Hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng

Hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng

Trang 1

et > oda <4

` + het?

VE HOAT DONG GIAO TIEP :

CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG „

Đào Đức Thuận?

1 Đặt vấn đề

Trong thế giới hiện đại, vấn đề quản lý xã hội nói chung và vấnđểề -

quản trị văn phòng nói riêng là vấn đề khoa học luôn được nhiều nhà khoa học, nhà quản lý quan tâm nghiên cứu Bởi những kết quả của hoạt động quản lý sẽ có tác động không nhỏ, nhiều khi là yếu tố quyết

định tới hiệu quả lao động của các cơ quan Nếu nói văn phòng có

chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần của các cơ quan;

thì người lãnh đạo văn phòng, với vai trò là một nhà quản trị và để đảm

bảo thực hiện tốt các chức năng nêu trên, đòi hỏi phải có nhiều năng lực, phẩm chất giỏi Trong số các năng lực cần thiết của nhà quản trị văn phòng, năng lực giao tiếp là một trong những yêu cầu quan trọng,

góp phần đáng kể vào việc quyết định mức độ thành công của nhiệm

vụ quản lý -

Bàn tới hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng là một vấn đề phức tạp Như chúng ta đều biết, hoạt động giao tiếp là một nhu cầu thiết yếu của con người Đối với nhà quản lý, lãnh đạo thì hoạt động giao tiếp không chỉ đơn thuần là để thoả mãn nhu cầu giao tiếp đó mà

còn để làm tăng thêm uy tín và đem về nhiều lợi nhuận hon cho co

quan, tố chức mà mình tham gia quản lý Trước khi đi sâu vào việc

giới thiệu và phân tích các nội dung của báo cáo khoa học này, chúng tôi thiết nghĩ cần làm sáng tỏ thêm và đi đến thống nhất về một số khái

'*)Th§ Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội

Trang 2

*°

niệm sẽ sử dụng trong bài viết này Các khái niệm đó là: “giao tiếp”

ome At

“quản trị”, “văn phòng”

“Giao tiếp”, theo Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ

biên (NXB Văn hố Thơng tin xuất ban nam 1999) 1a “trao đốt, tiếp xúc

với nhai” Với cách hiểu hết sức ngắn gọn này thì “giao tiếp” chỉ là một

hoạt động giản đơn của con người mà ở đó con người giao tiếp với nhau

trên cơ sở bình đẳng Có lẽ từ khi xuất hiện loài người thì giao tiếp trở

thành phương tiện để bày tỏ mối quan hệ với nhau khi con người thực hiện các hoạt động của mình như sản xuất, vui chơi giải trí, học tập, lãnh đạo, nghiên cứu khoa học, làm ngoại giao Mức độ của giao tiếp tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng cá nhân trong xã hội Tuy nhiên dưới góc độ tâm lý học thì tuỳ mức độ mở rộng giao tiếp của từng người mà

tâm hồn, trí tuệ của môi người cũng khác nhau; và giao tiếp càng mở

rộng, phong phú thì tâm lý của con người cũng phát triển theo

Ciing theo Sach da dan thi “qudn tri” được hiểu là “tổ chức, điển hành công việc của một cơ quan, tổ chức” Với cách hiểu này thì hoạt động quản trị có thể được hiểu gần giống với cách hiểu về hoạt động “guản lý “Quản tr” hay “quản lý" có thể còn nhiều cách hiểu khác

nhau, song theo chúng tôi đều là sự tác động có mục đích của nhà

quản lý lên đối tượng bị quản lý (tập thể con người) nhằm tổ chức và

phối hợp hoạt động của họ sao cho có hiệu quả nhất Bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào đều không thể thiếu được hoạt động quản lý

