Báo cáo bài tập phát triển khả năng lãnh đạo

GIỚI THIỆU Các chương trình đào tạo thường được tổ chức nhằm cải thiện khả năng của người lãnh đạo trong một tổ chức.. Hầu hết các chương trình đào tạo được xây dựng để phát triển các kỹ

CHỦ ĐỀ:

Nếu bạn có ý định xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo cho tổ chức của bạn, bạn sẽ xem xét các loại yếu tố nào?

BÀI LÀM

I GIỚI THIỆU

Các chương trình đào tạo thường được tổ chức nhằm cải thiện khả năng của người lãnh đạo trong một tổ chức Hầu hết các chương trình đào tạo được xây dựng để phát triển các kỹ năng và hành vi lãnh đạo chung cho phù hợp với hiệu quả của quá trình lãnh đạo Các chương trình đào tạo như vậy chủ yếu chú trọng đến các kỹ năng cần thiết cho từng vị trí lãnh đạo hiện tại và chuẩn bị các kỹ năng cần thiết cho việc thăng tiến lên cấp lãnh đạo cao hơn

Đào tạo, phát triển kỹ năng lãnh đạo có nhiều hình thức, từ những hội thảo ngắn tập trung vào một số kỹ năng nhất định cho đến các chương trình đào tạo tổng thể kéo dài đề cập đến hầu hết các kỹ năng lãnh đạo phù hợp với yêu cầu của một tổ chức cụ thể

Hiệu quả của chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo phụ thuộc chủ yếu vào cách thức thiết

kế chương trình đó Vì vậy, việc thiết kế một chương trình đào tạo cần quan tâm đến lý thuyết, các mục tiêu cần đào tạo cụ thể, đặc điểm của học viên và những vấn đề thực tế thời sự cần được trao đổi khi đào tạo Như vậy, khi xây dựng chương trình đào tạo, những yếu tố cơ bản cần phải được xem xét:

II PHÂN TÍCH

Như vậy, khi xây dựng chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo, những yếu tố cơ bản cần phải được xem xét có thể là:

1 Lên kế hoạch đào tạo lãnh đạo và xây dựng mục tiêu đào tào phù hợp

Trong bất cứ công tác tác nào, việc lập các công việc cần phải thực hiện khi triển khai công việc

là hết sức quan trọng Để lên một kế hoạch đạo tạo lãnh đạo phù hợp và sát với thực tế, đầu tiên cần phải biết được rằng bạn đang có gì trong tay bằng việc trả lời các câu hỏi sau:

• Tổ chức của bạn có một kế hoạch toàn diện để phát triển con người không?

• Bạn sẽ được lợi gì từ một chương trình phát triển lãnh đạo có hiệu quả?

• Chi phí ước tính về doanh thu, năng suất và tinh thần làm việc mà bạn sẽ phải chịu nếu như không phát triển một chương trình như vậy là bao nhiêu?

• Hình dung một chương trình phát triển lãnh đạo thành công đối với tổ chức của bạn sẽ như thế nào?

• Bạn sẽ mong muốn bỏ ra bao nhiêu thời gian, nhiệt huyết và tiền bạc để phát triển một chương trình như thế?

Trong công tác lên kế hoạch đào tạo phát triển lãnh đạo việc xem xét trên giác độ mô hình tổ chức là yếu tố quan trọng Việc này chúng ta sẽ xác định được số lượng cũng như phong cách phù hợp cho những nhà lãnh đạo tổ chức trong tương lai Để có những ý niệm, chúng ta cần hình dung những lãnh đạo trong tổ chức sẽ như thế nào

Bước lên kế hoạch tiếp theo chính là xác định những tố chất của những lãnh đạo đã thành công trong tổ chức của bạn Mỗi tổ chức có một cấu trúc và văn hóa riêng và có những con người với

tố chất riêng Chìa khóa để dẫn đến một chương trình phát triển lãnh đạo thành công là bạn phải nhìn vào những người đã thành công

