tạo động lực cho cán bộ viên chức phát huy tối đa những khả năng của từng người trong công việc

+ Phòng tài chính kế toán: kiểm soát các vấn đề liên quan đến khâu thanh toán các dự án và một số nhiệm vụ khác… + Phòng thực hiện dự án: quản lý các vấn đề về tổ chức thi công và nghiệ

BÀI TẬP CÁ NHÂN

MÔN: QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC

Câu hỏi

Bạn hãy phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc cho doanh nghiệp/ tổ chức hiện nay bạn đang làm việc Hãy xác định trong doanh nghiệp/tổ chức hiện tại, có các vấn đề hay cơ hội gì liên quan đến các chủ đề của môn học hành vi tổ chức? Bạn có giải pháp gì mang tính thực tiễn dựa trên lý thuyết hành vi tổ chức, tại sao?

BÀI LÀM

A Giới thiệu

Ban Quản lý dự án Hạ Tầng Tả Ngạn thành phố Hà Nội là cơ quan trực thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội (UBND) Được UBND thành phố

Hà Nội giao nhiệm vụ làm chủ đầu tư quản lý và xây dựng các công trình trên địa bàn thành phố

Cụ thể là: Cầu Vĩnh Tuy, Đường năm kéo dài và một số các hạng mục công trình khác Cầu Vĩnh Tuy là cây cầu bê tông dự ứng lực có bề rộng mặt cầu lớn nhất Việt Nam chiều rộng mặt cầu giai đoạn 1 có có chiều rộng lên đến 19,25m, sau khi hoàn thành toàn bộ dự án bề rộng mặt cầu là 38,5m Công trình được khởi công vào năm 2005, thông xe tháng 9 năm 2009 và khánh thành giai đoạn 1 toàn bộ đường dẫn, cầu vượt đường Quốc Lộ 5 tháng 9 năm 2010 Công

trình được đưa vào vận hành sẽ góp phần đáng kể vào cải thiện tình hình giao thông khu vực phía Bắc và đông bắc Hà Nội hiện nay, góp phần vào việc chống

ùn tắc giao thông cho thủ đô Hà Nội

Về chức năng nhiệm vụ: Ban Quản lý dự án Hạ Tầng Tả Ngạn có chức

năng quản lý, giám sát toàn bộ các hoạt động thi công tại các công trình Các hoạt động của Ban nhằm mục đích triển khai, xây dựng các hạng mục công trình như cầu Vĩnh Tuy qua Sông Hồng và cầu vượt đường bộ và đường sắt đưa vào khai thác,vận hành đúng tiến độ, đạt các yêu cầu về chất lượng, quản lý kinh phí đầu tư đạt hiệu quả

Về cơ cấu tổ chức: Ban Quản lý dự án là cơ quan trực thuộc UBND TP

Hà Nội Dưới ban được biên chế thành các phòng chức năng như sau

+ Phòng Kế hoạch: với nhiệm vụ được giao là lập dự án, lập kế hoạch đấu thầu

và chỉ định thầu, kế hoạch vốn cho các dự án đang thực hiện, công tác báo cáo định kỳ và một số nhiệm vụ khác

+ Phòng tài chính kế toán: kiểm soát các vấn đề liên quan đến khâu thanh toán

các dự án và một số nhiệm vụ khác…

+ Phòng thực hiện dự án: quản lý các vấn đề về tổ chức thi công và nghiệm

thu trên công trường trong quá trình xây dựng, lập và trình duyệt các định mức kinh tế kỹ thuật cho phù hợp với thi công tại công trường, thẩm tra phê duyệt chi phí xây dựng các hạng mục công trình v v

- Với những chức năng nhiệm vụ nêu trên Ban Quản lý dự án Hạ Tầng Tả Ngạn nói chung và các Phòng trực thuộc Ban nói riêng, rất cần công tác quản lý, điều hành thực sự khoa học nhằm đạt được các mục đích chung của Dự án

B PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

- Hiện tại công việc của phòng Kế hoạch vẫn đang thực hiện tương đối

hiệu quả, hoàn thành các nhiệm vụ được Ban giao “Tuy nhiên sau khi học môn

"Quản trị hành vi tổ chức" của chương trình đào tạo Thạc sỹ quản trị kinh

doanh quốc tế, tôi nhận thấy cần áp dụng các kiến thức đã được đào tạo để đổi mới môi trường làm việc, tạo động lực cho cán bộ viên chức phát huy tối

đa những khả năng của từng người trong công việc chung của Ban” Nhà

quản lý giỏi là người biết phát huy hết khả năng của từng cá nhân và biết xây dựng tập thể mà mọi người có thể phát huy điểm mạnh, bù đắp điểm yếu cho nhau

- Nội dung tôi muốn đề cập đến trong bài viết này là đổi mới phong cách lãnh đạo, tạo động lực để Cán bộ viên chức hoàn thành tốt hơn nữa các nhiệm

vụ được giao, hình thành các tổ, nhóm để chủ động trong giải quyết công việc, phát huy tinh thần sáng tạo, phối hợp của các nhân viên trong phòng

- Lâu nay, trong các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và đặc biệt tại các Ban Quản lý dự án nói riêng, công việc được phân giao cho các phòng giải quyết, ở đó Phó phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng theo dõi và điều hành hạng mục công việc được giao và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng về công việc được giao

- Do tính chất công việc thực hiện theo quy trình, không đòi hỏi nhiều sự sáng tạo của các thành viên tham gia nên thông thường các Cán bộ viên chức thực hiện theo mệnh lệnh của Trưởng phòng, ít tham gia thảo luận nhóm, không tìm tòi đầu tư thời gian, trí tuệ để phát minh sáng kiến v.v việc này đã phần nào tạo ra sự nhàm chán, thiếu năng động trong công tác của không ít Cán bộ viên chức và đã xuất hiện nhiều các biểu hiện làm qua loa cho xong việc nhưng chất lượng không đảm bảo, làm theo mệnh lệnh, không tâm huyết với công việc đang làm

Cũng từ sự nhàm chán đơn điệu và tẻ nhạt nêu trên, đã có một số Cán bộ viên chức có năng lực thực sự, tính cách năng động xin chuyển công tác tìm đến nhưng công việc hấp dẫn, phù hợp hơn

- Bài giảng về Tính lãnh đạo trong tập hợp tổ chức của môn học"Quản trị hành vi tổ chức" đã chỉ ra một cách tiếp cận mới về tinh thần Lãnh đạo, đó là

phải làm thế nào để giảm đi cái tôi của mình và nuôi dưỡng tinh thần Lãnh đạo của người khác, làm Lãnh đạo là phải có khả năng gây ảnh hưởng, khích lệ và khiến cho người khác đóng góp tích cực cho việc tạo ra hiệu quả chung của tổ chức

Theo lý thuyết được học, có thể kể ra các loại năng lực lãnh đạo sau:

- Trí thông minh cảm xúc: để có thể cảm nhận được những tâm tư, suy

nghĩ của cán bộ trong tổ chức của mình, chấp nhận những thực tế kể cả khiếm khuyết để tìm giải pháp khắc phục, thấu hiểu để sẵn sàng chia sẻ và cũng cần điều chỉnh được cảm xúc của bản thân, không quá mềm yếu hay cứng nhắc khi

sử lý công việc

- Chân thành: đó là phẩm chất không thể thiếu của người lãnh đạo giỏi,

sự chân thành đôi khi là động lực rất hiệu quả trong điều hành công việc lấy được được lòng tin của nhân viên Được biểu hiện ở những hình thái khác nhau nhưng có một điều rất dễ nhận biết đó là cần phải biến những lời nói, chỉ thị thành hành động cụ thể

- Định hướng: người lãnh đạo cần tạo ra định hướng để làm mục tiêu

phấn đấu cho từng cá nhân và tập thể, định hướng cần phải rõ ràng, có khả năng thực hiện được và phải có thời gian cụ thể chi tiết hoàn thành kế hoạch đã định

ra, đồng thời cũng phải có các tiêu chí để đánh giá, xác định mức độ hoàn thành làm cơ sở thực hiện định hướng

