Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam

Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam

Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp Chương 1 Tổng quan nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam” 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong nền kinh tế thị trường bất kì một cá nhân hay tổ chức nào khi tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh trên thị trường đều nhận thức được sức nóng của cạnh tranh. Việc có thể giành chiến thắng trước các đối thủ trong cùng ngành để giành lấy những khách hàng tiềm năng là mục tiêu hoạt động của đại đa số các công ty. Tuy nhiên, muốn giành thắng lợi trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực không ngừng. Các nỗ lực đó có thể là tăng thêm nguồn vốn cho công ty hay đơn thuần chỉ là những nỗ lực để có thể đổi mới mình. Với các doanh nghiệp thương mại, để có thể đứng vững trên thị trường, có lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh thì đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải làm tốt các hoạt động tác nghiệp, trong đó đặc biệt chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị bán hàng. Quản trị bán hàng có hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và dần khẳng định được vị thế của mình so với các đối thủ cạnh tranh. Trong quản trị bán hàng, một hoạt động không kém phần quan trọng đó là hoạt động tổ chức bán hàng. Đây là một trong những hoạt động tác nghiệp quan trọng của quản trị bán hàng mà trong đó ta không thể không kể đến hoạt động quản trị lực lượng bán hàng, là khâu vô cùng quan trọng giúp cho mỗi doanh nghiệp có thể giành được những kết quả kinh doanh tốt nhất. Lực lượng bán hàng là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng, với thị trường. Đại diện bán hàng là người thay mặt công ty quan hệ với rất nhiều khách hàng của mình và đồng thời đem về cho công ty những thông tin cần thiết từ phía khách hàng. Có thể nói một doanh Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp nghiệp thương mại có bán được hàng hay không là nhờ rất nhiều ở lực lượng bán hàng. Trên thực tế công tác tổ chức, quản trị lực lượng bán hàng của rất nhiều doanh nghiệp chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trở lên kém hiệu quả cả về mặt lợi nhuận kinh tế cũng như thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng cần được tổ chức sao cho có hiệu quả từ khâu tuyển dụng, huấn luyện, đến sắp xếp tổ chức công việc cho đội ngũ bán hàng, tạo động lực làm việc cũng như có những đánh giá đúng đắn, khách quan về mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân trong lực lượng bán hàng nhằm khích lệ tinh thần làm việc của họ. Có như vậy mới đẩy nhanh được tốc độ hàng hóa bán ra tạo nên các điểm tiếp xúc với khách hàng, rút ngắn khoảng cách giữa công ty với khách hàng, làm gia tăng lợi nhuận, uy tín cho doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam (viết tắt là VNINCOM), tôi thấy rằng công ty đang dần có những bước đi vững chắc hơn trong quá trình phát triển của mình và dần theo kịp với những bước phát triển của nền kinh tế đất nước. Công ty đang ngày càng không ngừng đổi mới và phát triển. Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại dịch vụ nên hiện nay công ty rất chú trọng đến công tác hoàn thiện các nghiệp vụ như mua hàng, bán hàng,…Tuy nhiên, có thể thấy rằng hiện nay công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty vẫn còn chưa thật sự đáp ứng được với chiến lược phát triển chung trong dài hạn của Công ty. Thông qua quá trình điều tra và phỏng vấn chuyên sâu các vị lãnh đạo cũng như các vị đại diện các phòng ban trong Công ty tôi thấy rằng công tác quản trị bán hàng tại Công ty còn chưa tốt, trong đó một nguyên nhân quan trọng làm ảnh hưởng đến kết quả công tác bán hàng đó là việc tổ chức lực lượng bán hàng của công ty còn chưa đạt hiệu quả, chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu đặt ra trên thị trường kinh doanh dịch vụ, chính vì vậy hiệu quả hoạt động của công ty chưa cao. Do đó, vấn đề đặt ra cấp thiết với VNINCOM là làm sao có thể nâng cao hơn nữa chất lượng Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp công tác tổ chức lực lượng bán hàng, để qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung của Công ty trong tương lai. 1.2. Xác lập và tuyên bố đề vấn đề trong đề tài Xuất