Đề xuất đổi mới hoạt động nhóm làm việc tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật việt nam

BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn học: Quản trị hành vi tổ chức * * * * * * * * * * * * Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? * * * * * * * * * * * * Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Việt nam ( VINATECH., JSC) thành lập năm 2005, với Mã số doanh nghiệp: 0101652040 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội Vốn điều lệ ban đầu 07 tỷ VND Công ty hoạt động lĩnh vực Thiết bị Y tế, với vai trò đại diện Hãng C&U - Nhật Bản( chuyên hoạt động lĩnh vực Hệ thống Khí Y tế) Với lợi hoạt động lĩnh vực (Hệ thống Khí y tế), với phát triển nhanh chóng mạng lưới y tế công tư nên doanh số hàng năm công ty tăng trưởng với tỷ lệ cao Năm 2010 Hội đồng Quản trị công ty định nâng vốn điều lệ lên 28 tỷ VND Đặc biệt, tháng 08 năm 2011 Công ty tổ chức WQA - Nước Anh công nhận đạt chuẩn ISO 9001: 2008 Với vai trò Người điều hành hoạt động Công ty, phải đối mặt với môi trường thay đổi nhanh chóng, luôn có vấn đề xuất hiện, hiệu quản lý doanh nghiệp thể qua lợi nhuận, Tôi coi văn hóa doanh nghiệp tài sản vô hình, yếu tố người có vai trò bật lãnh đạo giữ vai trò then chốt công ty Đi lên từ công ty có quy mô nhỏ, với số nhân ban đầu 07 người Sau 05 năm thành lập nhân công ty giữ số 58 người có nhân viên có tuổi đời tuổi nghề dày kinh nghiệm Còn tôi, tuổi đời coi trẻ lãnh đạo non kinh nghiệm nên đưa vào vị trí Người điều hành hoạt động Công ty có cảm thấy chút lo lắng đặc biệt công ty ngày phát triển trăn trở để tìm điểm mạnh yếu công ty Tuy nhiên, trăn trở mơ hồ, khó định hướng rõ ràng sau học môn Quản trị hành vi tổ chức xác định rõ ràng vấn đề lớn tồn Công ty Một là, vấn đề lãnh đạo: Lãnh đạo áp đặt Theo định nghĩa Quản trị hành vi: Lãnh đạo khả gây ảnh hưởng, khích lệ, khiến cho người khác đóng góp cho hiệu tổ chức mà họ thành viên Những nhà lãnh đạo giỏi nhà quản lý giỏi, nhiên có nhiều nhà quản lý giỏi lại trở thành nhà lãnh đạo giỏi Chúng ta bước tìm hiểu phẩm chất cần có nhà lãnh đạo giỏi nhà quản lý giỏi để nhận biết khác biệt Nhà quản lý Nhà lãnh đạo -có khả tổ chức; -Có tầm nhìn; -có tính kiên định; -Có khả thúc đẩy; -có tính linh hoạt; -Có khả truyền cảm hứng - làm việc hiệu Nhà lãnh đạo biết họ đến đâu “Phần tinh tuý thực nhà lãnh đạo có tầm nhìn”, Rev Theodore M Hesburgh, Hiệu trưởng Trường đại học NotreDame,Pháp,chobiết Nhà lãnh đạo phải hướng cho người quyền, người quản lý phải có khả hướng ê-kíp vào việc thực mục tiêu định trước Các nhà lãnh đạo thường người có tầm nhìn xa, người có khả dự báo trước xu lớn Họ nhà chiến lược người quản lý nhà chiến thuật Người lãnh đạo phải xác định tương lai, nhiệm vụ mục tiêu cụ thể tổ chức, nhà quản lý phải biết kết hợp chi tiết để thực kế hoạch xác định Nhà lãnh đạo người thúc đẩy, truyền cảm hứng Người lãnh đạo thúc đẩy truyền cảm hứng cho người tổ chức mình, giúp đỡ họ đạt mục tiêu đề Để làm điều này, người lãnh đạo cần phải chung lưng đấu cật với đội ngũ mình, cần trở thành