cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới

cơ cấu tổ chức quản lý trong các doanh nghiệp ở Việt Nam theo hướng đổi mới

LỜI MỞ ĐẦU "Hãy cho tổ chức người cách mạng, đảo lộn nước Nga" Câu nói bất hủ V.I Lênin cho hiểu rõ tổ chức vai trò tổ chức Người cịn nói: "Trong đấu tranh giành quyền, giai cấp vơ sản khơng có vũ khí khác tổ chức" Khi giai cấp nắm quyền rồi, người cịn nói: "Lĩnh vực trọng yếu khó khăn cách mạng xã hội chủ nghĩa nhiệm vụ tổ chức" Thực di huấn Lênin, người cộng sản Việt Nam coi trọng công tác tổ chức Khi Đảng có đường lối trị đắn cơng tác tổ chức cán nhân tố quan trọng định thành công nhiệm vụ cách mạng Thực nhiệm vụ ngành hay quan hệ thống trị địi hỏi có hình thức tổ chức thích hợp Thắng lợi cách mạng nước ta minh chứng cho vai trò tổ chức Sắp xếp, đổi mới, phát triển nâng cao hiệu hệ thống doanh nghiệp vấn đề hệ trọng đường lối phát triển kinh tế, đồng thời, nhạy cảm trị, liên quan tới ổn định phát triển kinh tế xã hội đất nước Vì vậy, quản lý doanh nghiệp có hiệu cơng việc quan trọng, mà phạm vi nghiên cứu Doanh nghiệp cơng tác tổ chức đóng vai trò định thành bại Doanh nghiệp Căn vào mục tiêu Doanh nghiệp biến động môi trường thời kỳ, nhà quản trị cấp cao thường đưa định tổ chức nhằm tạo cấu tổ chức phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ Tổ chức nguyên nhân nguyên nhân Tổ chức vấn đề phức tạp quan trọng việc thực đường lối, chủ trương Đảng Nhà nước nói chung Doanh nghiệp nói riêng, địi hỏi phải đối xử ngành khoa học, nghĩa phải nghiên cứu học tập Được hướng dẫn tận tình cơ, đề tài em trú tâm nghiên cứu số vấn đề cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Việt Nam theo hướng đổi Với kết cấu nội dung đề tài sau: Chương I: Tổng quan công tác tổ chức Chương II: Cơ cấu tổ chức quản lý Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp theo hướng đổi Nhưng đề tài tầm vĩ mơ, trình độ hiểu biết phương pháp trình bày thân cịn nhiều hạn chế nên chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Em kính mong đóng góp ý kiến Cơ giáo để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC I KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC Định nghĩa Có nhiều định nghĩa khác "Tổ chức", định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, cấu tồn vật Sự vật tồn mà khơng có hình thức liên kết định yếu tố thuộc nội dung Tổ chức thuộc tính thân vật" Định nghĩa bao quát phần tự nhiên xã hội loài người Thái dương hệ tổ chức, tổ chức liên kết mặt trời thiên thể có quan hệ với nó, có trái đất Bản thân trái đất tổ chức, cấu phù hợp với vị trí thái dương hệ Giới sinh vật có tổ chức chặt chẽ bảo đảm sinh tồn thích nghi với môi trường để không ngừng phát triển Từ xuất loài người, tổ chức xã hội loài người đồng thời xuất Tổ chức không ngừng hoàn thiện phát triển với phát triển nhân loại Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức tập thể người tập hợp lại để thực nhiệm vụ chung nhằm đạt tới mục tiêu xác định tập thể Mặt khác, theo Chester I Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Nói cách khác, người ta hợp tác thoả thuận cách thức để phối hợp nỗ lực họ nhằm hồn thành mục tiêu chung tổ chức hình thành Những đặc điểm chung tổ chức Theo nhà tâm lý học tổ chức có đặc điểm chung tất tổ chức là: Thứ nhất, kết hợp nỗ lực thành viên : Như thường thấy, cá nhân tham gia phối hợp nỗ lực vật chất hay trí tuệ họ nhiều cơng việc phức tạp vĩ đại hồn thành Chẳng hạn , việc xây dựng Kim tự tháp, việc đưa người lên mặt trăng công việc vượt xa trí thơng minh khả cá nhân Sự kết hợp nỗ lực nhân lên đóng góp cá nhân Thứ hai, có mục đích chung : Sự kết hợp nỗ lực khơng thể thực người tham gia không trí phấn đấu cho quyền lợi chung Một mục tiêu chung đem lại cho thành viên tổ chức tiêu điểm để tập