Giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc đối với sinh viên đại học ngành quản trị văn phòng trường đại học nội vụ hà nội

Nắmbắt được nhu cầu của thị trường lao động nhiều trường bao gồm cả đại học, caođẳng đã tiến hành mở rộng đào tạo thêm ngành Quản trị văn phòng như cáctrường Đại học Khoa học Xã hội và N

MỤC LỤCLời cảm ơn

Mục lục

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

3 Mục tiêu nghiên cứu

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6 Giả thuyết nghiên cứu

7 Phương pháp nghiên cứu

8 Bố cục đề tài nghiên cứu

Việc làm là một trong những vấn đề xã hội có tính chất toàn cầu, là mốiquan tâm lớn của nhiều quốc gia Hiện nay quốc gia đang cần những nhân tài trẻ

để phục vụ cho đất nước Những sinh viên được học tập và rèn luyện tại cáctrường Đại học, cao đẳng Đây chính là những tài năng tương lai, giúp cho đấtnước phát triển, giải quyết về nhu cầu việc làm của người lao động.

Mặt khác để tìm được một công việc phù hợp cho mỗi người không hề dễchút nào, và điều này là rất khó khi lại là sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường Đixin việc ở đâu, làm thế nào để xin việc, công việc có phù hợp hay không?đó lànhững câu hỏi chung mà chúng ta cùng nghĩ tới

Với thực trạng sinh viên ra trường hầu như đều rơi vào tình trạng thấtnghiệp hoặc làm trái ngành nghề Có một vấn đề luôn được đặt ra ở đây, hàngnăm với số lượng lớn Sinh viên ra trường với các ngành nghề đào tạo khác nhau,nhưng các doanh nghiệp vẫn cứ than thở là thiếu nguồn nhân lực làm việc

Các trường Đại học ngày càng mở rộng các ngành nghề đào tạo và NgànhQuản trị văn phòng trong mấy năm gần đây đang trở thành Ngành thu hút đượcngười học cũng như nhu cầu tuyển dụng nhân sự ngành này ngày càng cao Nắmbắt được nhu cầu của thị trường lao động nhiều trường bao gồm cả đại học, caođẳng đã tiến hành mở rộng đào tạo thêm ngành Quản trị văn phòng như cáctrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, trường Đại học dân lập PhươngĐông, Trường Đại học Lao động và Xã hội,… Trường Đại học Nội Vụ Hà Nộicũng là một trong những trường đào tạo chú trọng về Ngành Quản trị văn phòng.Với số lượng cung vượt quá cầu, hiện tượng thất nghiệp đang là vấn đề của toàn

xã hội và sinh viên ngành Quản trị văn phòng cũng không tránh khỏi những lotoan suy nghĩ về việc làm trong tương lai sau khi ra trường Nhận thấy được vấn

đề bức thiết này, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài:“ Giải pháp góp phần nâng cao Kỹ năng xin việc đối với Sinh viên Đại học Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội”.

Việc nghiên cứu này giúp cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng trườngĐại học Nội vụ nhận thức được sự quan trọng của các kỹ năng mềm góp phầnvào hành trang cho nhu cầu tìm kiếm việc làm sau này Đồng thời thúc đẩy sinhviên tiến gần hơn trong công cuộc chinh phục nhà tuyển dụng Trong quá trình

nghiên cứu đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi kính mongđược sự góp ý của các Thầy Cô để đề tài này được hoàn thiện hơn

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về vấn đề việc làm của sinh viên trước đây đã có nhiều cuốnsách, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu đã cung cấp về lý luận về đề tài này Cónhiều nguyên nhân được tìm ra và có nhiều biện pháp giải quyết những vấn đềbức xúc được tìm hiểu nhưng nó chỉ mang tính chất chung chung chưa tìm đếnmột ngành cụ thể

Tài liệu “The Job search – your guide to success” của B Zarna (1997) đã

đề cập đến vấn đề của các bạn trẻ khi đang ở cuối khóa học hoặc Tài liệu “The Job search – your guide to success” của B Zarna (1997) với nhiều cảm xúc

khác nhau về triển vọng bắt đầu một sự nghiệp mới Cuốn sách tập trung vàoviệc chỉ dẫn kỹ năng, khám phá các lựa chọn, phát triển hồ sơ nghề nghiệp củabản thân, cách tìm kiếm việc làm ở đâu và tìm kiếm như thế nào, cách viết đơnđiền mẫu hồ sơ, các kỹ năng cần thiết cho buổi phỏng vấn diễn ra thành công.Tác giả cũng đã giúp cho các bạn trẻ có sự chuẩn bị sẵn sàng hơn cách duy trìviệc làm trong những ngày khởi đầu công việc (90 ngày đầu tiên) dựa trên việc

tự xác định tính cách của bản thân, cải thiện bản thân, làm việc với người có tínhcách khác, xử lý tình trạng căng thẳng,, cách đương đầu với năm công tác đầutiên và những lời khuyên để chuyển động tiếp lên cao hơn công việc khởi đầu.Tuy vậy, tài liệu này cũng chỉ đưa ra những chỉ dẫn khá đơn giản và phù hợphơn với đối tượng thanh niên ở những nước phát triển, có đầy đủ các điều kiện,nguồn lực được tiếp cận dễ dàng