Hoạt động quản lý đã được đề cao và sớm trở thành một môn khoa học

trong những năm gần đây

Về khoa học quản lý, đã có nhiều người nghiên cứu và hướng

nghiên cứu khác nhau song có thể hiểu một cách chung nhất về đối

tượng nghiên cứu của môn khoa học này thì "khoa học quản lý nghiên

cứu cách điều hành công việc trong mội tổ chức, khái quát, tổng hợp các kinh nghiệm quản lý, điều hành thành những nguyên tắc lý luận, những phương pháp chung giúp cho các nhà quản lý có được những trì thức, kỹ thuật điều hành hiệu qua trong cong việc của mình”

Trang 3

Về khái niệm “văn phòng”, có rất nhiều cách định nghĩa khác

nhau như: văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành

chính trong một cơ quan; văn phòng còn được hiểu là bộ phận phụ

trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên

lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý v.v

Như vậy thì nhà quản trị văn phòng là người lãnh đạo một văn phòng của một cơ quan hay một bộ phận có chức năng như một văn

phòng, có nhiệm vụ là tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ ấy để đảm bảo cho chức năng của văn phòng được duy trì Song để lãnh đạo một văn phòng hoạt động thực sự có hiệu quả, đem lại nhiều tác động tích cực cho hoạt động chung của toàn cơ quan là điều không đơn giản Như đã phân tích ở phần trên, trách nhiệm nặng nề đó đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng phải hội tụ nhiều năng lực, phẩm chất trong đó hoạt động giao tiếp chính là một yêu cầu quan trọng về năng lực

Phần nội dung chính của báo cáo khoa học này sẽ trình bày và

phân tích một số vấn đề liên quan đến các đối tượng giao tiếp chủ yếu

của nhà quản trị văn phòng và các yêu cầu đặt ra đối với hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng

2 Các đói tượng giao tiếp chủ yếu và vai trò của hoạt động giao tiếp đôi với nhà quản trị văn phòng «

Con người nói chung trong quá trình sống, lao động và học tập của mình có hoạt động giao tiếp với rất nhiều mối quan hệ Mức độ quan hệ phụ thuộc vào yêu cầu và mục đích của hoạt động giao tiếp trong từng môi trường và hoàn cảnh Hoạt động giao tiếp tồn tại với

nhiều cách thức khác nhau Sự phong phú ấy thể hiện qua việc người ta

phân chia giao tiếp thành nhiều hình thức khác nhau Theo quan niệm của nhiều nhà nghiên cứu thì giao tiếp được phân loại theo các hình thức chủ yếu sau đây:

- Nếu xét ở góc độ tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp có thể

chia thành hai loại:

Trang 4

®

+ Giao tiếp trực tiếp: Là giao tiếp không qua các khâu trung gian,

giao tiếp “mặt đối mặt”

+ Giao tiếp gián tiếp: Thông qua các phương tiện trung gian như thư từ, sách báo, văn bản

- Nếu xét theo tính chất của giao tiếp thì cũng có thể chia hoạt

động giao tiếp thành hai loại:

+ Giao tiếp chính thức: Là những hoạt động giao tiếp được tổ chức và tiến hành theo quy định của pháp luật, theo một quy trình đã

được thể chế hoá như: mittinh, hội họp, tiếp dân, học tập, hội thảo

+ Giao tiếp không chính thức: Là những giao tiếp có tính chất cá nhân, tuy không bị ràng buộc bởi những quy định có tính chất pháp lý nhưng lại tuân theo những quy tắc và tập quán xã giao (giao tiếp bạn

bè hoặc những cuộc trao đổi có tính chất riêng tư ở cơ quan)

- Nếu dựa vào tâm thế thì hoạt động giao tiếp có thể chia làm ba loại:

+ Giao tiếp ở thế vững mạnh

+ Giao tiếp ở thế cân bằng

+ Giao tiếp ở thế yếu

Xét trong vị trí của một nhà lãnh đạo văn phòng thì gần như phải

thiết lập và cần thiết duy trì tất cả các hình thức giao tiếp chủ yếu như

trên đã trình bày Trên cơ sở đó, chúng tôi tạm phân chia hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng fheo phạm vì giao tiếp Theo cách phân chia này thì hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng sẽ là

sự tác động, quan hệ qua lại rong nội bộ cơ quan và các đối tác ngoài

co quan

2.1 Các hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng trong

nội bộ cơ quan

Trong khi thực hiện các nhiệm vụ quản lý thuộc phạm vi một văn

phòng, các nhà quản trị phải thiết lập và duy trì nhiều mối quan hệ, trong

đó việc thiết lập và duy trì, phát triển mối quan hệ công việc với các cá

nhân trong cơ quan có thể nói là rất cần thiết, góp phần quan trọng tạo

Trang 5

Trong nhiều mối quan hệ công việc với các cá nhân trong cơ _

quan, chúng tôi đề cao mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng với hai đối tượng chính mà nhà quản trị thường xuyên thực hiện các hoạt động giao tiếp là: Với lãnh đạo cơ quan và với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền

- Giao tiếp với lãnh đạo cơ quan:

Văn phòng như đã phân tích, là đầu mối tiếp nhận và xử lý, cung

cấp thông tin cho người lãnh đạo cơ quan Chính vì vậy vai trò của nhà

quản trị văn phòng hết sức quan trọng, thể hiện trong việc điều hành

các hoạt động của văn phòng sao cho mọi thông tin đầu vào, đầu ra

của cơ quan đến được với thủ trưởng cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy nhất Ngược lại, thủ trưởng cơ quan cũng thông qua người quản trị văn phòng để truyền đạt lại các yêu cầu của

cơ quan đối với các hoạt động thuộc phạm vi văn phòng Nhà quản trị văn phòng là chõ dựa tin cậy va là đối tượng cộng tác thường xuyên của thủ trưởng cơ quan Do đó, giao tiếp chính là cách thức chủ yếu

mà nhà quản trị văn phòng dùng để thực hiện trong quan hệ với lãnh

đạo cơ quan Chẳng hạn như lãnh đạo văn phòng của một Bộ là người

đảm bảo thông tin cho hoạt động của toàn cơ quan bộ, là người xử lý mọi thông tin đầu vào, đầu ra của cơ quan, tham mưu giúp cho lãnh đạo Bộ giải quyết một số công việc của bộ

- Giao tiếp với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền

Hoạt động quản lý của nhà quản trị văn phòng dưới hình thức giao tiếp không chỉ là với thủ trưởng cơ quan mà còn được tiến hành

với các đối tượng khác là đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền Về

quan hệ giao tiếp với các đối tượng này thì hoạt động giao tiếp tập

trung vào một số điểm chủ yếu sau đây:

+ Giao tiếp với đồng nghiệp: Đồng nghiệp trong mối quan hệ làm

việc với nhà quản trị văn phòng có thể được hiểu là các nhà quản trị

của các bộ phận cùng cấp (chẳng hạn như trưởng, phó các phòng ban đối với các cơ quan nhỏ hoặc vừa ) Giao tiếp trong những trường hợp

này tồn tại như một bộ phận của hệ thống quan hệ phối hợp nhằm trao

đối với nhau về công việc, thậm chí cả vấn đề cá nhân không liên quan

124

Trang 6

°

tới công việc Mục đích của hoạt động giao tiếp này là trao đổi nhằm

tìm các giải pháp để cùng giải quyết công việc chung của cơ quan Bên

cạnh đó thì hoạt động giao tiếp trong mối quan hệ này cũng là để tạo lập và củng cố các quan hệ cá nhân Mức độ của mối quan hệ cá nhân

này cũng ít nhiều ảnh hưởng, thậm chí góp phần quyết định tới hiệu quả của việc giải quyết các công việc chung Nhà quản trị văn phòng không nên coi nhẹ tâm quan trọng của hoạt động giao tiếp với đồng nghiệp cùng cấp

+ Giao tiếp với nhân viên dưới quyền: Nhà quản trị văn phòng

thường quản lý một nhóm đối tượng lao động dưới quyền nhất định Chính các đối tượng này là những người lao động trực tiếp và thường

xuyên giải quyết những nhiệm vụ của văn phòng Sự thành bại, hồn

thành hay khơng hoàn thành nhiệm vụ của văn phòng phụ thuộc khá

lớn vào hiệu quả làm việc của nhóm đối tượng này Do đó, hoạt động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng trong trường hợp này lại đòi hỏi một sự “mềm dẻo, linh hoạt” cao Điều này được thể hiện ở chõ: Hoạt

động giao tiếp của nhà quản trị văn phòng với các nhân viên dưới

quyền chủ yếu là để nhằm các mục đích như để giao và hướng dẫn

thực hiện công việc, động viên, khuyến khích nhân viên làm việc có

hiệu quả, tạo cho tập thể nhân viên có tỉnh thần lao động tập thể cao để

có thể tương trợ lẫn nhau Chính vì thế, chúng tôi đánh giá cao hiệu

quả của hoạt động giao tiếp này Cần biết, trong tâm lý quản lý của

phần lớn các nước ở phương Đông, không loại trừ Việt Nam, không

phải mọi sự cứng rắn, quyết đoán nào cũng đem lại hiệu quả như nhau

mà phụ thuộc rất nhiều vào mức độ “mềm dẻo, linh hoạt của nhà

quản lý Nếu không biết hoặc không nhạy cảm với điều này, các nhà quản lý nói chung và các nhà quản trị văn phòng nói riêng khó mà đạt được thành công như ý muốn

2.2 Giao tiếp với các đối tác ngoài cơ quan (cáp trên, ngang

cấp, và cấp dưới)

Trang 7

mang tính chất là “người trong nhà”, do đó thân thiện và gần gũi vẫn -

là những tính chất chủ yếu chi phối các mối quan hệ giao tiếp đó Nhưng với đối tượng giao tiếp của nhà quản trị văn phòng là ở bên ngoài phạm vi cơ quan thì đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải vận dụng khá nhiều kỹ năng (sẽ được chúng tôi nêu ra và phân tích kỹ hơn ở phần sau của báo cáo) để có thể đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu

trong hoạt động giao tiếp đặt ra đối với những đối tượng này

Vai trò của hoạt động giao tiếp với những đối tác này đặc biệt

quan trọng, vì nó có thể đem lại các hiệu quả trong công việc, song cũng có thể đem lại nhiều rủi ro, ảnh hưởng tiêu cực tới uy tín và lợi

ích của cơ quan

- Giao tiếp với các cơ quan cấp trên

Hoạt động nói chung của một cơ quan không thể tách rời với một hệ thống cơ quan nhất định Có cơ quan tồn tại là cấp trên hoặc ngang cấp với một cơ quan khác, cũng có cơ quan lại là cấp dưới Đối với vị trí là một cơ quan cấp dưới thì trong quá trình hoạt động của mình đồi hỏi phải thường xuyên báo cáo với cơ quan cấp trên Và với vai trò là bộ phận tham mưu, giúp việc, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

thì văn phòng mà trực tiếp là nhà quản trị văn phòng luôn được thủ trưởng các cơ quan uỷ quyền thực thi một số hoạt động mang tính chất

đối ngoại như vậy Lúc này, đối tượng giao tiếp của nhà quản trị văn phòng trở nên hết sức phức tạp Nhà quản trị văn phòng phải thể hiện

vai trò của mình, nhiều khi là người đại diện cho Ểơ quan trong một số hoạt động giao tiếp, duy trì và phát triển với một số đối tác bên ngoài

vì uy tín và lợi ích của cơ quan và của chính thủ trưởng cơ quan Hội họp, tiếp khách chính là những cách thức giao tiếp chủ yếu của nhà quản trị văn phòng khi quan hệ với cơ quan cấp trên Với vai trò quan trọng như vậy, đòi hỏi nhà quản trị phải thể hiện sự khôn khéo, nang động trong giao tiếp Rõ ràng là thực chất của hoạt động giao tiếp của

cấp dưới với cấp trên là quá trình phản hồi lại các yêu cầu, chỉ thị của cấp trên Sự khôn khéo càng được thể hiện khi giao tiếp với cấp trên về những vấn đề gay cấn, cần dùng lời lẽ và cách ứng xử khéo để vừa

