Nhiều hoạt động của người quản lý và quản trị liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định, bao gồm lập kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, lựa chọn và tuyển dụng nhân v
Trang 1BÀI TẬP CÁ NHÂN
Môn học: Phát triển khả năng lãnh đạo
Học viên: Vũ Anh Tuấn
Lớp: GaMBA01.M0709
Chủ đề
Nêu và giải thích một cách chi tiết các bước mà bạn sẽ làm nếu bạn quyết định thực hiện qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức của mình Hãy đưa ra những luận lập về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm có lợi và những hạn chế của qui trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành
Trả lời
Lãnh đạo là một chủ đề mà từ lâu rất được nhiều người đã quan tâm, bàn luận và nghiên cứu Thuật ngữ lãnh đạo thường gợi ra hình ảnh về những cá nhân (Hoặc nhóm người) nắm quyền lực, chỉ đạo, điều hành một nhóm người, một tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu chung Trọng tâm của hầu hết các nghiên cứu về lãnh đạo là xác định các yếu tố quyết định tính hiệu quả của lãnh đạo, tìm hiểu những tố chất, hành vi, nguồn lực và những đặc điểm hoàn cảnh quyết định đến việc một người lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng đối với cấp dưới như thế nào và làm thế nào để đạt được mục tiêu chung của tổ chức…
I LÝ THUYẾT VỀ LÃNH ĐẠO VÀ LÃNH ĐẠO THAM GIA.
Đưa ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo Nhiều hoạt động của người quản lý và quản trị liên quan đến việc ra và thực hiện quyết định, bao gồm lập kế hoạch công việc, giải quyết các vấn đề kỹ thuật, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên cấp dưới, quyết định tăng lương, phân công công việc, v.v… Lãnh đạo tham gia có sự
nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của người khác trong việc đưa ra quyết định Các tổ chức chuyên quyền thường nắm giữ quyền của mọi người để đưa
ra các quyết định tác động đến họ theo nhiều cách khác nhau Lôi kéo sự tham gia của mọi người vào quá trình ra quyết định là công việc cần thiết để quyết định đó được chấp thuận và thực hiện trong tổ chức Việc ủy quyền là một quá trình chia sẻ quyền lực mang tính đặc trưng thường xuất hiện khi một người quản lý giao trách nhiệm và thẩm quyền của mình để người khác đưa ra quyết định mà lẽ ra trước đó chính bản thân người quản lý phải đưa ra Chia sẻ quyền lực liên quan đến quan điểm của các thành viên trong một tổ chức cho rằng bản thân họ có cơ hội để quyết định vai trò công việc của mình, hoàn thành các công việc có
ý nghĩa và gây ảnh hưởng đối với các sự kiện quan trọng
1 Định nghĩa lãnh đạo:
Trang 2Như chúng ta đã biết, đã có rất nhiều các định nghĩa khác nhau về lãnh đạo, các nghiên cứu khác nhau đều có các định nghĩa khác nhau về lãnh đạo Như Karmel (1978, trang 476) ghi nhận rằng: “Khó có thể dựa vào một định nghĩa lãnh đạo nào duy nhất đủ bao quát để chứa đựng các ý nghĩa này và đủ cụ thể để trở thành một vận trù của các biến thể” tuy nhiên chung nhất ta có định nghĩa về Lãnh đạo như sau:
“Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đối với người khác để hiểu và nhất trí về những việc cần phải làm và cách thức thực hiện hiệu quả, và quá trình hỗ trợ hỗ lực tập thể, cá nhân
để hoàn thành các mục tiêu chung”
Lãnh đạo là hành vi của một cá nhân (một nhóm người) nhằm gây ảnh hưởng (chỉ đạo, tác động ) đến người khác, một nhóm người khác (một tổ chức) để thống nhất những việc cần làm, những các thức, biện pháp cần thiết để đạt được những mục tiêu chung một cách có hiệu quả nhất
Phong cách lãnh đạo:
Phong cách lãnh đạo của một cá nhân là dạng hành vi của người đó thể hiện các nỗ lực ảnh hưởng tới hoạt động của những người khác
Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo là hệ thống các đấu hiệu đặc trưng của hoạt và động quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểm nhân cách của họ
Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sự kiện, và được biểu hiện bằng công thức: Phong cách lãnh đạo = Cá tính x Môi trường
Các hoạt động lãnh đạo cơ bản là:
Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất
Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện
Hỗ trợ, động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc
Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc
Làm gương trong mọi sự thay đổi
Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên
2 Lãnh đạo tham gia.
Đưa ra quyết định là một trong những chức năng quan trọng nhất của người Lãnh đạo, nhiều quyết định của người lãnh đạo họ đã huy động hoặc khuyến khích sự tham gia của người khác trong tổ chức
Trang 3“Sự nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của người khác trong việc đưa ra quyết định gọi là Lãnh đạo tham gia”
Người lãnh đạo lôi kéo sự tham gia của mọi người vào quá trình ra quyết định là công việc cần thiết để quyết định đó rễ được chấp thuận và thực hiện trong tổ chức Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ tham gia nhất định đối với quyết định của người lãnh đạo
Đặc điểm của lãnh đạo tham gia là quá trình tham vấn, cùng ra quyết định, chia sẻ quyền lực, phân cấp quản lý, quản lý dân chủ
Hình thức lãnh đạo tham gia có thể được coi là một loại hành vi đặc trưng cho tính dân chủ, quyết định tập thể đối với các vấn đề hệ trọng của một tổ chức
Nghiên cứu Lãnh đạo tham gia giúp ta hiểu rõ hơn lý do tại sao lãnh đạo hiệu quả lại
quan trọng như vậy trong các tổ chức.
II CÁC BƯỚC KHI THỰC HIỆN QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH NHÂN VIÊN THAM GIA.
Khi thực hiện qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia theo tôi có bốn bước như sau: Người lãnh đạo đưa ra một dự thảo, tham vấn ý kiến của mọi người, tổng hợp ý kiến, lựa chọn giải pháp được nhiều người ủng hộ nhất và thống nhất ra quyết định
1 Người lãnh đạo đưa ra một dự thảo.
Như chúng ta đều biết trước khi đưa một vấn đề ra thảo luận lấy ý kiến, người chủ trì phải có những gợi ý, định hướng nhất định Để khuyến khích nhân viên tham gia vào một qui trình ra quyết định, người lãnh đạo cũng phải đưa ra một dự thảo và định hướng mọi người thảo luận hay tham vấn để đẫn đến một sự thống nhất trong tổ chức Dự thảo đó thường hướng đến những câu hỏi: Để giải quyết vấn đề, chúng ta cần phải làm gì ? Cách làm như thế nào?
Dự thảo của người lãnh đạo đã bao hàm hướng giải quyết vấn đề để mọi người tham gia thảo luận, góp ý để đạt được mục đích
2 Tham vấn ý kiến của mọi người.
Sau khi đưa ra một dự thảo, người lãnh đạo sẽ tiến hành lấy ý kiến tham vấn của mọi người
Tham vấn ý kiến thường diễn ra không chính thức trong quá trình tiếp xúc lặp đi lặp lại với các nhân viên, cũng có thể trong một cuộc họp chính thức Tham vấn có thể diễn ra trong một cuộc thảo luận ngắn trong hội trường, sau một cuộc họp hoặc một sự kiện xã hội, tại bữa trưa hoặc trên sân chơi thể thao Hành vi tham vấn của các nhân viên có thể liên quan đến rất nhiều yếu tố trong các quy trình ra quyết định khác nhau, ví dụ như tham vấn ý kiến
để phân tích một vấn đề, một sự lựa chọn giữa các giải pháp, hoặc tham vấn về một quyết
Trang 4Hành vi tham gia của các nhân viên mang tính chất biến động, luôn thay đổi theo không gian và thời gian, họ có thể tham gia với cách thức ra quyết định, điều kiện áp dụng và mức độ hiều quả của quyết định
