Nhập kho vật t, hàng hoá:
Ngời giao hàng có trách nhiệm tập kết các loại hàng hoá đã tiếp nhận đến vị trí do thủ kho quy định. Báo Phòng KCS và cùng Phòng KCS, Thủ kho lập “Biên bản kiểm nghiệm – Giao nhận vật t, hàng hoá ” theo mẫu số 1. Biên bản… đợc lập thành 02 bản:
+ Giám định vật t : 01 bản làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
+ Phòng KCS : 01 bản làm căn cứ ký vào phiếu nhập kho và lu trữ.
Gửi biên bản cho Giám định cấp, phát vật t ( Giám định vật t thuộc Phòng kinh doanh) để Giám định vật t, lập phiếu nhập kho (theo mẫu số 2). Phiếu nhập kho đợc lập thành 02 liên:
- Liên 1: Ngời giao hàng giữ để làm chứng từ, kèm theo hoá đơn mua hàng làm thủ tục thanh toán với Phòng tài chính kế toán theo qui định.
- Liên 2: Thủ kho giữ để vào sổ theo dõi trung gian nhập kho. Sau thời gian 01 ngày giao lại cho giám định vật t để thực hiện công tác nhập số liệu vào thẻ kho và máy vi tính của đơn vị. Ngày mồng 05 hàng tháng giao toàn bộ phiếu nhập kho của tháng trớc cho Phòng tài chính kế toán quản lý, đối chiếu.
- Số phiếu nhập đợc đánh số thứ tự số từ 01,02, n theo tháng. … ví dụ:
Số: 01/1VT, đợc hiểu là Phiếu nhập kho vật t số 01 tháng 1.
- Phiếu nhập kho đợc coi là hợp lệ phải có đầy đủ các chữ ký quy định thể hiện trên phiếu ( theo mẫu số 2).
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Mẫu số 2: Phiếu nhập kho. Đơn vị:………..
Bộ phận:………. Mẫu số 2.
Phiếu nhập kho
Ngày ..tháng .năm ..… … … Nợ:………….
Số:………. Có:………….
-Họ và tên ngời giao hàng:……… - Theo…………..số………..ngày ...tháng năm… … ……của……… - Nhập tại kho:………địa điểm………
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x x - Tổng số tiền ( việt bằng chữ):………. - số chứng từ gốc kèm theo:……… ………. Ngày .tháng ..năm… … ……
Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Phòng KCS Thủ kho Phòng KD
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên (Ký, họ tên)
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
+ Giám định vật t lập phiếu xuất kho ( theo mẫu số 3) các công cụ, dụng cụ từ kho vật t theo yêu cầu của phòng kế hoạch sản xuất.
+ Căn cứ vào phiếu xuất kho – Thủ kho công cụ, dụng cụ (Phòng KH-SX)… có trách nhiệm lĩnh và đa về kho công cụ, dụng cụ để các đơn vị mợn phục vụ sản xuất, đồng thời vào sổ trung gian theo dõi.
+ Phiếu xuất kho đợc lập thành 02 liên.
- Liên 1: Giao thủ kho công cụ, dụng cụ để lĩnh công cụ, dụng cụ và vào sổ theo doi, lu trữ.
- Liên 2: Giám định vật t giữ để thực hiện công tác trừ thẻ kho và nhập số liệu vào máy vi tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng thủ kho và Giám định vật t giao toàn bộ phiếu xuất kho cho Phòng tài chính kế toán để quản lý, đối chiếu.
+ Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ phảI đánh số thứ tự từ 01,02, .n theo… tháng.
ví dụ:
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Mẫu số 3: Phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ: Đơn vị:………..
Bộ phận:………. Mẫu số 3.
Phiếu xuất kho
Ngày ..tháng .năm ..… … … Nợ:………….
Số:………. Có:………….
- Họ và tên ngời nhận hàng:………..Địa điểm(bộ phận)………… - Lý do xuất kho:……… ……….
