗi nhóm có cách sử dụng các chuyên gia lập kế hoạch, thực hiện để đạtđợc kết quả

Hệ thống chức năng là việc chỉ đạo công việc đợc chuyên môn hoá, đợc giao cho những ngời đã nghiên cứu một cách cẩn thận về từng mặt của công việc

do đó mà chỉ đạo sẽ đúng đắn, chính xác hơn, khoa học hơn, đơn giản hơn

2.2 Tập trung năng lực trong các hoạt động chuyên sâu

Với mô hình cơ cấu trực tuyến ngời lãnh đạo cần phải biết có kiến thức

đầy đủ về một loạt các chuyên môn khác nhau thì cơ cấu chức năng ngời lãnh

đạo chỉ nghiên cứu chuyên về một việc và chỉ lãnh đạo công việc theo chuyên môn của mình Kiểu cơ cấu chức năng này thu hút và phát triển tốt năng lực chuyên môn của các chuyên gia đồng thời giải quyết các vấn đề chuyên môn nhanh chóng và thành thạo hơn

Bên cạnh 2 u điểm nổi bật đó còn có các u điểm

 Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiêm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày

 Phát huy đầy đủ hơn những u thế của chuyên môn hoá ngành nghề

 Giữ đợc sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hóa việc đào tạo

 Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và t cách nhân viên

 Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

3 Nhợc điểm

3.1 Nhiều chỉ huy ( nguồn gốc của sự mâu thuẫn)

Cơ cấu chức năng làm cho bộ máy quản lý công kềnh, cách bức, giám đốc

dễ quan liêu.Mỗi nhân viên có quá nhiều thủ trởng: trởng phòng vật t, công nghệ,

kế hoạch Điều đó gây khó khăn cho việc thực hiện một chế độ trách nhiệm và việc thiết lập một chế độ kỷ luật đúng đắn Nhiều thủ trởng không những không

đa ra những mệnh lệnh giống nhau mà có khi còn đa ra những lệnh trái ngợc nhau, nhân viên không biết phải thực hiện theo ai

3.2 Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng.

Nh ta đã biết, để doanh nghiệp đợc vững mạnh, mỗi phòng ban chức năng

đều có những chiến lợc, kế hoạch hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển Điều

đó dễ dẫn đến việc mạnh ai ngời ấy làm cản trở sự phối hợp trong mỗi cấp, khâu quản lý

3.3 Phân tán trách nhiệm

Đối với những chuyên gia hay mỗi ngời lãnh đạo thiếu phẩm chất, ý thức trách nhiệm công việc thì họ dễ dàng " nhờng" việc của mình cho ngời khác, cấp dới đổ trách nhiệm, vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho cấp lãnh đạo cao nhất

3.4 Làm yếu tính năng động của cá nhân ( Thăng chức thay đổi vị trí

công tác)

chơng III

Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án và đầu t

1 Phân tích bộ máy tổ chức

Dựa vào sơ đồ tổ chức quản lý của trung tâm ta thấy:

 Giám đốc trung tâm là ngời đứng đầu, chịu trách nhiệm trung về các hoạt

động đối nội, đối ngoại của trung tâm Quan hệ của giám đốc với các phó giám đốc và các phòng là quan hệ điều khiển phục tùng

 Hai phó giám đốc quản lý dự ánvà quản lý tổ chức nhân sự ở cùng một cấp và ngang hàng nhau đều có chức năng tham mu về hai lĩnh vực này cho giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm về hai lĩnh vực chuyên sâu đó Quan hệ của hai phó giám đốc là quan hệ phối hợp cộng tác,với các phòng ban là quan hệ điều khiển phục tùng

 Các phòng: chịu trách nhiệm về từng lĩnh vực, chức năng hoạt động, phát triển của trung tâm Các trởng phòng chịu sự chỉ đạo trực từ giám đốc và phó giám đốc đồng thời là ngời điều khiển lãnh đạo các nhân viên trong phòng

2.Ưu điểm:

 Bộ máy tổ chức chặt chẽ giữa các cấp lãnh đạo và các phòng ban

 Số lợng các phòng ban tơng đối hợp lý, đầy đủ, phù hợp với công việc

 Từng bộ phận tập trung đợc nhân lực để hoạt động chuyên sâu, chú trọng

đến tiêu chuẩn nghề nghiệp

3 Nh ợc điểm:

 Thiếu sự phối hợp hành động gia các phòng ban chức năng

 Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý

 Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung.Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

Kết luận

Thực chất tổ chức bộ máy cơ cấu của doanh nghiệp chính là việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp đó, đòi hỏi chức năng của bộ máy là bố trí sử dụng con ngời hợp lý để đạt đợc mục tiêu, kế hoạch của doanh ngiệp

Trên thực tế, doanh nghiệp không chỉ sử dụng một mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến hay chức năng mà tuỳ theo tuừng lĩnh vực nhỏ trong hệ thống để áp

Giám đốc Trung tâm

PGĐ quản

lý dự án

Phòng kế

hoạch

Nhân viên

PGĐ quản

lý tổ chức nhân sự

Phòng

dự án Phòng thiếtkế kỹ thuật Phòng kếtoán

Phòng tổ

dụng sao cho doanh nghiệp đạt kết quả quản lý ở mức cao nhất Mô hình tổ chức của trung tâm phát triển dự án và đầu t là mô hình kết hợp,đã phát huy đợc u

điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức quản lý song bên cạnh vẫn tồn tại những nhợc

điểm cần khắc phục

Tài liệu tham khảo

1 Giáo trình: Tổ chức quản lý – Trờng đại học Quản lý- Kinh doanh Hà Nội

2 GS TS Đỗ Hoàng Toàn – Giáo trình: lý thuyết quản lý kinh tế- Khoa khoa

học quản lý- Nhà xuất bản giáo dục- 1999

3 Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất bản thống kê - 1998

4 D.Chalvin – Các phong cách quản lý, NXB khoa học và kỹ thuật, Hà Nội

Mục lục

Lời nói đầu 1

Nội dung 2

Chơng I: Cơ cấu tổ chức quản lý 2

1 Khái niệm cơ cấu tổ chức 2

2 Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý 2

3 Những nguyên tắc tổ chức 3

4 Những nhân tố ảnh hởng đến tổ chức 4

Chơng II: Cơ cấu tổ chức "chức năng" 5

1 Đặc điểm cơ cấu chức năng 5

2 Ưu điểm 6

3 Nhợc điểm 7

Chơng III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý Trung tâm phát triển dự án và đầu t 8

1 Phân tích bộ máy tổ chức 8

2 Ưu điểm 9

3 Nhợc điểm 9

Kết luận 10