được việc vừa không mất lòng đối tượng giao tiếp

Trang 8

+

- Giao tiếp với các đối tác ngang cấp

Khác với hoạt động giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với các đối tác

ngang cấp là nhằm mục đích phối hợp, hợp tác cùng có lợi trong quá

trình thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan Giao tiếp với các đối tác ngang cấp là một trong những đối tượng quan hệ nhiều nhất của nhà

quản trị văn phòng Trong xu thế hợp tác, đặc biệt là hợp tác trong lĩnh vực kinh tế giữa các cơ quan hiện nay, chia sẻ thông tin ngày càng trở nên một nhu cầu cấp thiết Từ việc chia sẻ các nguồn lực thông tin như

vậy, các đối tác sẽ có cơ hội phối hợp với nhau để cùng thực hiện

những công việc cùng có lợi cho cả đôi bên hoặc có thể cho những bên

có quan hệ phối hợp trong công tác Bên cạnh việc hướng tới một mục đích chung, chẳng hạn như cùng chia sẻ lợi ích kinh tế như đã phân tích trên, vai trò giao tiếp của nhà quản trị văn phòng có thể còn là để

giải quyết các tranh chấp (nếu có) giữa các đối tác với nhau - Giao tiếp với các cấp dưới

Trong hoạt động quản lý, điều hành, nhà quản trị văn phòng

không phải chỉ giao tiếp với lãnh đạo cấp trên hay các đối tác ngang cấp mà còn thường xuyên giao tiếp với các cơ quan hoặc cá nhân ở cấp dưới Mục đích chủ yếu của hoạt động giao tiếp với cấp dưới là trao

đổi, bàn bạc và giao việc để triển khai Hoạt động giao tiếp của nhà

quản trị văn phòng trong trường hợp này có vai trò hết sức quan trọng, bởi nhiều khi thông qua hoạt động giao tiếp với các đối tượng này, các

hoạt động của văn phòng sẽ được triển khai một cách nhanh chóng và

sâu rộng nhất

3 Các yêu cầu đối với nhà quản trị văn phòng trong hoạt động giao tiếp

Như chúng tôi đã phân tích ở trên về vai trò của hoạt động giao tiếp của các nhà quản trị văn phòng, để thực hiện tốt các vai trò ấy,

hoạt động giao tiếp của các nhà quản trị văn phòng đòi hỏi chủ thể

quản lý phải đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản Trong số rất nhiều

các yêu cầu cụ thể cần có của nhà quản trị văn phòng, chúng tôi chỉ

tẬp trung nêu ra một số những yêu cầu chính Đó là các yêu cầu về

Trang 9

3.1 Cac yéu cau vé nang luc

3.1.1 Yéu cau vé chuyén mon, nghiép vu

Một nhà quản trị giỏi và có thể đảm đương được công việc quản

lý trong lĩnh vực hành chính văn phòng thì điều trước tiên là người lãnh đạo đó phải được đào tạo bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ

Chuyên môn nghiệp vụ trong thực tế công tác lãnh đạo văn phòng ở các cơ quan hiện nay có thể được hiểu là nhà quản trị đó phải trải qua

một quá trình học tập, đào tạo nhất định, ít nhất phải ở bậc đại học Ở

đây chúng ta chưa xét tới chuyên môn cụ thể của nhà quản trị đó là gì

(kinh tế, luật, xây dựng hay quản trị văn phòng ), mà chỉ nhãn mạnh

tới một điều là nếu nhà quản trị đó có trình độ tối thiểu đại học thì mới

có thể có tư duy và phương pháp làm việc khoa học, mới có kha nang

lãnh đạo, điều hành, chỉ huy được người khác Ở Việt Nam hiện nay,

các nhà quản trị hành chính văn phòng ở các cơ quan lớn như bộ, cơ

quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành đa số đều đã có trình độ đại học hoặc trên đại học, song chắc chan trong hoạt động quản lý, điều