- Xuất tại kho (ngăn lô):………địa điểm………
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm,hàng hoá Mã số vị tínhĐơn Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x x - Tổng số tiền ( việt bằng chữ):………. - số chứng từ gốc kèm theo:………. Ngày .tháng ..năm… … …… Ngời lập phiếu Ngời nhận hàng Thủ trởngĐV nhận hàng Thủ kho Phòng KD
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Nhập kho thành phẩm:
- Đơn vị có trách nhiệm tập kết các thành phẩm ( các thành phẩm đã kết thúc quá trình sản xuất tại đơn vị) đến tại vị trí do thủ kho quy định. Báo Phòng KCS và cùng Phòng KCS, thủ kho lập “Biên bản kiểm nghiệm – Giao nhạn vật t, hàng hoá ” … (theo mẫu số 1). Biên bản đợc lập thành 2 bản:
+ Giám định vật t : 01 bản, làm căn cứ lập phiếu nhập kho.
+ Phòng KCS : 01 bản, làm căn cứ ký vào Phiếu nhập kho và lu trữ.
- Đơn vị gửi “Biên bản kiểm nghiệp- Giao nhận vật t hàng hoá ” cho Giám… định vật t lập phiếu nhập kho ( theo mẫu số 2). Phiếu nhập kho thành phẩm đợc sản xuất tại công ty phải đợc đánh số thứ tự từ 01,02, .n theo tháng.…
Ví dụ:
Số: 02/4-TP, đợc hiểu là Phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất tại công ty số 02 tháng 4.
- Phiếu nhập kho đợc lập thành 02 liên.
+ Liên 1: Thủ kho giữ để vào sổ theo dõi nhập, xuất thành phẩm sản xuất trong Công ty. Sau 01 ngày giao cho Giám định vật t để thực hiện công tác nhập số liệu vào thẻ kho và nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao toàn bộ phiếu nhập kho thành phẩm của tháng trớc cho Phòng tài chính kế toán quản lý, đối chiếu.
+ Liên 2: Đơn vị giữ làm chứng từ thanh toán lơng.
- Phiếu nhập kho đợc coi là hợp lệ phảI có đầy đủ các chữ ký quy định trên phiếu.
Qui trình nhập kho mà công ty đa vào áp dụng khá chi tiết, chặt chẽ, đầy đủ về mặt thủ tục pháp lí. Nhìn chung quy trình nhập kho này là tốt, đáp ứng đợc nhu cầu về công tác nhập kho trong điều kiện hiện tại của công ty. Song còn cha phân định rõ đợc trách nhiệm giữa các bên tham gia vào quá trình, nên nhiều khi trong những trờng hợp áp dụng thực tế vẫn cha đảm bảo tuyệt đối đúng yêu cầu của quy trình, một số bớc bị cắt giảm và các bên tham gia vào quy trình nhập vẫn cha hoàn thành hết yêu cầu và trách nhiệm của mình.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
2.2.2.Phơng pháp và phơng tiện chất xếp hàng hoá trong kho của Công ty.
Phơng pháp chất xếp bảo quản hàng hoá trong kho:
- Các nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm phảI đợc sắp xếp riêng rẽ theo chủng loại, hợp lý, đảm bảo hạn chế tới mức thấp nhất những tác động có hại của các yếu tố tự nhiên, môI trờng và ảnh hởng lẫn nhau. Đồng thời việc sắp xếp phảI đảm bảo tính khoa học, tránh trờng hợp nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm bị lu kho quá thời hạn. Đối với những nguyên vật liệu có thời gian bảo quản không dài, cần sắp xếp sao cho nguyên vật liệu nào vào trớc phảI đợc sử dụng trớc, nguyên vật liệu nào vào sau phảI đợc sử dụng sau.
- Công tác sắp xếp hàng hoá trong kho, căn cứ nhiều vào tính năng sử dụng của từng loại hàng hoá và các đặc điểm gắn kết các chủng loại hàng hoá đó với nhau. Từ đó đa ra đợc phơng pháp sắp xếp hàng hoá thích hợp và tiện lợi nhất đối với công tác theo dõi và cấp phát hàng hoá.
- Đối với các loại vật t có yêu cầu sắp xếp, bảo quản đặc biệt thì Phòng Kỹ thuật phảI có văn bản hớng dẫn cụ thể để thủ kho thực hiện.
