Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Quản trị. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra. H. L.Sisk. Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nổ lực đạt được mục tiêu. Reinecke và Schoell. Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau đây: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”. Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây: - Làm việc với và thông qua người khác. Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc...thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác.

Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Quản trị. Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra để đạt được các mục tiêu đã đề ra. H. L.Sisk. Nhà quản trị là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nổ lực đạt được mục tiêu. Reinecke và Schoell. Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau đây: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”. Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây: - Làm việc với và thông qua người khác. Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc .thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác. - Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị. - Kết quả và hiệu quả: Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả. Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sựû đầu tư để đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ chức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách nhiệm của nhà quản trị. - Các nguồn tài nguyên hạn chế: Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh thì cũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con người, vật chất và tiền bạc). Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trong quá trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật của Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này. - Môi trường luôn thay đổi: Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường đó luôn biến đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin, chính trị, đạo đức. Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, công nghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế. Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào, trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của môi trường luôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyết định đúng đắn. Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như sau: - “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị. - “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ: Phòng Quản trị. Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả sau đây: Sơ đồ các cấp quản trị Quản trị Cao cấp Top Management Quản trị trung gian Middle Management Quản trị cấp cơ sở first line Managemt 2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management): Đối với một xí nghiệp kinh doanh ngày nay, nếu không công nhận quản trị hành chính là một ngành chuyên môn có tính chất chức năng, thì điều đó coi như một thảm họa chẳng khác gì việc khước từ một quy trình công nghệ mới. Stevens L. Shee Bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng đều có các công việc hành chính văn phòng. Vì thế các cấp quản trị phải biết quản trị hành chính văn phòng sao cho có hiệu quả. Họ phải biết tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng các Thư ký như những trợ lý giúp họ làm tròn chức năng quản trị của mình. Nguyễn Hữu Thân Như vậy: Quản trị Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ quan. Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây: - Lãnh đạo Văn phòng: văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh Văn phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản trị Văn phòng. - Quản lý công tác Văn phòng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn phòng. Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan. Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng. II. Tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng. Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hay Admisnistrative manager) hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hành chính (Administrative assistant), Trưởng phòng xử lý văn bản (Word processing supervisor/ manager), Trưởng phòng hồ sơ hoặc thông tin (Records or information manager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn những Thư ký chuyên nghiệp. Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây: - Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng. - Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành. - Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan. - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, phải luôn bổ sung trình độü học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, tham dự hội thảo đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng. - Phải có tính gần gũi, phải biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên. Từ đó mới có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan. - Phải có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn. Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vô giá. Nhưng nói đùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp. Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vì bạn không thể tiên đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào. Mc. Cormack. - Phong cách phải lịch sự và ngoại giao. Sự thành công tuỳ thuộc vào việc họ có nhận được sự ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay không. - Phải biết cách kiểm soát cảm xúc. Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai . - Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng. - Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống. - Có có phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hổ trợ các bộ phận khác. - Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mới. Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo người khác. III. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng. Là người lãnh đạo Văn phòng, Chánh Văn phòng là nhà quản trị.Chính vì vậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung đó là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra. Trong một cơ quan, công tác Văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực công tác của cơ quan. Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ thể. 1. Chức năng hoạch định (Planning): 1.1. Khái niệm. Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. - Có hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp. Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. Về phạm vi, hoạch định chiến lược thừơng bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức. Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược. 1.2. Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng: Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây: + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng. + Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hôi của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan. + Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. + Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan. + Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt độngv.v . 1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng: + Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện. + Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. + Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng. 1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng. Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What? Why? How? Who? Where? When?). Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứï các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hàng ngày; Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hàng tháng . 2. Chức năng tổ chức (Organizing). 2.1. Khái niệm. - Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. 2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc. + Xác định chức năng của tổ chức, + Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức; + Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động; + Xác định các cơ cấu của tổ chức; + Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu; + Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu; 2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị Văn phòng. + Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thưòng đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức. Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong Văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?”: ”Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặc không có các tổ?. Nếu có thì đó là tổ nào?”. + Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt độüng của đơn vị làm công tác Văn phòng. Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị. + Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng. Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v . + Phân bổ lao động về các tổ chức củaVăn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp. - Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng. III. Chức năng quản trị nhân lực: 1. Khái n iệm. Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối với lực lượng lao động thuộc Văn phòng cơ quan. 2. Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng. + Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai. + Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm.thi, tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới. + Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đối với con người thuộc tổ chức. + Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng. Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị Văn phòng. Bởi vì tập thể con người của Văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự thành công hay thất bại của công tác Văn phòng. Lực lượng lao động trong Văn phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất thiết phải thông qua vai trò của nhà quản trị Văn phòng. Một nhà quản trị học Xin - ga - po cho rằng: Điều quyết định cho sự tồn tại và phát triển của công tác là những con người mà Công ty đang có. Đó phải là những con người có học vấn cao, được đào tạo tốt, có đạo đức, có văn hoá và biết cách làm việc có hiệu quả. IV. Chức năng kiểm tra: (controlling). 1. Khái niệm. Kiểm tra trong quản trị Văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. 2. Nội dung kiểm tra trong quản trị Văn phòng: Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính. Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc .Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị. Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng. Nội dung tứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng. Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng. 3. Phương pháp kiểm tra. Công tác kiểm tra muốn đạt kết quả phải có ”Thước đo” để làm chuẩn mực. ”Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức, của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của Văn phòng đã đề ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của Văn phòng với chuẩn mực. Đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả Văn phòng. 4. Tác dụng của kiểm tra trong quản trị Văn phòng. Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực. Thông qua kiểm tra, đánh giá tình hình của Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác Văn phòng lên bước cao hơn. Như vậy kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch. Kiểm tra để uốn nắn. Kiểm tra để phát triển. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1. Trình bày khái niệm quản trị và quản trị hành chính văn phòng? Câu 2. Vẽ sơ đồ mô tả chức năng, nhiệm vụ của các cấp quản trị. Câu 3. Trình bày các tiêu chuẩn của nhà quản trị. Câu 4. Trình bày các chức năng của quản trị hành chính văn phòng. THẢO LUẬN   . Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Quản trị. Quản trị là sự phối hợp tất cả. chung của cả Văn phòng. III. Chức năng quản trị nhân lực: 1. Khái n iệm. Quản trị nhân lực trong quản trị Văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối với