MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ĐẠI PHÁT 37

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát, em nhận thấy Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát là một trong những doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả và đang trên đà phát triển vững mạnh. Các sản phẩm của công ty ngày càng đa dạng và chất lượng ; hằng năm đem lại cho công ty doanh thu cũng như lợi nhuận cao. Trong thời gian thực tập, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ông Phan Tiến Dũng – Giám đốc công ty ; chị Phạm Thị Thanh Phượng – Kế toán trưởng ; cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng Kế toán công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiều, thu thập thông tin về công ty và những nghiệp vụ kế toán áp dụng . Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Nguyễn Hữu Ánh trong suốt quá trình em thực hiện đề tài này.

Kế toán trưởng ; cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng Kế toán công tyTNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát đã giúp đỡ em trong quá trìnhtìm hiều, thu thập thông tin về công ty và những nghiệp vụ kế toán ápdụng Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầyNguyễn Hữu Ánh trong suốt quá trình em thực hiện đề tài này.

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với việc tìm hiểu côngviệc thực tế và hạn chế về nhận thức nên em không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về Công ty TNHHThương Mại và Dịch Vụ Đại Phát Vì vậy em rất mong được sự đónggóp và thông cảm của thầy Nguyễn Hữu Ánh cũng như các cô giáo trongkhoa Kế toán của trường đại học Kinh Tế Quốc Dân

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Dung

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIÊM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH

- Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

- Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động

cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạnh điện)

- Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và lắp đặt xây dựngkhác

- Buôn bán sắt, thép, lưới sắt, que hàn

- Buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng máy công nghiệp (máy mài,máy cắt, máy hàn)

d Vốn điều lệ: 7.000.000.000 đồng ( Bẩy tỷ VN đồng)

e Tên chủ sở hữu :

Phan Tiến Dũng, Phan Văn Liêm

f Người đại diện theo pháp luật của công ty

- Họ và tên: Phan Tiến Dũng

Chức danh: Giám đốc công ty

h Văn phòng đại diện tại số nhà 169 Xã Đàm - Kim Liên - quậnĐống Đa - thành phố Hà Nội.

1.1.2.Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Từ những năm 1998 công ty TNHH TM &DV Đại Phát chỉ là mộtcửa hàng bán buôn, bán lẻ đồ điện dân dụng trong tỉnh Ninh Bình với cáitên Thanh Liêm Năm 2003 công ty chuyển thành Trung tâm thương mạidịch vụ Thanh Liêm , lúc này trung tâm chỉ có 2 kế toán và 3 nhân viênđóng hàng và chủ yếu là sử dụng lực lượng gia đình là chủ yếu Về cơ sởvật chất thì chỉ có cửa hàng rộng khoảng 120m2 và một xe tải 1.25 tấn.Năm 2005 công ty đổi thành công ty TNHH TM &DV Đại Phát với mã sốthuế là 2700344666 do ông Phan Tiến Dũng Làm giám đốc Vốn điều lệ là2.500.000.000 đồng do ông Phan Thanh Liêm Và Phan Tiến Dũng gópvốn Số lượng nhân viên lúc nay đã tăng gấp đôi so với năm 2003 Saunăm năm xây dựng và phát triển công ty hiện nay đã có số vốn điều lệ là7.000.000.000 đồng, với năm xe tải trọng lượng lớn, năm kho chứa hàngrộng khoảng 2000 m2 và có trên 100 nhân viên Có thể nói từ khi thành lậpcho đến nay tốc độ phát triển của công ty tăng một cách vượt bậc Hiệnnay công ty đã có hai trụ sở chính tại tổ 1, phố Đông Hồ,phường BíchĐào, thành phố Ninh Bình và số 169 Xã Đàm, Kim Liên, quận Đống Đa,thành phố Hà Nội với rất nhiều mặt hàng kinh doanh , trong đó nổi trộihơn là bóng đèn compact Yankon Hiện nay sản phẩm bóng compactYankon đã có mặt trên 25 tỉnh, thành phố trong cả nước

