Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp.doc.DOC

Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

Chơng 1 Cơ sở lí luận của quản trị dự trữ hàng hoátrong doanh nghiệp

1.1 Vai trò của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp

1.1.1 Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp Khái niệm về dự trữ hàng hoá :

Hàng hoá là một sản phẩm đợc sản xuất ra , trớc hết nó phải có công dụng thoả mãn

một nhu cầu nào đó của xã hội ( sản xuất hoặc tiêu dùng ) và nó phải đợc bán ra cho ngời khác chứ không phải tự tiêu dùng Nh vậy , hàng hoá của doanh nghiệp này cũng có thể vật t đầu vào của một doanh nghiệp khác

Sản phẩm hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp có thể là vật t đầu vào phục vụ cho sản xuất , và có thể là sản phẩm hàng hoá từ khi sản xuất đến khi đợc đem tiêu dùng ( sử dụng ).

Dự trữ hàng hoá là trạng thái sản phẩm hàng hoá cha đợc sử dụng ( tiêu dùng) theo công dụng, mục đích của nó Là sản phẩm hàng hoá, nó luôn luôn phải tuân theo một quá trình vận động từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Đó chính là quá trình trao đổi hàng hoá, lu thông hàng hoá Sản xuất ra hàng hoá là để tiêu dùng, chỉ khi bớc vào tiêu dùng sản phẩm trở lại thành sản phẩm đích thực Dự trữ hàng hoá chính là sự tồn tại của sản phẩm dới dạng hàng hoá, là sự ngng đọng của sản phẩm hàng hoá, đó là trạng thái sản phẩm hàng hoá đang trong quá trình vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng sản xuất hoặc tiêu dùng cá nhân.

Khái niệm về quản trị dự trữ hàng hoá :

Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận quá trình: Gồm các hoạt động quản trị liên quan đến

việc hoạch định, tổ chức, kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp nhằm đạt đợc các mục tiêu xác định.

Quản trị dự trữ theo cách tiếp cận nội dung: Quản trị hàng hoá đợc tiến hành trên ba phơng diện chính là quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật, quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị và quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá Nhằm đạt đợc các mục tiêu xác định.

Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá :

Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp thông qua việc xây dựng và

thực hiện kế hoạch dự trữ một cách hợp lý Đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất và đảm bảo an toàn cho hoạt động bán ra của doanh nghiệp, đồng thời đẩy nhanh vòng quay của vốn hàng hoá của doanh nghiệp.

Tối thiểu hoá chi phí dự trữ bằng cách giữ gìn hàng hoá và mặt giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá Tránh làm thất thoát h hao hàng hoá.

1.1.2 Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp:

Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho hàng hoá trong kho đủ về số lợng, đáp ứng

đợc nhu cầu của sản xuất, cơ cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm cho quá trình sản xuất, quá trình bán ra bị gián đoạn tránh ứ đọng hàng hoá.

Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho lợng vốn hàng hoá tồn tại dới hình

Quản trị dự trữ hàng hoá là quá trình tổ chức quản lý nắm vững lực lợng hàng hoá dự trữ trong kho Dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt hàng hoá dự trữ , cũng nh xử lý các hiện tợng ảnh hởng xấu đến số lợng và chất lợng hàng hoá nhập, xuất, dự trữ, bảo quản ở trong kho nhằm phục vụ tốt nhất việc sản xuất, lu thông hàng hoá của doanh nghiệp.

Nh vậy, quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng một số các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Xây dựng định mức dự trữ hàng hoá tối u cho doanh nghiệp Chúng ta cần đảm bảo đợc nguyên tắc này do:

Định mức dự trữ hàng hoá là sự quy định đại lợng tối thiểu phảI có theo kế hoạch của doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành bình thờng, liên tục và đều đặn.

Qua kháI niệm trên cho thấy hàng hoá không đủ mức cần thiết nó sẽ làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn và ngợc lại nếu dự trữ vợt mức cần thiết sẽ dẫn đến ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn

gây ra lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hoá cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều cần phảI tiến hành định mức dự trữ hàng hoá.

Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hoá, cần phảI tuân theo các quy tắc sau:

Qui tắc 1: Phải xác định đại lợng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc duy trì bình thờng trong mọi tình huống.

Qui tắc 2: Phải xác định đại lợng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả năng thực tế tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng nh quan tâm tới hệ thống giao thông mạng lới thơng mại, tình hình thị trờng và khả năng cạnh tranh.

Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tính toán một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 2: Thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho.

Nguyên tắc 3: Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho, đặc biệt là thẻ kho Hạch toán cập nhập, kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hoá vào thẻ kho.

Nguyên tắc 4: Phân bố hàng hoá trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết của kho Tổ chức chất xếp hàng hoá khoa học Thờng xuyên kiểm tra, chăm sóc hàng hoá trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng hoá dự trữ để khắc phục kịp thời.