hợp lại Thứ ba, phân công lao động : Bằng cách phân chia cách hệ thống nhiệm vụ phức tạp thành công việc cụ thể, tổ chức sử dụng nguồn nhân lực cách có hiệu Phân cơng lao động tạo điều kiện cho thành viên tổ chức trở nên tài giỏi chuyên sâu vào công việc cụ thể Thứ tư, hệ thống thứ bậc quyền lực : Các nhà lý thuyết tổ chức định nghĩa quyền lực quyền định điều khiển hành động người khác Nếu khơng có hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng phối hợp cố gắng thành viên khó khăn Một biểu hệ thống thứ bậc hệ thống mệnh lệnh phục tùng Những đặc điểm cần thiết để xác định diện tổ chức Phân loại tổ chức Các tổ chức thành lập nhằm theo đuổi mục tiêu phân loại tổ chức theo mục đích chúng Cách phân loại cho phép giải thích vai trị loại tổ chức mà chúng đảm nhiệm xã hội Các tổ chức kinh doanh mưu lợi : Là tổ chức hoạt động với mục đích tạo lợi nhuận điều kiện pháp luật cho phép xã hội chấp nhận Loại tổ chức khơng thể tồn không tạo lợi nhuận thông qua đường sản xuất sản phẩm hay dịch vụ thoả mãn nhu cầu xã hội Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận : Các tổ chức thường cung cấp số loại dịch vụ đó, cho khu vực xã hội khơng mục đích tìm lợi nhuận Các nguồn ngân quỹ phục vụ cho hoạt động loại tổ chức chủ yếu dựa vào hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính từ thiện hay nhân đạo Các tổ chức hoạt động quyền lợi chung tập thể : Những tổ chức thành lập nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho thành viên Những tổ chức loại bao gồm nghiệp đoàn, hiệp hội, tổ chức trị Các tổ chức cung ứng dịch vụ công cộng : Những tổ chức loại thành lập nhằm cung cấp cho xã hội dịch vụ công cộng, mục tiêu chúng đảm bảo cho an toàn hay lợi ích chung tồn xã hội II MỘT SỐ QUY LUẬT CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC Quy luật mục tiêu rõ ràng tính hiệu tổ chức Trong trình hoạt động, người hay tập thể lớn, nhỏ xác định cho mục tiêu tiến tới Từ mục tiêu ấy, định hình tổ chức phù hợp để thực có hiệu mục tiêu Vì vậy, tổ chức công cụ thực mục tiêu Mục tiêu rõ ràng thiết kế tổ chức thuận lợi việc vận hành tổ chức đạt đến mục tiêu thuận buồm xi gió đạt hiệu cao Quy luật xem quan trọng nhất.Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu lại vấn đề nan giải tổ chức Mục tiêu đích phải đạt tới tổ chức, mục tiêu quy định quy mô cấu trúc tổ chức Khi xác định mục tiêu, người ta thường dùng "cây mục tiêu" để xác định phân loại thành mục tiêu trước mắt hay lâu dài, mục tiêu quốc gia, ngành hay địa phương… Trong doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lược mình, để đạt mục tiêu chiến lược người ta thường phân chia thành giai đoạn dài, ngắn khác xác định mục tiêu cụ thể Nếu mục tiêu hệ thống mục tiêu chiến lược coi mục tiêu đơn vị cấu thành mục tiêu cụ thể Và trường hợp này, mục tiêu chiến lược hệ thống mục tiêu cụ thể hệ thống lớn Hiệu tổ chức việc xác định mục tiêu chiến lược mục tiêu cụ thể mục tiêu hệ thống mục tiêu tổ chức hợp thành Xác định mục tiêu cơng việc khó khăn, phức tạp địi hỏi người lãnh đạo hệ thống tổ chức phải tổng kết thực tiễn, rút kinh nghiệm lịch sử dự báo xác tương lai xác định mục tiêu đắn Người lãnh đạo tổ chức hợp thành phải hiểu sâu sắc mục tiêu hệ thống để xác định mục tiêu tổ chức phù hợp với mục tiêu hệ thống, góp phần bảo đảm đạt mục tiêu hệ thống cách hiệu Số lượng mục tiêu tốt khó người xác định mục tiêu, hoạch định đường lối Tổ chức có nhiều mục tiêu thường đạt hiệu Khi xác định mục tiêu, người ta xây dựng "cây mục tiêu" phải lựa chọn mục tiêu ưu tiên số nhiều mục tiêu tốt xếp hạng mục tiêu ưu tiên Việc lựa chọn mục tiêu ưu tiên khắc phục tình trạng đa mục tiêu tổ chức Bằng kinh nghiệm thực tiễn người ta thấy tổ chức sở nên có khơng ba mục tiêu Khi xác định mục tiêu, người ta ý