thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam

Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty

Chương 3 Phương pháp nghiên cứu và các kết quả nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công

ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam

1 Phương pháp hệ nghiên cứu vấn đề

1.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm:

Theo phương pháp này thì tôi đã sử dụng 06 phiếu điều tra trắc nghiệm phát cho các vị đại diện các phòng ban chức năng trong công ty

* Mục đích của phương pháp điều tra trắc nghiệm: Điều tra trắc nghiệm

sẽ có thể giúp cho việc thu thập thông tin từ phía những cán bộ công nhân viên trong Công ty

* Cách thức tiến hành: Theo 4 bước:

+ Bước 1: Xây dựng phiếu điều tra (mẫu phiếu điều tra có kèm trong phần Phụ lục)

+ Bước 2: Phát Phiếu cho các đối tượng cần điều tra, bao gồm:

Ông Lê Thanh Hào - Giám đốc Công ty

Ông Đoàn Đức Tâm – Phó giám đốc Công ty

Bà Trần Khánh Dư – Kế toán trưởng Công ty

Ông Nguyễn Văn Hòa – Trưởng Phòng hành chính

Ông Phùng Văn Hiếu – Trưởng phòng kinh doanh

Bà Bùi Thanh Phương – Trưởng phòng công nghệ và biên tập

+ Bước 3: Thu hồi các phiếu đã phát: Sau thời gian 5 ngày (tính từ ngày bắt đầu phát phiếu) sẽ tiến hành thu lại 6 phiếu đã phát, cụ thể phiếu của ai,

ở bộ phận nào sẽ được thu tại phòng làm việc của người đó

+ Bước 4: Tổng hợp các phiếu điều tra: Sau khi thu thập đủ 6 phiếu đã phát, tôi sẽ tiến hành công tác tổng hợp các phiếu điều tra trắc nghiệm Việc

tổng hợp sẽ trên cơ sở tổng kết xem có bao nhiêu câu trả lời giống nhau, bao nhiêu người chọn câu trả lời này, bao nhiêu người chọn câu trả lời kia,…

1.2 Phương pháp phỏng vấn

* Mục đích của phương pháp: Thông qua phương pháp phỏng vấn sẽ giúp tìm hiểu sâu hơn công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty

* Cách thức tiến hành phỏng vấn: Phỏng vấn đối với các ông, bà sau: Ông Lê Thanh Hào – Giám đốc Công ty

Ông Phùng Văn Hiếu – Trưởng phòng kinh doanh

Các bước tiến hành phỏng vấn:

- Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn (mẫu câu hỏi xem trong phần phụ lục)

- Bước 2: Lên danh sách và lịch hẹn các đối tượng muốn phỏng vấn

- Bước 3: Tiến hành phỏng vấn các đối tượng

- Bước 4: Tổng hợp kết quả phỏng vấn

Thông qua phương pháp phỏng vấn các vị lãnh đạo trong công ty rút ra các kết luận liên quan đến công tổ chức lực lượng bán hàng trong công ty, từ

đó tổng hợp thành các số liệu để chỉ ra những thành công, hạn chế của công tác tổ chức lực lượng bán hàng trong công ty, từ đó xem xét các nguyên nhân đồng thời giúp đề ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty

1.3 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp

* Mục đích: Thông qua phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp nhằm thấy được các kết quả đã dạt dược cũng như những hạn chế còng tồn tại của công tác tổ chức lực lượng bán hàng, thông qua đó đề ra các biện pháp khắc phục để có thể hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty

* Cách thức tiến hành: Dựa trên cơ sở các dữ liệu thứ cấp được cung cấp

từ phía các phòng ban bộ phận trực thuộc tại doanh nghiệp, đưa ra các so sánh đánh giá qua các năm nhằm thấy được những kết quả đã đạt được, thực tại phát triển của doanh nghiệp cũng như xu hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Cụ thể trong đề tài tôi sử dụng dữ liệu trong 3 năm hoạt động gần đây của công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt nam Qua 3 năm 2006, 2007, 2008 để phân tích và đưa ra những nhận định, đánh giá của mình

2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty

2.1 Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam

Tên giao dịch: VIETNAM INDUSTRY AND COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY

Tên viết tắt: VNINCOM., JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số 10/106, Hoàng Quốc Việt, Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Số 74/95, Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 04.2776262 FAX: 04.5641691