Nguyên tắc 5: Cần xây dựng và có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng nh tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân lực tham gia và công tác quản trị dự trữ hàng hoá, mà ở đây phải đặc biệt quan tâm đến bộ phận trực tiếp nh bộ phận kho, nhất là thủ kho.

1.2 Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trongdoanh nghiệp:

1.2.1 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật:

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, h hỏng hànghoá trong kho Mặt khác quản trị dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất, nhập hàng

trong kho đợc dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm đợc số lợng từng loại hàng trong kho để kịp thời đa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá.

Quản trị dự trữ về mặt hiện vật gồm những nội dung chính nh sau:

Trớc khi chất xếp hàng hoá trong kho, thì chúng ta cần phân loại hàng hoá dự trữ trong kho theo các tiêu chí nh:

- Căn cứ vào giá trị hàng hoá dự trữ : Theo nguyên lý Pareto, nguyên lý ABC (80% đến 20%) , hàng hoá dự trữ thờng đợc chia thành 3 nhóm:

Nhóm A : Chiếm tỷ lệ nhỏ về số lợng hay chủng loại nhng thực hiện giá trị lớn về dự trữ (chiếm từ 70% đến 80%), từ đó tạo ra một dự trữ lớn Nhóm này cần đợc sự quan tâm đặc biệt của nhà quản trị cấp cao trong doanh nghiệp, cần có kế hoạch cụ thể thận trọng và cần đợc theo dõi thờng xuyên.

Nhóm B: Chiếm 10% đến 20% giá trị dự trữ, là nhóm hàng hoá ít quan trọng hơn Cần đợc theo dõi và chăm sóc định kỳ, nó thuộc tầm kiểm soát của nhà quản trị cấp trung gian.

Nhóm C : Chiếm 50% đến 60% về số lợng dự trữ , nhng chỉ thực hiện từ 5% đến 10% giá trị dự trữ nên ảnh hởng ít đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó những mặt hàng này đợc giao theo dõi cho các nhà quản trị cấp cơ

Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lí – hoá khác nhau và yêu cầu bảo

quản khác nhau Ví dụ :

Hàng nông sản cần tránh ma nắng, ẩm, cần đợc bảo vệ trớc sự phá hoại của sâu

bọ, côn trùng, chuột,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đợc ma, nắng, có phơng tiện phòng chống sinh vật phá hoại.

Các hàng hoá có giá trị cao cần đợc bảo vệ nghiêm ngặt.

Các loại hàng hoá dễ cháy cần phải đợc bảo quản trong các kho có khả năng chống cháy và có thiết bị, phơng tiện phòng, chữa cháy.

Các hàng hoá dễ lây mùi phảI đợc bảo quản riêng… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ.

 Phơng pháp và phơng tiện chất xếp hàng trong kho khoa học:

Phơng pháp, phơng tiện chất xếp khoa học vừa đảm bảo không h hỏng hàng hoá,

vừa đảm bảo dễ dàng, thuận tiện trong việc xuất hàng Cần có sơ đồ sắp xếp hàng trong kho một cách hợp lý.

 Thực hiện chế độ theo dõi hàng trong kho về mặt hiện vật:

Để theo dõi lợng hàng hoá dự trữ có thể tiến hành kiểm kê hàng bằng cách áp dụng

một trong hai phơng pháp kiểm kê:

Phơng pháp 1: Ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng để tiến hành số hàng thực tế còn lại trong các loại kho của doanh nghiệp Phơng pháp này có thể gây ảnh hởng đến tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phơng pháp 2: Thực hiện kiểm kê liên tục, nghĩa là số các mặt hàng thuộc diện kiểm kê đợc đếm hàng ngày hay hàng tuần, rồi căn cứ vào đó điều chỉnh các số liệu kiểm kê thờng xuyên.

Theo dõi lợng hàng hoá dự trữ bằng các phơng pháp kiểm kê cho kết quả chính xác nhng mất nhiều thời gian và tốn kém nhiều chi phí Vì vậy có thể sử dụng phơng pháp theo dõi dự trữ liên tục thông qua thẻ kho Lợng hàng hoá dự trữ có thể nắm đợc bằng cách trừ lùi Nó cho phép xác định chính xác lợng hàng hoá thực có trên sổ sách nếu thủ kho thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu trong kho.

Ngày nay, việc theo dõi hàng dự trữ đợc thực hiện nhờ sự trợ giúp của máy tính Ngời ta thờng nạp vào máy tính những dữ liệu liên quan đến mua hàng, đến bán hàng, với những chơng trình có sẵn, máy tính sẽ đa ra những thông số về hàng hoá dự trữ, nếu cần nó có thể đa ra những điều chỉnh cần thiết.

1.2.2 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị :

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị (hạch toán hàng hoá dự trữ ) nhằm mục đích kiểm soát đợc lợng vốn hàng hoá còn tồn tại dới hình thái hiện vật, làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá Đồng thời các nhà quản trị có cơ sở đa ra giá bán hợp lý (trong doanh nghiệp sản xuất thì đây cũng là cơ sở để tính giá thành) và tính toán mức lãi thu đợc thu đợc do bán hàng.

