Do chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên việc hạch toán đầy đủ, chính xác khoản mục chi phí này là căn cứ quan trọng tính giá thành sát thực nhất. Xuất phát từ đặc điểm của công ty sản xuất Đông dược, dược mỹ phẩm có nguồn gốc tự nhiên, nguyên vật liệu phục vụ bao gồm nhiều loại khác nhau:
- Nguyên vật liệu chính gồm có: tỳ bà diệp, sa sâm, bạch phục linh, thổ phục linh, mật ong, ô mai, kim ngân hoa, glyxerin…
- Vật liệu phụ bao gồm: Chai, nhãn, lọ thủy tinh, vải lọc… - Nhiên liệu gồm: than cục
Hiện nay tất cả các nguyên vật liệu tại công ty được theo dõi trên cùng một tài khoản duy nhất là Tài khoản 1521- Nguyên vật liệu chính.
* Tài khoản sử dụng:
- Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ kế toán sử dụng TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Để theo dõi nguyên vật liệu xuất cho các phân xưởng kế toán sử dụng Tk 1521 – Nguyên vật liệu chính.
- Ngoài ra còn một số công cụ lao động như: cân đồng hồ, xô, sàng lọc… tham gai và quá trình sản xuất được xem như một khoản mục chi phí, được theo dõi trên TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
* Chứng từ sử dụng:
Bao gồm: Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ dụng cụ; Bảng kê phân loại vật tư, bảng kê xuất; Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
* Sổ kế toán sử dụng:
Bao gồm: Thẻ kho; Sổ chi tiết TK 621; Sổ tổng hợp chi tiết TK 621; Sổ cái TK 621.
* Trình tự luân chuyển chứng từ tại công ty:
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch, số lượng sản xuất, nhu cầu thực tế và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, khi có nhu cầu lĩnh vật tư dùng cho sản xuất sản phẩm, các tổ sản xuất thuộc các phân xưởng lập Giấy đề nghị xuất vật tư. Kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho (3 liên). Tại kho nguyên vật liệu, thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất vật tư và Phiếu xuất kho được Giám đốc ký duyệt và tình hình thực tế vật tư tại kho, tiến hành xuất giao vật tư và ghi số thực xuất vào Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: 1 liên thủ kho nguyên vật liệu giữ, 1 liên Phòng kế hoạch giữ, 1 liên lưu ở Phòng kế toán.
- Công ty thực hiện hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song. Có nghĩa là thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho được lập ở cả kho và phòng kế toán. Hàng tháng, kế toán vật tư xuống đối chiếu với Sổ kho của thủ kho.
- Công ty tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào Sổ kiểm kê thực tế tồn đầu kỳ, cuối kỳ và số liệu trên các chứng từ nhập kho để tính trị giá thực tế của vật tư xuất kho trong kỳ.
Công thức tính trị giá vật tư xuất dùng theo phương pháp bình quân gia quyền như sau:
Đơn giá xuất kho
bình quân =
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá thực tế vật liệu
xuất kho =
Số lượng vật liệu
xuất kho x
Đơn giá xuất kho bình quân
Ví dụ: Tính trị giá nguyên vật liệu chính Sorbitol xuất kho để sản xuất trong tháng 12/2010.
Tài liệu tháng 12/2010 của công ty có các thông tin sau (ĐVT: đồng): - Biên bản kiểm kê số tồn đầu tháng: Nguyên liệu Sorbitol
+ Trị giá tồn đầu tháng: 18.000.000
- Tổng hợp số liệu trên các chứng từ nhập kho trong tháng 12: + Khối lượng Sorbitol nhập kho: 50kg
+ Trị giá Sorbitol nhập kho: 9.250.000
- Bảng kê tổng hợp xuất trong tháng 12: 15,2 kg Căn cứ vào số liệu trên ta tính được:
Trị giá Sorbitol xuất trong tháng 12 là:
15,2 x 18.000.000 + 9.250.000 = 2.716.333 100 + 50
Đối với Nguyên vật liệu công ty sản xuất được như nước cất thì giá thành xuất kho là giá thành sản xuất kế hoạch.
