XÂY DỰNG PHẦN MỀMQUẢN LÝ VẬT TƯ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG

MỤC LỤC MỤC LỤC 1 MỞ ĐẦU 3 CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG 4 1.1. Giới thiệu về đơn vị thực tập 4 1.1.1. Địa chủ trụ sở chính 4 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng 4 1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng 5 1.1.4. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh 8 1.2. Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 8 1.2.1. Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng 8 1.2.2. Mô tả nghiệp vụ bài toán 9 1.3. Xác định yêu cầu bài toán 18 1.3.1. Đề xuất phương án giải quyết 18 1.3.2. Mô hình đề xuất giải pháp 18 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG 20 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng 20 2.1.1. Mô tả chức năng của hệ thống 20 2.1.1.1.Chức năng quản lý hệ thống: 20 2.1.1.2. Chức năng quản lý danh mục: 21 2.1.1.3. Chức năng quản lý nhập vật tư: 21 2.1.1.4. Chức năng quản lý xuất vật tư 22 2.1.1.5. Chức năng quản lý kiểm kê: 22 2.1.1.6. Chức năng báo cáo thống kê: 22 2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 22 2.2.1. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 22 2.2.2. Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh 24 2.2.3. Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25 2.2.3.1. Chức năng quản lý hệ thống 25 2.2.3.2. Chức năng quản lý danh mục 25 2.2.3.3. Chức năng quản lý nhập vật tư 26 2.2.3.4. Chức năng quản lý xuất vật tư 27 2.2.3.5. Chức năng kiểm kê 28 2.2.3.6. Chức năng báo cáo thống kê 29 CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CSDL CHO HỆ THỐNG 30 3.1. Xây dựng mô hình thực thể liên kết của hệ thống 30 3.1.1. Xác định các thực thể 30 3.1.2. Mô hình thực thể liên kết 31 3.2. Thiết kế các bảng vật lý 31 3.3.Mô hình quan hệ 35 CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 35 4.1. Lựa chọn ngôn ngữ 35 4.2. Tổng quan về ngôn ngữ và hệ quản trị CSDL được lựa chọn 35 4.2.1. Tổng quan về ngôn ngữ c 35 4.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 37 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

BỘ MÔN TIN HỌC KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Do vậy, công tác quản lý vật tư là một công tác không thể thiếu của tất cả các tổ chức

về kinh tế Với các lý do ấy thì phát triển Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành kinh

tế quan trọng, đặc biệt là công nghệ phần mềm Sự ra đời của các sản phẩm phần mềm đặcbiệt là các phần mềm ứng dụng như quản lý vật tư trong vài năm gần đây mang lại nhiềuthuận lợi trong công tác quản lý vật tư tránh sự thất thu, mất mát Tuy nhiên bên cạnh nhữngtiện lợi mà các chương trình này mang lại, vẫn còn nhiều khó khăn, nhược điểm cần đượckhắc phục Nhược điểm của các chương trình còn nhiều lý do như sau: Bản thân các nhà lậptrình còn hạn chế về trình độ cũng như kinh nghiệm làm phần mềm.Thông tin về các mặthàng được biến đổi hàng ngày mà sổ sách của một người thủ kho không thể cập nhập nhữngthông tin đó một cách nhanh chóng, chính xác được Lý do trên cho thấy việc xây dựng một

hệ thống thông tin quản lý vật tư trên máy tính , đáp ứng nhanh và hiệu quả các yêu cầu tậphợp hàng nhập, hàng xuất, tra cứu, tìm kiếm, thống kê được số lượng hàng tồn chính xác vànhanh chóng.

Sau một thời gian nghiên cứu, khảo sát quá trình hoạt động của công ty cổ phần đầu

tư Lạc Hồng, em nhận thấy hệ thống quản lý vật tư tại kho công ty tương đối phức tạp, khốilượng công việc nhiều đòi hỏi cần có một phần mềm chuyên biệt có khả năng quản lý chínhxác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những sử dụng và quảntrị hệ thống Chính từ sự cần thiết và hiệu quả của phần mềm quản lý vật tư nên em quyếtđịnh chọn đề tài “ Quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng”

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ LẠC HỒNG1.1 Giới thiệu về đơn vị thực tập