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Đại Phát là một tổ chức có

tư cách pháp nhân , hoạt động sản xuất kinh doanh theo chức năng nhiệm

vụ của mình và được pháp luật bảo vệ Công ty có chức năng và nhiệm vụsau:

- Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu kế hoạch do Nhà nước

đề ra, sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mụcđích thành lập doanh nghiệp

- Tuân thủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quátrình thực hiện sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồngkinh doanh với các bạn hàng trong và ngoài nước

- Quản lý và sử dụng vốn theo đúng quy định và đảm bảo có lãi

- Thực hiện việc nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất laođộng cũng như thu nhập của người lao động, nâng cao sức cạnh tranh củacông ty trên thị trường trong và ngoài nước

- Chịu sự kiểm tra và thanh tra của các cơ quan Nhà nước, tổ chức cóthẩm quyền theo quy định của Pháp luật

- Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi củangười lao động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái,đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật

mà công ty áp dụng cũng như những quy định có liên quan tới hoạt độngcủa công ty

Để tăng tính chủ động trong hoạt động kinh doanh, công ty có quyềnhạn sau:

- Được chủ động đàm phán, ký kết và thực hiện những hợp đồng sảnxuất kinh doanh Giám đốc công ty là người đại diện cho công ty về quyềnlợi, nghĩa vụ sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luậthiện hành

- Tham gia các hoạt động nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh nhưquảng cáo, triển lãm sản phẩm, mở các đại lý bán hàng

- Hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tàichính, có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng tại ngân hàng

1.2.2 Ngành, nghề kinh doanh

- Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

- Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động

cơ điện, dây điện và thiết bị khác dung trong mạnh điện)

- Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước và lắp đặt xây dựngkhác

- Buôn bán sắt, thép, lưới sắt, que hàn

- Buôn bán máy móc, thiết bị phụ tùng máy công nghiệp (máy mài, máycắt, máy hàn)

1.2.3 Đặc điểm quy trình phân phối và tiêu thụ hàng hóa của công ty

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng do khách hàng gửi đến ( nếu khách hàng

mua với số lượng lớn và đặt trước ) hoặc khách hàng có thể đến trực tiếpcông ty Phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàngngày trên cơ sở số lượng đặt hàng và tìm hiểu thị trường cũng như thamkhảo số liệu các năm trước

Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận các yếu tố thỏa thuận

trong đơn đặt hàng và các yếu tố của sản phẩm , hợp đồng được kýduyệt , phòng kinh doanh lên kế hoạch mua hàng trình cho giám đốc xétduyệt rồi giao cho nhân viên thu mua hàng thực hiện

Bước 3: Thủ tho kiểm kê hàng nhập , kế toán kho ghi nhận các

nghiệp vụ liên quan đồng thời kế toán khác theo dõi và ghi chép cácnghiệp vụ thu-chi tiền , thanh toán với người bán

Bước 4: Giao hàng cho khách hàng , bộ phận kế toán có trách nhiệm

theo dõi các khoản công nợ , thanh toán với người mua , theo dõi và ghinhận đầy đủ , kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH

DOANH CỦA CÔNG TY

1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Do đặc thù về loại hình kinh doanh, là đại lý cấp một phân phối cácsản phẩm về dây cáp điện, điện gia dụng, máy móc thiết bị phụ tùng máycông nghiệp…của các hãng nổi tiếng trên thế giới cũng như ở trong nướcnhư: Sino, Trần Phú, Vạn Xuân, Panasonic, Vinakip, Koreaking… và đặcbiệt để quản lý tốt hoạt động kinh doanh , công ty đã kết hợp cả hai loại cơcấu tổ chức theo chức năng và theo trực tuyến Hình thức này đem lại hiệuquả trong quản lý do tận dụng được những ưu điểm và hạn chế cũng nhưnhững nhược điểm của cả hai phương thức chức năng và trực tiếp Cơ cấu

tổ chức của công ty được thể hiện trên sơ đồ hình vẽ 1.1

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Kinh Doanh

Phòng

Kế Toán

Phòng Xuất Nhập Kho

Phòng Bán Hàng

Chức năng nhiệm vụ của các chức vụ phòng ban

Ban giám đốc: Điều hành mọi hoạt động của công ty ; ra quyết định

quản trị ; thống nhất hoạch định chiến lược kinh doanh cũng như chiếnlược phát triển của công ty