* Phương pháp tập hợp CP NVLTT tại công ty:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất sản phẩm chủ yếu là chi phí trực tiếp nên được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí mà ở đây là cho từng loại sản phẩm sản xuất trên cơ sở các sổ chi tiết CP NVLTT được mở cho từng loại sản phẩm căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật tư và báo cáo vật tư ở từng phân xưởng sản xuất.
* Trình tự hạch toán CP NVLTT tại công ty như sau:
Khi nhận được phiếu đề nghị xuất vật tư, kế toán lập phiếu xuất vật tư làm căn cứ cho bộ phận sản xuất lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập hoàn toàn dựa trên định mức kinh tế kỹ thuật của sản phẩm. Khối lượng vật tư xuất cho từng phiếu để sản xuất một loại sản phẩm là tương tự nhau do xí nghiệp sản xuất sản phẩm theo từng mẻ, số mẻ sản xuất trong từng lần là cố định.
Kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán như sau:
- Chọn kế toán chi tiết --- > kế toán hàng hóa--- > xuất sản xuất --- > xuất dùng nguyên vật liệu
- Bấm tổ hợp phím Ctrl + N để lập phiếu xuất mới - Nhập số liệu
- Bấm tổ hợp phím Ctrl + S để lưu
Sử dụng bút toán tính giá tự động để chương trình tự động tính giá vật tư xuất trong tháng. Vào thời điểm thực xuất, giá ghi trên phiếu xuất kho là giá tạm tính. Đến cuối tháng chương trình tự động điều chỉnh lại giá xuất kho theo giá bình quân gia quyền.
Sau khi đã lưu, kế toán bấm vào biểu tượng máy in trên màn hình để tiến hành in Phiếu xuất kho
Mẫu số 02 – VT
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOA LINH Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
B19D6 KĐT mới Cầu Giấy, Q.Cầu Giấy, Tp.Hà Nội ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 01 tháng 12 năm 2010 Số: 00035
Họ tên người nhận hàng: C.Lan Anh TK nợ: 6211 Địa chỉ: BPSX TK có: 1521 Lý do xuất kho: Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml
STT Tên hàng Mã số ĐV tính Sô lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất
01 Chai dạ hương DH01 Chiếc 20.000 20.000 2.500 49.999.995 02 Nipazol DH09 Kg 0,4 0,4 173.715 03 Nipazil VLC07 Kg 3,6 3,6 143.048,889 04 Acid sorbic DH14 Kg 2,4 2,4 64.792,5 05 Acid latic DH16 Kg 0,5 0,5 43.498 06 Nhãn dạ hương DH17 Chiếc 20.000 20.000 338,08 6.761.591 07 Hộp dạ hương + toa DH18 Bộ 20.000 20.000 1.390,854 27.817.085 08 Thùng dạ hương DH19 Chiếc 200 200 16.959,525 3.391.905 09 NCMC – FBSH DH05 Kg 72 72 122.525,139 8.821.810 10 Lauret sunphat DH02 Kg 160 160 40.177,65 6.428.424 11 Nacl DH03 Kg 24 24 23.560,958 12 NaEDTA DH04 Kg 7 7 100.756,286 13 Băng keo VLC02 Cuộn 10 10 14.755 14 Thymol VLC18 Kg 0,2 0,2 814.465 15 DNH – 3035 VLC20 Kg 20 20 393.602,05 7.872.041 16 Vitamin E VLC22 Kg 1 1 685.042 17 Cồn VLC27 Lít 100 100 16.036,17 1.603.617 18 PG VLC05 Kg 200 200 39.457,735 7.891.547 19 Menthol VLC06 Kg 3,4 3,4 721.126,765 2.451.831 20 Aloe extra VLC08 Kg 0,1 0,1 686.160 21 Glyxerin VLC10 Kg 0,2 0,2 15.360 Tổng cộng 126.139.489
Số tiền viết bằng chữ: một trăm hai mươi sáu triệu một trăm ba mươi chin ngàn bốn trăm tám mươi chin đồng chẵn./.
Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày…tháng…năm…
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu, căn cứ vào các số liệu kế toán nhập vào các phiếu nhập, xuất vật tư trong tháng, chương trình tự động chuyển số liệu vào thẻ kho.
CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOA LINH
B19D6 KĐT mới Cầu Giấy, Q.Cầu Giấy, Tp.Hà Nội
THẺ KHO
Tên vật liệu, dụng cụ (sản phẩm): Chai Dạ hương Quy cách phẩm chất
Từ ngày 01/12/2010 Đến ngày 31/12/2010
Đơn vị tính: chiếc
Chứng từ
Diễn giải Số lượng
Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất Dư đầu kỳ 80.000
01/12/2010 00035 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 20.000 60.000 02/12/2010 00037 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 20.000 40.000 03/12/2010 4887
3 Tạm nhập chai dạ hương 100ml 150.000 190.000
07/12/2010 00042 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 20.000 170.000
… … … … … … …
30/12/2010 1558 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 20.000 60.000
Tổng cộng 300.000 320.000 60.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Đồng thời nghiệp vụ xuất được phản ánh vào sổ chi tiết TK 621, TK 521 ( chi tiết cho từng đối tượng), sổ tổng hợp chi tiết các TK 152, Tk621, sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 621, TK 152.
TRÍCH SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 6211
04 Dạ hương 100ml Tháng 12 năm 2010
Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có
01/12/2010 00035 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489 0 02/12/2010 00037 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489 0 03/12/2010 00038 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489 0
… … … … … …
30/12/2010 1558 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489 0
31/12/2010 TH119 Kết chuyển chi phí từ TK 6211 sang
TK 154 154 1.592.437.825
Tổng cộng 1.592.437.825 1.592.437.825
TRÍCH SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 621
Tháng 12 năm 2010
Ngày Số CT Nội dung TKĐƯ Nợ Có
01/12/2010 00034 Xuất NVL sản xuất thuốc ho Bảo Thanh 1521 119.244.773
01/12/2010 00035 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
01/12/2010 00036 Xuất NVL sản xuất viên ngừa mụn vỉ 1521 41.0880075
01/12/2010 00037 Xuất NVL sản xuất Zuchi Family 1521 14.039.983
02/12/2010 00038 Xuất NVL sản xuất Zuchi Spray 1521 23.115.510
02/12/2010 00039 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
… … … … … …
30/12/2010 1558 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
31/03/2011 1559 Xuất than nấu 10 ca Bảo Thanh, 5 ca ngừa
mụn 1521 35.481.906
31/03/2011 TH119 Kết chuyển chi phí từ TK 621 sang TK
154 154 2.743.492.811
Tổng cộng 2.743.492.811 2.743.492.811
TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có … … … … … 00035 01/03/2011 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml x 6211 126.139.489 00035 01/03/2011 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml x 1521 126.139.489 00036 01/03/2011 Xuất NVL sản xuất viên ngừa mụn x 6211 41.088.075 00036 01/03/2011 Xuất NVL sản xuất viên ngừa mụn x 1521 41.088.075 00037 02/03/2011 Xuất NVL sản xuất Zuchi Family x 6211 14.039.983 00037 02/03/2011 Xuất NVL sản xuất Zuchi Family x 1521 14.039.983 00038 02/03/2011 Xuất NVL sản xuất Zuchi Spray x 6211 23.115.510 … … … … TRÍCH SỔ CÁI Năm 2010 Tài khoản 621 – CP NVLTT Tháng 12/2010
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK ĐƯ Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Trang số STT Dòng Nợ Có
00034 01/12/2010 Xuất NVL sản xuất thuốc ho Bảo
Thanh 1521 119.244.773
00035 01/12/2010 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
00036 01/12/2010 Xuất NVL sản xuất viên ngừa mụn vỉ 1521 41.088.075
00037 01/12/2010 Xuất NVL sản xuất Zuchi Family 1521 14.039.983
00038 02/12/2010 Xuất NVL sản xuất Zuchi Spray 1521 23.115.510
00039 02/12/2010 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
… … … … … … … …
1558 30/12/2010 Xuất NVL sản xuất dạ hương 100ml 1521 126.139.489
1559 31/12/2010 Xuất than nấu 10 ca Bảo Thanh, 5 ca
ngừa mụn 1521 35.481.906
TH119 31/12/2010 Kết chuyển chi phí từ TK 621 đến TK
154 154 2.743.492.811
Tổng cộng 2.743.492.811 2.743.492.811
2.2.3.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, các khoản phải trả có tính chất lương.
