Tiểu luận môn tổ chức sự kiện we grow as one year end party 2017

DANH SÁCH NHÓM 3: MỤC LỤC Nguyễn Xuân Trang Nguyễn Thanh Lan Nguyễn Ngọc Minh Thanh Nguyễn Thị Khánh Dung Trần Anh Tú I TỔNG QUAN Thông tin đơn vị tổ chức: Tên đơn vị: Công ty TNHH TLD Người nắm chính: Nguyễn Ngọc Minh Thanh Số điện thoại: +84 912 078 072 Tổng quan kiện: Nội dung hoạt động: YEAR END PARTY 2017 Ngày tổ chức: Ngày 20/03/2017 (dự kiến) Địa điểm: Phòng B310, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCMC, Cơ sở B – Nguyễn Tri Phương, Quận 10 Thời gian bắt đầu: 18.00 pm Số lượng khách mời: 50 khách Người phát biểu: Trần Anh Tú – Giám đốc công ty TLD Thời lượng chương trình: Ngân sách cho phép: 10.000.000 đồng II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU “YEAR END PARTY 2017” mang chủ đề “We grow as one” với thông điệp đề cao tinh thần TEAMWORK, chung sức chung lòng, đóng góp vào phát triển Công ty Buổi tiệc trang trí với màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống TLD, tạo không gian ấm cúng, trẻ trung, động thành viên công ty: Đón khách: Các nhân viên tham dự nhận quà, chụp hình để lưu giữ khoảnh khắc; Chương trình mở hợp ca sôi động Đại diện Ban lãnh đạo công ty trình diễn; Lời phát biểu chân tình Tổng Giám Đốc: gửi lời cảm ơn đến toàn thê nhân viên TLD, tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2016, kế hoạch phát triển Công ty vòng năm tới; Trình chiếu hình ảnh hoạt động công ty suốt năm vừa qua; Tổ chức trò chơi tạo gắn kết phòng ban; Hoạt động văn nghệ; Trao giải nhân viên xuất sắc; Bốc thăm trúng thưởng may mắn đầu năm; III Thời gian 19/03/2017 TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH Công việc thực Người thực · Xác nhận lại với địa điểm tổ chức để chuẩn bị set up chương trình · Thông báo với khách mời tham dự biễu diễn chương trình thời gian, địa Cả Team (5 người) điểm tổ chức lần cuối · Kiểm tra lại vật dụng trang trí, standee, backdrop,… 20/03/2017 Chuẩn bị set up, trang trí,… Cả Team (5 người) 17:00 – 18:00 Công tác chuẩn bị lần cuối – checklist Cả Team (5 người) 18:00 – 18:30 Tú, Dung, Lan (đại diện công ty Đón khách (chụp hình lưu niệm cá nhân, phát TLD) vòng tay, hướng dẫn khu vực tiếp khách) PG: Nguyên, Quỳnh 16:00 – 17:00 Ổn định 18:30 – 18:35 18:35 – 18.45 MC – Thanh MC thông báo khách mời ổn định chỗ ngồi, bắt Màn hình TV (Màn hình chiếu đầu chương trình backdrop công ty) · Biểu diễn tiết mục mở Biểu diễn: thành viên nhóm · MC chào ngắn mở đầu chương trình (Tú , Dung, Trang) MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch Âm Thanh: Nam MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch MC giới thiệu tên + lý chương trình 18:45 – 18:50 Màn hình: Trang MC giới thiệu khách mời tham dự MC: Thanh Mời Ban lãnh đạo phát biểu (Tú + Dung) Âm Thanh + hình: Trang Tuyên bố nâng ly khai tiệc (PG hỗ trợ đem Ánh sáng: Sơn, Thạch sampan,…) 18:50 – 19:00 PG: Nguyên, Quỳnh PG: Nguyên, Quỳnh 19:00 - 19:10 MC mời nhập tiệc (PG hỗ trợ mang thức ăn) MC: Thanh Nhạc nhẹ nhàng: Trang 19:10 – 19:20 MC thiệu chương trình ca nhạc MC: Thanh (Ca sĩ khách mời hát bài) Ca sĩ: Ánh Âm thanh: Trang Ánh sáng: Tú, Lan (hỗ trợ: Thạch) MC: Thanh Nhân viên: Lan, Sơn Trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc Mời nhân viên phát biểu cảm nghĩ 19:20 – 19:30 19:30 – 19:40 Âm thanh: Trang Gameshow: Thử thách bước nhảy Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh MC: Thanh Sơn, MC dẫn dắt gameshow Đại diện trao giải · · · Bình chọn “King & Queen at night” Tiết mục ca nhạc: Dung, Trang Công bố kết giải thưởng, trao giải 19:40 – 19:50 19: 50 – 20:00 Rút thăm trúng thưởng Trao giải: Tú, Dung, Lan Kết thúc chương trình Mời người lên sân khấu hòa vào âm nhạc 20:00 VI PG: Nguyên, Quỳnh Trao giải: Lan Nhạc: Trang MC: Thanh Ca sĩ: Dung, Trang Màn hình: Tú Ánh sáng: Thạch Nhạc: Tú/ Lan MC: Thanh Nhạc: Trang Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh MC: Thanh Âm nhạc: Trang THIẾT KẾ TRANG TRÍ Phân chia khu vực: Chia làm khu vực chính:  Khu vực tiếp khách Thiết kế bong bóng cửa vào Sử dụng Standee, bàn tiếp tân (Khăn trải bàn, hoa, quà)  Khu vực diễn kiện Màu sắc chủ đạo phòng màu đen cam (đây màu sắc logo từ trước đến nay) Trang phục: tiệc  Khu vực tiệc: Giữa phòng Nội dung hình ảnh trình chiếu hình Trong lúc chờ đợi khách mời xem lại hình ảnh công ty, không gian làm việc, phòng ban VII HẬU CẦN Phân chia hậu cần theo khu vực : a) Khu vực tiếp khách: Bố trí lễ tân trước trung tâm: hướng dẫn khách mời kiểm tra danh sách Dự bị dù, mái che phòng trường hợp thời tiết xấu Sắp xếp nhân viên giữ xe: lúc vào (nhận xe, lái vào bãi đỗ), lúc ( lái xe khách trước trung tâm) b) Khu vực diễn kiện: Nhân viên kĩ thuật phụ trách: thiết bị âm thanh, loa, ánh sáng, nội dung thời gian trình chiếu hình, kết nối trình chiếu Điều hòa nhiệt độ phòng Lễ tân trước cổng vào Chẩn bị mic cho MC, ban lãnh đạo, nước uống cho quan khách phần hỏi đáp, quà tặng c) Khu vực tiệc : Làm việc với dich vụ ăn uống; Kiểm kê quà tặng Phân chia hậu cần theo timeline chương trình TT THỜI GIAN Ngày 19/03/201 Ngày 20/03/201 16:00– 17:00 THỜI LƯỢNG NỘI DUNG ÂM THANH/ ÁNH SÁNG TRƯỚC SỰ KIỆN • Xác nhận lại với địa điểm tổ chức để chuẩn bị set up chương trình • Thông báo với khách mời tham dự biễu diễn chương trình thời gian, địa điểm tổ chức lần cuối • Kiểm tra lại vật dụng trang trí, standee, backdrop,… • Set up sân khấu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, hình, máy chiếu Trang trí cổng vào bong bóng • Set up khu vực cửa vào, bàn đón khách • Dán số may mắn để rút thăm trúng thưởng • Chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự PHỤ TRÁCH MÀN HÌNH GHI CHÚ Team (5 người) Team (5 người) Tập trung lúc 15h45 để chuẩn bị trang trí 3 • Kiểm tra lần cuối âm ánh sáng, hình, máy chiếu… 17:00– 18:00 18:00 – 18:30 0:30:00 Lan + Trang Yêu cầu PG có mặt lúc 17h30 (trang điểm, thay đồ) • Rà soát lần cuối tổng thể khu vực tuổi tiệc (tiếp tân, sân khấu, sảnh tiệc…) • Kiểm tra, xếp quà tặng đón khách (Cách trưng bày, số lượng…) • Đặt bảng tên cho vị trí chỗ ngồi… , dặn dò lại phận tiếp đón, … • Kiểm tra lần cuối ăn,… TRONG SỰ KIỆN Nhạc sôi động không PG (thành viên Đón khách tặng quà cho khách lời nhóm khác: hàng tham dự Nguyên, Quỳnh) Liên hệ phận: kỹ thuật, lễ tân, bếp… Chụp hình kỉ niệm (Trang phục: theo đồng phục, váy đen) MC Thanh PG chào khách & đeo vòng