Tiểu luận môn tổ chức sự kiện we grow as one year end party 2017

Buổi tiệc được trang trí với 2 màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống của TLD, tạo ra một không gian ấm cúng, trẻ trung, năng động như chính những thành viên củacông ty: Đón khách: Các nhân

Trang 1

DANH SÁCH NHÓM 3:

1 Nguyễn Xuân Trang

2 Nguyễn Thanh Lan

3 Nguyễn Ngọc Minh Thanh

4 Nguyễn Thị Khánh Dung

5 Trần Anh Tú

MỤC LỤC

Trang 2

I TỔNG QUAN 3

1 Thông tin đơn vị tổ chức: 3

2 Tổng quan sự kiện: 3

II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU 3

III TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH 4

VI THIẾT KẾ TRANG TRÍ 6

1 Phân chia khu vực: 6

2 Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình 6

VII HẬU CẦN 7

1 Phân chia hậu cần theo khu vực : 7

2 Phân chia hậu cần theo timeline chương trình 7

3 Danh sách các trang thiết bị - dịch vụ cần thiết: 22

VIII KHÁCH MỜI 22

Hình thức thiệp mời: Gửi email mời toàn bộ nhân viên 22

IX NGƯỜI PHÁT BIỂU 22

X RỦI RO 22

XI PHỤ LỤC 23

Bố trí phòng (vẽ hình ảnh minh họa các khu vực) 23

I TỔNG QUAN

Trang 3

1 Thông tin đơn vị tổ chức:

Tên đơn vị: Công ty TNHH TLD

Người nắm chính: Nguyễn Ngọc Minh Thanh

Số điện thoại: +84 912 078 072

2 Tổng quan sự kiện:

Nội dung hoạt động: YEAR END PARTY 2017

Ngày tổ chức: Ngày 20/03/2017 (dự kiến)

Địa điểm: Phòng B310, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCMC, Cơ sở B

– Nguyễn Tri Phương, Quận 10

Thời gian bắt đầu: 18.00 pm

Số lượng khách mời: 50 khách

Người phát biểu: Trần Anh Tú – Giám đốc công ty TLD

Thời lượng chương trình: 2 giờ

Ngân sách cho phép: 10.000.000 đồng

II Ý TƯỞNG BAN ĐẦU

“YEAR END PARTY 2017” mang chủ đề “We grow as one” với thông điệp đề

cao tinh thần TEAMWORK, chung sức chung lòng, cùng nhau đóng góp vào sự

phát triển của Công ty

Buổi tiệc được trang trí với 2 màu chủ đạo Đen & Vàng truyền thống của TLD,

tạo ra một không gian ấm cúng, trẻ trung, năng động như chính những thành viên củacông ty:

Đón khách: Các nhân viên tham dự sẽ được nhận quà, chụp hình cùng nhau

để lưu giữ khoảnh khắc;

Chương trình mở màn bằng 1 bài hợp ca sôi động do Đại diện Ban lãnh đạocủa công ty trình diễn;

Trang 4

Lời phát biểu chân tình của Tổng Giám Đốc: gửi lời cảm ơn đến toàn thênhân viên TLD, tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2016, kế hoạch pháttriển của Công ty trong vòng 3 năm tới;

Trình chiếu hình ảnh hoạt động của công ty trong suốt 3 năm vừa qua;

Tổ chức trò chơi tạo sự gắn kết của các phòng ban;

Hoạt động văn nghệ;

Trao giải nhân viên xuất sắc;

Bốc thăm trúng thưởng may mắn đầu năm;

III TIMELINE CHƯƠNG TRÌNH

· Kiểm tra lại các vật dụng trang trí, standee,backdrop,…

20/03/2017

Chuẩn bị set up, trang trí,… Cả Team (5 người)

16:00 – 17:00

17:00 – 18:00 Công tác chuẩn bị lần cuối – checklist Cả Team (5 người)

Đón khách (chụp hình lưu niệm cá nhân, phátvòng tay, hướng dẫn khu vực tiếp khách)

Tú, Dung, Lan (đại diện công tyTLD)

18:35 – 18.45 · Biểu diễn tiết mục mở màn Biểu diễn: thành viên nhóm

Trang 5

· MC chào ngắn mở đầu chương trình (Tú , Dung, Trang)

MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch

Âm Thanh: Nam

MC giới thiệu tên + lý do của chương trình

MC: Thanh Ánh sáng: Sơn, Thạch

MC giới thiệu khách mời tham dự MC: Thanh

Mời Ban lãnh đạo phát biểu (Tú + Dung) Âm Thanh + màn hình: Trang

Tuyên bố nâng ly khai tiệc (PG hỗ trợ đem

MC thiệu chương trình ca nhạc MC: Thanh

(Ca sĩ khách mời hát một bài) Ca sĩ: Ánh

Âm thanh: Trang

Ánh sáng: Tú, Lan (hỗ trợ: Sơn,

Thạch)Trao giải thưởng cho nhân viên xuất sắc MC: Thanh

Mời nhân viên phát biểu cảm nghĩ Nhân viên: Lan, Sơn

Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh

19:30 – 19:40

Gameshow: Thử thách cùng bước nhảy MC: Thanh

MC dẫn dắt gameshow PG: Nguyên, Quỳnh

Đại diện trao giải Trao giải: Lan

Nhạc: Trang 19:40 – 19:50

· Bình chọn “King & Queen at night” MC: Thanh

· Tiết mục ca nhạc: Dung, Trang Ca sĩ: Dung, Trang

· Công bố kết quả giải thưởng, trao giải Màn hình: Tú

Ánh sáng: Thạch

Trang 6

Nhạc: Tú/ Lan

19: 50 – 20:00

Rút thăm trúng thưởng MC: Thanh

Trao giải: Tú, Dung, Lan Nhạc: Trang

Ánh sáng: Thạch PG: Nguyên, Quỳnh

20:00

Kết thúc chương trình MC: Thanh

Mời mọi người cùng lên sân khấu hòa vào âm

VI THIẾT KẾ TRANG TRÍ

1 Phân chia khu vực:

Chia làm 3 khu vực chính:

 Khu vực tiếp kháchThiết kế bong bóng ở cửa ra vào

Sử dụng Standee, bàn tiếp tân (Khăn trải bàn, hoa, quà)

 Khu vực diễn ra sự kiệnMàu sắc chủ đạo của căn phòng là 2 màu đen và cam (đây cũng là màu sắc của logo

từ trước đến nay)

Trang phục: dạ tiệc

 Khu vực tiệc:

Giữa phòng

2 Nội dung hình ảnh trình chiếu trên màn hình

Trong lúc chờ đợi khách mời sẽ được xem lại các hình ảnh của công ty, không gian làm việc, các phòng ban

VII HẬU CẦN

1 Phân chia hậu cần theo khu vực : a) Khu vực tiếp khách:

Bố trí lễ tân trước trung tâm: hướng dẫn khách mời và kiểm tra danh sách Dự bị

dù, mái che phòng trường hợp thời tiết xấu

Sắp xếp nhân viên giữ xe: lúc vào (nhận xe, và lái vào bãi đỗ), lúc ra ( lái xe củakhách ra trước trung tâm)

Trang 7

b) Khu vực diễn ra sự kiện:

Nhân viên kĩ thuật phụ trách: các thiết bị âm thanh, loa, ánh sáng, nội dung vàthời gian trình chiếu màn hình, kết nối và trình chiếu

Điều hòa nhiệt độ trong phòng

Lễ tân trước các cổng vào

Chẩn bị mic cho MC, ban lãnh đạo, nước uống cho quan khách trong phần hỏiđáp, quà tặng

c) Khu vực tiệc :

Làm việc với dich vụ ăn uống;

Kiểm kê quà tặng

2 Phân chia hậu cần theo timeline chương trình

Trang 8

TT THỜI GIAN LƯỢNG THỜI NỘI DUNG THANH/ ÂM

ÁNH SÁNG

TRƯỚC SỰ KIỆN

1 19/03/2017 Ngày

 Xác nhận lại với địa điểm tổ chức

để chuẩn bị set up chương trình Team

 Thông báo với các khách mờitham dự và biễu diễn trong chươngtrình về thời gian, địa điểm tổ chức

 Dán số may mắn để rút thăm

 Chuẩn bị quà tặng cho kháchtham dự

Trang 9

3 17:00–18:00  Kiểm tra lần cuối âm thanh ánh

sáng, màn hình, máy chiếu… Lan + Trang

Yêu cầu PG cómặt lúc 17h30(trang điểm, thayđồ)

 Rà soát lần cuối về tổng thể cáckhu vực của tuổi tiệc (tiếp tân, sânkhấu, sảnh tiệc…)