Việc xây dựng mục tiêu đào tạo phải xuất phát từ mong muốn những kỹ năng, kiến thức, định hướng hành vi mà học viên sẽ có sau chương trình đào tạo Việc này phải được xây dựng từ vị trí lãnh đạo mà học viên đang nắm giữ hoặc định hướng sẽ nắm giữ trong tương lai gần Như vậy, khi bắt đầu chương trình đào tạo, giảng viên cần không chỉ giải thích rõ nội dung đào tạo

mà còn phải giải thích tại sao việc đào tạo lại cần thiết cho các học viên và như vậy sẽ giúp cho học viên có cái nhìn tổng thể về khóa học, xác định được mục tiêu học tập, hiều được chương trình đào tạo sẽ giúp họ nâng cao được hiệu quả lãnh đạo như thế nào

2 Nội dung đào tạo rõ ràng:

Nội dung đào tạo phải được xây dựng trên cơ sở kiến thức sẵn có của học viên và cần tập trung vào các vấn đề quan trọng để giúp học viên điều chỉnh hành vi nhằm tăng hiệu quả lãnh đạo Mặt khác, nội dung đào tạo phài có nhiều ví dụ cụ thể và phù hợp với các lý thuyết truyền tải đến học viên Hình thức đào tạo bằng các khái niệm cần được tăng cường các hệ thống phân loại, các biểu đồ, mô hình liên quan và thường xuyên có tổng kết, ôn tập các kiến thức chính Các lý thuyết và mô hình phải đơn giản để học viên dễ nắm bắt và áp dụng

Các nội dung đào tạo từ đơn giản đến phức tạp phải hướng đến xây dựng các hành vi, cách ứng

xử mẫu mực của người lãnh đạo xuyên sốt trong 5 vấn đề cơ bản:

Thứ nhất là xây dựng tính tự trọng: Mọi người sẽ sẵn sàng làm việc hơn nếu họ cảm thấy họ

quan trọng Các nhà lãnh đạo hiệu quả là những người giúp các thành viên trong tổ chức của mình phát triển lòng tự trọng Bạn có thể làm được điều này khi có thể chú ý nhiều hơn đến nhân viên và thể hiện được sự hứng thú của mình với các ý tưởng của họ mỗi khi nói chuyện Điều quan trọng ở đây là phải luôn tỏ ra chân thành và thể hiện sự đánh giá của bạn thông qua những

cử chỉ, nhiều khi chỉ là nhỏ nhặt

Thứ hai là thói quen lập kế hoạch: Thành viên của tổ chức có thể thích nghi với sự thay đổi

nhanh hơn nếu có một kế hoạch hành động cụ thể đã được vạch sẵn Lập kế hoạch rất quan trọng trong lãnh đạo hiệu quả vì nó cung cấp cho tổ chức một định hướng cụ thể và các phương pháp đạt được mục tiêu Một nhà lãnh đạo nên lập kế hoạch và cố gắng truyền tải những kế hoạch đó thật rõ ràng cho các nhân viên Điều này sẽ khiến kĩ năng ra quyết định của nhân viên mạnh mẽ hơn cho phép tạo ra một tổ chức hiệu quả

Thứ ba là tạo được động lực: Một môi trường làm việc có động lực cao chắc chắn là một môi

trường làm việc hiệu quả Tổ chức hưởng lợi nhiều nhất khi các thành viên luôn có động lực làm việc Nhà lãnh đạo phải học các cách có thể tạo động lực cho nhân viên

Đưa ra thử thách như thế nào cho phù hợp cũng là cách để phát triển động lực và là một cách thông minh kích thích nhân viên cạnh tranh hơn Một trong những cách quan trọng nhất để tạo động lực là lãnh đạo thông qua ví dụ Lãnh đạo làm việc và ứng xử như thế nào sẽ tạo ảnh hưởng lớn đến những người dưới quyền muốn làm việc với nhà lãnh đạo đó

