Giao tiếp của nhà quản trị

Giao tiếp nhà quản trị Giao tiếp nhà quản trị Bởi: Đại Học Đà Nẵng Tri giác xã hội Khái niệm tri giác xã hội Tri giác xã hội cảm nhận, hiểu biết chủ thể tri giác đối tượng xã hội thân, người khác, nhóm xã hội, cộng đồng Sự nhận biết phụ thuộc đối tượng tri giác, kinh nghiệm, mục đích, nguyện vọng chủ thể tri giác, giá trị ý nghĩa quan trọng hoàn cảnh Đối tượng tri giác thực thể xã hội tích cực mang sắc thái tình cảm thái độ riêng Tóm lại tri giác xã hội hay tri giác người khác nghĩa thông qua biểu hành vi bên ngoài, kết hợp với đặc tính nhân cách người để hiểu mục đích phương hướng hành động họ Tri giác xã hội trình nhận thức đối tượng giao tiếp đường cảm tính chủ quan, theo kinh nghiệm Một số chế chi phối trình tri giác xã hội Ấn t ượng ban đầ u: Sau lần tiếp xúc ban đầu ta có ấn tượng định đối tượng ấn tượng ban đầu hình thành đầu óc ta không chịu chi phối lý trí ấn tượng ban đầu quan trọng ấn tượng người hình ảnh tổng thể sở ta nhìn nhận họ cách toàn diện, cảm nhận biểu như: diện mạo, lời nói, cử chỉ, tác phong, ánh mắt, nụ cười C s hình thành ấ n t ượ n g ba n đầu: 1) Theo đặc điểm trung tâm: Thí nghiệm Asch Solomon-1946: Đưa cho hai nhóm sinh viên xem hai bảng ghi đặc điểm tính cách: 1/18 Giao tiếp nhà quản trị Kết luận: Có đặc tính nhân cách có ý nghĩa nhất, định ấn tượng ta người khác Trong đời sống hàng ngày, nhận định lần đầu người khác, ta có thói quen vào vài nét tính cách bật người mà 2) Lý thuyết sơ đồ nhân cách ngầm ẩn: Khi nhìn nhận người khác, người mang sẵn đầu sơ đồ liên hệ tính cách người Mối liên hệ gặp người lạ hoạt hoá Sơ đồ nhân cách ngầm ẩn người khác thường xuyên chỉnh sửa theo kinh nghiệm sống cá nhân Những người va chạm, tiếp xúc nhiều sống có kinh nghiệm sống phong phú thường sơ đồ nhân cách ngầm ẩn họ xác, đó, ấn tượng ban đầu họ người khác thường 3) Các hiệu ứng chi phối ấn tượng người khác: Mô hình c h ỉ nh lý thông tin Anderson: 2/18 Giao tiếp nhà quản trị Mỗi đặc tính tích cực tính điểm tuỳ theo mức độ quan trọng Các đặc tính tiêu cực tính điểm Đtb = (Σ điểm đặc tính tốt - Σ điểm đặc tính xấu)/ Σ tính cách từ hình thành ấn tượng chung đối tượng Nếu điểm trung bình dương cho người tốt, điểm trung bình âm xấu Tuy nhiên tri giác, đặc tính coi tốt hay xấu lại tuỳ thuộc hệ thống chuẩn mực mà người dùng để phán xét người khác, điểm số cao hay thấp tuỳ thuộc cá nhân định Ví dụ: ăn cắp xấu, ăn cắp thông tin tình báo để phục vụ cho quốc gia hành động anh hùng Hoặc khoe khoang thân Việt nam bị xem kiêu căng, Mỹ xem tự tin Tâm t h ế c ủ a chủ t h ể : Tâm định hướng sẵn chủ thể đối tượng, vật, kiện Tâm sẵn có với thường có tác dụng chi phối nhiều tới ấn tượng người Ví dụ: Đưa cho hai nhóm sinh viên xem ảnh người, với nhóm thứ giới thiệu nhà bác học dẫn đến mô tả nhóm người thiên đặc điểm tốt, với nhóm thứ hai giới thiệu tên tướng cướp dẫn đến mô tả nhóm thiên chiều hướng xấu Đặc biệt cặp mắt nhóm đầu nhìn thấy thông minh, nhóm thấy xảo quyệt Hiệu ứng