Sách “Cẩm nang xin việc” của Quốc Hùng, (2005) đã đề cập đến vấn đềthiếu trầm trọng nguồn lao động có chất lượng cao Tác giả nêu rõ nguyên nhâncủa những yếu kém của sinh viên là do cách thức giáo dục của chúng ta quá chútrọng vào lý thuyết trong khi đó lại chưa quan tâm chính đáng tới kỹ năng thựchành Từ đó tác giả đã đưa ra những giải pháp hàng đầu sinh viên là phải có địnhhướng nghề nghiệp ngay từ khi còn đang ngồi trên ghế nhà trường, thậm chí khi

đã chọn nghề cho mình Tác giả cũng giúp sinh viên tốt nghiệp xác định khoảng

cách giữa bằng cấp và khả năng thực tế trong tuyển dụng, đồng thời trang bị chosinh viên những hành trang cần thiết như cách chuẩn bị tiếp cận nhà tuyển dụng,cách ứng xử, sự tự tin, hồ sơ ấn tượng, có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, biếtcách nói về mình Đặc biệt tác giả cũng dành nhiều trang để đưa ra những lờikhuyên hữu ích để tham gia phỏng vấn tuyển dụng thành công Cuốn sách đã đềcập nhiều khía cạnh quan trọng trong tiến trình tìm việc nói chung và đã đưa ranhững chỉ dẫn thiết thưc cho sinh viên khi đi tìm việc Tuy nhiên để áp dụngđược những lời khuyên đó khi bản thân sinh viên chưa nhận thức được phù hợp

và đúng đắn về mình, chưa có môi trường thuận lợi để phát triển bản thân, thựchành kỹ năng và trải nghiệm thực tế

Đề tài về “Thực trạng việc làm và khảo sát việc làm của sinh viên sau khi tốt nghiệp ở Việt Nam hiện nay” của trường Đại học kinh tế thành phố Hồ

Chí Minh đã góp phần đánh giá về thực trạng tình hình việc làm của sinh viêntrong cả nước sau khi ra trường cũng như tính phù hợp của chương trình đào tạovới thực tiễn Qua việc khảo sát tác giả còn tìm hiểu, đánh giá về các yếu tố ảnhhưởng đến kết quả xin việc và những yếu tố sinh viên nên chuẩn bị khi còn trênghế nhà trường Qua đó cho chúng ta một cái nhìn mới về những yêu cầu cơ bảntrong công việc hiện nay Tuy nhiên đề tài này mới chỉ đánh giá chung về tìnhhình việc làm của sinh viên Việt Nam khi ra trường, chưa nghiên cứu về vấn đềviệc làm của sinh viên các ngành khác, chưa đưa ra được các biện pháp giúpsinh viên có thể tiếp cận với nhà tuyển dụng

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường về “Sự đáp ứng của sinh viênngành Quản lý giáo dục trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đối vớiyêu cầu của thị trường lao động hiện nay” của TS Nguyễn Ánh Hồng đã giúpchúng ta thấy được thực trạng chung về vấn đề việc làm của sinh viên chuyênngành Quản lý giáo dục, những đánh giá và yêu cầu của các nhà tuyển dụng đốivới sinh viên chuyên ngành Quản lý giáo dục, Tuy nhiên, đề tài này chỉ tậptrung vào những sinh viên đã ra trường thuộc ngành Quản lý giáo dục chứ chưatìm hiểu về những sinh viên đã ra trường thuộc chuyên ngành khác, chưa nghiên

cứu về những khó khăn của sinh viên khi ra trường, chưa đưa ra được các biệnpháp cụ thể, thiết thực hỗ trợ cho sinh viên sau khi tốt nghiệp đi kiếm việc làm.

Đề tài nghiên cứu của chúng tôi mong muốn được đóng góp, bổ sungthêm những hạn chế, thiếu sót của các đề tài trên Trong đề tài chúng tôi đi sâuvào nghiên cứu về thực trạng kỹ năng mềm, trình độ chuyên môn của sinh viênĐại học Ngành Quản trị văn phòng Đồng thời tìm hiểu xu hướng tuyển dụngNgành quản trị văn phòng hiện nay Từ đó so sánh thực trạng sinh viên vànhững tiêu chí của nhà tuyển dụng Đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao kỹnăng xin việc sinh viên Đại học Ngành quản trị văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

 Mục tiêu chung: Tìm ra giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việccho sinh viên Đại học Ngành Quản tri Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khảo sát vấn đề việc làm và xu hướng tuyển dụng