Công ty Cổ phần Công nghiệp và truyền thông Việt Nam (VNINCOM)

là doanh nghiệp trẻ, năng động hoạt động trong lĩnh vực công nghiệp và truyền thông tại Việt Nam Được thành lập năm 2006 dựa trên thế mạnh về nguồn nhân lực và tài chính, công ty đã từng bước khẳng định mình trong lĩnh vực công nghiệp và truyền thông Việt Nam Trong những năm qua, ngoài lĩnh vực sản xuất, cung ứng thiết bị ngành bia, VNINCOM được biết

đến với sự đầu tư, phát triển mạnh trong thế giới truyền thông qua 20 đài truyền hình và các phương tiện truyền thông khác

Là một công ty với tuổi đời còn rất trẻ, song VNINCOM đã nhanh chóng hoàn thiện đội ngũ nhân sự và bộ máy hoạt động của công ty Với phương châm luôn lấy con người làm trọng tâm kinh doanh, công ty đã xây dựng được một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp với những thành viên đáng tin cậy Mục tiêu cao nhất là mang lại cuộc sống phồn thịnh cho chính bản thân nhân viên và công ty

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh năng động, VNINCOM đã và đang trở thành đối tác tin cậy của nhiều nhà đài, doanh nghiệp với cung cách chuyên nghiệp và phương án hợp tác rõ ràng Đặt tiêu chí hợp tác lâu dài, hai bên cùng có lợi lên hàng đầu, VNINCOM mong muốn được mở rộng hợp tác, phục vụ cho lợi ích kinh tế của công ty cũng như phía đối tác

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ với các chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tích cực tìm hiểu nhu cầu, sự biến động của thị trường, tìm những hướng kinh doanh mới phù hợp và thu hút được nhiều khách hàng

- Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo thu nhập, giải quyết việc làm cho nhân viên trong công ty

- Tổ chức sự kiện, mọi hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện của mọi công ty, tổ chức có nhu cầu

- Thông qua quảng cáo, Pr cố gắng xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, đồng thời làm lợi cho công ty

2.1.3 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh

Hiện nay, VNINCOM đã tham gia kinh doanh trong nhiều lĩnh vực và đạt được những thành tựu đáng kể Trong lĩnh vực viễn thông, VNINCOM cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng điện thoại di động và thoại Với truyền thông, công ty đã xây dựng được các chương trình truyền hình hấp dẫn, kêu gọi quảng cáo, tài trợ chương trình, tổ chức sự kiện, trang trí và thiết kế gian hàng triển lãm, biển hiệu, bảng hiệu Trong lĩnh vực công nghiệp, VNINCOM được biết đên như một nhà sản xuất và phân phối bia, cung cấp các thiết bị trong lĩnh vực sản xuất đồ uống

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Là một công ty với tuổi đời còn rất trẻ, song VNINCOM đã nhanh chóng hoàn thiện đội ngũ nhân sự và bộ máy hoạt động của công ty Với phương châm luôn lấy con người làm trọng tâm kinh doanh, công ty đã xây dựng được một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp với những thành viên đáng tin cậy Hiện tại cơ cấu của VNINCOM gồm 6 phòng ban liên kết chặt chẽ: Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng Công nghệ và Biên tập, nhà máy sản xuất Các phòng ban hoạt động tích cực dưới sự điều hành sát sao của lãnh đạo công ty

Biểu hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam

2.1.5 Các nguồn lực của công ty, bao gồm:

- Nguồn vốn:

Với số vốn ban đầu khi thành lập chỉ là 1,8 tỷ đồng, hiện nay nguồn vốn của Công ty đã không ngừng được nâng lên Tính đến hết 2008 thì nguồn vốn của Công ty là 4,6 tỷ đồng

- Nhân sự:

Trong cơ chế thị trường hiện nay có thể nói nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất, đặc biệt vai trò của nó trong kinh doanh thương mại dịch vụ lại càng rõ nét hơn Hiện nay tại Công ty có 35 người, trong đó những người tốt nghiệp Đại học làm việc tại Công ty là 13 người

- Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty:

Phòng tài chính

kế toán

Phòng kinh doanh

Phòng công nghệ &

biên tập

Nhà máy sản xuất

Phòng

tổ chức

hành

chính

BAN GIÁM ĐỐC

Các phòng ban trong Công ty có sự phân công công tác rõ ràng, không

có sự chồng chéo hay kiêm nhiệm chức năng nên mỗi bộ phận có phòng làm việc riêng Hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, nên việc đầu tư cơ

sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công việc được công

ty rất chú trọng Tất cả các phòng ban đều có máy tính nối mạng phục vụ cho việc truy cập thông tin và kết nối giữa các phòng ban

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam trong 3 năm 2006, 2007, 2008

