Chương 3 QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG KINH DOANH THƯƠNG MẠI
BM Logistics KD Page 1 Chương 3 Quản trị dự trữ và mua hàng trong kinh doanh thương mại 1. QUảN TRị Dự TRữ ( XEM TàI LIẹU) 2. Quản trị mua hàng trong kinh doanh tm 2.1. Khái niệm, căn cứ và nguyên tắc mua hàng trong KDTM Mua hàng là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại các cơ sở hậu cần, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất Về bản chất kinh tế, mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Mua hàng không phải là mục đích tự thân trong kinh doanh thương mại mà do yêu cầu chia sẻ rủi ro giữa doanh nghiệp thương mại và các doanh nghiệp nguồn hàng trong hệ thống kênh phân phối và vận động hàng hoá. Thực chất, mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hoá để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó, chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng rất lớn của hoạt động mua hàng. Tuy rằng không phải mọi hoạt động mua có liên quan trực tiếp đến nhà quản trị hậu cần, nhưng mua ảnh hưởng gián tiếp đến dòng hàng trong kênh hậu cần. Các quyết định liên quan đến việc lựa chọn điểm giao hàng, việc xác định số lượng và thời gian mua, lựa chọn hình thức hàng hoá và phương pháp vận chuyển đôi khi là những quyết định quan trọng ảnh hưởng đến chi phí hậu cần. Ngược lại, các hoạt động liên quan đến thương lượng hợp đồng, đánh giá nguồn hàng, đảm bảo số lượng và phân tích giá trị không trực tiếp tạo ra sự di chuyển, dự trữ hàng hoá trong kênh cung ứng. Do đó, có thể nói rằng, mua hàng không hoàn toàn là trách nhiệm của các nhà quản trị hậu cần. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa mua và các hoạt động kho - vận có thể là rất quan trọng. Trong chương này, chúng sẽ chỉ nghiên cứu các hoạt động mua có liên quan đến hậu cần. Vai trò của mua hàng trong kinh doanh thương mại: - Tạo nguồn lực hậu cần - hàng hoá - ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần: Đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời với cơ cấu hợp lý và chất lượng đảm bảo. Trên cơ sở đó, thoả mãn tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng, đặc biệt dịch vụ mặt hàng, dịch vụ thời gian. - Tạo điều kiện để giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho kinh doanh thương mại. Mua hàng có vị thế quan trọng do trong doanh nghiệp thương mại, giá trị hàng hoá do mua chiếm tỷ lệ lớn, từ 60% - 80% doanh thu. Do dố, chỉ cần giảm chi phí tương đối trong mua là đã ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận hơn là giảm những chi phí khác. ảnh hưởng này của mua được gọi là nguyên lý đòn bẩy. Đồng thời, giảm giá mua còn làm tăng hiệu quả thu hồi vốn do làm tăng lợi nhuận và giảm vốn dùng cho mua. Để mua hàng một cách hợp lý, cần phải căn cứ vào những yếu tố sau; - Căn cứ vào các quyết định marketing về mặt hàng, giá, trình độ dịch vụ khách hàng - Căn cứ vào kết quả phân tích giá trị gia tăng, phân tích dự trữ, tình hình bán hàng, phân tích chi phí, phân tích nguồn hàng. - Căn cứ vào khả năng vốn dùng cho dự trữ, dùng cho mua hàng hoá Các nguyên tắc để tiến hành mua hàng bao gồm: - Nguyên tắc nhiều nhà cung ứng: Nguyên tắc này nhằm tránh cho doanh nghiệp khỏi bị lệ thuộc vào nguồn hàng, do đó, tránh được những rủi ro và bị nguồn hàng đưa ra những điều kiện bất lợi, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. - Nguyên tắc cân đối lợi ích, tạo mối liên hệ lâu dài, bền vững giữa doanh nghiệp thương mại và nguồn hàng, thực hiện tốt marketing các mối liên hệ. BM Logistics KD Page 2 - Nguyên tắc dịch vụ và chi phí hậu