ban đầu: Những thông tin đến với ta thường có ý nghĩa đặc biệt đóng vai trò quan trọng so với thông tin tiếp sau Thí nghiệm Asch: 3/18 Giao tiếp nhà quản trị => Những thông tin tốt đẹp ban đầu gây ấn tượng tốt Những thông tin đến sau mang tính chất bổ sung không hoàn toàn có giá trị tạo ấn tượng độc lập thông tin ban đầu Hiệu ứng bối cảnh: Bối cảnh xảy ảnh hưởng đến cảm nhận hành vi người khác - Một đặc tính tiêu cực kèm với vai xã hội “tích cực” ấn tượng tiêu cực với đối tượng tăng lên - Ấn tượng tích cực mạnh vai xã hội “tiêu cực” với đặc tính tích cực Qui lu ậ t qui gán xã hộ i: Qui gán xã hội cách mà người hay dùng để nhận định người khác Đây trình suy diễn nhân hiểu hành động người khác cách tìm nguyên nhân ổn định để giải thích cho hành động hay biến đổi riêng biệt Trong trình giao tiếp, người tinh tường, nhạy cảm thường hay nắm bắt ẩn ý người nói, hiểu người muốn sau lời lẽ xa xôi, dài dòng 4/18 Giao tiếp nhà quản trị Qui gán mang tính chủ quan nên không tránh khỏi sai sót Tuy nhiên nhà quản trị giảm bớt sai sót qui gấn nắm nguyên tắc qui gán Nguyên t ắ c qui gán: 1) Tâm lý ngây thơ: tượng tâm lý vướng, tượng muốn kiểm soát thay đổi biến động môi trường xung quanh với mong muốn kiểm soát kiện môi trường xung quanh 2) Suy diễn tương ứng: người thường suy diễn tương ứng với họ thấy Ví dụ thấy người xe khỏi quán nhậu bị ngã xe người ta cho nhậu xỉn nên ngã Để suy diễn xác cần phải có nhiều thông tin đối tượng có chuỗi hành vi với điểm không thống dễ suy diễn Hành vi xã hội mong đợi khó suy diễn hành vi không xã hội mong đợi Hành vi tự lựa chọn dễ suy diễn hành vi không tự lựa chọn Như để suy diễn xác nhà quản trị phải có nhiều thông tin đối tượng tốt, phải biết hệ thống chuẩn mực mà cá nhân ssống đó, phải nắm mức độ tự họ định 3) Suy diễn đồng biến: suy diễn thường cho nguyên nhân kết kèm với nhau, nhân nào-quả Khi suy diễn nguyên nhân kết hành động thường suy diễn ba khâu: chủ thể, đối tượng, hoàn cảnh Khi suy diễn nguyên nhân kết thường người ta qui gán sau: - Nếu kết thân: kết mà tốt cho thân; kết xấu mà có nhiều người bị xấu cho đối tượng, có kết bị xấu thường đổ cho hoàn cảnh - Nếu kết người khác: kết mà tốt người khác cúng có kết tốt tương tự cho đối tượng; đối tượng có kết tốt cho hoàn cảnh (may mắn, ); kết mà xấu thường cho chủ thể Khi suy diễn nguyên nhân hành động: hành động thân cho đối tượng, hoàn cảnh; hành động người khác cho chủ thể Đị n h k i ế n x ã h ộ i: Định kiến xã hội thái độ thường mang hàm ý xấu đối tượng, vật, tượng Định kiến hình thành trình xã hội hoá giáo dục gia đình đặc 5/18 Giao tiếp nhà quản trị thù dân tộc Định kiến xã hội thường ngăn cản hiểu biết xác đối tượng Trong giao tiếp để hiểu người khác phải dùng đến khả tri giác xã hội Tuy nhiên, để hiểu, nhận định đánh giá giao tiếp người ta lịch hay không, có phép tắc xã giao không việc không khó, để hiểu, nhận định đánh giá chất bên người có chân thành hay không dễ Giao tiếp xã hội Khái niệm giao tiếp Giao tiếp xã hội