Liên hệ các bộphận: kỹ thuật, lễtân, bếp…

 Kiểm tra, sắp xếp quà tặng đónkhách (Cách trưng bày, số lượng…)

 Đặt bảng tên cho các vị trí chỗngồi… , dặn dò lại bộ phận tiếp đón,

Nhạc sôiđộng khônglời

PG (thành viên

nhóm khác:

Nguyên, Quỳnh)

2 PG chào khách

& đeo vòng quàtặng cho ngườitham dự

đồng phục, váy đen)

Trang 10

MC nói trên loa:"Chỉ còn 10 phút

nữa chương trình Year End Party sẽ bắt đầu Kính mời quí vị di chuyển vào bàn tiệc và ổn định chỗ ngồi Xin chân thành cảm ơn"

Mời nước + bánhngọt

MC thông báo lúc 18:20 (3 lần)

(Trang phục MC:

áo dài cách tân, vàng)

5 18:30 0:03:00

MC nói trên loa: "Xin mọi người ổn

định chỗ ngồi, chương trình của chúng ta chuẩn bị được bắt đầu"

Sân khấu tốiđèn lại

Lan tắt đèn

Màn hình chiếubackdrop côngty

MC chuẩn bị ra sân khấu

Trang chỉnh

màn hình máytính

MC Thanh

6 18:35 0:10:00

Đèn tối lại -> nhạc mở vang lên ->

tiết mục văn nghê mở màn: Tập thể

team 3

Sân khấu tối đèn, nhạc diễnvang lên

Lan tắt đèn bên

dưới

Màn hình chiếubackdrop côngty/ hoặc

Team biểu diễntiết mục văn nghệ

mở màn

Tiết mục kết thúc Tập thể nhóm 3 biểu diễn văn

nghệ mở màn

Clip 1 Vỗ tay khi tiếtmục kết thúc

MC ra chào và dẫn ngắn mở đầu Đèn sân khấu (Nhờ nhóm 2: (hình nền biểu

Trang 11

chương trình: “Xin hân hoan chào

đón toàn thể gia đình TLD Corporation, đã có mặt tại Year End Party 2017 ngày hôm nay.

sáng, đèn khánphòng tối khi

MC xuất hiện

Quý vị vừa thưởng thức tiết mục….

do tập thể TLD Corporation biểu diễn, với sự mở đầu hết sức ấn tượng

và đầy màu sắc Một lần nữa, hãy dành những tràn pháo tay nồng nhiệt cho những ca sĩ, vũ công hết sức tài năng của chúng ta.”

Chỉnh âm thanh

Mc dừng 3s saucâu chào, khánphòng vỗ tay

7 18:45 0:05:00 Nhóm biểu diễn cúi chào, vào trong Ánh sáng follow theo

MC

(Nhờ nhóm 1

hỗ trợ ánh sáng)

Màn hình chiếubackdrop côngty/

Khán phòng vỗ tay sau lời nói củaMC

Trang 12

MC: “Thưa quý vị, một cây làm

chẳng nên non, 3 cây chụm lại nên

hòn núi cao TLD trong năm vừa qua

đã vượt qua không ít khó khăn và gặt

hái được những thành công nhất

định, nâng giá trị thương hiệu cho

công ty lên một tầm cao mới, đó cũng

chính là nhờ sự đoàn kết cùng tiến

cùng lui, nhờ vào những nỗ lực hết

mình của tập thể già đình TLD Ngày

hôm nay, tất cả mọi người cùng ngồi

ở đây, hãy cho một tràn pháo tay

nồng nhiệt đế chúc mừng cho sự

thành công của TLD trong năm vừa

qua, đồng thời cùng nhau vui vẻ

trong đêm Year End Party 2017 – We

grow as one của chúng ta.”

Sơn, Thạch

Trang 13

8 18:50-19:00 0:10:00

“Ngay bây giờ, xin mời tất cả quý vị

cùng hướng mắt về sân khấu và dành những tràn pháo tay nồng nhiệt để chào đón:

Ánh sáng toànsân khấu khikhách mờibước lên

Clip 2: Chiếu

clip về hoạtđộng của côngty

Sau mỗi lần giớithiệu khách mời,

MC dừng 5s đểkhách mời đứnglên chào khán giả

và đón nhận trànpháo tay chàomừng sau lời dẫn

- Ông Trần Anh Tú – Giám đốc Công ty TLD Corporation.

Hình nềnbackdrop côngty

Khán giả vỗ taysau bài phát biểu

- Bà Nguyễn Khánh Dung – Phó Giám đốc Công ty TLD Corporation.