Ban giám đốc bao gồm: 1 giám đốc và 1 phó giám đốc có nhiệm vụchỉ đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn

bộ công việc kinh doanh của công ty

Giám đốc

- Là người đứng đầu công ty, là người toàn quyền quyết định hoạtđộng của công ty, điều hành hoạt động của công ty theo pháp luật và chịutrách nhiệm trước công ty, nhà nước về mọi hoạt động của công ty

- Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty

- Cung cấp đủ nguồn lực để duy trì hoạt động của công ty cùng các

hệ thống phân phối

- Tổ chức bộ máy quản lý, xây dựng chiến lược phát triển doanhnghiệp

- Quản lý phân công chỉ đạo trực tiếp nhân sự trong doanh nghiệp

- Cùng phó giám đốc xem xét kế hoạt kinh doanh hàng năm và raquyết định kế hoạch cho từng năm của công ty

- Tổ chức điều hành, kiểm tra các hoạt động trong công ty và các hệthống kinh doanh phân phối

- Giao tiếp, quan hệ, đàm phán và ký hợp đồng với các đối tác

Phó giám đốc

- Chịu trách nhiệm về mảng kinh doanh của công ty

- Cùng giám đốc xem xét kế hoạt kinh doanh hàng năm và ra quyếtđịnh kế hoạch cho từng năm của công ty

- Liên hệ và nắm bắt các thông tin của các bạn hàng, đại lý và các cơquan liên quan khác

- Tổ chức điều hành kiểm tra các hoạt động trong công ty

- Tuyển chọn các đại lý.

- Tuyển dụng nhân viên

- Liên hệ với các cơ quan quản lý để giải quyết những công việc liênquan đến hoạt động của công ty

Trưởng chi nhánh ở Hà Nội

- Chịu trách nhiệm về mảng kinh doanh của công ty tại chi nhánh

- Liên hệ và nắm bắt các thông tin của các bạn hàng, đại lý các cơquan liên quan khác trong khu vực Hà Nội

- Tổ chức điều hành các hoạt động của chi nhánh

- Tuyển chọn các đại lý trong khu vực chi nhánh

- Tuyển dụng nhân viên

Phòng kế toán

Với chức năng cơ bản là hoạch toán, quản lý vốn và tài sản của công

ty Phòng kế toán có nhiệm vụ chỉ đạo lập chứng từ ban đầu lập sổ sáchcho công ty Tập hợp chứng từ của các bộ phận, hoạch toán kế toán tạicông ty theo đúng quy định của cấp trên và theo đúng chế độ kế toán củaNhà nước

Việc tổ chức mạng lưới hoạch toán thống nhất đã giúp phòng kếtoán quản lý vốn, hàng hóa tài sản một cách hiệu quả Đồng thời chỉ đạoquản lý công nợ theo dõi dòng lưu chuyển tiền tệ Cùng tham gia vớiphòng kinh doanh để dự thảo các hợp đồng kinh tế mua bán Báo cáo giámđốc về tình hình kết quả hoạt động kinh doanh lỗ lãi của công ty

Phòng kinh doanh

Có nhiệm vụ theo dõi tình hình kinh doanh của công ty, tổ chức kinhdoanh và cung ứng hàng hóa cho toàn bộ mạng lưới của công ty, giúp bangiám đốc nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối tác liên doanh, liên kết mởrộng thị trường tiêu thụ Phòng còn có trách nhiệm tổ chức việc bán hàng,kiểm tra về giá cả, chất lượng của sản phẩm, hàng hóa và chịu trách nhiệmcác vấn đề liên quan đến khách hàng