3 Tổng hợp ý kiến, lựa chọn giải pháp được nhiều người ủng hộ nhất.
Kết quả quá trình tham vấn đưa đến cho chúng ta những lựa chọn khác nhau cho các qui trình ra quyết định Trách nhiệm của người lãnh đạo là phải lự chọn giải pháp nào được nhiều người ủng hộ nhất để đưa ra quyết định để đạt hiệu quả cao nhất Thông thường người lãnh đạo phải đứng trước sự lựa chọn rất khó khăn vì kết quả của sự tham gia sẽ không đồng nhất, và sự lựa chọn thường phải dựa theo số đông, dựa vào các tiêu chí gần sát với mục tiêu
mà dự thảo đưa ra
4 Thống nhất ra quyết định.
Sau khi đã lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất, công việc tiếp theo của Người lãnh đạo là tìm sự thống nhất để đưa ra quyết định Thông thường công việc này được thực hiện dưới dạng “biểu quyết” để tìm sự chấp nhận của các nhân viên và việc ra quyết định chỉ là cụ thể hóa quá trình “lối kéo sự chấp thuận” của mọi người để cùng hướng vào mục tiêu chung
Tóm lại : Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên cần thiết phải trải qua các bước Dự thảo, tham vấn ý kiến, tổng hợp lựa chọn giải pháp
và thống nhất ra quyết định Quá trình đó tạo điều kiện cho người quản lý bổ sung các thông tin, kiến thức cần thiết, tạo điều kiện cho người quản lý co nhiều sự lựa chọn, để đạt được nhựng hiệu quả cao nhất Nghiên cứu ví dụ giúp ta hiểu rõ hơn về Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên
III ĐÁNH GIÁ CÁC ƯU ĐIỂM VÀ NHỮNG HẠN CHẾ CỦA QUI TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH THEO HƯỚNG KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA CỦA CÁC NHÂN VIÊN.
Đánh giá “Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên” ta thấy có những ưu điểm và các hạn chế như sau:
1 Những ưu điểm
Như chung ta đã biết Quyết định tham gia đem lại những lợi ích tiềm năng là: Quyết định có chất lượng cao, Quyết định được sự chấp nhận cao, mức độ hài lòng cao hơn của quá trình quyết định và phát triển hơn các kỹ năng ra quyết định Cụ thể Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên có các ưu điểm
- Chất lượng quyết định cao: Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra
quyết định có thể làm tăng chất lượng của quyết định khi các nhân viên tham gia sẽ cung cấp các thông tin và kiến thức mà người lãnh đạo thiếu, nếu họ sẵn sàng hợp tác để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề Thực tế chứng minh rất rõ vấn đề này, Người quản lý không phải lúc nào cũng có đủ các thông tin, kiến thức về tất cả các vấn đề cần quyết định, khuyến khích
sự tham gia của các nhân viên, nhất là các chuyên gia trong các lĩnh vực chuyên môn, người quản lý sẽ được cung cấp thêm các thông tin, kiến thức chuyên ngành để ra quyết định
Trang 5- Sự chấp nhận quyết định: Sự tham gia của Nhân viên tức là họ đã có sự ảnh hưởng
đáng kể trong việc ra quyết định, và như vậy họ thường có xu hướng coi quyết định là của riêng mình Cảm nhận này sẽ làm tăng động lực thực hiện quyết định đó thành công Sự tham gia cũng giúp họ hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề cần quyết định và điều đó giúp họ có thể giảm được sự hoài nghi và lo lắng về quyết định đó - sự chấp nhận của họ sẽ cao hơn
- Mức độ hài lòng cao với quá trình quyết định: Khi các nhân viên được khuyến
khích tham gia, họ sẽ có cơ hội để thể hiện ý kiến và quan điểm của mình trước khi quyết định được đưa ra Các ý kiến và quan điểm của nhân viên có thể mang lại hiệu quả có lợi cho
dù mức độ ảnh hưởng thực tế của các đối tượng tham gia với quyết định là khác nhau Họ sẽ
có suy nghĩ rằng họ đang được tôn trọng khi họ có cơ hội thể hiện ý kiến của mình về quyết định có ảnh hưởng đến bản thân họ Kết quả sẽ mang lại mức độ hài lòng cao hơn với quá trình ra quyết định
- Phát triển kỹ năng cho đối tượng tham gia: Khi được khuyến khích tham gia vào