tới tính khả thi việc xác định Những cơng trình nghiên cứu David Meclelland phát cá nhân có thành tích cao thường đặt mục tiêu vừa mức khó nắm bắt điều khiển Vừa mức khó khăn có nghĩa địi hỏi cá nhân tổ chức phải hoạt động căng thẳng đạt mục tiêu Theo người phương Tây thường nói mục tiêu tốt mục tiêu SMART, SMART từ viết tắt năm chữ đầu năm từ nhân tố quan trọng xác định mục tiêu: S (Specific) đặc thù, M (Measurable) đo đạc được, A (Attainable) khả thi, R (Relevant) thích hợp T(Trackable) theo dõi Khi xác định mục tiêu, phải hình thành tổ chức để thực mục tiêu Quy luật tổ chức đòi hỏi tổ chức thiết kế thành công, vận hành thực mục tiêu địi hỏi có hiệu Để xác định hiệu tổ chức phải xác định ba yếu tố: Yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành yếu tố kết tổ chức Sự chênh lệch yếu tố kết yếu tố đầu vào hiệu tổ chức, hiệu đảm bảo yếu tố quản lý, vận hành người lãnh đạo tổ chức Quy luật hệ thống Nói đến tổ chức nói đến hệ thống tổ chức, tổ chức đặt vào hệ thống Sức mạnh tổ chức hệ thống tổ chức Khi thiết kế tổ chức ta thiết kế cấu trúc nó, tức xây dựng thành hệ thống lại đặt vào hệ thống lớn bao trùm lên Bản thân tổ chức mang tính hệ thống Sức mạnh hệ thống tuỳ thuộc liên kết tổ chức thành viên trật tự hay hỗn loạn, điều khiển hay không điều khiển Hệ thống tập hợp gồm phần tử liên kết với mối liên hệ định với tính chất định Cốt lõi quan điểm hệ thống xem xét tổ chức phát phân tích mối quan hệ tính chất mối quan hệ yếu tố hay chức đối tượng Các mối quan hệ buộc yếu tố, phận lại với cấu trúc, chúng tạo nên thống phận toàn thể tổ chức hay hệ thống Quan điểm hệ thống nhà kinh điển chủ nghĩa Mac - Lênin nêu lên thành luận điểm khoa học học thuyết vật biện chứng thống vật chất giới mối quan hệ chúng Lý thuyết hệ thống tạo khả cho người mơ tả, phân tích, xử lý mối quan hệ đa dạng đối tượng phức tạp thực tiễn, hệ thống tổ chức Quan hệ xác định hoạt động hệ thống tổ chức quan hệ vào - hệ thống tổ chức Xem xét quan hệ vào xem xét chức hoạt động hệ thống tổ chức, đồng thời xét hệ thống trạng thái mở, tương tác môi trường, hệ thống khép kín Về mặt thực tiễn, quan hệ vào chủ yếu để xem xét khả hoạt động hiệu tổ chức hệ thống Quy luật hệ thống không cho ta thấy cấu trúc tổ chức, mà cho ta cách quản lý hay điều khiển tổ chức hệ thống tổ chức Qúa trình điều khiển trình tác động lên hệ thống để biến vào thành theo mục tiêu thiết kế hệ thống Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm mối quan hệ tổ chức cấp cấp hệ thống, Trong hệ thống tổ chức thường tổ chức sở, dù nhỏ tổ chức sở mang đầy đủ tính chất tổ chức Khi tính điều khiển tổ chức vượt khả quản lý phải phân cấp thành lập phận trung gian Do nhu cầu phát triển mà bậc tổ chức thay đổi Sự thay đổi bớt khó khăn ta quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cấp, quyền hạn, trách nhiệm cán lãnh đạo quản cấp Các tổ chức cấp tạo nên cấu hệ thống ngang, tổ chức hệ thống ngang cần có chức nhiệm vụ rõ ràng khơng trùng lặp gây lãng phí làm giảm sức mạnh tổ chức Ngồi ra, cần quy định quan hệ tổ chức đồng cấp với để phát huy sức mạnh tổng thể tổ chức, hệ thống ví dây truyền sản xuất công nghiệp Trong hệ thống quản lý, phân công hệ thống đồng cấp rõ ràng hiệu quản lý cao Phân cơng quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm cấp hệ thống quan trọng hơn, điều định hệ thống hoạt động nhịp nhàng hay rối loạn Nếu khơng quy định rõ xảy tượng cấp lạm quyền cấp bao biện hệ thống, xảy tượng rối loạn chức phần lớn tượng "vừa đá bóng, vừa thổi cịi", người định đồng thời lại người thực định Để khắc phục tình trạng trên, khơng cho phép người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành điều khiển phận cấu thành hay nhân viên tổ chức Quy luật cấu trúc đồng đặc thù tổ chức Tổ chức hệ thống tổ chức hợp thành lại tổ chức hệ thống lớn Để tập hợp lại hệ thống, yêu cầu tổ chức hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất, đồng điều kiện hình thành hệ thống Một hệ thống đa chức có nhiều tổ chức có chức khác nhau, cần mang tính đồng nhất, đồng chế quản lý Ở thời kỳ thay đổi chế quản lý thường thấy hợp tổ chức không hợp chia tách tổ chức đặc thù Tính đặc thù tạo nên sắc thái tổ chức, truyền thống tổ chức Việc tách, nhập nhiều thường xuyên đổi tên làm cho tổ chức truyền thống mình, tổ chức khoa học nằm vùng giao thoa nhiều môn khoa học khác ghép vào tổ chức khoa học mà phải lập tổ chức riêng mang tính đặc thù ngành khoa học giao thoa Đây quy luật khắc nghiệt Tuy nhiên, xác định tính đồng khơng phải lúc làm được, hệ thống chịu tác động tổ chức khác Quy luật vân động khơng ngừng vận động theo quy trình tổ chức Bất kỳ tổ chức sau ký định thành lập giấy phép hành nghề, bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng Khi tổ chức ngừng hoạt động tổ chức bị phá sản hay giải thể Hoạt động điều kiện tồn tổ chức, tổ chức thể sống, vận động lẽ sống Vận động hệ thống tổ chức khơng liên tục mà cịn vận động tồn thể từ tổ chức hợp thành đến hệ thống Tổ chức thiết kế để thực mục tiêu, trình thực mục tiêu trình vận động tổ chức, tổ chức khơng vận động khơng có cách để thực mục tiêu Nói quy luật động khơng ngừng nói vế, cịn vế thứ hai vận động theo quy trình tổ chức, quy trình quy định cụ thể điều lệ hoạt động tổ chức Tuy vận động không ngừng máy tổ chức động vĩnh cửu, mà cần lượng để hoạt động Nguồn lượng định quan quản lý, sản phẩm máy lãnh đạo quản lý định, việc tổ chức thực định nhiệm vụ Đó lượng mà lãnh đạo cấp cho máy tổ chức Do đó, cần ban hành thực chế độ chuẩn bị thông qua định Tuân thủ quy luật khách quan này, thiết kế tổ chức, ngồi thiết kế hệ thống, cịn phải xác định chế vận hành máy tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng theo quy trình xác định Tuy nhiên, q trình vận hành cần có điều chỉnh, định cấp hay lãnh đạo tổ chức, bảo đảm cho tổ chức vận động không ngừng quy trình, đồng thời bảo đảm cho tổ chức tự điều chỉnh Quy luật tự điều chỉnh tổ chức Quá trình vận động thực hiên mục tiêu, tổ chức tiến hành môi trường riêng Mơi trường ln thay đổi, nên thân tổ chức phải tự điều chỉnh để tạo cân phù hợp với biến động mơi trường, nhằm đạt mục tiêu cách có hiệu Vì vậy, tổ chức biết tự điêu chỉnh tổ chức linh hoạt có sức sống Để cho tổ chức tự điều chỉnh được, thiết kế phải lưu ý tạo hành lang cho tổ chức tự điều chỉnh trình thực mục tiêu Những chế quản lý, chế độ, sách Đảng Nhà nước, hệ thống tạo điều kiện cho phép tổ chức tự điều chỉnh Tuy nhiên, không điều chỉnh hộ tổ chức, mà trước hết cần thiết tổ chức tự điều chỉnh Quy luật tự điều chỉnh thích hợp loại hình, cấp tổ chức khác Điều cần lưu ý cần làm rõ quyền hạn cấp giới hạn cho phép tự điều chỉnh mà ta quen gọi "hành lang" hợp lý tổ chức trình điều chỉnh III TỔ CHỨC LÀ MỘT KHÂU QUYẾT ĐỊNH ĐỐI VỚI VIỆC THỰC HIỆN THẮNG LỢI ĐƯỜNG LỐI, CHÍNH SÁCH CỦA ĐẢNG V.I Lênin, người thầy cách mạng vơ sản, nói: Trong chiến tranh giành quyền, giai cầp vơ sản khơng có vũ khí khác tổ chức Và có quyền, lĩnh vực trọng yếu khó khăn cách mạng xã hội chủ nghĩa nhiệm vụ tổ chức Có lúc trình lãnh đạo cách mạng Nga, Người nêu vấn đề cách gay gắt: Toàn nhiệm vụ Đảng cầm quyền …tổ chức, tổ chức tổ chức 10 thứ hai Trước hết phải đưa kết luận có tính ngun tắc nhằm hồn thiện hình thành cấu tổ chức quản lý, sau tổ chức cơng việc nghiên cứu chi tiết cho phận cấu, soạn thảo điều lệ, quy chế, nội quy cho phận cấu ấy, đồng thời xác lập kênh thơng tin cần thiết Như vậy, tồn cơng việc nghiên cứu chi tiết tiếp tục làm sáng tỏ, cụ thể hoá kết luận khẳng định Quan điểm đạt hiệu cao việc hồn thiện cấu quản lý có quan