* Chứng từ sử dụng: Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán lương và bảo hiểm,…
* TK kế toán sử dụng:
- TK 621 – Chi phí nhân công trực tiếp - TK 334 – Phải trả cho công nhân viên - TK 3382 – Kinh phí công đoàn
- TK 3383 – BHXH, BHYT và BHTN
Hiện nay công ty sử dụng một tài khoản chung là 3383 để theo dõi cả BHYT, BHXH và BHTN.
* Hình thức trả lương theo thời gian: căn cứ vào số ngày lao động thực tế của người lao động và đơn giá tiền lương theo quy định của Nhà nước để tính lương cho người lao động. Hình thức này áp dụng cho tất cả các đối tượng đang làm tại công ty.
* Quá trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày các tổ sản xuất theo dõi thời gian làm việc của từng công nhân viên và ghi vào Bảng chấm công. Cuối tháng chuyển tới phòng hành chính duyệt rồi chuyển sang phòng Kế toán. Căn cứ vào đó, Kế toán tiền lương và BHXH sẽ tính toán lập bảng thanh toán lương và chuyển cho phòng Hành chính, Kế toán trưởng và giám đốc duyệt.
* Cách tính lương: Tiền lương thực tế phải trả CNV = Lương hệ số + Tiền ăn trưa + Các khoản phụ cấp + Các khoản khấu trừ vào lương Trong đó:
- Lương hệ số = Mức lương cơ bản x Hệ số lương + Mức lương tối thiểu = 540.000 ( đồng )
+ Hệ số lương tại công ty tuân thủ theo Quy định về chế độ ngạch bậc lương của Nhà nước theo trình độ, tay nghề của người lao động.
- Ngày công bao gồm cả ngày nghỉ phép, ngày lễ, tết theo chế độ quy định.
- Lương nghỉ phép hưởng 100% lương.
- Tiền ăn trưa hiện nay theo Quy định của công ty là 350.000 đồng/người/tháng.
- Các khoản phụ cấp được hưởng tại công ty bao gồm: Thù lao thu hút, phục cấp trách nhiệm, phụ cấp nghiên cứu, phụ cấp đi lại và các khoản phụ cấp khác như phụ cấp BHXH được hưởng khi ốm đau, thai sản…
- Các khoản khấu trừ vào lương của người lao động bao gồm: Ngày nghỉ không công; BHXH, BHYT, BHTN người lao động phải chịu khấu trừ trực tiếp vào lương của người lao động; Các khoản khấu trừ khác như: Các khoản bồi thường công nhân phải trả, tiền tạm ứng nộp thừa không nộp lại…
- Đối với các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN tại công ty được trích theo đúng chế độ quy định. Riêng đối với những người lao động đang trong giai đoạn thử việc, công ty chưa đóng BHXH, BHYT, BHTN cho những người này.
- Công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất.
* Kế toán chi phí nhân công trực tiếp tại công ty:
Cuối tháng, căn cứ vào Bảng chấm công của từng phân xưởng sản xuất gửi lên và hợp đồng lao động của từng người lao động, kế toán tiền lương sẽ tính ra tiền lương thực tế của từng công nhân sản xuất, các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN. Kế toán lập bảng thanh toán lương, Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Toàn bộ quá trình tính toán lập bảng thanh toán lương và phụ cấp, bảng tổng hợp thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH đều được thực hiện thủ công bằng excel rồi mới nhập liệu vào máy.
TRÍCH BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG Tháng 12 năm 2010 STT Họ và tên NC Chức vụ Lương hệ số Phụ cấp Tổng lương BHXH TNCN Thực lĩnh Lương thỏa thuận Thù lao thu hút PCTN PCNC 1 Nguyễn Thành Trung 25 GĐNM 3.883.600 1.066.400 500.000 2.000.000 1.000.000 8.450.000 330.106 8.120.000 2 Nguyễn Quốc Triển 25 PTNM 3.401.800 2.098.200 1.000.000 1.000.000 7.500.000 289.153 7.211.000
3 Nguyễn Thị Hậu 25 KT 3.160.900 1.459.100 800.000 5.420.000 268.677 5.151.000 … … … … … … … … … … … … 95 Nguyễn Thị Hoài A 25 CN 1.131.500 868.500 2.000.000 96.178 1.904.000 96 Vũ Đình Đạm 25 CN 1.131.500 868.500 2.000.000 96.178 1.904.000