- Lãnh đạo thúc đẩy: tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc, phân cấp

quản lý, phân quyền để các bộ phận tham gia phát huy tối đa sự tự chủ, chủ động khi giải quyết công việc

- Sự tự tin: để tăng khả năng dẫn dắt, động viên nhân viên hoàn thành

nhiệm vụ, người lãnh đạo đòi hỏi phải có sự tự tin, đặc biệt trong các tình huống phát sinh ngoài dự kiến, có như vậy mới giúp nhân viên yên tâm, tin tưởng thực hiện nhiệm vụ được giao

- Thông minh: khả năng này là yêu cầu tối thiểu của người lãnh đạo

nhằm tiếp cận công việc, cơ hội một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất

- Hiểu biết về công việc: để có thể điều hành, xử lý công việc hiệu quả

cũng cần người lãnh đạo phải hiểu biết về công việc chuyên môn trong lĩnh vực mình phụ trách Hiểu biết về công việc đôi khi rất có lợi thế trong các tình huống phải xử lý nhanh, quyết định các vấn đề thuộc về trực giác

+ Tóm lại: quan điểm về hành vi Lãnh đạo là các hành vi định hướng

nhân viên cho thấy sự tin tưởng, kính trọng lẫn nhau; quan tâm đến nhu cầu của nhân viên; quan tâm đến quyền lợi của nhân viên Các hành vi định hướng công việc là giao việc cụ thể, rõ ràng; tạo điều kiện và đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ các nguyên tắc

- Từ các nội dung về lý thuyết khả năng Lãnh đạo nêu trên, tôi nhận thấy cần phải cải tổ công tác quản lý điều hành công việc hiện nay trong đơn vị mình,

trước mắt trong nội bộ phòng Kế hoạch, nếu thực sự chuyển biến tích cực sẽ

nhân rộng mô hình sang các bộ phận khác trong cơ quan, cụ thể

- Về cơ cấu tổ chức: xuất phát từ nhiệm vụ chung của phòng trong công

tác quản lý dự án là xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật và phối hợp lập, thẩm tra Tổng mức đầu tư, lập Tổng dự toán, để duyệt dự toán xây dựng các hạng mục công trình nên tôi sẽ lập đề án báo cáo lãnh đạo để hình thành các tổ nhóm hoạt động độc lập và tương hỗ lẫn nhau, cụ thể:

+ Thành lập tổ xây dựng định mức, đơn giá công trình, nhiệm vụ chính là: khảo sát, theo dõi bấm giờ, chụp ảnh tại hiện trường để tính toán xây dựng định mức, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Về biên chế tổ này gồm 1 tổ trưởng, 1

tổ phó và có từ 3 đến 5 thành viên

+ Thành lập tổ dự toán: nhiệm vụ cập nhật các chế độ chính sách của Nhà nước, các Bộ ngành, cập nhật giá cả vật tư, vật liệu, nhiên liệu năng lượng từng thời kỳ để phục vụ lập Tổng mức đầu tư, Tổng dự toán, dự toán xây dựng các

hạng mục công trình Biên chế của tổ sẽ gồm 1 tổ trưởng, 2 tổ phó và có từ 5 đến 10 thành viên

Trong công việc tùy từng thời điểm và yêu cầu nhiệm vụ của phòng để có thể linh hoạt điều chuyển, biên chế lại số lượng cán bộ các tổ cho phù hợp

- Về phân giao nhiệm vụ: cần phân giao nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho các

tổ, lấy tiêu chí kết quả công việc và thời gian hoàn thành làm mục tiêu, không áp đặt ý kiến chủ quan, tạo điều kiện để các tổ và từng thành viên trong tổ chủ động, sáng tạo hoàn thành nhiệm vụ, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu để giám sát mức độ hoàn thành, kịp thời chỉ đạo để đảm bảo công việc hoàn thành đúng yêu cầu và mục đích đã đặt ra

- Khi giải quyết vấn đề:

+ Đề ra các mốc tiến độ chung để các tổ và các thành viên thực hiện, phát động các đợt thi đua để khích lệ, động viên tinh thần làm việc của cán bộ viên chức, đề xuất các hình thức khen thưởng phù hợp tính chất công việc và khả năng tài chính của đơn vị