tâm thường xuyên, có tổng kết, đánh giá nghiêm túc đắn chủ doanh nghiệp II LỰA CHỌN MỘT CƠ CẤU TỔ CHỨC THÍCH HỢP Khơng có cấu tổ chức hồn hảo, nhà quản lý phải lựa chọn cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm cụ thể doanh nghiệp Đặc điểm tổ chức Loại cấu tổ chức phù hợp ♦ Quy mô nhỏ ♦ Cơ cấu chức ♦ Phạm vi hoạt động toàn cầu ♦ Cơ cấu theo khu hay quốc tế ♦ vực địa lý ♦ Cơ cấu ma trận ♦ Hoạt động môi trường Cơ cấu ma trận cạnh tranh cao công nghệ thay đổi nhanh ♦ áp lực đòi hỏi sử dụng hợp lý nguồn lực khan ♦ ♦ Cơ cấu ma trận - Thay đổi ♦ Cơ cấu theo sản - Đa dạng - ổn định ♦ Cơ cấu chức ♦ biệt Khách hàng: áp dụng thiết bị đặc ♦ Cơ cấu sản phẩm ♦ Cơ cấu chức phẩm 35 ♦ ♦ Địi hỏi chun mơn hố kỹ Cơ cấu theo khu vực địa lý ♦ Các chi phí vận chuyển nguyên liệu cao III MỘT SỐ CÔNG CỤ PHỐI HỢP Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức Khơng có phối hợp, người khơng thể nhận thức vai trị tổng thể có xu hướng theo đuổi lợi ích riêng thay hướng tới mục tiêu chung Phối hợp để tạo mối liên hệ ngang dọc phận, phân hệ tổ chức tổ chức với môi trường (Bao gồm môi trường gián tiếp môi trường trực tiếp) tạo hệ thống thơng suốt tổ chức Với vai trị quan trọng việc phối hợp, ta đưa số công cụ phối hợp sau: Các kế hoạch Với kế hoạch chiến lược, sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động phận người ăn 36 khớp với nhờ tính thống mục tiêu phương thức hành động Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật Đảm bảo phối hợp nhờ: - Chuẩn hoá kết quả: phải đạt gì? - Chuẩn hố quy trình: phải làm nào? - Chuẩn hoá kỹ năng: người thực trình phải thoả mãn yêu cầu nào? Các cơng cụ cấu Có hình thái cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực, nhà môi giới…) Việc sử dụng chế hoạt động tuyến huy tăng cường phối hợp Thông qua mối quan hệ định báo cáo, tuyến huy thúc đẩy luồng thông tin người đơn vị Khi yêu cầu phối hợp trở lên lớn, đến mức làm cho phương pháp trở nên thiếu hiệu tốt đảm bảo phối hợp cách giảm thiểu nhu cầu phối hợp Jay Galbraith xác định hai cách để làm điều Thứ nhất, thiết lập mối quan hệ thị trường phận Và thứ hai, tạo nên đơn vị độc lập, tự thực nhiệm vụ mà khơng cần đền trợ giúp phận khác Giám sát trực tiếp Phối hợp thực người quản lý thông qua việc trực tiếp giám sát công việc cấp đưa mệnh lệnh buộc cấp phải thực khuôn khổ thống Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông tham gia quản lý Với phương diện bản: - Phương diện kỹ thuật: hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin điều hành (EIS) , hệ thống thông tin hỗ trợ định 37 (DSS) xây dựng để nhà quản lý phối hợp kiểm tra vận hành đơn vị trực thuộc Ngày nay, tay nhà quản lý mạng lưới điện toán liên kết tất cá nhân tổ chức Các hệ thống truyền thông phi tập trung với trợ giúp điện thoại, fax, thư điện tử, internet làm tăng khả phối hợp đơn vị bên mà với tổ chức bên ngồi mơi trường nước quốc tế - Phương diện chức ngôn ngữ: với phương tiện giao tiếp miệng ( báo cáo tóm tắt, họp hành, hội nghị, liên hoan thông tin, tiếp xúc trực tiếp thành viên, sử dụng tin đồn…) phương tiện viết (bản tin nhanh, ký tổ chức, tin chuyên ngành, điểm báo, điều tra dư luận…) - Phương diện hành vi: nhà quản lý dạo quanh khu vực phụ trách để xem xét hoạt động trao đổi cách phi thức với nhân viên, cho nhân viên thăm phận tổ chức khác, tổ chức liên hoan toàn cán nhân viên, thực chế định tập thể, tiến hành đào tạo (thực tiễn giao tiếp, hướng dẫn hội họp, quản lý tranh chấp, thực hành đàm phán…) Văn hoá tổ chức Hệ thống nhân thức, giá trị, chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày, điều cấm kỵ “xi măng chuẩn” gắn kết phận người tổ chức thành khối thống nhất, làm tăng cường khả phối hợp để đạt mục đích chung Văn hố tảng tinh thần tổ chức Giống lề