Logistics kinh doanh chương 3 :CHƯƠNG 3. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ VÀ MUA HÀNG TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Dự trữ hàng hóa là một trong những hoạt động logistics then chốt. Chính vì vậy, nhiều khi có thể nói quản trị Logistics là quản trị dòng dự trữ, bởi một lẽ, các trạng thái của hàng hóa trong kênh Logistics đều là dự trữ. Trong kinh doanh thương mại, dự trữ cần thiết để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra liên tục, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với chi phí thấp. Đáp ứng những quyết định của dự trữ là hoạt động mua hàng. Mua hàng là hành vi thương mại nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, dự trữ và mua hàng là những hoạt động luôn luôn gắn bó với nhau.

CHƯƠNG 3. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ VÀ MUA HÀNG TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI Dự trữ hàng hóa là một trong những hoạt động logistics then chốt. Chính vì vậy, nhiều khi có thể nói quản trị Logistics là quản trị dòng dự trữ, bởi một lẽ, các trạng thái của hàng hóa trong kênh Logistics đều là dự trữ. Trong kinh doanh thương mại, dự trữ cần thiết để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra liên tục, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với chi phí thấp. Đáp ứng những quyết định của dự trữ là hoạt động mua hàng. Mua hàng là hành vi thương mại nhằm tạo nên lực lượng hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, dự trữ và mua hàng là những hoạt động luôn luôn gắn bó với nhau. 3.1 Quản trị dự trữ hàng hóa trong kinh doanh thương mại 3.1.1 Chức năng và các loại hình dự trữ hàng hoá trong kinh doanh thương mại a. Khái niệm và sự cần thiết phải có dự trữ hàng hoá Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hoá, dự trữ hàng hoá xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu. Theo C.Mark thì "Dự trữ hàng hoá là sự cố định và độc lập hoá hình thái của sản phẩm ". Như vậy, sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái dự trữ. Sự vận động của hàng hoá trong hệ thống logistics đều dưới hình thái dự trữ. Như vậy, dự trữ hàng hoá trong hệ thống logistics là các hình thái kinh tế của vận động hàng hoá trong kênh logistics nhằm thỏa mãn nhu cầu mua hàng của khách hàng trên thị trường mục tiêu với chi phí thấp nhất. Trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, dự trữ hàng hoá là tất yếu do sự cách biệt về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng hàng hoá, do đặc điểm khác biệt giữa hàng hoá sản xuất và hàng hoá tiêu dùng, do điều kiện địa lý, tự nhiên và khí hậu, hoặc do phải đề phòng những mất cân đối lớn có thể xẩy ra (chiến tranh, thiên tai, .). Đối với doanh nghiệp, dự trữ cần thiết là do yêu cầu cải thiện dịch vụ khách hàng, như: dự trữ cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng đầy đủ và nhanh, đáp ứng yêu cầu dịch vụ cao cho khách hàng, và do đó duy trì và phát triển doanh số. Mặt khác, dự trữ trong các doanh nghiệp giúp giảm chi phí do: duy trì sản xuất ổn định và năng suất cao, tiết kiệm trong mua và vận chuyển (trong mua: giảm giá vì lượng hoặc mua trước thời vụ; còn trong vận chuyển việc tăng dự trữ do tăng qui mô lô hàng