trình phát nhận thông tin cá nhân Quá trình giao tiếp diễn có hiệu hay không người phát người nhận thông tin có có chung hệ thống mã hoá giải mã hay không Những khác biệt ngôn ngữ, quan điểm, định hướng giá trị khiến cho trình giao tiếp bị ách tắc, hiểu lầm gây mâu thuẫn bên C ấ u trúc kép giao t iế p: Động S1 -> Hoạt động giao tiếp < - Động S2 Mục đích S1 -> Hành động giao tiếp < - Mục đích S2 Điều kiện S1 -> Thao tác giao tiếp < - Điều kiện S2 Trong giao tiếp hai bên chủ thể khách thể đổi vai cho Trong trình giao tiếp hai người tự nhận thức mình, đồng thời họ nhận xét, đánh giá phía bên Hai bên tác động ảnh hưởng lẫn giao tiếp mô hình hoá sau: 6/18 Giao tiếp nhà quản trị Khi A B giao tiếp với nhau, A nói chuyện với tư cách A’ hướng đến B”, B nói chuyện với tư cách B’ hướng đến A”; đó, A B có khác A’, B’, A”, B” với thực khách quan A B; A B A”, B” hay nói cách khác không hay biết về đánh giá nhận xét bên Hiệu giao tiếp đạt tối đa điều kiện có khác biệt A-A’-A” B-B’-B” Phân loại giao tiếp Dựa vào đối tượng hoạt động giao tiếp chia thành: giao tiếp liên nhân cách (giữa 2-3 người với nhau), giao tiếp xã hội giao tiếp người với nhóm người (lớp học, hội nghị ), giao tiếp nhóm giao tiếp đặc trưng cho nhóm nhỏ liên kết với hoạt động chung phục vụ cho hoạt động Dựa vào tính chất tiếp xúc chia thành: giao tiếp trực tiếp giao tiếp mà đối tượng giao tiếp trực tiếp gặp gỡ thường dùng ngôn ngữ nói biểu cảm để truyền cho ý nghĩ tình cảm mình, giao tiếp gián tiếp giao tiếp thông qua phương tiện trung gian khác (thư từ, sách báo, điện thoại, vô tuyến, ) Dựa vào hình thức giao tiếp chia thành: giao tiếp có ấn định theo pháp luật, theo qui trình tổ chức thừa nhận (hội họp, mít tinh, đàm phán ), giao tiếp không thức giao tiếp không theo qui định , mang nặng tính cá nhân Dựa vào tâm lý hai bên giao tiếp chia thành: giao tiếp mạnh, giao tiếp yếu, giao tiếp cân 7/18 Giao tiếp nhà quản trị Các phương tiện giao tiếp Giao ti ế p ngôn n g ữ : Ngôn ngữ coi phương tiện giao tiếp tổng hợp chủ yếu Khi người giao tiếp với người khác, người người phải sử dụng ngôn ngữ (nói thành lời viết thành chữ) để truyền đạt, trao đổi ý kiến, tư tưởng, tình cảm cho Có vốn ngôn ngữ phong phú thuận lợi giao tiếp Trong giao tiếp có lý đó, chí thói quen, người không nói thật: nghĩ, cảm xúc, có ý định lại nói viết khác đi, cường điệu lên, giảm nhẹ đi, chí nói ngược lại hoàn toàn nghĩa nói dối Lúc ngôn ngữ không phương tiện phương pháp để thông tin, diễn đạt, biểu lộ trung thực, thẳng thắn điều người hiểu biết, suy nghĩ cảm xúc, mà phương tiện phương pháp để người che giấu, xuyên tạc thật, đánh lạc hướng giao tiếp Trong giao tiếp, ngôn ngữ thể không ý nghĩ tình cảm người mà biểu trình độ học vấn, trình độ văn hoá nhân cách người Giao ti ế p phi ngôn n g ữ: Trong giao tiếp trực tiếp lời nói thứ tốt để cung cấp thông tin việc, tên đó, giá sản phẩm thực chất lời tuyên bố phái đoàn, tín hiệu không lời lại có kết nhất, có sức thuyết phục để truyền cảm