huấn luyện viên thực sự, nhà quân sư, chuyên gia tâm lý, người hướng dẫn Điều thể phong cách lãnh đạo khác với quản lý, khác chỗ Lãnh đạo mô tả người có khả truyền cảm hứng có định hướng, quản lý người có nhiệm vụ trọng tâm người điều khiển Phong cách nhà quản lý quản lý kinh doanh lãnh đạo có nhiệm vụ chuyển hóa, hay nói cách khác, họ người truyền cảm hứng Hai là, Về hoạt động nhóm: Nhóm tự quản tập thể với chức chéo tổ chức xung quanh quy trình công việc để hoàn thành công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có phối hợp tương hỗ Nhóm tự quản có quyền tự cao việc thực công việc Nhóm tự quản hoàn thành công việc hoàn chỉnh, sản phẩm, dịch vụ phần sản phẩm dịch vụ lớn Tiếp theo, nhóm – nhân viên giám sát – giao nhiệm vụ cho thành viên nhóm thực Nói cách khác, nhóm tự lập kế hoạch, tổ chức điều hành hoạt động công việc mà có can thiệp từ nhân viên giám sát cấp Nhóm tự quản kiểm soát đầu vào công việc, quy trình sản phẩm đầu ra, nhóm có quyền tự Nhóm tự quản chịu trách nhiệm giải vấn đề phát sinh quy trình làm việc Nhóm tự đưa kế hoạch, tổ chức điều hành hoạt động marketing cho dòng sản phẩm mà nhóm quản lý để thúc đẩy doanh số Từ thấy nhóm chủ động đưa kế hoạch marketing lại sản phẩm thị trường cách kế hoạch gửi Thư ngỏ tới Khách hàng, xác định lấy doanh số bù lợi nhuận nghĩa giảm lợi nhuận sản phẩm để thúc đẩy doanh số, rút ngắn trình nhập hàng Thực tế thay đổi áp dụng nên hiệu chưa rõ ràng nhận thấy niềm tin mới, hứng khởi tự chịu trách nhiệm công việc nhóm Ba là, văn hóa doanh nghiệp: Đây đươc coi yếu tố chiến lược cho việc hoàn thành mục tiêu tổ chức Vậy văn hóa doanh nghiệp mà đóng vai trò quan trọng doanh nghiệp? Văn hóa doanh nghiệp hình mẫu giả thiết, giá trị niềm tin chung, chi phối cách suy nghĩ hành động nhân viên với vấn đề hội Đây điều quý giá doanh nghiệp theo số nhà nghiên cứu mang ba chức quan trọng Thứ nhất, gắn chặt với hình thái kiểm soát xã hội có ảnh hưởng tới định và hành vi nhân viên Thứ hai, chất keo xã hội gắn người với khiến họ cảm thấy phần thành công tổ chức Thứ ba, hỗ trợ quy trình tạo ý thức, giúp nhân viên hiểu kết tổ chức để tiếp tục thực công việc giao thay thời gian cố tìm điều họ mong chờ Một số đặc điểm văn hóa doanh nghiệp điển hình Công ty: Trung thực, chủ động tự chịu trách nhiệm Trung thực: thông tin hàng hóa công ty mở, thành viên tự hạch toán lỗ lãi công ty Chủ động: Công ty đề cao ý kiến chủ động giải công việc, khuyến khích nhân viên đưa ý kiến giải vấn đề Tự chịu trách nhiệm: Các thành viên công ty dám làm dám chịu, họ biết đối mặt với kết cuối Bốn là, động viên khuyến khích nhân viên làm việc: Nguồn lực người đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp hay tổ chức Do việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ phát triển doanh nghiệp xã hội vấn đề quan trọng việc quản lý tổ chức doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi hiểu biết người nhiều khía cạnh, quan niệm người yếu tố trung tâm phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện, động viên, khuyến khích để người