sẽ đảm bảo vận chuyển tập trung với chi phí thấp ), và nhờ dự trữ mà các doanh nghiệp giảm những chi phí do những biến động không thể lường trước. b. Các chức năng dự trữ hàng hoá trong thương mại Dự trữ hàng hóa trong thương mại hiện 3 chức năng cơ bản: chức năng cân đối cung - cầu, và chức năng điều hoà các biến động, và chức năng giảm chi phí. Chức năng cân đối cung - cầu đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong kinh doanh bán buôn, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ đề 1 phòng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu. Chức năng điều hoà những biến động: Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện chức năng này, cần phải có dự trữ bảo hiểm. Chức năng giảm chi phí: Có nhiều khi, dự trữ không chỉ do cân đối cung cầu hoặc điều hòa các biến động mà còn do yêu cầu phải giảm chi phí, chẳng hạn, do phải giảm chi phí trong trường hợp vận chuyển với cự ly xa, phải vận chuyển với khối lượng hàng lớn và do đó làm tăng dự trữ tại các kho. c. Các loại dự trữ hàng hoá trong kinh doanh thương mại Trong kinh doanh thương mại, có nhiều cách phân loại dự trữ khác nhau tùy thuộc yêu cầu quản trị. Có một số cách phân loại phổ biến: c.1. Phân theo trạng thái của thời kỳ kinh doanh: - Dự trữ đầu kỳ: Dự trữ của cuối thời kỳ kinh doanh trước đảm bảo tiếp tục cho đầu thời kỳ kinh doanh mới - Dự trữ cuối kỳ: Lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ nhằm duy trì hoạt động kinh doanh liên tục cho thời kỳ kinh doanh tiếp theo - Dự trữ trung bình: Bằng ½ tổng của dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ c.2. Phân theo giới hạn của dự trữ: - Dự trữ cao nhất: Lượng dự trữ cao nhất tại một thời điểm xác định, thường là thời điểm nhập mới một lô hàng. - Dự trữ thấp nhất: Lượng dự trữ thấp nhất tại thời điểm xác định, thường vào thời điểm quyết định nhập hàng để bổ sung dự trữ (điểm đặt hàng) - Dự trữ trung bình: Bằng ½ tổng dự trữ cao nhất và thấp nhất c.3. Phân theo đặc điểm của nhu cầu và sản xuất theo thời gian: - Dự trữ thường xuyên: Dự trữ đáp ứng nhu cầu hoặc sản xuất ổn định theo thời gian - Dự trữ thời vụ: Dự trữ đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng thời vụ; Nếu sản xuất có tính thời vụ thì doanh nghiệp thương mại phải tập trung dự trữ vào thời vụ thu hoạch để đảm bảo hàng hóa bán ra cho cả năm; Nếu nhu cầu có tính thời vụ thì doanh nghiệp thương mại cũng phải dự trữ với khối lượng đủ để đáp ứng nhu cầu lớn tập trung vào một thời ký nhất định. c.4. Phân theo các yếu tố cấu thành dự trữ trung bình - Dự trữ chu kỳ: Dự trữ nhằm đảm bảo cho bán ra giữa hai chu kỳ nhập hàng. Loại dự trữ này được thể hiện bằng qui mô lô hàng nhập. Dự trữ chu kỳ tham gia vào dự trữ trung bình bằng một nửa qui mô lô hàng. - Dự trữ trên đường: Dự trữ trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Loại dự trữ này tuỳ thuộc vào vị trí chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa các bên mua, bán. Dự trữ trên đường phụ thuộc vào qui mô tiêu thụ hàng hoá và thời gian trung bình vận chuyển hàng hoá: vv tmD . = ; 2 D v - Dự trữ hàng hoá trên đường m - Mức tiêu thụ hàng hoá bình quân một ngày v t - Thời gian trung bình hàng hoá trên đường - Dự trữ bảo hiểm: Dự trữ đề phòng những biến động do nhu cầu hoặc thời gian nhập hàng. Dự trữ này phụ thuộc vào cường độ biến động và yêu cầu đảm bảo dự trữ của doanh nghiệp. Trình độ dịch vụ khách hàng là do chính sách dự trữ bảo hiểm của doanh nghiệp: D b = d. z Trong quản trị dự trữ hàng hóa tại các cơ sở Logistics của các doanh nghiệp thương mại, thường sử dụng cách phân loại này. 3.1.2 Các mục tiêu của quản trị dự trữ hàng hóa Các mục tiêu của quản trị dự trữ hàng hoá trong kinh doanh thương mại bao gồm: Mục tiêu dịch vụ khách hàng, và mục tiêu chi phí dự trữ. 3.1.3Mục tiêu dịch vụ khách hàng Trình độ dịch vụ là việc xác định các mục tiêu hoạt động mà dự trữ phải có khả năng thực hiện. Trình độ dịch vụ được xác định bằng thời gian thực hiện đơn đặt hàng; hệ số thoả mãn mặt hàng, nhóm hàng và đơn đặt hàng (bán buôn); hệ số ổn định mặt hàng kinh doanh hệ số thoả mãn nhu cầu mua hàng của khách (bán lẻ). Những chỉ tiêu trình độ dịch vụ khách hàng trên đây phụ thuộc khá lớn vào việc quản trị dự trữ hàng hoá. Trình độ dịch vụ khách hàng do dự trữ thực hiện được tính toán theo công thức sau: c t M m d −= 1 Trường hợp khách hàng mua nhiều mặt hàng, thì trình độ dịch vụ chung đối với khách hàng được tính như sau: i n i c dd 1 = ∏= Chỉ tiêu trình độ dịch vụ khách hàng kế hoạch được xác định theo công thức sau: ( ) Q zf d . 1 δ −= Để nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng của dự trữ, có thể sử dụng những giải pháp sau: - Thứ nhất là giải pháp truyền thống: tăng cường dự trữ. Giải pháp này có thể đạt đến trình độ dịch vụ khách hàng nhất định, nhưng có thể làm tăng chi phí dự trữ và cả hệ thống logistics. - Thứ hai là giải pháp cải tiến: vận chuyển hàng hoá nhanh, chọn nguồn hàng tốt hơn và quản trị thông tin hiệu quả hơn. Giải pháp này nhằm chọn phương án tối ưu trong quản trị dự trữ hàng hoá. 3 D b - Dự trữ bảo hiểm d- Độ lệch tiêu chuẩn chung z- Chỉ số độ lệch tiêu chuẩn d- Trình độ dịch vụ khách hàng (một mặt hàng) m t - Lượng hàng hoá thiếu bán cho khách hàng M c - Nhu cầu của khách hàng cả kỳ d c - Trình độ dịch vụ chung cho một khách hàng d i - Trình độ dịch vụ của mặt hàng i n- Số lượng mặt hàng cung cấp cho khách hàng d- độ lệch tiêu chuẩn chung f(z)- Hàm phân phối chuẩn Q- Qui mô lô hàng nhập 3.1.4 Mục tiêu chi phí dự trữ Chi phí dự trữ là những chi phí bằng tiền có liên quan đến dự trữ. Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ là % của tỷ số chi phí đảm bảo dự trữ /giá trị trung bình của dự trữ. Cấu thành chi phí đảm bảo dự trữ bao gồm: - Chi phí vốn: chi phí bằng tiền do đầu tư vốn cho dự trữ. Chi phí vốn phụ thuộc vào giá trị dự trữ trung bình, thời gian hạch toán và suất thu hồi vốn đầu tư. Thông thường trên thị trường tiền tệ, tỷ lệ chi phí vốn được tính theo lãi suất tiền vay ngân hàng. Tỷ lệ chi phí vốn trung bình là 15%, dao động từ 8-40%. - Chi phí công nghệ kho, thường gọi là chi phí bảo quản hàng hoá dự trữ ở kho. Trung bình chi phí này là 2%, dao động từ 0-4%. - Hao mòn vô hình: giá trị hàng hoá dự trữ giảm xuống do không phù hợp với thị trường (tình thế marketing ). Thể hiện của chi phí này là % giảm giá bán. Chi phí này trung bình là 1,2%, dao động từ 0,5 - 2%. - Chi phí bảo hiểm: là chi phí đề phòng