giác, cảm tưởng thái độ Thông tin phi ngôn n g ữ b ị ản h h ưở n g r ấ t m ạn h c ủ a v ă n hoá Các dạng thông tin phi ngôn ngữ: - Nét mặt: biểu mặt hệ thống mặt điều khiển, biểu thường tương ứng với tâm trạng thực bên đối tượng, quan sát nét mặt cho hiểu thêm đối tượng giao tiếp Trong nét mặt ánh mắt đóng vai trò quan trọng giao tiếp Điều khiển tia nhìn xem phương sách để giữ người khác tham gia vào giao tiếp Người ta thấy giám đốc quan trọng đến văn phòng nên chịu khó để nhận người mà ông ta qua đường tới phòng riêng, với gật đầu, nụ cười, động tác rướn mày hay tín hiệu khác cần phải kèm theo giay phút tiếp xúc nhanh mắt để nhận bày tỏ lưu ý tới Nếu Giám đốc không làm mà lại chủ tâm đường hoàng vào, không thèm nhìn trái, nhìn phải nhanh chóng gây nên sóng kinh hoàng khắp văn phòng 8/18 Giao tiếp nhà quản trị - Cử chỉ: thông thường muốn nhấn mạnh hay tăng cường ý , người ta sử dụng rộng rãi điệu Ý nghĩa điệu thường rõ rệt giải thích nước đôi Hewer đưa giả thuyết điệu trước ngôn ngữ để dụng làm phương tiện thông tin người nguyên thuỷ ngày giữ lại phần ngôn ngữ điệu để đệm thêm cho lời nói Giữa cử văn hoá có mối quan hệ mạnh mẽ - Tư (dáng điệu) nguồn thông tin có ích Tư trước hết thể chiều cao Trong sinh hoạt tổ chức giao tiếp tuỳ hoàn cảnh mà cá nhân làm bật dấu bớt chiều cao Khi muốn khẳng định với người ngồi đối diện cá nhân có xu hướng ngẩng đầu ngả người phía sau Nhân viên đến gặp cấp để thể vẻ tôn kính có xu hướng cúi đầu chia tay cúi chào bắt tay Tiếp theo cá nhân có khuynh hướng bắt chước tư người khác Cá nhân dùng việc thay đổi dáng điệu để gửi thông điệp cách cố ý, ranh mãnh - Khoảng cách: Sử dụng không gian hình thức truyền tin Về thường xích lại gần người mà thích tin, lại tránh xa người sợ không tin Nhà nhân loại học Hall chứng minh có bốn vùng xung quanh cá nhân: - Vùng mật thiết (0-0,5m) vùng tồn có mối quan hệ thân tình với người khác hai người đánh - Vùng cá nhân (0,5m-1,2/1,5m) dùng cho người phải quen đến mức thấy thoải mái - Vùng xã hội (1,2/1,5m-3,5m) dùng cho người chưa quen biết nhiều, người lạ gặp lần đầu - Vùng công cộng (3,5m+) gặp chung với nhiều người Các cá nhân đứng vùng không người phải gặp riêng Khoảng cách nêu cứng nhắc mà thay đổi tuỳ theo dân tộc, theo vùng theo cá nhân Người ta nhận thấy người dân vùng nông thôn không gian rộng lớn thưa người có khuynh hướng giãn khoảng cách xa người dân thành phố lớn chật chội đông đúc có khoảng không giao tiếp hẹp Đi kèm với không gian giao tiếp cá nhân có khuynh hướng xác định lãnh thổ riêng cách dựng nên vách nhỏ cảnh, tủ đựng hồ sơ, dấu ấn để đánh dấu lãnh thổ đồ vật Scheflen đưa lời khuyên cách chọn dịp để trò chuyện xen ngang buổi đón tiếp tiệc chiêu đãi Nếu hai người nói chuyện mà nhìn thẳng vào mặt 9/18 Giao tiếp nhà quản trị họ không hoan nghênh ngắt lời; họ nhìn theo góc 900 họ mong bị ngắt quãng; góc lớn họ cầu xin cứu giúp họ Sommer Cook chứng minh rằng, người chuẩn bị cạnh tranh, đàm phán cãi lý với ngồi đối diện hai bên