phát huy hết khả tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu tổ chức Vậy làm động viên, khuyến khích nhân viên làm việc? Trước hết, điều quan trọng phải đáp ứng “ người việc, việc người” Thấu hiểu bày tỏ quan tâm tới vấn đề nhân viên Phải dành thời gian để giao tiếp tìm hiểu nhân viên để gia tăng hiểu biết Nhà lãnh đạo nhân viên Qua biết: nhân viên có thấy hài lòng với công việc môi trường làm việc công ty hay không? họ có cảm thấy đánh giá khả đóng góp công sức với công ty hay không? từ giúp người lãnh đạo tìm phương pháp thích hợp để thúc đẩy nhân viên Thông báo cách rõ ràng mục tiêu hướng tới công ty Nếu nhân viên thông báo cách rõ ràng sứ mệnh mục tiêu công ty Họ nhận thức rõ họ cần làm để đạt mục tiêu Từng nhân viên có cách thức hoạt động riêng, đề xuất riêng để đóng góp tối đa phát triển công ty Nếu người lãnh đạo truyền đạt tầm nhìn cách rõ ràng cảm xúc nhiệt tình mình, truyền cảm hứng tới nhân viên phát huy tối đa nội lực toàn công ty Thông báo rộng rãi nhóm làm việc không hiệu Đó công có thưởng, có phạt Nêu gương nhóm làm việc hiệu tăng cường thêm động lực cho nhóm Và điều ngược lại, công khai nhóm chưa tốt giúp họ cải thiện tinh thần làm việc hiệu công việc Tuy nhiên, điều đòi hỏi khéo léo tinh tế người lãnh đạo trích mạnh mẽ, chí hạ thấp họ, dẫn tới kết tiêu cực Luôn ứng xử với nhân viên cách trân trọng Nên để nhân viên tự nhận thức vai trò trách nhiệm họ thông qua hình thức thảo luận với lý lẽ thuyết phục, thay sử dụng phương pháp mang tính chất áp đặt Tạo hội phát triển cho nhân viên Mọi người cảm thấy có động lực họ làm việc môi trường nơi họ thử thách có hội để đổi Vì thế, cho người hội vận dụng sáng tạo họ Đồng thời, tạo điều kiện hỗ trợ họ cần Chú tâm tới việc phát triển nhân viên Biểu thị quan tâm công ty tới thành công nhân viên cách cung cấp điều kiện để họ phát triển cách chuyên nghiệp Hãy đưa góp ý cần thiết hiệu cho tiến nhân viên, giới thiệu sách báo bổ ích, giới thiệu người cố vấn chuyên nghiệp, khuyến khích hoc tập kêu gọi thành viên công ty đóng góp ý kiến buổi họp Hỗ trợ kinh phí tạo điều kiện thời gian để nhân viên nâng cao kiến thức Ghi nhận khen thưởng thành công cá nhân Nghĩa vụ quyền lợi liền với nên nhân viên cần động viên ghi nhận công lao làm việc họ, ghi nhận cố gắng nỗ lực họ cách kịp thời Khen thưởng cách công Những phần thưởng tác động không nhỏ tới động lực nhân viên Tuy nhiên, tất công cụ thúc đẩy nhân viên phản tác dụng chúng không sử dụng cách công Nhân viên thường so sánh khoản nhận với người khác chán nản không thấy tương xứng Do đó, điều quan trọng phải đảm bảo công tất nhân viên Trên số vấn đề mà cá nhân liên hệ sau học môn Hành vi tổ chức Tuy nhiên, muốn đưa đề xuất để hy vọng có thay đổi hợp lý cho hoạt động công ty Về Phong cách lãnh đạo Ban giám đốc: Nên thường xuyên tìm hiểu nhu cầu nhân viên, tạo điều kiện hỗ trợ tốt để họ hoàn thành công việc Tạo không khí làm việc, không gian làm việc công ty “sân chơi” lớn để người tham gia, đóng góp hêt sức quyền lợi cho công ty cho thân Công ty nên theo Phong cách