Phát triển kĩ năngFTU

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH MAKING EFFECTIVE PRESENTATIONS GV: Nguyễn Thị Đức Ngun Khoa Quản lý Cơng nghiệp – ĐHBK Tp.HCM Nỗi sợ lớn bạn gì? Nỗi sợ lớn bạn gì? David Wallechinsky, Irving Wallace, and Amy Wallace, The Book of Lists William Morrow & Co., Inc., 1977 NĨI TRƯỚC ĐÁM ĐƠNG 41% BỆNH TẬT ĐỘ CAO 32% CHẾT CƠN TRÙNG & SÂU BỌ 24% ĐI MÁY BAY KHĨ KHĂN TÀI CHÍNH 23% CƠ ĐƠN NƯỚC SÂU 22% CHĨ 10 20% 19% 18% 17% 16% Nào ta ngủ! Video Nội dung Giới thiệu Chuẩn bị thuyết trình Thuyết trình Xử lý câu hỏi Kinh nghiệm KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH GIỚI THIỆU Thuyết trình (presentation) Ý nghĩa thuyết trình Trình bày, trình diễn, thuyết trình, diễn thuyết Vấn đề PROBLEM Thuyết trình Hiểu UNDERSTAND 10 Mục tiêu Mục tiêu • Về kiến thức – Các bước thực hiện, cấu trúc thuyết trình – Những điểm lưu ý thuyết trình Có thể ghi nhớ chưa? Tại sao? • Về kỹ – Có hội thực hành thuyết trình quy luật ( rules) • Xây dựng thuyết trình cấu trúc • Sử dụng ngơn ngữ số yếu tố phi ngơn ngữ • Ngắn – Khai thác để nhận phản hồi gọn đơn giản • Đừng lo ngại • Có cách ứng xử phù hợp trả lời câu hỏi 11 • Thực hành -> hồn hảo 12 Mơ hình hỗn hợp –P Pr rat epa ion Lập kế hoạch KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH ( Plan) Presenting Skills Chuẩn bị (Prepare) CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH Thực hành (Practice) • People Skills Thuyết trình Probing Skills (Present) 14 Giai đoạn chuẩn bị Phân tích khán giả mơi trường họ Xác định mục tiêu Lập kế hoạch Xác định mục tiêu (It’s not about me, it’s about them) – Lý buổi thuyết trình gì? – Địa điểm thuyết trình? Tổ chức nội dung với hỗ trợ phương tiện trực quan Tiên đốn phản đối Xem xét nhu cầu lợi ích – Thời gian thuyết trình? – Người nghe ai? Tập dượt xem xét 16 Lập kế hoạch Lập kế hoạch Xác định mục tiêu – Người nghe ai? • Làm để tạo ý? * Thay đổi cách kích thích * Thay đổi hoạt động * Khán giả tham gia * Nhiệt tình 18 Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu • Sức mạnh thơng điệp • Sức mạnh thơng điệp Hành vi 55% Giọng nói 38% Ngơn từ 7% 19 A picture is worth 1000 words Trăm nghe khơng thấy20 Lập kế hoạch Lập kế hoạch • Các loại thiết bị hỗ trợ • Xác định mục tiêu – Bản in để phát – Chúng ta muốn CHUYỂN ĐẾN KHÁN GIẢ điều gì? • • • • • Cụ thể Cơ đọng Chính xác Hấp dẫn Đừng tham lam SALE – Giấy khổ lớn (Flipcharts) – Máy chiếu (projector, overhead) – Băng hình Video tương tác THƠNG ĐIỆP CHÍNH LÀ GÌ? – Bút chỉ/cây bảng – Sách hình ảnh – Tranh áp phích bảng – Bài trình bày Powerpoint 21 22 21 Lập kế hoạch Lập kế hoạch • Chọn lựa loại thiết bị hỗ trợ • Tại phải sử dụng phương tiện này? – Cân nhắc quy mơ cử toạ – Kiểm tra