- Và thêm một tràn vỗ tay thật lớn cho toàn thể TLD Corporation

Mời ông Trần Anh Tú phát biểu (Bài

phát biểu đả được chuẩn bị sẵn) Trang chỉnh lại hình nền,

 Sau bài phát biểu, Giám Đốc tuyên

bố Khai tiệc, 2 vị BGĐ khui sampanh

chúc mừng và mời tất cả cùng nâng ly

(1,2,3 dô…)

PG đem sampanhngay khi GĐtuyên bố khai tiệc

Trang 14

MC: “Xin mời tất cả quý khách cùng

thưởng thức Nhạc pháo sôiđộng Mở nhạc khai tiệc Tất cả khán phòngcùng nhau nâng ly

9 19:00 -19:10 0:10:00

MC mời khách nhập tiệc

Mở đèn khánphòng

Nhạc không lời nhẹ nhàng

Trang chỉnh

nhạc PG đem thức ănđã chuẩn bị lên

cho khách mời ,mời nước khách

MC: “Ngay bây giờ, xin mời tất quý

Trang chỉnh

nhạc đã chuẩn

bị sẵn

Màn hình máychiếu theo bàihát

Khán phòng vỗtay sau khi MCgiới thiệu kháchmời

MC: “Góp phần cho không khí thêm

sôi động, xin mời tất cả quý vị cùng thưởng thức một giọng ca ngọt ngào

và đầy nội lực, xin chào mừng ca sĩ

Phương Ánh.”

(Ánh: ca sĩ) Tú tắt đèn sânkhấu Dung:

Khách mời tự giới thiệu bài hát Tú + Lan chiếu

đèn pin

Chuẩn bị quà chonhân viên xuất sắctrong lúc PhươngÁnh trình diễn

11 19:20:00 0:10:00 MC: “Xin cảm ơn phần trình diễn hết sức sôi động của Phương Ánh.” Ánh sáng toàn sân khấu Trang chỉnhnhạc & clip Màn hìnhBackdrop PG (Nguyên + Quỳnh): chuẩn bị

Trang 15

thành tích của 2nhân viên sẵn hoa + phong bì tặng thưởng

Trao giải thưởng cho các nhân viên xuất sắc (2 nhân viên)

MC: “Thưa quý vị, thành công của

TLD không thể không kể đến sự đóng góp tích cực của các nhân viên

Trong năm vừa qua, được sự ủng hộ

và bầu chọn từ phía các nhân viên trong công ty, đồng thời Ban giám đốc cũng đánh

Đoạn nhạc vinh danh trao thưởng

giá cao hiệu quả công việc của các bạn, sau đây xin mời 2 nhân viên xuất sắc cùng bước lên sân khấu và nhận phần thưởng do công ty trao tặng.

Màn hình chiếu

clip 3

- Chị Nguyễn Thị Lan – Trưởng phòng Marketing Trong năm vừa qua, Chị đã đóng góp tích cực vào hoạt động của công ty, góp phần tăng

doanh số,… (Mc để cập đến thành

tựu đạt được)

Lan + Sơn

Trang 16

- Anh Nguyễn Thanh Sơn – Phó phòng IT, với những thành tích xuất

sắc, sáng tạo trong công việc, (Mc

để cập đến thành tựu đạt được)

Sau đây, xin mời Ban giám đốc: Ông Trần Anh Tú – GĐ công ty TLD và

Bà Nguyễn Khánh Dung – PGĐ công

ty lên trao tặng giải thưởng cho nhân viên xuất sắc.

MC mời đại diện nhân viên xuất sắcphát biểu cảm nghĩ

Lan chuẩn bị bài

phát biểu cảmnghĩ khi nhận giảinhân viên xuấtsắc

Cả khán phòng vỗtay chúc mừng

12 19:30:00 0:10:00 Gameshow: “Thử thách cùng bước

nhảy” Ánh sáng toàn sân khấu Trang Màn hìnhbackdrop PG: Chuẩn bịphần quà cho

người thắng cuộc

Trang 17

MC: “Và bây giờ, xin mời tất cả nhìn

lại màu sắc của chiếc vòng mình

đang đeo trên tay, chúng tôi có 3

màu: đen/hồng/vàng dạ quang, xin

mời chủ nhân của chiếc vòng của mỗi

màu sẽ xếp thành 3 hàng, 3 đội”.