lãnh đạo dẫn đường( Path-Goal leadership style) Vì: Đặc thù Công ty với tỷ lệ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm cao tỷ lệ thuận với tuổi đời họ nên coi lãnh đạo vị trí quyền lực khó họ tâm phục, phục với định tuổi đời Người điều hành công ty tôi, trẻ Tôi xác định” Làm lãnh đạo có nghĩa vụ hiểu nhu cầu nhân viên tạo điều kiện cho họ thực công việc” Với vai trò đạo: Người lãnh đạo rõ mục tiêu công việc, phương tiện để đạt mục tiêu tiêu chuẩn đánh giá kết công việc Nó bao gồm việc xử dụng hợp lý phần thưởng kỷ luật Ví dụ: Khi có gói thầu cần hoàn thành, Tôi tổ chức họp vị trí chủ chốt để tiến hành xác định mục tiêu công việc cụ thể phải hoàn thành cho nhóm, phòng ban cụ thể Tôi đưa định hướng công việc cụ thể thành viên biết họ phải làm gì? Khi phải hoàn thành công việc? Bên cạnh công bố rõ ràng hoàn thành công việc gói thầu đạt kết mong muốn quyền lợi họ có gì? ngược lại không hoàn thành trách nhiệm họ với công ty nào? Với vai trò tham gia: Các hành vi khuyến khích tạo thuận lợi cho nhân viên tham gia vào định vượt công việc thông thường họ Nhà lãnh đạo tham vấn nhân viên, hỏi đề xuất họ xem xét nghiêm túc vấn đề trước đưa định Với công ty, sau tổ chức họp định hướng cụ thể công việc cho gói thầu mà công ty chuẩn bị tham gia Tôi tham khảo tai chỗ ý kiến cá nhân xem họ có thắc mắc hay đề xuất đưa để thảo luận Hoặc trình làm việc nhân viên nhận thấy có điểm không phù hợp đưa đề xuất để xem xét định lại Nói chung thông tin công ty “mở” để vận dụng tối đa ý kiến đóng góp nhân viên Và Hướng tới thành quả: Các hành vi khuyến khích nhân viên đạt đến mức độ hoàn thành công việc cao Tôi đề cao tính tự hoàn thành công việc nhân viên công ty Đứng trước việc phát sinh cần giải đề nghị nhân viên thay câu hỏi: Làm nào? họ nên đưa ý kiến họ là: Theo Anh(em) làm có hay không? để phân tích xem xét cách giải vấn đề Người lãnh đạo kỳ vọng nhân viên thực công việc mức cao nhất, liên tục tìm cải thiện hoạt động nhân viên thể cấp độ cao tin tưởng vào việc nhân viên gánh vác trách nhiệm hoàn thành mục tiêu Tôi không áp dụng kiểu lãnh đạo công ty mà thường xuyên kết hợp sử dụng đồng thời Chỉ đạo, Tham gia Định hướng mục tiêu Về hoạt động theo nhóm: phát huy hình thức hoạt động theo nhóm công ty Giữ vai trò nòng cốt công ty phòng dự án với quân số 26 người, hoạt động hai mảng khác là: Hệ thống Khí y tế Hệ thống Máy xét nghiệm Doanh số phòng dự án tính chung, doanh số mảng Hệ thống Khí đạt cao gấp nhiều lần Từ có bất cập, doanh số mảng xét nghiệm ỷ lại phụ thuộc sang mảng khí dẫn đến mâu thuẫn nội phòng Vấn đề đặt là: Làm để khắc phục tình trạng trên? Giải pháp: Nên tách nội phòng theo nhóm làm việc Sắp xếp để nhân viên chuyên trách mảng xét nghiệm vào nhóm, mảng Hệ thống khí vào nhóm Họ phải chịu trách nhiệm doanh số nhóm nhóm xét nghiêm ưu tiên % doanh thu để khuyến khích nhóm nâng cao doanh số giai đoạn 06 tháng đầu tách nhóm Thực tế thay đổi áp dụng thời gian chưa dài nên hiệu chưa rõ ràng nhận thấy niềm tin mới, hứng khởi tự chịu trách nhiệm công việc nhóm Về văn hóa doanh