.. ………
Phơng tiện chất xếp hàng hoá trong kho của công ty:
Những vật t, hàng hoá có kích thớc nhỏ và trung, thờng sử dụng sức ngời là chủ yếu trong công tác chất xếp hàng hoá trong kho.
Đối với những vật t hàng hoá, bán thành phẩm, thành phẩm có kích thớc, thì công ty sử dụng máy cẩu hỗ trợ cho công tác chất xếp.
Ngoài ra, còn có các loại xe nâng, xe kéo tay, hỗ trỡ công tác di chuyển… sắp xếp hàng hoá.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
2.2.3.Quy trình xuất kho đang đợc công ty áp dụng.
Xuất kho vật t, nguyên vật liệu:
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng, Lệnh sản xuất của Giám đốc giao cho đơn vị.
- Căn cứ vào định mức vật t đợc Giám Đốc phê duyệt và ban hành.
- Căc cứ vào “phiếu yêu cầu mua vật t” phục vụ sản xuất theo “Lệnh sản xuất” do Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc Xí nghiệp, Xởng trởng, Quản đốc phân xởng ghi ý kiến đề xuất lĩnh vật t vào “Lệnh sản xuất” tại mục: ý kiến đơn vị (nếu có) rồi gửi Giám định vật t. Giám định vật t kiểm tra tính hợp lệ của việc đề xuất, nếu hợp lệ tiến hành việt phiếu xuất kho ( theo mẫu số 2).
Phiếu xuất kho phải đợc đánh số thứ tự từ 01, 02, n theo tháng.… Ví dụ:
Số: 01/2-VT, đợc hiểu là Phiếu xuất kho vật t số 01 tháng 2.
Giám định vật t việt xuất kho làm 02 liên – Giám định vật t ký vào vị trí ngời lập phiếu và xin chữ ký của trởng Phòng kinh doanh ( hoặc ngời đợc trởng Phòng kinh doanh uỷ quyền). Sau khi có đầy đủ 02 liên phiếu xuất kho cho ngời lĩnh vật t. Ngời lĩnh vật t mang 02 liên phiếu xuất kho xuống giao cho thủ kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ tục thực hiện phát hàng. Sau khi phát hàng ghi số lợng vào cột thực xuất và ký vào vị trí thủ kho, đồng thời giữ lại 02 liên Phiếu xuất kho để vào sổ trung gian theo dõi xuất vật t.
Sau thời gian 01 ngày phiếu xuất kho đợc giao lại:
- 01 liên: Giao cho Phòng kế hoạch sản xuất để theo dõi, điều hành. - 01 liên: Giao cho Giám định vật t để thực hiện việc trừ thẻ kho, nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Thực hiện xong giao cho Phòng tài chính kế toán để đối chiếu, quản lý.
Xuất kho cho mợn công cụ, dụng cụ:
Căn cứ vào yêu cầu của đơn vị sản xuất có chữ ký của thủ trởng đơn vị sản xuất. Xuất công cụ, dụng cụ cho mợn, vào sổ theo dõi lấy chữ ký xác nhận của ngời mợn. Thủ kho ghi rõ công cụ, dụng cụ đã cho mợn và ký xác nhận vào
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
yêu cầu mợn công cụ, dụng cụ của đơn vị sản xuất. Sau đó, gửi phiếu yêu cầu này tới Giám định vật t để làm thủ tục trừ thẻ kho và vào máy tính theo dõi công cụ, dụng cụ của đơn vị.
Xuất kho thành phẩm:
* Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết giữa Công ty và khách hàng. - Căn cứ vào tiến độ giao hàng.
- Phòng kinh doanh, việt giấy đề xuất bán hàng và lập phiếu xuất kho đối với hàng hoá, thành phẩm hoặc bảng kê chi tiết đối với các dịch vụ khác nh: sửa chữa ô tô, sửa chữa máy ., gửi Phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán viết… hoá đơn giá trị gia tăng theo qui định của Nhà nớc (Mẫu số: 01 GTKT- 3LL) thành 03 liên:
+ Liên 1 (màu tím): Lu Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý. + Liên 2 (màu đỏ ): Giao cho khách hàng.