ĐVT: tỷ đồng

2006

Năm 2007

Năm 2008

So sánh 2007 với 2006

So sánh 2008 với 2007

CL TL (%) CL TL (%) Doanh thu 15,194 16,658 18,547 1,464 9,64 1,889 11,34 Tổng chi phí 8,958 9,956 11,713 0,998 11,14 1,757 17,65

LN trước thuế 6,236 6,702 6,834 0,466 7,47 0,132 1,97 Thuế TNDN 1,746 1,877 1,914 0,131 7,5 0,037 1,97 Lợi nhuận sau thuế 4,489 4,825 4,920 0,336 7,48 0,095 1,97 Thu nhập bình quân 1,8 2,1 2,6 0,3 16,67 0,5 23,81

Nguồn: Phòng kế toán công

ty

Biểu hình 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP

công nghiệp và truyền thông Việt Nam

Nhận xét: Qua số liệu phân tích ở bảng 2 ta thấy tổng doanh thu của

công ty năm sau cao hơn năm trước cụ thể là:

Doanh thu năm 2007 tăng 1,464 tỉ đồng tương đương với 9,64% so với năm 2006 Năm 2008 tăng 1,889 tỷ đồng tương đương với 11,34% so với năm 2007

Cùng với sự tăng lên của doanh thu thì lợi nhuận trước thuế hàng năm cũng tăng lên cụ thể là năm 2007 tăng 0,466 tỷđồng tương đương với 7, 47%

so với năm 2006 Năm 2008 tăng 0,132 tỷ đồng tương đương với 1,97% so với năm 2007 Tuy nhiên cũng phải thấy răng mặc dù tỷ lệ doanh thu năm sau cao hơn năm trước Nhưng do công ty chưa có biện pháp cắt giảm chi phí nên hiệu quả tỷ lệ lợi nhuận năm sau tuy có cao hơn năm trước nhưng không đáng kể

Qua bảng điều tra trên cho thấy tình hình bán hàng của công ty cũng có

sự biến động rất lớn Mặc dù doanh thu bán hàng hàng năm đều tăng, cụ thể năm 2007 doanh thu tăng 1,464 tỉ đồng tương đương với 9,64% so với năm

2006 Năm 2008 tăng 1,889 tỷ đồng tương đương với 11,34% so với năm

2007 Tuy nhiên đến giữa năm 2008 do cuộc khủng hoảng bắt đầu có dấu hiệu bùng phát nên các doanh nghiêp, tổ chức có nhu cầu quảng cáo thực hiện cắt giảm chi phí mạnh mẽ, đặc biệt là chi phí quảng cáo trên truyền hình khiến cho doanh thu bán hàng của toàn công ty tuy không giảm nhưng tăng không đáng kể Do đó keo theo lợi nhuận cũng chỉ tăng lên theo một tỷ

lệ khá nhỏ mà thôi, thậm chí còn nhỏ hơn tỷ lệ của năm trước khi công ty mới bước vào hoạt động được hai năm Cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2007 tăng 0,336tỷ đồng tương đương với 7,48% so với năm 2006 Năm 2008 chỉ tăng 0, 095 tỷ đồng tương đương với 1,97% so với năm 2007

2.2 Tổng quan về công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty

CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam.

Tham gia vào lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, lực lượng bán hàng của công

ty CP công nghiệp và truyền thông Việt Nam là các nhân viên kinh doanh sẽ tìm kiếm lựa chọn khách hàng mục tiêu sao cho phù hợp, bằng khả năng giao tiếp của mình thông qua giao dịch trực tiếp và trên điện thoại thuyết phục khách hàng tham gia mua sản phẩm của công ty Về phía công ty, khi

tuyển chọn lực lượng bán thường đăng tải trên các báo, trên trang web của công ty, cần tuyển những người có khả năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục người khác, có giọng nói dễ nghe và ngoại hình tương đối ưa nhìn, trung thực, nhiệt huyết trong công việc… Khi có ứng viên muốn phỏng vấn xin việc, trực tiếp giám đốc và giám đốc điều hành của công ty sẽ phỏng vấn họ, qua đó có thể thấy họ có yêu thích công việc này hay không, khả năng giao tiếp của họ như thế nào, khả năng ứng xử của họ, khả năng nắm bắt tâm lý của người đối diện…sau đó cho họ thử việc trong vòng một tháng

Thông thường những nhân viên mới sẽ được giới thiệu qua về công việc

mà họ phải làm, giới thiệu các dịch vụ mà công ty đang hoạt động, giới thiệu

về cách thức làm việc, các quy định của công ty… Còn về lựa chọn khách hàng và cách giao tiếp sao cho đạt hiệu quả thì họ phải tự học hỏi qua cách thức làm việc của những nhân viên cũ, có kinh nghiệm hơn