Phòng xuất nhập kho

Có nhiệm vụ chính là kiểm tra số lượng hàng về và bố trí trình tựtừng loại mặt hàng sao cho ngăn nắp để phục vụ việc xuất hàng ra khỏikho nhanh và chính xác Ngoài ra phòng báo cáo lượng tồn kho vào cuốingày, tuần và tháng, quý, năm cho ban giám đốc để từ đó ban giám đốcbiết được lượng hàng trong kho và điều chỉnh lượng hàng sao cho phù hợp

và cân đối

Phòng Bán hàng

Do đặc thù phát triển công ty từ một trung tâm thương mại do vậy

mà công ty có một phòng chuyên phụ trách về mảng khách lẻ dưới dạngmột cửa hàng Phòng bán hàng cũng phải báo cáo doanh thu từ bán lẻ choban giám đốc vào cuối ngày, tuần, tháng, quý, năm

1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH

1.4.1 Tình hình lao động của công ty

Công ty Đại phát là công ty có quy mô nhỏ về lao động tính đến ngày31/12/2010 , công ty có trên 100 lao động trong biên chế của công ty Sốcán bộ công nhân viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng , trung cấp

ra chiếm hơn 60 % Số còn lại là những người có trình độ phổ thôngnhưng có kinh nghiệm làm việc trong nghề lâu năm Công ty luôn chútrọng và có kế hoạch chăm lo đội ngũ lao động, coi trọng việc phát huyyếu tố con người là nhân tố cơ bản cho sự phát triển của công ty, từngbước tổ chức tốt bộ máy quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên trongcông ty Ngoài ra công ty còn tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn cho côngnhân phổ thông và các lớp đào tạo cho cán bộ viên chức để nâng cao trình

độ quản lý.

Bảng 1.1 Tình hình lao động của công ty trong hai năm 2008 – 2009

Chỉ tiêu

(lần)

Số lượng(người)

Tỉ lệ(%)

Số lượng(người)

Tỉ lệ(%)

Biểu 1.1: Tình hình lao động của công ty qua hai năm

\

(Nguồn: phân tích số liệu)

Qua biểu đồ ta thấy đội ngũ nhân viên của công ty có trình độ phổthông còm chiếm số lượng nhiều Điều này cũng hoàn toàn dễ hiểu vì

3

15 10

công ty có hệ thống kênh phân phối tương đối rộng, đi kèm với đó làlượng hàng nhập vào xuất ra rất nhiều nên cần phải có một lực lượng kháđông đảo chuyên nhập hàng vào và xuất hàng ra Những công việc nàykhông cần đến những người có trình độ cao chỉ cần những người có trình

độ phổ thông nhưng có sức khỏe tốt là được, như thế vừa tiết kiệm đượcchi phí trả lương cho nhân viên vừa sử dụng người có hiệu quả

1.4.2 Tình hình vốn và tài sản

Vốn là một trong những yếu tố cơ bản quyết định đến sự tồn tại vàphát triển của một doanh nghiệp đồng thời nó thể hiện thế lực và sức mạnhcủa doanh nghiệp đó trên thương trường do vậy việc tăng cường nguồnvốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn được các doanhnghiệp quan tâm ở vị trí hàng đầu

Bảng 1.2: Tình hình vốn và tài sản của công ty trong 2 năm

2008 – 2009

Chỉ tiêu

sánh 08/09 (lần)

Số lượng (ngđ)

Cơ cấu (%)

Số lượng (ngđ)

Cơ cấu (%)

Biểu 1.2: Tình hình nguồn vốn của công ty trong hai năm 2008- 2009

(Nguồn phân tích số liệu)