bàn, người hy vọng hợp tác với ngồi cạnh thích hợp hơn; Vị trí ưa thích đàm luận để hai bên ngồi thành góc 900 với - Thời gian đồ vật kèm thường tham gia vào việc truyền thông điệp giao tiếp Ví dụ, cách ăn mặc chuẩn bị cho diện mạo cá nhân chứng tỏ người muốn người khác, đặc biệt nhóm xã hội mà họ gắn bó, đánh giá họ Kỹ giao tiếp Kỹ giao tiếp khả nhận biết mau lẹ biểu bên đoán biết diễn biến tâm lý bên người (với tư cách đối tượng giao tiếp đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều khiển trình giao tiếp đạt tới mục đích định Có nhóm kỹ sau: Kỹ định hướng Kỹ định hướng thể khả dựa vào tri giác ban đầu biểu khả dựa vào tri giác biểu bên (hình thức, động tác, cử chỉ, ngôn ngữ, điệu sắc thái biểu cảm ) thời gian không gian giao tiếp từ đoán biết cách tương đối xác diễn biến tâm lý diễn đối tượng để định hướng cách hợp lý cho mối quan hệ cụ thể khả nắm bắt, xác định động nhu cầu, mục đích sở thích đối tượng giao tiếp Rèn luyện kỹ định hướng nghĩa rèn khả tri giác xã hội Kỹ định vị Kỹ định vị khả xác định vị trí giao tiếp để từ tạo điều kiện cho đối tượng chủ động giao tiếp (xác định đóng vai gì) Ví dụ: A = B (Hai người có thông tin ngang nhau); A > B (A có nhiều thông tin B); A< B (A có thông tin B) Nếu A = B : giọng điệu thân thiện, cởi mở, thoải mái Nếu A > B : Giọng A kẻ cả, bề trên, hay nói trống không, hay mệnh lệnh; Còn B khép nép, pha chút e ngại, bị động 10/18 Giao tiếp nhà quản trị Nếu A < B : ngược lại Khi định vị giao tiếp cần để ý đến quan hệ xã hội khác Những tư cách giao tiếp khác tính chất cách thức giao tiếp phải phù hợp Các mối quan hệ xã hội thường gặp: - Theo mức độ quen biết chủ thể: +Hai người lạ + Hai người quen + Hai người thân thiết -Theo giới tính: + Hai người nam hai người nữ với + Giữa người nam người nữ -Theo tuổi tác: + Những người tuổi, hệ +Người trẻ người già +Người lớn trẻ em -Theo nghề nghiệp: + Những người đồng nghiệp + người khác nghề nghệ -Theo cấp bậc: + Cấp cấp + Những người ngang cấp -Theo thành công sống: + Những người hạnh phúc, may mắn người bất hạnh rủi ro 11/18 Giao tiếp nhà quản trị +Những người hạnh phúc may mắn với + Những người bất hạnh, rủi ro với Kỹ nghe Chúng ta có hai tai mà có lưỡi để nghe nhiều nói Nếu bạn lắng nghe người khác cách chăm lòng tự tin gây cảm hứng nơi người phát biểu Nhớ bạn nghe đáng tin chứng minh ngược lại Chúng ta thường phạm sai lầm nghe cần nghe, bỏ qua thông tin khác dễ dẫn đến hiểu lầm Một gián đoạn liên miên làm hứng thú người nói họ cảm thấy khó khăn không trình bày quan điểm Trong giao tiếp việc huấn luyến kỹ nghe vô cần thiết vì: Các kỹ Số năm huấn luyện Cường độ sử dụng trongcuộc sống trưởng thành ViếtĐọc Nói Nghe 14810 ítThỉngthoảng Khá nhiều Rất nhiều Khả suy nghĩ nhanh nói, người ta nói 125 từ phút, bạn xử lý thông tin vào khoảng 600 từ/phút, đầu óc thường rảnh rỗi nghe dễ nhãng sang việc khác Những âm nhiễu bên làm khó khăn nghe Cảm xúc làm cho ta nghe bị sai lạc Để luyện kỹ nghe: Luyện ngôn ngữ điệu bộ: điệu nghe tích tốt giúp ta nghe dễ dàng truyền thông điệp không lời cho người nói Phải xác định kiểu lắng nghe: 12/18 Giao tiếp nhà quản trị Các kiểu lắng nghe Thực hành cách lắng nghe @ Đồng cảm:Truyền thông tin cho người phát biểu nhận thông tin từ họ cách ủng hộ giúp đỡ Cố hình dung bạn vàovị trí người khác, bạn nên đồng cảm cố gắng hiểu người khác nghĩ, để họ cảm thấy dễ chịu hơn, liên quan đến kinh nghiệm cảm xúc Bạn nên ý sâu sắc vấn đề mà người ta nói, nói thật ít, nên dùng gật đầu lời nói để khích lệ @ Phân tích:Tìm cách cụ thể hoá thông tin cố gắng gỡ rối kiện khỏi xúc cảm Dùng câu hỏi phân tích đểkhám phá ý kiến sau lời phát biểu, đặc biệt bạn cần hiểu chuỗi kiện hay suy nghĩ Bạn nên hỏi cẩn thận, cho bạn nhận dòng tư tưởng từ câu trả lời người để giúp bạn hình thành câu trả lời @ Tổng hợp: Nếu bạn cần đạt kết Sự hướng dẫn sáng tạo để thay đổi mục tiêu mong muốn, bạn nên hỏi cho người khác trả lời với ý kiến Lắng nghe hỏi để gây ý nơi người khác gợi ý ý dược bày tỏ cáh người ta áp dụng cách uyển chuyển Xen kẽ bạn nên kết hợp cách khác để giải vấn đề Khắc phục tật xấu nghe: - Giả vờ lắng nghe - Không chịu khó lắng nghe người khác nói - Hay phản ánh tức - Nghe qua loa tất kiện - Tư lắng nghe xấu (mắt, ngồi, nhìn ) - Có xu hướng buông trôi mỏi mệt - Bình luận vẻ bề người nói - Không chịu khó lắng nghe Cách lắng nghe hiệu quả: 13/18 Giao tiếp nhà quản trị - Luôn suy nghĩ trước người nói, cố gắng đoán xem việc tới đâu - Cân nhắc, đánh giá đưa quan điểm - Điểm lại ý - Cố gắng hiểu ẩn ý mà người nói muốn diễn đạt - Quan sát người nói - Dành thời gian lắng nghe - Không trọng lỗi người nói - Không vội kết luận - Phản ứng tích cực giúp đỡ, khuyến khích người nói Kỹ điều khiển trình giao tiếp Kỹ điều khiển trình giao tiếp biểu khả lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, biết trì hứng thú, tập trung ý đối tượng (có duyên giao tiếp) Giao tiếp nhà quản trị Nhiều nghiên cứu khoảng 70% thời gian nhà quản trị dùng cho hoạt động giao tiếp Giao tiếp nhà quản trị phong phú liên quan đến nhiều khía cạnh khác mệnh lệnh, điều hành, truyền thông cho nhân viên thực công việc theo ý đồ nhà quản trị đạt đwns mục tiêu mà tổ chức đặt ra, nhận thông tin phản hồi từ cấp để có phương án điều chỉnh kịp thời, phản hồi lại thông tin cho nhân viên họ đạt được, nhà quản trị giao tiếp với cấp trên,, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng… Dưới xét hai hoạt động giao tiếp đặc thù nhà quản trị mệnh lệnh, điều hành điều chỉnh hoạt động nhân viên Ra mệnh lệnh Quản trị đạt đến mục tiêu thông qua người khác Do phần lớn giao tiếp nhà quản trị hướng đến việc điều khiển người khác làm theo ý đồ Giữa ý đồ mệnh lệnh nhà quản trị việc thực thi công việc nhân viên có hoảng cách thể qua sơ đồ: 14/18 Giao tiếp nhà quản trị Nhà quản trị muốn lệnh hiệu , nghĩa phải rút ngắn khoảng cách ý đồ mệnh lệnh đến việc thực thi nhân viên phương diện nhanh chóng thời gian xác theo yêu cầu Muốn nhà quản trị phải hiểu rõ đặc