Có hai phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ :

 Phơng pháp tính theo giá thì có hai cách tính nh sau:  Tính theo giá mua thực tế :

Hàng hoá dự trữ sẽ đợc hạch toán theo giá mua vào thực tế, Phơng pháp này cho

phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn đọng lại trong kho, nhng cũng là phơng pháp rất khó thực hiện trên thực tế bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hoá dự trữ nào đợc mua với giá nào.

 Phơng pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền:

Đây là phơng pháp tơng đối dễ thực hiện nên thờng đợc áp dụng trong thực tế, bởi

vì dựa vào sổ sách nhập kho ngời ta dễ dàng tính đợc giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng hoá dự trữ sẽ bằng lợng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền ( vì vậy đại lợng giá trị này chỉ là số gần đúng) Giá bình quân gia quyền có thể tính bằng công thức sau:

Giá bình quân gia truyền =

Và mỗi lần xuất hàng phải giá hàng hoá theo phơng pháp bình quân gia

nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo Nh vậy hàng hoá dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và đợc tính theo giá mua vào của lô đó.

 Phơng pháp “nhập sau xuất trớc”:

Phơng pháp này lại ngợc lại với phơng pháp “nhập trớc xuất trớc”, theo phơng pháp này thì hàng hoá xuất ra sẽ theo trình tự từ lô nhập vào sau cùng dần cho đến lô nhập vào đầu tiên Nh vậy hàng hoá dự trữ thuộc (những) lô nhập đầu tiên và phải đợc hạch toán theo giá của (những) lô đó.

Để hiểu rõ hơn về hai phơng pháp trên, ta đi phân tích ví dụ sau : Trong năm 2006, có các số liệu sau đây về tình hình kinh doanh mặt hàng X của công

Hạch toán bằng các phơng pháp khác nhau, chúng ta sẽ có kết quả nh sau: PP hạch toán Giá hạch toán

Nh vậy các phơng pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hoá dự trữ không giống nhau và các trị giá mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộp không giống nhau Vì vậy, các nhà quản trị có thể sử dụng các phơng pháp hạch toán khác nhau để có thể quyết định giá bán ra có lợi nhất và làm thay đổi mức lợi nhuận trên sổ sách.

Các phơng pháp hạch toán hàng hoá dự trữ chỉ liên quan đến vấn đề định giá chứ không liên quan đến mặt hiện vật Các chính sách của doanh nghiệp sẽ chi phối mặt hàng nào sẽ đợc dùng đợc tiêu thụ trớc ngay khi có yêu cầu Và lợi nhuận của doanh nghiệp đợc tạo ra do giá bán cao hơn tổng chi phí để có đợc hàng hoá Hạch toán hàng hoá dự trữ là nhằm tính toán chính xác hơn chi phí đó Các phơng pháp hạch toán “Nhập trớc – xuất trớc” và “Nhập sau xuất tr-ớc” đợc áp dụng nhiều hơn ở doanh nghiệp có dự trữ hàng hoá lớn và thời gian lu kho lâu Về nguyên tắc nên sử dụng phơng pháp nhập sau xuất trớc trong thời kỳ lạm phát và phơng pháp nhập trớc xuất trớc trong thời kỳ giảm phát Đối với những mặt hàng mà dự trữ đợc xuất hết trong kỳ kinh doanh hoặc ít bị ảnh hởng bởi sự thay đổi của giá cả thì phơng pháp hạch toán theo giá bình quân gia quyền là đáp ứng đợc yêu cầu và tơng đối tiện lợi, mặc dù có chút khó khăn là mỗi khi nhập một lô hàng mới lại phải tính toán lại.

Nhìn chung trớc khi lựa chọn phơng pháp hạch toán giá trị hàng hoá dự trự tối u cho doanh nghiệp, các nhà quản trị của doanh nghiệp đã tính toán kỹ và xem xét tới nhiều vấn đề liên quan nh tình hình lạm pháp, các chính sách của nhà nớc với doanh nghiệp, đặc điểm các ngành hàng của doanh nghiệp,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ.và đa

ra quyết định lựa chọn phơng pháp hạch toán phù hợp và có lợi nhất cho doanh nghiệp.

1.2.3 Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế:

Mục đích của quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế là giải quyết mâu thuẫn dự trữ hàng hoá với nhu cầu của sản xuất , của lu thông hàng hoá và tối thiểu hoá chi phí dự trữ hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá của doanh nghiệp Vì vậy thực chất của công tác này là tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch dự trữ hàng hoá sao cho hợp lý, vừa đảm bảo an toàn cho bán ra,đảm bảo an toàn cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất, vừa thúc đẩy đợc vòng quay của vốn hàng hoá.

Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt kinh tế, gồm những nội dung chính sau:  Chúng ta phải đi xác định những chi phí liên quan đến dự trữ:

- Chi phí kho hàng, bến bãi nh : Chi phí khấu hao nhà kho, bến bãi, khấu hao

các trang thiết bị sử dụng trong kho; chi phí về nhân lực của bộ phận kho;… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ - Chi phí khi mua hàng : Đây chi phí một phần đợc hạch toán từ chi phí mua hàng, một phần đợc hạch toán từ chi phí nhập kho,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

- Chi phí phát sinh : Đây là những chi phí có thể là nhìn thấy đợc hoặc cũng có thể là những chi phí mà chúng ta không nhìn thấy đợc.

- Chi phí vốn đầu t : Cần phải hạch toán đợc chi phí này bởi thờng thì trị giá hàng hoá tồn kho sẽ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp.

- Chi phí do gián đoạn hàng hoá dự trữ khi thiếu hàng hoá phục vụ cho sản xuất, thiếu hàng hoá bán ra thị trờng của doanh nghiệp Việc hạch toán đợc chi phí giúp chúng ta nhận thấy đợc tầm quan trọng của công tác quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá.

 Quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá, tức là chúng ta phải đi xây dựng xác định đợc các chỉ tiêu dự trữ hàng hoá nh:

- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá cao nhất: Đây là chỉ tiêu dự trữ đợc xác định trên cơ sở lợng dự trữ thấp nhất cộng với lợng hàng nhập mỗi lần Chỉ tiêu này có hai cách để xác định nh sau:

Xác định theo lợng hàng hoá: Dự trữ thấp nhất + lợng hàng hoá nhập/lần Xác định theo số ngày: Dự trữ thấp nhất (ngày) và khoảng cách giữa 2lần nhập hàng.

- Chỉ tiêu dự trữ hàng hoá thấp nhất: Chỉ tiêu này đợc xác định dựa trên những căn

cứ sau : + Lợng hàng hoá bán ra bình quân trong ngày.

+ Lợng hàng hoá bảo hiểm tránh rủi ro hàng hoá về nhập + Lợng hàng hoá bán tại quầy

+ Các lợng hàng hoá cần thiết để chuẩn bị cho các khâu chuẩn bị sản xuất, chuẩn bị bán hàng.

- Chỉ tiêu dự trữ bình quân : Đây là chỉ tiêu đợc xác định nh sau: Dự trữ thấp nhất + Dự trữ cao nhất

Xác định theo lợng hàng: Dự trữ bình quân = 2

Xác định theo số ngày: Dự trữ bình quân = Dự trữ thấp nhất + 1/2 khoảng cách giữa 2 lần nhập hàng.

Trong thực tế kinh doanh, các doanh nghiệp có thể sử dụng một số các mô hình quản trị kinh tế hàng hoá dự trữ sau đây:

 Mô hình dự trữ theo lợng đặt hàng kinh tế EOQ (economic order quantity)

Các quan hệ trong sơ đồ 1 cho thấy rằng, dự trữ bình quân không chỉ phụ thuộc vào

dự trữ thấp nhất, mà còn phụ thuộc vào lợng hàng nhập mỗi lần Vấn đề đặt ra là cần tính lợng hàng nhập đó nh thế nào để đảm bảo đợc các mục tiêu của cung ứng hàng hoá Mô hình dự trữ theo lợng đặt hàng kinh tế cho phép xác định lợng hàng nhập tối u mỗi lần để có đợc chi phí nhập hàng và bảo quản là thấp nhất mà vẫn đảm bảo an toàn trong cung ứng Mô hình này đợc áp dụng trong những điều kiện nhất định sau:

Lợng hàng cần nhập trong toàn bộ kỳ kinh doanh biết trớc và là một đại

Chỉ có hai loại chi phí duy nhất là chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản Không xảy ra sự thiếu hụt trong kho nếu nh đơn đặt hàng đợc thực hiện đúng thời gian.

Công thức tính : EOQ =

Trong đó:

- EOQ là lợng hàng nhập mỗi lần (lợng hàng đặt hàng kinh tế); - Q : Là tổng lợng hàng cần nhập trong kỳ kinh doanh;

- CĐH : Chi phí đặt hàng tính cho một đơn hàng;

- CBQ : Chi phí bảo quản trung bình tính cho một đơn vị hàng hoá trong năm.

 Mô hình dự trữ thời điểm (JIT):

Trong phơng thức kinh doanh JIT ngời công nhân ở công đoạn sản xuất sau khi

nhận đợc sản phẩm của công đoạn sản xuất trớc nếu đạt yêu cầu họ sẽ để lại 1 thẻ Kamban xác nhận chất lợng sản phẩm, có nghĩa là họ đặt sản xuất thêm sản phẩm nh vậy tiếp theo Điều này chứng tỏ Kamban là công cụ quan trọng trong hệ thống sản xuất kinh doanh của JIT.

Các doanh nghiệp Nhật Bản là ngời đầu tiên sử dụng mô hình dự trữ này Mục tiêu của JIT là vừa đủ.