thói xã hội, văn hoá dễ người chấp nhận tự giác mà khơng cần phải tốn cơng rèn luyện Nhờ có văn hố tổ chức hình thành quy tắc xử theo khía cạnh hợp lý cho đời sống Chính lẽ đó, văn hố ln coi công cụ hữu hiệu quản lý nói chung phối hợp nói riêng IV NHỮNG PHƯƠNG PHÁP HÌNH THÀNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 38 Phương pháp tương tự Đây phương pháp hình thành cấu tổ chức dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trước có yếu tố tương tự với cấu quản lý hình thành Cơ sở phương pháp lý luận để xác định tương tự phận loại đối tượng quản lý vào dấu hiệu định Chẳng hạn: tính đồng kết cuối hoạt động quản lý (sản phẩm, quy trình cơng nghệ… giống nhau); tính đồng chức quản lý thực hiện; tính gần lãnh thổ; đặc điểm ngành kinh tế- kỹ thuật… Ưu điểm bật phương phàp trình hình thành cấu nhanh, chi phí để thiết kế cấu ít, thừa kế có phân tích kinh nghiệm q báu q khứ Tuy nhiên, chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích điều kiện thực tế cấu tổ chức quản lý hoạt động khuynh hướng cần ngăn ngừa Đây phương pháp áp dụng phổ biến nhiều nơi, nhiều nước Phương pháp phân tích theo yếu tố 39 Đây phương pháp khoa học ứng dụng rộng rãi cho cấp, đối tượng quản lý Phương pháp thường chia thành ba giai đoạn (sơ đồ dưới) Giai đoạn Xây dựng sơ đồ cấu tổng quát Xác định kết luận có tính chất nguyên tắc cấu Phương pháp phân tích theo yếu tố Giai đoạn Xác định thành phần cho phận cấu Xác định mối liên hệ phận Giai đoạn Xác định đặc trưng yếu tố cấu Quy định hoạt động cấu tổ chức quản lý Sơ đồ: Logic việc hình thành cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố 2.1 Đối với việc hoàn thiện cấu tổ chức hoạt động Việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý hành bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lưỡng cấu hành tiến hành đánh giá hoạt động theo định Để làm điều đó, người ta biểu thị cấu tổ chức quản lý hành phận dạng sơ đồ Từ sơ đồ rõ quan hệ phụ thuộc phận chức mà phải thi hành Nội dung phân tích cấu tổ chức hoạt động bao gồm: 40 - Phân tích tình hình thực chức quy định cho phận, nhân viên máy quản lý - Phân tích khối lượng cơng tác thực tế phận, người, phát khâu yếu việc phân bố khối lượng công việc quản lý - Phân tích tình hình phân định chức kết việc thực chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang dọc cấu - Phân tích việc chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản lý - Phân tích việc thực văn kiện, tài liệu, quy định ràng buộc quan quản lý vĩ mô phạm vi nội cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp - Phân tích tình hình tăng giảm số lượng tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lương cán gián tiếp giá thành sản phẩm - Phân tích phù hợp trình độ cán bộ, nhân viên quản lý có (cơ cấu trình độ ngành nghề) với u cầu cơng việc - Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hố lao động khí hố lao động cán nhân viên quản lý - Phân tích yếu tố khách quan có tác động tích cực tiêu cực đến việc trì ổn định quản lý doanh nghiệp Kết phân tích nhân xét, đánh giá mặt hợp lý chưa hợp lý cấu hành, sở dự thảo cấu tổ chức Để đánh giá xác, phải chấp nhận loạt kết luận có tính ngun tắc, chi phối hồn thiện cấu tổ chức quản lý, là: + Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân + Cơ cấu quản lý bảo đảm cân xứng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cán quản lý, thể phân cấp phân bố hợp lý chức quản lý Điều cho phép cán quản lý độc lập giải công việc thuộc phạm vi chức 41 + Trong trình hoạt động, cấu tổ chức quản lý khơng để bỏ sót chức năng, khơng để xảy tình trạng chức lại giao cho hai hay nhiều phận thực Trường hợp có số chức có mối liên hệ mật thiết với giao cho phận đảm nhiệm thực số chức + Trong cấu tổ chức quản lý mối quan hệ phụ thuộc phận nhân viên thừa hành thiết phải xác định rõ ràng Mỗi nhân viên có người huy để nhận thị trực tiếp để báo cáo kết công việc + Rút gọn đến mức cho phép thang bậc quản lý số lượng cán nhân viên quản lý Nhờ đó, mà phát kịp thời vần đề phát sinh trình quản lý + Cơ cấu tổ chức quản lý phải thiết kế thực thời gian dài, nên thay đổi thật cần thiết, mục tiêu quản lý đòi hỏi + Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả thích nghi với điều kiện vốn có phạm vi quản lý Đó thống chủ thể quản lý với đối tượng quản lý Dù cho cấu tổ chức hợp lý nữa, khơng tính hết tất tình bất ngờ xảy hồn cảnh bên ngồi bên tác động đến Cơ cấu tổ chức quản lý động, mềm dẻo, co dãn thích dụng với kinh tế thị trường đầy trắc trở biến động + Trong trình dự thảo cấu tổ chức quản lý cần thu hút tham gia cán bộ, nhân viên doanh nghiệp Tinh thần chủ động cho phép họ giải tổng hợp, đắn vấn đề đặt Giai đoạn cuối việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý hành bổ sung, thay đổi cán bộ, xây dựng thủ tục, quy tắc hoạt động cho phận cho doanh nghiệp cho nhân viên thừa hành chủ chốt 2.2 Trường hợp hình thành cấu tổ chức quản lý 42 Bước 1: Dựa vào tài liệu ban đầu, văn hướng dẫn quan quản lý vĩ mơ, quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cấu tổ chức quản lý tổng quát xác định đặc trưng cấu tổ chức quản lý Kết thực giai đoạn xây dựng mục tiêu tổ chức; xây dựng phân hệ chức nhằm bảo đảm thực mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho cấp quản lý; xác lập mối quan hệ phận quan cấp trên, đơn vị hiệp tác bên ngoài; xác định nhu cầu đảm bảo cán thông tin Như bước nhằm giải vấn đề có tính chất định tính cấu tổ chức quản lý Bước 2: Xác định thành phần, phận cấu tổ chức xác lập mối quan hệ phận Nội dung bước thể việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức chương trình mục tiêu Cơ sở để xác định thành phần phận cấu cần thiết chun mơn hố hoạt động quản lý phân cấp phân chia hợp lý chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho phận Điều quan trọng tập hợp phân tích dấu hiệu ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản lý Bước 3: Những công việc cụ thể bước phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, định số lượng cán bộ, cấu tổ chức quản lý Từ đó, xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cấu tổ chức quản lý đạt hiệu cao V MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT HUY TÍNH HIỆU QUẢ CỦA CƠNG TÁC TỔ CHỨC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM THEO HƯỚNG ĐỔI MỚI - Xác định rõ mục tiêu, Đây sở để xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Có sở hạ tầng bảo đảm hoạt động tổ chức - Có nguồn nhân lực thực khâu vận hành tổ chức quan trọng có người đứng đầu tổ chức 43 - Nền kinh tế ta kinh tế thị trường với quản lý Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa Do đó, doanh nghiệp phải quán triệt cụ thể hố đường lối Đảng vào hồn cảnh thực tiễn doanh nghiệp mình, vận dụng tốt quy luật kinh tế, quy luật xã hội đặc biệt quy luật tổ chức - Quyết định sách, chế độ quản lý phù hợp với yêu cầu quy hoạch, kế hoạch, kết hợp nội lực ngoại lực doanh nghiệp - Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công nhân viên doanh nghiệp, có kế hoạch tốt để đào tạo nhân lực có trình độ chun mơn kỹ thuật cao, bồi dưỡng nhân tài cho doanh nghiệp tảng hình thành phát triển nhân cách người Việt Nam Tránh tình trạng cán quản lý giỏi, nhà tổ chức tài theo kiểu “cha truyền nối” trông cậy vào lực bẩm sinh Tổ chức, quản lý nghề “nhà tổ chức”, “ nhà quản lý” cấp phải đào tạo - Quản lý theo tiêu chí chất lượng tổng thể hiệu bền vững thích ứng với thay đổi địi hỏi nhà tổ chức, nhà quản lý khơng biết làm “việc đúng”, mà cần biết làm “đúng việc” theo chức trách, bổn phận Suy nghĩ hành động nhà tổ chức, nhà quản lý tổ hợp “trái tim nóng, đầu nóng”, khơng phải tổ hợp “trái tim lạnh, đầu lạnh” tổ hợp “trái tim lạnh, đầu nóng”, mà tổ hợp “trái tim nóng, đầu lạnh” - Kết hợp học tự học, đào tạo tự đào tạo, rèn luyện tư quản lý, tảng tư lơ gích, tư hình tượng, tư biện chứng, tư kinh tế, tư kỹ thuật, tư công nghệ, tư thuật toán, thấm nhuồn mục tiêu học suốt đời với bốn trụ cột: học để biết, học để làm, học để tồn học để biết cách chung sống với đường đắn để thành người tổ chức, quản lý giỏi, thành công, sáng tạo công việc 44 KẾT LUẬN Tổ chức chức thứ hai trình quản lý Trong thực tế, chiến lược xác lập phải tạo khuôn khổ ổn định mặt cấu nhân cho thực chiến lược, phần việc công tác tổ chức Đây vấn đề khơng dễ mà khơng q khó nhà quản lý Dễ cơng việc bản, mang tính ổn định tương đối cao Khó phải nắm thành nhân phải biết phối hợp chức chuyên môn khác tổ chức Tuy vậy, có vai trị quan trọng quản lý doanh nghiệp Do đó, để doanh nghiệp hoạt động có hiệu tối ưu điều kiện môi trường kinh tế khắc nghiệt, đầy thách thức với tư cách nhà quản lý phải coi trọng công tác tổ chức Lựa chọn mơ hình cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp phù hợp với chế thị trường thời kỳ đổi mới, hạn chế tối đa tình trạng cấu tổ chức cồng kềnh, quan liêu Tóm lại, cơng tác tổ chức bao gồm 10 bước theo logic sau: Phân tích mục tiêu chiến lược kế hoạch tổ chức để xác định thuộc tính mang tính nguyên tắc tổ chức Xác định phân loại hoạt động cần thiết để thực mục tiêu chiến lược Hợp nhóm hoạt động theo nguồn lực cách tốt nhất, tuỳ theo hồn cảnh, để hình thành nên phận tổ chức Giao cho người đứng đầu nhóm quyền hạn cần thiết để tiến hành hoạt động Ràng buộc nhóm lại theo chiều ngang dọc thông qua mối quan hệ quyền hạn thơng tin Tiến hành phân tích nhu cầu cán quản lý khả cung cấp cán quản lý từ nguồn bên bên ngồi tổ chức Tuyển chọn, bố trí làm hồ nhập cán quản lý vị trí quản lý 45 Thực chế độ đãi ngộ nhằm tạo trì động lực hoạt động cho nhà quản lý Thực di chuyển đề bạt cán quản lý 10 Thực công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý TÀI LIỆU THAM KHẢO GS TS Đỗ Hồng Tồn – Giáo trình: Khoa học quản lý- Khoa khoa học quản lý- Nhà xuất khoa học kỹ thuật- 1999 TS Mai Văn Bưu – Giáo trình: Lý thuyết quản trị kinh doanh- Khoa khoa học quản lý – Nhà xuất khoa học kỹ thuật- 2001 An Thị Thanh Nhàn- Bùi Thị Keng- Bùi Thị Thái- Quản lý doanh nghiệp chế thị trường- H: Chính trị quốc gia- 1997 Nguyễn Văn Bình- Khoa học tổ chức quản lý: Một số vần đề lý luận thực tiễn- Trung tâm nghiên cứu khoa học tổ chức quản lýNXB Thống kê- 1999 Nguyễn Hải Sản – Quản trị học – Nhà xuất thống kê - 1998 GS -TS Vũ Huy Từ - Vai trò quản lý nhà nước loại hình doanh nghiệp - Nhà xuất trị quốc gia - 1998 46 MỤC LỤC IV NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC 17 V NHỮNG THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC .18 Mô hình tổ chức theo chức .21 Mơ hình tổ chức theo đia dư 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 47 48 ... QUẢ CỦA CƠNG TÁC TỔ CHỨC TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM THEO HƯỚNG ĐỔI MỚI - Xác định rõ mục tiêu, Đây sở để xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức - Có sở hạ tầng bảo đảm hoạt động tổ chức - Có... triển; quản lý nhà nước kinh tế, xã hội bộc lộ nhiều non yếu; hệ thống trị cịn nhiều nhược điểm; tổ chức máy cồng kềnh… 12 CHƯƠNG II CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ I KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức. .. thiện cấu tổ chức quản lý, là: + Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo thực nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân + Cơ cấu quản lý bảo đảm cân xứng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cán quản