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Thành lập ngày 15/9/2003, sau 14 năm hoạt động, Lạc Hồng đã có trên 500 cán bộ kỹ

sư, cử nhân chuyên ngành và hơn ba ngàn công nhân có tay nghề cao Công ty hoạt độngtrên các lĩnh vực thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp, giao thông, thủy lợi, viễnthông và tư vấn thiết kế Trong lĩnh vực đầu tư, với tiềm lực tài chính vững mạnh và đội ngũlãnh đạo năng động, tâm huyết, Lạc Hồng đã tập trung phát triển nhiều dự án bất động sản

và du lịch độc đáo, có chất lượng cao Cho dù có thách thức và khó khăn, dù ở dự án đầu tưhay xây dựng, Lạc Hồng luôn nỗ lực thực hiện và hoàn thành thành công dự án Đó là nhờ

sự kết hợp chặt chẽ giữa kinh nghiệm, năng lực, kiến thức và cam kết có trách nhiệm vớikhách hàng trong từng dự án

Với phương châm “Cùng nhau phát triển, luôn giữ niềm tin”, Lạc Hồng sẽ nỗ lực khôngngừng phấn đấu vượt qua mọi thách thức để khẳng định uy tín, thương hiệu và luôn là đốitác tin cậy cho các chủ đầu tư và khách hàng Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng có chứcnăng triển khai các công tác công việc có tính chất đặc thù trong moi lĩnh vực xây dựng.Vớiđội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm trong ngành xât dựng của công ty chủ yếu

là các kiến trúc sư , kỹ sư , kế toán của các phòng ban với nhiều công việc khác nhau.Nềnkinh thị trường mở cửa đòi hỏi công ty phải hoạt động theo cơ cấu và nhiệm vụ mới Bướcđầu, với số cán bộ công nhân viên của công ty còn ít ỏi, tài chính còn eo hẹp, số vốn lưuđộng nhỏ bé, TSCĐ ít, công nhân lao động không có, kỹ sư , kiến trúc sư…Lãnh đạo và cán

bộ trong công ty phải cố gắng vượt qua những khó khăn của cơ chế thị tường, tìm mọi biệnpháp lo công ăn việc làm cho CBCNV, đảm bảo thu nhập ổn định cho các thành viên trongcông ty, từng bước đua công ty vào thế ổn định Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là xây dựngcác công trình dân dụng, công nghiệp, kinh doanh phát triển nhà, trang trí nội thất thiết kếmẫu nhà, kinh doanh vật liệu xây dựng, nghiên cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ tronglĩnh vực quy hoạch, kiến trúc, cấu trúc công trình, tư vấn đầu tư xây dựng các công trình dândụng, công nghệ, kỹ thuật, hạ tầng và môi trường đô thị Với nhiệm vụ to lớn đó, ban lãnhđạo đã không ngừng vươn lên trong mọi hoạt động và kí hợp đồng không thời hạn với 68người, hợp đồng có kỳ hạn lao động với hơn 400 người Công ty đang trên đà phát triển,

doanh thu và lợi nhuận mấy năm qua không ngừng tăng, đời sống vật chất và tinh thần củacán bộ , công nhân viên ngày một nâng cao.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng được thể hiện qua hình 1.1:

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư Lạc Hồng bao gồm: một Tổng giám đốc,hai phó Tổng giám đốc, các phòng ban chức năng Bộ máy này được tổ chức theo mô hìnhtrực tuyến – chức năng Theo mô hình này thì những quyết định quản lý do những phòngban chức năng nghiên cứu và đề xuất với Tổng Giám đốc Khi được lệnh của Tổng Giámđốc sẽ truyền từ trên xuống dưới Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo

Hình 1 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

song không được ra lệnh cho xưởng sản xuất Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm chức năng vànhiệm vụ nhất định.

* Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban bộ phận công ty

 Tổng giám đốc Công ty: Là chủ tịch Hội đồng quản trị, là người điều hành mọi hoạtđộng của Công ty, tổ chức bộ máy thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị

và trực tiếp chỉ đạo phòng Kế toán Tổng giám đốc là người đại diện cho Công ty vềmặt pháp lý, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên, quản lý theo chế độ một thủtrưởng.Tổng giám đốc có quyền tiến hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng chế

độ, chính sách pháp luật của nhà nước Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước tậpthể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

 Bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng được chuyên môn hoá các chức năng quản lý

Có nhiệm vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc đề ra các quyết định, theo dõi hướng dẫn

bộ phận sản xuất và cấp dưới thục hiện nhiệm vụ đã được phân công Các bộ phậnchức năng không những phải hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phốihợp với nhau trong hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên,liên tục và có hiệu quả

 Phòng Tổ chức Hành chính: Tham mưu giúp cho Giám đốc về các mặt công tác tổchức cán bộ và nhân sự, công tác lao động tiền lương, giải quyết các chế độ chínhsách đối với cán bộ công nhân viên, thực hiện các công việc hành chính, quản trịCông ty