Ưu điểm:

Hàng hoá sẽ đợc đa đến nơi sản xuất, nơi bán đúng lúc cần đến nó, lợng dự trữ

đúng thời điểm là lợng dự trữ tối thiểu lúc cần thiết giữ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đợc diễn ra bình thờng Với phơng thức cung ứng và dự trữ đúng thời điểm doanh nghiệp cần phải xác định chính xác lợng từng loại hàng hoá để đảm bảo từng loại hàng hoá đợc đa đến nơI có nhu cầu đúng lúc, không sớm quá cung không muộn quá.

Cho phép giảm thiểu chi phí có liên quan đến cung ứng hàng hoá, đặc biệt làm cho vốn hàng hoá quay vòng nhanh hơn Tuy nhiên để tránh rủi ro cần có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp vì trên thực tế nhà cung cấp phảI gánh vác việc dự trữ hàng hoá cho các doanh nghiệp thơng mại.

Nhợc điểm:

Các đơn vị bán hàng chỉ đợc và cần phải bán hết một lợng hàng nhất định trong khoảng thời gian định trớc, điều này có thể làm giảm tính chủ động linh hoạt trong kinh doanh.

 Mô hình dự trữ “nhập trớc xuất trớc” (FIFO) và “nhập sau xuất tr-ớc” (LIFO) :

Mô hình này gồm có các phơng pháp sau:

Phơng pháp tính theo giá bình quân gia quyền:

Phơng pháp này thờng áp dụng trong thực tế dựa vào số nhập kho, nhờ đó ngời ta dễ

dàng tính đợc giá bình quân gia quyền giá trị hàng dự trữ sẽ bằng giá trị l-ợng hàng hoá dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền.

Giá bình quân gia quyền sẽ bằng tổng giá thành các lần nhập chia cho tổng trọng lợng các lần nhập.

Giá này dùng để đánh giá hàng nhập kho và hàng còn trong kho.

Ưu điểm : Phơng pháp này xoá khỏi những chênh lệch của giá mua trong một thời kỳ, do vậy nó làm cho giá thành ổn định hơn.

Nhợc điểm : Phải tính lại giá bình quân gia quyền mỗi khi có hàng nhập kho với một giá khác.

Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO) :

Với phơng pháp này thì hàng hoá xuất ra theo trình tự từ lô hàng đợc nhập vào đầu tiên sẽ đợc xuất kho trớc, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo Nh vậy, hàng hoá dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và đợc tính giá mua vào của lô hàng đó.

Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO) :

Với phơng pháp này, hàng hoá xuất kho theo trình tự từ lô nhập sau cùng cho đến lô nhập đầu tiên Nh vậy, hàng hoá tồn kho sẽ thuộc lô hàng nhập đầu tiên và phảI đợc hạch toán theo giá của lô đó.

Những nội dung chủ yếu của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, mà chúng ta đã tìm hiểu và phân tích ở trên là cơ sở lí luận quan trọng cho những phân tích, đánh giá công tác quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp.

1.3.Những nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị dự trữ hànghoá trong doanh nghiệp:

Dự trữ hàng hoá là sự cần thiết và yêu cầu khách quan đối với hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp thơng mại, nhng sự hình thành, duy trì và phân bố dự trữ cũng nh quyết định khối lợng dự trữ, các loại dự trữ,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ lại tuỳ thuộc vào các nhân tố bên trong và bên ngoài khác nhau của mỗi doanh nghiệp.

Có thể hình dung theo sơ đồ (sơ đồ 2) sau:

Các nhóm nhân tố Nhân

tố sản tố tiêuNhân thôngGiao kiện tựĐiều Tiếnbộ Chínhtrị và Xuấtnhập Trìnhđộ hoá xãVăn

ảnh hởng đến dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp của doanh nghiệp thơng mại

- Quy mô nhu cầu trung

Các nhóm nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp:

- Các nhân tố sản xuất: bao gồm trình độ chuyên môn hoá sản xuất mặt hàng,

quy mô của doanh nghiệp sản xuất, công nghệ áp dụng trong sản xuất, chu kỳ sản xuất, các cơ sở hiện có của sản xuất cùng mặt hàng và mối quan hệ của doanh nghiệp.

- Các nhân tố tiêu dùng: bao gồm quy mô, khối lợng và cơ cấu tiêu dùng mặt hàng; sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp thơng mại.

- Giao thông vận tải: Sự hình thành và phát triển của các tuyến đờng giao thông và khả năng vận tảI của từng loại phơng tiện giao thông, tốc độ vận chuyển trung bình Khả năng thông qua của các cảng, ga đầu mối và cơ chế tổ chức quản lý vận tảI hàng hoá Mối quan hệ trong vận tải hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại.

- Điều kiện tự nhiên và đặc điểm của hàng hoá:

Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đKhông chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hoá dự trữ.

Đặc điểm của hàng hoá là tính chất cơ lý, hoá học của hàng hoá quyết định điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển, giao nhận, bán hàng của doanh nghiệp thơng mại.