+ Động viên tinh thần sáng tạo của cán bộ công chức bằng cách định hướng công việc và đề cao các sáng kiến, các giải pháp cá nhân, lắng nghe và tôn trọng các ý kiến của từng thành viên khi đề xuất các biện pháp giải quyết công việc

+ Thường xuyên kiểm tra để đảm bảo mục tiêu nhiệm vụ của từng tổ hoàn thành đúng mục đích, đảm bảo chất lượng và tiến độ nhưng không tạo cảm giác nhân viên bị kiểm soát thúc hối, làm mất tính chủ động của các thành viên

- Trong sinh hoạt: tạo bầu không khí cởi mở vui vẻ nơi công sở, quan tâm nhiều hơn đến tâm tư nguyện vọng và hoàn cảnh cụ thể của từng Cán bộ viên chức, phát huy vai trò của tổ chức công đoàn, tổ chức các hoạt động đoàn thể, dã ngoại để gắn kết các thành viên trong nhóm

- Kế hoạch thực hiện: đây là việc làm cần thiết, nếu thực hiện tốt tôi tin rằng sẽ đem lại những chuyển biến tích cực trong công việc, tạo được không khí thoải mái, tự tin, khích lệ được tinh thần lao động sáng tạo của các thành viên trong cơ quan do vậy cần triển khai ngay, tuy nhiên cũng cần phải thực hiện từng bước, từng giai đoạn tránh nóng vội, chủ quan dẫn đến sự ngờ vực, thận trọng thái quá trong tấm lý của cán bộ viên chức

- Trước mắt, xây dựng đề án để thành lập các tổ như đã nêu ở trên, lựa chọn bố trí nhân sự cho phù hợp, trình lãnh đạo cơ quan chấp thuận

- Phân công nhiệm vụ của từng tổ, phân giao nhiệm vụ cho các tổ trưởng,

tổ phó rõ ràng rành mạch

- Trao đổi với các tổ trưởng về nhiệm vụ được giao, nghe đề xuất của các

tổ về các yêu cầu cơ bản để có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao Giải quyết các đề xuất đó một cách tốt nhất trong điều kiện có thể

- Duyệt đề cương thực hiện của các tổ, các thành viên trong đó lưu ý tạo điều kiện để các thành viên tham gia với vai trò chủ động

- Giám sát kế hoạch đã vạch ra, kịp thời hỗ trợ khi việc triển khai gặp khó khăn trên tinh thần định hướng cách giải quyết vấn đề

- Tổng kết kết quả thực hiện, nhận xét đánh giá và so sánh với trước khi đổi mới cơ cấu tổ chức và hình thức quản lý lãnh đạo Có báo cáo về ưu, nhược điểm, rút kinh nghiệm để nhân rộng mô hình nếu thấy có kết quả

- Thời gian dự kiến từ 2 đến 4 tháng

C KẾT LUẬN

- Trên đây là những đề xuất về cải tổ hình thức lãnh đạo tại cơ quan của mình sau khi học môn "Quản trị hành vi tổ chức" Các nội dung trên trước mắt

là bài kiểm tra hết môn học nhưng về lâu dài sẽ là cơ sở lý luận để tôi vận dụng trong công việc của mình

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình “Quản trị hành vi tổ chức”, Chương trình đạo tạo thạc sỹ quản trị kinh doanh quốc thế - Đại học Griggs 1/2010

2 Giáo trình “Hành vi tổ chức”- Trường Đại học kinh tế TP Hồ Chí Minh

3 Văn hóa doanh nghiệp, xem ngày 25 tháng 9 năm 2010

(“http://chungta.com/Desktop.aspx/kinhdoanh-QTDN/lanh-dao/van-hoa-doanh-nghiep-hinh-thanh-theo-thoi-gian/)

4 Giải quyết xung đột, xem ngày 04 tháng 10 năm 2010

(“htpt//www.doanhnhan-360.com/Desktop.aspx/lanh-dao-360/ky-nang-360/ky-nang-giai-quyet-xung-dot-trong-doanh-nghiep”.)