điểm tâm lý thân nhân viên để đưa cách thức hiệu nhằm tạo uy quyền tính hợp pháp cho mệnh lệnh Giao tiếp để hỗ trợ cho cấp Giao tiếp hỗ trợ nhà quản trị sử dụng nhiều hoạt động xử lý khiếu nại khách hàng, chuyển thông tin phê bình lên cấp cao hơn, xử lý khiếu nại phận, thương lượng cho vị trí v.v Tuy nhiên nhà quản trị sử dụng nhiều để huấn luyện tư vấn cho nhân viên tình cần tưởng thưởng cho kết tốt khắc phục vấn đề hành vi thái độ Bất mà nhà quản trị cần phải giúp cấp thay đổi thái độ hành vi cần phải sử dụng giao tiếp hỗ trợ lúc nhà quản trị phải đối mặt với trách nhiệm đưa phản hồi tiêu cực cho nhân viên phải giúp họ nhận thấy vấn đề mà họ không muốn nhận Các nhà quản lý phải phê bình góp ý cho nhân viên, phải làm theo cách mang lại kết công việc tốt đẹp hơn, cảm giác tích cực mối quan hệ bền vững Nó dùng hiệu cấp cần lời khuyên cần lắng nghe vấn đề họ, muốn ghi nhận khiếu nại Giao tiếp huấn luyện thực cấp thiếu khả năng, thông tin không đầy đủ thông hiểu chưa đầy đủ, lực Trong trường hợp nhà quản trị phải đưa lời khuyên, thông tin thiết lập tiêu chuẩn cho cấp Cấp phải nhận lời khuyên cách thức thực công việc tốt hơn, huấn luyện để đạt hiệu suất cao Độ xác 15/18 Giao tiếp nhà quản trị thông tin mà nhà quản trị đưa quan trọng Cấp phải hiểu cách rõ ràng vấn đề phải vượt qua Giao tiếp tư vấn giao tiếp dùng vấn đề bắt nguồn từ thái độ, mâu thuẫn tính cách , phòng thủ, yếu tố khác gắn với tình cảm Năng lực kỹ nhân viên vấn đề, mục đích quan trọng giúp cho nhân viên nhận tồn vấn đề cần phải điều chỉnh Nếu nguyên tắc giao tiếp hỗ trợ không tuân thủ xảy phản ứng khác nhân viên Thứ nhất, nhân viên cảm thấy họ bi đe dọa bị trừng phạt Khi tự bảo vệ trở nên quan vấn đề giao tiếp, cá nhân tập trung vào phòng thủ, tự vệ lắng nghe Phê bình hành vi thường xem đe doạ hay công Các phản ứng thường thấy tình giận dữ, khích, tính tranh đua lảng tránh Thứ hai, nhân viên trở nên tự tin Nó xảy bên giao tiếp cảm thấy trở nên thấp kém, hiệu quả, ý nghĩa Người tham gia giao tiếp cảm thấy giá trị riêng họ bị nghi ngờ, họ phải tập trung vào việc củng cố lại giá trị lắng nghe Phản ứng hay thấy tự phô trương, động khuyến khích, rút lui, tôn trọng người giao tiếp Để tránh hai vấn đề giao tiếp với cấp dưới, cần tuân thủ tám nguyên tắc giao tiếp hỗ trợ: 1) Giao tiếp hỗ trợ phải định hướng vào vấn đề, định hướng vào người Giao tiếp định hướng vấn đề tập trung vào vấn đề giải pháp đặc điểm cá nhân Giao tiếp định hướng vấn đề nên gắn kết với tiêu chuẩn công nhận kỳ vọng ý kiến cá nhân 2) Giao tiếp hỗ trợ phải dựa phù hợp Nghĩa phải làm cho giao tiếp (về ngôn từ phi ngôn từ) phải phù hợp hoàn toàn với mà cá nhân suy nghĩ cảm thấy Khi nhà quản trị tư vấn cấp dưới, phát biểu sáng suốt, trung thực tốt phát biểu giả tạo, không trung thực Tuy nhiên phát biểu cần tập trung vấn đề người 3) Giao tiếp hỗ trợ phải mang tính mô tả, không mang tính đánh giá Giao tiếp mô tả bao gồm có bước Bước một, mô tả cách khách quan kiện hay hành vi diễn mà