- Tiến độ khoa học – công nghệ: Tiến độ khoa học công nghệ mới ảnh hởng tới việc dự trữ, bảo quản, sử dụng các loại hàng hoá Sự xuất hiện các loại hàng hoá mới, tiến tiến, hiện đại, cũng nh việc xuất hiện của các phơng thức kinh doanh mới, các phơng tiện vận chuyển mới, các thông tin mới cũng ảnh h-ởng tới quy mô và thời gian dự trữ hàng hoá.

- Chính trị và pháp luật: Mức độ dân chủ trong kinh tế nh tự do gia nhập thị trờng, tự do cạnh tranh, quyền đợc tham gia thị trờng khu vực và quốc tế Sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật và sự nghiêm minh tuân thủ pháp luật Mâu thuẫn xã hội, tình hình ổn định của đất nớc cũng ảnh hởng tới khối lợng, cơ cấu và thời gian dự trữ của hàng hoá.

- Xuất nhập khẩu: Cơ chế chính sách xuất nhập hàng hoá, trong đó thuế, hải

quan,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đcó ảnh hởng rất lớn đến lợng hàng hoá nhập khẩu và dự trữ hàng hoá cho hoạt động xuất nhập khẩu Chính sách mở cửa, hội nhập về kinh tế quốc tế,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đđã đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá của đất nớc.

- Trình độ quản lý kinh tế: Trình độ quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại trong điều kiện chuyển đổi sang cơ chế thị trờng đang là khâu trọng yếu đòi hỏi phải có sự nỗ lực vợt bậc Trình độ quản lý kinh tế có ảnh hởng đến khai thác tiềm năng kinh tế của đất nớc và khả năng sử dụng nó để táI thiết đất nớc; sự phát triển kinh tế của đất nớc; mức độ lạm phát và khả năng khắc phục; sự hoàn thiện của cơ chế quản lý kinh tế đặc biệt là các văn bản quy định mối quan hệ kinh tế giữa ngời cung ứng với ngời sử dụng, ngời mua và ngời bán Về tổ chức lu thông , trao đổi hàng hoá và tổ chức kế hoạch hoá quá trình lu thông hàng hoá Sự nhận thức lí luận về dự trữ hàng hoá và vấn đề tổ chức thực hiện hoạt động dự trữ ở mỗi doanh nghiệp thơng mại.

- Về văn hoá xã hội và phong tục tập quán: Những nhân tố này cũng ảnh hớng tới hoạt động dự trữ hàng hoá.

Tóm lại, các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thơng mại có ảnh hởng đến dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại, đến khối lợng, thời gian và giá trị của hàng hoá dự trữ Tuy nhiên , thì còn cần phải xét cả đến các nhân tố bên trong doanh nghiệp thơng mại.

Các nhân tố chủ quan bên trong của doanh nghiệp thơng mại:

Doanh nghiệp thơng mại là ngời quyết định lĩnh vực kinh doanh, thị trờng mục tiêu, nguồn cung ứng và đơng nhiên cũng là ngời quyết định việc dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, là đảm bảo hàng hoá phục vụ cho kế hoạch sản xuất, cho khách hàng một cách

liên tục, thuận lợi, không bị gián đoạn, Những nhân tố sau có ảnh hởng lớn đến dự trữ hàng hoá ở doanh nghiệp thơng mại.

- Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp thơng mại: Doanh

nghiệp có vốn kinh doanh lớn sẽ có điều kiện trong cùng một thời điểm nhập đợc nhiều mặt hàng khác nhau và với khối lợng lớn “Buôn tài không bằng dài vốn” Doanh nghiệp thơng mại có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn cao, chuyên nghiệp có nghề, đội ngũ cán bộ nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm trên thơng trờng sẽ giúp cho doanh nghiệp thơng mại khai thác đợc nguồn hàng phong phú và mở rộng đợc thị trờng của doanh nghiệp thơng mại.

- Trình độ quản trị và kinh nghiệm kinh doanh là nhân tố quan trọng quyết định chiến lợc kinh doanh, các kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi và có hiệu quả kinh tế cao Trình độ quản trị cao và đợc thực tế thơng trờng trảI nghiệm giúp cho doanh nghiệp thơng mại sử dụng các yếu tố nguồn lực của mình có cân nhắc, tính toán và tiết kiệm đợc các chi phí sản xuất kinh doanh, rút ngắn đợc thời gian luân chuyển hàng hoá, hạn chế đợc rủi ro, thiệt hại trong sản xuất kinh doanh.

- Đặc điểm của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và nhu cầu: Dự trữ hàng hoá phải dựa trên đặc điểm của hàng hoá Đặc điểm của nguồn hàng sản xuất, thu mua, vận chuyển, bảo quản, sản xuất , bán hàng Với giá trị của hàng hoá cao thấp khác nhau, việc đảm bảo bán đợc hàng dự trữ có cơ cấu giá trị cao sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp thơng mại, ngợc lại những hàng hoá có giá trị thấp, việc dự trữ không ảnh hởng nhiều đến doanh thu Cần chú trọng dự trữ những hàng hoá cho những thị trờng có nhu cầu lớn và khôi phục lại dự trữ ấy mất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc nh phảI đặt hàng, phải giao nhận, vận chuyển từ những nơi xa xôi hoặc phải nhập khẩu từ nớc ngoài… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ

Ngoài những nhân tố trên còn khá nhiều các nhân tố chủ quan khác bên trong

các doanh nghiệp thơng mại, tuỳ thuộc vào các doanh nghiệp thơng mại cụ thể kinh doanh mặt hàng và ở những vùng cụ thể cần phảI tính đến.