quá trình ra quyết định nhất là các quyết định phức tạp sẽ mang lại sự phát triển kỹ năng cho
các nhân viên, họ sẽ tự tin hơn trong cuộc sống và công việc Nếu các nhân viên tham gia vào tất cả các quá trình phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp, đánh giá các giải pháp và lập kế hoạch thực hiện giải pháp… họ sẽ học hỏi được nhiều các kỹ năng, kinh nghiệm trong quá trình ra quyết định
2 Những hạn chế:
- Sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định cúng có các mặt hạn chế của nó cụ thể: Nếu đối tượng tham gia bất đồng về mục tiêu với người quản lý thì sự hợp tác, chia sẻ sẽ khó có thể có được và nếu không có sự hợp tác, sự tham gia có thể làm giảm, thay vì làm tăng chất lượng của quyết định
- Các biện pháp tham gia thường không rõ ràng nên bị hạn chế bởi các vấn đề về đánh giá và khó khăn trong việc xác định định hướng kết quả
- Thường thì thiếu sự thống nhất của tất cả các quan điểm, ý kiến của các nhân viên tham ra nên gây không ít những khó khăn cho quá trình lựa cạon
- Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thường phải mất nhiều thời gian nên đối với những vấn đề cấp thiết thì khuyến khích sự tham gia của nhân viên sẽ không phù hợp và rất có thể dẫn đến những hậu quả xấu
IV KẾT LUẬN.
Lãnh đạo tham gia liên quan đến nỗ lực của người quản lý để khuyến khích và hỗ trợ
sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định Sự tham gia có nhiều hình thức,
từ điều chỉnh một quyết định dự thảo sau khi nhận được các ý kiến phản hồi, yêu cầu mọi người đưa ra đề xuất trước khi quyết định, cho đến yêu cầu các cá nhân và nhóm cùng đưa ra quyết định, cho phép mọi người đưa ra một quyết định nhưng có sự phê duyệt cuối cùng của người lãnh đạo
Trang 6Khuyến khích các nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thường có mục đích là làm cho quyết định đó có chất lượng cao hơn, được chấp thuận và hài lòng của nhân viên nhiều hơn và hiệu quả thực hiện được tốt hơn Tuy nhiên, ngay cả khi không cần sự tham vấn của các nhân viên trước khi đưa ra quyết định thì người lãnh đạo vẫn nên làm như vậy vì có thể có lợi ích khác của sự tham gia
Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên đem lại những lợi ích tiềm năng nhưng nó cũng bộc lộ nhiều hạn chế nên việc áp dụng qui trình
đó phải phù hợp với những hoàn cảnh cụ thể, từng loại quyết định cụ thể
Nghiên cứu Qui trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên giúp ta định hướng cách lựa chọn ra quyết định phù hợp với những điều điện, hoản cảnh cụ thể nâng cao hiệu quả và khả năng thực thi của các quyết đinh
Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên nhân viên của mình bằng cách tạo ra môi trường làm việc tốt (thu nhập, sự hứng thú làm việc, các thử thách, sự an toàn trong công việc, các thăng tiến ), phải đưa ra các nhận xét (khen và phê bình) chính xác trên một tinh thần xây dựng Khen và phê bình đúng lúc và đúng liều lượng có tác dụng động viên rất cao Trên thực tế rất nhiều nhà quản lý không biết cách khen ngợi hay phê bình vì không vượt qua được bản thân hay để cho cảm tình cá nhân xen vào công việc
Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển và phân quyền cho nhân viên cũng là các kỹ năng quan trọng của một nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo giỏi phải có các cộng sự giỏi để biến các kế hoạch của họ thành hiện thực./
Tài liệu tham khảo:
- Giáo trình Lãnh đạo trong tổ chức - Chương trình đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế, Griggs University;
- Tài liệu Phát triển kỹ năng lãnh đạo – Khoa sau đại học – Đại học quốc gia
- Bass, B M (1985) Leadership and performance beyond expectation New York: Free Press
- Bass, B M (1990) From transactional to transformational leadership: Learning to share the vision Organizational Dynamics, (Winter).