quà tặng cho người tham dự MC nói loa:"Chỉ 10 phút chương trình Year End Party bắt đầu Kính mời quí vị di chuyển vào bàn tiệc ổn định chỗ ngồi Xin chân thành cảm ơn" Mời nước + bánh MC thông báo lúc 18:20 (3 lần) (Trang phục MC: áo dài cách tân, vàng) Lan tắt đèn 18:30 18:35 MC nói loa: "Xin người ổn Sân khấu tối 0:03:00 định chỗ ngồi, chương trình đèn lại chuẩn bị bắt đầu" 0:10:00 Đèn tối lại -> nhạc mở vang lên -> Sân khấu tối tiết mục văn nghê mở màn: Tập thể đèn, nhạc diễn team vang lên  Tiết mục kết thúc Trang chỉnh hình máy tính MC Thanh Lan tắt đèn bên Tập thể nhóm biểu diễn văn nghệ mở Màn hình chiếu MC chuẩn bị backdrop công sân khấu ty Màn hình chiếu backdrop công ty/ Clip Team biểu diễn tiết mục văn nghệ mở Vỗ tay tiết mục kết thúc MC chào dẫn ngắn mở đầu chương trình: “Xin hân hoan chào đón toàn thể gia đình TLD Corporation, có mặt Year End Party 2017 ngày hôm Quý vị vừa thưởng thức tiết mục… tập thể TLD Corporation biểu diễn, với mở đầu ấn tượng đầy màu sắc Một lần nữa, dành tràn pháo tay nồng nhiệt cho ca sĩ, vũ công tài chúng ta.” 18:45 0:05:00 Nhóm biểu diễn cúi chào, vào Đèn sân khấu sáng, đèn khán phòng tối MC xuất (Nhờ nhóm 2: Nam) Chỉnh âm (Nhờ nhóm hỗ trợ ánh sáng) (hình biểu diễn) Mc dừng 3s sau câu chào, khán phòng vỗ tay MC: “Thưa quý vị, làm chẳng nên non, chụm lại nên núi cao TLD năm vừa qua vượt qua không khó khăn gặt hái thành công định, nâng giá trị thương hiệu cho công ty lên tầm cao mới, nhờ đoàn kết tiến Ánh sáng lui, nhờ vào nỗ lực hết follow theo tập thể già đình TLD Ngày MC hôm nay, tất người ngồi đây, cho tràn pháo tay nồng nhiệt đế chúc mừng cho thành công TLD năm vừa qua, đồng thời vui vẻ đêm Year End Party 2017 – We grow as one chúng ta.” Sơn, Thạch Màn hình chiếu Khán phòng vỗ backdrop công tay sau lời nói ty/ MC 18:5019:00 0:10:00 “Ngay bây giờ, xin mời tất quý vị hướng mắt sân khấu dành tràn pháo tay nồng nhiệt để chào đón: Ánh sáng toàn sân khấu khách mời bước lên Clip 2: Chiếu clip hoạt động công ty Hình backdrop công ty - Ông Trần Anh Tú – Giám đốc Công ty TLD Corporation Sau lần giới thiệu khách mời, MC dừng 5s để khách mời đứng lên chào khán giả đón nhận tràn pháo tay chào mừng sau lời dẫn Khán giả vỗ tay sau phát biểu - Bà Nguyễn Khánh Dung – Phó Giám đốc Công ty TLD Corporation - Và thêm tràn vỗ tay thật lớn cho toàn thể TLD Corporation  Mời ông Trần Anh Tú phát biểu (Bài phát biểu đả chuẩn bị sẵn)  Sau phát biểu, Giám Đốc tuyên bố Khai tiệc, vị BGĐ khui sampanh chúc mừng mời tất nâng ly (1,2,3 dô…) Trang chỉnh lại hình nền, PG đem sampanh GĐ tuyên bố khai tiệc MC: “Xin mời tất quý khách Nhạc pháo sôi Mở nhạc khai thưởng thức động tiệc 10 19:00 -19:10 19:15:00 MC mời khách nhập tiệc 0:10:00 0:05:00 Mở đèn khán Nhạc không lời nhẹ nhàng MC: “Ngay bây giờ, xin mời tất quý phòng vị nhập tiệc” Ánh sáng MC giới thiêu tiết mục văn nghệ ca sỹ chiếu theo khách mời khách mời Trang chỉnh nhạc chuẩn bị sẵn MC: “Góp phần cho không khí thêm sôi động, xin mời tất quý vị thưởng thức giọng ca ngào đầy nội lực, xin chào mừng ca sĩ Phương Ánh.” Tú tắt đèn sân khấu (Ánh: ca sĩ)  Khách mời tự giới thiệu hát 11 19:20:00 0:10:00 MC: “Xin cảm ơn phần trình diễn hết