Nhân viên kinh doanh của công ty liên lạc với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại, điều này rất khó để đoán biết tâm lý của họ hiện tại, và khó thuyết phục hơn so với việc giao tiếp trực tiếp, đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải có trực giác tốt, có khả năng gợi mở nhu cầu thông qua lời nói

Với tính chất công việc như trên, khi tuyển dụng nhân viên kinh doanh, công ty không quan tâm nhiều đến trình độ học vấn phải cao, mà chủ yếu quan tâm đến khả năng giao tiếp tốt và nhiệt huyết trong làm việc…

Thông thường những nhân viên mới vào làm sẽ chịu ảnh hưởng bởi môi trường làm việc xung quanh rất lớn Tất cả mọi người giao dịch với khách hàng đều tại một phòng, ký được hợp đồng thì được đánh dấu trên bảng chấm công được dán ngay giữa phòng, không khí làm việc rất hăng say, điều này có thể kích thích tốt khả năng làm việc của những nhân viên mới, nhưng cũng có thể làm cho họ nhụt chí mà tự xin nghỉ việc ngay trong tháng đầu

Những trường hợp khác ban giám đốc cho nghỉ việc khi nhân viên thường xuyên đi làm không đúng giờ, làm việc kém hiệu quả, có thái độ và hành vi không tốt ảnh hưởng đến công việc…

Việc trả lương cho nhân viên hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng làm việc của họ Với nhân viên thử việc sẽ có mức lương là 1,5 triệu đồng một tháng và phải đạt mức doanh số là 8 triệu (không bao gồm phần trăm doanh số trả lương) Với các nhân viên chính thức của công ty, doanh số mà họ đạt được càng cao thì mức lương của họ được tăng lên bên cạnh đó họ còn được hưởng một khoản tính theo phần trăm doanh số, tất cả

sẽ được thể hiện trong bảng sau:

Biểu hình 3: Bảng tính lương của công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam

2.3 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam

2.3.1 Nhóm các nhân tố bên trong Công ty.

Đây là nhóm nhân tố ở ngay bên trong công ty, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty:

- Mục tiêu chung của công ty:

Với nguồn nhân lực trẻ, trí tuệ và đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm, công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam có tham vọng mở rộng môi trường kinh doanh, phấn đấu đạt được mục tiêu đến năm 2010 sẽ trở thành doanh nghiệp trong top 10 doanh nghiệp dẫn đầu về cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng viễn thông và PR tại thị trường Việt Nam

Tuy nhiên để phục vụ cho mục tiêu của tương lai thì trước mắt công ty đã không ngừng hoàn thiện đội ngũ bán hàng và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nâng cao thu nhập cũng như lợi nhuận cho doanh nghiệp mình

- Chất lượng của đội ngũ lao động và nhân viên bán hàng:

Tổ chức lực lượng bán hàng đó là việc xác định cơ cấu, số lượng, quyền hạn, trách nhiệm của đội ngũ quản lý và nhân viên bán hàng của doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên và lực lượng bán hàng của công ty đa phần còn rất trẻ tuổi, nhiệt huyết trong công việc, với đội ngũ quản lý khá dày dạn kinh nghiệm, điều này sẽ là một lợi thế không nhỏ giúp công ty phát triển mạnh hơn trong tương lai

- Lĩnh vực kinh doanh của công ty:

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty cổ phần công nghiệp và truyền thông Việt Nam đó là việc cung cấp các dịch vụ như dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng điện thoại di động, thiết kế Web, logo, clip truyền hình, dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp có nhu cầu… nên rất nhạy cảm

và đòi hỏi phải có sự nắm bắt nhanh để theo kịp nhu cầu của thị trường và thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng

- Năng lực quản lý bán hàng của nhà quản trị.

Quản trị bán hàng cũng phải thực hiện các nhiệm vụ giống như bất kỳ nhà quản trị nào khác bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Nhưng quan trọng nhất vẫn là quản trị đội ngũ đội ngũ bán hàng sao cho thật hiệu quả Nếu ví nhân viên bán hàng là vận động viên thì nhà quản trị bán hàng là huấn luyện viên Nhà quản trị phải thông qua các nhân viên, tận dụng sự hợp tác hăng hái của toàn thể đội ngũ nhân viên bán hàng trong phòng kinh doanh để đạt được mục tiêu doanh thu Do đó, quản lý đội ngũ bán hàng phải là người thích giúp đỡ những người khác đạt được mục tiêu

đề ra