- Kiến nghị các giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc cho Sinh

viên Đại học Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu về lý luận về Việc làm, Kỹ năng xin việc

- Thực trạng sinh viên Đại học ngành Quản trị Văn phòng trường Đại

học Nội vụ Hà Nội So sánh đối chiếu với một số trường Đại học trên địa bàn

Hà Nội

- Xu hướng việc làm hiện nay và tiêu chí tuyển dụng

- Đối chiếu giữa các tiêu chí tuyển dụng và thực trạng sinh viên

- Kiến nghị một số giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc cho

sinh viên Đại học Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng và Nhà tuyển

dụng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Không gian: Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.+ Thời gian: từ tháng 6 năm 2015 đến ngày 10 Tháng 8 năm 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu đồng loạt nâng cao hệ thống kỹ năng mềm cho sinh viên thì sẽ gópphần nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh viên Đại học Ngành Quản trị Vănphòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

7 Phương pháp nghiên cứu

Có nhiều phương pháp được chúng tôi sử dụng nghiên cứu nhưng dướiđây là những phương pháp chính

Có nhiều phương pháp được chúng tôi sử dụng nghiên cứu nhưng dướiđây là những phương pháp chính:

- Phương pháp khảo sát thực tiễn, chúng tôi đã tiến hành khảo sát với

200 sinh viên thuộc sinh viện đại học ngành Quản trị văn phòng trường Đại họcNội vụ Hà Nội Với những câu hỏi được dựa trên cơ sở mục đích, nhiệm vụ của

đề tài nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có số liệu khảo sát chúng tôi

tiến hành tổng hợp và thông kê các số liệu thu được bằng cách tính toán phầntrăm

- Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trình nghiên cứu chúng tôi

có tiến hành thu thập tài liệu từ báo chí, đài, internet, đồng thời thực hiện cáccuộc gặp gỡ, phỏng vấn trực tiếp sinh viên đại học ngành Quản trị văn phòng

- Phương pháp đặt phiếu câu hỏi

- Phương pháp mô tả, so sánh…

8 Bố cục đề tài nghiên cứu

Bài nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về Khoa quản trị văn phòng

Chương 2: Thực trạng sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng trườngĐại học Nội vụ Hà Nội và xu hướng tuyển dụng đối với sinh viên Ngành quảntrị Văn phòng hiện nay

Chương 3: Giải pháp nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh viên Đại họcNgành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, Khoa quản trịvăn phòng, Cô giáo Đinh Thị Hải Yến cùng quý cơ quan và các bạn sinh viên đãtạo điều kiện cho chúng tôi hoàn thành tốt báo cáo Khoa học này./.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2015

NHÓM SINH VIÊN

Ngô Thị Diên Đinh Thị Kim Cúc Nguyễn Thị Quỳnh Châu

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1.1 Khái quát chung về Khoa Quản trị Văn phòng

1.1.1 Khái quát chung về Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trụ sở làm việc của Khoa: Phòng A424, Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội-số 36 Xuân La- phường Xuân La- Tây Hồ- Hà Nội

Điện thoại: 043.7532.864

Khoa Quản trị văn phòng được hình thành và phát triển trên cơ sở cáckhoa:

* Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn 2001- 2004):

- Năm 1998 hệ trung cấp ngành Hành chính văn phòng được mở và đàotạo khoá 1 (1998-2000);

- Năm 2001 Khoa Hành chính văn phòng được thành lập và được giaoquản lí ngành Hành chính văn phòng;

- Năm 2004 Khoa Hành chính văn phòng đã xây dựng và mở thêm ngànhThông tin Thư viện (hệ trung cấp)

* Khoa Hành chính văn phòng và thông tin thư viện (giai đoạn 2008)

2004 Năm 2005 Khoa đã xây dựng và mở các ngành Cao đẳng Quản trị vănphòng; Cao đẳng Thông tin Thư viện;

- Năm 2007 xây dựng và mở ngành Cao đẳng Quản lí Văn hoá

* Khoa quản trị văn phòng (giai đoạn năm 2008 đến nay)

Khoa Quản trị văn phòng được thành lập theo một số Quyết định:

- Quyết định số 260/QĐ-CĐNV ngày 10/9/2008 của Hiệu trưởng TrườngCao đẳng Nội vụ Hà Nội trên cơ sở tách từ Khoa Hành chính văn phòng vàThông tin Thư viện

Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24/4/2014 của Hiệu trưởng TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

Theo thống kê , đến nay 100% cán bộ giảng dạy tại Khoa có học vị thạc

sĩ, 22% cán bộ đang học NCS; đến năm 2015 Khoa phần đấu 30% đội ngũ cán

bộ có học vị Tiến sĩ

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khoa quản trị văn phòng

Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV quy định vị trí và chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn của Khoa quản trị Văn phòng

Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cótrình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng , thư

ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tácquốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụphát triển kinh tế- xã hội

Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nhiệm vụ vàquyền hạn sau:

Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí vàđiều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các Khoa quản lý Chủ trì, tổ chứcquá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trongchương trình, kế hoạch giảng dạy của Trường;

Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo cáctrình độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xâydựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;

Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;

Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch doHiệu trưởng giao; xây dựng ngân hang đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiếnphương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trìthiết bị dạy- học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;

Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình ngắn hạn vềchuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệutrưởng phê duyệt;

Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.

Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinhviên thuộc Khoa quản lý

Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộcKhoa Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý

Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Nhà trường;

Xây dựng phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngăn hạn, phát triểnchương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điềukiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệutrưởng;

Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự ánhợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ,

cơ sở sản xuất, kinh doanh gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinhdoanh với đời sống xã hội;

Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tưtưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡngnâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;

Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giácán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhàtrường; Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao

Hiện nay, Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyênngành: Ngành Quản trị văn phòng và Ngành Thư ký văn phòng Quản lý đào tạo

hệ chính quy Ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc học, trung cấp, caođẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng quản trị văn phòng, đạihọc Quản trị văn phòng Trong bài nghiên cứu này chúng tôi chỉ tập trung tìmhiểu về sinh viên Đại học Ngành Quản trị văn phòng Chương trình đào tạo

Ngành Quản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực

có chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng vì thế năm 2012 theo tiêu chítuyển sinh Khoa quản trị văn phòng đã tiếp nhận với hệ Đại học Ngành Quản trịvăn phòng với các đặc điểm như sau với tổng số 304 sinh viên (tính theo sinhviên nhập học năm 2010) Trong đó có 41 sinh viên nam và 263 sinh viên nữ

Do tính chất ngành học nên tỷ lệ sinh viên nữ chiếm hơn 75% tổng số sinh viên

1.1.3 Vị trí việc làm và triển vọng Ngành Quản trị Văn phòng

Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp được cấp bằng cửnhân Quản trị Văn phòng và có thể làm việc như:

Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên vănphòng, nhân viên văn thư- lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức doanhnghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý

Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơquan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trị- xã hội, các doanh nghiệpthuộc mọi thành phần kinh tế

Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng,Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo

Với tốc độ phát triển nhanh như hiện nay, cùng với yêu cầu ngày càng cao

về chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực trong lĩnh vực vănphòng Thực tế cho thấy, nguồn nhân lực nước ta đang thiếu rất nhiều, cán bộchuyên môn thuộc ngành quản trị văn phòng còn rất hạn chế Vì vậy, khi ratrường sinh viên ngành quản trị văn phòng có nhiều cơ hội để lựa chọn, nơi làmviệc phù hợp với khả năng của mình Theo thống kê của trường Đại học Nội vụ

Hà Nội năm 2010, sinh viên sau khi ra trường có tới 95% sinh viên làm việcđúng ngành nghề của mình

Đặc biệt đối với những sinh viên có khát vọng lớn hơn, có tố chất lãnhđạo không muốn dừng lại ở vị trí Nhân viên văn phòng, sau khi hoàn thànhchương trình đào tạo Đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục họctập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên giatrong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư- lưu trữ hoặc làm việc ở vị trí cấp

cao hơn trở thành lãnh đạo cao cấp trong cơ quan, đơn vị, chẳng hạn như Giámđốc điều hành, chánh văn phòng,…

1.2 Đặc điểm sinh viên ngành Quản trị văn phòng

Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành: NgànhQuản trị văn phòng và Ngành Thư ký văn phòng Trong bài nghiên cứu nàychúng tôi chỉ tập chung tìm hiểu về sinh viên đại học khoa Quản trị văn phòng

Quản lý đào tạo hệ chính quy Ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậchọc, trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳngquản trị văn phòng, đại học Quản trị văn phòng Chương trình đào tạo NgànhQuản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực cóchuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng vì thế năm 2012 theo tiêu chí tuyểnsinh Khoa quản trị văn phòng đã tiếp nhận với hệ Đại học Ngành Quản trị vănphòng với các đặc điểm như sau với tổng số 304 sinh viên (tính theo sinh viênnhập học năm 2010) Trong đó có 41 sinh viên nam và 263 sinh viên nữ Do tínhchất ngành học nên tỷ lệ sinh viên nữ chiếm hơn 75% tổng số sinh viên

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KỸ NĂNG XIN VIỆC CỦA SINH VIÊN ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI

VỤ HÀ NỘI VÀ XU HƯỚNG TUYỂN DỤNG ĐỐI VỚI SINH VIÊN

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY

2.1 Vấn đề chung về kỹ năng xin việc của sinh viên

2.1.1 Khái niệm kỹ năng

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng Những định nghĩa nàythường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhân của mỗi người.Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng được hình thành khichúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn Kỹ năng học được do quá trình lặp đilặp lại một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó Kỹ năng luôn có địnhhướng và chủ đích rõ ràng

Vậy, Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể được thực hiện thuầnthục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết ( kiến thức hoặc kinh

nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi (Kỹ năng_nghề nghiệp, Bùi Trọng Giao,

2012, qua nguồn Internet.)