Ánh sáng sức sôi động Phương Ánh.” toàn sân khấu Tất khán phòng nâng ly Trang chỉnh nhạc PG Màn hình máy chiếu theo hát Tú + Lan chiếu đèn pin Trang chỉnh nhạc & clip Màn hình Backdrop PG đem thức ăn chuẩn bị lên cho khách mời , mời nước khách Khán phòng vỗ tay sau MC giới thiệu khách mời Dung: Chuẩn bị quà cho nhân viên xuất sắc lúc Phương Ánh trình diễn PG (Nguyên + Quỳnh): chuẩn bị Trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc (2 nhân viên) MC: “Thưa quý vị, thành công TLD không kể đến đóng góp tích cực nhân viên Trong năm vừa qua, ủng hộ bầu chọn từ phía nhân viên công ty, đồng thời Ban giám đốc đánh giá cao hiệu công việc bạn, sau xin mời nhân viên xuất sắc bước lên sân khấu nhận phần thưởng công ty trao tặng Và là: - Chị Nguyễn Thị Lan – Trưởng phòng Marketing Trong năm vừa qua, Chị đóng góp tích cực vào hoạt động công ty, góp phần tăng doanh số,… (Mc để cập đến thành tựu đạt được) Đoạn nhạc vinh danh trao thưởng thành tích nhân viên sẵn hoa + phong bì tặng thưởng Màn hình chiếu clip Thành tựu nhân viên Lan + Sơn - Anh Nguyễn Thanh Sơn – Phó phòng IT, với thành tích xuất sắc, sáng tạo công việc, (Mc để cập đến thành tựu đạt được)  Sau đây, xin mời Ban giám đốc: Ông Trần Anh Tú – GĐ công ty TLD Bà Nguyễn Khánh Dung – PGĐ công ty lên trao tặng giải thưởng cho nhân viên xuất sắc  MC mời đại diện nhân viên xuất sắc phát biểu cảm nghĩ Lan chuẩn bị phát biểu cảm nghĩ nhận giải nhân viên xuất sắc Cả khán phòng vỗ tay chúc mừng 12 19:30:00 0:10:00 Gameshow: “Thử thách bước nhảy” Ánh sáng toàn sân khấu Trang Màn hình backdrop PG: Chuẩn bị phần quà cho người thắng MC: “Và bây giờ, xin mời tất nhìn lại màu sắc vòng đeo tay, có màu: đen/hồng/vàng quang, xin mời chủ nhân vòng màu xếp thành hàng, đội” MC thông báo thể lệ trò chơi Số lượng: “Mỗi đội cử nam + nữ -> mời bước lên sân khấu” Chỉnh nhạc cho thí sinh Nhạc gồm giai điệu: Nhạc bolero, nhạc dance, nhạc thiếu nhi, tổng độ dài phút) 13 19:40 0:10:00 Hình thức: “Trên tay Mc bong bóng, cặp thí sinh nhận Các bạn để bóng trán người, nhiệm vụ cặp đôi nhảy theo điệu nhạc đồng thời di chuyển bóng xuống dần, đội không làm rớt bóng, bóng không bị bể trình nhảy dành phần thưởng giá trị tỷ đồng.Trong trường hợp đội nhảy xuất sắc, khán giả người định đội thắng cuộc.” Kết thúc phần thi: MC tuyên bố đội thắng mời Chị: Nguyễn Thanh Lan – Trưởng phòng Marketing lên trao giải cho đội thắng MC: “Thưa quý vị, xin Tắt đèn khán mời quý vị hướng mắt sân khấu phòng, mở nhìn lại khoảnh khắc đẹp máy chiếu ngày hôm nay” Tú Máy chiếu chạy PG: Chuẩn bị quà slide hình cho Queen & thành viên King chỉnh máy chiếu slide diễn viên (file PPT) Và bây giờ, bình chọn cho Vua Nữ hoàng đẹp hôm nay” 14 PG: Phát phiếu bình chọn cho người tham dự Thể lệ: “Mỗi người bình chọn cho người mà cảm thấy đẹp nhất, lộng lẫy đêm Người nhiều phiếu bình chọn Vua Nữ hoàng đêm nay,và nhận quà tặng giá trị: voucher buffet dành cho người” PG thu phiếu, kiểm phiếu Công bố kết King &Queen of the night MC tiếp tục chương trình tiết mục đặc biệt Ánh sáng khán phòng tối, sân khấu sáng Lan Trang + Dung: Chuẩn bị biểu diễn PG đem hoa, (vương miệng + vòng nguyệt quế) -> cho BGĐ trao giải 15 19:50:00  