cần: Đảm bảo cung cấp hàng hoá để bổ sung dự trữ kịp thời, giảm chi phí cho toàn bộ quá trình cung ứng. Quá trình quản trị mua hàng bao gồm các giai đoạn: Xây dựng kế hoạch mua Triển khai quá trình mua Kiểm soát, đánh giá quá trình mua. 2.2 Xây dựng kế hoạch mua Kế hoạch mua gồm những nội dung cơ bản sau: Xác định số lượng, cơ cấu hàng hoá mua; xác định tổng trị giá hàng hoá mua; xác định nguồn hàng mua; xác định các chính sách thời điểm và lô hàng mua. b1. Xác định số lượng, cơ cấu và tổng trị giá hàng hoá mua Thông thường, để tính số lượng hàng hoá cần mua có thể dựa vào công thức cân đối. Theo quan điểm hậu cần, có thể xác định số lượng hàng mua theo công thức sau: M = (B + K + X + H) - (D + N) ở đây, M: Lượng hàng hoá cần mua B : Dự báo bán K: Lượng hàng mà khách hàng đã đặt hoặc ký hợp đồng X: Lượng hàng dùng để xúc tiến H: Lượng hàng hoá hao hụt (nếu có) D: Dự trữ hiện có Q: Lượng hàng hoá đã đặt hoặc đã ký hợp đồng với nguồn hàng Trên cơ sở tính số lượng hàng hoá cần mua, dự tính giá mua, có thể xác định được tổng trị giá hàng hoá mua trong thời kỳ kế hoạch nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí vốn mua và các chỉ tiêu khác trong kinh doanh. Đồng thời phân bổ khối lượng, doanh số mua cho từng thời kỳ, theo từng đơn vị hậu cần (trạm bán buôn, cửa hàng bán lẻ ), và có thể theo đơn vị nguồn hàng. b.2 Hoạch định nguồn hàng Chất lượng cung ứng và hiệu quả mua hàng phụ thuộc rất lớn vào việc xác định đúng nguồn hàng. Để xác định đúng nguồn hàng, cần phải phân tích, đánh giá nguồn hàng một cách cẩn thận. Quá trình phân tích nguồn hàng bao gồm các bước sau Quá trình phân tích nguồn hàng Tập hợp và phân loại nguồn hàng: Doanh nghiệp phải thống kê toàn bộ nguồn hàng có thể cung cấp hàng hoá cho mình. Trên cơ sở danh mục nguồn hàng, tiến hành phân loại theo các tiêu thức khác nhau nhằm xác định những đặc trưng cơ bản của từng loại và tạo điều kiện cho việc nghiên cứu nguồn hàng một cách tốt hơn. Có thể phân loại nguồn hàng theo một số tiêu thức sau: - Phân theo thành phần kinh tế và đặc trưng sở hữu: Nguồn hàng quốc doanh, nguồn hàng tư nhân, nguồn hàng thuộc các công ty trách nhiệm hữu hạn, cổ phần, các công ty liên doanh hoặc hoàn toàn vốn nước ngoài. Tập hợp và phân loại nguồn hàng Xác định mục tiêu và chiến lược của nguồn hàng Đánh giá nguồn hàng Xếp loại và lựa chọn nguồn hàng BM Logistics KD Page 3 - Phân theo vị trí trong hệ thống kênh phân phối: Nguồn hàng là các doanh nghiệp sản xuất; các doanh nghiệp thương mại bán buôn. - Phân theo qui mô và phạm vi hoạt động: Nguồn hàng trong nước, ngoài nước; Nguồn hàng địa phương, khu vực, và nguồn hàng có qui mô thị trường toàn quốc. Ngoài ra, tuỳ trường hợp cụ thể của từng doanh nghiệp, có thể sử dụng một số các tiêu thức khác để phân loại như: công nghệ sản xuất, đặc điểm của các mối quan hệ mua bán,. Xác định mục tiêu và chiến lược của nguồn hàng: Mục tiêu và chiến lược của nguồn hàng quyết định mối quan hệ giữa nguồn hàng và doanh nghiệp trong hệ thống kênh hậu cần. Có 2 mục tiêu cơ bản của nguồn hàng: mục tiêu dịch vụ và chi phí. Nếu nguồn hàng định mục tiêu dịch vụ thì khả năng quan hệ giữa nguồn hàng và doanh nghiệp phát triển, vì nguồn hàng cần các trung gian thương mại để thực hiện các dịch vụ. Còn nếu mục tiêu là chi phí thì sẽ hạn chế các mối quan hệ, trừ khi doanh nghiệp thương mại triển khai các hoạt động hậu cần với chi phí nhỏ hơn nguồn hàng. Mỗi nguồn hàng đều có chiến lược marketing phân phối. Nếu nguồn hàng xác định chiến lược phân phối trực tiếp, thì rất hạn chế khả năng quan hệ mua bán, và ngược lại. Đồng