phát từ tính cấp thiết đặt ra trong hoạt động của công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam là cần phải hoàn thiện hơn nữa chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng, qua đó nhằm giúp nâng cao hiệu quả hoạt động nói chung của Công ty, cùng với kiến thức đã học trong trường cũng như từ sựa lựa chọn của bản thân, tôi xin xác lập và tuyên bố đề tài luận văn tốt nghiệp của mình là: “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam” 1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trên cơ sở hệ thống hóa một só vấn đề lý luận cơ bản về quản trị bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng, thông qua quá trình điều tra và phân tích thực tế hoạt động tại Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam, đề tài của tôi tập trung làm rõ các mục tiêu sau: - Mục tiêu chung: Việc nghiên cứu công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam để nhằm giúp nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty, qua đó giúp tăng cường hiệu quả hoạt động chung của công ty trong thời gian tới. - Mục tiêu cụ thể: + Phân tích và làm rõ các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam. + Trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện chất lượng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam, cụ thể như các giải pháp về hoàn thiện công tác tuyển dụng lực lượng bán, các giải pháp về việc đào tạo huấn luyện lực lượng bán hàng, giải pháp về tạo động lực cho lực lượng bán của công ty… Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp 1.4. Phạm vi nghiên cứu của đề tài - Về mặt thời gian: Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam, giai đoạn 2006 – 2008, trong đó lấy năm 2008 là năm phân tích. Thông qua đó nhìn nhận những mặt đã làm được, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của những thành công cũng như những tồn tại đó tại Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam. - Về mặt không gian: nghiên cứu và khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam trong đó lấy bộ phận bán hàng, cụ thể là nhân viên kinh doanh của công ty làm đối tượng nghiên cứu chủ yếu. 1.5. Kết cấu luận văn tốt nghiệp Ngoài các phần như Lời cảm ơn, mục lục, danh mục các bảng biểu, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo dùng cho quá trình viết luận văn thì luận văn của em được kết cấu gồm 4 phần chính: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam” Chương 2: Những lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp Chương 2 Những lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp 2.1. Một số khái niệm, định nghĩa cơ bản liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng. 2.1.1. Bán hàng Có nhiều cách hiểu khác nhau. Cụ thể là : Bán hàng là quá trình bên bán tìm hiểu, gợi mở, khám phá và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của bên mua để đáp ứng quyền lợi lâu dài của cả hai bên. Bên bán có thể được hiểu là cá nhân hoặc doanh nghiệp. Bán hàng là hoạt động kinh doanh nhằm mục đích tìm kiếm doanh số và lợi nhuận cho doanh nghiệp, dựa trên nền tảng là các hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mang lại sự thỏa mãn cho khách hàng. Công việc bán hàng được tổ chức như là một quá trình từ việc thiết lập mục tiêu bán hàng đến việc thực hiện các biện pháp để đạt được các mục tiêu đó. 2.1.2. Quản trị bán hàng Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị bán hàng trong doanh nghiệp. Cụ thể là: Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định bán hàng, tổ chức bán hàng, lãnh đạo bán hàng và cuối cùng là kiểm soát hoạt động bán hàng nhằm thực hiện mục tiêu đã định. Bốn chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa đan xen và có mối quan hệ biện chứng tác động qua lại lẫn nhau. Quản trị bán hàng là quản trị một hoạt động cụ thể, một lĩnh vực cụ thể của quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nói chung. Quản trị bán hàng là tổng hợp các hoạt động từ xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động bán hàng nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp 2.1.3. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp là những lao động trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, tạo ra sức bán cho doanh nghiệp đồng thời thực hiện mối quan hệ giữa người bán và khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ, quyết định việc thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp với khách hàng. 2.1.4. Hạn ngạch bán hàng Hạn ngạch hay định mức bán hàng là một phần hoặc tỷ lệ của tổng doanh thu do doanh nghiệp yêu cầu đối với một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định. 2.1.5. Tổ chức lực lượng bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng là việc doanh nghiệp xác định cơ cấu, số lượng, quyền hạn và trách nhiệm của đội ngũ quản lý và nhân viên bán hàng. Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm một số công việc chủ đạo như: xác định cơ cấu lực lượng bán hàng, xác định các tiêu chuẩn của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng 2.1.6. Tuyển dụng lực lượng bán hàng . Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một chuỗi hoạt động được tạo ra để lựa chọn và sắp xếp những người có thể phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp về bán hàng. 2.1.7. Huấn luyện, đào tạo lực lượng bán hàng Huấn luyện hay đào tạo lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai. Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp 2.1.8. Đãi ngộ lực lượng bán hàng Đãi ngộ lực lượng bán là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của lực lượng bán hàng để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiêp. 2.2. Một số lý thuyết về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp 2.2.1. Mục tiêu, nhiệm vụ của lực lượng bán hàng a. Mục tiêu của lực lượng bán Lực lượng bán là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, do vậy mục tiêu của bộ phận này phải gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp trong dài hạn hay trong ngắn hạn, nhằm đạt được vị trí mà doanh nghiệp đó mong muốn có được trên thị trường. Nếu mục tiêu xuyên suốt, mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu xuyên suốt và dài hạn của lực lượng bán là tìm kiếm lợi nhuận càng nhiều càng tốt cho doanh nghiệp thông qua các hoạt động bán hàng của họ và mục tiêu của lực lượng bán hàng cũng nhằm làm sao sử dụng tốt nhất các yếu tố của lực lượng bán giúp cho hoạt động bán hàng đạt hiệu quả nhất, đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. Tóm lại, trong mỗi giai đoạn phát triển khác nhau doanh nghiệp sẽ có những mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể khác nhau và mục tiêu của lực lượng bán cũng sẽ được các doanh nghiệp đề ra khác nhau, nhưng mục tiêu cơ bản của bộ phận này vẫn là thúc đẩy hoạt động bán hàng thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. b. Nhiệm vụ của lực lượng bán Xác định nhiệm vụ của lực lượng bán cũng chính là xác định những công việc mà họ cần phải làm bao gồm những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Bán hàng: Nhiệm vụ cơ bản và cuối cùng của lực lượng bán trong bất kể một doanh nghiệp nào là bán được sản phẩm hàng hóa dịch vụ cua Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp doanh nghiệp đó một cách thành công, và điều này được thể hiện qua doanh số mà lực lựng bán tạo ra được. - Quản lý điều hành hoạt động bán hàng: Đây là chức năng mang tính chất điều hành quản lí của lực lượng bán.Nhưng doanh nghiệp đều xây dựng những hệ thống phân phối riêng của mình, họ sẽ phân bổ lực lượng bán của mình ra các khu vực địa bàn khác nhau, nhằm bán hàng và quản lý hoạt động bán hàng ở khu vực đó. -Trách nhiệm về tài chính: Đây cung là nhiệm vụ mang tính chất quản lí cuả nhiệm vụ bán hàng. Tại khu vực mà họ được phân công, lực lượng bán có nhiệm vụ phải nắm bắt và quản lý được các thông số như các khoản thu, số lượng hàng tồn kho… - Công tác marketing và hậu cần kinh doanh: Lực lượng bán hàng chính là cầu nối thông tin chính xác từ doanh nghiệp đến khách hàng trên những mặt thông tin về sản phẩm mới, về chính sách chương trình, những thay đổi thông số kỹ thuật trên sản phẩm hay những chuyển biến về điều kiện thị trường… 2.2.2. Phân loại lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng được chia thành ba loại: lực lượng bán hàng thuộc biên chế của doanh nghiệp (cơ hữu); các đại lý, đại diện bán hàng không thuộc biên chế của doanh nghiệp; lực lượng bán hàng hỗn hợp. a. Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp: Lực lượng bán hàng của một Công ty bao gồm tất cả những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng. Lực lượng này lại có thể được chia thành hai loại: lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bán hàng trên thị trường - Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp (bên trong): Hầu hết, lực lượng bán hàng bên trong thường tập trung ở một cơ quan, ở văn phòng và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại. Loại lực lượng bán hàng này có thể được dùng như lực lượng chính yếu của Công ty hoặc là lực lượng hỗ trợ cho lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài Công ty. Lực lượng bán Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp hàng tại doanh nghiệp thường bao gồm giám đốc kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh, các nhân viên phòng kinh doanh… - Lực lượng bán hàng trên thị trường. Lực lượng bán hàng hoạt động bên ngoài hàng ngày trình bày sản phẩm của Công ty cho khách hàng và khách hàng tiềm năng. Lực lượng bán hàng trên thị trường thường bao gồm các chức danh giám đốc vùng, miền, giám sát bán hàng, mại vụ, nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển thị trường. b. Đại lý bán hàng và cộng tác viên * Đại lý bán hàng: Đại lý bán hàng có những đặc điểm sau: - Hoa hồng, chi phí, doanh số đều liên hệ trực tiếp với nhau. Chính vì vậy, những doanh nghiệp không thể trang trải được khoản định phí của lực lượng bán hàng trực tiếp mà phải thuê những đại lý. - Những đại lý này cung cấp một lực lượng bán hàng thường xuyên, cũng như sự phân chia khu vực địa lý rất ổn định, đảm bảo phục vụ số khách hàng trong vùng một cách nhanh chóng. Nếu tự thân doanh nghiệp xâm nhập vào những thị trường như vậy, họ sẽ phải mất nhiều năm, đặc biệt là đối với sản phẩm mới. - Thông thường họ kinh doanh rất nhiều sản phẩm tương đối giống nhau, nhưng không mang tính cạnh tranh. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp chỉ kinh doanh một ngành hành hạn hẹp, đang nỗ lực xâm nhập vào vùng thị trường có một số lượng lớn khách hàng mà mỗi người lại chỉ tiêu thụ một số lượng ít ỏi sản phẩm của doanh nghiệp đến nỗi công ty không thể chịu nổi phí thuê một lực lượng bán hàng của họ. Thu nhập của các đại lý bán hàng là một khoản thù lao tính trên phần trăm doanh số (đại lý thụ ủy), hoa hồng bán hàng (đại lý hoa hồng) hay tiền chênh lệch bán hàng (đại lý kinh tiêu). * Các cộng tác viên: Là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng cho doanh nghiệp trên thị trường. Lực lượng này không thuộc Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển Đại học Thương mại Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp quân số nhân viên bán hàng của doanh nghiệp và hưởng lương từ hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng. Các đại lý bán hàng và các cộng tác viên là lực lượng bán hàng ngoài biên chế chính thức của doanh nghiệp và thường có sự phân chia khu vực địa lý ổn định có khả năng đảm bảo phục vụ số khách hàng trong vùng của doanh nghiệp một cách nhanh chóng và tốt hơn so với việc doanh nghiệp tự mình xâm nhập vào thị trường đó, nhất là đối với việc giới thiệu các sản phẩm mới. c. Lực lượng bán hàng hỗn hợp Công ty có thể sử dụng nhiều loại lực lượng bán hàng để chiếm lĩnh thị trường. Công ty có thể sử dụng hỗn hợp lực lượng bán hàng của công ty và mạng lưới đại lý để xâm nhập nhiều loại thị trường khác nhau. 2.2.3. Vai trò của tổ chức lực lượng bán trong doanh nghiệp Tổ chức lực lượng bán có vai trò to lớn trong hoạt động kinh doanh nói chung và đối với công tác quản trị kinh doanh nói riêng của mỗi doanh nghiệp. Nếu tổ chức lực lượng bán được tiến hành có cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả cao, giúp doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân viên có năng lực thực sự, giúp cho việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Với việc xây dựng một cấu trúc tổ chức lực lượng bán hợp lý, sẽ tạo ra nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu tổ chức lực lượng bán không được thực hiện tốt, sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp, gây ra nhiều lãng phí về tình thần và năng lực làm việc của nhân viên. 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước về tổ chức lực lượng bán hàng. Thông qua quá trình tìm hiểu trên thư viện của trường Đại học Thương mại tôi nhận thấy đề tài về hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng là một vấn đề cần thiết đặt ra đối với hầu hết mọi doanh nghiệp đặc biệt là doanh Luận văn tốt nghiệp Bùi Thị Tuyển