hành văn phòng không thể tránh khỏi những khó khăn lúng túng

Thiết nghĩ, ngoài trình độ về một chuyên môn nào đó, những nhà quản trị văn phòng này ít nhất cũng cần phải được tham gia các khoá học hoặc lớp bồi dưỡng về lý luận chính trị, về quản lý nhà nước và

nghiệp vụ hành chính văn phòng thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu

của một nhà quản trị văn phòng theo yêu cầu đổi mới công tác văn

phòng hiện nay `

Đạt được các yêu cầu trên, nhà quản trị văn phòng mới có thể tự tin trong giao tiếp với các đối tượng như với cấp trên, với đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền

3.1.2 Yêu cáu về khd năng truyền đạt, lướng dẫn cho người khác

Truyền đạt, hướng dân cho người khác và nhân viên dưới quyển

chính là một hoạt động giao tiếp thường xuyên của nhà quản trị văn phòng Tuy nhiên, khả năng truyền đạt, hướng dẫn cho người khác

những ý tưởng, cách làm việc của chủ thể truyền đạt, hướng dẫn hồn

tồn khơng đơn giản Không phải ai cũng có được khả năng này Một yêu cầu đặt ra là nếu muốn cho người khác hiểu được ý đồ của mình

Trang 10

“

thì nhà quản trị cần phải biết cách cụ thể hoá những ý tưởng đó thành

các công việc cụ thể Nhà quản trị giỏi trong lĩnh vực hành chính văn

phòng phải là người rất thông minh và nhanh nhạy, linh hoạt trong mọi

hoàn cảnh và môi trường giao tiếp Do đó có thể nói rằng hiệu quả của

việc truyền đạt, hướng dẫn phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp

của nhà quản trị

3.1.3 Phải có khả năng nói và viết

“Nói và viết thoạt nghe qua tưởng chừng như rất đơn giản, bởi ai cũng nghĩ rằng đã ở vị trí là nhà lãnh đạo văn phòng thì nói và viết là những khả năng đương nhiên có Song đối với một nhà quản trị văn

phòng thì yêu cầu đặt ra là những khả năng đó phải được nâng lên

thành kỹ năng thuần thục trong hoạt động giao tiếp Khả năng nói tốt không phải là nhà lãnh đạo nào cũng có mà phần lớn phụ thuộc vào năng khiếu bầm sinh và một phần phụ thuộc vào sự rèn luyện Lãnh đạo văn phòng là người thường xuyên phải giao tiếp với nhiều đối

tượng như đã phân tích trên đây, chẳng hạn như điều hành một cuộc

họp đông người Thêm vào đó, nhà quản trị văn phòng không tránh khỏi việc thường xuyên phải tiếp xúc với văn bản, giấy tờ và phải trực

tiếp xử lý, soạn thảo văn bản Điều đó đặt ra cho nhà quản trị văn

phòng là phải thường xuyên rèn luyện hai khả năng này thành kỹ năng

giao tiếp Cấn nhấn mạnh ràng, khả năng này của nhà quản trị văn

phòng trong hoạt động giao tiếp có quan hệ và chi phối tới khả năng

truyền đạt, hướng dẫn người khác của nhà quản trị 3.2 Nhóm các yêu cầu về phẩm chất