Trong buổi đầu mới thành lập công ty đã gặp không ít những khókhăn về vốn như thường xuyên thiếu vốn và vốn không kịp đáp ứng chocác hoạt động kinh doanh của công ty Toàn bộ nguồn vốn phục vụ chohoạt động kinh doanh chủ yếu là nguồn vốn tự có của chủ sở hữu , ngoài

ra nguồn vốn cũng được huy động từ anh em họ hàng và một ít từ ngânhàng với lãi xuất hiện hành

Năm 2008 lạm phát tăng cao cộng với công ty vừa mới được thànhlập nên nguồn vốn ít ỏi , nhưng do nắm bắt thời cơ và nhờ được hỗ trợ từgói kích cầu của chính phủ nên công ty đã vượt qua thời kỳ khó khăn và

đã có những kết quả vượt mức mong đợi Đó là tổng nguồn vốn ban đầuchỉ có 10.337.637.895 nghìn đồng sau một năm nguồn vốn này đã tăng lêngấp 2.69 lần tức là có 27.850.280.500 nghìn đồng Năm 2009 công ty đãđẩy mạnh đầu tư vào phân phối bóng đèn copact Yankon (Một loại sảnphẩm đang được người tiêu dung quan tâm trong thị trường hiện nay) nên

công ty đã thu được lợi nhuận cao do vậy mà số nợ phải trả tính đến cuốinăm 2009 của công ty là 15.812.560.342 nghìn đồng tăng so với năm 2008

là 2.5 lần

1.4.2 Tình hình kinh doanh của công ty

Bảng 1.3: Kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm 2008-2009

Tốc độphát triển(lần)Doanh thu thuần VNĐ 58.885.972.699 1.64271E+11 2.78

Chi phí VNĐ 56.810.658.412 1.53188E+11 2.69

LN trước thuế VNĐ 2.075.314.287 11.083.613.283 5.34

LN sau thuế VNĐ 1.823775.057 10.379.303.439 5.69

(Nguồn: phòng kế toán)

Qua năm năm thành lập và phát triển, Đại Phát đã có được những kếtquả kinh doanh rất tốt Cụ thể doanh thu và lợi nhuận hàng năm tăng rấtnhanh, năm 2009 doanh thu đạt 1.64271E+11 nghìn đồng tăng 2.78 lần,Lợi nhuận sau thuế là 10.379.303.439 nghìn đồng tăng 5.69 lần Hơn thếnữa tỷ suất sinh lời năm 2009 là 37.26% tức là cứ đầu tư một đồng tổngnguồn vốn thì sẽ mang lại 0.37 lợi nhuận Tỷ suất lợi nhuận năm sau tănghơn năm trước gấp hai lần, các con số này đều là các số dương chứng tỏcông ty kinh doanh có lãi và tăng trưởng qua các năm

Biểu 1.3 : Kết quả kinh doanh trong hai năm 2008 -2009

0 2E+10 4E+10 6E+10 8E+10 1E+11 1.2E+11

1.4E+11

1.6E+11

1.8E+11

Doanh thu thuần

Chi phí LN trước thuế

Năm 2008 Năm 2009

(Nguồn phân tích số liệu)

Để có được các kết quả trên phải kể đến sự nỗ lự cố gắng của độingũ nhân viên trong công ty , đặc biệt là sự tài tình của ban giám đốc công

ty với những chiến lược kinh doanh rất táo bạo và hiệu quả Những nămgần đây do là một những nước chịu ảnh hưởng nặng nề của hiện tượngbiến đổi khí hậu, hạn hán kéo dài , do vậy mà nguồn điện luôn trong tìnhtrạng thiếu nhà nước kêu gọi nhân dân tiết kiệm điện năng với hàng loạtcác chương trình hành động nhưng không hiệu quả Chính vào thời điểmnày nhờ các chương trình quảng bá sản phẩm và mở rộng các kênh phânphối, và chất lượng của sản phẩm công ty Đại Phát đã phát triển một cáchkinh ngạc và lớn mạnh