Thứ tư là đại diện : Lãnh đạo không thể tự làm tất cả mọi việc một mình Những lãnh đạo giỏi

nhất là những người giao nhiệm vụ giỏi nhất, và dành thời gian để lên kế hoạch và giám sát Thông thường, các lãnh đạo thất bại khi giao việc vì họ sợ cấp dưới sẽ làm không tốt và họ có thể làm tốt hơn nhiều Điều cần phải học là làm sao giải thích rõ ràng mình muốn việc gì cần

được hoàn thành và nhân viên phải chịu trách nhiệm gì cho hành động của họ một cách phù hợp nhất

Thứ năm là giao quyền: Khiến cho nhân viên có đủ quyền và trách nhiệm cho hành động của

họ chính là giao quyền cho họ và là nghệ thuật của người lãnh đạo Nó khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng hơn, và về lâu dài, nó sẽ khiến họ muốn phát triển sáng tạo và trở thành những nhân viên tốt hơn và như vậy tổ chức sẽ phát triển

Năm nguyên tắc trên là những gì quan trọng nhất để phát triển kỹ năng lãnh đạo Nhưng những nguyên tắc này là chưa đủ

3 Thứ tự các bước đào tạo được sắp xếp hợp lý và kết hợp nhiều phương pháp

Các hoạt động đào tạo trong suốt chương trình phải được tổ chức và sắp xếp sao cho thuận lợi nhất cho học viên như sau khi nêu một vài khái niệm phải có ngay các hoạt động để áp dụng các khái niệm đó; nội dung đào tạo phải đi từ đơn giản đến phức tạp, trong đó các nội dung phức tạp cần thiết được chia nhỏ để học viên dễ hiểu, dễ nhớ, dễ áp dụng

Việc lựa chọn các phương pháp đào tạo phải xuất phát từ việc tìm hiểu các kỹ năng, thái độ, hành vi hiện có của học viên (ví dụ nên xem xét giữa phương pháp giải thích bằng quy trình thực

tế là tốt hơn hay bằng các thuật ngữ trừu tượng là tốt hơn cho nhóm học viên – và thông thường

nên chọn giải thích bằng quy trình thực tế) Phương pháp đào tạo cũng cần chọn lựa cho phù

hợp với môi trường đào tạo (như việc áp dụng phương pháp đóng thử vai trò có thể không có hiệu quả với một lớp học có quá nhiều học viên) Như vậy, phương pháp giảng phải liên tục chuyển đổi trong vòng tròn từ giảng sang thảo luận đến trình bày, đúc kết kinh nghiệm tạo cảm hứng và hướng sự tập trung của học viên

4 Tạo đều kiện thực hành thực tế:

Học viên chắc chắn phải được thực hành những kỹ năng mới có được Việc ghi nhớ và làm thay đổi hành vi thói quen của học viên sẽ tốt hơn khi họ phải thuật lại các nguyên tắc và tự tìm cách

áp dụng chúng vào các tình huống khác nhau và chủ động điều chỉnh khi không phù hợp với sự giúp đỡ của các học viên khác và của giảng viên Việc thực hành nên được tổ chức trong suốt quá trình đào tạo, và trong từng buổi học, và trong các điều kiện thực tế để tạo sự sắc sảo cần thiết cho nhà lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo, những người phải có sự sắc sảo, sẵn sàng đối đầu với sự thật và luôn thể hiện lòng can đảm để hành động Các quyết định sắc sảo có thể không dễ chịu hay được sự đồng thuận của nhiều người ngay trước mắt Nhà lãnh đạo luôn phải sẵn sàng làm những điều khiến tổ chức tốt hơn, thậm chí phải chịu nhiều phản đối Họ không để cho khó khăn của việc quyết định cản đường tiến của cái họ biết rằng nên làm cho tổ chức