rủi ro theo thời gian. Chi phí bảo hiểm tuỳ thuộc vào giá trị hàng hoá và tình trạng cơ sở vật chất kỹ thuật. Chi phí này trung bình 0,05%, dao động từ 0 - 2%. - Ngoài ra còn có thể chi phí về thuế liên quan đến vị trí, địa phương, coi dự trữ là tài sản và bị đánh thuế. Chi phí đảm bảo dự trữ một đơn vị hàng hóa có thể viết dưới dạng sau: pkf dd = Tổng chi phí có liên quan đến quản trị dự trữ bao gồm: - Chi phí đặt hàng: F đ = h f Q M ; - Chi phí dự trữ: DpkF dd = ; - Chi phí thiếu hàng để bán: ( ) zff Q M F tt . δ = ; 3.1.5 Phân loại hàng hoá dự trữ và các hệ thống dự trữ hàng hóa a. Phân loại hàng hoá dự trữ và xác định mục tiêu dịch vụ khách hàng a.1. Phân loại hàng hóa dự trữ Phân loại hàng hoá dự trữ thành các nhóm A,B,C theo tầm quan trọng với những đặc trưng để quản trị dự trữ. Sự phân loại có thể dựa vào một số tiêu thức: doanh số, lợi nhuận, giá trị dự trữ, .Trong quản trị, người ta hay sử dụng tiêu thức doanh số. 4 M- Tổng mức tiêu thụ kỳ kế hoạch Q- Qui mô lô hàng nhập - Chi phí một lần đặt hàng k d - Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ p- Giá phí hàng hoá - Dự trữ trung bình f t - Chi phí thiếu bán một đơn vị hàng hoá f(z)- Giá trị hàm phân phối chuẩn theo biến số chỉ số độ lệch z : Chi phí bình quân dự trữ một đơn vị hàng hóa K d : Tỷ lệ chi phí một đơn vị dự trữ P: Giá trị một đơn vị dự trữ (giá hàng nhập kho) Qui tắc Pareto * , hay còn gọi là qui tắc 80/20 thường được sử dụng trong phân loại hàng hoá dự trữ. Theo qui tắc này, những hàng hoá nào có tỷ trọng đơn vị dự trữ hàng hoá (hoặc tỷ trọng khách hàng, đơn đặt hàng, người cung ứng ) thấp (20%), nhưng có tỷ trọng doanh số cao (80%) thì được xếp vào loại A. Tương tự, tỷ trọng đơn vị dự trữ cao hơn (30%), nhưng tỷ trọng doanh số thấp hơn (15%) được xếp vào loại B, và loại C có tỷ trọng đơn vị dự trữ hàng hoá cao nhất (50%), và tỷ trọng doanh số thấp nhất (5%). Cách phân loại này xác định tầm quan trọng của mặt hàng, khách hàng trong kinh doanh để có chiến lược thích ứng. Phương pháp phân loại này như sau: - Trước hết lập bảng phân loại (bảng 3.1) - Sắp xếp hàng hoá theo thứ tự từ doanh số cao đến thấp trên bảng phân loại. Sau đó, tính tỷ trọng doanh số của từng mặt hàng và điền vào bảng. - Tính tỷ trọng cộng dồn(tần suất tích luỹ) doanh số và mặt hàng theo từng mặt hàng. - Tiến hành phân nhóm hàng hoá căn cứ vào kết quả tính toán và qui tắc phân loại. Bảng3.1 Bảng phân loại hàng hóa dự trữ theo qui tắc Pareto Số T.T mặt hàng Tên, ký hiệu mặt hàng Doanh số Tỷ trọng doanh số m i /M Tỷ trọng D.S cộng dồn ∑m i /M Tỷ trọng mặt hàng cộng dồn i/n Xếp loại hàng hóa 1 … m1(max) d1(max) k1 h1 A 2 … m2 d2 k2=80% h2=20% 3 … m3 d3 k3 h3 B … … …. …. …. …. … … …. …. …. …. … … …. …. ….=95% ….=50% C n … m n d n k n = 100% h n = 100% M 100% Có thể mô tả cách phân loại hàng hoá theo qui tắc Pareto ở hình 3.1 * Vilfredo Pareto – Nhà kinh tế học Italia phát minh qui tắc này năm 1906 5 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 A B C Y XTỷ trọng mặt hàng(%) Tỷ trọng doanh số(%) 10 20 30 40 50 80 90 100 0 Hình 3.1 Đường cong Pareto và phân loại A,B,C a.2. Sử dụng kết quả phân loại • Xác định mục tiêu và mô hình quản trị dự trữ: Trên cơ sở kết quả phân loại, có