3.2.1 Phải có phẩm chất quảng giao

Quảng giao là một phẩm chất cần thiết cho các nhà quản trị văn

phòng Như đã từng phân tích, nhà quản trị văn phòng thường xuyên

phải làm việc với rất nhiều đối tượng, từ những đối tượng là cán bộ

nhân viên dưới quyền đến các đối tác, lãnh đạo cấp trên Do vậy phẩm

chất này đặc biệt cần thiết đối với các nhà quản trị văn phòng Các đối

tượng giao tiếp khác nhau đó đòi hỏi các nhà quản trị văn phòng phải

tự tạo cho mình phẩm chất này Tính quảng giao, cởi mở là một yêu

Trang 11

trị văn phòng có được phẩm chất này thì sẽ là một lợi thế bởi qua việc

giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, nhà quản trị văn phòng sẽ có nhiều cơ hội thu thập nhiều thông tin khác nhau, làm cơ sở cho việc phân tích và tổng hợp thông tin phục vụ cho công việc quản lý của cơ

quan, đơn vị

3.2.2 Phải biết kiềm chế và kín đáo

Bên cạnh phẩm chất quảng giao, cởi mở, nhà quản trị văn phòng

cần kiềm chế và kín đáo Phẩm chất này không hề trái ngược với phẩm

chất quảng giao, cởi mở mà nếu như nhà quản trị văn phòng biết kết

hợp hai phẩm chất này thì sẽ có nhiều thuận lợi cho công việc của

mình Văn phòng mà trực tiếp là nhà quản trị văn phòng thường xuyên

tiếp nhận và xử lý nhiều thông tin, trong đó có nhiều thông tin quan

trọng liên quan tới bí mật của cơ quan Biết kín đáo, kiềm chế đúng lúc sẽ là một thế mạnh của nhà quản trị văn phòng trong hoạt động giao

tiếp Sự quảng giao và cởi mở nếu không được kiểm soát đúng mức rất

dễ dẫn tới sự bốc đồng, tiết lộ thông tin bí mật của cơ quan một cách vô thức trong giao tiếp Song mặt khác cần chú ý rằng, sự kín đáo quá mức ở nhiều trường hợp không cần thiết sẽ là rào cản và ảnh hưởng

tiêu cực tới hiệu quả của hoạt động giao tiếp 3.2.3 Phải có quan điểm rõ ràng

Quan điểm rõ ràng luôn được đặt ra như một yêu cầu có tính

nguyên tắc của mọi nhà lãnh đạo, trong đó có nhà quản trị văn phòng Quan điểm rõ ràng của nhà quản trị văn phòng thể hiện ở chỗ cần phải có thái độ nhất quán trong quá trình giao tiếp, thương thảo Tuy nhiên

cần lưu ý rằng quan điểm được nêu ra ở đây là quan điểm rõ ràng của

nhà quản trị văn phòng trong hoạt động giao tiếp vì những công việc

chung, vì lợi ích chung của cơ quan, đơn vị Nhà quản trị văn phòng nên tránh thể hiện những quan điểm sống của cá nhân mình vào công việc thông qua hoạt động giao tiếp nếu những quan điểm cá nhân đó

có thể gây ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả chung của cơ quan, don

vị Song cũng không nên suy nghĩ và áp đặt một cách cứng nhắc yêu

cầu về phẩm chất này, mà trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể, nhà quản trị văn phòng phải có sự linh hoạt, năng động để tránh cho hoạt động giao tiếp có thể ở trong trường hợp căng thẳng không cần thiết

Trang 12

Tài liệu tham khảo:

L Phạm Hưng - Lê Văn In - Nghiêm Kỳ Hồng Văn phòng

hiện đại và Nghiệp vụ hành chính văn phòng NXB Thành phố Hồ Chí Minh 1996

Vũ Thị Phụng Nghiệp vụ thu ký văn phòng, NXB Đại học

Quốc gia Hà Nội, H.2000

Nguyễn Văn Thâm Tổ chức điều hành hoạt động của các công

sở NXB Chính trị Quéc gia, H.1999

Mike Harvey Quan trí hành chính văn phòng NXB Thống kê,

1996

Nguyễn Đình Xuân (chủ biên), Vũ Đức Đán Tám lý học quản

lý Khoa Luật, Trường Đại hoc Tổng hợp, H.1994