Cũng không dễ dàng như các quyết định này, mọi người muốn nhà lãnh đạo cũng phải quyết đoán Nhà lãnh đạo có thể giành được sự tin tưởng bằng cách hành động với sự hăng hái không ngừng nghỉ, hướng dẫn mọi người tại sao họ đưa ra quyết định của họ, và giúp họ phát triển sự sắc sảo của chính bản thân họ

Cách tốt nhất để hướng dẫn sự sắc sảo là liên tục đặt người lãnh đạo vào các tình huống ngày một khó khăn hơn, nơi mà họ bắt buộc phải đưa ra quyết định, và sau đó cho họ các thông tin

phản hồi và hỗ trợ Phải đào tạo được nhà lãnh đạo tốt biết coi sai lầm như những cơ hội để hướng dẫn hơn là nguyên nhân để trừng phạt.

Có 8 phương pháp lãnh đạo mà học viên cần mài giũa trong các tình huống thực tế:

• Xác định và tái xác định vị trí của tổ chức: Tìm ra một lĩnh vực trọng tâm của tổ chức mà đáp ứng đòi hỏi của khách hàng và tạo ra lợi nhuận chủ yếu

• Nhận thấy ngay những thay đổi bên ngoài.

• Quản lý hệ thống xã hội của tổ chức

• Xét đoán người khác: Tìm hiểu sự thật về mọi người và phát huy tài năng tự nhiên của họ là việc làm tất yếu Đây là cách các nhà lãnh đạo mở rộng khả năng của tổ chức.

• Tạo nên nhóm các nhà lãnh đạo: Đó là một kỹ năng thực sự để tìm những người có sức mạnh để làm việc cùng một nhóm.

• Thiết lập các mục tiêu đúng đắn cho tổ chức

• Xác định các ưu tiên: Bạn cần xác định con đường cụ thể, rõ ràng để đạt được mục tiêu của

tổ chức.

• Quản lý các yếu tố bất ngờ: Cuối cùng, sẽ rất quan trọng để biết phương pháp xử lý với các lực lượng mà bạn không kiểm soát được.

5 Tăng cường sự tự tin ở học viên:

Quy trình đào tạo phải từng bước tăng cường sự tự tin của học viên, đáp ứng kỳ vọng của chương trình đào tạo Như vậy, giảng viên phải kiên nhẫn và ủng hộ học viên khi gặp khó khăn trong các tình huống thực hành Học viên phải có nhiều cơ hội để tiến bộ và lĩnh hội các tài liệu

và kỹ năng mới Những lời khen ngợi và sự động viên, khuyến khích là rất cần thiết nhưng phải đúng lúc để tăng lòng tự tin của mỗi học viên

Việc đào tạo và giảng dạy phải bắt nguồn từ hai phía cả học viên và giảng viên, để nâng cao tính

tự tin và mạnh dạn của học viên thì các giảng viên cần đưa ra các bài tập tình huống cụ thể để các học viên thảo luận và trình bày trên lớp

6 Đánh giá kết quả kịp thời:

Học viên phải nhận được kết quả đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau từ giảng viên, môi trường thực hành thực tế đến các bạn học viên, và các kết quả đánh giá này phải chính xác và mang tính xây dựng Với các kỹ năng đòi hỏi tư duy phân tích, việc học hỏi rất cần được hỗ trợ bằng các phương pháp giúp học viên theo dõi tiến độ và đánh giá giúp họ cái gì họ đã biết và cái gì họ còn chưa biết Quá trình học tập càng hiệu quả hơn nếu học viên chủ động tìm kiếm được cách đánh giá khách quan về chiến lược thực hiện một công việc khi thực hành thực tế (ví dụ như chiến lược áp dụng có những gì chính xác, mắc phải những sai lầm gì, lẽ ra phải áp dụng phương pháp thay thế nào,…) Các thông tin như thế này sẽ giúp cho học viên phân tích và đánh giá được kết quả và hiệu quả hoạt động của mình