Giới thiệu cặp song ca: “Xin mời quý vị tiếp tục thưởng thức tiết mục dàn dựng kĩ lưỡng đặc biệt, đến từ giọng hát bạn trẻ yêu thích: ca sĩ Khánh Dung Chang” Chỉnh nhạc biểu diễn cho Trang & Dung  MC cảm ơn ca sĩ, công bố kết Mời đại điện BGĐ lên trao giải (Tú + Dung) Nam: chỉnh ánh sáng 0:10:00 Bốc thăm trúng thưởng Ánh sáng toàn sân khấu MC: “Và giấy phút hồi hộp đến, xin mời tất ổn định chỗ ngồi không di chuyển lúc này.” Nhạc không lời sôi động Trang chỉnh nhạc Nhạc không lời sôi động, trao giải Cả khán phòng vỗ tay trao giải Màn hình Backdrop PG chuẩn bị quà cho người may mắn giải thưởng:  MC mời khách xem phiếu may mắn dán sẵn + Giải 1: ĐT ( dần” Trang chỉnh nhạc Nam: mở hết đèn Màn hình Backdrop Toàn khán phòng lên sân khấu hòa nhảy theo điệu nhạc Danh sách trang thiết bị - dịch vụ cần thiết: - Màn hình máy chiếu (có sẵn phòng) - Micro ( cho CEO, MC, ca sỹ…) - Laptop - Internet Access - Video trình chiếu hình - Các hình ảnh, âm sử dụng buổi event lưu thành trong: o o USB Laptop VIII KHÁCH MỜI Số lượng khách mời: 50 người Trang phục: trang nhã, lịch ( yêu cầu thiệp mời: Formal code) Danh sách khách mời thức (danh sách A): Giám đốc Trần Anh Tú Phó Giám Đốc: Nguyễn Khánh Dung Toàn thể nhân viên phòng ban công ty Hình thức thiệp mời: Gửi email mời toàn nhân viên IX NGƯỜI PHÁT BIỂU Người phát biểu:  Giám Đốc: Trần Anh Tú  Nội dung biểu: “Kính thưa Ban lãnh đạo toàn thể nhân viên công ty, thay mặt ban giám đốc xin gửi tới quý vị lời chào trân trọng, lời cảm ơn chân thành lời chúc tốt đẹp Hôm công ty tổ chức bữa tiệc cuối năm dịp để tất ngồi lại sau năm vất vả; Cùng chia sẻ với vui buồn năm qua; Cùng siết chặt tay, uống cho thật say; Để dẹp qua bên bộn bề lo toan, dẹp qua bên điều làm chưa làm năm qua; Để vui niềm vui sum họp bên bạn bè, đồng nghiệp, bên người thân, gia đình ngày Xuân Kính thưa người, bước sang thềm năm thay mặt cho ban lãnh đạo công ty xin chúc cho toàn thể thành viên công ty LTD dồi sức khỏe, làm ăn phát tài có thêm nhiều đóng góp để công ty LTD ngày phát triển tiến xa nữa, cuối xin chúc cho tất sang năm vạn ý an khang thịnh vượng !” X RỦI RO + Bộ phận âm thanh, thiết bị gặp trục trặc  Chuẩn bị sẵn thiết bị thay thế, kiểm tra kĩ thiết bị trước tiến hành nhiều lần, thuê chuyên gia xử lý kỹ thuật có kinh nghiệm + Nhân viên gặp vấn đề nên không đủ số lượng  Cần chuẩn bị dư nhân lực để có nhân lực dự phòng + Cúp điện  Máy phát điện + Thức ăn, nước uống có vấn đề  Kiểm tra thức ăn kỹ trước bắt đầu tiệc XI PHỤ LỤC Bố trí phòng (vẽ hình ảnh minh họa khu vực) ...I TỔNG QUAN Thông tin đơn vị tổ chức: Tên đơn vị: Công ty TNHH TLD Người nắm chính: Nguyễn Ngọc Minh Thanh Số điện thoại: +84 912 078 072 Tổng quan kiện: Nội dung hoạt động: YEAR END PARTY 2017. .. lượng chương trình: Ngân sách cho phép: 10.000.000 đồng II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU YEAR END PARTY 2017 mang chủ đề We grow as one với thông điệp đề cao tinh thần TEAMWORK, chung sức chung lòng, đóng... tay nồng nhiệt đế chúc mừng cho thành công TLD năm vừa qua, đồng thời vui vẻ đêm Year End Party 2017 – We grow as one chúng ta.” Sơn, Thạch Màn hình chiếu Khán phòng vỗ backdrop công tay sau lời