 Phòng Kế hoạch Vật tư: lập kế hoạch cho sản xuất, điều phối các hoạt động thu muanguyên liệu đầu vào, quản lý mua bán đầu tư, hàng hóa và nguyên nhiên liệu củacông ty, kiểm soát sản lượng đầu ra.Theo dõi đôn đốc các phân xưởng thực hiện các

kế hoạch sản xuất kinh doanh, giúp Giám đốc đề ra nhiệm vụ sản xuất của Công ty

 Phòng Kinh doanh : điều phối các hoạt động thu mua nguyên liệu đầu vào và tiêu thụsản phẩm bao gồm: giao dịch khách hàng, tiếp thị sản phẩm, thu đòi công nợ

 Phòng kỹ thuật : Giải quyết các vấn đề kỹ thuật, công nghệ, thiết kế các mẫu mã sảnphẩm, ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất, xử lý các sự cố kỹthuật trong dây chuyền, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng Đề ra kếhoạch sửa chữa bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị của Công ty

 Phòng Kế toán : Tham mưu choTổng giám đốc và giúpTổng giám đốc quản lý về mặt

kế toán thống kê tài chính trong Công ty

 Phòng Điều hành sản xuất : Có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sản xuất theoyêu cầu củagiám đốc công ty

Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Công ty Cổ phần đầu tư LạcHồng tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng

1.1.4 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh

- Xây dưng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, các công trình điện đến35kv

- Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng; các thiết bị máy móc xây dựng

- Thuê và cho thuê nhà ở ,văn phòng, nhà xưởng, bến bãi, kho hàng

- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa

- Sản xuất sản phẩm, trang thiết bị và công cụ trang trí nội ngoại thất

- Đầu tư xây dựng , thuê và cho thuê cơ sở hạ tầng viễn thông Tư vấn, môi giới, bất độngsản, xúc tiến đầu tư,thương mại Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa, vần chuyển hànhkhách bằng ôtô; tư vấn thẩm định và thiết kế điện công trình dân dụng, công nghiệp

- Lắp đặt hệ thống điện công trình bao gồm :lắp đặt hệ thống bảo đảm bảo an toàn , dây dẫn

và thiết bị điện,đường dây thông tin liên lạc, mạng máy tính và dây cáp truyền hình , baogồm cả cáp quang học, hệ thống chiếu sáng , hệ thống báo cháy, hệ thống báo động , tín hiệuđiện và đèn trên đường phố

- Bán buôn máy móc, cung cấp hệ thống thiết bị bảo vệ an toàn và các máy móc linh kiệnkhóa điện,vòm an toàn và bảo vệ

1.2 Thực trạng và mô tả bài toán quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

1.2.1 Thực trạng quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

Từ việc tìm hiểu về các quá trình quản lý công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng, cho thấycông tác quản lý vật tư tại công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng vẫn quản lý kho theo phươngpháp thủ công như việc xuất nhập vật liệu cho các công trường xây dựng vẫn còn ghi sổsách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổ hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn do cán bộ vật tư tính

bằng tay với sự trợ giúp của máy tính Với việc quản lý như vậy không thể tránh khỏi nhữngsai sót và khó khăn trong công việc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việckiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều sổ sách

và gây chậm chễ khó khăn cho việc tổng hợp các báo cáo thống kê trình nên ban giám đốcphê duyệt,…Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gâytổn thất cho công ty và năng suất lao động thấp Từ đó ban giám đốc nhận thấy cần thay đổicách quản lý bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vật tư nhằm giảm bớt thờigian, chi phí , nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh tế

Quản lý vật tư trong công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng là một hệ thống quản lý việcnhập và xuất vật tư cho các dự án công trình gồm nhiều hạng mục Nguồn vật tư của công tylấy từ các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc công ty trong và ngoài nước cung cấp Vật tư củacông ty được cung cấp theo định mức của từng công trình thuộc các dự án của công ty Công

ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng quản lý rất nhiều loại vật tư như gạch, cát, đá, xi măng, sắt ,thép,….Hệ thồng quản lý vật tư của công ty có phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội thi cônghạng mục…Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơntrong việc quản lý của mình

Các hoạt động của hệ thống quản lý vật tư gồm nhập vật tư vào kho, xuất vật tư cungcấp cho các công trình theo bảng định mức, báo cáo số lượng vật tư xuất ra, báo cáo tồn khotrong tháng Việc quản lý vật tư trong công ty được phân cấp quản lý theo từng bộphận.Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc nhập xuất vật tư của công ty gồm: bộphận kế hoạch, bộ phận kế toán, bộ phận quản lý vật tư

Bộ phận kế hoạch gồm:

 Bộ phận nghiên cứu thị trường: khảo sát giá cả vật tư trên thị trường

 Bộ phận mua hàng: có nhiệm vụ mua vật tư dựa theo khảo sát

Bộ phận kế toán: thực hiện việc thống kê số liệu về giá cả thu mua và xuất nhập vật tư

Bộ phận quản lý vật tư: quản lý việc nhập vật tư vào kho và xuất vật tư theo đúng định mứcriêng của từng hạng mục dự án

1.2.2 Mô tả nghiệp vụ bài toán

Mô hình quản lý vật tư của công ty được thể hiện qua hình 2.1:

hinh1.1 1

Hình 2.1: Quy trình quản lý vật tư của công ty

 Quản lý thông tin

- Quản lý thông tin vật tư:

Hiện nay công ty quản lý thông tin vật tư bao gồm: Mã vật tư, tên vật tư, quy cách vật tư,nhà cung cấp vật tư, chế độ bảo hành, thời hạn sử dụng vật tư.Mỗi vật tư đều có 1 mã sốriêng ( được gọi là mã vật tư) Cách đặt tên mã hàng hóa của công ty MVT= Tên viết tắt củavật tư + NCC (Nhà cung cấp)+ Dung tích (Kích thước).Để phân loại các vật tư dễ dàng cầnphải có những mã vật tư khác nhau, không bị trùng lặp thì việc lưu trữ vào sổ sách sẽ không

bị nhầm hoặc sai sót

- Quản lý nhà cung cấp:

Các nhà cung cấp vật tư cho công ty bao gồm: Các nhà cung cấp xi măng: Xi măngHoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng cẩm phả, xi măng Hoàng Long,… Các nhà cungcấp bê tông Việt Hàn, nhà cung cấp cát Tuấn phát, nhà cung cấp gạch Tuấn Thúy,…

- Quản lý đơn vị thi công: Khi công ty trúng thầu các dự án thì các đơn vị thi công tiếnhành xây dựng các công trình theo yêu cầu của công ty

 Quản lý nhập vật tư

Để nhập vật tư, công ty dựa vào yêu cầu vật tư của đơn vị thi công để từ đó đặt mua vật

tư với nhà cung cấp những vật tư mà công ty cần Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặthàng và hợp đồng mua bán giữa công ty với nhà cung cấp vật tư

Quy trình nhập vật tư của công ty thể hiện qua dơ đồ hình 2.2:

Các bước trong quy trình nhập vật tư của công ty:

Bước 1 : Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhậpkho Yêu cầu nhập kho này dùng bằng giấy yêu cầu nhập kho có chữ ký của giám đốc côngty

Bước 2 : Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho : Kế toán khonhận được yêu cầu nhập kho và lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 2 bản, 1bản lưu bộ phận quản lý kho, 1 bản giao nhân viên giao hàng

Hình 2.2: Quy trình nhập vật tư

Bước 3 : Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho.

Bước 4 : Hàng được kiểm đếm, kiểm tra, đánh mã cho các sản phẩm vừa mới được nhập vềBước 5 : Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại 1 bản vàghi thẻ kho, một bản sẽ giao lại cho kế toán kho,1 bản sẽ giao lại cho người nhập hàng.Bước 6 : Căn cứ vào phiếu nhập kho , kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập.Các biểu mẫu chứng từ của quy trình nhập vật tư thể hiện trong hình 2.3, 2.4, 2.5:

Hình 2.3: Phiếu nhập kho

Hình 2.4: Phiếu thẻ kho

Hình 2.5: Phiếu yêu cầu vật tư

 Quản lý xuất vật tư

Vật tư được xuất căn cứ theo yêu cầu vật tư từ công trình được ký duyệt của giám đốc vàphòng chức năng

- Quy trình xuất kho của công ty được thể hiện qua hình 2.6:

Sau đây là các bước của quy trình xuất vật tư của công ty:

Bước 1: Khi công trường có nhu cầu sử dụng vật tư có nhu cầu sẽ lập yêu cầu xuất vật tư.Yêu cầu xuất vật tư của công ty được lập bằng giấy đề nghị nhập vật tư

Bước 2: Kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho Phiếu xuất vật tưđược lập thành nhiều bản: Môt bản lưu tại quyển,1 liên giao công trình ( bộ phận vật tư)những bản còn lại sẽ giao cho thủ kho

Bước 3: Thủ kho nhận phiếu xuất vật tư và tiến hành xuất vật tư cho nhân viên yêu cầu xuấtkho

Hình 2.6: Quy trình xuất vật tư

Bước 4: Nhân viên vật tư nhận hàng và kí vào phiếu xuất kho.