2.1.2 Khái niệm kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm là thuật ngữ xã hội học chỉ những kỹ năng có liên quanđến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử

áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người, kỹ năng mềm là những kỹnăng có liên quan đến việc hòa mình vào sống hay tương tác với xã hội, cộng

đồng, tập thể hoặc tổ chức ( theo nguồn Kenhtuyensinh.vn, truy cập lúc 9h15 ngày 7/08/2015; http://kenhtuyensinh.vn/ky-nang-mem-la-gi)

Kỹ năng mềm dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống conngười như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản

lý thời gian, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới…

2.1.3.Các yêu cầu về kỹ năng mềm của sinh viên

Phỏng vấn xin việc luôn là “ cửa ải” khó khăn nhất đối với các ứng viên

Vì thế hãy chứng tỏ bạn là ứng cử viên xuất sắc nhất với đầy đủ các kỹ năngmềm cần thiết Các kỹ năng mềm cần phải có như sau:

2.1.3.1 Kỹ năng viết CV

Để chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ vòng loại đầu các ứng viên phải cóbản CV công việc hoàn hảo, biết cách trình bày một bản CV chuyênnghiệp, có bố cụ rõ ràng, trung thực làm rõ được những ưu điểm của bảnthân

2.1.3.2 Khả năng làm việc độc lập

Tuy trái ngược với kỹ năng làm việc nhóm nhưng khả năng làm việc độclập cũng được coi là yếu tố quan trọng khi đi xin tuyển Nhà tuyển dụng cũngmong chờ nhân viên của họ có thể làm việc một cách độc lập khi cần thiết

2.1.3.3 Khả năng giải quyết nhiều loại công việc

Tiết kiệm thời gian, giảm nguồn nhân lực luôn là mục tiêu hướng tới củacác cơ quan, doanh nghiệp Vì thế, nhà tuyển dụng luôn cần những người có khả

năng làm được nhiều loại công việc Để đáp ứng được đòi hỏi của công việc,tích cực học tập, rèn luyện và thực hành để có thể nâng cao khả năng giải quyếtnhiều công việc là cách mà sinh viên phải làm để có thể thích ứng với những đòihỏi khắt khe của nhà tuyển dụng.

2.1.3.4 Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp luôn là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống con người nóichung Kĩ năng giao tiếp mà các nhà tuyển dụng cần có thể qua các hình thứcnhư:

- Gặp mặt trực tiếp với người khác, chia sẻ ý kiến, thông tin

- Nói chuyện qua điện thoại- biết cách xử sự, hiểu rõ vấn đề và giải quyếttình huống

- Trao đổi qua thư từ, e-mail hay các tài liệu khác

2.1.3.5 Kĩ năng thích ứng và linh hoạt

Hay nói cách khác, nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy ở một nhân viên tiềmnăng sự cống hiến qua việc đảm đương nhiều việc khác nhau Họ không muốnthuê một người cứng nhắc và thụ động trong môi trường làm việc thay đổi liêntục Thích ứng và linh hoạt có nghĩa là bạn phải:

- Sẵn sàng ở lại công ty trễ hay đi làm ngay cả những ngày nghỉ khi cóquá nhiều công việc để làm

- Giúp đỡ người khác lúc công việc họ bị quá tải mặc dù đó không phải làtrách nhiệm của bạn

- Lắng nghe ý kiến người khác và luôn sẵn sàng tiếp thu, học hỏi cái mới

- Giữ sự bình tĩnh trước mọi tình huống khó khăn

- Lên kế hoạch trước, trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra, cũng phải cómột kế hoạch B

2.1.3.6 Kĩ năng làm việc nhóm:

Cho dù bạn là một cá nhân nổi trội, tuy nhiên, nếu bạn không thể làm việcnhóm thì nhà tuyển dụng cũng không chọn bạn Hoạt động nhóm với nhiều

người thì qua những ý kiến khác nhau, sẽ có nhiều cách giải quyết vấn đề hơn.

Kĩ năng hoạt động nhóm bao gồm có:

- Trợ giúp đồng nghiệp giải quyết vấn đề

- Cho người khác lời khuyên, nhận xét về công việc của họ để giúp họhoàn thành công việc tốt hơn

- Tỏ thái độ tích cực, háo hứng để giữ tinh thần đồng đội, ủng hộ đồngnghiệp nói ra ý kiến về những điều họ cảm thấy chưa hài lòng

2.1.3.7 Kĩ năng giải quyết vấn đề

Hằng ngày chúng ta đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh từ nội bộ hay bênngoài Nhà tuyển dụng muốn tuyển một người có thể đảm đương những thửthách, khó khăn và tìm ra hướng giải quyết Ví dụ như:

- Nhìn ra vấn đề và nghĩ ra những hướng giải quyết khác nhau

- Thu thập thông tin nếu cần thiết

Đánh giá, phân tích các khía cạnh gồm điểm mạnh, điểm yếu của cáchướng giải quyết đó và đưa ra sự chọn lựa cuối cùng

2.1.3.8 Kĩ năng hòa đồng:

Tại công ty, bạn không chỉ giao tiếp với khách hàng mà còn giao tiếp vớiđồng nghiệp Không chỉ trong công việc, nhà tuyển dụng còn muốn các ứng viênphải biết cách tiếp xúc, trao đổi với nhau, thể hiện qua:

Thái độ tích cực, thân thiện, hòa đồng với đồng nghiệp, khách hàng haybất cứ ai mình gặp

Giải quyết rắc rối, mâu thuẩn với đồng nghiệp trên cơ sở bình đẳng

Thể hiện hăng hái, nhiệt tình, truyền cảm hứng cho người khác

2.1.3.9 Kĩ năng tạo động lực cho bản thân:

Khi công việc trở nên khó khăn hơn, người ta có thể bị chán nản Do đó,nhà tuyển dụng muốn thuê một người biết tự tạo động lực cho chính mình và nỗlực nhiều hơn để hoàn thành công việc Kĩ năng này bao gồm:

Thể hiện thái độ “mình luôn làm được” trong mọi trường hợp Thay vìđùn đẩy trách nhiệm, chấp nhận thiếu sót trong công việc thì luôn tìm cách tốthơn

Cố gắng, nỗ lực sau khi thất bại, hoặc bị phê bình.

Nhìn ở nhiều khía cạnh khác nhau, biết đào sâu, tìm hiểu vấn đề hơn làchỉ nhìn ở bề mặt

2.1.3.10 Kĩ năng thuyết phục

Trong thời đại mới, người chủ không muốn họ là người duy nhất đưa ralời nói và những người khác phải làm theo Do đó, họ cũng đánh giá cao kĩ năngthuyết phục và tạo sự ảnh hưởng Thông thường, kĩ năng này liên quan nhiềuđến công việc bán hàng, tuy nhiên, trong công sở, nó có thể được thể hiện qua:

- Làm mọi người thay đổi hướng suy nghĩ của họ thiên về hướng tích cực

và có lợi hơn

- Trình bày quan điểm cá nhân và sự đề nghị của mình theo cách logic vàthuyết phục mọi người nghe theo

2.2 Khái quát về vấn đề việc làm

2.2.1 Khái niệm việc làm

Theo bộ luật lao động_Điều 13 “ Mọi hoạt động tạo ra thu nhập, không bịpháp luật cấm đều được thừa nhận là việc làm”

Trên thực tế việc làm được biểu hiện dưới 03 hình thức:

- Làm công việc để nhận tiền lương, tiền công hoặc hiện vật cho công

việc

- Làm công việc để thu lợi cho bản thân mà bản thân lại có quyền sử

dụng hoặc quyền sở hữu (một phần hay toàn bộ) tư liệu sản xuất để tiến hànhcông việc đó

- Làm công việc cho hộ gia đình mình nhưng không được trả thù lao

dưới hình thức tiền lương, tiền công cho công việc đó Bao gồm sản xuất nôngnghiệp, hoạt động kinh tế phi nông nghiệp do chủ hộ hoặc một thành viên kháctrong gia đình có quyền sử dụng, sở hữu hoặc quản lý

Trong bài nghiên cứu này chúng ta chỉ đề cập đến việc làm biểu hiệndưới hình thức 01 Làm công việc để nhận tiền lương, tiền công hoặc hiện vậtcho công việc

2.2.2 Đặc trưng của việc làm

Nghiên cứu các đặc trưng của việc làm chính là việc tìm hiểu cơ cấu hoặccấu trúc dân số có việc làm theo các tiêu chí khác nhau nhằm làm rõ các khíacạnh khác nhau của vấn đề việc làm Bao gồm:

Cấu trúc dân số có việc làm theo giới và tuổi: Cho biết trong số nhữngngười có việc làm thì tỉ lệ nam, nữ là bao nhiêu tuổi, độ tuổi nào là lực lượng laođộng chính ( chiếm phần đông trong lực lượng lao động)

Sự thay đổi quy mô việc làm theo vùng ( nông thôn_ thành thị): Cho biếttiềm năng tạo thêm việc làm mới trong tương lai

Cơ cấu làm việc theo ngành kinh tế: Cho biết ngành kinh tế nào trong nềnkinh tế quốc dân có khả năng thu hút được nhiều lao động nhất ở hiện tại vàtương lai, sự dịch chuyển lao động giữa các ngành này

Cơ cấu việc làm theo nghề.: Cho biết nghề nào hiện tại đang tạo ra đượcnhiều việc làm nhất và xu hướng lựa chọn nghề nghiệp trong tương lai củangười lao động