thể xác định mục tiêu và chính sách dự trữ thích hợp. Những hàng hoá thuộc nhóm A yêu cầu chỉ tiêu dịch vụ cao nhất và áp dụng mô hình kiểm tra dự trữ thường xuyên; Những hàng thuộc nhóm C không cần chỉ tiêu dịch vụ cao, và áp dụng mô hình kiểm tra dự trữ định kỳ thông thường. • Áp dụng phân loại để kế hoạch hoá vốn dự trữ: Trên cơ sở phân loại hàng hoá theo các nhóm A, B, C kết hợp với một số dữ liệu kế hoạch, có thể dự tính vốn dùng cho dự trữ trong thời kỳ kế hoạch. Qui trình tính toán theo các bước như sau:  Bước 1: Tính toán dự báo tổng doanh số của các mặt hàng trong năm kế hoạch; xác định tốc độ chu chuyển dự trữ của các nhóm hàng.  Bước 2: Xác định tỷ trọng mặt hàng cộng dồn, và trên cơ sở đó xác định tỷ trọng doanh số cộng dồn trong năm kế hoạch dựa vào mối quan hệ giữa tỷ trọng doanh số và mặt hàng cộng dồn theo công thức sau: ( ) XA XA Y + + = 1 ( ) AA AA XY YX A − − = 1 6 Y- Tần suất tích luỹ theo doanh số X- Tần suất tích luỹ theo mặt hàng A- Hằng số xác định Y A - Tỷ trọng doanh số cộng dồn kỳ báo cáo (nhóm A) X A - Tỷ trọng mặt hàng cộng dồn kỳ báo cáo (nhóm A)  Bước 3: Tính tỷ trọng doanh số của từng mặt hàng năm kế hoạch: y i = Y i – Y i-1 , và trên cơ sở đó tính doanh số của từng mặt hàng trong năm kế hoạch: m i = M.y i (M: Tổng doanh số năm kế hoạch).  Bước 4: Phân loại hàng hoá dự trữ trong năm kế hoạch thành các nhóm A, B, C theo qui tắc phân loại.  Bước 5: Xác định vốn dự trữ trung bình của từng mặt hàng trong năm kế hoạch và tổng vốn dự trữ : i i di c m V = và: V d = ∑V di Ví dụ bài tập ứng dụng: Giả sử ở một kho hàng bảo quản 11 mặt hàng và có mối quan hệ là: X = 0,21; Y = 0,68. Ta xác định được A = 0,12. Kho có chính sách dự trữ khác nhau theo nhóm hàng hoá khác nhau. Tốc độ chu chuyển nhóm hàng A = 7: 1; nhóm B = 5: 1; nhóm C = 3: 1. Nếu doanh số / năm của kho là 25 tỷ đồng thì cần đầu tư dự trữ như thế nào? Cách xác định: Trước hết ta tính: X 1 = 1/N = 1/11 = 0,090; X 2 = 2/11 = 0,1818; . . Từ đây ta tính được Y, ví dụ ta tính Y 1 ( ) 4827,0 0909,012,0 0909,012,01 1 = + + = Y Và từ đây ta tính được doanh số của mặt hàng 1 là 12.068 triệu (tức, 0,4827 ´ 25.000 triệu). Tương tự tính cho X i và Y i được bảng 3.2 b. Các hệ thống dự trữ b.1. Hệ thống “kéo” và “đẩy” Việc hình thành dự trữ hàng hoá tại các cơ sở logistics có thể do từng cơ sở này quyết định tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của minh; Hoặc có thể do một trung tâm của doanh nghiệp đưa ra các quyết định dự trữ cho cả hệ thống. Vì vậy có 2 hệ thống quản trị dự trữ trong một doanh nghiệp. - Hệ thống "kéo": Với hệ thống này, xem mối cơ sở logistics (điểm dự trữ ) độc lập so với các cơ sở khác trong kênh. Việc hình thành dự trữ được tính toán tuỳ thuộc vào điều kiện của từng vị trí. Bảng3.2 Xây dựng kế hoạch dự trữ trên cơ sở phân loại A,B,C Thứ tự sản phẩm Tần suất tích luỹ mặt hàng (X i ) Doanh số tích luỹ Doanh số dự tính Dự trữ trung bình Tốc độ c.c dự trữ 1 0,0909 12.068 12.068 1.724 7:1 2 0,1818 16.867 4.798 685 7:1 3 0,2727 19.444 2.577 515 5:1 4 0,3636 21.052 1.608 322 5:1 7 A B V di : Vốn dự trữ của mặt hàng i C i : Tốc độ chu chuyển dự trữ nhóm hàng i (A,B,C) 5 0,4545 22.151 1.099 220 5:1 6 0,5454 22.950 799 160 5:1 