Chơng 2 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị dự trữhàng hoá ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự.

2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

 Quá trình hình thành công ty:

Tiền thân của công ty cơ khí Ngô Gia Tự (NGT) là hãng Aviat do tên chủ t bản ngời Pháp thành lập vào năm 1920 tại Hàng Vôi ( nay là phố Tôn Đản),sau 1 thời gian đợc chuyển về 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Ngày 13/7/1968, nhà máy ô tô Ngô Gia Tự(NGT) đợc thành lập theo quyết định số 8081/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tảI, nhằm mục đích thích ứng với những đổi mới của đất nớc, của ngành giao thông vận tải.

Sau 40năm xây dựng và trởng thành, công ty đã 4 lần đổi tên:

Ngày đầu thành lập, công ty có tên gọi là nhà máy Ô tô Ngô Gia Tự

Đến ngày 15/12/1984 theo quyết số 2386/QĐ/TCCB của Bộ giao thông vận tải, công ty đợc đổi tên thành Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự.

Sau đó theo quyết định số 598/QĐ/TCCB ngày 4/5/1993 với tên gọi Nhà máy Ngô Gia Tự và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày 14/6/1993, với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng, phụ kiện của ngành giao thông , lắp ráp xe gắn máy.

Và đến tháng 6/1996, Nhà máy Ngô Gia Tự đợc đổi tên thành: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự, thuộc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải.

 Quá trình phát triển của công ty:

Lúc đầu thành lập, đó chỉ là 1 xởng nhỏ, sau bao thăm trầm cùng bao tổ chức quản lý khác nhau, nó đợc mở rộng và phát triển dần lên thành 1 doanh nghiệp nhà nớc có qui mô lớn nh ngày nay.

Hiện tại, công ty có những trụ sở và các phân xởng sản xuất nh sau:

Trụ sở giao dịch và xởng sửa chữa ô tô: 16 Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Trụ sở chính gồm những phòng ban đầu não của công ty và phân xởng Neo, phân xởng Bạc Bimêtal, phân xởng cơ khí thiết bị công trình: Thuộc khu công nghệ Ngọc Hồi, CN2.

Xí nghiệp taxi G và các dịch vụ vận tại khác: Có trụ sở ở 126 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội.

Nhà máy lắp ráp ô tô, ở khu công nghiệp Phố Lối Hng Yên, đang trong quá trình đợc xây dựng.

Tạm thời trong mấy năm qua, phân xởng lắp ráp ô tô khách vẫn đợc hoạt động ở địa điểm thuê của công ty V26.

Qua nhiều năm hình thành và phát triển, công ty không ngừng phát triển lớn mạnh,là 1 Doanh nghiệp lớn phát triển bền vững, ổn định, mở rộng và phát triển về sản xuất, cũng nh công tác tìm kiếm mở rộng thị trờng, nâng cao đợc vị thế, uy tín dần dần hình thành thơng hiệu công ty.

Song song với đó là sự quan tâm tới đời sống của cán bộ công nhân viên(CBCNV).

Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty đợc duy trì thờng xuyên năm sau cao hơn năm trớc đó Thu nhập của CBCNV ngày càng đợc nâng lên, đời sống ngày càng đợc cải thiện.

Bằng sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của tập thể lãnh đạo và của toàn thể CBCNV công ty, trong những năm qua, đã mang lại cho công ty nhiều thành

Sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông vận tải nh Neo, tôn sóng, bulong đờng sắt, nan can cầu, bạc Bimêtal, chi tiết xe máy, chi tiết ô tô,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ Và mở rộng phát triển kinh doanh các mặt hàng đó.

Nhận các công trình xây dựng xởng kết cấu thép Lắp ráp ô tô khách, kinh doanh ô tô khách.

Sửa chữa bảo dỡng ô tô.

Kinh doanh taxi G (taxi ga) và các dịch vụ vận tải khác.

Ngoài ra,công ty còn cho thuê mặt bằng, văn phòng để tăng doanh thu hàng năm và để cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.

Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác các nguồn vật t nhân lực tài nguyên của đất nớc, đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm tăng thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế.

Liên doanh và liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc phù hợp với quy định của pháp luật.

Nhập khẩu nguyên vật liệu, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, xuất khẩu thành phẩm các loại phụ tùng ô tô.

 Nhiệm vụ của công ty.

Thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty trên cơ sở chủ động và chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật.