Cấu trúc việc làm theo thành phần kinh tế: Cho biết hiện tại lực lượng laođộng đang tập trung nhiều nhất trong thành phần kinh tế và xu hướng dichchuyển lao động giữa các thành phần kinh tế trong tương lai Thành phần kinh tếđược dựa trên quan hệ sở hữu về tư liệu sản xuất

Trình độ văn hóa và đào tạo của dân số theo nhóm tuổi và giới tính, theovùng

vì, trong vô vàn những khó khăn, thách thức bởi sự khó tính của nhà tuyển dụngcùng với sự cạnh tranh gay gắt của đối thủ tìm việc như hiện nay ai biết cách bồi

dưỡng năng lực của mình, biết cách giới thiệu tài năng một cách độc đáo thìchắc chắn bạn sẽ dễ dàng nhanh chóng thu hút được nhà tuyển dụng Để thànhcông trên thị trường việc làm hiện nay, Sinh viên cần phải có một kế hoạch rõràng và chi tiết với các tiêu chí: khôn khéo, có mục tiêu, có tiếp thị, có địnhhướng, không tốn nhiều chi phí, mang tính thực tế và khả thi…

Quá trình tìm việc có gồm các bước như sau:

Bước 1: Hiểu rõ quá trình tìm việc:

Dưới đây là một trong số những quan niệm về quá trình tìm việc, chúng

sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình tìm việc và tự tin hơn khi đi xin việc:

- Tìm việc là quá trình “ tiếp thị” bản thân và tài năng của bạn

- Biết rõ được khả năng và thế mạnh sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà tuyểndụng

- Tìm kiếm việc làm sẽ mất nhiều thời gian của bạn

- Theo sát một kế hoạch đã vạch rõ, nhưng phải luôn linh hoạt

- Đừng từ bỏ công cuộc tìm việc trừ khi bạn thành công

Bước 2: Đánh giá bản thân:

Xác định và liệt kê những sở thích của bạn, kỹ năng, mong muốn và thóiquen làm việc của bạn Khi bạn biết rõ được tính cách của bạn, bạn có thể dễdàng xác định công việc và công ty phù hợp với bạn

Bước 3: Xác định những mục tiêu của bạn:

Bạn muốn công việc gì? Bạn thích các hoạt động công việc nào? Kiểu sếpnào phù hợp với bạn? Bạn muốn làm việc ở đâu? Biết rõ những điều bạn muốn

và mong chờ sẽ giúp bạn dễ dàng vạch ra những chiến thuật trong công cuộc tìmviệc hơn

Bước 4: Tạo hồ sơ xin việc:

Chuẩn bị và thu thập những tài liệu cần thiết sau:

- Thư ngỏ, thư cảm ơn, thư nhận lời hoặc từ chối công việc

- Resume

- Thư giới thiệu

- Bản sao học bạ, bảng điểm, bằng cấp, chứng chỉ…

- Các giải thưởng và khen thưởng

Bước 5: Tạo mạng lưới hỗ trợ

Hãy gọi điện cho bạn bè, người thân…để nhờ sự giúp đỡ của họ trong quátrình tìm việc Họ sẽ là nguồn giúp đỡ tiềm năng, có thể sẽ mang lại việc làm tốtcho bạn

Bước 6: Tìm kiếm nhà tuyển dụng

Tìm kiếm những nhà tuyển dụng và công ty tiềm năng đang có nhu cầutuyển nhân viên Xác định xem công ty nào thực sự phù hợp với bạn, công tynào thực sự có nhiều cơ hội để bạn phát triển tiềm năng Tiếp đến, tìm kiếm têncủa những người đang làm công việc mà bạn muốn ứng tuyển

Bước 7: Nộp hồ sơ xin việc

Chuẩn bị tất cả thư ngỏ, resume và những tài liệu liên quan để nộp chonhà tuyển dụng Hãy đảm bảm rằng tất cả những tài liệu bạn chuẩn bị đều trôngthật chuyên nghiệp Tiếp đó, bạn có thể gửi hồ sơ xin việc qua đường bưu điện,fax hoặc email tới công ty bạn muốn ứng tuyển

Bước 8: Tham dự phỏng vấn

Tìm kiếm thông tin của công ty trước buổi phỏng vấn Tìm hiểu xem công

ty hoạt động trên lĩnh vực nào và bạn có thể đóng góp gì cho sự phát triển, mụctiêu của công ty Ăn mặc chỉnh tề và gọn gàng Biết rõ là bạn muốn mức lương

và thưởng bao nhiêu, sẵn sàng thõa thuận khi có thể Bạn nên gửi một lá thưcảm ơn sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, nhấn mạnh rằng bạn có thể mang lạinhững lời ích gì cho công ty

Bước 9: Nhận lời hoặc từ chối công việc

Gửi thư cho công ty mà bạn ứng tuyển để trả lời là bạn chấp nhận lời mờicủa công ty hay không Nếu bạn nhận lời làm việc cho công ty, hãy bày tỏnhững đánh giá của bạn, lặp lại những điều khoản trong thư mời của công ty gửicho bạn và hỏi xem khi nào bạn có thể bắt đầu công việc mới của mình Ngoài

ra, nếu bạn không nhận lời mời làm việc của công ty, bạn cũng nên gửi một bứcthư cho công ty giải thích lý do và thể hiện rằng bạn đánh giá rất cao về công ty

Bước 10: Đánh giá quá trình

Nếu bạn không xin được công việc đúng như mong muốn, hãy tự hỏi bảnthân những câu hỏi sau:

- Tôi đã hoàn thành tốt mọi điều cần thiết hay chưa?