trước bắt đầu: chuẩn bị kiểm tra thiết bị – Khả minh hoạ rõ ràng – Sử dụng thiết bị hỗ trợ – Bài thuyết trình hấp dẫn thuyết phục – Giúp người nghe nhớ ý tốt 23 24 Lập kế hoạch Giai đoạn chuẩn bị => Cần xác định rõ • Chuẩn bị nội dung - Tại phải thuyết trình? – Mục tiêu – Điểm yếu – Tài liệu hỗ trợ – Chuyển ý – Tóm ý, kết thúc – Bắt đầu - Hiểu biết khán giả - Mong muốn đạt điều gì? 25 26 25 Giai đoạn chuẩn bị • Chuẩn bị nội dung – Phác thảo thuyết trình • Thu thậ thập tà tài liệ liệu • Sắp xế xếp cá ý chí chính, sử sử dụng cá từ từ nối, … Giai đoạn chuẩn bị Thơng tin Ý tưởng Ý tưởng Ý tưởng • Sắp xế xếp cá ý phụ phụ Phải biết Nên biết Biết tốt • Phầ thúc Phần mở mở đầ đầu và phầ phần kế kết thú • Cấu trú trúc AIDA 27 28 Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn chuẩn bị Chuẩn bị cấu trúc • Chuẩn bị cấu trúc Giới thiệu Người trình bày Chủ đề Tạo sự quan tâm ý Giới thiệu ý Kết luận Trình bày lại ý Đưa kết luận Tạo ấn tượng Cảm ơn oGiữ ý oGiúp hiểu biết oTạo thơng điệp lưu nhớ Bắt đầu Chuyển ý Giữa Kết thúc Khi chuyển? Nhằm: Tăng tính rõ ràng Nhấn mạnh ý Tạo hứng thú 30 Thiết Kế Slides Giai đoạn chuẩn bị ‰ Nền slide • Chuẩn bị hình thức tâm lý ‰ Sử dụng màu sắc – Giải tỏa hồi hộp/lo lắng ‰ Sử dụng hình ảnh Làm bây giờ!?! – Dáng vẻ bên ngồi ‰ Kích thước phơng chữ – Cải thiện giọng nói (âm điệu) ‰ Kiểu phơng chữ – Xây dựng hình ảnh thể tích cực: ‰ Animation tránh thói quen xấu, … 31 32 Giảm bớt căng thẳng Siết chặt thả lỏng để làm giảm căng cứng bàn tay Hai bàn tay đan vào áp vào gáy Cảm thấy cổ lưng căng Giảm bớt căng thẳng Cúi đầu xuống chạm vào đầu gối Nâng đầu gối chân phải lên chạm vào trán Ngả đầu vào lòng bàn tay Quay đầu sang vai trái Xoay nửa thân sang bên phải Dùng tay ghì lấy ống chân Chân trái để nằm n sàn Co khuỷu tay phía sau gáy 33 Giải tỏa căng thẳng Kéo căng trán Mím chặt mơi lại Bàn tay trái giữ chặt bên phải thành ghế Hướng mũi chân phía trước 34 Tự tin vào thân Hít vào mũi Cảm giác ngực nằm n hít vào Hai mắt mở to Hai hàm mở rộng hết mức Cảm thấy hồnh nâng lên hít vào 35 36 Giai đoạn chuẩn bị Tự tin vào thân Cử tọa tỏ thích thú tập trung • Luyện tập Do nắm rõ nội dung thuyết trình nên diễn giải khơng cần phụ thuộc nhiều đến mẫu gợi ý – Thực hành cá nhân: ghi âm & nghe lại, thuyết trình thử, … – Tập thuyết trình rõ ràng, tự nhiên: giảm dần việc dùng thảo/ghi chú, … – Thu nhận ý kiến phản hồi => điều chỉnh Tác phong nghiêm chỉnh diễn giả tạo tự tin ấn tượng cử tọa Diễn tập Cử tọa vỗ tay hoan nghênh 37 38 Giảm dần việc dùng gợi ý luyện tập ghi nhớ liệu Giai đoạn chuẩn bị =>? Nhờ đồng nghiệp quan sát để phát cử chỉ, động tác khiến cự tọa tập trung Chú ý ngơn ngữ hình thể cử tọa, xem họ lắng nghe hay khơng “ Practice, pratice, pratice, pratice! pratice! It’ It’s usually takes me more than three weeks to prepare a good speech” speech” – Mark Twain – Giữ thuyết trình ngắn gọn, đơn giản – Cấu trúc logic rõ ràng – Sử dụng hỗ trợ nghe nhìn nhằm mục đích tăng thêm giá trị Thể động tác tay để nhấn mạnh thơng điệp trình bày 39 40 Một số hình thức thuyết trình ăn g ct showing…) ph ụ THUYẾT TRÌNH • Nói & trình chiếu (Speaking and ết KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH • Nói, trình chiếu & cử động tác (Speaking, showing and doing…) độ th uy • Nói & viết (Speaking and Mứ c writing…) • Chỉ nói (Speaking only…) 41 42 Một số phương pháp trình bày Dàn • Có nhiều cách để trình bày thơng tin: ‰Giới Thiệu – Theo trình tự liên tiếp – Theo trình tự thời gian ‰Phần Chính – Theo tính chất tầm quan trọng – Phương pháp Hỏi Đáp ‰Kết Luận – So sánh & đối chiếu – Quy trình giải vấn đề 43 44 Giới thiệu thuyết trình Một vài cách mở đầu • Khởi đầu tự tin – Các ấn tượng đầu tiên: • bắt đầu giờ, mỉm cười, … ‰ Mở đầu theo cách truyền thống ‰ Sử dụng câu chuyện tình cờ câu chuyện thích hợp, tranh hoạt họa ‰ Một câu hỏi có giá trị tạo hứng khởi – Tự giới thiệu – Thiết lập mối quan hệ: • mắt với người nghe – Phá băng 45 Thuyết trình phần 46 Dáng vẻ bên ngồi • Thuyết trình – Tốc độ thuyết trình – Sử dụng thơng điệp phi ngơn ngữ: cử chỉ, ánh mắt, thái độ, … – Thái độ tự tin 47 48 Dáng vẻ bên ngồi Tư Đầu tóc gọn gàng Đầu tóc bù xù Cà-vạt thắt ngắn Cà-vạt thắt lỏng lẻo Vai xi Đầu ngẩng cao thẳng Lưng thẳng Bụng co lại Áo vét ủi phẳng cài khuy nghiêm chỉnh Ống tay áo xắn bên thấp bên cao Bàn tay để thoải mái, ngón tay thả lỏng Đường li quần ủi phẳng Quần rộng lùng thùng, luộm thuộm Khớp gối lỏng, khơng cứng Giầy đen bóng phù hợp với áo quần Kiểu giày khơng phù hợp với áo quần 49 Bàn chân dang ra, cách Áo sơ-mi bị nhăn Tư Khơng giao tiếp mắt với cử tọa ln nhìn vào gợi ý Chân đứng thẳng 50 Khi có khơng khí qua, dây âm run lên phát âm Đứng quay lưng với cử tọa làm giảm hiệu trình bày Bảng bị che khuất, hạn chế tầm nhìn cử tọa Chân bắt chéo, thể tư khơng ổn định Mơng co lên Giọng nói Phát biểu mặt cuối xuống giảm âm lượng giọng nói Dáng bng thỏng tạo phong cách khơng chun nghiệp Cánh tay bng thõng dọc hai bên thân 51 Xương sườn Nhờ chuyển động xương sườn, nên phổi nâng lên hạ xuống Cơ hồnh nằm ngực bụng 52 Giọng nói Ngơn ngữ thể Hơi ngã đầu phía sau Cơ mặt thư giãn Hít vào mũi Thở miệng Đặt tay lên vị trí hồnh Lồng ngực hạ xuống Cảm giác lồng ngực nâng lên hạ xuống hít vào thở Dang hai chân rộng vai 53 54 Nguồn: United Behavioral Health Nụ cười Giao tiếp mắt 55 56 Trình bày cách tự tin Xét đốn tâm trạng cử tọa Khi phát biểu, khơng nên giơ cao trình bày Giao tiếp ánh mắt tạo mối đồng cảm với người nghe