Tuân thủ quy định của nhà nớc về quản lý hành chính, quản lý nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng thơng mại và các hợp đồng liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty.

Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh, đầu t đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí cân đối giữa xuất nhập khẩu, đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi và hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nớc.

Thực hiện tốt công tác tìm kiếm phát triển thị trờng, xây dựng thơng hiệu cho các sản phẩm chủ đạo của công ty.

Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả việc nâng cao chất lợng sản phẩm do công ty tự sản xuất, kinh doanh nhằm nâng cao khả năng tiêu thụ sản phẩm.

2.1.3 Bộ máy tổ chức nhân sự của công ty.

Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là 1 doanh nghiệp nhà nớc có quy mô lớn với bộ máy tổ chức quản lý đợc cơ cấu nh sau :

+ Một Giám Đốc : Phụ trách chung và quyết định mọi công việc trong công ty.

+ Hai phó Giám Đốc :

Một phó Giám Đốc Kinh doanh,phụ trách công việc kinh doanh của công ty Một phó Giám Đốc Tài chính ,phụ trách về mặt tài chính của công ty.

Bên cạnh đó còn có các phòng ban :  Phòng kỹ thuật : Gồm 10 ngời.

Đây là phòng có chức năng tham mu cho Giám Đốc về công tac kỹ thuật theo quy định, đa những ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất Xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định,xây dựng và dự trữ các bản thiết kế Xây dựng và quản lý các loại định mức vật t, sửa chữa thiết bị Xây dựng quy trình công nghệ kiểm tra chất lợng sản phẩm.

 Phòng kế hoạch : Gồm 6 ngời.

Có chức năng và nhiệm vụ là tham mu cho Giám Đốc phơng án mở rộng sản xuất Lên kế hoạch về công tác mua bán, cấp phát vật t cho sản xuất, quản lý và điều hành sản xuất, quản lý hang hoá có hiệu quả.

 Phòng Kinh doanh : Gồm 17 ngời.

Phòng kinh doanh có trách nhiệm đảm bảo đầu vào, đầu ra cho việc sản xuất và bán sản phẩm kinh doanh của công ty Cụ thể nh cung ứng vật t, nguyên vật liệu,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đ.kịp thời, đúng qui cách và đảm bảo về mặt chất lợng.

Tìm kiếm và phát triển thị trờng, có trách nhiệm bán các sản phẩm kinh doanh của công ty.

Xây dựng giá thành, giá bán sản phẩm.

Đây là phòng đóng vai trò rất quan trong trong quá trình kinh doanh của công ty  Phòng KCS : Gồm 9 ngời.

Đây là phòng có trách nhiệm về mặt chất lợng vật t đầu vào và sản phẩm bán ra thị trờng của công ty Kiểm tra các bán thành phẩm của từng công đoạn sản xuất.

 Phòng tổ chức Hành chính: Gồm 12 ngời.

Tham mu cho Giám Đốc về công tác tổ chức cán bộ, công tác lãnh đạo, tiền lơng, chế độ chính sách, thanh tra pháp chế, chính trị nội bộ, công tác an toàn sản xuất, xây dựng định mức lao động, đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên, tổng hợp số liệu công ty, tham mu về hành chính, quản lý số liệu, hồ sơ, văn phòng phẩm.

 Phòng kế toán tài chính : Gồm 4 ngời.

Tham mu cho Giám Đốc về công tác tài chính và kế toán của công ty, phân tích hoạt động tài chính của công ty hàng năm hoặc từng thời kỳ.

 Ban dịch vụ : Cung cấp dịch vụ cho các đơn vị bên ngoài.

Ngoài ra còn có tổ chức công đoàn, bảo vệ cho quyền lợi của ngời lao động, Đang uỷ công ty, bảo vệ, phòng y tế,… Vì vậy kho phảI thông thoáng, cao ráo, tránh đnhằm đảm bảo cho bộ máy công ty hoạt động hiệu quả.

 Cơ cấu tổ chức sản xuất:

- Phân xởng lắp ráp ô tô: Lắp ráp các loại xe khách 29 chỗ ngồi, 22 chỗ ngồi.

- Ban neo: Sản xuất các loại neo dự ứng lực.

- Xí nghiệp bạc Bimetal: Sản xuất các loại bạc nhíp phục vụ cho các việc sản xuất các loại phụ tùng ô tô.

- Phân xởng cơ khí thiết bị công trình: Làm giảI phân cách các loại tôn sóng, các phụ kiện kết cấu thép cũng nh các sản phẩm cơ khí khác.

- Phân xởng cơ điện: Sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ chiếu sáng cho các phòng ban, phân xởng toàn bộ công ty, chế thử các sản phẩm mới khi đa vào sản xuất chính thức, đào tạo và bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật để cung cấp cho các đơn vị.

- Xí nghiệp ô tô xe máy: Nhiệm vụ là bảo dỡng ô tô, xe máy.

CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688

CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688

Bảng…: Cơ cấu lao động của công ty 2004-2006.: Cơ cấu lao động của công ty 2004-2006.