CHƯƠNG 2 : TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG

KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ

DỊCH VỤ ĐẠI PHÁT

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung.Các nghiệp vụ kế toán chính phát sinh được tập trung ở phòng kế toán củacông ty Tại đây thực hiện việc tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiệntoàn bộ phương pháp thu thập xử lý thông tin ban đầu, thực hiện đầy đủchiến lược ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chínhtheo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xáckịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty Từ

đó tham mưu cho Ban Giám đốc để đề ra biện pháp các quy định phù hợpvới đường lối phát triển của công ty Hiện nay phòng kế toán của công tygồm 6 người: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán vật tư vàTSCĐ , 1 kế toán thanh toán 1 kế toán thuế, 1 thủ quỹ

và TSCĐ

Kế toán thanh toán

Kế toán thuế Thủ quỹ

Trong bộ máy kế toán mỗi người có chức năng và nhiệm vụ riêng, cụthể:

+ Kế toán trưởng: giúp giám đốc công ty tổ chức bộ máy kế toán Kếtoán trưởng duyệt các chứng từ hạch toán trước khi nhập liệu Kế toántrưởng là người trực tiếp nhập số liệu vào phần mềm, và là người có quyềnsửa số liệu, in và xem sổ sách Định kỳ tiến hành in các báo cáo tài chính,làm báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm để trình giám đốc công ty .

Kế toán trưởng tham mưu giám đốc về các chính sách Tài chính - Kế toáncủa Công ty, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạothực hiện chủ trương về chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chứcnăng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện nhữngcông việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng

+Kế toán tổng hợp: nhận các chứng từ gốc của kế toán chi tiết, kiểmtra tính hợp lý hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phátsinh để lập chứng từ hạch toán và nhập dữ liệu vào máy

+Kế toán vật tư và TSCĐ: có trách nhiệm tập hợp các chứng từ thumua, sử dụng vật tư và TSCĐ của các bộ phận khác trong công ty Theodõi tình hình sử dụng vật tư, kịp thời phát hiện tình trạng lãng phí, mấtmát vật tư Hàng tháng thực hiện bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ

+Kế toán thanh toán:có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi, tính toán,phân bổ chính xác chi phí nhân công và các khoản trích cho các đối tượng

sử dụng excel Theo dõi tình hình công nợ, thanh toán của xí nghiệp vớicác đơn vị khác.Tập hợp các chứng từ về các nghiệp vụ thanh toán chuyểncho kế toán tổng hợp nhập liệu

+Kế toán thuế: theo dõi các khoản thuế từ các nghiệp vụ mua vào và bán ra các mặt hàng của công ty Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, các khoản thuế phải nộp, các khoản thuế được hoàn , được khấu trừ…+ Thủ quĩ : có nhiệm vụ theo dõi , quản ly quĩ tiền mặt , kịp thời báo cáo tình hình thu chi và xác định số tiền còn tồn quĩ.

2.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

2.2.1 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty :

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ - BTCngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Chế độ kế toánđược áp dụng trong doanh nghiệp như sau:

+ Niên độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp bắt đầu từ ngày 1/1 đến31/12 năm Dương lịch Kỳ kế toán thực hiện : tháng, quý, năm

+ Hệ thống sổ kế toán: đơn vị ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từghi sổ , đơn vị mở đầy đủ các sổ kế toán theo quy định

+ Về chứng từ kế toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lậpchứng từ

+ Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính của công tyđược lập theo hướng dẫn tại Quyết định số 48/2006/QĐ-CĐKT ngày14/09/2006 của Bộ Tài chính, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kếtquả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh báo cáotài chính

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng đồng Việt Nam, trong trường hợp cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theođúng nguyên tắc và phương pháp quy đổi mà nhà nước quy định

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên Giá trị của hàng nhập kho được tính theo nguyên tắc giágốc Giá gốc của hàng mua vào bao gồm: giá mua ( không bao gồm thuếGTGT) cộng với chi phí vận chuyển, chi phí thu mua để đưa hàng tồn kho

về tới kho của đơn vị Đối với hàng hóa xuất kho, giá trị xuất kho đượctính theo phương pháp nhập trước xuất trước Cuối năm lập các thủ tụckiểm kê hàng tồn kho và xử lý kiểm kê theo quy định