nghiệp: Hoàn thiện hình thức văn hóa doanh nghiệp nay, Cụ thể Công ty nên áp dụng phương pháp thông tin mở, nghĩa thông tin hàng hóa nhập vào giá bao nhiêu? Chi phí trì công ty nào? Giá áp dụng tới khách hàng sao? Từ lợi nhuận công ty thu thành viên công ty tự tính toán Do vậy, tất nhân viên có hội tham gia vào kinh doanh, họ tự chủ vấn đề kinh doanh tự chịu trách nhiệm với phần hợp đồng Có thể nói kinh doanh văn hóa công ty có bật chỗ: Tính trung thực( thông tin mở công ty), chủ động tự chịu trách nhiệm Để gắn kết thành viên công ty, công ty quy định năm hai lần tổ chức gặp mặt toàn thể gia đình thành viên công ty Cụ thể vào ngày thành lập công ty ngày Tết trung thu Qua tạo gắn bó thành viên với công ty gia đình họ Bên cạnh đó, công ty thống nhất, liên hoan sau gói thầu mà thành công hay phận công đoàn tổ chức sinh nhật cho thành viên có sinh nhật tháng Điều cuối muốn đề xuất Công ty cần xây dựng chế độ đãi ngộ thích hợp cho việc tự nâng cao nhu cầu chuyên môn nhân viên trở thành nhu cầu hữu ích, hướng công ty trở thành Tổ chức học hỏi Toàn thể công ty phải nhận thức vai trò việc học: Học để tồn tại, Học để thích ứng, Học để phát triển Tuy nhiên để đạt trình đổi thời gian chắn sớm chiều, mà phải cần trình từ sáu tháng đến năm Để dự án thành thực hết Tôi cần có ủng hộ từ phía Hội đồng quản trị sau phận công ty Cụ thể sau: Ban đầu, Tôi phải nêu lên khó khăn bất cập mà từ trước tới công ty gặp phải Đặc biệt điều kiện cạnh tranh khốc liệt nên buộc công ty phải đổi mới: Hoặc để phát triển bị tụt lùi Tiếp đó, hình thành phận tham gia vào trình xây dựng tiến trình đổi Tiến hành khảo sát cụ thể doanh nghiệp đưa đề án chi tiết phù hợp với phát triển công ty Tiến hành lấy ý kiến thành viên công ty Kêu gọi thành viên đóng góp ý kiến cho phát triển công ty Sàng lọc ý kiến ủng hộ, hay không ủng hộ để tiến hành phản biện, tranh luận để tìm giải pháp tối ưu cho trình đổi Kết thúc dự án, tổng kết lại toàn trình đổi mới, nêu lên ưu điểm bất cập hoạt động công ty sau áp dụng dự án đổi Trên tâm huyết cá nhân kết thúc môn học Quản trị hành vi tổ chức tâm huyết xây dựng công ty với hy vọng công ty ngày lớn mạnh Với niềm tin dự án đổi đạt thành công mang lại diện mạo cho công ty Tài liệu tham khảo: Giáo trình môn học Quản trị hành vi tổ chức Học tập suốt đời - PGS.TS Đỗ Huy Thịnh Hành vi tổ chức - NXB Hồng Đức Những nguyên tắc vàng dành cho nhà quản trị doanh nghiệp - Tác giả: Nguyễn Doanh Trí * * * * * * * * * * * * ... hình Công ty: Trung thực, chủ động tự chịu trách nhiệm Trung thực: thông tin hàng hóa công ty mở, thành viên tự hạch toán lỗ lãi công ty Chủ động: Công ty đề cao ý kiến chủ động giải công việc, ... hiệu Đó công có thưởng, có phạt Nêu gương nhóm làm việc hiệu tăng cường thêm động lực cho nhóm Và điều ngược lại, công khai nhóm chưa tốt giúp họ cải thiện tinh thần làm việc hiệu công việc Tuy... đạo công ty mà thường xuyên kết hợp sử dụng đồng thời Chỉ đạo, Tham gia Định hướng mục tiêu Về hoạt động theo nhóm: phát huy hình thức hoạt động theo nhóm công ty Giữ vai trò nòng cốt công ty