Ngơn ngữ thể thoải mái thể tự tin Áo vét khơng cài khuy thể phóng khống, sơi Mặt nhíu lại thể tập trung Thân dướn phía trước Nhìn bao qt cử tọa Ngón tay đan vào nhau, thể tư Tay giơ lên để nhấn mạnh điểm quan trọng Hướng người phía trước biểu lộ đồng tình 57 Xét đốn tâm trạng cử tọa Thái độ bình thản Hai tay khoanh trước ngực tạo cảm giác ngăn cách, phòng thủ Chân bắt chéo thể thái độ tiêu cực Tư tì cằm lên nắm tay thể người nghe hứng thú Tư đơi chân thể ý 58 Kết luận Vẻ mặt trung dung, thể người chưa định hình ý kiến Tay chống cằm thể tập trung Hai chân bắt chéo thể trầm ngâm 59 • Kết thúc – Nhắc lại tóm lược – Kết thúc mạnh mẽ, ấn tượng – Đưa câu hỏi? • Có thêm thơng tin • Làm rõ nghi ngờ • Tạo hứng thú, tìm quan điểm mới… Tay mở thể nhiệt tình 60 Thuyết trình => ? - Hãy KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH giữ bình tĩnh XỬ LÝ CÂU HỎI -Thuyết trình cho khán giả, khơng phải cho thuyết trình -Làm sáng tỏ nội dung “biển đường” 61 Xử lý câu hỏi Phần hỏi đáp (Q&A) • Quy định rõ Q&A thực ở: • phần cuối thuyết trình • q trình trình bày • Hướng người hỏi/nhìn tồn thể? • Hướng người hỏi để nghe • Nhìn tồn thể: lặp lại câu hỏi, trả lời … • Kiểm tra hài lòng • Của người hỏi 62 Xử lý câu hỏi • Các câu hỏi thường gặp – Câu hỏi tóm tắt – Câu hỏi trực tiếp – Câu hỏi gặng bắt bí – Câu hỏi thiếu thiện chí – Câu hỏi khoe khoang chứng tỏ khả gây ảnh hưởng • Của tồn thể 64 Xử lý câu hỏi Xử lý câu hỏi • Kỹ thuật xử lý câu hỏi Câu hỏi khơng “thật” – – – • Câu hỏi phức tạp, khó • Cố gắng xác định ý chính, trả lời ngắn gọn Kiề Kiềm chế chế cảm xú xúc Chuyể Chuyển câu hỏ hỏi có có tính chấ chất khiêu khí khích trở trở lại vớ với ngườ người đặ đặt câu hỏ hỏi Cách tiế tiếp cậ cận hà hài hướ hước Xử lý câu hỏ hỏi khơng “thậ thật”: • Ngồi tầm hiểu biết/chuẩn bị: cần thời gian suy nghĩ, tìm hiểu • Có q nhiều câu hỏi - Thá Thái độ độ trả trả lời? • Tóm ý nhiều câu hỏi để trả lời - Vấn đề đề có thuộ thuộc nộ nội dung thuyế thuyết trì trình? • Giải thích lý thời gian, hẹn trả lời sau… - Câu trả trả lời từ từ ý kiế kiến cá cá nhân hay thơng tin? • Câu hỏi gây rối - Ý đồ đồ “cướ cướp diễ diễn đà đàn”? • Giữ bình tĩnh, hài hước, kể chuyện vui 66 Xử lý câu hỏi • Hoạch định cho câu hỏi KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – Tiên liệu câu hỏi nảy sinh KINH NGHIỆM – Lắng nghe cẩn thận – Lập lại câu hỏi – Trả lời câu hỏi • Thái độ tiếp nhận câu hỏi: khuyến khích, cám ơn, trả lời câu hỏi với tất người… 67 68 Lưu ý thuyết trình Lưu ý thuyết trình • Kiểm sốt thính giả khó khăn – Khơng làm thời gian người nghe – Hiểu người nghe họ tới – Cấu trúc tốt thuyết trình – Thực thuyết trình lơi hấp dẫn – Nhấn mạnh điểm quan trọng thơng điệp bạn – Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe – Biết rõ điều bạn nói – Ln giữ thái độ tích cực – Khởi động thính giả • Ăn mặc chỉnh đốn thính giả 70 Lưu ý thuyết trình • Bố trí bục trình bày KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – Sắp xếp bàn ghế – Bỏ chướng ngại vật – Sắp xếp trang thiết bị để sử dụng tốt TRẮC NGHIỆM – Kiểm tra tồn trang thiết bị – Tài liệu sẵn sàng để phát 71 72 Đánh giá kỹ trình bày Đánh giá kỹ trình bày 73 Đánh giá kỹ trình bày 74 Đánh giá kỹ trình bày 75 76 Đánh giá kỹ trình bày Tài liệu tham khảo • Ronald Adler & Jeanne Elmohorst, Communicating at Work (8th Ed) McGraw-Hill, 2005 • Tim Hindle, Kỹ thuyết trình NXB Tổng hợp Tp.HCM, 2008 • Howard Senter, Hội họp thuyết trình: Làm để đạt kết mong muốn? NXB Trẻ, 2007 • Nguyễn Hữu Thân, Truyền thơng giao tiếp kinh doanh NXB Thống Kê, 2006 • Đồn Thị Hồng Vân & Kim Ngọc Đạt, Giao tiếp kinh doanh sống NXB Thống Kê, 2006 77 u cầu giáo viên 78 u cầu giáo viên • Sinh viên chuẩn bị chủ đề thảo luận nhà • Tại lớp, nhóm trình bày ngẫu nhiên chủ đề • Bài tập đánh giá 5% tổng số 40% đánh giá kết lớp Nhóm thuyết trình tính điểm thưởng 79 • Bài tập nộp cho giáo viên vòng 24h sau buổi học : soft copy+ hardcopy • Tiêu đề nộp theo quy định sau: – “BTN-KNTT- LỚP- NHĨM- CƠ NGUN” • Ví dụ: “BTN-KNTT- QL0801- 03- CƠ NGUN” – Tên file sai: khơng điểm – Nộp trễ sau 24 h kể từ sau buổi học: khơng điểm – Tài liệu tham khảo khơng trích dẫn, liệt kê: điểm 80 Chủ đề thảo luận Chủ đề thảo luận Theo bạn, ngun nhân dẫn đến kết học tập sinh viên năm thứ chưa đạt hiệu cao? Hãy đề xuất hướng cải thiện tình trạng cho năm tới Để sẵn sàng hồ nhập vào mơi trường học tập bậc đại học, sinh viên năm thứ cần chuẩn bị gì? Những điểm mạnh điểm yếu sinh viên nam nữ năm thứ giao tiếp Nhiều người cho người giỏi người cần biết chun sâu lĩnh vực chun mơn đó, bạn nghĩ vấn đề này? 81 Thảo luận • Để thực thuyết trình bày cần chuẩn bị gì? • Anh/Chị có cần sử dụng cơng cụ hỗ trợ/ phần mềm/ hay thiết bị q trình thuyết trình? • Để làm trình bày hấp dẫn có khó khơng? • Đâu khó khăn thường gặp? 83 Sinh viên chuẩn bị trình bày từ 3-5 phút cho chủ đề 82 ... qua, dây âm run lên phát âm Đứng quay lưng với cử tọa làm giảm hiệu trình bày Bảng bị che khuất, hạn chế tầm nhìn cử tọa Chân bắt chéo, thể tư khơng ổn định Mơng co lên Giọng nói Phát biểu mặt cuối... Giảm dần việc dùng gợi ý luyện tập ghi nhớ liệu Giai đoạn chuẩn bị =>? Nhờ đồng nghiệp quan sát để phát cử chỉ, động tác khiến cự tọa tập trung Chú ý ngơn ngữ hình thể cử tọa, xem họ lắng nghe hay... khơng thấy20 Lập kế hoạch Lập kế hoạch • Các loại thiết bị hỗ trợ • Xác định mục tiêu – Bản in để phát – Chúng ta muốn CHUYỂN ĐẾN KHÁN GIẢ điều gì? • • • • • Cụ thể Cơ đọng Chính xác Hấp dẫn Đừng