thời phải nghiên cứu xem nguồn hàng sử dụng chiến lược cường độ phân phối nào để lượng định là doanh nghiệp có thể là thành viên trong kênh phân phối của nguồn hàng hay không. Đánh giá nguồn hàng: Để đánh giá nguồn hàng, cần sử dụng các tiêu chuẩn nhất định. Dựa vào các tiêu chuẩn và bằng phương pháp cho điểm có thể xác định được những nguồn hàng có nhiều khả năng nhất. Các tiêu chuẩn để lựa chọn nguồn hàng bao gồm: - Tiêu chuẩn sức mạnh marketing: Thế lực, uy tín, các chiến lược marketing có sức thuyết phục trên thị trường: sản phẩm, giá cả,. - Tiêu chuẩn sức mạnh tài chính: khả năng vốn để sản xuất kinh doanh của nguồn hàng. - Tiêu chuẩn sức mạnh hậu cần: Khả năng cung ứng hàng hoá thoả mãn yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng, cơ cấu, chất lượng, thời gian, và địa điểm. - Tiêu chuẩn dịch vụ bổ sung Trên cơ sở các tiêu chuẩn lựa chọn, xác định độ quan trọng của từng tiêu chuẩn, cho điểm đánh giá việc thực hiện từng tiêu chuẩn của từng nguồn hàng. Sau đó tính tổng số điểm đánh giá. Nguồn hàng nào có tổng số điểm đánh giá cao nhất, thì nguồn hàng đó có nhiêu khả năng để lựa chọn. Bảng 2 (B.2) cho ta ví dụ về đánh giá nguồn hàng bằng phương pháp cho điểm. Xếp loại và lựa chọn nguồn hàng: Trên cơ sở điểm đánh giá nguồn hàng, tiến hành xếp loại theo thứ tự ưu tiên. Sau đó, kết hợp với các điều kiện ràng buộc lựa chọn nguồn hàng khác để thiết lập các mối quan hệ mua bán. Các tiêu chuẩn Xếp loại Rất kém (0) Kém (1) Khá tốt (2) Tốt (3) Rất tốt (4) - Khả năng kỹ thuật và sản xuất ì - Cạnh tranh giá ì - Chất lượng sản phẩm ì - Độ tin cậy cung ứng ì - Khả năng dịch vụ ì 4 + 2 + 4 + 2 + 4 = 16 Điểm trung bình: 16/5 =3,2 BM Logistics KD Page 4 Ghi chú: Nguồn hàng này mạnh trừ 2 tiêu chuẩn. Đại diện mua phải quyết định xem 2 điểm yếu này có quan trọng không. Sẽ phải phân tích lại đồng thời sử dụng độ quan trọng đối với 5 tiêu chuẩn. b.3 Xác định chính sách mua Chính sách thời điểm mua Thời điểm mua hàng có ảnh hưởng đến giá cả, chi phí vận chuyển, chi phí đảm bảo dự trữ. Có chính sách mua tức thì, tức là chính sách mua chỉ đáp ứng khi có nhu cầu; chính sách mua trước có lợi thế khi giá mua sẽ cao hơn trong tương lai; chính sách mua hỗn hợp: phối hợp mua tức thì và mua trước. Cần phân biết mua trước với mua đầu cơ. Mua đầu cơ có động cơ phong toả tăng giá trong tương lai, do đó, số lượng mua có thể vượt quá tông nhu cầu thời vụ dự đoán. Chính sách mua tức thì có ưu thế khi giá đang giảm và do đó, hiện tại không nên mua với số lượng lớn khi mua dần có thể đem lại giá thấp hơn. Mặt khác, mua trước là hành động mua với số lượng vượt quá nhu cầu hiện tại, nhưng không vượt quá nhu cầu dự báo trong tương lai. Chính sách này hấp dẫn khi mà giá mua trong tương lai sẽ tăng, và nếu mua trước sẽ với mức giá thấp. Tuy nhiên lúc này, dự trữ sẽ tăng và do đó sẽ phải cân nhắc giữa tăng chi phí dự trữ và lợi thế giá thấp. Khi nhu cầu có tính thời vụ, việc kết hợp 2 chính sách này - gọi là chính sách mua hỗn hợp - có thể đem lại hiệu quả. Ví dụ: Giả sử một trạm bán buôn có nhu cầu tiêu thụ một mặt hàng trong năm là 10000 đv/tháng. Biểu giá thời vụ được cho ở bảng sau Bảng giá theo các tháng trong năm Đơn vị tính: đồng Tháng Giá Tháng Giá 1 30000 7 10000 2 26000 8 14000 3 22000 9 18000 4 18000 10 22000 5 14000 11 26000 6 10000 12 30000 Trong trường hợp này, trạm sẽ chọn chính sách mua hỗn hợp. Do giá giảm dần từ tháng 1 đến tháng 6 nên trạm sử dụng chính sách mua tức thì ở thời kỳ này, còn từ tháng 7 đến tháng 12, trạm sử dụng chính sách mua trước có thể từ 2, 3, 6 tháng. Việc lựa chọn chính sách mua tốt nhất đòi hỏi phải cân đối được việc giảm chi phí do mua trước với chi phí dự trữ gia tăng do mua trước. Nếu chi phí đảm bảo 1 đv dự trữ là 100000đ/năm thì chi phí dự trữ trung bình đối với phương án mua tức thì là: (10000/2)ì100000 = 500 tr.