7 Các hoạt động bổ trợ phù hợp:

Chắc chắn là các kỹ năng phức tạp là khó lĩnh hội đầy đủ chỉ trong một khóa đào tạo với một vài tình huống thực hành Các kỹ năng đó phải được thường xuyên củng cố bằng các hoạt động bắt buộc trong môi trường lãnh đạo của học viên Như vậy, một phương pháp hữu ích nên sử dụng

là tổ chức tọa đàm định kỳ sau khi chương trình đào tạo chính thức kết thúc để sơ kết, tổng kết

việc áp dụng các kỹ năng mới được đào tạo, những vấn đề phát sinh, và đi kèm theo đó là những hướng dẫn, hỗ trợ bổ sung Một phương pháp khác là giao cho học viên một dự án cụ thể đòi hỏi học viên phải sử dụng các kỹ năng mới được đào tạo và tạo ra lợi ích cho môi trường nơi học việc là Lãnh đạo

Vấn đề mấu chốt rất rõ ràng: để lãnh đạo Công ty thành công trong thế giới kinh doanh ngày nay, các nhà lãnh đạo phải phát triển một quan điểm rèn luyện để phát triển các lãnh đạo trong toàn tổ chức Trở thành nhà lãnh đạo với quan điểm được rèn luyện không nằm ngoài khả năng của bất kì ai (mặc dù nó có thể không thuộc những ưu tiên của mọi người trong hiện tại) Cũng như mọi người đều có thể cải thiện các kỹ năng thể dục thể thao qua luyện tập, các kỹ năng lãnh đạo có thể được cải thiện và phát triển Và khi đó, vấn đề chỉ là xây dựng một chương trình đào tạo, phát triển khả năng lãnh đạo phù hợp cho từng cấp lãnh đạo của Công ty

Thành công của chương trình đào tạo cuối cùng là tạo cho nhà lãnh đạo biết dựa vào nhận thức,

sự sắc sảo trước những nhu cầu của tổ chức và cách thích nghi phong cách lãnh đạo của mình với những nhu cầu đó như thế nào Tương tự, là sự đánh giá hoạt động của các nhân viên và của chính bản thân người lãnh đạo ra sao

III KẾT LUẬN

Thực sự khó khăn khi phải xây dựng chương trình đào tạo và phát triển lãnh đạo phù hợp với mục tiêu chiến lược cũng như văn hoá tổ chức doanh nghiệp Việc đánh giá hiệu ích của chương trình thường phải qua quá trình lâu dài, nhiều khi trong khi thực hiện lại phải điều chỉnh do các điều kiện thay đổi Dựa trên cơ sở theo dõi và đánh giá tố chất hành vi của các thành viên trong

tổ chức khi giao tiếp và thực thi nhiệm vụ; kỹ năng tự học hỏi, nâng cao kiến thức nghiệp vụ và quản lý qua các khoá đào tạo, kỹ năng trau dồi kinh nghiệm và khả năng nhận thức, tầm nhìn và cách thức xử lý vấn đề trong các hoạt động chuyên môn và xã hội cùng với sự hỗ trợ hiệu dụng

từ các cấp lãnh đạo cấp trên Từ những phân tích nêu trên về tố chất của người lãnh đạo, quá trình học hỏi, đào tạo có thể giúp ích hữu hiệu cho chúng ta khi xây dựng chương trình đào tạo

và phát triển lãnh đạo của tổ chức mình

Hà Nội, ngày 4 tháng 8 năm 2009

Tập thể nhóm 1

Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình Lãnh đạo trong tổ chức – chương trình MBA Đại học Griggs – Hoa Kỳ liên kết với Đại học Quốc gia Hà Nội - VN

- Các Tạp chí online finance.yahoo;

- Các bài viết trong “Leadership articles” của các tác giả Tony Simons, Randall s Peterson

- Havard Business Review