- Mỗi bước trên tôi đã làm tốt hay chưa?

- Tôi cần phải cải thiện những điều gì?

2.2.4 Một số gợi ý cho sinh viên mới ra trường khi tham dự phỏng

vấn ( dựa trên nguồn thông tin từ trang CAREER MARKET VIET NAM truy cập

vào lúc 00:25 ngày 10/8/2015)

- Làm đẹp hồ sơ trực tuyến

Những người đã và sắp tốt nghiệp nên nỗ lực tối đa trong việc tìm kiếmviệc làm trên mạng Bạn nên đầu tư một CV hoàn chỉnh trên các trang mạng tìmviệc, về kỹ năng, thành tích và lĩnh vực chuyên môn Có như vậy thì nhà tuyểndụng mới dễ dàng tìm thấy thông tin và hiểu rõ về kỹ năng trình độ của bạn Bạnnên dành ra ít nhất 1 giờ mỗi ngày để cập nhật, chỉnh sữa hồ sơ của mình trêntrang mạng Như vậy, hồ sơ của bạn dễ dàng được các nhà tuyển dụng tìm thấyhơn

- Trau dồi một bộ hồ sơ giấy hoàn chỉnh

Khi đã có một bộ hồ sơ trực tuyến, bạn cũng nên chuẩn bị đầy đủ một bộ

hồ sơ giấy ( sơ yếu lý lịch, hình thẻ, bằng cấp photo…) Nếu nhà tuyển dụng goibạn phỏng vấn, bạn sẽ có sẵn bộ hồ sơ này để mang theo Nhà tuyển dụng sẽthấy được sự chu đáo, nhiệt tình của bạn

- Khéo léo bộc lộ cá tính

Trong quá trình phỏng vấn, bạn hãy tự tin là chính mình Cá tính của bạn

có thể giúp bạn nổi bật trong hàng loạt ứng viên một màu kia Khi có quá nhiềuứng viên cạnh tranh cho cùng một vị trí với trình độ tương đương, nhà tuyểndụng thường chọn những người mà họ cảm thấy khá thú vị khi làm việc hàngngày

- Nên đặt một vài câu hỏi thông minh

Trong một buổi phỏng vấn, việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ngoàiviệc giúp bạn hiểu thêm về công ty, nó còn tạo ấn tượng tốt về bạn với nhàtuyển dụng Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên có những câu hỏithông minh sau buổi phỏng vấn việc đặt câu hỏi sẽ khiến nhà tuyển dụng tinrằng, bạn thật sự yêu thích công ty và mong muốn làm cùng công ty.

- Tập trả lời trước những câu hỏi phỏng vấn:

Trước những buổi thuyết trìn, bạn thường chuẩn bị khá kỹ Vì thế khi điphỏng vấn bạn hãy lên mạng tìm hiểu trước một số câu hỏi thường gặp trongbuổi phỏng vấn Sau đó soạn thảo lại và đứng trước gương trả lời những câu hỏinày Như vậy, khi đối mặt với nhà tuyển dụng, bạn sẽ không bị ấp úng, ậm ừ haytrả lời thiếu ý

Hãy nhìn thẳng, tự tin và trả lời rõ ràng là chìa khóa đảm bảo buổi

Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát tính theo đơn vị (%)

2.3.1.1.Kỹ năng giao tiếp của sinh viên Đại học Ngành quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bảng 2.1: Bạn có tự tin vào khả năng giao tiếp của bản thân không

được Hay sắp tới bạn phải đối mặt với nhà tuyển dụng thì có khả năng giao tiếpbạn đã đưa mình tiến gần hơn một bước đối với công cuộc chinh phục nhà tuyểndụng.

2.3.1.2.Kỹ năng xử lý tình huống

Bảng 2.2: Hiện tại ngoài việc học ở trường bạn có tham gia hoạt động nào

sau đây không?

Đi học thêm ở các trung

tâm để nâng cao kiến

thức

Đi làm thêm để lấy kinh

nghiệm thực tiễn, kiếm

dụ như: Khi đến các cơ quan kiến tập rất nhiều sinh viên tỏ ra lúng túng khi phatrà, và tiếp đón khách bên ngoài vào cơ quan Nhiều bạn sinh viên khi được nhờphoto tài liệu không biết cách phôt cũng không cầu tiến học hỏi và nhờ các anhchị phụ trách hướng dẫn