+ Liên 3 (màu xanh): Giao thủ kho để vào sổ trung gian theo dõi bán hàng. Vào sổ song giao lại Giám định vật t, nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao lại toàn bộ hoá đơn tháng trớc cho Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý, đối chiếu.
Giám định vật t thực hiện trừ thẻ kho khi cỏ đủ 02 chứng từ: Phiếu xuất kho và hoá đơn bán hàng.
* Xuất kho thành phẩm để gửi hàng đi bán:
- Căn cứ hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết giữa công ty với khách hàng.
- Căn cứ đề nghị của Phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho (theo mẫu số 03), đề nghị tới Phòng tài chính kế toán để làm thủ tục.
- Phòng tài chính kế toán lập phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ theo qui định của Nhà nớc. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 03 liên.
+ Liên 1: Lu Phòng tài chính kế toán để theo dõi.
+ Liên 2: Giao cho đơn vị vận chuyển đi làm thủ tục đi đờng.
+ Liên 3: Giao Phòng kinh doanh để theo dõi hàng gửi đi bán và làm thủ tục thanh toán tiền vận chuyển.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ gửi hàng cho khách hàng thực hiện bán hàng, tiến hành lập Biên bản giao nhận với nội dung:
+ Bên nhận hàng : 01 bản.
+ Phòng kinh doanh : 01 bản để bảo hành. + Đại diện đơn vị vận chuyển : 01 bản.
+ Phòng tài chính kế toán : 01 bản để làm chứng từ thanh toán.
- Các đơn vị đại lý khi bán đợc hàng, đề nghị Công ty xuất hoá đơn đợc Giám đốc duyệt. Phòng tài chính kế toán viết hoá đơn giá trị gia tăng theo qui định của Nhà nớc (Mẫu số: GTKT- 3LL) thành 03 liên.
+ Liên 1 (màu tím) : Lu Phòng tài chính kế toán để theo dõi quản lý. + Liên 2 (màu đỏ ) : Giao khách hàng.
+ Liên 3 (màu xanh): Giao thủ kho để vào sổ trung gian theo dõi bán hàng. Vào sổ xong giao lại Giám định vật t nhập số liệu vào máy vi tính của đơn vị phục vụ công tác theo dõi. Ngày 05 hàng tháng giao lại toàn bộ hoá đơn tháng trớc cho Phòng tài chính kế toán để theo dõi, quản lý, đối chiếu.
Giám định vật t thực hiện trừ thẻ kho khi có đủ 02 chứng từ: Phiếu xuất kho và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
* Xuất kho thành phẩm để chào hàng, cho, tặng.
Phòng kinh doanh ( hoặc đơn vị đợc giao nhiệm vụ) làm tờ trình, trình Giám đốc duyệt, chuyển tờ trình tới Giám định vật t lập phiếu xuất kho ( theo mẫu số 03) đợc lập thành 03 bản:
+ 01 bản: Giao lại cho ngời đi bán hàng để chào hàng, cho, tặng.
+ 01 bản: Giao thủ kho để thực hiện xuất hàng, vào sổ theo dõi trung gian bán hàng. Vào sổ xong giao giám định vật t để thực hiện công tác nhập số liệu vào máy tính của đơn vị. Ngày 05 hàng tháng giao lại Phiếu xuất kho cho Phòng tài chính kế toán để Phòng tài chính kế toán đối chiếu, theo dõi, quản lý.
Giám định vật t thực hiện trừ thẻ kho khi có đủ 02 chứng từ : Tờ trình và Phiếu xuất kho.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyờn Photocopy - Đỏnh mỏy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Đơn vị có nhu cầu sử dụng làm tờ trình, trình Giám đốc Công ty phê duyệt, chuyển tờ trình tới Giám định vật t lập Phiếu xuất kho ( theo mẫu số:03) Phiếu xuất kho đợc viết thành 02 liên:
+ Liên 1: Giao đơn vị có nhu cầu sử dụng.
+ Liên 2: Giao thủ kho để xuất hàng vào sổ trung gian, theo dõi bán hàng.