+ Tài sản cố định của công ty được theo dõi theo nguyên giá, haomòn lũy kế và giá trị còn lại Khấu hao tài sản cố định thực hiện theophương pháp đường thẳng Tỷ lệ khấu hao được trích phù hợp với tỷ lệ

quy định tại Quyết định số 206/QĐ – BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tàichính về việc quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định Việc tríchlập chi phí khấu hao hạch toán vào chi phí tự trích hàng tháng Cuối nămcông ty tiến hành các thủ tục kiểm kê tài sản cố định và xử lý kiểm kê theoquy định.

+ Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

- Nguyên tắc tính thuế:

+ Thuế GTGT hàng nội địa: 10%

+ Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định của Nhànước tính trên Thu nhập chịu thuế

+ Dịch vụ đào tạo: Không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT

+ Các loại thuế khác theo quy định hiện hành

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho công ty thực hiện theo đúng nội dung,phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghịđịnh số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ,và quyết định số48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006, các văn bản pháp luật khác có liênquan đến chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng công ty gồm 5 chỉ tiêu:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán tại công ty :

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tốghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đãghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác

có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là một nhóm các tài khoản của kế toán tổng hợp được sử dụng để hạch toán các giao dịch từ các phần hành kế toán Nó cũng có thể được sử dụng để lập các báo cáo như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh hay Bảng cân đối tài khoản.

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụkinh tế tài chính theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán công ty bao gồm các tài khoản cấp 1,tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoàiBảng cân đối kế toán theo quy định

Tài khoản Tài sản: đại diện cho các nguồn lực kinh tế khác nhau màcông ty sở hữu

Ví dụ như tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, nhà cửa, kho bãi, khoảnphải thu,

• Tài sản ngắn hạn (tài khoản loại 1)

• Tài sản dài hạn (tài khoản loại 2)

Tài khoản Nợ (nợ phải trả - tài khoản loại 3): đại diện cho các loại

nợ khác nhau của doanh nghiệp

Ví dụ như khoản phải trả, khoản vay, lãi phải trả,

Tài khoản Vốn chủ sở hữu (tài khoản loại 4): đại diện vốn của chủ sởhữu doanh nghiệp đã góp sau khi trừ hết các khoản nợ trong tài sản, baogồm cả lợi nhuận giữ lại và khoản dự phòng.

Tài khoản Doanh thu (tài khoản loại 5): đại diện cho khoản thu củadoanh nghiệp

Ví dụ như doanh thu, doanh thu dịch vụ, tiền lãi nhận được,

Tài khoản Chi phí (chi phí sản xuất kinh doanh - tài khoản loại 6):đại diện cho các khoản chi của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh

Ví dụ như tiền điện, tiền nước, tiền thuê văn phòng, khấu hao, lãivay, bảo hiểm…

Tài khoản Thu nhập khác (tài khoản loại 7)

Tài khoản Chi phí khác (tài khoản loại 8)

Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (tài khoản loại 9)

Tài khoản ngoài bảng (tài khoản loại 0)

Do tính chất riêng của công ty nên vận dụng HTTKKT tập trung chủyếu ở nhóm các tài khoản doanh thu và chi phí

Phản ánh doanh thu, chi phí theo nhiều tiêu thức để phân loại và ghinhận thoả mãn yêu cầu của kế toán tài chính hiện hành:

-Giám sát việc sử dụng chi phí tiết kiệm hay lãng phí và thực hiệncác dự toán và định mức chi phí Giám sát việc thực hiện doanh thu đảmbảo có lãi và họat động kinh doanh hiệu quả

-Đáp ứng được yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và yêu cầu cungcấp thông tin về chi phí cho các đối tượng liên quan