đ/năm. Với chính sách mua trước 2 tháng vào 6 tháng sau, chi phí dự trữ sẽ là: [(10000/2).6/12 + (20000/2).6/12 ].100000 =750 tr. Chi phí dự trữ đối với chính sách mua trước 3 tháng và 6 tháng sẽ là 1000 tr(1 tỷ) và 1750tr (1,75 tỷ). Tổng chi phí đối với các chính sách mua được thể hiện ở bảng 4 (B.4). Nhìn vào bảng, ta thấy tổng chi phí thấp nhất đối với chính sách mua tức thì cả năm. Chi phí dự trữ tăng nhanh hơn vào thời kỳ mua trước. Tuy nhiên, nếu có sự giảm giá mua và cước phí vận chuyển do tăng qui mô thì mua trước có thể kinh tế hơn. Như vậy để lựa chọn chính sách mua thích hợp, cần phải tính tổng chi phí giá trị mua và dự trữ của từng chính sách mua theo công thức sau: BM Logistics KD Page 5 iii kh iim tmp T d mpF += 2 Ơ đây: F m : Tổng chi phí mua trong cả kỳ kế hoạch p i : Giá mua vào thời điểm mua lượng hàng hoá m i m i : Lượng hàng hoá mua vào thời điểm ứng với giá p i d: Tỷ lệ chi phí đảm bảo dự trữ hàng hoá T kh : Tổng thời gian trong cả kỳ kế hoạch t i : Khoảng thời gian đầu và cuối kỳ nhập lượng hàng hoá m i Các chính sách mua hỗn hợp Tháng Chi phí giá trị hàng hoá mua Mua tức thì Mua trước 2 tháng Mua trước 3 tháng Mua trước 6 tháng 1 300 tr 300 tr 300 tr 300 tr 2 260 - 260 - 260 - 260 - 3 220 - 220 - 220 - 220 - 4 180 - 180 - 180 - 180 - 5 140 - 140 - 140 - 140 - 6 100 - 100 - 100 - 100 - 7 100 - 200 - 300 - 600 - 8 140 - - - - 9 180 - 360 - - - 10 220 - - 660 - - 11 260- 520 - - - 12 300 - - - - Cộng 2400 tr 2280 tr 2160 tr 1800 Chi phí dự trữ 500 tr 750 tr 1000 tr 1750 tr Tổng cộng 2900 tr 3030 tr 3160 tr 3555 tr Xác định chính sách qui mô lô hàng Qui mô lô hàng mua phải được tính toán để đảm bảo tổng chi phí mua và dự trữ nhỏ nhất, tức là xác định qui mô lô hàng hợp lý. Các phương pháp xác định qui mô lô hàng đã được trình bày trong phần quản trị dự trữ hàng hoá. 2.4 Quá trình mua Trên cơ sở kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành các thương vụ mua hàng, tức là thực hiện các chu kỳ mua hàng. Sơ đồ chu kỳ mua hàng được thực hiện theo sơ đồ sau : BM Logistics KD Page 6 Xác định nguồn hàng và phương thức mua: Việc lựa chọn nguồn hàng để thiết lập các mối quan hệ mua bán đã được tiến hành trong giai đoạn kế hoạch. Tuy nhiên trong giai đoạn này cần phải xác định lại nguồn hàng một cách chi tiết, cụ thể phù hợp với tình thế diễn biến của thị trường. Nếu nguồn hàng có những thay đổi so với yêu cầu, cần phải có sự nghiên cứu, phân tích thêm để quyết định cho chính xác. Sơ đồ chu kỳ mua hàng tại các cơ sở hậu cần Đồng thời với việc xác định nguồn hàng là xác định phương thức mua. Phương thức mua là cách thức tạo lập các mối quan hệ trong mua bán. Tuỳ thuộc vào tình thế môi trường và các quyết định marketing mà có 3 phương thức: - Phương thức mua lại thẳng: Là phương thức mua không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng (gọi là người cung ứng trong - insuppliers) thường nỗ lực nâng cao chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này. Phương thức mua này thường áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc. - Phương thức mua lại có điều chỉnh: Là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa ngời mua và bán về hàng hoá, giá cả, cách thức cung ứng,. trong trường hợp tình thế môi trường thay đối và những quyết định mua bán của các bên không phù hợp. Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải chuyển nguồn hàng (người cung ứng ngoài - out- suppliers). - Phương thức mua mới (nhiệm vụ mới - new task): Bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn hàng để mua hàng trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định lại nguồn hàng, và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng. Đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng: Tuỳ thuộc vào phương thức mua mà có các hình thức quan hệ kinh tế với nguồn hàng. Đối với phương thức mua lại thẳng thì chỉ cần trao đơn đặt hàng là đủ, còn đối với các phương thức còn lại, phải tiến hành thương lượng và ký kết các hợp đồng mua bán. Nhập hàng: Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hoá vào các cơ sở hậu cần (cửa hàng bán lẻ, kho hàng hoá ). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhận hàng hoá và vận chuyển. Giao nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp thương mại. Quá trình giao nhận có thể tại kho của nguồn hàng hoặc tại cơ sở hậu cần Xác định nguồn hàng và phương thức mua Đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng Nhập hàng vào cơ sở hậu cần Hạch toán nghiệp vụ nhập hàng Nguồn hàng BM Logistics KD Page 7 1 2 3 4 5 doanh nghiệp thương mại. Trong trường hợp giao nhận tại kho của nguồn hàng, doanh nghiệp thương mại phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá. Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng. Yêu cầu và nội dung của giao nhận hàng hoá sẽ được trình bày rõ hơn ở chương nghiệp vụ kho hàng hoá. Nguồn hàng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá khi mua hàng, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán. Nhưng trong những trường hợp nhất định, doanh nghiệp thương mại phải tự mình vận chuyển hàng hoá trong mua (do đặc điểm hàng hoá phải có phương tiện vận tải chuyên dụng, hoặc nguồn hàng không có khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá ). Trong trường hợp này, doanh nghiệp thương mại phải có phương án vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất. Vấn đề tổ chức vận chuyển hợp lý sẽ được nghiên cứu kỹ hơn trong chương quản trị vận chuyển hàng hoá. Tuỳ thuộc vào việc thiết lập quan hệ mua bán giữa doanh nghiệp thương mại với khách hàng và nguồn hàng, mà có 2 phương thức nhập hàng: nhập hàng qua kho và nhập hàng chuyển thằng. Điều kiện để triển khai phương thức nhập hàng nào sẽ được nghiên cứu tỷ mỉ trong chương quản trị vận chuyển hàng hoá. Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng. Nhưng theo góc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hoá, cần phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập hàng để kiểm soát hoạt động mua hàng. Thanh lý hợp đồng Là quá trình tập hợp các dữ liệu thông tin về tình hình nhập hàng để theo dõi và kiểm soát hoạt động mua hàng. 2.4. Đánh giá và kiểm soát hoạt động mua hàng. Là quá trình đo lường và đánh giá kết quả mua hàng và tiến hành điều chỉnh để thực hiện các mục tiêu mua hàng. Quá trình kiểm soát mua hàng có thể được tiến hành theo sơ đồ sau (H.7). Quá trình kiểm soát hoạt động mua hàng Xác định các chỉ tiêu đo lường Thiết lập các tiêu chuẩn so sánh Đo lường kết quả mua hàng So sánh kết quả với tiêu chuẩn thực hiện hành động điều chỉnh Tiếp tục theo dõi việc mua hàng . tức thì Mua trước 2 tháng Mua trước 3 tháng Mua trước 6 tháng 1 30 0 tr 30 0 tr 30 0 tr 30 0 tr 2 260 - 260 - 260 - 260 - 3 220 - 220 - 220 - 220 - 4 180 - 180. 1800 Chi phí dự trữ 500 tr 750 tr 1000 tr 1750 tr Tổng cộng 2900 tr 30 30 tr 31 60 tr 35 55 tr Xác định chính sách qui mô lô hàng Qui mô lô hàng mua phải