cần phải thay đổi Sự mô tả khách quan chỗ dựa yếu tố hành vi người khác công nhận Bước hai, mô tả phản ứng hành vi kết Thay đổ cho người khác nguyên nhân vấn đề, phải nên tập trung vào phản ứng hoặcc kết hành vi Bước ba, đề nghị phương án dễ chấp nhận Điều giúp cho người khác giữ thể diện cảm thấy có giá trị cách tách riêng cá nhân khỏi hành vi 16/18 Giao tiếp nhà quản trị Sự tự kính trọng cá nhân gìn giữ tôn trọng, có hành vi cần thay đổi 4) Giao tiếp hỗ trợ công nhận giá trị người phủ nhận: Ngay mang tính mô tả, giao tiếp mang tính phủ nhận Giao tiếp phủ nhận gợi nên cảm giác tiêu cực giá trị thân, nhân cách đặc điểm khác người khác Giao tiếp công nhận, giúp người ta cảm thấy công nhận, thông hiểu, chấp nhận có giá trị Nó có đặc điểm: Bình đẳng, mềm dẻo, song phương, dựa trí hai bên Giao tiếp bình đẳng nhà quản trị đối xử với cấp người xứng đáng, có lực sáng suốt nhấn mạnh vào việc giải vấn đề khẳng định vị trí cấp Mềm dẻo giao tiếp sẵn lòng nhà quản trị việc chấp nhận có thông tin phụ thêm phương án khác người khác có đóng góp tích cực cho việc giải vấn đề cho mối quan hệ Điều có nghĩa giao tiếp với nhún nhường khôn ngoan, hạ thấp thân hay điểm yếu cởi mở Song phương kết giao tiếp bình đẳng mềm dẻo Cá nhân cảm thấy có giá trị họ hỏi ý kiến, thể ý kiến riêng khuyến khích tham gia cách chủ động vào giao tiếp hỗ trợ Sự giao tiếp nhà quản trị công nhận cấp xác định lĩnh vự đồng ý đôi bên cam kết thỏa thuận chung Một cách để thể công nhận dựa đồng ý xác định hành vi thái độ tích cực tiêu cực suốt trình giao tiếp 5) Giao tiếp hỗ trợ mang tính đặc trưng không mang tính tổng quát Nói chung, phát biểu cụ thể, hữu ích Các phát biểu cụ thể hữu ích giao tiếp hỗ trợ tập trung vào kiện phân cấp vị trí 6).Giao tiếp hỗ trợ mang tính liên kết, không phá vỡ liên kết Phát biểu mang tính liên kết nghĩa phải kết nối cách trôi chảy với trình bày trước Các giao tiếp thường tính liên kết trường hợp sau: - Khi bên giao tiếp hội để trình bày - Thời gian nghỉ dài - Việc kiểm soát chủ đề bị ngắt quãng 17/18 Giao tiếp nhà quản trị 7) Giao tiếp hỗ trợ mang tính riêng: Nhà quản trị phải nhận lấy trách nhiệm phát biểu mình, công nhận nguồn gốc ý kiến chức người khác 8) Giao tiếp hiệu đòi hỏi lắng nghe, không chuyển giao thông điệp chiều Bảy thuộc tính tập trung vào việc truyền thông điệp, thông điệp bắt nguồn từ cấp Song khía cạnh khác giaotiếp hỗ trợ việc lắng nghe trả lời cách có hiệu việc tiếp nhận thông điệp CÂU HỎI Từ lý thuyết ấn tượng ban đầu, rút nguyên tắc giao tiếp dành cho nhà quản trị để ấn tượng ban đầu người khác nhà quản trị tốt đẹp Từ lý thuyết ấn tượng ban đầu cho nhà quản trị nguyên tắc rèn luyện để nhà quản trị có khả hình thành ấn tượng ban đầu xác người khác Căn vào lý thuyết qui gán xã hội rút nguyên tắc để nhà quản trị kiểm soát xem (cô ta) hiểu người khác mức độ Có phương tiện giao tiếp nào? Anh (chị) nói kỹ giao tiếp? Có nguyên tắc giao tiếp nhà quản trị việc mệnh lệnh giao tiếp hỗ trợ cho cấp dưới? 18/18