Bước 5: Thủ kho nhận lại một bản phiếu xuất vật tư tiến hành ghi thẻ kho, trả lại phiếu xuấtkho cho kế toán

Bước 6: Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuất

Các biểu mẫu chứng từ của quy trình nhập vật tư thể hiện trong hình 2.7:

Hình 2.7: Phiếu xuất kho

- Tính giá vật tư xuất kho :

Công ty thực hiện tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền Giátrị tồn kho sẽ được tính theo giá trị trung bình của từng mặt hàng tồn kho đầu kỳ và trong kỳ.Công thức tính giá xuất kho:

 Báo cáo xuất nhập vật tư

Báo cáo quá trình nhập xuất, ngày nhâp và xuất sản phẩm, thông tin về sản phẩm, sảnphẩm nhập và xuất do ai phụ trách, thống kê sản phẩm còn trong kho để từ đó người quản lýbiết được sản phẩm trong kho còn hay hết để đưa ra biện pháp nhập hàng mới Dưới đây là 1

số báo cáo nhập xuất vật tư, báo cáo xuất nhập vật tư theo công trình, bảng tổng hợp vật tưnhập xuất tồn vật tư được thể hiện qua hình sau:

Hình 2.8: Báo cáo nhập xuất vật tư

Hình 2.9: Báo cáo xuất vật tư theo công trình

Hình 2.10:Bảng tổng hợp vật tư nhập xuất tồn

Định kì hàng tháng phải báo số lượng hàng tồn trong tháng Số lượng vật tư tồn được tínhtheo công thức sau:

SL hàng tồn = SL đầu kỳ + SL nhập trong kỳ - SL xuất trong kỳ

1.3 Xác định yêu cầu bài toán

1.3.1 Đề xuất phương án giải quyết

Để giải quyết vấn đề trên, em đề xuất ứng dụng tin học vào quản lý kho vật tư bằngcách “ xây dựng hệ thống quản lý vật tư ” sao cho phù hợp với thực trạng và yêu cầu củacông ty Hệ thống quản lý vật tư được xây dựng cần phải đảm bảo một số yêu cầu và chứcnăng sau:

 Phải đảm bảo được các chức năng, nghiệp vụ liên quan đến quản lý vật tư, xây dựngchức năng quản lý các hoạt động: nhập xuất vật tư, báo cáo hàng tồn

 Hệ thống phải dễ dàng sử dụng, độ bảo mật cao, dễ dàng nâng cấp

 Cho phép truy nhập tìm kiếm, sửa đổi trên dữ liệu Dữ liệu lưu trữ được trong thờigian dài, dễ dàng tìm kiếm được dữ liệu khi cần

 Giao diện dễ nhìn, thao tác thực hiện đơn giản

 Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm được đội ngũnhân công, tiết kiệm chi phí thất thoát, lãng phí, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trongquá trình quản lý đồng thời hỗ trợ cho người lao động

 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

1.3.2 Mô hình đề xuất giải pháp

Dựa trên quy trình quản lý vật tư hiện nay của công ty và yêu cầu về quản lý vật tưtrong thời gian tới của công ty Em đề xuất mô hình quản lý vật tư của hệ thống mới cần đápứng các chức năng cơ bản sau: Quản lý danh mục, quản lý nhập vật tư, quản lý xuất vật tư,báo cáo thống kê Mô hình quản lý được thể hiện trong hình 2.2:

Hình 2.2: Quy trình quản lý vật tư trên hệ thống

Hệ thống quản lý vật tư mới được xây dựng trên phần mềm sẽ giúp nhân viên quản lý vật tư một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG2.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 2.3: Hệ thống quản lý vật tư của công ty cổ phần đầu tư Lạc Hồng

2.1.1 Mô tả chức năng của hệ thống

2.1.1.1.Chức năng quản lý hệ thống:

Chức năng quản lý người dùng: Người dùng muốn truy cập vào hệ thống quản lý vật tưthì phải được cấp một tên đăng nhập, một mật khẩu, quyền truy cập hệ thống Tên truy cập,mật khẩu và quyền truy cập hệ thống này được người quản trị cấp cho mỗi người dùng,người dùng sẽ dùng nó để truy cập hệ thống Người quản trị có quyền cao nhất trong hệthống, khi đăng nhập vào hệ thống, người quản trị có thể thêm người dùng Còn nhữngngười khác tùy thuộc vào quyền được cấp để thao tác với hệ thống, những user này khôngđược cập nhập người dùng, không được thay đổi thông tin người dùng