7 0,6363 23.557 607 202 3:1 8 0,7272 24.039 477 159 3:1 9 0,8181 24.419 384 128 3:1 10 0,9090 24.735 316 105 3:1 11 1,0000 25.000 265 88 3:1 12 25.000 4.308 Chú ý: Dự trữ trung bình = Doanh số / tốc độ chu chuyển dự trữ. Hệ thống kéo phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại bán lẻ hoặc bán buôn có qui mô nhỏ. - Hệ thống "đẩy": là hệ thống hình thành dự trữ tại các cơ sở logistics không chỉ tuỳ thuộc vào điều kiện của từng cơ sở logistics (nhu cầu và dự trữ hiện có) mà phụ thuộc vào yêu cầu tập trung và phân phối dự trữ của cả hệ thống (doanh nghiệp ); Hệ thống do một trung tâm điều tiết dự trữ chung (quyết định “đẩy” sản phẩm dự trữ vào các đơn vị” Hệ thống này khá phức tạp nhằm tối ưu dự trữ cho cả hệ thống, trong điều kiện hiện nay do phát triển thông tin, hệ thống này càng được áp dụng rộng rãi. Hệ thống này thường được áp dụng đối với chuỗi bán lẻ. Mỗi hệ thống dự trữ có các cách thức tính toán các thông số khác nhau và rất phong phú. Nhưng hệ thống nào đi chăng nữa cũng phải đáp ứng các yêu cầu của quản trị dự trữ. b.2. Xác định các thông số dự trữ của hệ thống "đẩy" Xác định các thông số của hệ thống này phải trả lời các câu hỏi: ở mỗi kho sẽ duy trì lượng dự trữ bao nhiêu? Phân phối số lượng hàng hoá mua được cho mỗi điểm dự trữ là bao nhiêu? Có nhiều phương pháp khác nhau để tính toán các thông số của hệ thống “đẩy”. Ngày nay, do áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, có thể xây dựng các mô hình điều tiết dự trữ của hệ thống “đẩy”. Ở đây, chúng ta nghiên cứu 2 phương pháp đơn giản áp dụng trong hệ thống “đẩy”: phương pháp theo tỷ lệ nhu cầu dự báo, và phương pháp theo ngày dự trữ chung.  Phương pháp theo tỷ lệ nhu cầu dự báo Quá trình tính toán theo phương pháp này như sau: - Bước 1: Xác định nhu cầu của thời kỳ kinh doanh cho từng cơ sở logistics (kho). - Bước 2: Xác định số lượng hàng hoá dự trữ hiện có ở mỗi cơ sở logistics. - Bước 3: Xác định xác suất đảm bảo dự trữ ở mỗi kho. - Bước 4: Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở mỗi cơ sở logistics trên cơ sở lượng hàng hoá dự báo cộng với lượng hàng hoá dự trữ bảo hiểm. - Bước 5:Xác định lượng hàng hoá bổ sung dự trữ - chênh lệch giữa tổng lượng hàng hoá cần thiết và dự trữ hàng hoá hiện có. 8 C - Bước 6:Xác định số lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu cho từng điểm dự trữ theo tỷ lệ nhu cầu trung bình theo dự báo. Bước 7:Xác định số lượng hàng hoá phân phối cho từng điềm dự trữ bằng cách cộng lượng hàng hoá bổ sung dự trữ (bước5) với lượng hàng hoá phân phối vượt quá yêu cầu (bước 6). Ví dụ: Một công ty nông sản dự tính mua 125.000 T hàng hoá và sau đó đưa vào dự trữ ở 3 kho phân phối. Công ty phải xây dựng phương án phân phối lượng hàng hoá này cho 3 kho như thế nào đó cho hợp lý. Những dữ liệu báo cáo ở 3 kho như sau: - Xác định tổng lượng hàng hoá cần thiết ở từng cơ sở = Dự báo + ( Z ´ sai số dự báo) Z: Chỉ số độ lệch tiêu chuẩn tương ứng với xác suất đảm bảo dự trữ hàng hoá (tra bảng). Chẳng hạn, với xác suất đảm bảo dự trữ P r = 90%, thì Z = 1,28. Kho Dự trữ hiện có (T) Nhu cầu theo dự báo (T) Sai số dự báo (T) Xác suất đảm bảo dự trữ(%) 1 5.000 10.000 2.000 90 2 15.000 50.000 1.500 95 3 30.000 70.000 20.000 90 Kết quả tính toán được thể hiện ở bảng sau: Kho Tổng lượng cần thiết (1) Dự trữ hiện có (2) Lượng hàng bổ sung (3)=(1)-(2) Lượng hàng vượt yêu cầu (4) Tổng lượng phân phối (5)=(3)+(4) 1 12.560 5.000 7.560 1.105 8.665 2 52.475 15.000 37.475 5.525 43.000 3 95.600 30.000 65.600 7.735 73.335 å 160.635 110.635 14.365 125.000 Chú ý: Tổng lượng hàng phân phối vượt quá yêu cầu: 14.365 = 125.000 - 110.635. Tỷ lệ phân phối hàng vượt quá yêu cầu: 10.000/50.000/70.000.  Phương pháp ngày dự trữ chung Đây là phương pháp đơn giản trên cơ sở phân phối từ cùng một nguồn tập trung (như tổng kho) cho mỗi cơ sở logistics trực thuộc một lượng hàng hoá bổ sung dự trữ đảm bảo cho các cơ sở này đều có cùng số ngày dự trữ (tiêu thụ) hàng hóa như nhau. Các bước tiến hành theo phương pháp này như sau: Bước 1: Xác định tổng lượng hàng hoá hiện có tại nguồn tập trung, lượng hàng hoá cần dự trữ ở ở nguồn tập trung và lượng hàng hoá cần phân phối cho các cơ sở logistics trực thuộc. Bước 2: Xác định lượng hàng hoá dự trữ hiện có và mức tiêu thụ hàng hoá bình quân hàng ngày ở từng cơ sở logistics trực thuộc. Bước 3: Xác định số ngày dự trữ chung của cả hệ thống theo công thức sau: 9 ∑ ∑ = = + = n i i n i it d m DQ n 1 1 Bước 4: Xác định số lượng hàng hoá phân phối cho mỗi cơ sở logistics theo công thức sau: i i i di m m D nQ ×         −= Ví dụ: Một tổng kho xây dựng phương án phân phối hàng hoá cho các kho khu vực trên cơ sở các số liệu trình bày ở bảng sau: Đơn vị Dự trữ hiện có Mức tiêu thụ b.q một ngày Tổng kho 600 đv Kho 1 50 10 đv Kho 2 100 50 Kho 3 75 15 Tổng kho muốn giữ lại 100 đv và phân phối 500 đv cho các kho khu vực. Theo công thức, ta tính được số ngày dự trữ chung ( ) 67,9 155010 7510050500 = ++ +++ = d n ngày Từ đây ta tính được: 477,4610 10 50 67,9 1 ≈=×       −= Q đơn vị 38350 50 100 67,9 2 =×       −= Q đơn vị 7015 15 75 67,9 3 =×       −= Q đơn vị 3.1.6 Các mô hình kiểm tra dự trữ của hệ thống “kéo” Kiểm tra là hoạt động tất yếu của quản trị dự trữ, do đó phải xác định phương pháp kiểm tra. Phải xác định mô hình kiểm tra dự trữ trước vì nó ảnh hưởng đến các thông số quản trị dự trữ như: Điểm đặt hàng, qui mô lô hàng, dự trữ trung bình, và tất nhiên trình độ dịch vụ khách hàng và chi phí. Đối với hệ thống “kéo”, có các mô hình: Mô hình kiểm tra thường xuyên; Mô hình kiểm tra định kỳ thông thường; và Mô hình kiểm tra định kỳ biến dạng. a. Mô hình kiểm tra thường xuyên dự trữ Đây là mô hình phải thường xuyên kiểm tra tình trạng dự trữ để đưa ra các quyết định điều tiết dự trữ. Mô hình này thường áp dụng đối với những hàng hoá thuộc nhóm A, hàng có tốc độ chu chuyển nhanh. 10 n d - Số ngày dự trữ chung của cả hệ thống Q t - Tổng lượng hàng hoá phân phối từ nguồn tập trung D i - Số lượng hàng hoá dự trữ hiện có ở từng cơ sở logistics i m - Mức tiêu thu hàng hoá trung bình ngày ở từng cơ sở logistics . 0, 636 3 23. 557 607 202 3: 1 8 0,7272 24. 039 477 159 3: 1 9 0,8181 24.419 38 4 128 3: 1 10 0,9090 24. 735 31 6 105 3: 1 11 1,0000 25.000 265 88 3: 1 12 25.000 4 .30 8. phối (5)= (3) +(4) 1 12.560 5.000 7.560 1.105 8.665 2 52.475 15.000 37 .475 5.525 43. 000 3 95.600 30 .000 65.600 7. 735 73. 335 å 160. 635 110. 635 14 .36 5 125.000