Chỉnh nhạc chocác thí sinh

Nhạc gồm 3 giai điệu: Nhạcbolero, nhạcdance, nhạc thiếunhi, tổng độ dài 3phút)

MC thông báo thể lệ trò chơi.

Số lượng: “Mỗi đội cử 1 nam + 1 nữ

-> mời bước lên sân khấu”

Hình thức: “Trên tay Mc là chiếc

bong bóng, mỗi cặp thí sinh sẽ nhận 1

cái Các bạn sẽ để bóng ở giữa trán

của 2 người, và nhiệm vụ của mỗi cặp

đôi sẽ nhảy theo điệu nhạc đồng thời

di chuyển quả bóng xuống dần, đội

nào không làm rớt quả bóng, bóng

không bị bể trong quá trình nhảy sẽ

là dành phần thưởng giá trị trên dưới

1 tỷ đồng.Trong trường hợp cả 3 đội

Trang 18

đều nhảy xuất sắc, khán giả sẽ là người quyết định đội thắng cuộc.”

13

Kết thúc phần thi: MC tuyên bố đội

thắng cuộc và mời Chị: Nguyễn

Thanh Lan – Trưởng phòngMarketing lên trao giải cho đội thắngcuộc

19:40 0:10:00

MC: “Thưa quý vị, ngay bây giờ xin

mời quý vị hướng mắt về sân khấu và cùng nhau nhìn lại khoảnh khắc đẹp nhất của chính mình ngày hôm nay”

Tắt đèn khán phòng, mở máy chiếu

Tú

Máy chiếu chạyslide hình từngthành viên PG: Chuẩn bị quà

cho Queen &King

Và bây giờ, chúng ta sẽ cùng bình chọn cho Vua và Nữ hoàng đẹp nhất này hôm nay”.

chỉnh máychiếu slide từngdiễn viên (filePPT)

Trang + Dung:

Chuẩn bị biểudiễn

PG: Phát phiếu bình chọn cho người

tham dự

Thể lệ: “Mỗi người sẽ bình chọn cho

người mà mình cảm thấy đẹp nhất, lộng lẫy nhất đêm nay Người được nhiều phiếu bình chọn nhất sẽ chính

là Vua và Nữ hoàng đêm nay,và sẽ nhận được quà tặng giá trị: 1

Trang 19

voucher buffet 5 sao dành cho 2 người”

PG thu phiếu, kiểm phiếu

Công bố kết quả King &Queen of the night

14

MC tiếp tục chương trình là một tiết

mục hết sức đặc biệt

Ánh sángkhán phòngtối, sân khấusáng

Lan

PG đem hoa,

(vương miệng + vòng nguyệt quế) -> cho BGĐ trao giải

Giới thiệu cặp song ca: “Xin mời

quý vị tiếp tục thưởng thức một tiết mục được dàn dựng hết sức kĩ lưỡng

và đặc biệt, đến từ 2 giọng hát đang được các bạn trẻ yêu thích: ca sĩ Khánh Dung và Chang”

Chỉnh nhạcbiểu diễn choTrang & Dung

Nhạc không lời sôi động, trao giải

MC cảm ơn ca sĩ, công bố kết quả.

Mời đại điện BGĐ lên trao giải (Tú +

Dung)

Nam: chỉnh

ánh sáng

Cả khán phòng vỗtay khi trao giải

Trang 20

đến, xin mời tất cả ổn định chỗ ngồi

và không di chuyển trong lúc này.”

Nhạc không

MC mời khách xem phiếu may mắnđược dán sẵn

+ Tú: rút thăm giải nhất + Giải 3: 1voucher 500,000+ Dung: rút thăm giải nhì

+ Lan: rút thăm giải 3

16 20:00:00 0:05:00 MC tuyên bố kết thúc chương trình, nói lời cảm ơn toàn sân khấuÁnh sáng Trang chỉnhnhạc Màn hìnhBackdrop Toàn khán phònglên sân khấu hòa

Trang 21

mình nhảy theođiệu nhạc

MC: “Quý vị thân mến, những giải

thưởng may mắn vừa rồi cũng đã

khép lại đếm Year End Party 2017 –

We grow as one ngày hôm nay, một

lần nữa xin chúc tất cả quý vị vạn sự

như ý, thành công thắng lợi, xin chân

thành cảm ơn tất cả quý vị đã đến

tham gia nhiệt tình cho buổi tối hôm

nay Còn bây giờ, hãy hòa mình cùng

điệu nhạc đi nào…”