Mỗi cấp tài khoản chi tiết được mã hóa để thuận tiện cho việc ápdụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp và ứng dụng phầnmềm kế toán Ký hiệu giữa các cấp tài khoản, tài khoản chi tiết đều thốngnhất về mẫu và phân biệt được ký hiệu giữa các cấp của tài khoản theonguyên tắc dễ nhớ, tiết kiệm và đồng bộ; đồng thời, tuân thủ theo nguyêntắc thận trọng của kế toán

Cụ thể, nhóm tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí được mở các tàikhoản chi tiết, nhằm phục vụ cho kế toán theo dõi cụ thể về các đối tượngtham gia vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Đối với tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ :

- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;

+ Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa;

- Tài khoản 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ;

+ Tài khoản 5121 - Doanh thu bán hàng hoá;

- Tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.

Nhóm TK 52 có 1 tài khoản:

- Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại.

Nhóm TK 53 có 2 tài khoản:

- Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại;

- - Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán.

Đối với tài khoản phản ánh chi phí :

Tài khoản 632 - Giá vốn bán hàng;

Tài khoản 635 - Chi phí tài chính.

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng;

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Loại Tài khoản 8 - Chi phí khác

Đối với tài khoản xác định kết quả kinh doanh :

Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinhdoanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích

để quản lý và hạch toán cho thuận tiện

2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

2.2.4.1 Hình thức sổ kế toán công ty đang áp dụng

Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứtrực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kếtoán tổng hợp bao gồm:

Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toánhoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cảnăm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kếtoán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

Chứng từ ghi sổ;

Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Sổ Cái;

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

2.2.4.2 Đặc điểm về chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty

Chứng từ kế toán sử dụng trong công ty áp dụng theo quy định của

Bộ Tài chính Công ty không sử dụng mẫu hóa đơn chứng từ riêng vì ít

có những nghiệp vụ kinh tế đặc thù Trình tự luân chuyển chứng từ tạiCông ty theo quy định chung bao gồm 4 khâu:

- Lập Chứng từ theo các yếu tố của Chứng từ (hoặc tiếp nhận Chứng

từ từ bên ngoài): tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụngChứng từ thích hợp

- Kiểm tra Chứng từ: khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ,hợp pháp và hợp lý của Chứng từ

- Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ Chứng từ và huỷ Chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý đểghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp Vì vậy sau khi ghi sổ

và kết thúc kỳ hạch toán Chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm antoàn, khi hết hạn lưu trữ Chứng từ được đem huỷ

2.2.4.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03)

Công ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Chứng từ ghi sổ theo biểu số 03:

(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghivào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Cácchứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghivào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

(2)- Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của cácnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng

từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư củatừng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phátsinh

(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lậpBáo cáo tài chính

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ vàTổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phátsinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng kýChứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trênBảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoảntrên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tươngứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Công tác kế toán ở công ty bao gồm các giai đoạn cơ bản: Lậpchứng từ, ghi sổ và lập các báo cáo tài chính Tổ chức hệ thống chứng từ(có tính chất bắt buộc và hướng dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp

vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tínhhợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển chứng từ hợp lý và nhanh chóngvừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa là cơ sở kiểm tra vàghi sổ được nhanh chóng Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kếtoán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty có tác dụngquan trọng để phân loại, xử lý và tổng hợp thông tin được nhanh chóngchính xác Dựa vào số liệu đã phản ánh trên các sổ kế toán để lập các báocáo tài chính theo qui định chung cũng như lập các báo cáo nội bộ biểuhiện kết quả của công tác kế toán Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánhđược toàn diện các mặt hoạt động của công ty và đáp ứng được nhu cầuthông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượngcông tác kế toán của công ty

Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: Để thực hiện được công tác

kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: Chứng từ kế toán,đối ứng tài khoản, tính giá và cân đối, tổng hợp cân đối ; cần hiểu kế toán

ở 2 giác độ: Thông tin của kế toán phải được cung cấp từ những công việc